Que el inciso 2º. del artículo 123º. de la Constitución Política, señala que los servidores públicos están al servicio del estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento.

Que el artículo 124º. de la Constitución Política, señala que la ley determinará la responsabilidad de los servidores públicos y la manera de hacerla efectiva.

Que le artículo 209º. de la Constitución Política, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, (...)

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.(...)

Que el artículo 48º. N. 34 de la Ley 734 de 2002, considera que será falta gravísima, el no exigir , el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

Que el artículo 34º. de la Ley 734 de 2002, establece los deberes de todo servidor público, y con relación al tema objeto de esta resolución, se ubica en los numerales 1º., 2º. 5º., 6º., 7º., 8º., 10º. 13º. Y 15º.

Que el artículo 35º. de la Ley 734 de 2002, establece las prohibiciones de todo servidor público, y con relación al tema objeto de esta resolución, se ubica en los numerales 7º. Y 8º..

Que para tener presente, en la labor de Interventoría y Supervisión, se acudirá a la Ley 80 de 1993, en lo que concierne a las cláusulas excepcionales de los artículos 15º., 16º., 17º y 18º...

Que mediante Acuerdo 022 de 2005, la Junta Directiva del Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E expidió el Manual de Procedimiento Interno de Contratación que rigen los contratos, ordenes y convenios de la Entidad.

Que el Acuerdo 022 de la Junta Directiva del Hospital Centro Oriente de 2005, en su artículo 31. establece la responsabilidad de los interventores y supervisores. Los interventores o supervisores responderán civil, fiscal, disciplinariamente y penalmente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerzan las funciones de Interventoría o Supervisión. Al igual que por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio al Hospital

Que de conformidad con lo establecido en el artículo vigésimo octavo del Manual de Contratación, es necesario en todo contrato, orden y convenio, designar personal que verifique la ejecución de los mismos, con el propósito de lograr su cumplimiento, y el objetivo propuesto.

Que en el artículo vigésimo octavo del mencionado Acuerdo, el Gerente está facultado para expedir las disposiciones necesarias para la adecuada aplicación del Manual de Contratación.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1°. Adoptar el Manual de Interventoría y Supervisión de la contratación del Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E, anexo a esta Resolución.

ARTÍCULO 2°. La presente Resolución rige a partir de su expedición, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

PRESENTACIÓN 6

VALORES ÉTICOS DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES 7

FUNCIONES DE INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 8

INTERVENTORÍA INTERNA13

1 Revisión y Análisis de documentos

2. Organización y disposiciones normativas

3. Ajuste de Estudios, Diseños y Planos

4. Control de Inversión y buen manejo del Anticipo

4.1 Solicitud del Anticipo

4.2 Apertura de la Cuenta de Manejo de Anticipo

4.3 Manejo del Anticipo

4.4 Liquidación del Anticipo

4.5 Reintegro de Saldos del Anticipo en Bancos a favor del Hospital

5. Disposiciones legales al proyecto

6. Impacto ambiental

7. Seguridad Industrial

8. Análisis de documentos del proyecto con el contratista

9. Acta de Iniciación

10. Verificación del estado, calidad y cantidad del equipo propuesto

11. Replanteo

12. Referencias topográficas

13. Avance del proyecto

14. Modificaciones

15. Control de personal y equipo

16. Control legal y administrativo del contrato

17. Control financiero del contrato

18. Revisiones periódicas

19. Evaluación del cumplimiento del Contratista

20. Actas de recibo parcial

21. Informes del interventor

22. Sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista

23. Siniestros

24. Manuales de mantenimiento de equipos instalados

25. Terminación del contrato

26. Recibo y aprobación de diseños

27. Recibo definitivo del contrato

28. Liquidación del contrato

29. Cambio de supervisión del contrato

30. Entrega del objeto contratado a la entidad usuaria

31. Suspensión y reanudación del contrato

32. Adiciones y/o prórrogas

INTERVENTORÍA EXTERNA PARA CONTRATO DE OBRA18

1. Diario de la Obra
2. 2. Registros de soporte

3. Ajuste de estudios, diseños y planos

4. Archivo

5. Reuniones Técnicas

6. Ensayos y control de calidad

7. Planos definitivos de la obra

8. Informe mensual

9. Informe Final

SUPERVISIÓN20

1. Control y vigilancia

2. Disposiciones normativas

3. Reuniones Técnicas

4. Análisis de documentos con el Interventor

5. Acta de Iniciación

6. Modificaciones

7. Control de personal

8. Control legal y administrativo del contrato

9. Control financiero del contrato

10. Actas de recibo parcial

11. Control de Gastos

12. Exigencia al Interventor sobre el control de calidad

13. Seguimiento al informe mensual.

14. Exigir informes de Interventoría

15. Revisión de información

16. Sugerencias, reclamaciones y consultas del interventor

17. Colaboración al interventor y al contratista

18. Siniestros

19. Terminación del contrato

20. Recibo definitivo del contrato

21. Liquidación del contrato

22. Evaluación del cumplimiento de la supervisión externa

23. Cambio de supervisor del contrato

24. Suspensión y reanudación del contrato

25. Adiciones y/o prórrogas

GLOSARIO DE TÉRMINOS 24

DIVERSOS TIPOS DE ACTAS 28

En cumplimiento de las facultades otorgadas por la Junta Directiva del Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E mediante el Acuerdo 005 de 2003 y, con el propósito de unificar criterios jurídicos institucionales y contribuir al mejoramiento de la calidad en los procesos y procedimientos, se expide por la Gerencia el MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE CONTRATOS, ORDENES Y CONVENIOS como herramienta que oriente y facilite el cumplimiento de las labores de Interventoria o Supervisión, para asegurar unidad de criterio y certeza en sus actuaciones que redunden en la buena gestión de la Entidad. Con este Manual se pretende que los servidores públicos y contratistas que cumplan funciones públicas conozcan y accedan fácilmente a los procedimientos, de tal forma que les permita una precisión de definiciones y la aplicación en la forma más adecuada los respectivos controles.

Este Manual define y especifica las responsabilidades que deberán asumir los encargados de la vigilancia y control, en la ejecución de los contratos, ordenes y convenios que adelanta el Hospital, buscando cumplir con las formalidades institucionales, legales y técnicas y haciéndolas exigibles a los contratistas durante la vigencia de los compromisos asumidos.

La Interventoría y Supervisión podrá ser ejercida directamente por la entidad a través de sus funcionarios, o a través de contratistas que ejerzan funciones administrativas. Para contratos especializados la vigilancia o control podrá ser ejercida por interventores seleccionados a través de un proceso conforme a la formalidad del contrato, siempre y cuando la Entidad no cuente con personal de planta o contratistas, asesores del perfil profesional requerido por la naturaleza del contrato, orden y/o convenio.

La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto.

Con el propósito de individualizar las actividades a desarrollar por parte de los interventores internos o externos y supervisores, se presenta en forma separada, las que le corresponde desarrollar a cada uno. Además de los lineamientos legales, se incluyen lineamientos generales que resumen pautas comunes de indispensable aplicación en todo proceso de ejecución de los contratos, ordenes y convenios.

