Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo No. 007 de 1994 adoptó y expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Que el artículo 20, del mismo Acuerdo dispone: "Las entidades oficiales serán responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentación durante todo su ciclo vital. PARAGRAFO: Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestión de documentos comprende: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final".

Que el artículo 21 del citado acuerdo señala que "la organización de los archivos administrativos de las entidades, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad".

Que el artículo 8° de la ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones", incluyó los archivos de las entidades del orden distrital dentro de la clasificación de los archivos territoriales.

Que el artículo 10º de la mencionada ley indicó que "la creación de los archivos contemplados en los artículos 8º y 9º de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio".

Que el artículo 21 de la referida ley establece que "las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos".

Que el artículo 22 de la mencionada ley hace referencia a los procesos archivísticos indicando que "la gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos".

Que el artículo 23 de la misma ley indica que "teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: archivos de gestión; archivo central y archivo histórico".

Que el artículo 26 de la referida ley consagra la obligación de las entidades de la Administración Pública de elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Que el título VI de la ley 594 de 2000 regula el acceso y la consulta de los documentos, indicando para ello en el artículo 27 que "Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley".

Que mediante el Acuerdo No. 047 de 2000 el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación desarrolló el artículo 43 del Capítulo V "Acceso a los documentos del archivo", del reglamento general de archivos sobre "restricciones por razones de conservación".

Que el decreto 4124 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados" en su artículo 2º, establece las instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos, indicando que "en el nivel distrital el órgano coordinador es el Archivo General del Distrito; el órgano asesor el Consejo Distrital de Archivos y los órganos ejecutores, los archivos de las entidades públicas (...)".

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, estableció las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en el Acuerdo 42 de 2002 estableció los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, reguló el Inventario Único Documental y desarrolló los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, en la Circular No.004 de 2003 establecieron los criterios técnicos para la organización de las historias laborales.

Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que la circular No. 041 del 2 de noviembre de 2001, proferida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, prevé la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental de las entidades distritales, con el fin de dar cumplimiento a lo consagrado en el artículo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Ley General de Archivos" y a la circular externa No.001-2001 emanada del Archivo General de la Nación, las cuales establecen la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar las Tablas de Retención Documental.

Que mediante el Decreto 475 de 2006 se creó el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., como organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

Que el artículo 4 del Decreto 514 de diciembre 20 de 2006 establece que: "toda entidad de la administración distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad."

Que el Concejo de Bogotá, mediante el Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006, en el artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el artículo 26 del Decreto 552 del 29 de diciembre de 2006 determina las funciones generales de las dependencias de la Secretaría de Desarrollo Económico, estableciendo en el literal d. la de "responder por la clasificación, organización y configuración de los archivos de gestión y su transferencia al archivo central, conforme a las normas especiales que determinen la materia".

Que mediante la resolución interna No. 161 de 2007 se creó el Comité de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo como órgano encargado de asesorar y recomendar a la Entidad la adopción de políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia archivística.

Que mediante las resoluciones internas Nos. 172 y 189 de 2007 se autorizaron los cargos responsables de firmar las comunicaciones oficiales y se adoptaron los códigos y siglas de las dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Que mediante la resolución interna No. 176 del 25 de septiembre de 2007 se adoptó la Norma Fundamental, el Manual de Estilo "Producción y elaboración de actos administrativos" y se normalizaron los formatos de producción documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Que para la implementación de un Programa de Gestión Documental, el Archivo General de la Nación define dentro de los Requisitos técnicos previos: "Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, (…).

Que para la adecuada prestación de los servicios a cargo del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, es necesario establecer pautas que orienten el ejercicio de esta actividad bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, se logra entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo 1º. Establecer el reglamento para la administración de la correspondencia y de los archivos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, aprobado por el Comité de Gestión Documental en sesión del 1 de abril de 2008, el cual hace parte integral de la presente resolución.

