Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos, en lo que hace referencia a la actualización de un (1) Manual, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar la resolución 170 del 28 de Octubre de 2004, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente Manual:

ARTÍCULO SEGUNDO.- La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Director de Operaciones

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DEFINICIONES

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6 NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

7 PROCEDIMIENTO DE RADICACION CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

8 PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE TRÁMITES

8.1 Asignación de trámites a Directores o Jefes de Área

8.2 Asignación de trámites que involucran funcionarios de la misma dependencia que recibe y de otras dependencias

8.3 Asignación de trámites por otras dependencias

9 PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA

10 PROCEDIMIENTO DE ENVIO EN LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA

11 PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA

12 TABLA DE FORMATOS

ANEXOS

ANEXO 1 GUÍA PARA DILIGENCIAR FORMATOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

ANEXO 2 TIPOS DE DOCUMENTOS Y TIEMPO DE RESPUESTA

MODIFICACIONES

Este procedimiento esta dirigido a todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A e involucra las etapas desde la creación del documento, su manejo, seguimiento y control, es decir, la correspondencia que entra y sale de la dependencia a la cual pertenece.

El área de Recursos Físicos de la Dirección Administrativa, a través de la Oficina de Correspondencia, es la encargada de velar porque este procedimiento se cumpla. Cada una de las diferentes dependencias de TRANSMILENIO S.A., deberá utilizar el sistema de correspondencia-CORDIS para la radicación y control de trámites sobre la correspondencia interna y externa, enviada y recibida.

Actividades sin respuesta asignadas a la dependencia: Reporte por el sistema de correspondencia-CORDIS, el cual refleja los trámites asignados a la dependencia sin responder.

Actividades sin respuesta asignadas por la dependencia: Reporte generado por el sistema de correspondencia-CORDIS, el cual refleja los trámites asignados por la dependencia que se encuentran sin responder.

Asignación de trámites: Proceso que se realiza en el sistema de correspondencia –CORDIS mediante el cual se asigna a una dependencia responsable la ejecución del trámite para un documento, digitando su respectiva acción, fecha de iniciación, plazo, tipo de plazo y responsabilidad.

Comunicaciones de tipo funcional: Son las comunicaciones con las que se relacionan las diferentes áreas de TRANSMILENIO S.A. y pueden ser internas o externas. Ejemplo: La Dirección Administrativa puede enviar comunicaciones relacionadas con aspectos de la programación anual de compras, o de las vacaciones del personal de las distintas dependencias. La Oficina de Control Interno envía comunicaciones relacionadas con el control interno.

Comunicaciones de tipo jerárquico: Las que siguen la línea de mando reflejada en el organigrama.

Consulta de trámites: Aplicación contenida en el sistema CORDIS, la cual permite establecer las actividades que se han realizado y las que se encuentran en ejecución para un documento en particular.

Copias de un documento: Es el procedimiento realizado en el sistema CORDIS, el cual permite que un documento que se radica requiere de copias para otras dependencias, entidades o personas.

Correspondencia: Se entiende por correspondencia todas las cartas, informes, conceptos, que se produzcan, bien sean de carácter interno o externo. Las formas preimpresas, listados e informes periódicos y rutinarios se producen separadamente sin considerarse correspondencia y conforme a las normas que existen o se dicten posteriormente para la elaboración de cada uno de ellos.

Correspondencia Externa: Es la que se maneja con interlocutores externos, con otras entidades del sector oficial, con empresas privadas vinculadas a la prestación del servicio, proveedores, usuarios el sistema, órganos de control, entidades financieras, oferentes de servicios y con organismos del orden regional, nacional e internacional. (VER ANEXO FORMATO CARTA U OFICIO).

Correspondencia Externa Enviada: Son los documentos emitidos por las dependencias de TRANSMILENIO S.A., y debidamente suscritos por las personas autorizadas para firmar correspondencia y con destino a personas o entidades externas.

Correspondencia Externa Recibida: Son los documentos emitidos por personas o entidades externas con destino a dependencias de TRANSMILENIO S.A.

Correspondencia Interna: Correspondencia dirigida a dependencias o cargos de TRANSMILENIO S.A., generada por otras dependencias o cargos de la Entidad, (VER ANEXO FORMATO MEMORANDO ) y se clasifica en:

* En sentido horizontal: Se efectúa al mismo nivel jerárquico entre distintas dependencias con el fin de coordinar planes y programas de acción y aquellos aspectos de tipo rutinario.

* En sentido ascendente: Como su nombre lo indica, estas comunicaciones se presentan de niveles operativos hacia niveles medios y de éstos a los altos siguiendo la línea de mando establecida en el organigrama.

* En sentido descendente: Se presenta esta comunicación de los niveles altos hacia los demás niveles, siguiendo la línea de mando establecida en el organigrama, hasta llegar al nivel operativo.

