Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1.998 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, prevé la creación de Comités de Archivo en las entidades del Estado.

Que es necesario crear y reglamentar al interior del Hospital el Comité de Archivo para que establezca los procedimientos, planes y proyectos tendientes a la organización, unificación y manejo del archivo de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley General de Archivos.

Que la Ley 594 de 2000 define el Archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un procesos natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Que la misma establece que la función archivística comprende un conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que va desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Que la gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que por lo anterior, se concluye que la función archivística es función administrativa, que debe ser realizada por los servidores públicos en los términos y condiciones establecidas en la Ley General de Archivos.

Que en consecuencia,

ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN: Crear el Comité de Archivo como un cuerpo colegiado que hará parte integral de la estructura orgánica del Hospital.

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO: El Comité de archivo tendrá como objeto principal dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, en cuanto a la organización, conservación, uso y manejo de los documentos como parte esencial del archivo de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN: El Comité de Archivo del Hospital, estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. El Jefe de la División Administrativa o su Delegado, quién lo presidirá.

2. El Jefe de la Oficina Jurídica

3. el Jefe de la Oficina de Gestión Pública y autocontrol

4. La Coordinadora de Recursos Físicos

5. El Director de Centro que designe el Gerente del Hospital

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES: Son funciones del Comité de Archivo las siguientes:

1. Darse su propio reglamento

2. Establecer proyectos, planes, y programas de trabajo al interior del Hospital, acordes con las disposiciones legales sobre la materia y las nuevas tecnologías, tendientes a la conformación, racionalización, uso, custodia y manejo del archivo del Hospital.

3. Canalizar las diferentes tipologías documentales y determinar sobre sus valores y criterios de retención y descarte.

4. aprobar o improbar la tabla de retención documental para el archivo General de la nación y presentar las recomendaciones pertinentes.

5. Establecer un programa anual para la transferencia documental al Archivo General de la nación o Distrital según el caso.

6. Estudiar y conceptuar el manual de procedimientos en materia de archivo y correspondencia.

7. Coordinar la ejecución de los diferentes planes y programas archivísticos con el Archivo General de la nación o Distrital, según el caso.

8. Preparar propuestas sobre los asuntos de su competencia, para su aprobación y adopción por el Gerente de la Entidad.

9. Elaborar, programar y ejecutar un Plan de sensibilización dirigido a los servidores del Hospital, sobre la importancia, conservación y manejo de los documentos que forman parte del archivo.

10. Las demás que le sean asignadas y correspondan a su naturaleza.

ARTÍCULO QUINTO. PRINCIPIOS: El Comité de Archivo realizará sus funciones bajo los siguientes principios generales que informan la función archivística.

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

ARTÍCULO SEXTO: REUNIONES: El Comité de Archivo deberá ser convocado por su presidente, cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo dos (2) veces al año, se levantará el acta correspondiente en la cual firmará el Presidente, y el Secretario, y se llevará una secuencia numerada de las mismas.

ARTÍCULO SÉPTIMO. DECISIONES: Las decisiones que tome el Comité lo serán por mutuo acuerdo entre sus integrantes.

ARTÍCULO OCTAVO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.