El Manual contiene un glosario de términos básicos, presentados en orden alfabético, los cuales permiten precisar conceptos en materia contractual.

LA ÉTICA, como moral pensada, aquélla que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad.

LA CONDUCTA MORAL, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos.

LA RESPONSABILIDAD, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven. Hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en la cantidad esperada y con la calidad deseada.

LA SOLIDARIDAD superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan los objetivos personales y los de los demás.

EL COMPROMISO, que como valor establece ir más allá del simple deber, trascender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer.

EL INTERÉS GENERAL Y LA VOLUNTAD DE SERVICIO, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a éstas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular .

LA BUENA FE, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.

RESPETO, considerar en forma tolerante la opinión y acciones de otras personas, en cuento éstas se sustenten sobre un válido y sólido fundamento que facilite la convivencia pacífica.

PRUDENCIA, manejar con entereza la información. De tal forma que no se divulgue, ni se de a conocer la información confidencial relacionada con la institución.

HONESTIDAD actuar de conformidad a las normas morales, éticas, según la sociedad a la que le pertenece y a las leyes y normas jurídicas

TRANSPARENCIA es actuar de manera clara y abierta, dando la posibilidad de conocer el fondo de sus decisiones y acciones públicas, respondiendo permanentemente por ellas

• El contratista, el interventor y el supervisor de un contrato, convenio y orden, son agentes dinámicos que interactúan en torno de la ejecución del mismo, con funciones y responsabilidades traducidas en procedimientos que deben cumplir para su culminación, en el tiempo previsto, con la calidad esperada y dentro del marco normativo.
• Conocer y dar aplicación al Manual de Interventoría y Supervisión cumplir con los procedimientos en él estipulados, en los diversos eventos que se presenten así como hacer las sugerencias pertinentes para mejorar el manual.
• Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto y las obligaciones contratadas.
• Sujetarse al cronograma de ejecución pactado en el respectivo contrato.
• Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).
• Conocer los términos de referencia o el pliego de condiciones, los documentos que los modifican y aclaran, la propuesta y el contrato detalladamente, así como las normas internas de la entidad y la normatividad vigente sobre el tema a intervenir.
• Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista.
• Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la Interventoría y/o Supervisión, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo. Este archivo será cuidadosamente conservado y actualizado por el interventor, quien a la terminación del contrato o cuando la entidad lo requiera, lo entregará debidamente foliado y organizado cronológicamente, con el fin de que sea anexado a la carpeta del contrato que reposa en el archivo de Jurídica o Tesorería.Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarán numerados y fechados, relacionando y referenciado cada uno de sus anexos, si los hay.
• Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.
• Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.
• Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.Todas las actas que son soporte para pagos (anticipo, pago anticipado, recibo parcial, etc.), serán elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento y el trámite se hará a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del acta.
• Elaborar y suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.
• Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo.
• Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.
• Velar por la remisión de los productos, documentos de Interventoría y /o Supervisión, al archivo de la oficina jurídica y/o tesorería en caso de contrato u orden respectivamente donde reposa la carpeta del contrato, una vez liquidado o terminado, cuando no proceda la liquidación, a fin de que reposen en un solo sitio y una sola carpeta, todos los soportes de la etapa precontractual, contractual y ejecución contractual.
• Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.
• Dar trámite a las solicitudes de adición, prorroga, suspensión o modificación de los contratos soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes.
• Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas de acuerdo a las condiciones señaladas en el contrato.
• Informar a Gerencia y jurídica cuando quiera que en desarrollo o con ocasión del contrato se presenten daños que puedan causar perjuicios a la entidad a efecto que de se realicen los trámites inherentes al adelantamiento de las acciones conducentes a obtener su indemnización.
• Verificar que durante el desarrollo y ejecución del contrato se mantengan las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento en que el contratista presentó su propuesta. Con tal fin propondrá la utilización de los mecanismos pactados de ajuste y revisión de precios, o los procedimientos de revisión y corrección, o resolución de conflictos, según el caso.
• Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
• Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato, orden y/o convenio o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.
• Informar a la oficina jurídica cualquier fenómeno que altere el equilibrio económico o financiero del contrato a fin de que se estudie la situación y se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de ser procedente.
• Exigir la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias y a las características y especificaciones estipuladas en el contrato.
• Rendir informe de todos los contratos, convenios, ordenes en los cuales ha sido designado interventor o supervisor allegando en la forma periódica señalada en el contrato la certificación de cumplimiento a cabalidad a Tesorería.
• Verificar la entrega de los bienes obras, servicios y en general el objeto contratado de conformidad con las estipulaciones del contrato, suscribiendo el acta de recibo correspondiente (junto con el Almacenista, según el caso)o expidiendo las constancias de prestación del servicio a satisfacción.
• Dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados por el contratista, cuando según la naturaleza de los bienes objeto del contrato lo requieran.
• Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto contratado e informar a la oficina jurídica cualquier situación o irregularidad, deficiente cumplimiento o incumplimiento con la debida sustentación a fin de que se impongan los correctivos o sanciones a que haya lugar. Así mismo en caso de mora informar a la oficina jurídica antes del vencimiento del término de ejecución del contrato.
• Emitir concepto y recomendación a la Gerencia sobre la conveniencia de prorroga, modificaciones, aclaraciones, adiciones al contrato, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
• Rendir los informes que le sean requeridos por la Administración y aquellos que se hayan estipulado en el contrato, allegar original al contrato, convenio y orden.
• Suscribir el acta de iniciación de la ejecución, cuando se estipule el contrato.
• Informar y exponer oportunamente a la oficina jurídica, con la aprobación del ordenador del gasto los motivos o causas por los cuales se debe suspender o terminarse el contrato con el fin de de que se procedan a elaborar las actas correspondientes.
• El interventor o supervisor revisará y tramitará todos los documentos recibidos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; en caso de requerir un término adicional informará por escrito al Gerente, exponiendo las razones e indicando la fecha de su entrega.
• Las demás actas también elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. El trámite se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del acta.
• Los originales de las actas serán remitidos a la Oficina Jurídica por el interventor o supervisor al día hábil siguiente de surtido el trámite.
• Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato, convenio y orden, estarán acompañados de sus soportes y serán archivados en la Oficina Jurídica y Tesorería respectivamente en forma secuencial y debidamente foliados.
• Cuando el contratista se abstuviere de suscribir alguna de las actas, el interventor o supervisor le reiterará la solicitud por correo certificado, otorgándole un plazo perentorio máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la entrega de la misma, término después del cual, el acta se remitirá de inmediato al área jurídica, para que éste realice las acciones legales correspondientes.
• Abstenerse de suscribir documentos con el contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato, siendo de competencia de quien suscribe el mismo. para lo cual deberá informar lo pertinente al ordenador del gasto a fin de que se proyecten y se tramiten por la oficina jurídica los actos respectivos. Para el caso con los asociados a las cooperativas de trabajo asociado, personal suministrado por temporales, se les recomienda en el ejercicio de la supervisión no impartirles ordenes tanto verbales o escritas, señalarles directrices, o enviarle memorandos, ya que con ello estaría violando la autonomía de dichas entidades.
• Abstenerse bajo su exclusiva responsabilidad de permitir la iniciación de la ejecución del objeto del contrato antes de la fecha indicada en el respectivo contrato, previo el cumplimiento de los requisitos acordados en el mismo.
• Cualquier divergencia que se llegaré a presentar entre el supervisor y el contratista deberá ser puesta en conocimiento al Gerente.
• Verificar el cumplimiento de las pólizas, publicación y timbre en caso de requerirse en el contrato y/o orden.
• Verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del Sena, ICBF, y Caja de Compensación Familiar, cuando corresponda.
• En ningún caso el interventor y/o supervisor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), sin dejar consignado en el respectivo documento el número de la disponibilidad presupuestal correspondiente y su fecha de expedición. Cuando las modificaciones impliquen adiciones en valor o en plazo, se requerirá de un o trosi.
• Cuando se presente la necesidad de efectuar modificaciones que no alteren el valor de los contratos, éstas no podrán implicar detrimento tanto del objeto contractual como de la calidad del mismo.
• En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el interventor dará traslado de las peticiones al ordenador del gasto, quien se pronunciará por escrito.
• El interventor o supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio.
• Sin perjuicio de las sanciones previstas en el contrato, cuando el contratista presente atrasos en la ejecución del contrato, convenio y orden, los ajustes pactados se calcularán con los índices del mes programado para realizar los trabajos. Al igual, que cuando el contratista se encuentre al día o presente adelantos respecto a la programación.
• El interventor y/o supervisor no podrá recibir trabajos realizados por el contratista, después de terminado el plazo de ejecución del contrato, salvo instrucción escrita del ordenador del gasto.
• Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a satisfacción; por lo tanto, el interventor y/o supervisor es responsable frente a la entidad por los recibos que realice, sin eximir al contratista de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial.
• En el momento en que el interventor o supervisor conozca de una irregularidad de inmediato la pondrá en conocimiento del Hospital.
• Solicitar previo visto bueno del Gerente, a la oficina jurídica la terminación, liquidación del contrato, en los eventos que se requiera, allegando la certificación de pagos realizada al contratista y los saldos a favor de la entidad expedida por el área de tesorería.
• Cuando los documentos se originen en el Hospital irán con copia al interventor y/o supervisor, enviando, si es del caso, una copia al Gerente.

