Que mediante el acuerdo 002 de 2001, se reglamenta la contratación de bienes y servicios que celebre el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, adoptando normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento por sus funcionarios, derogando tácitamente el acuerdo 003 de 1999.

Que el acuerdo 002 de 2001, en su artículo 38 establece lo siguiente:

Que el acuerdo 002 de 2001 fue modificado parcialmente por el acuerdo 009 de 2006, en lo que respecta a la cuantía de los contratos, requisitos y formalidades, eliminando lo correspondiente a la licitación pública , y estableciendo las nuevas cuantías a contratar, sus formalidades y requisitos.

Que en virtud de lo anterior, se hace necesario desarrollar un manual de funciones para llevar a cabo la supervisión sobre toda clase de contratos que celebre el Hospital.

Que en la actualidad el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, no cuenta con un manual de supervisión, el cual se debe implementar con el fin de establecer los mecanismos necesarios para que la supervisión y vigilancia Administrativa de los contratos se adelante con transparencia, responsabilidad, agilidad, eficiencia y eficacia.

En mérito de lo expuesto:

ARTICULO 1°. Expedir para el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, el manual de supervisión comprendido en los siguientes capítulos.

ARTICULO 2 °. GLOSARIO: Para efectos de comprensión del presente manual de supervisión, adóptense las siguientes definiciones:

Documento en el cual se deja constancia del inicio del cumplimiento de todos los requisitos establecidos que permitan la iniciación formal del contrato suscrito entre las Partes y el Supervisor . (Anexo 2)

Documento de corte final de cuentas entre las Partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el Contratista, los pagos efectuados por el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes saldo a favor o

en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones, suscrito entre las Partes y el supervisor (Anexo3)

Documento de corte final de cuentas entre las Partes, en el cual se deja constancia de las declaraciones de las Partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones, suscrito entre las Partes y el supervisor (Anexo 4)

Documento suscrito entre las partes y el supervisor, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del contrato ( y por tanto su plazo), de común acuerdo entre las partes o por circunstancias de fuerza mayor. (Anexo 5)

En ella debe constar la fecha de suspensión , las causas que la generen, la fecha probable de reinicio (si es posible estimarla) y demás aspectos que se consideren pertinentes. Debe suscribirse entre las Partes y el supervisor, con el visto bueno del área jurídica del Hospital.

Documento suscrito entre el Contratista y el supervisor, por el cual se reanuda la ejecución de los trabajos después de una suspensión, con el visto bueno del área jurídica del Hospital. (Anexo 6)

Documento suscrito entre las partes y el interventor, mediante el cual se acuerda la terminación del contrato antes del vencimiento de su plazo de ejecución previa solicitud motivada por el supervisor, con el visto bueno del área jurídica del Hospital. (Anexo 7)

Constituye una modificación del contrato en cuanto al valor del mismo la cual no podrá ser superior al 75% del valor inicialmente pactado. Debe constar en otro si o documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Dinero que entregue el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO al Contratista, que será administrado por las Partes.

La propiedad de los recursos entregados en calidad de anticipo es de HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO. Y en consecuencia los rendimientos financieros que los mismos generen pertenecerán al HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO.

Libro para el seguimiento rutinario de las actividades que permanece bajo custodia del supervisor. El representante de cada parte lo firma en calidad de enterado (Anexo 8)

Es la estipulación en virtud de la cual se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que

afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, el hospital por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

Documento expedido por el responsable del presupuesto del Hospital o quien haga sus veces, con el cual garantizará la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de los compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, Consorcio o Unión Temporal, que se obliga con HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO a prestar un servicio, suministrar un bien o construir una obra a cambio de una contraprestación económica.

Acuerdo de voluntades entre el HOSPITAL BOSA II NIVELEMPRESA SOCIAL DEL ESTADO y un contratista para la prestación de un servicio, suministro de un bien o construcción de una obra.

