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Resolución 464 de 1999 Departamento Administrativo de Bienestar Social

Fecha de Expedición:
--//1999
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 464 DE 1999

RESOLUCIÓN 464 DE 1999

(agosto 18)

por la cual se conforman los Grupos Internos de Trabajo en el Departamento Administrativo de Bienestar Social - DABS.

LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL - DABS,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Artículo 19 del Decreto 498 de 1999.

CONSIDERANDO:

Que la Dirección General podrá conformar grupos internos de trabajo, de acuerdo con la estructura organizcional, las necesidades del servicio y los programas y proyectos del Departamento.

Que se hace necesaria la conformación de los aludidos grupos con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia las acciones y cumplir con los objetivos, políticas, planes y programas del organismo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°.- Conformar los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administración de Bienestar Social - DABS, que se relacionan a continuación: Ver el Decreto Distrital 598 de 1999

1. DIRECCIÓN GENERAL:

1. Unidad Ejecutiva de Localidades - UEL.

Objetivos: Adelantar, supervisar y hacer el seguimiento de los procesos de contratación que permitan comprometer los recursos de los Fondos de Desarrollo Local de manera técnica y eficiente.

Funciones:

  1. Armonizar el Plan de Desarrollo Local con el Plan de Acción del DABS.
  2. Posibilitar alianzas estratégicas que viabilicen una intervención intersectorial.
  3. Evaluar y definir con el Alcalde Local, el Gerente COL y el funcionario responsable del proyecto en el Centro Operativo Local, la viabilidad técnica, económica, financiera, institucional, legal y ambiental de los proyectos en estudios y en ejecución en la Localidad.
  4. Coordinar con las Gerencias de Protección, Prevención, Programas Especiales, Exclusión Social y Orientación y Referenciación el concepto técnico de los proyectos sociales que se financien con recursos de los Fondos de Desarrollo Local.
  5. Asesorar y apoyar a los Gerentes de los Centros Operativos Locales y a los demás funcionarios del Departamento en la presentación de los proyectos locales.
  6. Confrontar el Plan de Compras y las existencias del inventario del DABS con las compras de bienes muebles que se vayan a realizar y las realizadas en los proyectos locales con el propósito de racionalizar el gasto y evitar duplicidad en la inversión de recursos.
  7. Elaborar el Plan de Trabajo que requiera la ejecución del Plan de Inversión de cada Localidad en coordinación con los Alcaldes Locales y los Gerentes de los COL.
  8. Coordinar con la oficina de asesoría el Plan de Desarrollo del Recurso Físico del Departamento el estudio y concepto técnico de los proyectos locales que impliquen la ejecución de obras.
  9. Remitir a la Oficina Asesora de Control Interno del DABS la relación mensual de los contratos celebrados.
  10. Adelantar, coordinar, realizar y controlar los procesos de contratación a su cargo.
  11. Constatar que los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS, se entreguen a los responsables de los proyectos mediante acta.
  12. Supervisar que se suscriban los actos administrativos pertinentes entre la Alcalde Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Loca para la ejecución de los proyectos DABS.
  13. Supervisar que en los actos administrativos a celebrarse ente la Alcaldía Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS, se especifique claramente cuales bienes muebles son devolutivos y cuales son los bienes muebles de consumo, así como las condiciones para cada tipo de bien según su naturaleza.
  14. Enviar mensualmente a la Unidad de Apoyo Logístico, los actos administrativos celebrados entre la Alcaldía Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS. 

2. Grupo de Quejas y Reclamos.

Objetivos: Diseñar, implementar y coordinar el servicio de Quejas y Reclamos para la recepción, trámite y resolución oportuna de las peticiones, las quejas y los reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión y objetivos funcionales del Departamento.

Funciones:

  1. Desarrollar, coordinar y supervisar los procesos de recepción, trámite y resolución de las peticiones, quejas y reclamos que formulen los usuarios de los servicios del Departamento y velar porque las peticiones, quejas y reclamos que se presente, sean resueltas por las dependencias competentes, según los principios, términos y procedimientos dispuestos en las normas legales vigentes para el ejercicio del derecho de petición.
  2. Informar trimestralmente a la Dirección del Departamento acerca de los servicios de quejas y reclamos.
  3. Informar periódicamente a la Dirección del Departamento acerca de las recomendaciones y sugerencias efectuadas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que presta el Departamento, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.
  4. Diseñar y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen o surtan en el Grupo.
  5. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.