En los casos de adquisiciones que impliquen importación, verificar que el contratista realice todos los trámites que le correspondan de conformidad con el contrato. Así mismo, cuando fuere el caso, velar porque las gestiones que para los efectos de importación corresponden a la Superintendencia se realicen en forma ágil.

-. Verificar que los bienes se reciban de acuerdo con las condiciones pactadas en el negocio jurídico celebrado.

- Rechazar los bienes que no se ajusten al objeto contratado, ordenando si es el caso, su respectivo cambio.

-Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el proveedor, resolviendo aquellas que sean de su competencia o dando traslado a quien corresponda de las que no lo sean, adjuntando su concepto al respecto.

-Solicitar los bienes que han sido previamente aprobados por los miembros del comité de adquisiciones en el plan de compras y /o sus modificaciones.

Las funciones de Interventoría o Supervisión de los contratos o convenios interadministrativos que suscriba el Hospital son asignadas a servidores públicos de la entidad

Los Interventores o Supervisores internos de los contratos, además de cumplir con las obligaciones contractuales y las señaladas en las normas vigentes, deberán realizar las siguientes actividades:

Una vez notificado el interventor y o supervisor, legalizado el contrato objeto de vigilancia , según sea el caso, y a más tardar dentro del término para la iniciación del mismo, deberá visitar el sitio de ejecución, revisar y analizar en forma completa y detallada: el contrato, términos de referencia o pliegos de condiciones, propuesta del contratista, estudios, planos de diseño, cantidades de obra, fuentes de materiales y demás normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del contrato, orden o convenio.

Conocer, consultar y aplicar el presente Manual, las disposiciones normativas del Hospital y además la normatividad que regule la materia.

Proponer por escrito al Gerente y a Planeación el ajuste oportuno de los estudios, diseños y planos generales y de detalles indispensables para la ejecución del contrato.

En el manejo del anticipo deberán desarrollarse las siguientes actividades:

Para iniciar el trámite del anticipo, el interventor y/o supervisor deberá contar con la comunicación de legalización del contrato expedida por Asesoría Jurídica. Para el efecto, el interventor deberá elaborar y suscribir el Acta del Anticipo. El interventor y supervisor será responsable de remitirla junto con el plan de inversión a la Subgerencia Administrativa y Financiera para el trámite de pago correspondiente.

El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo al programa de inversiones debidamente aprobado. Si se requieren modificaciones, éstas serán aprobadas por el Gerente, y registradas en el informe de inversión del anticipo.

El Hospital podrá solicitar a la entidad bancaria informes sobre el movimiento de la cuenta; dicha situación deberá ser informada al Banco mediante comunicación escrita, suscrita por el interventor y el contratista.

Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del Hospital y deben ser consignados en la cuenta que el Hospital determine para ello.

Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos. Su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes y hará efectiva la garantía de buen manejo e inversión del anticipo.

Agotado el valor consignado en la entidad bancaria, el contratista cancelará la cuenta y se procederá por el contratista y el interventor a la suscripción del Acta de Liquidación del Anticipo. Además del acta, deberá presentarse:

Certificación, por parte de la entidad bancaria, donde conste la cancelación de la cuenta.

Constancia de anulación de cheques sobrantes.

Constancia de cheques anulados por el interventor.

Cuando se liquiden contratos sin haber finalizado su ejecución, (terminación por mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución), y en caso de quedar saldos en la cuenta correspondiente al anticipo, estos deberán ser reintegrados al Hospital

5. Disposiciones legales al contrato

Velar porque las actividades se desarrollen sujetándose a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas vigentes e informar de inmediato y por escrito al Gerente y demás autoridades competentes, sobre cualquier anomalía o violación a las disposiciones legales aplicables al contrato, así como cualquier perturbación del orden público que lo afecte. Igualmente, deberá cooperar para el restablecimiento de la normalidad y/o al cumplimiento de dichas disposiciones.

Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras, de acuerdo con los estudios ambientales.

Cumplir y exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial del personal a su cargo, durante el desarrollo del proyecto.

Previamente a la suscripción del acta de iniciación del contrato, analizar con el contratista: el contrato, pliegos o documento de condiciones, términos de referencia, propuesta del contratista, estudios, planos y especificaciones , cantidades de obra, programa de trabajo e inversiones, equipo disponible, fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra, sitios de disposición de sobrantes, mantenimiento del tránsito, seguridad de los trabajadores y del público, y en general, todo aquello que permita un correcto desarrollo, presentando a Planeación y a Gerencia, para su aprobación, alternativas de solución a los problemas encontrados.

