Que es necesario adelantar las obras de reforzamiento estructural del edificio, como consecuencia del sismo ocurrido el 24 de mayo de 2008, en procura de mantener la seguridad de los funcionarios y bienes de la Entidad.

Que para hacer viable la realización oportuna y eficiente de las obras, y en aras de garantizar la salud, seguridad y adecuadas condiciones de trabajo, es necesario realizar el traslado de los funcionarios y bienes a otras instalaciones.

Que el consejo de administración del Edificio de la Lotería de Bogotá, en su reunión del 22 de febrero de 2009, reitera la necesidad de que la Contraloría de Bogotá, D.C., realice el traslado de sus dependencias mientras se ejecutan los trabajos de reforzamiento estructural, pues los mismos implican una intervención en varias áreas del edificio.

Que dicho traslado implica la movilización de los bienes muebles de la entidad, entre los que se destacan los equipos de cómputo y comunicaciones, documentación y demás bienes, por lo que se hace necesario crear un comité encargado de diseñar, coordinar y manejar el apoyo logístico requerido para garantizar, la continuidad de la labor misional.

Que es necesario crear una instancia que permita garantizar la coordinación de las actividades, estrategias y programas encaminados a orientar y dirigir el traslado y su organización.

Que corresponde a los funcionarios públicos en aplicación de los principios consagrados en la ley 87 de 1993, proteger los recursos que se encuentran bajo su cuidado, buscando su adecuado manejo y administración.

Que teniendo en cuenta las funciones de apoyo y coordinación que corresponden a las Direcciones Administrativa, Técnica de Informática, de Talento Humano y a las Subdirecciones de Recursos Materiales, de Servicios Administrativos y al Almacenista General, los funcionaros responsables de tales dependencias, están llamados a conformar el comité que mediante la presente resolución se crea.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Crear el Comité de Logística encargado de coordinar, dirigir y controlar las actividades necesarias para el traslado de las oficinas de la Entidad que laboran en el edificio de la Lotería de Bogotá.

ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité a que se refiere la presente resolución estará integrado así:

* Directora Administrativa y Financiera, quien lo presidirá

* Directora Técnica de Informática

* Director de Talento Humano

* Subdirectora de Recursos Materiales

* Subdirectora de Servicios Administrativos

* Almacenista General, quien realizará las funciones de secretario

* Un Funcionario delegado del almacén, para el manejo de inventarios.

De todas las actuaciones realizadas por el Comité se levantará acta suscrita por todos sus integrantes, de cuyo archivo será responsable el Almacenista General en su calidad de Secretario.

ARTÌCULO TERCERO.- Son funciones generales de dicho Comité:

1. Diseñar las políticas y procedimientos requeridos para la ejecución, seguimiento y control en el proceso de traslado.

2. Elaborar el cronograma de traslado de las dependencias.

3. Establecer la distribución de las dependencias en las nuevas instalaciones, procurando su centralización y unidad de acuerdo con sus funciones.

4. Diseñar e impartir las instrucciones necesarias para la organización de los bienes muebles de la entidad que serán trasladados.

5. Diseñar una estrategia de comunicación para informar a los clientes internos y externos sobre las fechas en las que se suspenderá la atención al público, y la nueva ubicación de las oficinas de la Contraloría, así como el procedimento (sic) y trámite para llevar a cabo la traslado.

6. Verificar la conectividad en las nuevas oficinas, garantizando la comunicación interna y externa, así como la presentación de la cuenta de manera virtual.

7. Procurar el cumplimiento de las normas de salud ocupacional en las nuevas instalaciones.

8. Coordinar y autorizar el traslado de la documentación de las diferentes dependencias, estableciendo los responsables de la misma.

9. Autorizar el traslado de los bienes muebles, procurando su seguridad y la suspensión de la atención al público por el menor tiempo posible.

10. Diseñar e implementar las medidas de seguridad industrial, que deberán ser adoptadas en el transcurso del traslado.

11. Impartir instrucciones al almacenista general para el control durante el traslado de los elementos de cómputo y comunicaciones.

 PARÀGRAFO: Derogado por el art. 2, Resolución Contraloría de Bogota D.C. 14 de 2009. Para el cumplimento de las funciones los integrantes del comité, tendrán en cuenta los contratos celebrados con el propósito de garantizar el traslado, especialmente en cuanto a las obligaciones del contratista y plazos establecidos.

ARTÍCULO CUARTO.- En desarrollo de las directrices impartidas por el comité de logística, el almacenista de la entidad deberá:

1. Verificar con el responsable de cada dependencia el inventario de los equipos de cómputo y de comunicaciones que serán trasladados, para lo cual se hará una relación que deberá constar en acta suscrita por el delegado de inventarios y el secretario del Comité

2. Verificar el correcto embalaje y transporte de los bienes de cada dependencia.

3. Verificar, con el responsable de cada dependencia que los elementos hayan sido efectivamente trasladados, para lo cual se realizará una relación que deberá constar en acta, la cual será suscrita por el delegado de inventarios y el secretario del comité

ARTÍCULO QUINTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.