Parágrafo. Las actualizaciones y ajustes al reglamento, se harán a través de la Dirección de Gestión Corporativa, previo análisis y aprobación del Comité de Gestión Documental.

Artículo 2º. La Dirección de Gestión Corporativa deberá proveer lo necesario para la difusión y aplicación del reglamento para la administración de la correspondencia y de los archivos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, con el apoyo del Comité de Gestión Documental.

Artículo 3º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Establecer los lineamientos y procedimientos que le permitan a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, cumplir con el Programa de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

La Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de respeto a los derechos fundamentales, solidaridad, transparencia, respeto a la ley, eficiencia, eficacia, celeridad e imparcialidad.

Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, enviadas y recibidas. Tanto las comunicaciones oficiales externas como las internas serán identificadas por un código único institucional consecutivo que será otorgado y quedará registrado en el Sistema de Gestión de Correspondencia y en el Archivo Oficial de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Cada año se iniciará una nueva numeración, partiendo de uno; este número será único para cada documento y lo identificará a nivel institucional.

Las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico se clasifican y definen como a continuación se indica:

*Según su grado de confidencialidad en: Ordinaria o confidencial.

*Según el grado de prioridad: Acciones Constitucionales, Derecho de petición, Urgente, Proposición del Honorable Concejo de la Ciudad o normal.

*Según los medios de recepción: Correo, fax, correo electrónico o e-mail, personalizado o mensajero, o por mano o directo a un funcionario o empleado.

*De acuerdo con la tradición documental: Original o copia.

*Según el tipo documental: Dispositivos o imperativos, Testimoniales o probatorios e Informativos o noticiosos.

Correspondencia personal o privada. Esta correspondencia sólo se definirá así: cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas e invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a los funcionarios del nivel directivo o asesor de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Numeración de actos administrativos. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva e iniciarse cada año. La secretaria ejecutiva del Despacho de la Secretaría se encargará de llevar el control, atender las consultas de los mismos y elaborar los reportes necesarios y será responsable de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del (a) Secretario (a) de Despacho.

Firmas responsables. La Dirección de Gestión Corporativa será la encargada de velar por el cumplimiento de las resoluciones 172 y 189 de 2007 "Por las cuales se autorizan los cargos responsables de firmar las comunicaciones oficiales y se adoptan los códigos y siglas de las dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico", o de las que las modifiquen o adicionen, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido en dicha resolución.

Área de correspondencia. El área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa es la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y a los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, central e histórico de la entidad. Para ello contará con el personal debidamente capacitado y con los medios necesarios, que permitan desarrollar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

Control de comunicaciones oficiales. El área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa controlará la recepción y envío de las comunicaciones oficiales a través de planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de personal competente y realizará el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Revisión de las comunicaciones oficiales recibidas. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico deberán ser revisadas por el área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida a la dependencia de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.

Cuando una comunicación no indique la fecha de elaboración se le asignará la misma de su registro en el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa y en el resumen del texto se especificará este hecho.

Cuando una comunicación es recibida por error en el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, el funcionario deberá ponerse en contacto vía telefónica con la entidad y/o con el ciudadano, para que envíen a recoger el documento dentro de la hora siguiente a su recepción.

La correspondencia personal o privada, los folletos, las publicaciones periódicas y el material bibliográfico que no constituya una suscripción institucional o elemento de canje, no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte de la Dirección de Gestión Corporativa. Simplemente se efectuará la entrega al destinatario.

Las comunicaciones oficiales recibidas por medios electrónicos, magnéticos, etc., por cualquier dependencia de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico deberán ser radicadas por el área de correspondencia. La dependencia receptora deberá enviarlas a la cuenta de correo del área de Gestión Documental (gestiondocumental@desarrolloeconomico.gov.co), dentro de la hora siguiente a su conocimiento, para que ésta proceda a la recepción, registro y trámite correspondiente. Es responsabilidad del Director o Jefe de cada dependencia velar por el estricto cumplimiento de este deber.

Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. El contenido del original debe ser idéntico al de las copias.

Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada manualmente. La fecha y el número deben colocarse en el momento de elaborar el documento en medio magnético. No se deben colocar consecutivos diferentes al asignado por el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa la cual constituye la numeración oficial.

Los anexos deben ser foliados y deben estar en un solo cuerpo con el original de la comunicación. Es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen completos al área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, y en el número indicado. Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se debe conformar un solo cuerpo por cada uno de los juegos correspondientes. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación la cantidad de folios y anexos que los acompañan.

Cuando se envíen documentos en soporte magnético como VHS, casetes, o disquetes; ópticos como CD, DVD, entre otros, se deberán relacionar en el campo de anexos, especificando el nombre y la cantidad.

Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, será necesario indicar el número de radicado de entrada en el asunto o referencia de la misma. El sobre debe ser diligenciado por la dependencia remisora. Cuando existan copias de la comunicación dirigidas a otras dependencias o entidades, en la oficina remisora también se elaborarán los sobres respectivos con indicación de los nombres, cargos, entidades y direcciones correspondientes.

Devolución de comunicaciones. Cuando una comunicación oficial enviada por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente para que determine si solicita su reenvío o se archiva. Se dejará constancia de la devolución en el sistema y formato automatizado del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa.

Confirmación de la recepción de las comunicaciones oficiales enviadas. Para la confirmación de la recepción por parte de los destinatarios de las comunicaciones oficiales enviadas en formato físico, se utilizará la firma y/o el sello de la persona autorizada para recibirla o la firma del empleado de la empresa de correos oficialmente autorizada, en las respectivas planillas. Una vez recibida la planilla, el área de correspondencia registrará en el sistema la fecha y hora de la recepción y devolverá los oficios firmados.

Obligatoriedad. Las comunicaciones que no cumplan con las normas señaladas en el artículo 10, serán devueltas sin excepción a la oficina correspondiente por parte del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa en los recorridos establecidos para la entrega de comunicaciones.

Registro de las comunicaciones oficiales enviadas. Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan por las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, deberán ser tramitadas a través del Sistema de Gestión de Correspondencia y del Archivo Oficial. Para el efecto, la dependencia remisora será responsable de su contenido y del envío al área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa.

Las comunicaciones deberán contener:

a). Los datos completos del (los) destinatario(s): Nombre, cargo, entidad, dirección actualizada, ciudad, departamento, país, apartado aéreo y número de fax si lo hubiere (todos los datos necesarios para el envío y entrega de los documentos).

b). El código y sigla asignado mediante la Resolución No. 172 de 2007 ó las que la modifiquen ó adicionen.

c). La firma del remitente.

Comunicaciones internas y externas. Para las comunicaciones internas de carácter oficial, se deberán utilizar los formatos 008FT002 -establecido para las circulares- y 008FT003 -establecido para los memorandos, adoptados mediante la resolución No. 176 de 2007 o aquellas que la modifiquen ó adicionen.

Para las comunicaciones externas de carácter oficial, se deberá utilizar el formato 008FT004 establecido para los oficios, adoptado por resolución 176 de 2007 o aquellas que la modifiquen ó adicionen.

El área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa asignará el número consecutivo para las comunicaciones internas o externas enviadas y recibidas, y llevará el control manual y automatizado. Este número consecutivo será único e irrepetible, para toda la Secretaría, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Cuando un funcionario o contratista presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del/a Director/a de Gestión Corporativa.

De la recepción y registro de las comunicaciones. Cuando una dependencia de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, en razón de sus funciones, deba remitir una comunicación de carácter masivo, enviará al área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa a través del sistema y en medio físico la primera comunicación y en anexo el listado de la totalidad de los destinatarios.