  1. Grupo de Organización y Sistemas.

Objetivos: Asesorar, coordinar y evaluar el soporte organizativo y de sistemas en términos de estructura organizacional, métodos y procedimientos administrativos, y de implementación y mantenimiento de los sistemas operativos, de información y de software básicos en la Entidad, para desarrollar y mantener una organización moderna, adecuada y orientada al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales del DABS.

Funciones:

En el área de Organización y Métodos:

  1. Asesorar, coordinar, supervisar y desarrollar actividades relacionadas con el estudios y análisis permanentes de la estructura organizacional y funcionamiento interno del DABS, el desarrollo de procesos de racionalización y modernización de la Organización.
  2. Realizar, en coordinación con la Oficina Asesora de Control Interno y demás dependencias, manuales de Control Interno de procesos y de procedimientos.
  3. Apoyar a la Unidad de Gestión Humana en la realización de estudios técnicos de análisis de planta de empleos, cargas de trabajo y elaboración del manual funciones de los empleos.
  4. Responder por los procesos de contratación que se originen en el área.
  5. Coordinar con la Unidad de Gestión Humana la programación y realización de los cursos de capacitación en el área de organización y métodos.
  6. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

En el área de Sistemas:

  1. Asesorar, coordinar y supervisar los aspectos informáticos del Departamento para el desarrollo y mejora de los sistemas de información y asegurar la existencia de una adecuada estructura informática en la Entidad.
  2. Asesorar, coordinar y supervisar los aspectos de sistematización de la información y realizar el desarrollo, implementación y mantenimiento del software básico y sistemas operativos que requiera el DABS en todas sus dependencias, programas y servicios.
  3. Coordinar, supervisar y realizar estudios de necesidades de hardware y software de las distintas áreas de trabajo, y de adquisición de productos y servicios, con los parámetros de productividad y optimización de las aplicaciones, equipos de computación y recursos asignados.
  4. Asesorar, coordinar, supervisar y prestar servicios a las distintas dependencias relacionadas con la instalación, manejo y mantenimiento de equipos y programas de computación, y de entrenamiento de personal en sistemas.
  5. Responder por los procesos de contratación que se originen en el área.
  6. Coordinar con la Unidad de Gestión Humana la programación y realización de los cursos de capacitación en el área de sistemas.
  7. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.

  1. Grupo de Comunicaciones.

Objetivos: Asistir a la Dirección en la definición de políticas de comunicación y relaciones públicas del Departamento.

Funciones:

  1. Diseñar y proponer a la Dirección del Departamento las políticas y estrategias de comunicación y relaciones públicas del Departamento.
  2. Proyectar la identidad e imagen corporativa del DABS.
  3. Dirigir y mantener las relaciones de la Entidad con los diferentes medios de comunicación.
  4. Organizar y asistir a las distintas dependencias en la realización de ruedas de prensa, reuniones, seminarios, etc.
  5. Diseñar, homogeneizar e implementar los canales de comunicación interna y externa que deben seguir las distintas dependencias.
  6. Orientar, elaborar y desarrollar, en coordinación con las distintas dependencias, proyectos y campañas de comunicación y divulgación hacia los usuarios de los servicios, con medios propios o externos a la Entidad.
  7. Asesorar, supervisar y hacer el seguimiento de las campañas de divulgación que se adelante en el Departamento, analizando sus resultados y proponiendo, si es del caso, medidas correctivas.
  8. Asesorar, coordinar y homogeneizar los diferentes tipos de comunicación y publicaciones de la Entidad hacia los usuarios.
  9. Coordinar y tramitar en las diferentes áreas, la contratación de la publicidad con entidades privadas y públicas.
  10. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.

2. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

2.1. EN LA UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA.

2.1.1. Grupo de Desarrollo Humano.

Objetivos: Apoyar a la Unidad con el desarrollo de las políticas de recursos humanos del Departamento y la aplicación de las estrategias emanadas de la Jefatura de la Unidad referentes a la selección, evaluación, administración, profesionalización y capacitación de personal

Funciones:

  1. Aplicar las normas de carrera administrativa de conformidad con las estipulaciones legales vigentes.
  2. Programar y realizar las actividades relacionadas con el desarrollo de los procesos de reclutamiento, selección, registro y evaluación del personal de carrera administrativa de acuerdo con las normas vigentes los perfiles de los empleos.
  3. Detectar y analizar las necesidades de formación del personal, elaborando el Plan de Capacitación, así como coordinar y evaluar su implementación y ejecución.
  4. Revisar y mantener actualizada la Planta de Empleos, llevando un sistema de información donde se registren los nombramientos, vacantes, traslados y demás movimientos de planta de los servidores públicos del Departamento.
  5. Apoyar al Jefe de la Unidad en la elaboración y actualización del Manual de Funciones y Requisitos del Departamento.
  6. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.1.2. Grupo de Nómina y Liquidaciones.

Objetivos: Apoyar la gestión administrativa de personal, llevando el archivo de hojas de vida y preparando documentos e informaciones referidos al reconocimiento y liquidación de los compromisos de la Entidad con el personal de planta a su servicio y ex empleados.

Funciones:

  1. Apoyar al Jefe de la Unidad en la planeación, control, coordinación y expedición de constancias.
  2. Supervisar archivos y mantener actualizada la información básica relacionada con la situación administrativa de los servidores y ex servidores públicos del Departamento.
  3. Efectuar liquidaciones y preparar los documentos, nóminas y planillas necesarios para el pago de los compromisos de la Entidad por conceptos de sueldos, prestaciones sociales y aportes laborales y patronales.
  4. Llevar el registro de novedades de personal que afecten la nómina y las hojas de vida.
  5. Elaborar y expedir las certificaciones de pagos y descuentos que requieran la Entidad, los empleados y ex funcionarios de la Entidad.
  6. Participar y colaborar en la actualización del sistema de información de personal del DABS.
  7. Preparar los documentos y actos administrativos propios de la gestión administrativa de personal relacionados con vacaciones y demás novedades de personal al Servicio del Departamento.
  8. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.1.3. Grupo de Reclamaciones Laborales.

Objetivos: Apoyar a la Unidad de Gestión Humana en las actividades relacionadas con la aplicación de normas laborales, diseño de reglamentos internos y su debida implementación.

Funciones:

  1. Preparar los documentos y actos administrativos propios de la gestión administrativa de personal relacionados con el nombramiento, licencias, vacaciones, retiro y demás novedades de personal de los servidores y ex servidores públicos del Departamento.
  2. Asistir al Jefe de Unidad en las relaciones de la Entidad con los representantes sindicales y de los empleados, en lo relacionado con las diferentes situaciones administrativas.
  3. Coordinar las relaciones de la Unidad con los organismos de seguridad y bienestar social como ISS, IPS, Cajas de Compensación para la inscripción de la Entidad y los servidores públicos, el pago de los aportes laborales y patronales y para garantizar la prestación de los servicios a que tienen derechos los servidores públicos del Departamento afiliados a éstos.
  4. Asistir a la Unidad en la elaboración e implementación de reglamentos de trabajo, de seguridad industrial y salud ocupacional.
  5. Atender consultas y reclamaciones de representantes sindicales, de los servidores y ex servidores públicos del Departamento, en aspectos laborales y canalizar sus demandas hacia la Jefatura de la Unidad de Gestión Humana o Grupo de éstas que deba resolverlas.
  6. Asistir a la Unidad en los proyectos de respuestas a Derechos de Petición tutelas y consultas.
  7. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.2. EN LA UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS.

2.2.1. Grupo de contabilidad.

Objetivos: Apoyar a la Unidad de Recursos Financieros, elaborar y presentar los estados financieros del Departamento de acuerdo con la normatividad vigente y llevar el control de las diferentes obligaciones.