Suscribir con el contratista el acta de iniciación, de acuerdo a lo señalado en el contrato

Verificar que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta se encuentre en óptimo estado de funcionamiento y de acuerdo a lo estipulado en el contrato

Controlar el avance del contrato de acuerdo con el programa de ejecución e inversión vigente; cuando sea necesario, impartir instrucciones sobre el orden de prioridad en que se deban acometer los trabajos.

Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios durante el transcurso del contrato, el personal será reemplazado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su requerimiento, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas y serán aprobados por la Interventoría y Supervisión.

De igual forma controlará la permanencia, estado y utilización del equipo ofrecido en la propuesta. Cuando se requiera cambio de equipo, la Interventoría exigirá su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento, sin perjuicio del cumplimiento del programa de ejecución.

Así mismo, verificar que el contratista mantenga actualizada una relación diaria del personal y equipo a emplear.

El interventor debe conocer del manejo legal y administrativo del contrato, para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trámites efectuados durante su ejecución.

Igualmente, debe controlar el vencimiento de la vigencia de las pólizas e informar a la Asesoría Jurídica para que ésta requiera al contratista, las modificaciones a que haya lugar.

Mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo periódicamente información sobre estos aspectos a las dependencias correspondientes del Hospital.

La Interventoría debe verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del contrato. Para tal efecto realizará las correspondientes pruebas, ensayos de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topográficos, etc. Igualmente, debe reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.

Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efecto de que sean aprobadas por Planeación y Gerencia.

La Interventoría deberá hacer evaluaciones periódicas del cumplimiento de las obligaciones del Contratista y en caso de incumplimiento de alguna de ellas, deberá hacer el respectivo requerimiento mediante oficio, que registrará en forma escrita. Si el interventor lo encuentra procedente, remitirá este formato con su firma, al Gerente en forma inmediata, para que se adelanten las acciones tendientes a la aplicación de las multas estipuladas en el contrato, por parte de la Oficina Jurídica

La periodicidad de las evaluaciones será determinada por el interventor o supervisor, dependiendo del plazo de ejecución del contrato.

Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborar y suscribir, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al periodo de ejecución, las actas de recibo parcial, de acuerdo con lo pactado en el mismo, adjuntando los respectivos soportes. Esta acta constituye el fundamento para el pago parcial al contratista y la liquidación del contrato y no exime al contratista de su responsabilidad, hasta tanto se efectúe el recibo definitivo del mismo.

Una vez surtido este trámite y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el interventor la remitirá mediante escrito a la dependencia competente para el respectivo trámite de pago, informando de inmediato y por escrito de este hecho al contratista para que presente la respectiva factura, si fuere necesario.

Corresponde al Interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes, con la periodicidad requerida por el Gerente, tanto en lo relativo a la ejecución física como a la ejecución financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitácora o libro , en formatos o papeles de trabajo.

En el proceso. los elementos de trabajo más corrientes son: Informe de ejecución física, Informe de ejecución financiera y actas.

Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y las que no lo sean remitirlas con su respectivo concepto, al Gerente para su trámite oportuno a través del área involucrada.

Una vez ocurrido un siniestro, el interventor o supervisor, informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia, a la Gerencia y jurídica para que éstas inicien las acciones correspondientes.

Cuando el contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales entregados por el contratista sobre el mantenimiento y conservación de los equipos instalados.

Una vez terminado el contrato dentro del plazo pactado para ello, el interventor o supervisor, procederá a remitir a jurídica los soportes necesarios para elaborar el acta de terminación del mismo. Si el contratista no termina completamente el objeto contratado dentro del plazo pactado para la ejecución del mismo, el interventor o supervisor, procederá a solicitar a jurídica la elaboración del acta de terminación por vencimiento del plazo.

Si el contrato es de diseño y construcción, se debe elaborar el acta de recibo y aprobación de estudios y diseños, la cual formará parte integral del acta de recibo definitivo del contrato.

El interventor o supervisor deberá elaborar el acta de recibo definitivo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha del acta de terminación del contrato y remitirla a la Gerencia –jurídica.

Solicitar a la dependencia competente la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en esta y toda la información relacionada con los hechos surgidos en el desarrollo del contrato, elaborar y remitir a jurídica los soportes para realizar el acta de liquidación del contrato.

El acta de liquidación deberá ser suscrita por el Contratista, el Gerente, el Contador y el Interventor. Si el contratista no se presentara a suscribirla o se abstuviere de firmarla, ésta será firmada por el Ordenador del Gasto procediendo el interventor o supervisor a elaborar el proyecto de resolución para la liquidación unilateral el cual enviará a Asesoría Jurídica para revisión y trámite correspondiente. El interventor estará dispuesto a atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso.

Cuando se requiera el cambio de Supervisor o Interventor, deberá suscribirse un acta y/o otrosi en el que conste tal hecho.

Cuando sea el caso, al día siguiente de terminado el contrato, dar aviso por escrito al Gerente,

Suscribir las actas de suspensión de los contratos y cuando persistan las causales de suspensión, igualmente deberá suscribir y tramitar acta de ampliación de la suspensión. Asimismo, suscribir y remitir el acta de reanudación, una vez cesen las causales que motivaron la suspensión.

Si durante el desarrollo del contrato, orden y/o convenio se hace necesario adicionarlo en plazo o incrementar el valor, el interventor remitirá la solicitud de ésta modificación con cinco (5) días de antelación al vencimiento del término de ejecución o del valor del contrato a Jurídica o Recursos Físicos respectivamente para su respectivo trámite.

1. Diario de la Obra

Los registros mínimos de soporte, según lo estipulado en el contrato correspondiente.

Cuando el contrato lo requiera, deberá ajustar oportunamente los estudios, diseños y planos generales y de detalles indispensables para su ejecución, previa aprobación del Hospital.

Llevar y mantener actualizado y foliado, el archivo del contrato con sus soportes y registrado en un índice en forma secuencial, este archivo comprende todos los documentos que se generen en desarrollo y control de la ejecución del contrato. Cuando el Hospital requiera de esta información, deberá estar disponible en forma completa y en buen estado.

En cada reunión se aprobará el orden del día, se leerá el acta anterior y se verificará el cumplimiento de compromisos adquiridos en las actas precedentes.

Efectuar ensayos de campo, de laboratorio y control de calidad y cantidad de materiales para verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones requeridas por el Hospital. En caso de incumplimiento de éstas, solicitará los correctivos a que haya lugar y se abstendrá de recibir los trabajos ejecutados hasta tanto sean atendidos.

De acuerdo a lo estipulado en el contrato, elaborar los planos definitivos, los cuales deben mostrar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del mismo, incluyendo cualquier información que sea pertinente. Las modificaciones surgidas, según su complejidad, deben ser coordinadas con el Hospital y demás consultores técnicos que hayan intervenido en los diseños, quienes deberán realizar los ajustes necesarios para la ejecución.

Elaborar y presentar un informe mensual a la Gerencia dentro de los quince (15) primeros días calendarios siguientes al mes de ejecución. Este informe debe contener como mínimo:

-Descripción de los trabajos ejecutados

-Aspectos económicos y financieros

-Aspectos legales

-Aspectos ambientales

-Registro de maquinaria y equipos

-Registro de personal

-Materiales

-Programa de trabajo y avance del proyecto

-Cantidad de trabajos realizados y control de calidad

-Problemas presentados y soluciones planteadas y adoptadas

- Registro fotográfico

En general, todo aquello que de una u otra forma estén relacionados con el desarrollo del mismo.