Documento por el cual se modifica un contrato de acuerdo a la conveniencia del servicio, para realizar esta modificación, debe estar comprobada y justificada, para realizarse debe existir previa solicitud del supervisor del respectivo contrato en la que claramente se exprese la reforma a que haya lugar.

La ampliación del plazo y de la cuantía del contrato se hará conforme lo establecido en el estatuto de contratación del Hospital . La vigencia de las pólizas se ampliará en idéntico o superior periodo y si se amplia la cuantía se deberá adicionar el valor de la garantía en idéntica proporción.

Se genera cuando se produce cualquier evento imprevisto e imprevisible que impida a alguna de las Partes el cumplimiento de alguna de las Partes el cumplimiento de alguna obligación establecida y que este mas allá del control razonable por la parte quien la alega y que no podría, haciendo uso de debida diligencia, evitarse por dicha Parte.

Son las pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o las garantías bancarias y tienen como finalidad avalar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones surgidas del contrato y de los demás amparos dispuestos en el mismo.

Consiste en una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a requerir, indicando un análisis de alternativas y la justificación de la misma.

Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no sea desviada a ningún otro fin.

Funcionario del HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO o tercero contratado por el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, que tiene la responsabilidad de vigilar, supervisar y controlar las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que éste cumpla su objeto dentro del plazo previsto, las especificaciones convenidas y el presupuesto asignado.

Contrato sin formalidades plenas que tienen por objeto la compra o suministro de bienes.

Contrato sin formalidades plenas que tiene por objeto la realización o el suministro de un trabajo o de un servicio.

ARTICULO 3°.: OBJETO. En todos los contratos que celebre el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, sin importar la cuantía, se realizará una supervisión, que tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado.

EL supervisor será responsable de velar por la correcta ejecución del contrato respectivo.

Este Manual es la guía de los principales controles que se deben llevar a cabo, durante el proceso pre- contractual, contractual y post-contractual, en los contratos de suministros, obra, prestación de servicios, Inter. Administrativos y lo demás que el Hospital celebre.

ARTICULO 4°: ALCANCE. La función de supervisión de los contratos de suministro, , obra, prestación de servicios, Inter. Administrativos y lo demás que celebre el Hospital , podrá ser ejercido por un contratista, persona natural o jurídica o por personal directo del HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, con el fin de cumplir a cabalidad los controles establecidos en el presente Manual.

ARTICULO 5°: PRINCIPIOS DE LA SUPERVISION . Sin perjuicio de los principios de la contratación que rige para el Hospital, la supervisión desarrollará su función especial de arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En este sentido.

1. Colaborará con el Hospital en el logro de los objetivos pactados, conformando de esta manera un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden técnico, administrativo, ambiental y jurídico.
2. Asegurará el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se cumplan los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente. Si por factores externos o imprevisibles no es posible el cumplimiento de este propósito, se procederá a corregir oportunamente tales causas.
3. Velará en unión con el área jurídica del Hospital porque las partes suscriptoras del contrato cumplan con las exigencias de índole legal y reglamentaria del mismo.-
4. Armonizará la interacción del contratante y contratista, para favorecer el objetivo común de obtener un servicio adecuado, funcional y de óptima calidad.
5. Velará por que el contrato cumpla con la programación y el flujo de inversión establecido.
6. Verificará el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la ejecución del contrato, su terminación y porque la liquidación del contrato se realice correctamente.
7. Certificará el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la ejecución contractual.

ARTICULO 6°: FINALIDADES DE LA SUPERVISION. Son finalidades de la supervisión:

1. Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los contratos.
2. Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás condiciones pactadas
3. Mantener permanentemente comunicación con el contratista y el Hospital
4. Proteger porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
5. Estudiar y emitir los conceptos técnicos del caso ante las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista o cuando el Hospital lo requiera.
6. Revisar las adiciones en dinero y en tiempo requeridas para el correcto desarrollo del contrato y solicitarlas al área correspondiente, con una antelación mínima de ocho (8) días, antes del vencimiento del tiempo o del presupuesto asignado.
7. Informar oportunamente al Hospital sobre los incumplimientos del contratista con el fin de que la entidad tome las medidas sancionatorias del caso y realice las reclamaciones a que haya lugar.
8. Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente
9. Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidos por el Hospital para proceder a la liquidación del contrato.