Recepción de comunicaciones. El funcionario encargado del área de correspondencia, en razón de sus funciones, cumplirá con el procedimiento establecido en la resolución 023 de 2008 para la recepción de las comunicaciones oficiales o las que la modifiquen o adicionen. Esta resolución señala entre otros aspectos:

a. Todo sobre, paquete o envío postal, será revisado por el funcionario encargado de vigilancia de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

b. Abrir la comunicación mientras esta no indique confidencialidad.

c. Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario. Dirección completa y actualizada.

d. Revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado, cuando fuere el caso.

e. Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación y su relación.

f. Radicar las comunicaciones oficiales colocando los datos básicos del remitente como fecha, hora, radicado de origen, entidad de origen, nombre y cargo del funcionario, destinatario, asunto, tipo de documento, folios, anexos.

Direccionamiento de las comunicaciones. Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, serán direccionadas a la dependencia correspondiente para realizar los trámites pertinentes, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y el Archivo Oficial. El documento físico será enviado según la planilla de entrega establecida para el efecto.

Para el direccionamiento de las comunicaciones oficiales por parte del funcionario encargado del área de correspondencia, se deberá tener en cuenta la siguiente tabla para la correspondencia recibida, de acuerdo con el tipo de información y la correspondiente dependencia o área encargada de dar respuesta o tramite al asunto, de las comunicaciones recibidas:

Entrega de las comunicaciones. Una vez registrada la comunicación en el sistema, se imprimirá la planilla para la entrega de la correspondencia a cada una de las dependencias destinatarias y se hará la distribución por parte del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa.

Las comunicaciones se entregarán y recibirán en las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico en los siguientes horarios, salvo las clasificadas como urgentes, o las que de acuerdo con el criterio establecido por la Dirección de Gestión Corporativa tengan dicho carácter:

Entre las 10:00 a.m. y las 10:10 a.m.

Entre las 2:00 p.m. y las 2:10 p.m.

Entre las 5:00 p.m. y las 5:15 p.m.

Recepción de las comunicaciones por las dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico: El funcionario encargado de la correspondencia en cada dependencia, recibirá la planilla de registro y las comunicaciones por parte del funcionario de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa; cotejará los datos registrados y firmará en el renglón de recibido con indicación de la hora de recibo. El funcionario del área de correspondencia no dejará por ningún motivo comunicaciones y planillas para ser firmadas posteriormente; las comunicaciones que no se reciban en dicho momento serán entregadas en el siguiente recorrido.

En el evento en que estén registradas en la planilla, comunicaciones que no sean competencia de la dependencia, el funcionario que recibe realizará inmediatamente las devoluciones que sean del caso anotándolas en el reporte correspondiente y entregándolas al área de correspondencia para que ésta realice el correcto direccionamiento de las comunicaciones. La dependencia que realiza la devolución deberá asesorar al funcionario del área de correspondencia en el nuevo direccionamiento.

Entrega de las comunicaciones por parte de las dependencias. Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico con destinos externos, deberán ser entregadas en el mismo horario establecido en el Artículo 19 parágrafo 1 de esta resolución. La dependencia correspondiente será la responsable del registro del código institucional asignado por el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa. El funcionario responsable de la Dirección de Gestión Corporativa verificará que la comunicación cuente con el código de envío, en caso contrario no la recibirá.

Distribución y archivo de las planillas de registro de comunicaciones. Las planillas de registro de comunicaciones, con sus respectivas firmas de recibido serán archivadas por la Dirección de Gestión Corporativa y se conservarán por el término que establezcan las tablas de retención correspondientes. Cumplido este plazo, se procederá a su envío al Archivo Central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, para el proceso que corresponda de conformidad con lo dispuesto en las normas legales o reglamentarias pertinentes.

Comunicaciones oficiales vía fax. Las comunicaciones de carácter oficial recibidas y enviadas por este medio, deberán ser radicadas en el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa.