Deberán tenerse en cuenta para el informe final los siguientes aspectos:

-Antecedentes y descripción general del objeto del contrato, características geográficas y topográficas, estudios realizados y datos generales relacionados con el mismo.

-Proceso constructivo de la obra, condiciones geológicas, topográficas, hidrológicas, estructurales y meteorológicas encontradas, rendimiento de personal, equipo y materiales utilizados, cantidades de obra ejecutada, ensayos realizados, problemas presentados y soluciones adoptadas, desarrollo de los trabajos en tiempo y espacio.

-Fuentes de materiales utilizadas para cada tipo de obra, disponibilidad de materiales para conservación y mejoramiento posteriores.

-Financiación y costos de construcción, globales por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el costo total.

-Registro fotográfico.

-Medidas de mitigación del impacto ambiental y recomendaciones de control.

-En general todo aquello que permita determinar completamente las características particulares de la obra ejecutada, así como las recomendaciones especiales que crea conveniente presentar.

-Si el contrato fue desarrollado en su totalidad, si hubo incumplimiento, etc.

Para la vigilancia y control de los contratos, ordenes y convenios, excepto los de obra, el Hospital designará un Supervisor, quien deberá cumplir con las funciones propias dependiendo de la naturaleza del contrato y velará especialmente por el cumplimiento de las condiciones contractuales, para ello deberá expedir, entre otras, el acta de iniciación si se requiere, el recibo a satisfacción y el acta de liquidación en caso de ser procedente.

Ejercer el control y vigilancia del contrato.

Previo a la iniciación del contrato, analizar con el Contratista: el contrato, pliegos de condiciones ó términos de referencia, propuesta, personal y equipo disponible y en general, todo aquello que permita un correcto desarrollo del contrato, presentando al Gerente para su aprobación, alternativas de solución a los problemas encontrados.

Suscribir con el Interventor el acta de iniciación,

Analizar las necesidades de modificaciones requeridas durante la ejecución del contrato y enviarlas para aprobación y trámite oportuno del Gerente, con la debida justificación técnico-económica

Así mismo, verificar que el interventor mantenga actualizada una relación diaria del personal a emplear.

Igualmente, debe controlar el vencimiento de la vigencia de las pólizas e informar a la oficina jurídica para que ésta requiera al interventor, las modificaciones a que haya lugar.

Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el interventor, elaborar y suscribir, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al periodo de ejecución, las actas de recibo parcial de dichos trabajos, de acuerdo con lo pactado en el mismo, adjuntando los respectivos soportes. Una vez surtido este trámite y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el supervisor las remitirá mediante escrito a la dependencia competente para el respectivo trámite de pago, informando de inmediato por escrito de este hecho al interventor para que presente la respectiva factura, si fuere necesario.

Estas actas constituyen el fundamento para los pagos parciales al interventor y la liquidación del contrato, y no eximen al interventor de su responsabilidad, hasta tanto se efectúe el recibo definitivo del mismo.

Cuando lo estime pertinente, el supervisor podrá revisar la información estadística, técnica, etc., que lleve el Interventor en relación con el contrato.

Una vez ocurrido un siniestro relacionado con el contrato de Interventoría, el Supervisor informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de haber tenido conocimiento de este hecho, a la Asesoría Jurídica, para que ésta inicie las acciones correspondientes.

El Supervisor deberá elaborar el acta de recibo definitivo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del acta de terminación del contrato y remitirla a la Asesoría Jurídica.

Solicitar a la dependencia competente la relación de pagos efectuados al interventor. Con base en ésta y en toda la información relacionada con los hechos surgidos en el desarrollo del contrato de Interventoría, elaborar y remitir a la Asesoría Jurídica el proyecto de acta de liquidación del contrato para revisión y aprobación, dentro de los quince días siguiente a la fecha de suscripción del acta de recibo definitivo del mismo.

El Supervisor deberá hacer evaluación mensual del cumplimiento de las obligaciones del Interventor y en caso de incumplimiento de alguna de ellas, deberá hacer el respectivo requerimiento mediante oficio. Si el Supervisor lo encuentra procedente, remitirá este formato con su firma al Gerente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al mes evaluado, para que se adelanten las acciones tendientes a la aplicación de las multas estipuladas en el contrato, por parte de la Asesoría Jurídica.

Cuando se requiera el cambio de Supervisor, se deberá suscribir acta de entrega por cambio de Supervisor.

Suscribir y remitir al Gerente, para su visto bueno, el acta de suspensión del contrato de Interventoría, cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del interventor o de la entidad, de fuerza mayor, caso fortuito o de otra índole, que impidan inequívocamente su desarrollo normal. Cuando persistan las causales de suspensión, igualmente deberá suscribir y tramitar Acta de Ampliación de la Suspensión. Así mismo, suscribir y remitir el Acta de Reanudación, una vez cesen las causales que motivaron la suspensión.

ACTA: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas. (Según definición al final del Glosario).

AJUSTES: Es la diferencia de precios que se genera por la variación de los costos entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución y que fueron pactados inicialmente en el contrato.

ANTICIPO: Son recursos públicos entregados por el Hospital al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el Hospital, bajo su supervisión y vigilancia.

El anticipo corresponde a un porcentaje pactado máximo del 50% del valor total del contrato sin IVA, el cual será amortizado, descontándolo proporcionalmente de cada acta de recibo que se presente hasta su total amortización.

Como es un pago no causado a ingreso alguno, éste constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar).

Se requiere la solicitud del contratista seleccionado, debidamente justificado y la autorización del ordenador del gasto, previa constitución en todos los casos de la respectiva póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo.

CADUCIDAD: Potestad excepcional de la entidad para dar por terminado y ordenar la liquidación del contrato. Se hace efectiva mediante resolución motivada, por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa el contrato y evidencie que puede conducir a su paralización.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación para la asunción de compromisos y suficiente para respaldar el contrato. Puede ser mayor al valor del contrato. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal

CESIÓN DEL CONTRATO: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el interventor deberá emitir su concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario, quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación original.

CONSORCIO: Asociación de dos o más personas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman.

CLÁUSULA PENAL: Es una estipulación propia del derecho privado que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan originar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones, o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.

COMPETENCIA PARA CONTRATAR: Atribución legal para ordenar y dirigir la celebración de invitaciones públicas, solicitud de cotizaciones y para escoger a los contratistas y celebrar los contratos, ordenes y/o convenios.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado un contrato, producto del proceso de contratación, -Solicitud Privada o Pública de Ofertas.

CUENTA DE ANTICIPO: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el Hospital, para ser manejada por el contratista con la vigilancia y control del interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán del Hospital

INVITACION PUBLICA A PROPONER O COTIZAR: Cuando los contratos a celebrar superen la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes –SMLMV-, la invitación a proponer o a cotizar, se publicará, al menos una vez, en la cartelera de la entidad y en la página web ó en la del Distrito Capital de Bogotá.

