 |
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
RESOLUCIÓN 134 DE 2009 (Agosto 13) "Por la cual se adopta los Manuales de contratación administrativa y de interventoria o supervisión del Jardín Botánico José Celestino Mutis". EL DIRECTOR DEL JARDÍN BOTÁNICO JOSÉ CELESTINO MUTIS, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el Decreto 040 de 1993 y en la Resolución 028 de 2006 y CONSIDERANDO: La contratación a las cual se aplican los manuales adoptados mediante la presente resolución, atenderá los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en la Ley 489 de 1998 Que el artículo 3º. De la ley 80 de 1993, dispone que los fines de la contratación estatal es lograr que al celebrar y ejecutar contratos , "las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continuidad y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines". Que el artículo 89 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, indica " Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual , en los términos establecidos en el presente decreto." Por lo anterior el Director del Jardín Botánico José Celestino Mutis, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar los manuales de Contratación Administrativa y de Interventoría o supervisión de los contratos que celebra el Jardín Botánico José Celestino Mutis, los cuales se entienden incorporados a este acto administrativo para todos los efectos legales. ARTÍCULO SEGUNDO.- Publicar y dar a conocer los manuales de contratación administrativa y de interventoría supervisión a través de la Asesoría de Planeación y la Oficina Asesora Jurídica. ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Agosto 13 de 2009. HERMAN MARTÍNEZ GÓMEZ Director JARDIN BOTANICO JOSE CELESTINO MUTIS MANUAL DE CONTRATACIÒN ADMINISTRATIVA OFICINA ASESORA JURIDICA JUNIO 2009 CONTROL DEL DOCUMENTO
CONTROL DE CAMBIOS
MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA JARDÍN BOTÁNICO JOSE CELESTINO MUTIS OFICINA ASESORA JURÍDICA Junio de 2009 TABLA CONTENIDO PRESENTACIÓN CAPITULO I MARCO CONCEPTUAL 1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION 1.1 Naturaleza Jurídica 1.2 Fundamentos Legales del Manual 1.3 Principios orientadores de la contratación 2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 2.1 Facultades del ordenador del Gasto 2.2 Conflicto de intereses 2.3 Capacidad de los contratistas 2.4 Demostración de la existencia y representación legal 2.4.1 Inhabilidades e incompatibilidades 2.4.2 Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes CAPITULO II DEL PROCESO DE CONTRATACION 1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION 1.1 ETAPA PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 1.1.1.1 Actividades de la planeación y la preparación del contrato 1.1.1.2 Determinar las condiciones del contrato a celebrar 1.1.1.3 Estudios previos 1.1.1.4 Determinar las garantías 1.1.1.5 Registro en el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal SICE 1.1.1.6 Registro único de precios de referencia, RUPR 1.1.1.7 Establecer los Ítems 1.1.1.8 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos 1.1.1.9 Determinar el impacto socio ambiental 1.1.1.10 Análisis de mercado 1.1.1.11 Elaborar el Presupuesto 1.1.1.12 Determinar del Sistema de precios 1.1.1.13 Selección de la forma de pago 1.1.1.14 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos 1.1.1.15 Verificación de la apropiación presupuestal CAPITULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 1 LICITACION PÚBLICA 1.1 Etapa Preparatoria 1.2 Etapa Precontractual 2 LICITACION PÚBLICA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA 2.1 Etapa Precontractual ORGANIGRAMA LICITACION PÚBLICA ORGANIGRAMA LICITACION PÚBLICA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA 3 SELECCIÓN ABREVIADA 3.1 Causales 3.1.1 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización 3.1.1.1 Procedimiento de selección 3.1.1.1 Subasta inversa 3.1.1.1.1 Etapa Preparatoria 3.1.1.1.1.2 Etapa Precontractual ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE SUBASTA INVERSA 3.1.1.1.2 Adquisición de bienes a través de bolsas de productos 3.1.1.1.2.1 Etapa preparatoria y precontractual ORGANIGRAMA ADQUISICION DE BIENES A TRAVES DE BOLSAS PRODUCTOS 3.1.1.1.3 Adquisición de bienes y servicios a través de Acuerdos Marcos de precio 3.1.2 Menor cuantía 3.1.2.1 Procedimiento 3.1.2.1.1 Etapa Preparatoria 3.1.2.1.2 Etapa Precontractual ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA PARA PROCESOS DE MENOR CUANTIA 3.1.3 Mínima Cuantía 3.1.3.1 Procedimiento 3.1.3.1.1 Etapa Preparatoria 3.1.3.1.2 Etapa Precontractual ORGANIGRAMA SELECCIÓN ABREVIADA MINIMA CUANTIA 3.1.5 Selección abreviada por declaratoria desierta de la licitación 3.1.6 Enajenación de bienes del Estado 3.1.6.1 Procedimiento 3.1.6.1.1 Etapa Preparatoria 3.1.6.1.2 Etapa Precontractual 3.1.8 Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión 3.1.8.1 Etapas del Procedimiento 3.1.8.1.1 Etapa Preparatoria ORGANIGRAMA DESPLAZADOS 4 CONCURSO DE MERITOS 4.1 SISTEMA DEL CONCURSO DE MERITOS 4.1.1 Sistema de concurso con precalificación 4.1.1.1 Procedimiento 4.1.1.1.1 Etapa Preparatoria 4.1.1.1.2 Etapa precontractual ORGANIGRAMA CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION 4.1.2 Concurso Abierto 4.1.2.1 Procedimiento 4.1.2.1.1 Etapa Preparatoria 4.1.2.1.2 Etapa Precontractual 4.1.3 Concurso de Meritos para la escogencia de intermediario de seguros 4.1.3.1 Procedimiento 4.1.3.1.1 Etapa Preparatoria 4.1.3.1.2 Etapa Precontractual ORGANIGRAMA CONCURSO DE MERITOS PARA ESCOGENCIA DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS 5 CONTRATACION DIRECTA 5.1 PROCEDIMIENTO 5.1.1 Etapa Preparatoria 5.1.2 Etapa Precontractual CAPITULO IV ETAPA CONTRACTUAL 1 ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO 1.1 PERFECCIONAMIENTO 1.2 EJECUCION DEL CONTRATO 1.2.1 Requisitos para la ejecución 2 ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO 2.1 VIGENCIA DEL CONTRATO 2.2 ENTREGA DEL ANTICIPO O PAGO ANTICIPADO 2.3 SUSPENSIÓN EN LA EJECUCION DEL CONTRATO 2.4 AMPLIACION DEL PLAZO 2.5 CONTRATOS ADICIONALES 2.6 CESION DEL CONTRATO 2.7 SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO 2.8 INTERVENTORIA O SUPERVISION DEL CONTRATO 2.8.1 INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO 2.8.2 Requisitos del interventor o supervisor del contrato CAPITULO V ETAPA POSCONTRACTUAL 1 LIQUIDACION DEL CONTRATO 1.1 LIQUIDACION DE COMUN ACUERDO 1.2 LIQUIDACION UNILATERAL 1.3 ACTA DE LIQUIDACION 1.4 RESPONSABLES DE LA LIQUIDACION DEL CONTRATO 1.5 SOLUCION DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES 1.6 SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES 1.7 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓN CAPITULO VI CONTROL Y VIGILANCIA CAPITULO VII DISPOSICIONES VARIAS 1 PROMOCION DEL DESARROLLO –MIPYMES 2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3 REGISTRO DE PROPONENTES DEL JARDIN 4 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO 4.1 INFORMACION QUE DEBEN REPORTAR LAS ENTIDADES ESTATALES 4.2 DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS 4.3 DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES A LOS INSCRITOS 4.4 DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN 4.5 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS 4.6 UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS 5 CAMPO DE APLICACIÓN 6 CUSTODIA DE DOCUMENTOS 7 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES 8 REVISION Y ACTUALIZACION 9 APROBACIÓN 10 VIGENCIA ANEXO 1 PRESENTACIÓN La Oficina Asesora Jurídica del Jardín establece el presente Manual para la Contratación Administrativa con el propósito de entregar a todos los servidores públicos de la entidad, una herramienta ilustrativa y de fácil consulta, para orientar y apoyar los procesos contractuales que realiza la institución, de conformidad con las disposiciones de la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios. Sin embargo, el estatuto de contratación administrativa fue reformado con la expedición de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 del 7 de Julio de 2008. El Decreto 2474 de 2008, dispuso en su artículo 88, que "Las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación deberán contar con un Manual de Contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual en los términos establecidos en el presente decreto" Por consiguiente, el Jardín Botánico José Celestino Mutis, elabora el Manual para la Contratación Administrativa de la entidad, teniendo en cuenta los nuevos métodos de selección en la contratación pública, y los aspectos previstos para la etapa Preparatoria, Precontractual, Contractual y liquidación, los cuales deben ser tenidos en cuenta por todos los servidores públicos de la entidad al momento de realizar su correspondientes procesos contractuales. Para efectos del control y vigilancia el Jardín, se ha expedido la Resolución Nº _____ del ___de noviembre de ___, con la finalidad de compilar los mecanismos de control y vigilancia de la actividad precontractual, contractual y postcontractual, y de la celebración, ejecución y liquidación de convenios en la entidad. El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en el JARDÍN BOTÁNICO JOSE CELESTINO MUTIS y tiene por objeto precisar la normatividad contractual, señalar los parámetros mínimos y los procedimientos que rigen la materia, todo lo cual permitirá unificar criterios. CAPÍTULO I MARCO CONCEPTUAL 1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION 1.1 Naturaleza Jurídica del JARDÍN BOTÁNICO JOSE CELESTINO MUTIS El JARDIN como entidad pública adscrita a la Secretaria Distrital del Medio Ambiente esta en capacidad de desarrollar de manera adecuada y eficiente los programas de arborización y ornamentación de la ciudad de Bogotá, en particular de especies nativas y efectuar el registro e inventario en estas materias conforme a la resolución 475 del 2007. Dada la naturaleza jurídica de la entidad, en materia de contratación se rige por el Estatuto de Contratación Estatal. 1.2 FUNDAMENTO LEGAL DEL MANUAL. El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto de contratación estatal, esto es, la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios, la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, el artículo 83 del Decreto 066 del 16 de enero de 2008 y el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, Decreto 2525 de 2009 las Directivas presidenciales, todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de este documento como anexo. Según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto público. 1.3 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIÓN En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, y especialmente los siguientes: PRINCIPIO DE BUENA FE: Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios del JARDIN y quienes contraten con ésta Entidad. PRINCIPIO DE CALIDAD: Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los Contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos del JARDIN. PRINCIPIO DE CELERIDAD: Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la contratación se cumplan con eficiencia y eficacia. Los funcionarios del JARDÍN impulsarán los procesos de contratación encaminados a lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad. PRINCIPIO DE PLANEACION: Es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos Institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Toda actuación debe corresponder al plan de necesidades y el plan anual de compras del JARDÍN, sin que deba ejecutarse producto de la improvisación, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito. PRINCIPIO DE ECONOMIA: Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Administración pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos oportunos. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos del JARDIN, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responder por ello. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: El JARDÍN debe escoger al contratista a través de las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa, de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación a la selección objetiva prevista en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, por consiguiente, los pliegos de condiciones deben tener en cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas. Así de esta manera, el funcionario competente dispondrá lo necesario para que en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los factores de escogencia y calificación que se establezcan en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y sólo se otorgarán puntaje en los casos señalados en la Ley, en los procesos para selección de consultores, pues se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. 3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, se incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización. Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos. PRINCIPIO DOCUMENTACIÓN DE LA CONTRATACIÓN: Los funcionarios competentes deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso de contratación queden registradas documentalmente. Los trámites y actuaciones administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad en documentos y bajo los parámetros señalados por la entidad. Además, en cumplimiento del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se debe conformar el expediente contractual con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior examen, obtención de copias y certificaciones sobre el mismo. Por consiguiente, los contratos o convenios a suscribir por la entidad, tendrán una radicación única, la cual se enumerará en orden consecutivo por años, bajo la responsabilidad del Grupo de administración de documentos en la Dirección General y de los Grupos de Apoyo Administrativo (Área de contratación) en las Regionales y Centros de Formación Profesional. Adicionalmente, los documentos contractuales deben quedar suscritos por los funcionarios y personas que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboración. Finalmente, toda la documentación que soporta la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los expedientes únicos de contrato. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual dará aplicación a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, sin embargo el Jardín utilizará el portal de Contratación al a Vista del Distrito Capital y así hacer efectivo el mandato legal. PUBLICIDAD DEL PROCEDIMIENTO: La entidad será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal de Contratación a la vista, cuyo sitio Web será indicado por el administrador. Con base en lo anterior, se publicarán los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección: 1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. 3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. 4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos. 5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación. 6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos. 7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública. 8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. 10. El acto administrativo de suspensión del proceso. 11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 12. Las adendas a los pliegos de condiciones. 13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de evaluación del concurso de meritos a que se refiere el artículo 69 del presente decreto. 14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde en la conformación dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del presente decreto. 15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. 18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral. En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el SECOP en el día en que deba realizarse la publicación de la convocatoria publica, la entidad publicará para cada proceso de licitación pública, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto los proyectos de pliego de condiciones como la versión definitiva de los mismos y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso. La no presentación del reporte o del plan de acción, acarreará la violación del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único. Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el SECOP, deberán tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Distrital o por algún mecanismo determinado en forma general que permita a los habitantes conocer su contenido. La publicación electrónica de los actos y documentos señalados anteriormente deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos años después de la fecha de liquidación del contrato o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta, según corresponda. La información general sobre las licitaciones públicas que el JARDIN pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Así una vez hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio. Procesos en los cuales no se hacen publicaciones. No se harán las publicaciones en los procesos de selección de: 1. Enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley.1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 4444 de 2008. 2. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. 3. En la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos. 4. En los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, sin perjuicio de que la entidad, en el manual de contratación, establezca mecanismos de publicidad de la actividad contractual. 5. Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, solo se publicará la información relacionada en los numerales 17 y 18 anteriormente precitados. 6. En la contratación directa prevista en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 ya citados. 2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: Únicamente pueden celebrar contratos en representación del JARDÍN BOTÁNICO JOSE CELESTINO MUTIS, el Director, así como los demás servidores públicos de la entidad a quienes el Director delegue de manera especial o general, con fundamento en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998 y el artículo 4 del decreto 249 de 2004. 2.1 Facultades del ordenador del gasto. Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato (terminación unilateral, terminación anticipada, cesión, imposición de multas, caducidad, etc.) y la liquidación; en los casos en que el servidor público actúe por delegación, sus funciones deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le confiere la delegación. 2.2 Conflicto de intereses. El Director y todos los demás funcionarios del JARDÍN BOTÁNICO JOSE CELESTINO MUTIS, deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses del JARDIN, al tratar con contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con el JARDIN o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el Director o el funcionario del JARDIN, deberá plantear el conflicto de intereses y abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo. Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el funcionario público en razón de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales. Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales. Así mismo se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de decisiones. Al respecto, el Código Único Disciplinario en el artículo 40 prevé: "Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor publico deberá declararse impedido" 2.3 Capacidad de los contratistas Podrán celebrar contratos con el JARDIN las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, al igual que los consorcios y uniones temporales. 2.4. Demostración de la existencia y representación legal. Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica, conforme lo establecen los artículos 117, 484 y 486 del Código de Comercio; éste documento debe ser expedido con una antelación no inferior a treinta (30) días de la fecha fijada para la entrega de la documentación y las propuestas. Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia - deberán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. 2.4.1 Inhabilidades e Incompatibilidades. No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con el JARDÍN, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, los Reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993, el artículo 5 de la ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, el parágrafo del artículo 19 y artículo 74 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008. El artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, derogó el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, por consiguiente, no se podrá declarar la caducidad administrativa del contrato cuando se persista en el incumplimiento por concepto de aportes parafiscales. 2.4.2. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste debe ceder el contrato previa autorización escrita del JARDIN o, si ello no es posible, renunciará a su ejecución. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita del JARDÍN. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal. CAPÍTULO II DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN El proceso de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así: 1 PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios de conveniencia, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratistas y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato. 2 PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que deben realizar la administración dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 y 2º del Decreto 2474 de 2008, la entidad debe seleccionar a los contratistas, a través de las siguientes modalidades: 1. Licitación Pública 2. Selección abreviada 3. Concurso de meritos 4. Contratación directa. Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos. 1 CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento, legalización, ejecución y supervisión de los contratos. 2 DE LIQUIDACIÓN: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación. 1.1 ETAPA PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN La concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual se debe establecer que la Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que: 1 Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado. 2 Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista. 3 Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado. 4 Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista". Así entonces, se tiene que el antecedente e insumo principal del proceso preparatorio contractual es el Plan de Compras de la Entidad, resultado de la labor de planeación realizada por los funcionarios competentes, donde se señalan finalmente las prioridades de acción de la Entidad, en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y objetivos del JARDIN. Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE sus planes de compras (Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2000 artículos 22 y siguientes) Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, es decir, de los códigos únicos que identifican los productos que forman parte del universo posible que el Estado puede contratar. Asimismo, los planes de compras, deben consultar la base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes bienes y servicios que la Entidad desea adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la República, a través de la circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las entidades deberán continuar registrando la información contractual de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003 hasta tanto el Gobierno Nacional disponga las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación pública electrónica prevista en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007. 1.1.1.1 Actividades de la planeación y la programación del contrato Es el ordenamiento secuencial y cronológico de todas las actividades y eventos involucrados en el proceso de contratación, desde la etapa de planeación hasta la iniciación de la ejecución del contrato. La planeación comprende las siguientes actividades que se cumplirán con independencia de la modalidad de selección que se determine: Estudios previos. 1 Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. 2 Registro Único de Precios de Referencia, RUPR 3 Establecer los ítems 4 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos 5 Determinar el impacto social ambiental 6 Consulta sobre impuestos 7 Análisis del mercado 8 Elaboración del presupuesto 9 Determinación del Sistema de Precios 10 Selección de la forma de pago 11 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos 12 Determinación y procedimiento de selección del contratista 13 Verificación de la apropiación presupuestal 14 Programación de la contratación 15 Programación del desarrollo del contrato 1.1.1.2 Determinar las condiciones del contrato a celebrar Para este efecto se analizarán los siguientes aspectos: a) El objeto de la contratación, b) La factibilidad, conveniencia y oportunidad de la contratación. c) La clase de contrato que se pretende celebrar y su alcance. d) La magnitud, complejidad y condiciones particulares de la contratación, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado, estrategias de contratación, entre otros. e) El perfil de los proponentes, de acuerdo con las necesidades de contratación y teniendo en cuenta las siguientes variables que apliquen: condición (representante, comercializador, distribuidor, fabricante, en el caso de contrataciones de compra), experiencia contractual, zona de ubicación, la idoneidad y experiencia en el área a contratar (para contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad) entre otras. Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos se contemplen todas las variables (internas y externas) que puedan incidir en el proceso de contratación, por ello, se considera una buena práctica en la gestión contractual que se mantenga la interacción con la dependencia que plantea la necesidad generadora de la contratación y de esta forma minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de contratación y en el contrato. 1.1.1.3 Estudios previos Los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 (estudios oportunidad y conveniencia) y 12 (estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el fondo, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Estos elementos mínimos deben ser complementados de acuerdo a la modalidad de selección a realizar, así:
Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, se deberá revocar el acto administrativo de apertura con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del C.C.A. Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección; y permanecerán a disposición del publico por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. 1.1.1.4 Determinar las garantías Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de esta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros: 1 La seriedad de su ofrecimiento 2 El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación. 3 La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas 4 Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato. El mecanismo de cobertura de riesgos es por regla general indivisible y solo en los eventos previstos en el decreto 4828 de 2008, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural. Clases de garantías. En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: - Póliza de seguros - Fiducia mercantil en garantía - Garantía bancaria a primer requerimiento - Endoso en garantía de títulos valores - Deposito de dinero en garantía. Lo anterior sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solo puede ser amparada mediante póliza de seguros. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinaran teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener al JARDIN indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para cada entidad, en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los proceso de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común utilización, así como en los concursos de meritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. Aprobación de la garantía de cumplimiento. Antes del inicio de la ejecución del contrato, la entidad contratante aprobara la garantía siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo. 1.1.1.5 Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. Como método de análisis de mercado la ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003. Por otra parte, los acuerdos 001, 002 y 003 del 2004 y 005 del 2005 de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad de las entidades estatales que contratan con sujeción a la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de ingresar y hacer uso de los recursos informáticos del SICE, tanto a nivel central como de dependencias a nivel regional. Al ingresar al SICE además de su registro, las entidades deberán elaborar, registrar y actualizar sus planes de compras. El JARDIN en cumplimiento de tal disposición efectuó el registro en el Portal del SICE, del Plan de Compras el 30 de enero del 2009, fecha en la cual se hacen exigibles las obligaciones establecidas en el Decreto 3512 del 2003. La Contraloría General de la Republica a través de la circular No.001 del 17 de enero de 2008, sobre la vigencia del SICE y su articulación con el SECOP de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, dispuso que el Decreto 3512 de 2003, se mantiene vigente y las entidades y particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que contraten con las mismas deben cumplir y tener en consideración las siguientes directrices: 1 Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el Sistema el cual permanece vigente, y cuando el proceso de articulación entre el SICE y el SECOP se adelante, ingresarán al SICE por medio del portal SECOP según las instrucciones que se acordarán entre el SICE y el SECOP. 2 Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o adelantan procesos con sujeción al mismo, deberán: a.) Registrar los planes de compra en el SICE a más tardar el 31 de enero de cada vigencia. Para los planes de compra de la actual vigencia, dado que la Ley 1150 de 2007, establece nuevas modalidades de selección, las entidades tendrán plazo hasta el 30 de marzo de 2008 para ajustar su plan de compras registrado o registra el que hayan elaborado utilizando el nuevo formato de Plan compras dispuesto en el Portal de SICE. b) Consultar el precio indicativo en el portal del SICE para todos los procesos contractuales sin importar la cuantía. La consulta del precio indicativo en los procesos de selección abreviada se hará antes de la subasta inversa o de la rueda de adquisición en Bolsa de productos. c) Tienen la obligación de exigir que los proveedores que aporten en sus ofertas, los números de certificado de registro de precio de referencia definitivos para bienes, servicios y obra publica codificados a nivel de especificaciones y propiedades, es decir a nivel de ítem (quinto nivel de desagregación) o números de certificado de registro de precio temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo. d) De conformidad con el Acuerdo 05 de 2005, expedido por el Comité para la Operación del SICE, deberán exigir a los proveedores el número de certificado de registro de precios en todos los procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía. Por consiguiente, la Entidad seguirá registrando en el portal del SICE los contratos legalizados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente de que se trate, en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003, y de conformidad con lo señalado en el Acuerdo No. 011 del 3 de septiembre de 2007, expedido por el Comité para la operación del SICE, y la Circular No. 001 del 17 de Enero de 2008, expedida por la Contraloría General de la República. Así mismo deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto. 1.1.1.6 Registro Único de Precios de Referencia, RUPR El Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y los que la Entidad desea y puede adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. 1.1.1.7 Establecer los ítems Con base en el alcance de la contratación, se deberá: a) Definir los correspondientes ítems, asignándoles una numeración consecutiva. b) Hacer una descripción clara y concisa de las características y especificaciones de cada ítem, y cuando sea necesario, c) Determinar una unidad de medida de uso común y la cantidad requerida por cada ítem. 1.1.1.8 Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado, se efectuará una relación de los permisos, licencias y autorizaciones que deben obtenerse de las entidades nacionales, departamentales, distritales o municipales, y se precisará a quien corresponde realizar los trámites necesarios para la obtención. Adicionalmente, se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos, licencias, autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación ambiental, los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva. 1.1.1.9 Determinar el impacto socio ambiental Ni el estatuto de contratación estatal (ley 80 de 1993), ni la legislación ambiental, (ley 99 de 1993), establecen de manera expresa en qué momento durante el proceso de selección deben obtenerse las licencias ambientales, en los proyectos que las requieran. No obstante, las licencias ambientales se deben obtener antes de la apertura del proceso de selección, salvo que las mismas constituyan parte del objeto del contrato. Los interesados deben conocer en el momento de la elaboración de las ofertas, las obligaciones que las licencias imponen para ser cumplidas durante la ejecución de los proyectos. Su desconocimiento puede implicar erogaciones pecuniarias. Es importante tener en cuenta que se vulnera el principio de planeación cuando la adjudicación del contrato se efectúa sin contar con la licencia ambiental en los casos que se requiera. Son objeto de licencia ambiental los proyectos, obras y actividades expresamente enunciadas en los artículos 8º y 9º del Decreto 1220 del 2005 y el artículo 1° del Decreto 500 del 20 de febrero de 2006. 1.1.1.10 Análisis de Mercado El análisis de Mercado se podrá realizar entre otras formas, a través de cotizaciones escritas solicitadas en forma verbal o escrita, estableciendo expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la cotización generan compromiso u obligación por parte del JARDIN, pues no corresponden a un procedimiento de selección. La información deberá constar en medio documental (fax, correo electrónico, grabación magnetofónica o digital, entre otros). En todo caso, el antecedente deberá archivarse en la carpeta de contratación. El análisis de mercado se podrá utilizar para: 1 La elaboración del presupuesto oficial para una contratación. 2 La elaboración de las listas de precios o tarifas unitarias, para la aprobación previa de los funcionarios autorizados. 3 La realización de acuerdos de precios 4 La determinación del alcance y características de la contratación 1.1.1.11 Elaboración del Presupuesto Con la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores, se elaborará el presupuesto del JARDIN el cual deberá comprender todos los costos directos e indirectos e impuestos de ley. Este presupuesto se debe proyectar para la fecha de presentación de las propuestas. La revisión y aprobación del presupuesto del JARDIN será responsabilidad del funcionario competente. El presupuesto del JARDIN deberá ser informado a todas las subdirecciones en el proceso de contratación, así como también se deberán indicar las consecuencias que se derivan, en el caso de que las propuestas no se ajusten al mismo. En las contrataciones en las cuales no se puedan precisar las cantidades de trabajo, bienes o servicios, se deberá hacer una proyección de los costos de acuerdo con los antecedentes, con el fin de determinar el procedimiento de selección y el funcionario competente para verificar la existencia de apropiación presupuestal suficiente. Con la información obtenida según lo indicado anteriormente, se debe proceder a: 1.1.1.12 Determinación del Sistema de Precios Según la clase, magnitud y características del contrato, se debe seleccionar el (los) Sistema (s) de Precios (precio global, tarifas o precios unitarios, gastos autorizados, gastos reembolsables, precio base en la fórmula, entre otros) más conveniente (s) para el JARDIN, definiendo si serán fijos o ajustables. 1.1.1.13 Selección de la forma de pago De acuerdo con las características del contrato se debe escoger la forma y periodicidad de los pagos al Contratista, lo mismo que el tipo de moneda que se vaya a utilizar. Se deben respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Solo por razones de interés publico, el ordenador del gasto podrá modificar dicho orden dejando constancia de la actuación. Para el efecto, la entidad, debe llevar un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público. Lo dispuesto anteriormente, no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan. Anticipo o pago anticipado. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el funcionario competente; de preferencia se acudirá al anticipo, siendo éste el método más usual y más frecuentemente utilizado y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago anticipado, de conformidad con la Directiva Presidencial No. 012 de 2002 y la Directiva No. 04 del 4 de Abril de 2003. En la parte referente al manejo de pagos anticipados en la contratación estatal, señala que las entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. Para el caso de los anticipos se establece como criterio que la entrega de recursos se realice utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato. Para establecer la forma de pago es importante aclarar que existe diversidad conceptual entre el "pago anticipado" y "anticipo": El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores cometidas y por tanto es una inversión sujeta a control por parte del JARDIN. Por su parte, el pago anticipado sí hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de la remuneración a cargo de la entidad sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado. Vale la pena aclarar que, en tratándose de convenios o contratos interadministrativos, la limitación a que se refiere el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993 no tiene aplicabilidad, pues son acuerdos que se pueden celebrar en forma directa, cualquiera sea su monto, sin que haya obstáculo alguno para ello por permitirlo la ley; basta que se busque la satisfacción de los servicios o, el cumplimiento de las funciones a cargo de las entidades comprometidas. Por lo mismo, también es posible ampliar su valor sin límite distinto de los propios del régimen presupuestal pues si es posible celebrar varios acuerdos o convenios, no existe ninguna justificación para que en lugar de suscribir diferentes documentos se amplíe un contrato celebrado. En los eventos que la Entidad pacte el pago anticipado y la entrega de anticipos, debe tener en cuenta que su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, de conformidad con el inciso primero del parágrafo del art. 40 de la ley 80 de 1993. 1.1.1.14 Estimación de los costos por ajustes e imprevistos Se debe efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la aplicación de la cláusula de reajuste que se pacte, y prever la apropiación para los costos por eventuales retardos en el pago, y por los que se originen en la posible revisión de los precios por razón de los cambios o alteraciones de las condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que el JARIDN asuma expresamente. 1.1.1.15 Verificación de la apropiación presupuestal Para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento o de Inversiones aprobado para el JARDIN. Antes de la iniciación del procedimiento de selección se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal correspondiente. Esta apropiación deberá comprender el valor del presupuesto oficial, el IVA, el 4 por mil, los valores por concepto de imprevistos, actualización de precios y, en fin, todos los desembolsos que se pudieran prever a causa de la ejecución y liquidación del contrato. Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se debe prever el cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas presupuestales. La omisión de la verificación de apropiación presupuestal suficiente y/o de la obtención de autorización para afectar vigencias futuras, constituye falta disciplinaria gravísima de conformidad con la ley 734 de 2002. La Secretaria General y el área Financiera del JARDIN, a través de circulares o de los medios de comunicación que considere más idóneos, deberá mantener actualizados a todos los funcionarios que intervienen en la contratación acerca de la normatividad que sea aplicable en materia de presupuesto y en especial la sujeción al programa anual de caja, PAC. Por otra parte, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsa de productos, se tiene que para determinar el valor del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, el JARDÍN deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación. Así mismo, para la selección a través del concurso de meritos, se tiene que con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión de la propuesta económica. En el caso de requerirse una Propuesta Técnica Detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación precitada, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el momento de su verificación. CAPITULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2° del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, el JARDIN escogerá a los contratistas a través de las siguientes modalidades de selección: 1 Licitación Publica 2 Selección Abreviada 3 Concurso de meritos 4 Contratación Directa Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. 1. LICITACION PÚBLICA Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, en los eventos en que el objeto del contrato sea complejo y para los casos que la Ley 1150 de 2007 y su Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, no señale una causal que establezca el procedimiento de selección a seguir. 1.1. Etapa preparatoria: Se debe inicialmente hacer la planeación del contrato a celebrar por la entidad, para lo cual deberá adicionalmente, hacer:
NOTA: de conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de 2008, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso.La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. 1.2. Etapa pre-contractual: En esta etapa se realizarán los trámites que correspondan a la realización efectiva del proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones, los que a su vez se basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se definirán y establecerán requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para el JARDIN
NOTA: El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá mediante acto administrativo motivado adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. (Inciso final numeral 12 artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el inciso 3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007).2. LICITACION PÚBLICA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA. De conformidad con el inciso segundo del numeral 1 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.