Funciones:

  1. Hacer conciliaciones mensuales con los grupos de Almacén e inventarios, Presupuesto y Cuentas, antes de rendir los informes sobre la contabilidad del Departamento.
  2. Registrar y mantener al día la Contabilidad del Departamento, aplicando las normas contables que rigen para el Distrito Capital.
  3. Proponer políticas, sistemas y procedimientos contables de acuerdo con las disposiciones nacionales y distritales establecidas sobre la materia.
  4. Responder por la elaboración de los Estados Financieros del Departamento y presentación oportuna a la Dirección y autoridades de control.
  5. Apoyar al Jefe de la Unidad Financiera en la preparación y presentación de informes sobre el comportamiento de los Estados Financieros de la entidad, para ser presentados como mínimo dos veces al año, a al Dirección, Subdirecciones, Oficina de Control Interno, debidamente firmados por el Jefe de la Unidad y Contador.
  6. Liquidar los impuestos, realizar la codificación contable y elaborar la respectiva Orden de pago.
  7. Revisar las conciliaciones bancarias de las cajas menores.
  8. Revisar las legalizaciones de cajas menores y avances.
  9. Hacer visita permanente a las dependencias del Departamento que manejan Cajas Menores para revisar la custodia y manejo de los títulos, chequeras, cheques efectivo y libros.
  10. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de contabilidad.
  11. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.2.2. Grupo de Cuentas.

Objetivos: Apoyar a la Unidad y preparar, analizar y tramitar documentos e información contable financieras referida a cobros y pagos, control de cuentas bancarias y realización de informes de tesorería.

Funciones:

  1. Preparar, analizar, revisar y tramitar documentos e información para cobros y pagos, control de cuentas bancarias y realización de informes de tesorería.
  2. Responder por los documentos para pago a terceros que se reciban en la dependencia y que estén en custodia en la Caja de Seguridad y tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo, entrega, tramite de los documentos sobre el cobro y pago a terceros.
  3. Responder por la seguridad en el manejo de claves y relaciones de giro, entregadas por la Dirección a Tesorería.
  4. Dirigir, ejecutar y controlar los trámites para la apertura o cancelación de cuentas bancarias, conforme las autorizaciones del ordenador de gastos y las normas expedidas por la Secretaría de Hacienda.
  5. Llevar el control de las ordenes de pago y autorizaciones de giro enviadas a la Tesorería Distrital.
  6. Llevar registros en los libros y/o medios magnéticos, sobre el trámite diario de pagos y elaborar la Cuenta Diaria de los pagos.
  7. Llevar registros en libros y/o medios magnéticos sobre las cuentas bancarias, Entidades Financieras y responsables que manejan cuentas bancarias financiadas con recursos del presupuesto del Departamento.
  8. Llevar en libros y/o medio magnético el control de pagos para cada compromiso que se tramite en al dependencia.
  9. Rendir informes a las autoridades competentes de conformidad a los procedimientos contables y administrativos establecidos y al Jefe de la Unidad sobre las ordenes de pago.
  10. Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del Departamento sobre de (sic) los tramites o procedimientos de los pagos, el estado de su cuenta, así como publicar diariamente en cartelera la información sobre estado de trámite en que se encuentra la orden de pago.
  11. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de cuentas.
  12. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.2.3. Grupo de Presupuesto.

Objetivos: Apoyar a la Unidad y realizar todas las actividades inherentes a la ejecución del presupuesto asignado a la entidad y preparar el anteproyecto y proyecto de presupuesto anual del DABS para la siguiente vigencia.