En este caso, la dependencia solicitante elaborará las condiciones para la presentación de la propuesta, con el propósito de que estas puedan ser elaboradas, presentadas y comparadas de acuerdo con unas mismas exigencias.

En este caso, el HOSPITAL CENTRO ORIENTE II NIVEL E.S.E elaborará unos términos de referencia o condiciones para que las ofertas puedan ser elaboradas, presentadas y comparadas de acuerdo con un mínimo de exigencias y se determinará un plazo prudencial para la recepción de las propuestas, cuya duración dependerá de la naturaleza y complejidad del contrato a celebrar.

La dependencia donde se origina la necesidad, elaborará la parte técnica y la remitirá a la oficina jurídica para que se complemente con la parte jurídica que se requiera de acuerdo a la necesidad.

CONVENIOS O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Son los que suscriben entre sí las entidades estatales para el cumplimiento de sus fines.

DÍA(S) CORRIENTE(S) O DÍA(S) CALENDARIO: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.

DÍA(S) HÁBIL(ES): Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.

GARANTÍAS: Son las pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o las garantías bancarias y tienen como finalidad avalar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones surgidas del contrato y de los demás amparos dispuestos en el mismo.

INTERVENTORÍA: Consiste en la labor de inspección y vigilancia que ejerce el interventor sobre la ejecución del contrato de obra con el fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados.

INTERVENTOR: Es la persona designada por el Ordenador del gasto, en el texto del contrato o las personas contratadas para el efecto, para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del contrato.

INTERVENTOR EXTERNO: Es la persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato para ejercer el control y vigilancia durante todas las etapas del contrato y representa al Hospital ante el contratista.

INTERVENTOR INTERNO: Servidor público que representa al Hospital, designado por el Gerente para ejercer el control y vigilancia durante todas las etapas del contrato.

IMPREVISTOS: Es el porcentaje de los costos indirectos del contrato incluidos en el AIU.

INTERPRETACIÓN UNILATERAL: Poder excepcional de la entidad pública para interpretar algunas estipulaciones o cláusulas del contrato cuando surjan discrepancias entre las partes, sobre la interpretación de alguna de éstas, que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado.

ÍTEMS NO PREVISTOS: Actividades suplementarias a las inicialmente contratadas que surgen súbitamente durante la ejecución de un contrato que deberán realizarse previo estudio y aprobación del justo precio.

JUSTIFICACIÓN: Consiste en una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a requerir, contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización del contrato, igualmente contendrá el análisis de alternativas consideradas, que hacen necesaria la contratación. El documento que se elabore para la solicitud de contratación deberá contener la elaboración de los estudios técnicos,(establecer especificaciones técnicas de las obras, bienes o servicios a contratar) estudios económicos (elaborar el presupuesto oficial del valor de las obras, bienes o servicios a contratar, hacer estudios de mercadeo), elaborar las condiciones del objeto, plazo y lugar de ejecución, definir el nivel y extensión de los riesgos amparados por el contratista, y los riesgos inherentes a los procesos, sistemas, recursos físicos, financieros, humanos, organización y planeación y el entorno y por último determinar las formas de supervisar el contrato

LEGALIZACIÓN: Corresponde al cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley para algunos contratos, tales como el pago de los derechos de publicación, el pago de impuesto de timbre y aprobación de las garantías a partir del cual se puede dar inicio al contrato.

MODIFICACIÓN UNILATERAL: Es una facultad excepcional que tiene la entidad estatal para introducir mediante acto administrativo debidamente motivado, variaciones en el contrato con el fin de evitar la paralización o afectación grave del servicio público que se deba satisfacer cuando las partes previamente no lleguen al acuerdo respectivo.

ORDEN DE PAGO: Documento a través del cual se efectúa el pago por parte del Hospital al contratista, por las labores ejecutadas durante el período respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato.

ORDEN DE SERVICIO O DE COMPRA: Es también un contrato, pero sin formalidades plenas.

PAGO ANTICIPADO: Constituye una forma de pago. Consiste en que la entidad, antes del recibo del bien o servicio a adquirir, entrega anticipadamente al contratista una parte del valor acordado, pago cuya cuantía en ningún caso podrá exceder el 50% del valor total del contrato y es imputable al valor del mismo, razón por la cual el contratista no tiene que devolver o amortizar lo que se ha pagado de forma anticipada, salvo en el evento de un incumplimiento contractual.

Representan una verdadera forma de pago por la ejecución del contrato y pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación de cumplir con el objeto contratado y del deber del Hospital de velar por tal cumplimiento.

El pago anticipado será pagado antes de la iniciación del contrato o durante su desarrollo, razón por la cual, ésta constituye para el contratista una cuenta por cobrar.

Se requiere la solicitud del contratista seleccionado, debidamente justificado y la autorización del ordenador del gasto, previa constitución en todos los casos de la respectiva póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo.

PARTES: Son las personas que suscriben el contrato estatal: (ordenador del gasto por parte de la entidad contratante y el contratista).

PRÓRROGA DEL CONTRATO: Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato, a solicitud del contratista y previo visto bueno del interventory/o supervisor, que sólo podrá realizarse si el mismo se encuentra vigente. Dicha prórroga deberá constar en documento suscrito por las partes.

PERFECCIONAMIENTO: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, éste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo.

PLAZO DE EJECUCIÓN:Es el período entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término estipulado en el contrato, para la ejecución del objeto contratado. Si existen varias obligaciones con diferentes plazos, así deberá discriminarse la estipulación en el contrato.

PLIEGO DE CONDICIONES: Marco normativo bajo el cual se desarrolla el procedimiento de invirtación pública que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente, el contratista durante la ejecución del contrato.

PUBLICACIÓN: Requisito para dar cumplimiento al principio de publicidad, regulado por la Resolución 173 de 1998, Resolución 080 de 1999 y la Resolución 475 de 2001, expedidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

REVISIÓN DE PRECIOS: Es un mecanismo para restablecer el equilibrio económico del contrato mediante el cual la entidad a solicitud del contratista podrá revisar y actualizar los precios pactados inicialmente en el contrato, incorporando incrementos ocurridos por causas excepcionales, diferentes a las generadas por los ajustes.

SOLICITUD SIMPLE DE COTIZACIONES U OFERTAS: Para la celebración de contratos por cuantía inferior o igual a TREINTA (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes –SMLMV-, el Gerente, la Subdirección Administrativa y/o el funcionario de la entidad que el primero de los citados delegue, deberá contar por lo menos, con DOS (2) ofertas o cotizaciones, las que podrán solicitarse verbalmente o por escrito.