2.1 Etapa Precontractual
OJO ORGANIGRAMAS 3. SELECCIÓN ABREVIADA La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 3.1. CAUSALES 3.1.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, no serán aplicables los artículos 2 y 3 de la Ley 816 de 2003, los cuales rezan:2 "ARTÍCULO 2o. Las entidades de que trata el artículo 1 asignarán, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. ARTÍCULO 3o. El oferente extranjero deberá cumplir con los mismos requisitos, procedimientos, permisos y licencias previstos para el oferente colombiano y acreditar su plena capacidad para contratar y obligarse conforme a la legislación de su país."3.1.1. 1 Procedimiento de selección Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. Sin embargo si los bienes y servicios del respectivo contrato no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá adquiridos por el proceso de mínima cuantía. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda. 3.1.1.1.1. Subasta inversa. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo señalado en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones. 3.1.1.1.1.1. Etapa preparatoria.
3.1.1.1.1.2. Etapa precontractual
OJO ORGANIGRAMA 3.1.1.1.2. Adquisición de bienes a través de bolsa de productos. Para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por la entidad a través de bolsas de productos, se debe tener en cuenta las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas y en lo dispuesto en la subsección II del Decreto 2474 del 2008, por consiguiente la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones. Las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de las entidades estatales, de tal manera que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate. Este listado actualizado de bienes y servicios deberá mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página Web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados. Las bolsas de productos podrán establecer modelos estandarizados para los diferentes documentos requeridos para las negociaciones que a través suyo realicen las entidades estatales. 3.1.1.1.2.1. Etapa preparatoria y precontractual
OJO ORGANIGRAMA 3.1.1.1.3. Adquisición de bienes y servicios a través de Acuerdo marco de precios Los acuerdos marcos de precio permitirán fijar las condiciones de oferta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo. La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos. En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra y el respectivo proveedor se formará un contrato en los términos y condiciones previstos en el respectivo acuerdo. El Gobierno Nacional señalará la entidad o entidades que tendrán a su cargo el diseño, organización y celebración de los acuerdos marco de precios. El reglamento establecerá las condiciones bajo las cuales el uso de acuerdos marco de precios se hará obligatorio para las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público en el Orden Nacional, sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Por consiguiente no se podrá hacer uso de este procedimiento hasta tanto no se asignen las responsabilidades anteriormente previstas y se expida el reglamento respectivo. 3.1.2 Menor cuantía Se entiende por menor cuantía los valores que se relacionan en el literal b del numeral 2 del artíc ulo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta el presupuesto anual de las entidades publicas expresado en salarios mínimos legales mensuales. La Secretaria General y el área Financiera informará anualmente el monto de la menor cuantía para el JARDIN. 3.1.2.1. Procedimiento 3.1.2.1.1. Etapa preparatoria.
3.1.2.1.2 Etapa Precontractual.
OJO ORGANIGRAMA 3.1.3. Mínima cuantía. Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas y que le permitan a la entidad obtener la oferta más favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar, haciendo uso del procedimiento que a continuación se establece: Para efecto de lo anterior el procedimiento que fija el presente manual para contratar por mínima cuantía, es el siguiente: 3.1.3.1. Etapas del procedimiento. 3.1.3.1.1. Etapa Preparatoria.
3.1.3.1.2. Etapa Precontractual
La Secretaria General y el Área Financiera a través de la Circular indicará al inicio de cada año, la cuantía mínima establecida para la respectiva vigencia. En aplicación del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, no se requerirán en los procesos de mínima cuantía, el registro único de proponentes del registro único empresarial de la Cámara de Comercio, ni de calificación ni de clasificación, únicamente corresponderá al ordenador del gasto o el funcionario delegado, cumplir con las labores de verificación de las condiciones de los proponentes. NOTA: Para adquisiciones en "Gran Almacén" El ordenador del gasto podrá recurrir a los establecimientos que correspondan a tal definición, de conformidad con la resolución 2416 del 14 de febrero de 2000 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio o el acto administrativo que la modifique, complemente o adiciones. La Superintendencia de Industria y Comercio en el artículo 1° de la Resolución No. 2416 del 14 de febrero del 2000, define el término de gran almacén, como: "Sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las Cajas de Compensación Familiar, o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a 3.000 salarios mínimos mensuales legales. Para determinar los ingresos brutos se tendrán en cuenta todos los ingresos de los establecimientos de un mismo gran almacén y los bimestres se contarán como se señala para la presentación del impuesto de industria y comercio. La entidad que en un bimestre adquiera la condición de gran almacén, la conservará durante 6 bimestres más, contados a partir del último en que sus ventas así lo hubieran determinado" (Negrilla fuera de texto)Estas adquisiciones se presumen realizadas a precios de mercado y la existencia del contrato se prueba con el intercambio de documentos entre la entidad y el contratista, para este efecto será la orden de compra que emita la entidad y la factura que expida el contratista. En cuanto a la factura que expida el contratista es preciso recordar que la factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento. La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio. La Secretaria General y Financiera, Grupo de Contabilidad del JARDIN, teniendo en cuenta la "nueva legislación sobre la factura como titulo valor" lo siguiente: • Mediante la Ley 1231 del 17 de julio de 2008 se unificó la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario. Aquellas personas obligadas a facturar, que deseen que sus facturas sean consideradas un titulo valor negociable por endoso por el emisor, es decir, que puedan salir a negociar antes de su vencimiento ofreciéndoselos a las empresas especializadas en factoring (compra de careta), deberán cumplir con todas las disposiciones de la ley 1231. • Quienes estando obligados a facturar no desean convertir su factura en un título valor, deberán seguir cumpliendo con los requisitos fiscales y tributarios que se han venido cumpliendo hasta el momento. • La entrada en vigencia de la Ley 1231 de 2008, se fijó a partir del 18 de octubre de 2008. • Mediante la circular 0096 del 16 de octubre de 2008, la DIAN realizó algunas aclaraciones sobre los efectos tributarios de la Ley 1231 de 2008, de las cuales se resalta que los cambios producidos se realizaron en materia comercial, por lo tanto las normas tributarias y fiscales al respecto no han sufrido cambios. • Se elimina la denominación de "Factura cambiaria de compraventa", cambiándose por "Factura", en consecuencia, deberán anularse los formatos de factura cambiaria de compraventa elaborados con base en la numeración autorizada y que no han sido utilizados. En el caso en que las facturas pendientes de elaborar estén denominadas solamente como "Factura de venta", pueden seguirlas utilizando. • Quienes deseen que sus facturas sean consideradas un titulo valor negociable, deberán emitir un original y dos copias de la factura, conservando el original firmado por el emisor y el obligado, entregando una de las copias al obligado o comprador y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. • Quienes no desean convertir su factura en un título valor, pueden seguir cumpliendo únicamente con lo indicado en el artículo 617 del Estatuto Tributario que le exige entregando el original del documento al comprador de los bienes y servicios y pueden quedarse solo con copias. • Quienes estén en la obligación de facturar, independientemente de si desean que sus facturas sean consideradas como un titulo valor negociable o no, deberán expedir sus facturas con los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios junto con la discriminación del IVA pagado; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Quienes estén en la obligación de facturar y desean que sus facturas sean consideradas como un titulo valor negociable, deberán expedir sus facturas con los siguientes requisitos adicionales: a) La fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario, siguientes a la emisión. b) La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma del encargado de recibirla. c) El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. d) La factura debe estar firmada por el emisor y por el comprador. El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo. En lo que concierne al JARDIN, frente al proceso de cuentas por pagar, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: • En el caso de pago a proveedores de bienes y/o servicios, solo se puede aceptar la entrega de la copia de facturas, mientras cumplan la totalidad de los requisitos tributarios y los requisitos adicionales para considerar la factura como título valor. • Si falta uno o varios de los requisitos mencionados anteriormente, se deberá exigir la entrega de la factura original. • Los funcionarios encargados de tramitar las solicitudes de pago y los supervisores de los contratos cuyos pagos se realicen mediante factura deberán revisar que dichas facturas cumplan con la totalidad de los requisitos exigidos, tanto tributarios como aquellos necesarios para que la factura se consideren como título valor, en los casos pertinentes. • Se recuerda que para que sea procedente la devolución del IVA pagado, a que tiene derecho el JARDIN, según el artículo 92 de la Ley 30 de 1992, es necesario, entre otros, "Que en las facturas se encuentre discriminado el IVA y cumplan con los demás requisitos legales." OJO ORGANIGRAMA 3.1.5. Selección abreviada por declaratoria desierta de la licitación. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para la contratación de menor cuantía sin embargo no se requiere que los posibles oferentes en participar manifiesten su interés como tampoco el sorteo de consolidación ( numerales 3 y 4 del Decreto 2474 de 2008) 3.1. 6. Enajenación de bienes de estado. En los procesos de selección abreviada de enajenación de bienes, la entidad podrá hacer uso de los mecanismos que se consagran el Decreto 444 del 25 de noviembre de 2008, atendiendo a las normas de transparencia, selección objetiva y eficiencia. En todo caso, la convocatoria pública será regla general, y se aplicarán en lo pertinente las reglas del Título I del Decreto 2474 de 2008, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. La entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar. También podrá hacerlo a través de la sociedad Central de Inversiones CISA S. A., caso en el cual, se suscribirá el respectivo contrato interadministrativo. Los bienes cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía, serán enajenados por las entidades, directamente o a través de intermediario, de acuerdo con las condiciones del mercado y al procedimiento señalado en este manual de contratación para la mínima cuantía 3.1.6.1. Procedimiento 3.1.6.1.1. Etapa Preparatoria
3.1.6.1.2 Etapa precontractual.
3.1.9. Contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión. Esta causal procede para los contratos que la entidad tiene para la ejecución de: 1 Programas de protección de personas amenazadas. 2 Programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares. 3 Programas de atención a población desplazada por la violencia. 4 Programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. Los contratos se celebrarán por parte de la entidad tomando como única consideración los precios del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Con el fin de preservar la seguridad de los beneficiarios del programa, el jefe de la entidad o su delegado podrá omitir la publicación de aquella información que pueda afectarla. Si el objeto a contratar es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización se aplicará el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características y uniformes señalados anteriormente. 3.1.9.1. Etapas del procedimiento. 3.1.9.1.1. Etapa preparatoria
4. CONCURSO DE MERITOS A través de la modalidad de selección de concurso de meritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, a saber: 1 Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión. 2 Los estudios de diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos. 3 Las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: Entiéndase las llevadas acabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003. Lo anterior sin perjuicio que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requiera conocimientos especializados de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. 1 Los que tienen por objeto la interventoria, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto). 2 Escogencia de intermediarios de seguros. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará a través del concurso de meritos, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos de acuerdo a lo señalado en el artículo 12 del decreto 2474 de 2008. Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra la escogencia del contratista debe adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda. Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía de la entidad contratante, se podrá seleccionar al consultor o al proyecto haciendo uso del procedimiento de mínima cuantía ya descrito en el numeral 2.1.3 del presente manual. La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos y puede ser de dos clases: 1) Lista corta: aquella que se hace para un sólo proceso de concurso de méritos. 2) Lista multiusos: La que se realiza para varios concursos de méritos determinados o determinables. 4.1.1. 1. Procedimiento 4.1.1.1.2. Etapa Preparatoria.