Funciones:

  1. Apoyar al Jefe de la Unidad en la oportuna elaboración del anteproyecto y proyecto de presupuesto anual del Departamento, de acuerdo con la información suministrada por las Subdirecciones correspondiente según las fuentes de financiamiento y tipo de gasto.
  2. Preparar y presentar ante la Unidad de Recursos Financieros, los estimativos y documentación necesarias para elaboración del Programa Anual de Caja correspondiente al Presupuesto del Departamento.
  3. Expedir las Disponibilidades y Registros Presupuestales para los compromisos adquiridos por el DABS, los cuales deben ser limitados por el Jefe de la Unidad.
  4. Preparar, analizar, registrar y mantener al día la información referente al desarrollo de la ejecución y hechos económicos relacionados con el presupuesto.
  5. Identificar y analizar las necesidades de modificaciones y traslados al presupuesto, preparar y tramitar la documentación necesaria para su realización.
  6. Llevar un control y seguimiento tanto del presupuesto de la presente vigencia como de las reservas presupuestales.
  7. Registrar los montos aprobados de ingresos y gastos de manera desagregada en el sistema de información que esté utilizando, actualizándola diariamente con los valores ejecutados, teniendo en cuenta las normas presupuestales.
  8. Preparar los instructivos necesarios y asesorar a cada una de las área responsables en lo relacionado con la ejecución presupuestal.
  9. Elaborar y presentar los informes relacionados con la ejecución presupuestal, las cuentas por pagar y reservas presupuestales del Departamento para satisfacer los requerimientos de las autoridades de la entidad y distritales de control administrativo y fiscal.
  10. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de presupuesto.
  11. La demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.3. EN LA UNIDAD DE APOYO LOGÍSTICO.

2.3.1. Grupo de Compras.

Objetivos: Apoyar a la Unidad y desarrollar e implementar la política administrativa del Departamento en relación con los procesos de compra y establecer los procesos y procedimientos de la entidad respecto al suministro de materiales y equipos necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias del Departamento.

Funciones:

  1. Preparar y presentar ante la Unidad de Apoyo Logístico los pliegos de condiciones, y términos de referencia, para licitaciones, invitaciones o contratación directa y ejecutar los procesos de contratación que estén asignados al área y efectuar seguimiento de los contratos necesarios para el buen funcionamiento de la entidad.
  2. Elaborar y actualizar permanentemente el Plan Anual de Compras del Departamento y coordinar los aspectos relacionados con la contratación de las adquisiciones en desarrollo de los programas de compras.
  3. Llevar un sistema de información sobre la ejecución del Plan de Compras, con indicadores de gestión.
  4. Llevar un sistema de información sobre los proveedores de bienes y servicios que han contratado con el Departamento y sobre los proveedores que ofrecen bienes y servicios.
  5. Implementar procedimientos, procesos y controles respecto a la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias del Departamento.
  6. Programar la ejecución del Plan de Compras y supervisar el cumplimiento.
  7. Apoyar a la Subdirección de Intervención Social y las Gerencias de los Centros Operativos Locales en los procesos de compras que realicen y supervisar la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos vigentes.
  8. Realizar oportunamente los procesos de adquisición que le correspondan.
  9. Establecer y supervisar los procesos de aceptación de los suministros y rechazar aquellos que no se ajusten a los requerimientos expresados.
  10. Participar en la elaboración de pliegos de licitación y términos de referencia de las licitaciones, invitaciones y contratación directa que realicen otras dependencias en el DABS.
  11. Confrontar el Plan de Compras y las existencias del inventario del DABS con el propósito de racionalizar el gasto y evitar duplicidad en la inversión de recursos.
  12. Elaborar las ordenes de compra y llevar un control sobre éstas.
  13. Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del DABS sobre los trámites y procedimientos de las ordenes de compra y del estado de los procesos de contratación que se manejen en la dependencia.
  14. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de compras.
  15. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

2.3.2. Grupo de Almacén e Inventarios.

Objetivos: Apoyar a la Unidad en la organización y realización de las actividades de recepción, almacenaje, distribución e inventarios de los materiales y equipos.