SOLICITUD FORMAL DE COTIZACIONES U OFERTAS: Para la celebración de contratos que superen la suma de TREINTA (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes –SMLMV- e inferior a DOSCIENTOS CINCUENTA (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes –SMLMV-, el Gerente, la Subdirección Administrativa y/o el funcionario de la entidad que el primero de los citados delegue, deberá solicitar formalmente, por escrito y/o verbalmente con arreglo a las condiciones fijadas previamente, la presentación de ofertas o cotizaciones en un número no inferior de dos (2) eventuales contratistas.El Gerente, Subdirector Administrativo y Financiero y/o el funcionario que el primero de ellos delegue según el caso, seleccionarán cuando a ello hubiere lugar, la mejor propuesta de manera objetiva, en condiciones de igualdad entre todos los oferentes, con base en los respectivos análisis y estudios comparativos.

SUPERVISOR: Persona designada (Servidor público o contratista), para ejercer control y vigilancia sobre la ejecución de contratos diferente al de obra.

TERMINACIÓN POR MUTUO ACUERDO: Es el mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y proceder a su posterior liquidación.

TERMINACIÓN UNILATERAL: Es un mecanismo excepcional que tiene la entidad para la terminación anticipada de un contrato, se presenta en los eventos citados en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993.

TRABAJO ADICIONAL: Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, respecto de las cuales el Hospital podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a ejecutarlas.

UNIÓN TEMPORAL: Asociación de dos o más personas, quienes en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, cumpliendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

VALOR FINAL DEL CONTRATO: Es el resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato.

VIGENCIA DEL CONTRATO: Es el plazo de ejecución del contrato, más el término estipulado en el mismo para todos los efectos legales a que haya lugar.

Para el logro de los objetivos propuestos resulta esencial, registrar en actas todo el desarrollo del contrato.

ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO: Documento suscrito entre el contratista, Gerente y el interventor y/o supervisor en el cual consta el inicio del plazo de ejecución del contrato y los demás datos señalados en el formato que se anexa. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecución y se establece la fecha de terminación de lo pactado en el objeto del contrato.

ACTA DE SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Documento expedido por las partes y el interventor y/o supervisor, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal de la ejecución del mismo, cuando se presentan circunstancias especiales que lo ameriten, previa solicitud debidamente motivada por el interventor y/o supervisor, del contrato. En la misma deberán incluirse como mínimo las razones que sustentan la suspensión del contrato, la fecha exacta de la reiniciación del mismo y la afirmación referida a si dicha suspensión genera o no costo alguno a la entidad.

Durante el término de la suspensión no podrá exigirse al contratista la ejecución del contrato respectivo, adicionalmente como efecto de la misma, se modifica la fecha de terminación del contrato y por lo tanto deberán ampliarse las vigencias de las garantías constituidas por el contratista.

ACTA DE TERMINACIÓN DE MUTUO ACUERDO DEL CONTRATO: Documento expedido por las partes y el interventor y/o supervisor,, mediante el cual se acuerda la terminación del contrato antes del vencimiento de su plazo de ejecución, previa solicitud motivada por el interventor.

ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:: Documento elaborado por Jurídica donde se refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos, conciliaciones y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo. Dicho documento se elaborará previa solicitud del interventor o supervisor quien anexará la certificación de la relación de pagos efectuados al contratista expedida por el área financiera . El acta de liquidación deberá ser suscrita por el Contratista, el Gerente, el contador y el Interventor

ADICIÓN DEL CONTRATO: Constituye una modificación del contrato en cuanto al valor del mismo, la cual no podrá ser superior al 100% del valor inicialmente pactado, Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Se predica de los contratos que se encuentran en ejecución.

ACTA DE AJUSTES: Documento mediante el cual se reconocen los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final.

ACTA DE ANTICIPO: Documento mediante el cual se deja constancia que el anticipo a entregar al contratista, corresponde al porcentaje pactado en el contrato y cuenta con el amparo de manejo y correcta inversión en la póliza única de cumplimiento.

ACTA DE CAMBIO DE ESPECIFICACIONES: Documento donde constan los cambios de especificaciones técnicas de los ítems inicialmente contratados.

ACTA DE ENTREGA DE BIENES Y/O EQUIPOS: Documento mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista al Hospital

ACTA DE ENTREGA POR CAMBIO DE INTERVENTOR O SUPERVISOR: Documento mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o supervisor saliente y entrante.

ACTA DE FIJACIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS: Documento mediante el cual se aprueba el justo precio de ítems no previstos.

ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL ANTICIPO: Documento que incluye un balance final del manejo del anticipo e indica la cancelación de la respectiva cuenta bancaria.

ACTA DE REANUDACIÓN: Documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reanudación de las actividades, debidamente firmada por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.

ACTA DE RECIBO DEFINITIVO: Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Hospital recibe a satisfacción y cuantificados los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato dentro de la vigencia del mismo.

ACTA DE RECIBO PARCIAL: Documento mediante el cual el contratista hace entrega parcial y el Hospital recibe a satisfacción cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Esta acta es el soporte para el pago parcial al contratista.

ACTA DE RECIBO Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS: Documento mediante el cual el contratista entrega y el Hospital recibe y aprueba los estudios y/o diseños pactados en el contrato.

ACTA DE REUNIÓN TÉCNICA: Documento en el cual constan los acuerdos y la verificación del cumplimiento de compromisos, pactados en las reuniones periódicas que se celebren en desarrollo del contrato.

ACTA DE TERMINACIÓN: Documento mediante el cual el interventor o supervisor deja constancia que el contratista terminó el objeto contratado dentro del plazo de ejecución.

ACTA DE RECIBO DEFINITIVO: Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Hospital recibe a satisfacción y cuantificados los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato dentro de la vigencia del mismo.

Esta etapa se da desde que el interventor y/o supervisor recibe de la oficina jurídica y /o recursos físicos, fotocopia del contrato, de la propuesta, de los términos de referencia o pliego de condiciones y demás documentos relacionados con el mismo hasta la iniciación del contrato. Con el propósito de determinar el alcance de la labor que desarrollará en esta etapa, se recomienda al interventor realizar las siguientes actividades:

3.2.1.1 Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones o términos de referencia, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes.

3.2.1.2 Definir los mecanismos de coordinación que considere pertinentes.

3.2.1.3 Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso.

3.2.1.4 Verificar que existan las licencias y permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciación del desarrollo del contrato.

3.2.1.5 Verificar para la iniciación del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

3.2.1.6 Suscribir con el contratista el acta de iniciación del contrato dentro de la oportunidad prevista en los términos de referencia, pliego de condiciones o pactada en el contrato, o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de designación.

3.2.1.7 Expedir el requerimiento de entrega de bienes.

3.2.1.8 Remitir a la oficina jurídica y/o recursos físicos, a más tardar dentro del día hábil siguiente a su suscripción, el original del acta de iniciación del contrato.

3.2.2.1 Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

3.2.2.2 Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

3.2.2.3 Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones al contrato que sean pertinentes (justificación).

3.2.2.4 Controlar e informar periódicamente a la entidad sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, así como proponer las acciones y los ajustes periódicos que sean necesarios para dar cumplimiento al contrato.

3. 2.2.5 Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

3.2.2.6 Controlar e inspeccionar constantemente la calidad del objeto contratado, los equipos, materiales, bienes o insumos y requerir al contratista para que efectúe los ajustes pertinentes conforme a las condiciones pactadas.

