Que en atención a lo dispuesto en los artículos 4º, 9º, 10º, 11º, 12º y 34º de la Ley 594 de 2000, el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, debe corresponder en forma adecuada a su responsabilidad frente a los documentos y la información que produce.

Que el Artículo 19º del Acuerdo No. 07 de 1994 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, señala para las entidades públicas la obligación de conformar un Comité de Archivo como órgano asesor del nivel directivo.

ARTÍCULO PRIMERO: Conformar el grupo de trabajo denominado Comité de Archivo del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, como grupo asesor en materia de Gestión Documental.

ARTÍCULO SEGUNDO: El Comité estará conformado por los siguientes miembros, quienes concurrirán con voz y voto.

* El Asesor del Área de Apoyo Institucional quien lo presidirá.

* El Asesor Jurídico, o quien tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

* El Responsable del Grupo de Planeación.

* El responsable del área administrativa.

* La persona encargada de las actividades del Archivo.

PARÁGRAFO: Podrán asistir como invitados, con la finalidad de aportar elementos especializados de análisis, los funcionarios del Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá, contratistas del Fondo y especialistas externos.

ARTÍCULO TERCERO: El Comité desarrollará las siguientes actividades:

1-. Asesorar a la Dirección y a las distintas áreas funcionales del FOPAE, en la formulación y adopción de políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de Gestión Documental.

2-. Evaluar y avalar las Tablas de retención Documental del Fondo, sus ajustes y emitir las recomendaciones y observaciones a que haya lugar.

3-. Aprobar o improbar las solicitudes de eliminación documental que sean presentadas por las Unidades Administrativas productoras de documentos, con posterioridad a la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

4-. Recomendar y apoyar especialmente programas de sensibilización sobre la importancia, uso y alcance de los Documentos de la Institución, especialmente dirigidos a los responsables directos de los mismos.

5-. Adelantar los procesos de selección y valoración documental de los fondos acumulados que implican las siguientes actividades: Estudiar los valores testimoniales, informativos e históricos de los documentos puestos a consideración, aplicar las directrices técnicas que en materia de selección y valoración autorice el Archivo de Bogotá y el Archivo General de la Nación.

6-. Las demás que en materia de Gestión Documental sean sometidos a su consideración por el Representante Legal del FOPAE.

ARTÍCULO CUARTO: Reuniones y Quórum: El Comité se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y extraordinariamente por citación del presidente cuando la urgencia e importancia de los temas a analizar, a su juicio, así lo ameriten.

ARTÍCULO QUINTO: Secretaria del Grupo. Actuará como Secretario Técnico del Grupo, la persona responsable de las actividades de archivo en la entidad.

Son actividades del Secretario del grupo las siguientes:

1.- Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2-. Seguimiento y verificación, del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3-. Someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas en Gestión Documental.

4-. Evaluar anualmente el desarrollo en Gestión Documental del Fondo y presentar un informe al Comité.

5-. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ARTÍCULO SEXTO: Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.