4.1.1.1.2. Etapa Precontractual
4.1.2. Concurso abierto Procede para la selección de consultores a través de la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS) o proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por jurado para lo cual se seguirá el procedimiento señalado en el decreto 2326 de 1995. El concurso abierto para una propuesta técnica simplificada se desarrollará teniendo en cuenta lo previsto en el capitulo III del Decreto 2474 de 2008, prescindiendo de los procedimientos de precalificación, luego entonces no se requiere conformar la lista corta ni la lista multiusos y todos los participantes pueden participar. El concurso de Arquitectura es el procedimiento mediante el cual la entidad previa invitación pública y en igualdad de oportunidades, selecciona un consultor entre los Proponentes interesados en elaborar diseños, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos; en dicho proceso intervienen cuatro partes, a saber: 1.- La entidad estatal promotora: Organismo interesado en adelantar el proceso de selección mediante el concurso arquitectónico. 2.- El organismo asesor: Es el ente idóneo en la materia de Arquitectura que organiza y diseña los aspectos técnicos del Concurso de Arquitectura y, actúa como coordinador entre la Entidad Estatal Promotora y el Jurado Calificador, y entre éstos con los Proponentes. 3.- El Jurado Calificador. Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta más idónea y favorable que se ajusta a las bases del concurso de Arquitectura. 4.- Los Proponentes. Son las personas naturales o jurídicas, uniones temporales o consorcios definidos en el artículo 7o. de la Ley 80/93, inscritas en el concurso de Arquitectura que presenten sus propuestas de acuerdo con las bases del concurso. 4.1.2.1. Procedimiento concurso abierto. 4.1.2.1.1. Etapa Preparatoria.
4.1.2.1.1.2. Etapa Precontractual.
4.1.3. Del concurso de meritos para la escogencia de intermediarios de seguros. La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos y deberá realizarse en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podrá efectuarse esta selección de manera concomitante. La entidad podrá adjudicar a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros. No obstante, si sus necesidades así lo ameritan, podrán adjudicar a otro intermediario un ramo o un grupo de ramos de seguros requeridos. En ningún evento habrá más de dos intermediarios por cada entidad estatal. La vinculación del intermediario con la entidad estatal se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención, dentro de un mismo proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación. 4.1.3.1. Procedimiento 4.1.3.1.1. Etapa Preparatoria.
4.1.3.1.2. Etapa precontractual
5. CONTRATACION DIRECTA Procede el uso de la modalidad de selección de contratación directa, en las siguientes causales: a) Urgencia Manifiesta. b) Contratación de empréstitos c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere el caso y de conformidad con lo dispuesto en por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal. Las instituciones de educación superior podrán ejecutar contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada, y acrediten la capacidad requerida para el efecto y su régimen de contratación será el determinado de acuerdo con las normas especificas que las rijan, en todo caso bajo los principios que le son propios en su condición de entidades públicas. Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo. d) La contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición prevista en el artículo 79 del Decreto 2474 de 2008. e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para esta clase de contrato se tendrán en cuenta la definición que de tales se tiene en el decreto ley 591 de 1991, y las demás normas que las modifiquen o adicionen. En todo caso en el acto administrativo que de inicio al proceso, el jefe de la entidad o su delegado justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal. f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inicial el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las norma que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. g) Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado, y se da en los siguientes casos: 1 Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP 2 Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación. h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato. Al interior de la entidad, para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión debe tenerse en cuenta lo señalado en la resolución No. del de de 2008, expedida por el Director. i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles. Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa. Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitarán un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el registro Nacional de Avaluadores. De igual manera, la entidad pública adquirente deberá realizar un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas. En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad observará lo previsto en el artículo 46 del presente decreto respecto al procedimiento de contratación allí señalado. Se entiende que la causal a que se refiere el literal i) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado. 5.1. Procedimiento 5.1.1. Etapa preparatoria. 1 Elaboración y análisis de la Ficha Técnica, Ficha de estadística básica de Inversión Distrital de acuerdo al proyecto obtención del Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos, y demás documentos requeridos para la contratación. 2 Los estudios y documentos previos, constarán en el expediente de la respectiva contratación y deberán contener los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. 1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2 La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3 Los fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4 El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación. 5 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. 6 El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7 El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Proyecto de pliegos de condiciones, No será obligatorio el uso o publicación de pliegos de condiciones. (parágrafo 1 del artículo 6 del Decreto 2474 de 2008). 5.1.2. Etapa precontractual. 2 Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Cuando proceda el uso de la modalidad directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá: 1 El señalamiento de la causal que invoca 2 La determinación del objeto a contratar 3 El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista. 4 La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta. - Selección de oferentes: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. - Evaluación de ofertas: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. - Adjudicación de contrato: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. Para los casos de contratación de empréstitos, contratación de bienes y servicios en el sector defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad DAS, que necesite reserva para su adquisición, no se requiere acto administrativo de apertura y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos. Para la Urgencia Manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto administrativo de justificación directa, y no requerirá de estudios previos. Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión a que se refiere el artículo 82 del decreto 2474 de 2008, no será necesario el acto administrativo de justificación de la contratación a que se refiere el presente numeral. Sin embargo para la selección de los contratistas se exigirá como mínimo los siguientes requisitos: Selección de oferentes: * Certificado de Inexistencia de Personal . * Hoja de Vida del Banco de Hojas de Vida de la Entidad * Autorización para celebrar varios contratos con el mismo objeto. – (articulo 1 Decreto 2209 de 1998). * Cuadro de distribución presupuestal en caso de que participe mas de un oferente. * Carta de invitación a presentar propuesta. * Formato 1 (carta de presentación) * Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía * Fotocopia Libreta Militar para hombres menores de cincuenta (50) años. * Formato Único de Hoja de Vida. * Formato 2 Contratos celebrados con el Jardín Botánico. * Formato único de declaración juramentada de bienes y rentas. * Certificado de antecedentes judiciales DAS. * Impresión reporte antecedentes fiscales ante la Contraloría General de la Nación. * Impresión de reporte de antecedentes disciplinarios procuraduría. * Certificado de antecedentes disciplinarios personería. * Fotocopia del RUT. * Fotocopia del RIT. * Formato registro de proveedores de bienes y servicios. * Certificado de estudios. * Fotocopia tarjeta profesional o certificado de vigencia expedida por el COPNIA, si se requiere. * Certificados laborales * Evaluación de Experiencia (firmada por quien solicita la contratación. * Constancia de idoneidad y experiencia (firmada por el Director) * Constancia de afiliación a los sistemas de seguridad social y ARP. * Memorando remisorio responsable del grupo de contratación CAPITULO IV ETAPA CONTRACTUAL En los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y directa, se establecen los mismos pasos referentes al desarrollo de la etapa contractual, los cuales se entrarán a señalar. 1. ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO. El funcionario competente independiente de la causal de selección hará el contrato de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, la propuesta del contratista y la minuta del contrato, el cual será suscrito por las partes en los plazos establecidos en el pliego de condiciones. Si el adjudicatario no suscribe el correspondiente contrato dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósitos o garantía. En este evento la entidad mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. 1.1. PERFECCIONAMIENTO Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. De conformidad con lo previsto en la Ley de presupuesto, también es un requisito de perfeccionamiento el registro presupuestal. 1.2. EJECUCIÓN DEL CONTRATO Dentro de las formalidades del contrato estatal encontramos que la normatividad exige reunir los requisitos necesarios para la ejecución que se cumple una vez se haya perfeccionado el documento contractual. 1.2.1. Requisitos para la ejecución del contrato 1 Constitución y aprobación de las garantías. Las garantías previstas en el contrato deberán ser presentadas por el Contratista dentro del término estipulado en el mismo y serán revisadas y aprobadas por el funcionario competente para la contratación o por el delegado para este efecto por el ordenador del gasto. Las garantías otorgadas por los proponentes o contratistas deberán cumplir con las exigencias del Decreto 4828 de 2008. En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: a) Póliza de Seguros b) Fiducia mercantil en garantía c) Garantía bancaria a primer requerimiento d) Endoso en garantía de títulos valores e) Depósito de dinero en garantía Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008. En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo: Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. La entidad estatal podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. 2 Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener al Jardín indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. 3 Pago impuesto de timbre Nacional: El Contratista deberá pagar el importe correspondiente al impuesto de timbre nacional (o el porcentaje del mismo que se haya pactado a su cargo), en el área financiera que del JARDIN, dentro del término establecido en el contrato, salvo en los casos en los cuales se acuerde que el impuesto estará a cargo del JARDIN. La Ley 1111 de 2006 en el artículo 72, modifico el inciso 1 y adiciono un parágrafo al artículo 519 del Estatuto Tributario, y dispuso: "Artículo 519. Base gravable en el impuesto de timbre nacional. Teniendo en cuenta que el Artículo 72 de la Ley 1111 de 27 de Diciembre de 2006 "POR LA CUAL SE MODIFICA EL ESTATUTO TRIBUTARIO DE LOS IMPUESTOS ADMINISTRADOS POR LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES" establece las siguientes modificaciones: "ARTICULO 72. Modificase el inciso primero y adicionase un Parágrafo al artículo 519 del Estatuto Tributario, los cuales quedan así: "Artículo 519. Base gravable en el impuesto de timbre nacional. El impuesto de timbre nacional, se causará a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%) sobre los instrumentos públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a seis mil (6.000) Unidades de Valor Tributario -UVT, en los cuales intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante, que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a treinta mil (30.000) Unidades de Valor Tributario–UVT. Parágrafo 2. La tarifa del impuesto a que se refiere el presente artículo se reducirá de la siguiente manera: - Al uno por ciento (1%) en el año 2008 - Al medio por ciento (0.5%) en el año 2009 - Al cero por ciento (0%) a partir del año 2010"" Por otra parte teniendo en cuenta que la Resolución, expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ha establecido el valor de las mencionadas Unidades de Valor Tributario para el año 2009 en veintitrés mil setecientos sesenta y tres pesos ($23.763). Es necesario reliquidar las cuantías con base en las siguientes reglas: CUANTÍA PARA EL PAGO DEL IMPUESTO DE TIMBRE De acuerdo con lo anterior, la Ley 1111 de 2006 modifica las cuantías previstas en el artículo 519 del Decreto 624 del 30 de marzo de 1989 o estatuto Tributario, las cuales entran a regir de la siguiente manera: a. No se causa impuesto de timbre sobre los documentos públicos o privados cuando la cuantía no sea superior ciento cuarenta y dos millones quinientos setenta y ocho mil pesos M/cte ($142.578.000). b. Igualmente no se causa impuesto de timbre, cuando tales documentos sean de cuantía indeterminada, cuyo máximo valor posible de acuerdo con las cláusulas contenidas en el contrato no exceda los superior ciento cuarenta y dos millones quinientos setenta y ocho mil pesos M/cte ($142.578.000) . A contrario sensu, cuando la cuantía de los documentos sea superior a superior ciento cuarenta y dos millones quinientos setenta y ocho mil pesos M/cte ($142.578.000), se causará el impuesto de timbre respectivo a la tarifa del uno por ciento (0.5%) para el año 2009. Así mismo, para los documentos o actuaciones de cuantía indeterminada y que de sus cláusulas se infiera que su máximo valor posible sea superior a superior ciento treinta y dos millones trescientos veinticuatro mil pesos M/cte ($132´324.000), se causará el impuesto de timbre sobre cada pago o abono en cuenta derivado del contrato o documento, durante al tiempo que dure vigente. . Cuando se trate de contratos con entidades públicas, el artículo 532 del E. T., prescribe que: "Las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional.- Cuando en una actuación o en un documento intervengan entidades exentas y personas no exentas, las últimas deberán pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes". Es necesario tener en cuenta que el artículo 61 de la Ley 1111 de 27 de diciembre de 2006 estableció: Para efectos de determinar las cuantías anteriores, deberá tenerse en cuenta que: c. En los contratos de ejecución sucesiva, se tendrá como cuantía el valor total de los pagos periódicos que deban hacerse durante la vigencia del convenio. d. En los contratos de duración indefinida se tomará como cuantía la correspondiente a los pagos durante un año. e. Cuando en los contratos de ejecución sucesiva la cuantía sea indeterminada, se tendrá en cuenta la regla prescrita en el numeral b) del punto 2 del presente instructivo, y no operará la simple estimación de los interesados. f. La cuantía de los contratos en moneda extranjera se determinará según el cambio oficial en el momento en que el impuesto se haga efectivo. 4 Publicación del contrato: De conformidad con lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, deberán publicarse en la Gaceta Distrital, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo, para que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior. En consecuencia, en los eventos en que se requiere de publicación, el funcionario competente deberá diligenciar y suscribir el Extracto Único de Publicación. El pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública (Diario Oficial), lo deberá hacer el Contratista o el JARDIN, según lo establecido en el contrato, dentro de los diez (10) días siguientes al pago de los derechos de publicación. El funcionario competente deberá enviar el Extracto Único de Publicación a la Imprenta Nacional de Colombia. Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el funcionario competente o quien éste designe deberá enviar a la Imprenta Nacional una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior. Los contratos interadministrativos no requieren de publicación en el Diario Oficial. Nota: Se debe enviar copia del contrato, la propuesta y la póliza aprobada al supervisor del contrato y enviar al contratista copia del contrato y de la póliza aprobada. 5 Acreditar pago aportes parafiscales y seguridad social. El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente. 2. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO 3.1. VIGENCIA DEL CONTRATO La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final. 2.2. ENTREGA DEL ANTICIPO O DEL PAGO ANTICIPADO Una vez cumplidos los requisitos de ejecución el funcionario responsable del contrato deberá tramitar la factura u orden de pago del Anticipo o Pago Anticipado, según el caso pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. 2.3. SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La suspensión del contrato será aprobada por el funcionario competente, previo concepto del Interventor o supervisor del contrato. La suspensión del contrato procederá cuando se presente una circunstancia especial que lo amerite, la cual deberá constar en un acta suscrita por las partes que celebraron el contrato, previo concepto del Interventor o Supervisor, en la cual se conste la interrupción o suspensión temporal, las razones que la sustentan y la fecha exacta de reiniciación del mismo. Para efectos del plazo extintivo del contrato, no se contabilizará el tiempo de suspensión. 2.4. AMPLIACIÓN DEL PLAZO El plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a ampliaciones, salvo que sobrevengan hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que, a juicio del JARDIN, se requiera. Si el Contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles, el JARDIN podrá ampliar el plazo para la ejecución del contrato por el término que estime razonable, sin perjuicio de que se apliquen las multas contractualmente pactadas. En este caso, el Contratista debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e indemnizar los perjuicios que ocasione al JARDIN. En los casos de ampliación del plazo se deberá suscribir un Contrato adicional. En estos eventos, deberá ampliarse la vigencia de las garantías por el término y bajo las condiciones señaladas en el Contrato adicional y previo el cumplimiento de los mismos requisitos de legalización estipulados en el contrato principal. 2.5. CONTRATOS ADICIONALES Los Contratos Adicionales deberán ser suscritos por el funcionario competente que celebró el contrato principal, y no podrán en ningún caso adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado en salarios mínimos legales mensuales. Los Contratos Adicionales requieren la modificación de la respectiva garantía, el cumplimiento de los mismos requisitos de legalización establecidos para el contrato inicial. En los contratos a precios o tarifas unitarios, la mayor cantidad de obra no dará lugar a la celebración de Contrato adicional y se pagará a través de las Actas de obra mensuales que dan cuenta del recibo a satisfacción de la obra, con cargo a los mismos recursos del contrato principal y a los precios convenidos para el respectivo ítem, sin perjuicio de los límites por razón de la disponibilidad presupuestal. 2.6. CESIÓN DEL CONTRATO Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante. Por ello, en el contenido del contrato es posible establecer la figura de la cesión para que en el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso formalizado, podrá proponer al JARDIN a través de una comunicación escrita, una tercera persona que continúe con la ejecución del contrato. Dicha persona debe reunir como mínimo las mismas características del contratista que propone la cesión, anexar todos los documentos que acrediten dichas condiciones, contar con el concepto técnico favorable del supervisor y la autorización expresa y escrita del ordenador del gasto. 