En Bogotá D.C., a los Dieciséis (16) días del mes de mayo de dos mil cinco (2005), siendo las 4.00 p.m. se reunieron en la Sala de Juntas de la Sede Administrativa - UPA Juan XXIII, los integrantes del Comité de Conciliación, previa citación efectuada por la Secretaría Técnica del mismo los siguientes funcionarios:

- GERMÁN ARRIETA VIOLET - Gerente

- JUAN CARLOS CRISTANCHO DÍAZ - Subgerente Administrativo y Financiero

- ESMERALDA GALEANO ZABALA - Subgerente de Servicios de Salud

- ANA VICTORIA GARAVITO MONROY - Jefe Oficina de Gestión Pública y Autocontrol. (Asiste con voz pero sin voto)

- CARLOS MARTÍNEZ - Asesor Jurídico

- GLORIA BARRERO CARRETERO - Asesora para Asuntos Disciplinarios - Secretaria de Comité

La reunión tuvo como objeto discutir los temas que se encontraban en la agenda de citación que forma parte de esta acta.

• Verificación de asistencia

• Asuntos a consideración por parte de los integrantes

• Proposiciones

• Varios

Preside el comité el doctor Germán Arrieta Violet - Gerente, quien verificó la asistencia, determinando que se encontraban todos sus integrantes.

Ejerce la Secretaria la doctora GLORIA EMPERATRIZ BARRERO CARRETERO - Asesora para Asuntos Disciplinarios.

El doctor Germán Arrieta, solicita que se debe dar tramite urgente a los siguientes  asuntos:

1.- Aclaración del acta No. 10 de fecha 13 de diciembre de 2004 en lo referente al caso de COODEMCUN.

2.- Procedencia de acciones de repetición en los siguientes casos:

a.- Desvinculación del funcionario Miguel Saavedra sin las formalidades legales.

b.- Encargo de funciones a Gissel Castiblanco, sin el pago correspondiente de la diferencia salarial

c.- Solicitud de servicios al Hospital Santa Clara, sin haber celebrado contrato previamente.

d.- Solicitud de servicios al Hospital Simón Bolívar, sin haber celebrado contrato previamente.

e.- Hurto de Cheques en el área de Tesorería

El Asesor Jurídico informa que dentro del proceso de conciliación adelantada ante la Procuraduría Octava Judicial con la sociedad denominada ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES Y MUNICIPIOS DE CUNDINAMRCA LIMITADA "COODEMCUN LTDA", el Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Tercera Subsección "B" (donde se encuentra Radicado como Expediente No.2005 - 0746) previo a resolver de fondo mediante providencia del 5 de mayo de 2005 con ponencia de la Magistrada Rabióla Orozco Duque concede tres (3) días, los cuales de acuerdo con la fecha de notificación se vencen el 18 de mayo de 2005 para aportar copia del informe del Revisor Fiscal de que habla el Acta No. 10 del Comité de Conciliación, pues en esta acta no figura el valor autorizado por dicho comité para conciliar.

Agrega, que para dar cumplimiento al proveído antes mencionado tiene copia del Informe del Revisor Fiscal fechado 22 de noviembre de 2004, sin embargo, hace notar que en el referido documento se registra como cifra adeudada la suma de $15.267.890 a la que restándole $1.200.000 indicada por el mismo Revisor Fiscal como el valor del arrendamiento, arroja un resultado de $14.067.890, la cual difiere de la suma conciliada que corresponde a $14.055.807.

Entonces, ante la diferencia presentada de $12.083 a favor del Hospital Chapinero E.S.E. en las cifras anotadas, considera necesaria la intervención del Comité de Conciliación en este estado del proceso ya referido a efecto de dar total claridad al Tribunal Administrativo de Cundinamarca sobre el asunto y así obtener la aprobación de la conciliación efectuada ante la Procuraduría Octava Judicial.

En estas condiciones el Comité acoge los planteamientos efectuados y procede al análisis del caso dentro del cual observa que en la sesión efectuada el 20 de octubre de 2004 acta No.8 se trató el caso y se acordó que se solicitara al contador del hospital certificar la ejecución presupuesta! y los pagos realizados con cargo al contrato No.077 suscrito entre la entidad y COODEMCUN.