Correspondencia Personal: Es la correspondencia que viene dirigida a nombre propio y que tenga carácter privado, personal o que esté marcada como confidencial.

CORDIS: El Sistema de Correspondencia Distrital es una aplicación creada por la Dirección de Sistemas e Informática de la Secretaria de Hacienda de Bogotá D.C., para la administración, manejo y control de los documentos que emite o recibe una entidad en las diferentes dependencias que la conforman.

Derechos de petición: Reporte generado por el sistema CORDIS, que permite conocer los derechos de petición recibidos por la dependencia que consulta, dentro de un período determinado.

Documentos radicados: Reporte generado por el sistema CORDIS que permite establecer los radicados por la dependencia que consulta, dentro de un período determinado.

Estadísticas: Reporte generado por el sistema CORDIS que presenta totales de radicación para toda la Entidad y el total de documentos radicados, recibidos y enviados por cada dependencia, en un período específico. El reporte en su parte final presenta las estadísticas de la dependencia que consulta, en las cuales se puede determinar: Documentos cuyo origen es la dependencia y Documentos radicados en la dependencia por tipo de radicación, entre otros.

Eficiencia: Reporte que presenta el Índice de Gestión de cada dependencia en la Entidad, para documentos recibidos y trámites respondidos

Etiqueta: Es la identificación de un documento radicado a través de CORDIS, donde se registran los siguientes datos: Nombre de la Entidad, Fecha y hora de radicación, Número de radicación (vigencia, Externa_ Interna, Enviada _ recibida, código _ documento), Tipo de documento (original ó copia), número de folios, número de anexos, serial dependencia origen, dependencia origen, destino, asunto, observaciones.

Finalización de trámites: Es el proceso en el que los trámites que se generan a través del sistema CORDIS, deben ser finalizados obligatoriamente, por medio de una respuesta para la acción que se haya establecido, con el propósito de que el documento refleje su estado real.

Histórico del documento: Reporte que presenta los datos básicos de radicación, las copias del documento, e indica cuáles han sido los trámites asignados en forma cronológica, mostrando su estado, responsable, acción y respuesta.

Libro de radicaciones: Reporte que presenta un detalle de documentos radicados por la dependencia o recibidos por esta como asignación de trámite.

Número de radicación: Es aquel número consecutivo que asigna el sistema CORDIS automáticamente, el cual reinicia con cada cambio de año.

Planilla "Documentos Externa recibida por entregar ": Reporte generado por el sistema CORDIS por la oficina de correspondencia para la entrega de correspondencia externa recibida quienes harán el proceso de distribución interna.

Planilla "Consulta de Documentos": Reporte que permite establecer parámetros de búsqueda para ubicación de información.

Planilla "Documento Recibidos": Reporte que permite establecer los documentos a los cuales se les dio acuse de recibo, es decir, fueron recibidos por el sistema, para un periodo determinado.

Planilla "Documentos Entregados": Reporte que permite establecer los documentos entregados por la dependencia y sobre los cuales se dio acuse de recibo, en un periodo determinado.

Planilla "Documentos No Recibidos": Reporte que permite establecer los documentos cuyo destino es la dependencia consultante y para los cuales no se dio acuse de recibo, dentro de un periodo establecido.

Planilla "Documentos No Entregados": Reporte que permite establecer los documentos que no fueron entregados por la dependencia que consulta o que no fueron recibidos por el sistema en el destino, dentro de un periodo establecido.

Radicación de correspondencia: Es el proceso básico del manejo de correspondencia, mediante el cual se registran en el sistema CORDIS los datos básicos del documento recibido y se asigna un número consecutivo que se imprime sobre el documento o en una etiqueta. Se radica tanto la correspondencia que se va a enviar, como la correspondencia externa que se recibe en forma directa en la dependencia.

Reclasificación de documentos en SGD: Proceso mediante el cual la correspondencia se clasifica dentro del árbol estructurado previamente en el sistema de gestión documental, cuya finalidad es asignar a toda la correspondencia su respectiva serie y subserie según corresponda, de manera que los archivos digitalizados tengan una clasificación y organización acorde con la Tabla de Retención Documental de la Entidad.

Seguimiento de Trámites: Reporte que presenta para un rango de fechas establecido, todos los documentos cuyo origen es la dependencia que consulta o aquellos que han sido transferidos por trámite a ésta.

Selección de actividades: Reporte que permite a criterio del usuario realizar selección de actividades.

Sistema de Gestión Documental (SGD): Aplicativo para optimizar el control y la organización de los archivos y facilitar el acceso a la información que se encuentra en éstos, agilizando los procedimientos de búsqueda y organización de la información, de modo tal, que se parezca a su análogo físico, pero con la ventaja de facilitar las consultas. A través de este sistema se realiza la automatización y digitalización de los archivos de la Entidad, el Centro de Documentación y la integración con el sistema de correspondencia CORDIS.