2.7. SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO El funcionario competente o el responsable del contrato se deberán pronunciar dentro del término de tres (3) meses siguientes a la fecha de recibo de las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, con el fin de evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo de que trata el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. 2.8. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La interventoría o supervisión del contrato, tiene como objetivo controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativos. 2.8.1. INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO Es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por el JARDIN, para realizares a actividad. En los contratos de obra el JARDIN por intermedio de la Dirección Jurídica ha impartido directrices señalando que la contratación de Interventoría externa debe efectuarse para todos los contratos que superen el valor de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. La contratación del Interventor debe adelantarse simultáneamente con la suscripción del contrato, para permitir que sea oportuno el inicio de las actividades y funciones asignadas; en especial la vigilancia y los requisitos exigidos para el perfeccionamiento del contrato de obra. En los contratos que no superen el valor de los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el ordenador del gasto debe decidir si es necesario o no contratar la Interventoría externa, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos: el grado técnico o especializado del contrato de obra, el grado de dificultad para supervisar la obra por distancias o disponibilidad de recursos y que la Entidad haya contratado estudios, proyectos técnicos, planos, especificaciones y estudios de prefactibilidad para adelantar las obras, donde el autor intelectual de estas actividades, deba participar siempre de las labores de control técnico de ejecución de los contratos de obra. En los contratos de obra de valor inferior a los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, para los cuales se determine que no es necesario contratar un interventor externo, las funciones de Interventoría deberán ser adelantadas por un Supervisor, cuya designación debe efectuarse de conformidad con lo estipulado por el Jardín 2.8.2. REQUISITOS DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR El Interventor que sea funcionario del JARDIN deberá poseer una amplia experiencia en la especialidad que corresponda al objeto del contrato celebrado. Cuando la Interventoría sea contratada, el Interventor debe observar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley para tal efecto y en especial la Resolución adoptada por el JARDIN. Sin perjuicio de lo anterior, el Jardín dependiendo de la complejidad del objeto contratado podrá pactar condiciones o plazos distintos a los previstos en la resolución citada, sin que se menoscaben los objetivos de la labor de interventoría allí contenidos. CAPITULO V ETAPA POSCONTRACTUAL 1. LIQUIDACION DEL CONTRATO. Este procedimiento inicia con la solicitud de liquidación del contrato o convenio y finaliza con la firma del Acta de Liquidación, suscrita por las partes de común acuerdo o con la ejecutoria del Acto Administrativo de Liquidación Unilateral, y archivo de la documentación. Aplica a los contratos celebrados por el Jardín Botánico que de acuerdo con la ley de contratación y sus decretos reglamentarios lo requieran. LIQUIDACIÓN DE COMÚN ACUERDO. Cuando las partes convienen liquidar el contrato o convenio y suscriben la respectiva acta en señal de aprobación. En el acta se consigna la información básica del convenio o contrato, el balance financiero y la plena satisfacción de ambas partes, contratante y contratista, declarándose a paz y salvo mutuamente por todo concepto. 1.2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL Ocurre cuando el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, por lo que es practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adopta mediante acto administrativo motivado. POLITICAS DE OPERACIÓN O LINEAMIENTOS • En el evento en que del objeto del contrato o convenio, o de las actividades contractuales el Jardín Botánico deba recibir productos representados en bienes, estos deberán ingresar al Almacén del Jardín Botánico dentro del término de ejecución del plazo contractual. Al vencimiento del plazo de ejecución y una vez efectuado el ingreso de bienes al Almacén, se suscribirá entre supervisor y contratista el acta de terminación respectiva. • La radicación de facturas deberá realizarse dentro de los primeros 20 días calendario de cada mes. Las facturas que sean radicadas posterior a esta fecha deberán ser emitidas con fecha del mes siguiente. • El Supervisor o interventor del contrato deberá remitir los soportes para la Liquidación a la Oficina Asesora Jurídica dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la factura. • El supervisor o interventor del contrato deberá solicitar la liquidación del contrato a la Oficina de Asesora Jurídica, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al recibo a satisfacción de los bienes o servicios contratados, adjuntando todos los documentos exigidos para realizar este trámite. • El supervisor o interventor deberá vigilar que las vigencias de la garantía única se encuentren vigentes. • El supervisor o interventor deberá verificar que el contratista cumpla con el pago de aportes parafiscales. • Cuando los trámites de liquidación impliquen afectación presupuestal se debe informar al Área Corporativa. SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS * Acta de terminación y recibo a satisfacción. * Ingreso de Bienes a Almacén (según corresponda). * Informe Final y de Recibo a Satisfacción. * Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal, para el caso de personas jurídicas. * Certificación por área que acredite el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Nota: el Supervisor deberá verificar en el Acta de Terminación para contratos y convenios interadministrativos el respectivo ingreso a Almacén de los elementos adquiridos o los documentos que lo respalden. ACTA DE LIQUIDACIÓN La liquidación del contrato o convenio finaliza con la firma del Acta de Liquidación, suscrita por las partes de común acuerdo o con la ejecutoria del Acto Administrativo de Liquidación Unilateral, y archivo de la documentación. Aplica a los contratos celebrados por el Jardín Botánico que de acuerdo con la ley de contratación y sus decretos reglamentarios. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. 1.4. RESPONSABLE DE LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El interventor o Supervisor una vez finalizado el contrato deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista y presentar el informe sobre el balance final de ejecución del mismo, para efectos de elaborar el acta de liquidación respectiva, el Acta de liquidación que será suscrita por el ordenador del gasto conjuntamente con el Contratista, con el visto bueno del supervisor o interventor. 2. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES El JARDIN procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción. No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos del Jardín, ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato. En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993. Cuando en el contrato no se haya pactado cláusula compromisoria, el funcionario competente podrá suscribir un compromiso para que se convoque un Tribunal de Arbitramento, con el fin de resolver las diferencias presentadas por razón de la celebración del contrato y su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. En el documento de compromiso que se suscriba se señalarán la materia objeto del arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal y la forma de proveer los costos del mismo. 3. SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES. El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba el JARDIN tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. Por consiguiente la entidad podrá hacer efectiva las cláusulas de multa o cláusula penal pecuniaria, pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, y en los que por autonomía de la voluntad de las partes se hubiese previsto la competencia de la entidad para imponerlas y hacerlas efectivas. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo. 3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓN: 1. El ordenador del gasto mediante acto administrativo debe explicar las razones de hecho y de derecho por las cuales se impone la sanción y debe notificarlo de conformidad con lo señalado en los artículos 43 a 38 del Código Contencioso Administrativo. 2. Contra el acto administrativo procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario que lo expidió. 2. Este recurso se podrá interponer en la diligencia de notificación personal o dentro de los 5 días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto con el fin de garantizar el derecho de defensa al contratista. 3. Transcurrido los términos sin que se hubiere interpuesto el recurso de reposición la decisión quedará en firme. 4. Por el contrario si el contratista interpone el recurso de reposición, su escrito debe cumplir los requisitos señalados en el artículo 52 del C.C.A., si no se presenta con los requisitos podrá ser rechazado de conformidad con el artículo 53 ibídem. 5. La decisión resolverá todas las cuestiones que hayan sido planteadas y las que aparezcan con motivo del recurso aunque no lo haya sido antes.(Art. 59 C.C.A.) 6. El funcionario que expidió el acto administrativo podrá confirmar, aclarar, modificar o revocar la decisión tomada teniendo en cuenta las pruebas y las circunstancias de hecho y derecho que fundamentan su decisión. CAPITULO VI CONTROL Y VIGILANCIA Para efectos del control y vigilancia en el Jardín, se designa la Oficina de Control Interno y Calidad con la finalidad de compilar los mecanismos de control y vigilancia de la actividad precontractual, contractual y postcontractual, y de la celebración, ejecución y liquidación de convenios en la entidad. CAPITULO VII DISPOSICIONES VARIAS 1. PROMOCION DEL DESARROLLO -MIPYMES En los pliegos de condiciones las entidades estatales dispondrán en las condiciones que señale el reglamento, de mecanismos que fomenten en la ejecución de los contratos estatales la provisión de obras, bienes, servicios y mano de obra locales o departamentales, siempre que se garanticen las condiciones de calidad y cumplimiento del objeto contractual. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o del artículo 13 y en los artículos 333 y 334 de la Constitución Política, el Gobierno Nacional definirá las condiciones para que en desarrollo de los procesos de selección cuyo valor se encuentre por debajo de 750 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Sin perjuicio de que el Gobierno Nacional pueda establecer cuantías diferentes para entidades en razón al tamaño de su presupuesto, las entidades estatales adopten en beneficio de las Mipymes y de los grupos marginados o discriminados que se asocien bajo esta modalidad, convocatorias limitadas a las Mipymes departamentales, locales o regionales cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución de los contratos, siempre que se garantice la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y que previo a la apertura del proceso respectivo se haya manifestado el interés del número plural de Mipymes que haya sido determinado en el reglamento por el Gobierno Nacional. En todo caso la selección se hará de acuerdo con las modalidades de selección a que se refiere la ley 1150 de 2007. Sin perjuicio de lo dispuesto para la selección objetiva y la verificación de las condiciones de los proponentes, previstos en los artículos 5 y 6 de la Ley 1150 de 2007, para que las Mipymes departamentales, locales o regionales puedan participar en las convocatorias a que se refiere el inciso anterior, deberán acreditar como mínimo un (1) año de existencia. En la ejecución de los contratos a que se refiere el presente artículo, las entidades y lo contratistas, deberán observar lo dispuesto en los artículos 90 a 95 de la Ley 418 de 1997 y las normas que la modifiquen, adicionen o subroguen. El Gobierno adoptará medidas que obliguen la inclusión en los pliegos de condiciones, de la subcontratación preferente de las Mipymes en la ejecución de los contratos, cuando a ello hubiere lugar, y establecerá líneas de crédito blando para la generación de capacidad financiera y de organización de los proponentes asociados en Mipymes. Las medidas relativas a la contratación estatal para las Mipymes, no son aplicables a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. Una vez el Gobierno Nacional reglamente dicha disposición, se entrará a determinar los mecanismos por parte de la entidad, para realizar la contratación con las Mipymes. 2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno referido a la contratación, será responsabilidad del Funcionario competente EN LA EJECUCIÓN DEL PROCESO y de los demás funcionarios que intervengan en la gestión contractual, y se deberá ejercer de conformidad con la Ley y la reglamentación interna del JARDIN. 3. REGISTRO DE PROPONENTES DEL JARDIN Se podrán inscribir en el Registro de Proponentes del JARDIN, todas las personas que estén interesadas en celebrar contratos con la Entidad. No obstante, esta inscripción no constituye requisito para participar en ninguno de los procedimientos de selección regulados en este Manual. 4. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 6 de la ley 1150 de 2007, mediante la calificación y clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación o actualización, aportando la documentación que se exige, y que es objeto de verificación documental por parte de la cámara de comercio respectiva, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4881 de 2008. Las cámaras de comercio llevarán el registro único de proponentes. En él asentarán la solicitud de inscripción, renovación, actualización, cancelación y revocación del registro según corresponda, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y las entidades estatales, en orden cronológico, previa la verificación documental que corresponda, y certificarán las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente que fueron verificadas, así como su calificación y clasificación. La certificación expedida por la cámara de comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información que se encuentre certificada en el registro único de proponentes, y verificarán directamente la que no conste en el mismo. El registro único de proponentes es público. Cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en éste; y a obtener copia de la información contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las cámaras de comercio para estos efectos. Podrán inscribirse en el Registro Único de Proponentes todas las personas que estén interesadas en celebrar contratos con las entidades públicas. Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los siguientes casos: • Contratación directa. • Contratos para la prestación de servicios de salud. • Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad. • Enajenación de bienes del Estado. • Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas. • Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes. En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación y clasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la calificación de estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito. De conformidad con lo establecido en el artículo 53 del Decreto 4881 de 2008 "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones", se estableció el siguiente Régimen de Transición: "De conformidad con el artículo 7° del Decreto 856 de 1994, modificado por el artículo 1 del decreto 393 de 2002, la inscripción en el registro único de proponentes que haya sido hecha de conformidad con el decreto 92 de 1998, se extenderá hasta el 31 de marzo del 2009. Quienes no se encuentren inscritos en el registro único de proponentes y deban estarlo para celebrar contratos con las entidades estatales a partir del 16 de enero de 2009, se podrán inscribir a partir del primero de enero de 2009, teniendo en cuenta lo preceptuado en el decreto 92 de 1998, pero la clasificación respectiva la harán conforme con las tablas señaladas en el presente decreto. La vigencia del registro así efectuado se extenderá hasta el 31 de marzo de 2009. Quienes a partir del 1 de abril del 2009 requieran inscribirse en el registro único de proponentes con el fin de contratar con las entidades estatales, deberán hacerla de conformidad con lo señalado en el presente decreto. Los proponentes registrados con anterioridad al 1 de abril de 2009 deberán inscribirse a partir de dicha fecha de conformidad con lo señalado en el presente decreto, para lo cual, tendrán en cuenta los plazos señalados por las cámaras de comercio para el recibo de formularios e información. Cesarán automáticamente los efectos del registro respecto del inscrito que no presente su formulario e información en los plazos señalados. Parágrafo 1. Hasta el 30 de junio de 2009 los proponentes podrán presentar a las entidades públicas el certificado del registro único de proponentes emitido con base en el decreto 92 de 1998, salvo que no haya presentado la nueva inscripción en la fecha señalada, de conformidad con lo preceptuado en el inciso anterior. El certificado deberá señalar que el mismo se expide bajo el régimen del decreto citado y que acorde con ello la información no ha sido objeto de verificación. Corresponderá en este caso a la entidad contratante verificar directamente las condiciones del proponente y solicitar la información respectiva. Parágrafo 2. El certificado expedido con base en las disposiciones del presente decreto deberá indicar dicha circunstancia, y las entidades no podrán verificar ni solicitar información en él contenida. A partir del 1 de julio de 2009 las entidades públicas sólo aceptarán en los procesos de selección los certificados del registro único de proponentes expedidos por la cámara de comercio con base en lo dispuesto en el presente decreto. Parágrafo 3. Los proponentes que se inscriban entre el primero de enero y el 31 de marzo de 2009, pagarán proporcionalmente al número de meses de vigencia de su inscripción, el valor de la tarifa por este concepto. La fracción se contará como mes completo". 4.1 INFORMACION QUE DEBEN REPORTAR LAS ENTIDADES ESTATALES De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, Las entidades estatales deberán remitir por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el quince de cada mes, la siguiente información correspondiente al inscrito sobre contratos que hayan sido adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme: a. Código de la cámara de comercio; b. Fecha de reporte; c. NIT; d. Nombre de la entidad oficial; e. Código de la ciudad o municipio; f. Dirección de la entidad oficial que reporta la información; g. Nombre del funcionario; h. Cargo del funcionario que reporta la información; i. Número de inscripción del proponente; j. Número de identificación del proponente; k. Nombre del proponente; l. Número de contrato; m. Fecha de adjudicación del contrato n. Fecha de iniciación del contrato; o. Fecha de terminación del contrato; p. Clasificación del contrato; q. Indicador de cumplimiento; r. Cuantía del contrato; s. Valor de la multa; t. Descripción de la sanción; u. Identificación del acto administrativo que impone la sanción o la multa; y v. Fecha del acto administrativo que impone la sanción, multa o cláusula penal pecuniaria. Dentro de la información que las entidades estatales deben suministrar a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, está la concerniente con las multas pagadas y las sanciones cumplidas o revocadas. La certificación de esta información sólo podrá ser modificada por orden de la entidad estatal que haya suministrad la información. En todo caso, la información sobre multas y sanciones se mantendrá en el registro hasta por cinco (5) años contados a partir de su reporte. El servidor público encargado de remitir la información que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.2 de la Ley 1150 de 2007. La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos en ejecución, multas y sanciones de los inscritos. La información remitida por las entidades estatales en virtud del presente artículo, no será verificada por las cámaras de comercio. Por lo tanto las controversias respecto de la información remitida por las entidades estatales, deberán surtirse ante la entidad estatal correspondiente y no podrán debatirse ante las cámaras de comercio. Las cámaras no certificarán la información remitida por las entidades estatales relativa a los contratos adjudicados y ejecutados; la cual tampoco será tenida en cuenta como documentos sujetos a verificación documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición del decreto 4881 de 2008, es decir a partir del 1º de julio de 2009, las entidades públicas informarán a las cámaras de comercio, de acuerdo con la instrucción que reciban de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el Registro Único de Proponentes antes del 16 de enero de 2009. La Entidad Estatal realizará el reporte a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito. Se deberá reportar la información de los últimos cinco (5) años contados a partir del 16 de enero de 2009. De conformidad con el parágrafo transitorio del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, las Entidades Estatales deberán reportar la información de que trata el inciso primero del artículo 17 del Decreto 4881 de 2008 dentro del periodo comprendido entre el 16 de enero del 2009 al 31 de marzo de 2009 a más tardar el 16 de abril de 2009. A partir de esta fecha se reportara mensualmente la información correspondiente al mes inmediatamente anterior en los términos previstos en el presente decreto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la información de periodos anteriores a los señalados en el presente artículo. 