(Septiembre 13)

 Derogada por el art. 5, Resolución Veeduría Distrital  94 de 2013

LA VEEDORA DISTRITAL,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el literal h) del artículo 4° del Acuerdo 24 de 1993, y

CONSIDERANDO,

Que mediante Resolución 071 del 01 de junio de 2000, la Veeduría Distrital, creó y reglamentó su Comité de Archivo, según lo previsto en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos, expedido mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Que dicho Comité, fue conformado como órgano asesor interno de la Veeduría Distrital, responsable de definir políticas, programas de trabajo y de tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que el Decreto 785 de 2005, reglamentario de la Ley 909 de 2004, suprimió el nivel ejecutivo de las entidades públicas.

Que en consecuencia, en la Veeduría Distrital la norma precitada representó una modificación en la estructura orgánica, toda vez que la supresión de los cargos de jefes de unidad, pertenecientes al nivel ejecutivo, implicó la eliminación de las unidades como agrupamiento funcional y su cambio de denominación, en algunos casos, por oficinas asesoras.

Que en cumplimiento de la Ley 909 de 2004 y del Decreto 785 de 2005, la Entidad tramitó ante las instancias pertinentes el ajuste requerido en su planta de personal y en su estructura orgánica, proceso que culminó con la expedición por parte del Concejo de Bogotá DC, del Acuerdo 207 del 17 de marzo de 2006 "Por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta de personal y se ajusta la nomenclatura y la clasificación de los empleos de la Veeduría Distrital".

Que dadas las modificaciones a la estructura orgánica de la Entidad como consecuencia de la supresión, creación y fusión de dependencias, se hace necesario actualizar la conformación del Comité de Archivo y el funcionamiento del Comité, reglamentado mediante la Resolución 071 de 2000, a las nuevas necesidades administrativas, e incorporar y reclasificar las funciones con base en los procesos archivísticos de la Veeduría Distrital.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Conformación. El Comité de Archivo de la Veeduría Distrital estará conformado de la siguiente manera:

* El Viceveedor Distrital quien lo presidirá.

* El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

* El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

* El Profesional Especializado responsable de Archivo Central, quien actuará como Secretario del Comité.

PARAGRAFO PRIMERO.- El Asesor del Despacho del Veedor Distrital, responsable de Control Interno al interior de la Veeduría Distrital, podrá participar en las sesiones del Comité como invitado permanente, con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO SEGUNDO.- Asistirán como invitados a las sesiones del Comité de Archivo, el Profesional Especializado del Despacho del Viceveedor Distrital, responsable de Sistemas, y todos los demás funcionarios o particulares que a consideración del Comité puedan aportar los elementos de juicio necesarios o que tengan interés en los asuntos archivísticos a tratar.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Funciones del Comité. Son funciones del Comité de Archivo:

* Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la Entidad.

* Analizar y aprobar el Programa de Gestión Documental de la Entidad.

* Estudiar y aprobar las Tablas de Retención Documental de la Veeduría Distrital y propender por su aplicación de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezcan el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá D.C.

* Aprobar los ajustes y actualizaciones a las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

* Estudiar y aprobar las Tablas de Valoración Documental de la Veeduría Distrital y propender por su aplicación de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezcan el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá D.C.

* Propender por la organización de los Fondos Documentales acumulados de la Entidad, de acuerdo con la Tabla de Valoración.

* Aprobar los procesos de transferencias documentales, primarias y secundarias, de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al Archivo de Bogotá.

* Autorizar mediante Acta, la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, contable o fiscal y que no desarrollen valores secundarios o que carezcan de relevancia para la ciencia, la historia y la tecnología.

* Revisar los Manuales Técnicos y Procedimentales que se presenten a su consideración sobre gestión documental y administración de archivos para la Veeduría Distrital, y verificar que estén en concordancia con las políticas y disposiciones vigentes en la materia

* Establecer mecanismos de seguimiento y control para el cumplimiento de las políticas señaladas para el desarrollo de la gestión documental y la administración de los archivos de la Institución.

* Velar por que los sistemas informáticos, en los que se apoye la gestión documental, sean confiables, seguros y que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios de la información.

* Analizar y aprobar las tecnologías en la administración y conservación de los soportes documentales diferentes al papel, que empleen cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requiera incorporar a la Entidad, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales y en la normatividad vigente.

ARTÍCULO CUARTO.-(SIC) Reuniones. El Secretario del Comité de Archivo a solicitud del Presidente, convocará a sus integrantes trimestralmente o cuando las circunstancias lo ameriten, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles y deberá preparar el orden del día y la documentación a presentar y levantará el acta respectiva, la que será suscrita por todos los que en la reunión intervengan.

El Comité deliberará y aprobará con asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.

ARTÍCULO QUINTO.(SIC)- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No.071 del 01 de junio de 2000.