Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y h del artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Que según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Que la administración y modernización de los archivos públicos son obligaciones del Estado con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.

Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública.

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el sistema de gestión de la calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que el procedimiento y manual que se adopta fue objeto de revisión y aprobación por parte del Comité de Archivo de la Entidad.

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Gestión de Documentos del Jardín Botánico José Celestino Mutis, el cual se entiende incorporado a este acto administrativo para todos los efectos legales.

ARTÍCULO SEGUNDO. Publicar y dar a conocer el Manual de Gestión de Documentos a través de la Secretaría General de la Entidad.

ARTÍCULO TERCERO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.