Análisis que conforme lo certifica el Grupo Financiero Contable de la Entidad, en conclusión, arroja una cifra total ejecutada del contrato de $75.898.596 de los cuales al contratista se le descuentan:

- Lo correspondiente a la nota crédito de $898.596,

- Por concepto de arrendamiento $1.050.000

- Por concepto de facturas canceladas $59.894.193

Arrojando como resultado exacto la cifra conciliada ante la Procuraduría de $14.055.807.

Con base en lo anterior y teniendo en cuenta que el Contrato No.077 del 2 de mayo de 2003 suscrito entre el Hospital Chapinero E.S.E. y la sociedad ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES Y MUNICIPIOS DE CUNDINAMARCA LIMITADA "COODEMCUN LTDA", contó con el respectivo presupuesto, que los bienes contratados fueron recibidos efectivamente por la entidad contratante, que su pago no se realizó oportunamente debido a fallas netamente administrativas y que con el fin de precaver una demanda, el Comité resuelve ratificar la conciliación ya autorizada (en la sesión del 13 de diciembre de 2004 según consta en Acta No.10) y efectuada con la mencionada sociedad por un valor de $14.055.807 y para los efectos pertinentes hacerlo conocer al Tribunal Administrativo de Cundinamarca.

Sobre los anteriores casos, acuerdan los miembros que se traten en el próximo comité, para lo cual el área jurídica debe presentar en ficha técnica el análisis desde el punto de vista legal a consideración de los integrantes del mismo, a fin de que este determine la procedencia o no de la Acción de Repetición.

En cuanto al Hurto de los cheques del Hospital, el Asesor Jurídico manifiesta que en este caso no existe una responsabilidad patrimonial como consecuencia de una conciliación, y por tanto no existe la necesidad de estudiar la acción de repetición por el momento y que dentro del proceso penal en el que el Hospital se constituyó en parte civil adelantado contra el Banco de Bogotá, se esta solicitando el pago del excedente del perjuicio causado a la entidad, ya que la mayor parte del valor fue reconocido por la Compañía Aseguradora; sin embargo en el próximo comité presentará avances sobre del estado el proceso.

El señor Gerente recomienda que para tomar las decisiones del Comité, es necesario tener en cuenta la circular de mayo 3 de 2005 de la Contraloría de Bogotá, referente a la Acción de Repetición y Comités de Conciliación.

La doctora Gloria Barrero Carretero, Asesora para Asuntos Disciplinarios, comenta que no esta de acuerdo con la posición esbozada por el señor Contralor en la referida circular, toda vez que la Ley 678 de 2001, es clara en determinar que la acción de repetición es una acción civil que debe ejercerse contra el funcionario público como consecuencia de una conducta dolosa o gravemente culposa y que con su actuar haya causado un perjuicio a la entidad, así mismo indica que el Comité de Conciliación de las entidades públicas debe adoptar la decisión respecto a la acción de repetición y dejar constancia expresa y justificada de las razones en que se fundamenta.

Que dentro de estos fundamentos lógicamente el comité debe tener en cuenta, los gastos administrativos y legales en que se incurre el promover este tipo de acciones, ya que en ocasiones estos pueden ser superiores al perjuicio causado.

Frente a los parámetros determinados por la ley, la citada circular considera que el comité no es competente para determinar el dolo o la culpa grave y que se debe proceder a instaurar la correspondiente acción en todos los casos.

Al respecto el Asesor Jurídico manifestó, estar de acuerdo con lo planteado por la doctora Gloria.

La Jefe de la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol, agrega que el prohibirle al comité de conciliación el estudio sobre la procedencia de la acción, como es, si el comportamiento que originó el perjuicio fue con dolo o culpa grave, es tanto como quitarle la razón de ser al comité de conciliación frente a este aspecto.

Que diferente es el hecho que el comité no pueda entrar a calificar dicha conducta sobre un determinado sujeto, toda vez que esta competencia si es de resorte del juez.

Sobre el particular el doctor Germán Arrieta, dispone que dadas las razones antes expuestas, se hace necesario que a través del Asesor Jurídico se solicite aclaración a la circular en comento por parte del señor Contralor de Bogotá.

Agotados los temas a tratar se da por terminada la reunión siendo las 6:00 p.m., para constancia se firma la presente acta.