ARTICULO 7°: FACULTADES DE LA SUPERSIVION. Son facultades del supervisor:

1. Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato, en el estatuto de contratación del Hospital y en las leyes, decretos y normas que se apliquen.
2. Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.
3. Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato y en general adoptar las medidas que propenden por la óptima ejecución del objeto contratado.
4. Dejar constancia escrita de todas las sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento, siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.
5. Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del contrato pactado.

ARTICULO 8°: PROHIBICIONES DE LA SUPERVISION . A los supervisores les está prohibido:

1. Adoptar decisiones que le corresponden al Hospital tales como la aprobación de adiciones, prorrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones del contrato.
2. Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para si o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o contratista.
3. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo
4. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato
5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.
6. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones
7. Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos y de los montos contractuales sin haber realizado la modificación del contrato.

ARTICULO 9°: FUNCIONES DE LA SUPERVISION. Son funciones del supervisor:

1. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.
2. Informar a la oficina jurídica cualquier fenómeno que altere el equilibrio económico y financiero del contrato, con el fin de que se estudie la situación y se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de ser procedente.
3. Comunicar a la oficina jurídica cualquier irregularidad que se observe en el curso de la ejecución del contrato que modifique o altere la normal ejecución del contrato.
4. Exigir que la calidad de los bienes o servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias y las características y especificaciones estipuladas en el contrato.
5. Llevar un control sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado e informar a la oficina jurídica cualquier situación o irregularidad, deficiente cumplimiento o no cumplimiento, con la debida fundamentación a fin de que se impongan los correctivos o sanciones a que haya lugar. Así mismo en caso de mora, informar a la oficina jurídica antes del vencimiento de ejecución del contrato.
6. Emitir concepto y recomendación a la administración sobre la conveniencia de prórrogas, modificaciones o adiciones al contrato, cuando menos con ocho (8) días de anticipación a la suspensión o terminación, con el fin de proceder a elaborar y suscribir el acta correspondiente.
7. Realizar la liquidación del contrato
8. No permitir la iniciación de la ejecución del objeto contratado, cuando el contrato no reúna los requisitos de ley.
9. Verificar la entrega de los bienes, obras, servicios y en general el objeto contratado de conformidad con las estipulaciones del contrato, suscribiendo el acta de recibo final o de terminación.

ARTICULO 10°: Las labores de supervisión se refieren a la responsabilidad técnica y administrativa de vigilar, supervisar y controlar las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que éste cumpla su objeto dentro del plazo previsto, las especificaciones convenidas y el presupuesto asignado.

Esta actividad puede ser desarrollada por un tercero (persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal), contratada por el HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, o puede ser adelantada, por un funcionario del HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO.

Para oficializar la designación de un funcionario o de un contratista del HOSPITAL BOSA II NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO como supervisor, se empleará el Formato del Anexo 1, el cual estará firmado por el Gerente.

Las actividades de supervisión deben estar dirigidas a identificar los posibles problemas que se puedan presentar, con el objeto de solucionarlos oportunamente con la meta de realizar los trabajos, servicios o suministros, en los precios y plazos acordados inicialmente, evitando probables tiempos de espera del Contratista así como las reclamaciones que pudiesen generarse.

ARTICULO 11° :ACTIVIDADES AL INICIO DEL CONTRATO El supervisor debe tener claridad acerca del contenido de los Términos de Referencia y del Contrato, con el fin establecer criterios para controlar su cumplimiento. Esta

etapa empieza cuando el supervisor recibe designación como tal, a la cual se le debe adjuntar fotocopia del contrato, indicando en numero del CDP Y CRP.