Funciones:

  1. Determinar los procesos para el ingreso, salida y baja de los elementos.
  2. Recepcionar los bienes muebles adquiridos, y controlar los niveles de calidad exigidos en las ordenes de compra.
  3. Administrar y controlar las existencias de bienes muebles.
  4. Distribuir los bienes muebles entre las dependencias, suministrarlos de acuerdo con las demandas internas y coordinar su movimiento dentro y fuera de las instalaciones de la Entidad.
  5. Controlar los niveles de stock, llevando los registros de entrada salida y bajas de los bienes inmuebles.
  6. Realizar y presentar inventarios periódicos de existencias de acuerdo con las normas vigentes.
  7. Enviar oportunamente a Contabilidad los informes que se requieran sobre los inventarios de la entidad.
  8. Llevar a cabo con contabilidad las conciliaciones y ajustes necesarios.
  9. Elaborar y presentar los informes que requieran las autoridades de control administrativo y fiscal, de conformidad con los procedimientos y las disposiciones vigentes sobre el particular, así como los que requiera el Grupo de Compras u otras dependencias sobre existencias de bienes muebles.
  10. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de Almacén e Inventarios.
  11. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por actividad competente.

2.3.3. Grupo de Servicios Generales.

Objetivos: Apoyar a la Unidad en el desarrollo e implementación de las actividades de servicios administrados en relación con la prestación de los servicios de correspondencia, recepción y archivo de documentos, publicaciones, transporte, vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento en general de equipos, muebles de oficina y parque automotor.

Funciones:

  1. Controlar el pago de impuestos y servicios públicos. Controlar las pólizas de seguros y los consumos de servicios públicos.
  2. Organizar, coordinar y supervisar el recibo, trámite, registro, despacho, archivo, consulta y control de la correspondencia interna y externa del Departamento, de conformidad con los reglamentos internos de la Entidad.
  3. Llevar un sistema de información sobre los bienes inmuebles de la entidad, donde aparezcan todas las situaciones que los afecten.
  4. Elaborar estudios orientados a diseñar y establecer el sistema de administración, control y archivo de la información documental, y optimizar y establecer los métodos y procedimientos estándar para el recibo, trámite, conservación y consulta de documentos.
  5. Elaborar y ejecutar los planes de seguridad y de mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo con las necesidades de las instalaciones físicas al servicio de las distintas dependencias de la Entidad. (Muebles, equipos y vehículos).
  6. Organizar y dirigir los servicios de publicaciones, mensajería, cafetería, fotocopiado y de suministro de combustible para el parque automotor del Departamento.
  7. Llevar un registro sobre los servicios de transporte, vigilancia, aseo y mantenimiento donde se pueda verificar su utilización y costos.
  8. Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de servicios generales.
  9. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

3. SUBDIRECCIÓN DE INTERVENCIÓN SOCIAL

3.3.1. Grupo de Apoyo Administrativo Interdisciplinario.

Objetivos: Apoyar a la Subdirección y a las Gerencias y desarrollar e implementar las políticas, procesos y procedimientos del Departamento en relación con la ejecución de los proyectos de inversión a través de los procesos de contratación para la adquisición y suministro de bienes o servicios, coordinando estos procesos con lo establecido en la Ley 80 de 1993, y las normas sobre el manejo de bienes que rigen para el Departamento.

Funciones:

  1. Apoyar al Subdirector de Intervención Social en la coordinación y control de los procesos de contratación necesarios para la ejecución de los proyectos de inversión.
  2. Apoyar al Subdirector de Intervención Social en los tramites presupuestales necesarios para iniciar los procesos de contratación.
  3. Elaborar los estudios técnicos y económicos, previos a la contratación.
  4. Preparar pliegos de condiciones y términos de referencia, para licitaciones, invitaciones o contratación directa de los proyectos de inversión y ejecutar los procesos de contratación y efectuar seguimientos de los contratos necesarios para la ejecución de los proyectos de inversión del Departamento.
  5. Coordinar permanentemente con la Unidad de Apoyo Logístico la elaboración, ejecución y actualización del Plan Anual de Compras del Departamento de acuerdo con las necesidades de los proyectos de inversión.
  6. Llevar un sistema de información sobre la contratación que se requiere y ejecutar a través de los proyectos de inversión en cada Gerencia de Proyectos y las Gerencias de los Centros Operativos Locales.
  7. Implementar procedimientos, procesos y controles respecto a la adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.
  8. Programar los procesos de contratación de acuerdo con lo consignado en el Plan de Compras del Departamento.
  9. Responder por el trámite y oportunidad de los procesos de contratación que efectúen con recursos de los proyectos de inversión y supervisar la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos vigentes.
  10. Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del DABS sobre los tramites y procedimientos de los procesos de contratación que se manejen en el grupo.
  11. Apoyar al Subdirector de Intervención Social en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre los temas que maneja el grupo.
  12. Hacer seguimiento permanente y oportuno a la ejecución del presupuesto de los proyectos de inversión adscritos a la Subdirección.
  13. Preparar, consolidar y evaluar el plan de compras de los proyectos de inversión adscritos a la Subdirección, teniendo en cuenta políticas de austeridad y racionalidad del gasto.
  14. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