4.2. DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS. Corresponderá a los proponentes calificarse y clasificarse en el registro de conformidad con los documentos aportados. Las cámaras de comercio harán la verificación documental de la información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro. La calificación y clasificación certificada será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar. En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. En consecuencia, el Jardín en los procesos de contratación no podrá exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro. No obstante lo anterior, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa. Cuando la información presentada ante la Cámara de Comercio no sea suficiente, sea inconsistente o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el reglamento para su existencia y validez, esta se abstendrá de realizar la inscripción, renovación o modificación que corresponda, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. La información deberá mantenerse actualizada y renovarse en la forma y con la periodicidad que señala el Decreto Reglamentario No.4881 de 2008. 4.3. DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES A LOS INSCRITOS. El JARDIN enviará mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma son los señalados en el Decreto 4881 de 2008. 4.4. DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN. Realizada la verificación de la calificación y clasificación de los proponentes, la Cámara publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los treinta (30) días siguientes a la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación. En firme la calificación y clasificación del inscrito, cualquier persona podrá demandar su nulidad en desarrollo de la acción prevista en el artículo 84 del Código Contencioso Administrativo. Para el efecto será competente el Juez de lo Contencioso Administrativo en única instancia. La presentación de la demanda no suspenderá la calificación y clasificación del inscrito, ni será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. El proceso se tramitará por el procedimiento ordinario a que se refiere el Código Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la misma solo tendrá efectos hacia el futuro. Cuando en desarrollo de un proceso de selección la entidad advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del Registro, que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la clasificación y calificación del inscrito, para lo cual no estarán obligadas a prestar caución. Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de treinta (30) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad reanudará el proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP. En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias que hayan alterado en su favor la calificación y clasificación del inscrito, se le cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente. Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que e Juez de lo Contencioso Administrativo declare la nulidad del acto de inscripción. La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita. Para poder participar en los procesos de selección de los contratos de obra y demás que señale el reglamento, la capacidad residual del proponente o K de contratación deberá ser igual o superior al que la entidad haya establecido para el efecto en los pliegos de condiciones. Para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, se deberán considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta. El desarrollo y ejecución del contrato podrá dar lugar a que los valores que sean cancelados al contratista se consideren para establecer el real K de contratación, en cada oportunidad. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. 4.5 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS De conformidad con lo establecido en el artículo 52 del Decreto 4881 de 2008, las entidades contratantes deberán verificar directamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengas establecida sucursal en Colombia, a las que no se les podrá exigir el registro único de proponentes como requisito para participar en los procesos de selección de contratistas que realicen. Para tan efecto, deberán señalar en el respectivo pliego de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros podrán ser más gravosas que para los proponentes nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea equivalente con la que tendrían que presentar ante la cámara de comercio en caso que debieran realizar su inscripción en el RUP. 4.6. UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS En todos los trámites regulados en el presente Manual, se podrán utilizar los medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley de Comercio Electrónico y en las normas que la reglamenten, la modifiquen o complementen, y de conformidad con las directrices internas del JARDIN. 5. CAMPO DE APLICACIÓN Este Manual será de aplicación obligatoria por parte de todas las dependencias y funcionarios del Jardín. En los procesos de contratación, se aplicaran las normas de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios. Cualquier aclaración que surja en cuanto a la normatividad aplicable a un proceso contractual, deberá ser consultada con la Dirección de la Entidad. 6. CUSTODIA DE DOCUMENTOS Los originales de los contratos, sus pólizas y demás documentos contractuales, estarán bajo la custodia de las dependencias a cuyo cargo se encuentra la contratación, las cuales, tratándose de contrataciones de cuantía igual o superior a Mil Salarios Mínimos Legales Mensuales (1.000 S.M.L.M.) deberán conservar también el original de las propuestas de los participantes no seleccionados, durante la vigencia del contrato y dos (2) años más. Igualmente, el Funcionario Ejecutor de la contratación deberá incluir en el archivo del contrato toda la información de la etapa precontractual. 7. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES Ningún funcionario del JARDIN podrá dictar normas, controles, ni desarrollar procedimientos adicionales o distintos a los previstos en el presente Manual. 8. REVISION Y ACTUALIZACION El Director, cuando lo considere necesario, ordenará la revisión y actualización del presente Manual, el cual estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. 9. APROBACIÓN El Manual de Contratación fue aprobado mediante la Resolución No. ___del___ de____ del 2009 expedida por el Director en ejercicio de sus facultades legales y en especial, de las contenidas en_______ 10. VIGENCIA El presente Manual de Contratación del Jardín entrará en vigencia a partir del acto administrativo que lo adopte, expedido por el Director. ANEXO 1 DEFINICIONES Los términos utilizados en el texto del presente Manual de Contratación se deben entender en el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el uso general de los mismos, a menos que se indique de otra forma en el presente Manual. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. Para efectos de este Manual de Contratación en particular, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se determine otra cosa. Acta de Iniciación: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciación de la ejecución del objeto contratado, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el Interventor o Supervisor del contrato según el caso. Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por el JARDIN y el contratista, con el visto bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por el JARDIN, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo. Acta de Recibo Final: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto contratado, por parte de EL JARDIN Acta de Suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la Interventoría o del Supervisor, según el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Adenda: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases de la contratación (Pliegos de Condiciones, Términos de Referencia, Invitaciones u otros documentos) y que forma parte de las mismas. Análisis de Mercado: Es el trámite que consiste en la averiguación no vinculante para el JARDIN, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.) en el mercado. Anticipo: Son los dineros que entrega el Jardín al Contratista para que sean administrados e invertidos por éste, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los Pliegos de Condiciones, en los Términos de Referencia o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del Contratista, en la medida en que se vayan amortizando. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Es el documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente. Certificado de existencia y representación legal: Es el documento por medio del cual las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica. Certificado de Registro Presupuestal: Es el documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación. Cláusulas Excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad. Comité de Licitaciones y Compras: Es el comité encargado de asesorar al funcionario competente, en los procesos contractuales. Comité Asesor y Evaluador: Es el comité encargado de realizar la evaluación de las propuestas presentadas dentro de un procedimiento de selección. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación. Contrato Adicional: Es aquel mediante el cual se adiciona el valor de otro contrato, lo cual puede ocurrir por cualquier circunstancia diferente del ajuste de precios o del restablecimiento de la ecuación contractual. El valor de la adición no puede superar el 50% del valor inicial del contrato que se adiciona. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública: Es la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen. Funcionario Competente: Es el funcionario del JARDIN que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación de la Entidad y, en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del Contratista, y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El funcionario competente responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual, y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité Asesor de Contratación y Compras. Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa al JARDIN en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia en la correcta ejecución del objeto contractual. Puede ser un servidor público designado por el funcionario competente, o quien fuere contratado por el JARDIN para que verifique y controle las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que el contratista cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y el presupuesto asignado. Legalización y ejecución: El contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el Decreto No. 327 del 2002, el registro presupuestal, la aprobación por parte del JARDIN de la garantía única, la consignación del pago correspondiente de la publicación del contrato en el Diario único de contratación pública y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitación pública para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable. Manual de Contratación: Es el documento que sirve de guía para la ejecución de la contratación en el JARDIN, sin perjuicio de las normas específicas legales o reglamentarias que sean aplicables. Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del Interventor o del Supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato. Ordenador del Gasto: Es el funcionario del JARDIN que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación del JARDIN, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité de Licitaciones y Compras. Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte del JARDIN de su obligación de cancelar parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del Contratista. Dichos dineros son de propiedad del Contratista desde el momento en que el JARDIN realice su transferencia, razón por la cual el Contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos. Partes: Son el JARDIN y el Contratista. Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Pesos o Col $: Es la moneda de curso legal en la República de Colombia. Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Plazo de vigencia del contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del contrato. Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado, se utiliza para los procedimientos de Licitación. Precalificación: Es el trámite que consiste en la formulación de invitación pública o privada, a fin de preseleccionar a las personas que participarán en procedimientos de selección de solicitud de ofertas referidos a actividades nuevas o de evidente complejidad técnica o a posibles contratos de Asociación en cualquiera de sus modalidades u otros similares. Precio Global: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneración una suma global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades. Precio Basado en Fórmula: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato con base en un valor relacionado con un índice de carácter nacional o internacional, para lo cual deberá especificar tanto la publicación en la cual se registra este índice, como la metodología a aplicar en la fórmula para obtener el precio. Salarios Mínimos Legales Mensuales o S.M.L.M.: Es el salario mínimo legal, mensual, vigente en la República de Colombia en un periodo determinado. Solicitud de Ofertas: Es el procedimiento mediante el cual se invita a un número plural de personas para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable. Supervisor: Es el funcionario o contratista que representa al JARDIN en el contrato, encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato. Tarifas o Precios Unitarios: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato por unidades de recurso, obras, trabajo o bienes, a cada una de las cuales le corresponde un precio determinado, en el que están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades. El valor total del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas, por el precio unitario pactado para el respectivo ítem. Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir al procedimiento de Licitación Pública o de solicitud de ofertas, tales como sabotaje, terrorismo, asonada, inundación, terremoto, derrame de productos, incendios, emergencias operacionales, entre otras. En conclusión, cuando el contratista de la administración no cumple dentro del plazo establecido en el contrato, es precisamente el vencimiento del plazo el que pone en evidencia su incumplimiento y es este el momento en el que la administración debe calificar la responsabilidad que le incumbe al contratista, de manera que si lo fue por motivos únicamente imputables a él que no encuentran justificación, debe sancionar su incumplimiento. MANUAL DE INTERVENTORIA O SUPERVISION JARDIN BOTANICO JOSECELESTINO MUTIS 2009 MANUAL DE INTERVENTORIA O SUPERVISION 1. OBJETO El presente Manual tiene como objetivo establecer los lineamientos, reglas y responsabilidades que deberán cumplir las personas o servidores públicos que adelantan actividades y/o funciones de Interventoría o Supervisión en los contratos que celebre la Entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el ejercicio de la Interventoría o supervisión a los contratos que celebre el Jardín Botánico José Celestino Mutis. Inicia con la celebración del contrato y concluye con la liquidación del mismo. 3. CONDICIONES GENERALES Todo contrato que celebre el Jardín Botánico José Celestino Mutis tendrá por lo menos un interventor o supervisor, designado por el Director de la Entidad en el mismo contrato mediante una cláusula que se denominará SUPERVISION, teniendo en cuenta que debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría o Supervisión, además se ajuste al objeto contractual, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las actividades y/o funciones. La Interventoría o Supervisión puede ser ejercida directamente por la Entidad a través de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o técnicas, siempre y cuando esta función y/o actividad esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación es de obligatoria aceptación. Cuando el interventor o supervisor considere que no puede ejercer dicha Interventoría o Supervisión, así lo hará saber a quien lo haya designado mediante oficio motivado. El Director analizará objetivamente los motivos expuestos y en caso de aceptarlos procederá a realizar la nueva designación a través de un acto administrativo, decisión que se notificará al nuevo supervisor y se le comunicará al contratista. Ya sea en el contrato o con la notificación del Acto Administrativo al interventor o supervisor designado se le hará saber que debe darle cumplimiento al presente manual. Copia del contrato le será entregada por la Oficina Asesora Jurídica, en el cual se le hará saber que la totalidad del proceso contractual está a su disposición para su examen. En caso en que el interventor o supervisor sea un servidor público y que el mismo deba separarse temporalmente de sus funciones, deberá entregar al ordenador del gasto un informe detallado del estado de los contratos, indicando como mínimo el número de contrato, nombre del contratista, año, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entrega de dicho informe el funcionario no podrá separarse del cargo; El Director de la Entidad, mediante acto administrativo que contendrá los contratos a vigilar y el tiempo designará la persona que lo reemplazará por el término de la ausencia. En caso de retiro definitivo se realizará el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposición será objeto de investigación disciplinaria. Iniciado el contrato se elaborará el acta de inicio, firmada por el Director de la Entidad, el contratista y el interventor o supervisor, en la que se consignará como mínimo el número del contrato, el nombre del contratista, fecha de iniciación, fecha de terminación, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar a ello. En el ejercicio de sus funciones el interventor o supervisor deberá tener en cuenta que la actividad del Jardín Botánico José Celestino Mutis, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 y sus decretos reglamentarios 2474 de 2008 y 2025 de 2009, así como las demás normas concordantes y pertinentes. 3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA La Interventoría o Supervisión de contratos se originan en la obligación de carácter legal y la estipulación contractual para adelantar la verificación de la ejecución de cualquier tipo de contrato o convenio. En este sentido y considerando el esquema que se presenta, a continuación se describe el papel que ejerce cada uno de los actores que intervienen en el presente Manual de Interventoría o Supervisión y que son fundamentales para el entendimiento y cumplimiento del mismo.