Las dependencias que impriman los fax en papel químico, deberán reproducir este documento sobre papel, para garantizar su permanencia y durabilidad para efectos de conservación y archivo; salvo los casos en los cuales la misma comunicación sea enviada o recibida en soporte papel por la Dirección de Gestión Corporativa.

Parágrafo 2. Cuando una dependencia reciba un fax, de carácter oficial y ese documento sea soporte a un proceso o función de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, la dependencia que reciba el fax deberá enviarlo al área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa para que siga todo el proceso de administración de correspondencia, especificando que envía el mismo para su respectivo trámite.

Comunicaciones oficiales por correo electrónico. Cuando una dependencia envíe o reciba un correo electrónico, de carácter oficial y ese documento sea soporte a un proceso o función de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, la dependencia que envíe o reciba el correo deberá enviarlo al correo de gestión documental (gestiondocumental@desarrolloeconomico.gov.co), para que se imprima y siga todo el proceso de administración de correspondencia, especificando que envía el mismo para su respectivo trámite. Los correos de carácter informativo no serán tramitados por el área de correspondencia. El área de Comunicaciones será la encargada del control, envío y recepción de este tipo de información, boletines, informes especiales, relacionados con las noticias que produce la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

De la gestión del servicio de mensajería. El envío de las comunicaciones oficiales estará a cargo del área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa y se realizará a través de un operador de mensajería urbano debidamente autorizado cuando su destino sea de ese carácter, y de un operador de correo oficial cuando sea nacional y/o internacional y así se requiera. Cuando la importancia o urgencia de la comunicación lo demande, las dependencias remisoras indicarán a la Dirección de Gestión Corporativa el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo.

Los recorridos de mensajería externa se atenderán en dos turnos: Uno en la mañana y otro en la tarde. Cuando se presenten diligencias no programadas y con carácter urgente, se atenderán de acuerdo con la disponibilidad del personal de la Dirección de Gestión Corporativa.

Del Archivo de las comunicaciones oficiales. La Dirección de Gestión Corporativa será la encargada del archivo de las comunicaciones oficiales (consecutivos oficios, memorandos). Ninguna otra dependencia deberá tener en sus archivos esta serie documental; por lo tanto, el consecutivo de correspondencia será único. El área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa administrará el archivo de esta serie y lo conservará por el término que se establezca en las tablas de retención correspondientes. Cumplido este plazo, se procederá a su envío al Archivo Central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico para el proceso que corresponda, de conformidad con lo dispuesto en las normas legales o reglamentarias pertinentes.

De la consulta de las comunicaciones oficiales. El área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa administrará el archivo de los consecutivos de las comunicaciones oficiales de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, permitiendo la consulta de dichos documentos a todos los funcionarios y contratistas que así lo requieran.

Del Archivo de las planillas de registro de comunicaciones. Las planillas de registro de comunicaciones con sus respectivas firmas de recibido, serán archivadas por la Dirección de Gestión Corporativa y se conservarán por el término que establezcan las tablas de retención correspondientes. Cumplido este plazo, se procederá a su envío al Archivo Central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, para el proceso que corresponda de conformidad con lo dispuesto en las normas legales o reglamentarias pertinentes.

De la Organización de los archivos de gestión. La organización de los archivos de gestión debe basarse en las Tablas de Retención Documental debidamente aprobadas.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada dependencia. Se deben abrir carpetas para cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada una de ellas y evitando que al agregarse los correspondientes tipos documentales disminuya la facilidad de consulta por causa de la reducción de espacio. Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada carpeta se debe conservar un máximo de ciento cincuenta (150 folios).

De la organización de las Historias Laborales. Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico:

*Resolución de nombramiento.

*Oficio de notificación del nombramiento.

*Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).

*Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.

*Acta de posesión.

*Fotocopia del Pasado Judicial - Certificado de Antecedentes Penales.