Tipo de contenido: Es una clasificación en el sistema CORDIS, de los tipos documentos externos recibidos e internos, con los respectivos tiempos de respuesta, con el fin de llevar un control y obtener estadísticas sobre los asuntos que tramita la Entidad.

Trámites asignados: Reporte que permite la entrega personal de trámites a los funcionarios responsables de su ejecución.

• Manual del Usuario SGD

• Guía Manual de Usuario CORDIS

Para el adecuado manejo de la correspondencia en TRANSMILENIO S.A., se deben cumplir las siguientes normas generales:

* Horario de Recorrido: Para la distribución de la correspondencia interna y externa, existirá una (1) ruta con tres (3) recorridos diarios de patinador interno en los siguientes horarios:

8:30 a.m. A 9:00 a.m.

10:00 a.m. A 11:00 a.m.

4:00 p.m. A 5: 00 p.m.

* Los funcionarios encargados de la recepción de documentos en la oficina de correspondencia, deberán abrir todos los sobres recibidos para realizar en forma total, el proceso de radicación del contenido del documento.

* No se radicará correspondencia personal de los funcionarios, porque todo documento debe ser abierto y revisado. En caso de recibir correspondencia personal, se deberá atender lo siguiente:

. Solicitar a la persona que trae el envío, que se dirija a la recepción principal de la Entidad.

. La recepcionista deberá informarle al funcionario-destinatario y él deberá recibir personalmente la correspondencia.

* Los documentos anónimos deberán ser radicados en la ventanilla; la respuesta a un documento de este tipo se tendrá en un plazo de ocho (8) días en ventanilla, lapso al cabo del cual, si el peticionario no viene a reclamarla, se enviará al archivo correspondiente.

* El consecutivo de radicación inicia el primero de enero de cada año y finaliza con el registrado el último día hábil del mismo. Este número lo asigna el sistema CORDIS y es único y consecutivo para toda la Entidad y para cada tipo de correspondencia.

* A todo documento que se radica en el sistema CORDIS, obligatoriamente se le debe dar acuse de recibo o de lo contrario no será descargado de la dependencia origen.

* El Auxiliar de Correspondencia, deberá registrar el nombre de las Entidades Externas cuando no estén constituidas.

* Los documentos recibidos por fax deberán ser radicados en el sistema como Correspondencia Externa Recibida (con excepción de las cuentas de cobro y facturas).

* Si durante la radicación de correspondencia externa enviada no se encuentran en el sistema los datos del destinatario, estos deben ser incluidos por las secretarias de dependencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mayúscula sostenida

b) Nombre Completo de la Entidad Externa sin las siglas

c) Nombres y apellidos completos de la persona destinataria

d) Cargo de la persona destinataria

e) Dirección completa

Ejemplo:

. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

. ANTONIO HERNÁNDEZ GAMARRA

. CONTRALOR GENERAL

. CALLE 17 9-82

* Toda documentación deberá ser elaborada en original y una (1) copia las cuales tendrán la siguiente distribución:

. Original: Para el destinatario

. Copia: Para almacenar con el antecedente en el archivo de gestión.

* La Oficina de Correspondencia se abstendrá de distribuir correspondencia externa enviada que no cumpla con el número de ejemplares ya indicados; de lo contrario serán devueltos los oficios.

* Toda correspondencia externa recibida, deberá ser radicada el mismo día en que sea recibida por la oficina de CORRESPONDENCIA, para tales efectos, el horario de recepción de documentos será de lunes a viernes entre las 8:00 am. y las 5:00 pm.

* Los cargos autorizados para firmar correspondencia y expedir comunicaciones son los siguientes:

Las cartas deberán elaborarse en estilo bloque para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

La letra a usar para todo tipo de documentos será TIMES NEW ROMAN tamaño 12 ú 11 cuando el texto sea muy extenso. Para citas o referencias de pie 10 puntos (según manual de estilo de producción y elaboración de actos administrativos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá)

Generada automáticamente por la aplicación "CORDIS" la cual permite su impresión directamente en el documento.

Generadas automáticamente por la aplicación "CORDIS" la cual permite su impresión directamente en el documento. La persona que elabora la comunicación solamente anotará el nombre de la ciudad.

* Datos Destinatario:

Cuando el destinatario sea una empresa, se deberá colocar el nombre del funcionario a quien interese la comunicación; al escribir el nombre del destinatario se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Denominación o titulo profesional

- Nombres y Apellidos en mayúscula sostenida

- Cargo y Empresa

- Dirección

- Teléfono

- Fax

- Ciudad

Indicar el número y fecha del radicado al que se da respuesta. Se colocará el asunto o tema de la comunicación, se recomienda elaborar una comunicación por asunto y un resumen corto del tema tratado.

