El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad, considerando:

Que mediante Resolución No. 210 del día 9 de octubre del año 2002, el Director General del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y DE LA JUVENTUD – IDIPRON, creó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, con el objetivo de contar con un organismo asesor del más alto nivel, encargado del estudio, análisis y formulación de políticas generales sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Así mismo, para desarrollar y utilizar adecuadamente los mecanismos alternativos especiales de solución de conflictos, tales como la conciliación judicial y extrajudicial.

Que dicho Comité quedó integrado por los siguientes miembros permanentes: El Director de la entidad o su delegado, el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero, el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Que en desarrollo del artículo tercero del citado acto administrativo, y para procurar el normal funcionamiento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, los integrantes del mismo proceden a adoptar el presente reglamento que regulará su funcionamiento y el proceso interno para la toma de decisiones.

Artículo 1°. Principios. Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del IDIPRON, las personas y servidores que intervengan con voz pero sin voto, o las personas que sean invitadas a sus reuniones, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, economía, eficiencia e imparcialidad, y tendrá como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. Deberán propiciar y promover la utilización de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar la innecesaria prolongación de los litigios o conflictos.

Artículo 2°. Funciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

De conformidad con el artículo tercero de la Resolución No. 210 del 9 de octubre de 2002, son funciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, las siguientes:

a. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

b. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Entidad.

c. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

d. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo; como la transacción y la conciliación.

e. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación judicial, prejudicial y extrajudicial según el caso y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

f. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

g. Definir criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

h. Designar el funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

i. Dictar su propio reglamento.

Artículo 3°. Reuniones del Comité. Las reuniones del Comité podrán ser Ordinarias o Extraordinarias.

El Comité se reunirá en cesión ordinaria, al menos una (1) vez al año, en las Oficinas de la entidad o en el lugar donde sea convocado por el Secretario Técnico.

El Comité podrá reunirse de manera extraordinaria, previa convocatoria del Secretario del Comité, cuando así lo exijan las necesidades del servicio o cuando haya asuntos imprevistos o urgentes de los cuales deba ocuparse.

Artículo 4°. Secretario Técnico. Actuará como Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de IDIPRON el funcionario que se desempeñe como Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

Artículo 5°. Funciones del Secretario del Comité.

Son funciones del Secretario del Comité:

a. Citar a las reuniones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, ya sean ordinarias o extraordinarias, indicando en el escrito de la convocatoria hora, lugar, fecha y orden del día.

b. Preparar y remitir toda la documentación relacionada con los asuntos a conciliar, para ser entregada a cada miembro del Comité de Conciliación, como anexo de la respectiva citación.

c. Elaborar las Actas del Comité, y ejercer la custodia de las mismas.

d. Realizar el control y seguimiento de las conciliaciones propuestas y aprobadas por el Comité.

e. Las demás que le asigne el Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

Artículo 6°. Quórum y Decisiones del Comité.

El Comité sesionará y deliberará válidamente cuando se encuentren presentes por lo menos tres (3) de sus miembros permanentes, quienes constituirán el Quórum decisorio correspondiente.

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los votos emitidos por los miembros presentes en las reuniones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

Artículo 7°. Convocatoria a las reuniones. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros permanentes del Comité indicando, lugar, día y hora de la respectiva sesión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas objeto de la convocatoria.

En lo posible, se evitará invitar a las sesiones del Comité a los particulares o las personas naturales o jurídicas, apoderados o representantes legales de aquellas, que hayan instaurado reclamación, demanda, pleito, litigio o petición de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.

Artículo 8°. De las Actas del Comité de Conciliación.

De lo ocurrido en las reuniones del Comité de Conciliación y de las determinaciones adoptadas en cada reunión, se elaborará un Acta que deberá ser suscrita por todos sus miembros permanentes y que reposará en los archivos de la Secretaría Técnica del Comité. Hacen parte de las actas, todos los soportes documentales presentados para su estudio y análisis.

Artículo 9°. De las Fichas Técnicas de Conciliación.

La ficha técnica de conciliación, es el documento que prepara el abogado o el apoderado de la entidad que tiene a su cargo el caso objeto de estudio y debe ser avalada por el Secretario Técnico. La ficha técnica constituye la base para el análisis, estudio y pronunciamiento del Comité y deberá contener la siguiente información:

a. La naturaleza jurídica de la controversia, proceso, petición, demanda o reclamación, o acción judicial; identificación del tipo o clase de conciliación o medio alternativo de solución de conflictos; identificación o referencia del asunto o expediente; autoridad competente que conoce del asunto; la indicación o reseña de las partes y sus apoderados; estado procesal en que se encuentra la actuación; la fecha de la celebración de la audiencia de conciliación o de la diligencia que resulte relevante; el responsable de la ficha técnica.

b. La individualización de las pretensiones y la cuantificación o estimación de las mismas; una relación de los hechos que dieron origen a la demanda, reclamación, litigio, petición o conflicto de intereses; la competencia jurisdiccional y las observaciones pertinentes.

c. Un pronunciamiento sobre la caducidad o prescripción de la acción instaurada, cuando esto resulte pertinente.

d. Las pruebas que soportan o se piden, junto con un breve análisis jurídico de las mismas y sus implicaciones en el caso.

e. El concepto sobre la viabilidad jurídica de la conciliación y el pronóstico del proceso.

f. Las recomendaciones que considere pertinentes para solucionar la controversia.

g. La viabilidad de la acción de repetición y de la acción disciplinaria, cuando de los hechos u asuntos tratados se puedan derivar responsabilidades de esta naturaleza.

Artículo 10°. Conocimiento de todos los asuntos susceptibles de conciliación.

Es deber del Secretario del Comité presentar a consideración del Comité de Conciliación todos los asuntos susceptibles de conciliación o sobre los cuales se requiera una determinación o pronunciamiento por parte del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad.

Cuando el Comité haya fijado su posición en un asunto determinado, susceptible de conciliación o arreglo por algún mecanismo alternativo de solución de controversias, las actuaciones de los funcionarios o apoderados que representen a la entidad, deberán sujetarse a lo previsto por el Comité.

De las conciliaciones que autorice el Comité, corresponde a la Secretaría Técnica presentar en la sesión subsiguiente, un informe detallado sobre las audiencias o asuntos que fueron objeto de conciliación ante las autoridades pertinentes.

Artículo 11°. Vigencia.

El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su suscripción.

Para su aprobación se firma por los miembros permanentes del comité, a los 26 del mes de diciembre del año 2002.