*Certificado de Antecedentes Fiscales- Contraloría de la República.

*Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría.

*Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Personería de Bogotá.

*Fotocopia de la Tarjeta Profesional (según el caso).

*Declaración Juramentada de Bienes de la Función Pública.

*Declaración Extraproceso.

*Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

*Fotocopia de la libreta militar (según el caso).

*Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).

*Afiliaciones a régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

*Certificado de cuenta de ahorros.

*Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

*Evaluación del Desempeño (si pertenece a carrera administrativa).

*Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

De la ordenación. Los documentos deberán colocarse uno detrás del otro en forma secuencial, de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año seguido del mes y al final el día.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma, incluidas las historias laborales.

De la foliación. Los documentos que integran las unidades documentales de las series y subseries, deberán estar foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Se deben retirar los duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones), la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CD, disquetes, videos, etc.), pero sí dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.

De la descripción de documentos. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. Para la identificación de las carpetas y cajas se utilizarán los formatos (013FT006, 013FT007), establecidos por la Dirección de Gestión Corporativa adoptados mediante la resolución No. 176 de 2007 o por las que la modifiquen o adicionen.

Para la descripción documental se elaborará el Inventario Documental, describiendo si corresponde a un inventario individual o transferencia de acuerdo con el formato de inventario y de transferencia (013FT005, 013FT008), normalizados por la Dirección de Gestión Corporativa mediante la resolución No. 176 de 2007 o por las que la modifiquen o adicionen.

De las transferencias. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el responsable del área de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa, diligenciando el formato único de transferencias documentales, regulado por la Dirección de Gestión Corporativa.

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias; fondo, sección, carpetas identificados con su número respectivo; libros, cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda; número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

De la consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado, conforme a la Constitución o a las Leyes. En la oficina correspondiente se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

De las restricciones en el préstamo de originales. Como norma general, se prestarán reproducciones de los documentos solicitados cuando éstas existan en el archivo. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales. Cuando a juicio del Comité de Gestión Documental y Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público y se consultarán en forma digital.

De los servicios. Los servicios de los archivos serán la consulta en el mismo archivo, el préstamo temporal de los documentos, y la utilización de medios reprográficos.

Servicio de consulta. El acceso a los documentos de archivo se realizará en las instalaciones de la dependencia responsable de su cuidado y custodia. En el evento en que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, la identificación completa del expediente, el número total de folios, el nombre y cargo de quien retira el expediente y el término perentorio para su devolución. Éste será de 3 días hábiles. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución. Para tal efecto se utilizará el formato de préstamo (013FT017) adoptado mediante la Resolución 023 de 2008 o por las que la modifiquen o adicionen. Igualmente se dejará constancia del retiro del documento (formato de afuera 013FT010).

Los funcionarios tendrán tres (3) días hábiles para la consulta de documentos, al cabo de los cuales deberán entregar el expediente o carpeta objeto del préstamo. Si los funcionarios requieren por más tiempo la consulta de los documentos prestados deberán renovar el préstamo por otro período igual. El funcionario responsable del archivo velará por el cumplimiento de estos tiempos y por el reintegro de las carpetas y expedientes en su totalidad y en perfecto estado.

Préstamo de documentos. El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solamente con el visto bueno del(a) Director(a) de Gestión Corporativa mediante oficio motivado y según la consulta, conforme al Acuerdo 047 de 2000 del Archivo General de la Nación "Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".

Cada usuario se responsabilizará por el cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas; además cuando una Entidad o persona requiera información y sea indispensable retirar documentos del expediente, se diligenciará el formato hoja de control y se ubicará en el lugar de donde fueron retirados los documentos.

La salida temporal de documentos, sólo se hará en casos imprescindibles. El Jefe de la respectiva dependencia y el Director de Gestión Corporativa autorizarán la salida temporal de documentos originales, copias o expedientes de los archivos de Gestión de la Secretaría y del Archivo Central sólo en los siguientes eventos:

*Por solicitud expresa del Jefe de la dependencia productora de los documentos.

*Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control.

*Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración.

La primera fuente de consulta de los documentos del Archivo Central para las dependencias, será la relación de la respectiva transferencia devuelta por el área de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa, en donde se encuentran todos los elementos de información para facilitar su recuperación.

Los documentos que se presten al público serán reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

Servicio de referencia. El área de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa prestará el servicio de Referencia de los documentos una vez organizados y custodiados por esta área.

Servicio de asesoría y formación archivística. La Dirección de Gestión Corporativa orientará permanentemente a los funcionarios y/o usuarios externos sobre las políticas archivísticas tanto internas como externas y sobre los servicios ofrecidos en el archivo.

Servicios de reprografía. Las reproducciones serán realizadas por la Dirección de Gestión Corporativa. No se autorizará el empleo de aparatos o materiales ajenos a la Dirección sin expresa autorización del Director.

En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los funcionarios y usuarios deberán hacerse a partir de las reproducciones existentes.

Coordinación del servicio de reproducción. La Dirección de Gestión Corporativa, a través del servicio de reproducción de documentos, coordinará y supervisará los proyectos de reproducción sistemática de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.

Servicio a entidades públicas. En todos los casos, las entidades públicas tendrán prelación en la prestación de servicios por parte de los archivos.

De la selección. El Comité de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico será el encargado del proceso de selección determinando la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. El proceso de selección será aplicado a la documentación que ha perdido su vigencia, a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.

Del proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por el Archivo General de la Nación, y por el Archivo Distrital previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el Comité de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

De la autorización para eliminación. La autorización para eliminación de documentos será responsabilidad del Comité de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, el cual deberá levantar, en cada caso, un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

De los sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. La estantería para los Archivos de Gestión de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico estará diseñada de acuerdo con la dimensión de las unidades de conservación y contendrá los mínimos estándares de construcción establecidos en el Acuerdo 37 de 2002, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Para el almacenamiento de los documentos en los archivos de Gestión se adoptarán las carpetas tamaño oficio marbete horizontal ó las carpetas de cuatro aletas desasificadas y las cajas de cartón de archivo, debidamente identificadas, de acuerdo con los formatos establecidos por el área de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa.

De la conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, la cual es considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, cuando un documento sea objeto de deterioro, el área de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa determinará la viabilidad del préstamo o reproducción del documento.

Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.

De la disposición final de documentos. Para el proceso de disposición final de los documentos se tendrá en cuenta lo establecido en las tablas de retención documental, de la respectiva dependencia. Sólo en el caso en que las series o tipos documentales no se hallen registrados en las tablas de retención documental de la dependencia respectiva, el Comité de Gestión Documental de la Secretaría determinará el proceso de disposición final de los documentos, cumplidos los tiempos de retención en los archivos de gestión y central y analizados los valores primarios y secundarios de los mismos.

De la imagen corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico establecerá por resolución la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC existentes para el efecto y el manual de estilo de la Alcaldía mayor adoptado mediante el Decreto 213 del 24 de mayo de 2007, y demás normas vigentes que reglamenten la materia y de acuerdo con la resolución interna No. 176 de 2007 o las que la modifiquen o adicionen.

La leyenda de pie de página debe contener el slogan de la administración de turno, la dirección actualizada, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página Web y la dirección del correo electrónico de la Secretaría, teniendo en cuenta las normas ICONTEC existentes para el efecto, y el manual de estilo de la Alcaldía Mayor adoptado mediante el Decreto 213 del 24 de mayo de 2007.

Horarios de atención al público. El horario de atención al público para la recepción física de las comunicaciones, y para la consulta de documentos en los archivos de gestión y central, será de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes, en días hábiles laborales.

