Que en desarrollo de estas funciones la Junta Directiva del archivo General de la Nación profirió el Acuerdo No. 07 de 1994, por el cual se adopta se expide el Reglamento General de Archivos y en su artículo 19 (modificado por el artículo 4° del Acuerdo 12 de 1.995) señala que cada entidad establecerá un Comité de Archivo, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

Que en la Veeduría Distrital se hace necesario definir las políticas frente a la producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción, recuperación, conservación y acceso a los documentos que se generan y reciben en cumplimiento de sus funciones.

ARTICULO 1°. Crear el Comité de Archivo de la Veeduría Distrital, como órgano asesor interno de la Veeduría, responsable de definir políticas, programas de trabajo y de tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ARTICULO 2°. El Comité de Archivo de la Veeduría Distrital estará conformado por los siguientes funcionarios: Viceveedor Distrital (quien lo preside), los Jefes de las Unidades de Servicios Administrativos y Financieros, Registro y Control y Jurídica y el Profesional Responsable del Archivo, quien actuará como Secretario del Comité.

ARTICULO 3°. Son funciones del Comité de Archivo:

Definir criterios para la producción, recepción, trámite, retención, clasificación, ordenación almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de la documentación, institucional de acuerdo con el precepto de Archivo Total.

Estudiar y aprobar la Tabla de Retención Documental para la Veeduría Distrital y propender por su aplicación y actualización de acuerdo con Ios lineamientos que para tal efecto establezca el Archivo General de la Nación.

Analizar lo relativo a los valores secundarios de los documentos (históricos, científicos y culturales) y establecer lineamientos sobre la selección y el descarte documental de conformidad con los parámetros establecidos por la normatividad colombiana.

Autorizar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, contable o fiscal y que no desarrollen valores secundarios o carecen de relevancia para la ciencia, la historia y la tecnología.

Revisar los manuales Técnicos y Procedimentales que se presenten a su consideración sobre gestión documental y administrativa de archivos para la Veeduría, en concordancia con las políticas, programas y proyectos de la institución y en virtud de la normatividad vigente sobre la materia.

Establecer mecanismos de seguimiento y control para el cumplimiento de las políticas señaladas para el desarrollo de la gestión documental y la administración de los archivos de la institución.

Determinar las políticas y procedimientos de entrega y recibo de archivos a cargo de los funcionarios responsables, en caso de situaciones administrativas tales como traslados, reemplazos, desvinculaciones o similares, en todas las dependencias de la Veeduría.

Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de documentos en la entidad.

Estudiar los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

Presentar los informes sobre su gestión cuando quiera que estos sean requeridos.

Conceptuar sobre contratos y convenios a celebrar con instituciones públicas o privadas involucradas con sus funciones.

Proponer al Veedor, los Coordinadores y Supervisores para contratos y convenios que se suscriban y estén relacionados con las funciones del Comité.

Las demás funciones que le sean asignadas por el Veedor Distrital, inherentes a la finalidad y naturaleza del Comité.

ARTICULO 4°. Podrán asistir como invitados a las sesiones del Comité, aquellos funcionarios o particulares que el mismo Considere puedan hacer aportes en pro del cumplimiento de sus funciones.

El Secretario del Comité de Archivo a solicitud del Presidente, convocará a sesionar a sus integrantes trimestralmente o cuando las circunstancias lo ameriten con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles y deberá preparar el orden del día y la documentación a presentar y levantará el acta respectiva, la que será suscrita por todos los que en la reunión intervengan.

El Asesor encargado de las funciones de Control Interno en la Veeduría, podrá participar como invitado permanente a las sesiones del Comité, con voz pero sin voto.

El Comité deliberará y aprobará con asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.