Las actividades a realizar son:

1. Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato y la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar y en el evento de tener alguna duda, solicita las aclaraciones correspondientes.
2. Verificar para la suscripción del acta de inicio del contrato, que las garantías, si a ello hubiera lugar, constituidas y aprobadas cumplen con los requisitos legales y contractuales.
3. Suscribir el acta de inicio del contrato dentro del termino señalado.
4. Requerir la entrega de los bienes, servicios y obras contratadas.
5. Remitir al área de contratación a mas tardar dentro del día hábil siguiente el original del acta de inicio del contrato.

ARTICULO 12°: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Son actividades a realizar durante la ejecución del contrato:

1. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto del contratado, establecidas por el hospital, en el contrato y demás documentos contractuales.
2. Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de los elementos que no cumplan con lo requerido.
3. Estudiar y solicitar las modificaciones al contrato que sean pertinentes
4. Controlar e inspeccionar constantemente la calidad del objeto contrato, los equipos, materiales, bienes o insumos y requerir al contratista para que efectúe los ajustes pertinentes conforme a las condiciones pactadas.
5. Requerir al contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones que no se estén ajustando de conformidad con lo previsto en el contrato.
6. Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.
7. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecución y desarrollo del contrato, tales como:

• Acta de Inicio
• Hoja de ruta o bitácora
• Acta de suspensión
• Acta de reinicio
• Certificación de factura
• Demás actas que se requieran y se establezcan para el adecuado desarrollo del contrato

1. Informar por escrito a la oficina jurídica sobre las dificultades que se presenten durante la ejecución del contrato
2. Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimientos, etc).
3. Verificar para efectos de certificación de pago, que el contratista está cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al sistema de seguridad social integral, administradora de riesgos profesionales y aportes parafiscales, según el caso, y avisar a la oficina jurídica cuando el contratista incumpla con esta obligación
4. Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.
5. Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir la certificación junto con la factura a la Subgerencia Financiera.

ARTICULO 13°: ACTIVIDADES DE FINALIZACION DEL CONTRATO. Son actividades de finalización y liquidación del contrato:

1. Realizar el acta de terminación o recibo final o acta de terminación de mutuo acuerdo, según el caso.
2. Elaborar el acta de liquidación del contrato, con la ayuda de la Subgerencia Financiera.
3. Requerir al contratista para efectuar el acta de liquidación y dejar constancia de ello.
4. Suscribir conjuntamente con las partes del contrato el acta de liquidación, dentro del término fijado en el mismo, o en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) mese siguientes su finalización
5. Informar a la subgerencia administrativa, a mas tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega aun acuerdo sobre el contenido, para que expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando el informe de balance final del contrato y además soportes requeridos para la liquidación correspondiente.
6. Remitir a la subgerencia administrativa una vez finalizada la supervisión, toda la documentación relacionada con el ejercicio de la misma.

ARTICULO 14°: EVALUACIÓN FINAL Como parte del control de calidad en todos los aspectos, y en general de la ejecución del Contrato de Obra, Servicio o Suministro, al finalizar los trabajos el supervisor deberá realizar una calificación del Contratista, para lo cual se diligenciará el Formato de Calificación de Contratistas indicado en el Anexo N°. 10.

ARTICULO 15°: ANEXOS. El Manual de Supervisión adoptado a través de la presente resolución contiene los siguientes anexos, los cuales harán parte integral de la presente resolución, así:

ANEXO N°. 1: Formato de designación de interventor o supervisor

ANEXO N°. 2: Acta de Iniciación

ANEXO N°. 3:Acta de liquidación final

ANEXO N°. 4:Acta de terminación o de recibo final

ANEXO N°. 5: Acta de suspensión

ANEXO N°. 6: Acta de reinicio

ANEXO N°. 7: Acta de terminación del mutuo acuerdo

ANEXO N°. 8: Bitácora u Hoja de ruta

ANEXO N°. 9: Certificación de factura

ANEXO N°. 10: Formato de calificación de Contratistas

ARTICULO 16°: La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.