3.2.2.7 Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

3.2.2.8 Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

3.2.2.9 Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente.

3.2.2.10 Solicitar al contratista la modificación de las garantías cuando así se requiera, velando por que éstas se mantengan conforme a las condiciones exigidas en el contrato.

3.2.2.11 Requerir al contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones que no esté ejecutando de conformidad con lo previsto en el contrato.

3.2.2.12 Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

3.2.2.13 Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecución y desarrollo del contrato, tales como:

*Acta de iniciación del contrato

*Actas de reuniones de la Interventoría.

*Actas de Mayores y Menores cantidades de obra, cuando sea del caso.

*Acta de terminación del contrato. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto)

*Acta de suspensión del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el mismo. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto)

*Las demás actas que se establezcan y se requieran para el adecuado desarrollo del contrato.

3.2.2.14 Informar por escrito al Director del área correspondiente, sobre las dificultades que se presenten durante la ejecución del contrato y asistir técnicamente a la entidad contratante en asuntos relacionados con el mismo.

3.2.2.15 Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.

3.2.2.16 Programar y coordinar reuniones para analizar el avance del contrato.

3.2.2.17 Resolver toda consulta que haga el contratista, o darle el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma.

3.2.2.18 Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido.

3.2.2.19 Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc).

3.2.2.20 Verificar para efectos de certificación de pago, que el contratista está cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral, Administradora de Riesgos Profesionales ARP y aportes parafiscales, según el caso, e informar a la Subdirección de Contratación cuando el contratista persista en el incumplimiento de esta obligación.

3.2.2.21 Solicitar a la oficina jurídica, con copia dirigida al ordenador del gasto, el estudio sobre la aplicación de sanciones, para lo cual deberá preparar un informe detallado de los incumplimientos, los requerimientos efectuados y las respuestas, de tal manera que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa del contratista.

3.2.2.22 Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

3.2.2.23 Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

3.2.2.24 Proyectar para firma del ordenador del gasto, dentro de los términos y plazos legalmente establecidos, la respuesta a sugerencias, consultas, requerimientos o peticiones del contratista, de los ciudadanos, de las Veedurías Ciudadanas, de los Organismos de Control, Fiscalización y de Control Disciplinario con los soportes correspondientes.

3.2.2.25 Solicitar la asesoría que requiera de la oficina jurídica , para el efectivo cumplimiento de los términos y plazos señalados en el contrato.

3.2.2.26 Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir al área financiera, la documentación determinada en el contrato para el respectivo trámite de pago.

Durante esta etapa corresponde al interventor del contrato:

3.2.3.1 Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato, para lo cual deberá:

3.2.3.1.1 Solicitar certificación al área financiera de los pagos efectuados al contratista.

3.2.3.1.2 Revisar y aprobar los documentos financieros y contables que sean necesarios para la liquidación final del contrato.

3.2.3.2 Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

3.2.3.3 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

3.2.3.4 Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto a las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud.

3.2.3.5 Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato, para efectos de que la entidad pueda cumplir con esta actividad dentro de los plazos legales y adjuntar los soportes correspondientes.

3.2.3.6 Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello.

3.2.3.7 Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

3.2.3.8 Informar a la Asesoría Jurídica, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto el Informe de balance final del contrato y los demás soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

NOTA: La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la Ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

3.2.3.9 Remitir a la oficina jurídica una vez finalizado el contrato de interventoría, toda la documentación relacionada con el ejercicio de la misma.

El interventor NO podrá:

4.1 Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

4.2 Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

4.3 Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo.

4.4 Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

Los interventores (Externo o Interno) responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría. El interventor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

Para desarrollar la Interventoría en un contrato de obra, además de las labores señaladas en este manual, y las que se establezcan en el respectivo contrato, el interventor deberá tener presente los siguientes pasos:

6.1 Realizar un estudio minucioso del contrato, anexos técnicos, términos de referencia o pliego de condiciones, planos y cantidades de obra, con el fin de conocer el mismo en todos sus aspectos y condiciones.

6.2 Presentar a la dependencia responsable de la ejecución del contrato, una vez realizado el análisis dispuesto en el anterior numeral, un informe con los resultados de la respectiva evaluación.

6.3 Controlar la inversión del anticipo.

6.4 Exigir al contratista la iniciación de los trabajos dentro de los términos establecidos en el contrato, debiendo suscribir el Acta de Iniciación.

6.5 Efectuar la apertura del libro de obra o bitácora de obra, quedando bajo su custodia y manteniéndola actualizada durante el desarrollo del contrato.

6.6 Controlar permanentemente la obra durante la ejecución de la misma hasta su terminación.

6.7 Elaborar el Informe Mensual de Obra, en el cual se describe el desarrollo técnico y administrativo del contrato y presentarlo a la dependencia encargada de la ejecución del contrato.

6.8 Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista, las Actas de pagos periódicos de obra, dentro del tiempo establecido en el contrato.

6.9 Solicitar a la oficina jurídica la modificación del contrato respectivo, según lo indicado en este manual para el efecto, si se requieren prórrogas u obras complementarias.

6.10 Si por situaciones no previstas se llegaren a presentar prórrogas u obras complementarias, el interventor debe solicitar a la oficina jurídica modificación del contrato respectivo, según lo indicado en este manual para el efecto.

6.11 Una vez terminados los trabajos objeto del contrato, el interventor recibe la totalidad de las obras pactadas, legalizando este hecho mediante el "Acta de Recibo Final de Obras a Satisfacción" y proceder a la suscripción del Acta de Liquidación.

Además de las obligaciones generales y de conformidad con las condiciones pactadas en los respectivos contratos, el interventor debe desarrollar las siguientes actividades:

-. Exigir al contratista la iniciación de los trabajos dentro de los términos establecidos en el contrato.

- Llevar junto con el contratista el diario de la obra, llevar y mantener actualizado el archivo de la interventoría copia de lo cual debe reposar en la carpeta del contrato.

- Analizar con el contratista los planos y especificaciones del proyecto, el programa de inversiones, el programa de trabajo, el equipo disponible, las fuentes de materiales y requerimientos de mano de obra, la seguridad de los trabajadores y en general todo aquello que permita el correcto desarrollo del objeto contractual.

- Controlar el avance del contrato de obra de acuerdo con el programa de inversiones vigente y con el programa detallado de la obra; impartir instrucciones sobre el orden de prioridad en que se deben acometer los trabajos, relacionar los incumplimientos parciales o totales y solicitar ante el Ordenador del Gasto, si se considera pertinente y con la debida sustentación, la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar.

- Incluir en el informe mensual con al Ordenador del Gasto, un diagnóstico acerca del estado de la obra, teniendo en cuenta: aspectos técnicos, económicos, financieros, administrativos, funcionamiento del equipo, personal, materiales, programa de trabajo, avance en la ejecución de la obra, problemas pendientes de solución que afecten la realización del proyecto y todo aquello que, de una u otra forma, esté relacionado con el desarrollo de la misma.

- En general, todo que permita determinar completamente las características particulares de la obra ejecutada, así como las recomendaciones especiales que crea conveniente presentar.