Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de un (1) Procedimiento y un (1) Protocolo, con el objeto de ajustarlos a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 155 del 23 de Septiembre de 2002, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente Procedimiento:

ARTÍCULO  SEGUNDO: Modificar la Resolución 174 del 4 de Junio de 2007, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente Protocolo:

ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETO

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DEFINICIONES

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6 PROCEDIMIENTO

MODIFICACIONES

CON LO S REQUISITOS ESTABLECIDOS POR EL MECI JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

1 OBJETO

Describir las actividades necesarias para adelantar la planeación de la evaluación independiente del sistema de control interno.

2 ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de la Oficina de Control Interno y su equipo de funcionarios, en la planeación de la evaluación independiente del sistema de control interno que tiene que ser cumplida en el año.

Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo y entidades externas.

3 RESPONSABLE

El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Control Interno.

4 DEFINICIONES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Se entiende por control interno el sistema conformado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, políticas, normas legales, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la empresa para que, siendo una actividad del proceso administrativo, asegure razonablemente que todas las actividades, operaciones, decisiones, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

En consecuencia deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Constitución Nacional de Colombia – Artículos 209 y 269

* Ley 87 de 1993

* Ley 190 de 1995

* Decreto 1826 de 1994

* Decreto 280 de 1996

* Decreto 2150 de 1995

* Decreto 2145 de 1999

* Decreto 2539 del 2000

* Decreto 861 del 2000

* Decreto 1599 de 2005

* Decreto 387 de 2004

* Directiva 008 de 2006

6 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACION DE LA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Justificación

4.2 Características de la Tarjeta Funcionario

4.3 Reglas de Uso

4.4 Cupos de Uso

5. NORMAS PARA LA ASIGNACIÓN Y EXPEDICIÓN DE TARJETA FUNCIONARIO NUEVA

6. NORMAS PARA EL MANEJO DE NOVEDADES Y MODIFICACIONES EN LAS TARJETA FUNCIONARIO

6.1 Actualizaciones y/o modificaciones

6.2 Extravío, hurto y reexpedición

6.3 Devolución

7. CONTROL DE USO

MODIFICACIONES

Cambio de responsable del protocolo de profesional Especializado de Distribución y Recaudo por Profesional Universitario de Recaudo.

Actualización del numeral 4.4 Reglas de uso

Actualización del numeral 4.5 Perfiles de cargo

Actaulización de numerales 5.2 y 5.3, respecto a responsabilidades por el control de las tarjetas funcionario, y firma de las actas correspondientes de entrega.

Actualización numerales 6.1, 6.2 y 6.3 en lo referente a "Aclaración de las actualizaciones y/o modificaciones, extravío o hurto y devolución.

Se incluyó en el ítem 7 control de tarjetas, los responsables para el control de las tarjetas Prof. Universitario de Recaudo

1. OBJETO

Estandarizar las condiciones para la expedición, manejo y control de la Tarjeta Funcionario, para garantizar que esta se realice bajo condiciones seguras para la operación.

2. ALCANCE

Este protocolo es para conocimiento y aplicación de los funcionarios y/o contratistas de TRANSMILENIO S.A. y funcionarios de los concesionarios y/o contratistas que reciben y usan la Tarjeta Funcionario, para el desempeño de sus labores

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este protocolo, es el Profesional Universitario de Recaudo.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Justificación

Los contratos de concesión para el recaudo en el Sistema TransMilenio establecen la existencia de dos tipos de tarjetas: las de los pasajeros del Sistema TransMilenio y las de los funcionarios del Sistema TransMilenio. TRANSMILENIO S.A., como empresa gestora del Sistema, tiene la capacidad para asignar las Tarjeta Funcionario a sus empleados y al personal de soporte autorizado1.

El objetivo de la Tarjeta Funcionario es permitir el acceso al Sistema Transmilenio a través del sistema de recaudo, a aquellas personas que deben ingresar para cumplir sus funciones, tareas, o prestar servicios dentro del Sistema.

1 Contrato de recaudo Fase I: Cláusula 82 Características Técnicas y Funcionales de las tarjetas inteligentes, numeral 3. Contrato de recaudo Fase II, cláuulas 106, Aplicacions en las BCA, numerl 4.

El presente protocolo constituye una herramienta para la correcta utilización de la Tarjeta Funcionario y prevenir un uso diferente a aquel para el cual fue creada.

4.2 Características de la Tarjeta Funcionario

De color verde, en su cara frontal tiene la impresión del logotipo de TRANSMILENIO S.A. y el texto TARJETA FUNCIONARIO; en la cara posterior lleva el logotipo de la empresa de recaudo y el número serial (único) que permitirá generar la información de fechas, horas y estaciones de entrada. Esta tarjeta es de propiedad del Sistema TransMilenio y no será retenida en los torniquetes. El modelo de la Tarjeta Funcionario, se muestra a continuación:

FIGURA 1. TARJETA FUNCIONARIO

4.3 Reglas de Uso

La Tarjeta Funcionario se asigna al personal vinculado al sistema directa o indirectamente con el fin de cumplir con las funciones del cargo o la prestación del servicio. Para efectos de control cada Tarjeta debe tener un responsable y por tanto es personal e intransferible. Con el fin de mantener un control, la tarjeta tiene asignado un cupo de usos, el cual no requiere recarga alguna. Al momento de retiro del funcionario, cese de labores o finalización del contrato, la tarjeta debe ser devuelta a TRANSMILENIO S.A. Será responsabilidad de los interventores o Directores de Área la identificación y actualización de la información, así como el control de uso de las tarjetas a su cargo.