4. EN LOS CENTROS OPERATIVOS LOCALES.

4.4.1. Grupo de Apoyo Administrativo.

Objetivos: Asistir y apoyar a la Gerencia del COL y a las Unidades Operativas Locales en los procesos de programación, coordinación, ejecución y supervisión de actividades referentes a la administración y control de los recursos humanos, financieros y de apoyo logísticos que les sean asignados al COL.

Funciones:

  1. Apoyar al Gerente del COL en la coordinación y ejecución de las actividades administradas, financieras, contables y presupuestales del Centro.
  2. Apoyar y participar en la elaboración de los proyectos de presupuesto del COL y de las Unidades Operativas Locales, de conformidad con las orientaciones e instrucciones de las autoridades centrales.
  3. Atender las actividades relacionadas con el manejo de los recursos asignados al COL.
  4. Orientar, asistir y apoyar a los Centros de Protección y Unidades Operativas Locales en el manejo administrativo de los recursos humanos, financieros y físicos que les sean asignados.
  5. Organizar, coordinar y supervisar la actividades de servicios administrativos internos del COL y de las Unidades Operativas Locales.
  6. Informar a las dependencias centrales correspondientes las novedades administrativas y de personal del COL y de las Unidades Operativas Locales.
  7. Controlar el uso de los bienes muebles e inmuebles del COL y de las Unidades Operativas Locales.
  8. Apoyar al Gerente COL, en el control sobre los servicios de transporte, vigilancia, aseo y mantenimiento.
  9. Apoyar al Gerente del COL en los procesos de contratación administrativa.
  10. Apoyar al Gerente en el seguimiento permanente de la ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal, reservas de apropiación y cuentas por pagar.
  11. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

4.4.2. Grupo de Apoyo Técnico Operativo.

Objetivos: Apoyar a la Gerencia del COL y las Gerencias de la Subdirección de Intervención Social en los procesos de programación, coordinación, ejecución y supervisión a nivel local de las actividades técnico operativas referentes al desarrollo en la localidad de los programas de Intervención Social y prestación de los servicios a cargo de los COL y de las Unidades Operativas Locales.

Funciones:

  1. Apoyar, coordinar y supervisar las actividades de implementación de estrategias, políticas, programas y proyectos de la Entidad en el COL y las Unidades Operativas Locales.
  2. Realizar actividades de tipo técnico operativo para la aplicación y desarrollo en el COL y las Unidades Operativas Locales de la política social, programas y proyectos de la Entidad y hacer cumplir las normas, reglamentos y procedimientos establecidos para la ejecución de los proyectos y prestación a nivel local de los servicios sociales que ofrece el DABS.
  3. Realizar y participar en estudios para la adecuación , mejora e implementación de proyectos y servicios a nivel local.
  4. Verificar y supervisar la calidad de los servicios y el cumplimiento de programas y proyectos a cargo del COL y de las Unidades Operativas Locales.
  5. Apoyar al Gerente del COL en los procesos de contratación administrativa.
  6. Apoyar al Gerente en el seguimiento permanente de la ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal, reservas de apropiación y cuentas por pagar.
  7. Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.

Artículo 2°.- Los Gerentes Internos de Trabajo que se conforman mediante la presente Resolución estarán integrados por los empleos que a ellos asigne la Directora del Departamento por medio del acto administrativo de distribución de la planta global de cargos de la Entidad.

Artículo 3°.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica las normas que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., 18 de agosto de 1999.

La Directora del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL "DABS"

GILMA JIMÉNEZ GÓMEZ.