3.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN El presente Manual se desarrolló para dar soporte a las dependencias involucradas en el proceso de de Interventoría o Supervisión que se realiza a los contratos o convenios que celebre el Jardín, con el fin de supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para verificar el cumplimiento las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales, establecidas en los mismos. 3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN La Interventoría o Supervisión se desarrollará de acuerdo con los principios que rigen la administración pública consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política; los de transparencia, economía y responsabilidad estipulados en el estatuto general de contratación estatal; las normas que reglan la conducta de los servidores públicos; los principios de interpretación de la contratación, los generales del derecho y los particulares del derecho administrativo; de acuerdo con lo cual le corresponde al interventor o Supervisor: a) Colaborar con el Jardín y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados, conformando de esa manera un grupo de trabajo interdisciplinario idóneo en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden técnico, administrativo, ambiental y jurídico. b) Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programación y el flujo de inversión establecido, manteniéndolos debidamente actualizados. c) Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las asignaciones presupuestales de los contratos. d) Responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato. e) Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras y legales del contrato. f) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la ejecución del contrato y su liquidación. g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dados por las entidades competentes para el desarrollo de los contratos. h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la ejecución contractual, en especial las relacionadas con el pago de los aportes parafiscales y seguridad social integral (salud, pensión y ARP). 3.4 FINALIDAD DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN La finalidad de la Interventoría o Supervisión consiste en: a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los contratos o convenios; b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás condiciones pactadas; c) Mantener permanente comunicación entre el contratista y el Jardín. d) Propender por evitar los conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias; e) Estudiar y emitir los conceptos técnicos del caso ante las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista, o cuando el Jardín lo requiera. f) Revisar las solicitudes de adición en dinero y en tiempo requeridas por el contratista y emitir un concepto técnico al respecto. 3.5 CLASES. 3.5.1 Supervisión interna Es aquella que realiza un funcionario o contratista de la entidad, en ejecución de sus actividades y/o funciones; 3.5.2 Interventoría Es la que realiza una persona contratada, un tercero, exclusivamente para adelantar este tipo de actividades. La Interventoría o Supervisión a los contratos de obra pública celebrados como resultado de un proceso de licitación pública, será externa. 3.6. TIPOS DE INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN Según el tipo de labor de la Interventoría o Supervisión, ésta se clasifica así: a) Interventoría o Supervisión del proyecto: Consiste en la asesoría durante la etapa de diseño y estudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos interpreten su voluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la disponibilidad de recursos y estén debidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra. Además, implica la vigilancia del cumplimiento de las actividades previas, control de pólizas, control a los contratos de estudios técnicos y control sobre trámites ambientales. b) Interventoría o Supervisión técnica: Comprende las funciones propiamente técnicas y administrativas, complementarias e inseparables durante la ejecución del contrato, por lo que deben ser realizadas por la misma persona. Función técnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las normas de calidad. En los contratos de obra pública, implica además vigilar el correcto desarrollo de los planos y el cumplimiento de las normas de seguridad y economía adecuadas a la obra. Función administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Además, vigila el cumplimiento del otorgamiento de la garantía en favor de la entidad, de los pagos de prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y de las demás obligaciones contractuales y legales. c) Interventoría o Supervisión económica y financiera: Implica la verificación de la inversión de los recursos provenientes del contrato hecha por el contratista, de acuerdo a la necesidad y los principios de economía, eficiencia y efectividad. d) Interventoría o Supervisión legal: Comprende la revisión de la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecución del contrato. El tipo de Interventoría o Supervisión debe guardar correspondencia con la naturaleza del contrato objeto de la misma. 3.7 REQUISITOS DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR La designación o contratación del interventor o supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la Interventoría o Supervisión. Tratándose de la Interventoría externa a los contratos de obra pública, ésta sólo puede ser ejercida por personas con título profesional, debidamente titulados y matriculados y con experiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurídicas en donde preste sus servicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad técnica. 3.8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, el interventor responderá civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría o Supervisión, de ser el caso, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la función de Interventoría o Supervisión. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, indistintamente de la clase de Interventoría o Supervisión, los interventores son sujetos disciplinables y responden disciplinariamente. 3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN Entre otras, funciones comunes a los tipos de Interventoría o Supervisión son las siguientes: a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en las leyes, decretos y normas que le apliquen; b) Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones; c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado; d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado; e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado. f) Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidación del contrato, así como mantener vigentes las garantías contractuales y post contractuales indicadas en el contrato. g) Suscribir las diferentes actas. h) Elaborar la ficha técnica de la Interventoría o Supervisión. i) Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el contrato en términos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique. j) Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de condiciones o términos de referencia y la propuesta, deberán ser aclaradas con el responsable del proyecto. k) Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de Interventoría o Supervisión. l) Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de Interventoría o Supervisión y la naturaleza del contrato objeto de la misma. m) Informar a la entidad sobre la materialización de las causales de aplicación de las cláusulas exorbitantes pactadas o incorporadas al contrato por ministerio de la ley, para que proceda de conformidad. n) Dar oportunamente la información requerida e informar a los organismos de control las irregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdo a sus competencias. o) Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento del contrato e informar sobre los mismos a la entidad. 3.9.1. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL PROYECTO En la Interventoría o Supervisión del proyecto, el interventor tendrá, entre otras, las siguientes funciones específicas: a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseños del proyecto para garantizarle que los planos interpreten la voluntad de ésta, guarden correspondencia con la disponibilidad de recursos y estén coordinados y completos para la ejecución de la obra. b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas. c) Ejercer el control de las pólizas. d) Controlar la ejecución de los contratos de estudios técnicos. e) Vigilar el cumplimiento de los trámites que se deban hacer ante las distintas autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se deban obtener. f) Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios técnicos por especialistas. El costo de la revisión será asumido por el contratista de los proyectos o estudios técnicos. g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de condiciones o términos de referencia para que las condiciones reales de construcción, los materiales y demás requerimientos de la obra estén acorde con lo que se consigna en los contratos. 3.9.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN TÉCNICA Y ADMNISTRATIVA. En la Interventoría o Supervisión técnica y administrativa, entre otras, son funciones específicas del interventor las siguientes: a) Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadas al bien, el servicio o la obra objeto de la Interventoría o Supervisión. b) Exigir, cuando sea necesario, la realización de ensayos y pruebas. c) Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las instalaciones y puesta en marcha de los equipos. d) Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones técnicas con el fin de garantizar la adecuada ejecución del contrato. e) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones o estudios previos y especificaciones generales para la debida ejecución del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecerán los pliegos de condiciones o estudios previos. f) Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversión del anticipo, aprobarlo y manejarlo, en representación del Jardín, conjuntamente con el contratista. g) Suscribir con el contratista, el acta de iniciación de la ejecución del contrato. h) Exigir al contratista, previamente al acta de iniciación, la actualización de la programación de los trabajos entregados en la propuesta. i) Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la matricula de los profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada por éste van a laborar en la ejecución del contrato, y verificar que los mismos cumplan con los requisitos exigidos y ofrecidos. j) Organizar los comités técnicos o administrativos necesarios para garantizar el debido cumplimiento del contrato. k) Exigir del Contratista y en la periodicidad pactada los cortes de ejecución del contrato, en el que se verifique el desarrollo del objeto contractual, especificando el concepto ejecutado, su unidad, cantidad y valor, así como la verificación de los aportes a seguridad social integral. l) Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato. m) Evaluar la ejecución del contrato previamente a su finalización e indicar al contratista las faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el periodo restante para el vencimiento del plazo contractual. n) Elaborar la solicitud de suspensión temporal del contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el funcionario responsable del proyecto y sometida a la aprobación del Director de la entidad. o) Aprobada la suspensión, el interventor conjuntamente con el contratista y el Director de la entidad suscribirá la respectiva acta. p) Elaborar el acta de reiniciación de la ejecución del contrato, la que se debe suscribir conjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. q) Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente, exigir al contratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados, memorias o manuales de operación, los cuales se anexaran al control de Interventoría o Supervisión. r) Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos. s) Verificar la aprobación de las pólizas exigidas así como de las modificaciones realizadas a las mismas durante la ejecución del contrato. 3.9.3. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Jardín se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses definidos en el Manual de ética y conducta que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la Interventoría o Supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores o Supervisores les está prohibido: a) Adoptar decisiones que le corresponden al Jardín tales como la aprobación de adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones del contrato. b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. i) Participar en procesos de selección en el Jardín con el contratista persona natural o jurídica, el cual le está ejerciendo la Interventoría o Supervisión. j) Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades de obra sin la autorización del Jardín, formalizada mediante la celebración de contratos adicionales que así lo establezca. k) Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber realizado la modificación del contrato. 3.10. RELACIÓN CON LA ENTIDAD El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades que intervienen en la ejecución del contrato objeto de la Interventoría o Supervisión. En consecuencia, la entidad sólo podrá intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser así, releva a éste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin que implique disminución de los honorarios pactados. 3.11. RELACIÓN CON EL CONTRATISTA El interventor mantendrá una relación directa con el contratista de la entidad para dar su opinión y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El interventor sólo podrá dar órdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados o subcontratistas. Además, podrá ordenar por escrito labores parciales al contratista o a su representante, cuando considere que no se están cumpliendo las especificaciones del contrato. 4. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR 4.1. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor: a) Solicitar al Jardín la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventoría o Supervisión. b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la Interventoría o Supervisión a su cargo. c) Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por el Jardín que dieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas; solicitando al Jardín las aclaraciones del caso. d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato. e) Exigir al contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las actividades estipuladas en las reglas de participación. Considerar la información contenida en los análisis de precios unitarios para la aprobación y fijación de los precios unitarios no previstos que se requieran en el desarrollo del proyecto. f) Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de participación, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como el equipo exigido para la ejecución de los trabajos. g) Programar y coordinar con el contratista y con el Jardín las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se debe presentar el estado de avance del contrato, se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto y se convienen soluciones prácticas y oportunas. h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la ejecución del contrato. i) Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo de los mismos, conforme a la composición documental establecida en la Ley. j) Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los equipos de trabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de participación los cambios del equipo de trabajo del mismo, dejar registro de dicha aprobación e informar al Jardín. k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como el cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales, cuando corresponda. l) Cumplir con la entrega de los informes de ejecución física, financiera y legal además de los semanales, mensuales y finales requeridos por el Jardín en los cuales se presente el estado de ejecución avance y terminación del contrato. m) Realizar cualquier otra actividad administrativa requerida para la correcta administración del contrato. n) Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato. o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial, seguimiento a los contratos, terminación, entrega y recibo final, el proyecto de liquidación y las demás que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato y en desarrollo de la Interventoría o Supervisión. p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito. q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista y emitir un concepto al Jardín para la resolución final de las mismas. r) Si es necesario suspender el contrato de ejecución, o si se establece posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensión, la Interventoría o Supervisión deberá emitir un concepto técnico previo sobre la suspensión. s) Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones, suspensiones, del plazo de ejecución del contrato, presentadas por el contratista y emitir un concepto técnico al Jardín. Revisar y remitir dichas solicitudes al Jardín para su aprobación con una antelación mínima de 10 días a la fecha requerida para su implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas. t) Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato. u) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato. v) Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato y efectuar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliación en valor o en plazo. w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor o supervisor deberá enviar al Jardín, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales siempre se deberá allegar copia a la compañía aseguradora. No obstante el requerimiento - el cual deberá establecer un término para el cumplimiento de la obligación -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor o supervisor deberá informar de inmediato al Jardín con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a la compañía aseguradora dentro de los tres días siguientes a la ocurrencia del mismo de conformidad con el Código de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a la compañía aseguradora, el interventor o supervisor deberá enviar al Jardín un informe técnico sobre el incumplimiento del contratista y una tasación de los perjuicios ocasionados. 4.2. OBLIGACIONES TÉCNICAS Las siguientes son las obligaciones técnicas del interventor: a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - según el caso – la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado; b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura física y el recurso humano suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato. c) Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra establecidas en el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe al Jardín sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y que puedan implicar modificaciones al contrato. d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones técnicas establecidas por el Jardín para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad de introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor o supervisor deberá informar al Jardín para su evaluación y aprobación. e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor exigirá al contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, igualmente realizará los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el contratista esté cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, el interventor o supervisor deberá dejar registro de la implementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes. f) Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando controles periódicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor o supervisor deberá informar oportunamente a Jardín y sugerir si es el caso la aplicación de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato. g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones éstas deberán someterse al estudio del Jardín, previo concepto de la Interventoría o Supervisión. h) Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems no previstos presentados por el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisión efectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems no previstos con mínimo dos cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos, éste debe remitir al Jardín el concepto de aprobación de ítems y precios no previstos. Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, el interventor o supervisor deberá informar al Jardín para que se inicien las acciones a las que haya lugar. i) Elaborar el acta de terminación y recibo a satisfacción del contrato objeto de la Interventoría o Supervisión, una vez se verifique el cumplimiento del objeto contractual, en todo caso no podrá exceder de 2 meses contados a parir de la fecha de terminación y remitir al Jardín para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes. j) Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar según la naturaleza del contrato. k) Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría o Supervisión. 4.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor: a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por el Jardín para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo. b) Cuando lo estipule el contrato, la Interventoría o Supervisión deberá abrir con el contratista una cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deberá ser manejada en conjunto (contratista interventor) y debe ser independiente de sus cuentas particulares. Esta cuenta deberá estar a nombre del proyecto y contendrá el nombre del contratista y el número del contrato. c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y remitirlos al Jardín. Los informes de buen manejo del anticipo deberán estar soportados como mínimo por los siguientes documentos: Extracto bancario. Conciliación bancaria. Plan de inversión vigente. Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las cuales deben cumplir lo establecido por la ley. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el número de identificación, nombre y cargo. No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo. d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebe que el contratista otorgó a los dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo, debiendo informar inmediatamente al Jardín. e) Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, así mismo que el contratista transfiera al Jardín de acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo. f) Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO. g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales. h) Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado. i) Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo. 5. ÓRDENES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR Las órdenes o sugerencias del interventor o supervisor deben darse por escrito y dentro de los límites del respectivo contrato y el tipo de Interventoría o Supervisión. 6. INFORMES DE INTERVENTORIA O SUPERVISION En cumplimiento de sus funciones y/o actividades el interventor o supervisor debe elaborar informes de Interventoría o Supervisión, los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de Interventoría o Supervisión pueden ser: de ejecución física, ejecución financiera y ejecución legal. Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, pueden ser informes de ejecución parcial o definitivos. 6.1. INFORME DE EJECUCIÓN FÍSICA En él se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe. 6.2. INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA En él se refleja la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los ítems y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda verificar la ejecución de los recursos. 6.3. INFORME DE EJECUCIÓN LEGAL En él se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecución del contrato. 6.4. INFORME SEMANAL Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo del contrato. Debe contener la localización exacta donde se desarrolla el contrato, la descripción de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Información contractual, control a la programación y ejecución del contrato, avance físico del contrato expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadas por la Interventoría o Supervisión para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente, información de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en la próxima semana, actividades críticas del contrato, comentarios del estado del contrato, registro fotográfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace la Interventoría o Supervisión para la supervisión del contrato. El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciación del proyecto y debe ser elaborado por la Interventoría o Supervisión y entregado al supervisor del contrato el primer día hábil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe. 6.5. INFORME MENSUAL El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo y un informe básico. En el informe ejecutivo, se presenta la información general del contrato, el control de la programación, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal del contrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventoría o Supervisión, así como la descripción de los productos derivados de la ejecución del mismo. 6.6. INFORME FINAL Una vez terminado el proyecto, la Interventoría o Supervisión debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. Este informe final deberá contener como mínimo: - Consolidación de las actividades desarrolladas en la ejecución del objeto contractual - Productos - Otros documentos que soporten la debida ejecución y cumplimiento del objeto contractual - Licencias y/o permisos requeridos para el desarrollo del contrato - Paz y salvos - Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades de obras ejecutadas y obras adicionales. - Relación de metas físicas ejecutadas y no ejecutadas. - Formatos relacionados con el cumplimiento de especificaciones técnicas, control equipos de medición, resultados de ensayos de laboratorio. - Aspectos logísticos: Personal del contratista, equipo utilizado por el contratista. - Cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional. - Recibos de afiliación y pago de seguridad social integral (salud, pensión y ARP) - Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el desarrollo del contrato. - Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance de ejecución presupuestal y facturación del contrato. - Modificaciones realizadas al contrato. - Planos récord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no, ejecutado. - Actas suscritas: acta de iniciación, suspensión, reiniciación, acta de terminación y recibo a satisfacción. - Registros fotográficos y/o fílmicos en ejecución y finales tanto de lo ejecutado, como de lo no ejecutado. - Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que sean necesarios para la conservación de los bienes entregados, teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y de las actividades desarrolladas. 7. ACTAS Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes. Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales deben estar debidamente archivadas en la Carpeta de la Oficina Asesora Jurídica en orden cronológico y allegadas por el Supervisor o interventor del contrato 7.1. TIPOS DE ACTAS Las actas surgidas en desarrollo de la Interventoría o Supervisión pueden ser: a) Acta de inicio: Documento que determina el primer día de ejecución del contrato, señalando el inicio del desarrollo físico del mismo y, por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del interventor o supervisor. b) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: Su finalidad es registrar la ejecución de la obra, bien o servicio que se pactó desde el inicio del contrato. c) Acta de obra, de bien o de servicio extra: Se registra en ella la obra, bien o servicio que no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en él para dar cumplimiento a la finalidad pretendida con la celebración del contrato. Previamente a la suscripción del acta, el interventor y/o debe obtener el certificado de disponibilidad presupuestal. d) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad exceden las contempladas en él. Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el certificado de disponibilidad presupuestal. e) Acta de compensación de obra, de bien o de servicio: En ésta se consigna la reducción de las cantidades de algunos de los ítems contratados y el incremento de otros igualmente pactados o el establecimiento de ítems extras o no contemplados inicialmente. En este último caso se tendrá en cuenta lo previsto en el literal g) del presente artículo. Si la modificación supera el monto inicialmente contratado, previamente a la suscripción del acta el interventor debe obtener el certificado de disponibilidad presupuestal. f) Acta de pago parcial: Registra el pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado. g) Acta de convenio de precios no previstos: En ella se consigna el acuerdo de los precios correspondientes a los ítems no contemplados inicialmente. Para la fijación de los mismos, ha de tenerse en cuenta los precios indicativos o de referencia del SICE o del mercado, según el caso. h) Acta de suspensión: En ésta se consignan la suspensión de la ejecución del contrato por un determinado tiempo, indicándose la circunstancia que origina la misma. i) Acta de reiniciación: En ella se consigna el reinicio de la ejecución del contrato una vez superada la circunstancia que diera inicio a su suspensión. j) Acta de recibo parcial: En ella se registra el recibo por parte del interventor o supervisor de la ejecución parcial del objeto del contrato intervenido, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos. k) Acta de Terminación y Recibo A Satisfacción: En ésta el interventor o supervisor y el contratista declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos. l) Acta de liquidación final: En ésta se declara que se dio cumplimiento al objeto contratado, consagrándose el valor de lo ejecutado, lo pagado parcialmente y el saldo a favor del contratista o de la entidad. Además, en ella se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, y constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaran las partes para poner fin a las diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. 7.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS 7.2.1. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INICIACIÓN Las actas de iniciación deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Pólizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias. g) Relación del personal del contratista para la ejecución del contrato. h) Declaración completa de iniciación del contrato. i) Nombre del interventor o Supervisor. j) Firmas del interventor o supervisor y el contratista. 7.2.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número de contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado. h) Firmas del interventor o supervisor y el contratista. 7.2.3. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA O ADICIONAL Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor unitario y total. h) Justificación de la obra extra o adicional. i) Firmas del interventor y contratista. 7.2.4. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIÓN DE OBRA, DE BIEN O SERVICIOS Las actas de compensación de obra, de bien o servicio deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción de las obras, bienes o servicios compensados, h) cantidad, valor unitario y total. i) Justificación de la compensación. j) Firmas del interventor o supervisor y contratista. 7.2.5. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL Las actas de pago parcial deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número de contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Número del acta de pago. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fecha de corte. i) Item y cantidad de labor ejecutada. j) Precios unitarios. k) Unidad de medida. l) Valor total. m) Cantidad ejecutada acumulada. n) Grado de ejecución física. o) Firmas del interventor o supervisor y contratista. 7.2.6. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Número del certificado de registros de precios en el SICE por parte del contratista, de ser necesario. h) Precio indicativo o de referencia en el SICE, de ser necesario. i) Precio unitario o global acordado. j) Unidad de medida. k) Análisis de precios unitarios, de ser necesarios. l) Firmas del interventor, contratista y la entidad. 7.2.7. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIÓN Las actas de suspensión deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Móvil y justificación de la suspensión. i) Plazo estimado de la suspensión, de ser posible. j) Firmas del interventor o supervisor, contratista y Director de la entidad. 7.2.8. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIACIÓN Las actas de reiniciación deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fecha de la suspensión. i) Fecha de la reiniciación. j) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato. k) Declaración expresa de que el motivo que generó la suspensión ha cesado, con la explicación correspondiente, de ser necesario. l) Firmas del interventor o supervisor, contratista y el Director de la entidad. 7.2.9. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE TERMINACION Y RECIBO A SATISFACCION Las actas de recibo final deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas. i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato. j) Fecha de corte. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados. l) Precios unitarios. m) Unidad de medida. n) Valor total. o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago parcial. p) Grado de ejecución física. q) Firmas del interventor o supervisor y contratista. 7.2.10. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIÓN FINAL Las actas de liquidación final deben contener como mínimo la siguiente información: a) Número de contrato u orden. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas. i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato. j) Fecha de recibo de la obra, bien o servicio. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, señalando si son ordinarios, extras o adicionales. l) Precios unitarios. m) Unidad de medida. n) Valor total. o) Grado de ejecución física. p) Valor de lo pagado parcialmente. q) Saldo a favor de la entidad o del contratista. r) Declaración expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado. s) Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. t) Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para poner fin a las diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. u) Firmas del interventor o supervisor, contratista y la entidad. NOTA: En todas las actas debe quedar registrada las modificaciones y el historial del contrato, así como adiciones, prorrogas, y demás actas celebradas en ejecución del mismo. 8. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL Cuando de las actas de la Interventoría o Supervisión o de la labor de ésta se desprenda la modificación o adición del contrato, quien ejerza aquella así lo comunicará al funcionario competente de la entidad para que proceda de conformidad, debiendo velar por que ello ocurra. En el evento de contrato adicional, el interventor tendrá en cuenta al momento de la suscripción del acta que dé lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2 del parágrafo único del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salario mínimos legales mensuales. 9. COMPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL CONTRATO El interventor o supervisor deberá allegar oportunamente los registros y documentos al Jardín, con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente. Cabe mencionar, que el supervisor por parte del Jardín debe verificar que la Interventoría o Supervisión entregue el original de las actas suscritas y demás registros del contrato, así como tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de conformación que se describe en los numerales a continuación, a la Oficina Asesora Jurídica del Jardín de acuerdo a los procedimientos internos establecidos. 10. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados. Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontación del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas. En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios para el Jardín. 11. TERMINACIÓN DEL CONTRATO Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado el cumplimiento del objeto contractual, situación que ocurre en circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo señala el artículo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial, concordato preventivo, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato). Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en exigencias del servicio público o del orden público que requieran una terminación unilateral. La terminación unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativo motivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la causal que dio origen a la terminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnización, así como la liquidación del contrato. Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidación del contrato, debe decretarse la liquidación del mismo. La terminación del contrato debe contener: a) Verificación previa al recibo. b) Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibió. c) Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar). d) Trámite protocolario de recibo en el sitio. e) Entrega del contratista de la bitácora, del registro fotográfico, de los ensayos de laboratorio que todavía tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelación realizada a los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales. f) Entrega final al usuario. 12. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El interventor o supervisor deberá elaborar el Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción al vencimiento del plazo pactado dentro de los plazos establecidos para este efecto. De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratos de tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto Administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Jardín, mediante resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratista no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso sobre el contenido de la misma. Literal d del numeral 10 del artículo 44 de la ley 446 de 1998 En los que requieran de liquidación y ésta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) años, contados desde la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administración no lo liquidare durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar; El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44, arriba citado: En los que requieran liquidación y esta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar;... En todo caso, el Interventor o supervisor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidación del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor o supervisor es la persona que debe realizar toda la inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al acta de terminación y recibo a satisfacción. El interventor tendrá la responsabilidad de remitir a la Oficina Asesora Jurídica del Jardín todos los documentos que se suscriban en ejecución del contrato, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato dentro del procedimiento de liquidación de contratos. 13. CONTROLES Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que se presenten durante la ejecución del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias, el interventor o supervisor, de acuerdo a la naturaleza de la Interventoría o Supervisión, puede ejercer controles sobre: a) El presupuesto. b) Los costos. c) La programación. d) La calidad de los materiales, bien o servicio. e) La mano de obra. f) Las herramientas y equipos. g) Los aspectos legales. h) Los aspectos financieros. i) La calidad. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4273 de septiembre 4 de 2009. |