Divulgación del presente reglamento. En los archivos de gestión de cada dependencia existirá al menos un ejemplar del presente reglamento a disposición de los funcionarios y del público en general.

El siguiente glosario de términos archivísticos, complementa y permite dar claridad al presente reglamento:

*Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de la Secretaría.

*Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos.

*Archivo: Conjunto de documentos generados o recibidos como producto de una gestión sin importar su soporte, los cuales una vez cumplido su trámite, deben ser conservados orgánicamente.

*Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite, cuando su consulta es constante.

*Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

*Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramité se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

*Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico como resultado de su gestión.

*Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

*Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

*Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.

*Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

*Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

*Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

*Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, independientemente del medio utilizado.

*Comunicación Externa enviada: Son los documentos y/o comunicaciones oficiales emitidos por las dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. El área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa recibirá los documentos radicados por las dependencias y su labor será de distribución a las diferentes personas naturales y/o jurídicas externas.

*Comunicación Externa Recibida: Agrupa los documentos emitidos por personas o entidades externas con destino a dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

*Comunicación Interna Enviada: Agrupa los documentos emitidos por las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico con destino a cualquiera de las mismas.

*Comunicación Interna Recibida: Agrupa los documentos recibidos de las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

*Comunicación o Documento Dispositivo o Impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, decretos, acuerdos, sentencias, resoluciones, circulares, directivas y afines.

*Comunicación o Documento Informativo o Noticioso: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.

*Comunicación o Documento Testimonial o Probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, por ejemplo: los registros del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.

*Comunicación Ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico a través del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, dirigida a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,a sus servidores públicos en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento público.

*Comunicación Reservada o Confidencial: Es la comunicación que ingresa a través del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, dirigida a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, a sus servidores públicos en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o contratistas involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.

*Comunicación Urgente: Es la comunicación que de acuerdo con el grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente; se incluyen aquí los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines, las proposiciones del Concejo de Bogotá, los derechos de petición, entre otros.

*Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

*Conservación de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Comprende los métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

*Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

*Copia: Reproducción puntual de otro documento.

*Copia Auténtica: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

*Copia de Seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

*Correo Electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, y a sus funcionarios o contratistas en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico de carácter oficial, y que por su importancia y relevancia requieran ser tramitadas bajo los procedimientos del área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa serán administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite.

*Correspondencia Personal o Privada: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del servidor público. Estas no generan trámites para las instituciones.

*Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

*Depósito de Archivo: Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

*Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

*Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

*Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm, entre otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

*Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

*Disposición final de Documentos: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

*Distribución de Documentos: Actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

*Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

*Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

*Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

*Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

*Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

*Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

*Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

*Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

*Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

*Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

*Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

*Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

*Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

*Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

*Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

*Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

*Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

*Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

*Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

*Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

*Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

*Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

*Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

*Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

*Radicar: Es la acción mediante la cual se registran los datos básicos del documento enviado y se asigna un número consecutivo el cual se sella sobre el documento, dejando constancia de la fecha y hora, con la función de identificarlo al interior de la entidad.

*Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

*Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

*Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el área de Correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa ingresa en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), fecha y hora de recibo o envío entre otros, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

*Registro de Documentos: Anotación de los datos del documento en los modelos de control.

*Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

*Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

*Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

*Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

*Selección documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio del muestreo.

*Serie: Grupo de documentos que por su procedencia se ordenan en una unidad documental.

*Servicios de Archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.

*Sistema de Gestión del área de Correspondencia y archivo: Es el conjunto de procedimientos establecidos por la Dirección de Gestión Corporativa para la administración de las comunicaciones oficiales y la gestión de los archivos de gestión y central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico en concordancia con la Normatividad Archivística emitida por los Archivos General de la Nación y del Distrito. El Sistema puede ser manual o automatizado de acuerdo con los requerimientos de la entidad.

*Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

*Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

*Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

*Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

*Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente.

*Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un tomo.

*Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

*Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

*Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

*Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

*Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

*Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

*Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

*Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

*Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

*Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.