Al dirigirse al destinatario se puede emplear saludo como: Apreciado, Distinguido, etcétera.

Ortografía

Para este fin se utilizan términos como: Cordialmente, Cordial Saludo, Atentamente, etcétera.

Escribir con mayúscula sostenida el nombre completo del que firma y debajo el cargo que desempeña.

. Anexos: Cuando la comunicación lleve anexos, aunque el texto lo enuncie, se anotará en el margen inferior izquierdo el número de anexos.

. Copias: Los destinatarios de copias extras se detallan después de los anexos, indicando la dirección de cada uno de ellos.

. Nombre Completo: En el margen inferior izquierdo en mayúscula fija se coloca el nombre de quién prepara y revisa la carta y en minúscula el nombre y la inicial del apellido de la persona que la digita, seguida de la fecha. En las líneas especiales el tamaño de la letra será mínimo Nº 8.

. Tipo de envío: En la parte superior derecha de la comunicación en negrilla y mayúscula sostenida la frase "CORREO CERTIFICADO" a aquellas comunicaciones que así lo requiera.

. Código de Archivo: Se digita el código de la dependencia productora del documento.

. Segundas Hojas: Cuando el texto de la comunicación requiere que continúe en otra u otras hojas estas se identifican en la parte superior así:

. Nombre del Destinatario

. Número de Hoja

Los ejemplares se distribuirán así: La primera para el destinatario, la segunda para archivar con el antecedente en el archivo de gestión de la oficina productora.

NOTA: Guía para diligenciar correspondencia interna: La correspondencia interna se elabora siguiendo las mismas normas de la correspondencia externa en lo referente al código, asunto, anexos, iniciales y copias

Para llevar un control y realizar estadísticas sobre los asuntos que tramita la Entidad, éstos se han clasificado en diferentes tipos. El sistema CORDIS tiene creados los tipos de documentos con los respectivos tiempos de respuesta, éstos tiempos pueden ser modificados según las necesidades, con excepción de los asignados a los derechos de petición, acciones de tutela y otros asuntos a los cuales la Ley es quien determina el plazo para dar la respuesta y para los cuales debe atenderse lo contenido en el procedimiento "P-S-QR-001-3 Trámite de quejas, sugerencias, reclamos y derechos de petición"

Una vez radicado el documento el tiempo de respuesta empieza a contarse, en días hábiles, a partir de la fecha de radicación.

1. ACCION POPULAR 10 Días hábiles

2. ACCION CUMPLIMIENTO 3 Días hábiles

3. ACCION DE TUTELA 3 Días hábiles

4. ACEPTACION DE MULTAS OPERADORES 0 Ninguno

5. BOLETINES DE PRENSA 0 Ninguno

6. CERTIFICACIÓN APORTES

PARAFISCALES OPERADORES 0 Ninguno

7. CITACIONES 1 Días hábiles

8. COTIZACIONES 0 Ninguno

9. CORRECIONES DE SOLICITUD CDP Y CRP 10 Días hábiles

10. CUENTA DE COBRO 30 Días hábiles

11. FACTURAS 10 Días hábiles

12. FACTURAS SERVICIOSPÚBLICOS 10 Días hábiles

13. INFORMACIÓN ENTIDADES FINANCIERAS 0 Ninguno

14. INFORMES GENERALES 30 Días hábiles

15. INVITACIONES 3 Días hábiles

16. MEMORANDO 15 Días hábiles

17. OFICIOS 30 Días hábiles

18. OFICIOS AGENTES DEL SISTEMA 30 Días hábiles

19. OFICIOS ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL 30 Días hábiles

20. OFICIOS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL 30 Días hábiles

21. PROPUESTA CONTRATACIÓN DIRECTA 20 Días hábiles

22. PROPUESTA LICITACIÓN 30 Días hábiles

23. REMISIÓN DE LIBROS, FOLLETOS, CD 10 Días hábiles

24. SOLICITUD AUTORIZACIÓN INGRESO AL SISTEMA 10 Días hábiles

25. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN LABORAL 5 Días hábiles

26. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PREST. SERVICIOS 15 Días hábiles

27. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PREST. SERVICIOS 5 Días hábiles

28. SOLICITUD DE CRP Y CDP - IDU 10 Días hábiles

29. SOLICITUD FIRMAS IDU 10 Días hábiles

30. SOLICITUD DE MATERIAL PUBLICITARIO 15 Días hábiles

31. SOLICITUD NOVEDADES DE PERSONAL 10 Días hábiles

32. SOLICITUD TRANSACCIÓN BANCARIA 5 Días hábiles