El único medio para ingresar al Sistema TransMilenio será la validación en los torniquetes de Tarjeta Funcionario o pagando los derechos de viaje.

4.4 Cupos de uso

Para la expedición de la Tarjeta Funcionario se requiere establecer unos límites teóricos de uso según las funciones que cumpla cada cargo dentro del Sistema. Se tendrán cupos de 100, 200, 300 y 600 usos.

5 NORMAS PARA LA ASIGNACIÓN Y EXPEDICIÓN DE TARJETA FUNCIONARIO NUEVA

* TRANSMILENIO S.A. determinará las empresas sujeto de Tarjeta Funcionario.

* Para la expedición de Tarjeta Funcionario se debe presentar solicitud escrita ante TRANSMILENIO S.A. con los siguientes datos: Persona responsable del control de las Tarjeta Funcionario asignadas (o interventor encargado); No. de Tarjeta Funcionario requeridas, cargos, funciones, justificación de la solicitud de Tarjeta Funcionario, cupo de usos requeridos y responsables de cada tarjeta con nombres completos e identificación.

* TRANSMILENIO S.A. solo aprobará la expedición de las Tarjeta Funcionario que cumplan los criterios establecidos en el presente protocolo, previa firma de las actas correspondientes de entrega.

6 NORMAS PARA EL MANEJO DE NOVEDADES Y MODIFICACIONES EN LAS TARJETA FUNCIONARIO

6.1 Actualizaciones y/o modificaciones

* Reubicaciones funcionales: Cada interventor o responsable de las Tarjeta Funcionario asignadas, debe llevar un control estricto de la identificación y asignación de cada una de las Tarjetas a su cargo.

* En caso de requerir modificaciones a las especificaciones de alguna tarjeta, se debe presentar solicitud por escrito a TRANSMILENIO S.A.- Dirección de Operaciones, justificando los cambios. TRANSMILENIO S.A. analizará la solicitud y realizará las modificaciones a que haya lugar.

6.2 Extravío, hurto y reexpedición

* En caso de pérdida o hurto es responsabilidad del Usuario de la Tarjeta Funcionario, reportar inmediatamente la novedad, para que la tarjeta sea bloqueada. La reposición debe ser solicitada por la empresa o el usuario de la Tarjeta Funcionario a TRANSMILENIO S.A., para lo cual debe adjuntar copia del denuncio y recibo de pago correspondiente. El costo de reposición es de 2 SMDLV.

* La consignación se debe realizar a nombre de ANGELCOM S.A. en la cuenta de ahorros Nº 00150000092-0 de DAVIVIENDA.

6.3 Devolución

* Es responsabilidad de cada interventor o Responsable, devolver las Tarjeta Funcionario al momento de retiro, cese de labores o finalización del contrato del usuario.

* Se puede reasignar la Tarjeta Funcionario al funcionario que lo reemplace o a otro con perfil de cargo similar; siempre y cuando esta información sea actualizada a fin de mantener control sobre las tarjetas. En caso de que la Tarjeta Funcionario no sea devuelta, se deberá informar de inmediato a TRANSMILENIO S.A para que sea bloqueada.

* Si en la devolución de las tarjetas existen faltantes, se debe seguir las actividades de Extravío, hurto y reexpedición mencionadas en el presente protocolo

7 CONTROL DE USO

Es responsabilidad de cada empresa, Interventor o responsable llevar un estricto control sobre la correcta utilización de las Tarjeta Funcionario asignadas, sin perjuicio de los controles que le asisten al concesionario de recaudo y a TRANSMILENIO S.A. Cada empresa responderá ante TRANSMILENIO S.A. por usos indebidos de las Tarjeta Funcionario. Los usos indebidos de la Tarjeta Funcionario se entienden como aquellas entradas al Sistema donde se realicen desplazamientos con fines diferentes a los contemplados en el objetivo de la tarjeta.

A cada interventor, responsable o empresa se enviará con cortes mensuales un reporte de los usos de Tarjeta Funcionario a su cargo, a fin de verificar que las entradas registradas en las bases de datos del sistema de recaudo correspondan a los parámetros establecidos en el presente protocolo.

Si una vez efectuada la revisión de los usos, se encuentran pasos no autorizados, injustificados o se supera el cupo asignado, los responsables de cada una de estas tarjetas deben consignar el valor con la tarifa vigente de los viajes indebidos, injustificados o excedidos en la cuenta corriente Nº 061035457-056 del Banco HSBC a nombre de HSBC Fiduciaria Fideicomiso SIT; esta consignación debe ser entregada a TRANSMILENIO S.A. para realizar la conciliación correspondiente.

Para los funcionarios que por cuestiones operativas y/o estrictamente laborales, requieran dar entrada al Sistema a terceros con la Tarjeta Funcionario asignada, se debe informar al Centro de Control para que se registre en bitácora dicho evento. Este registro debe quedar únicamente en las novedades de los concesionarios de recaudo de dicha bitácora.

Las entradas que se permitan al Sistema con la Tarjeta Funcionario por motivo de contingencia para el personal de TRANSMILENIO S.A., autorizado a atender estos eventos, deben ser informadas al centro de control para que sean registradas y almacenadas en la bitácora, en las novedades del concesionario de recaudo.

En el caso de falla de lecturas en los torniquetes (El torniquete valida pero no da paso) al utilizar la Tarjeta Funcionario, El usuario debe reportar al Centro de Control dicho incidente para que sea registrada y almacenada en la bitácora, en las novedades de los concesionarios de recaudo.