Que es necesario adoptar los procesos y procedimientos que apoyan las actividades de las áreas de LA EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA, resultantes de la implantación del sistema tecnológico mencionado.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTICULO UNICO.- Adoptar el siguiente manual de interventoria para establecer los parámetros de control de los contratos, convenios, y cualquier otro acuerdo de voluntades que se suscriban por parte de LA EMPRESA DE RENOVACION URBANA (ERU).

ARTICULO PRIMERO.- OBJETO. El presente manual de interventoria contiene las disposiciones generales para el control de los contratos, convenios y cualquier otro tipo de acuerdo de voluntades que se celebren en LA EMPRESA DE RENOVACION URBANA DE BOGOTÁ.

ARTICULO SEGUNDO.- ALCANCE. El presente manual es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de la ERU que sean designados interventores o supervisores y los interventores externos de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá.

ARTICULO TERCERO.- TERMINOLOGIA. Se adopta la terminología que se describe a continuación:

Acta: Documentos donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.

Acuerdo de voluntades: En adelante, cuando el presente manual se refiere a los contratos o convenios celebrados por la ERU se les denominara: acuerdo de voluntades de las parte

Anticipo: Son recursos públicos entregados por la ERU al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor y/o el supervisor del contrato aprobado por la unidad ejecutora.

Contrato Adicional: Acuerdo que celebra la ERU y el contratista para adicionar el valor de un contrato.

Contrato de Prestación de Servicios: El que celebre la ERU para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando tales actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega la ERU, para ser manejada de forma conjunta entre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán de la ERU.

Garantía Única de Cumplimiento: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria a través de la cual el Contratista avala el cumplimiento de las obligaciones que surjan a su cargo, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de un contrato estatal. Debe contener entre otros y de acuerdo a la naturaleza del contrato, los amparos de Cumplimiento, correcta inversión y buen manejo del anticipo; calidad del bien o servicio suministrado; pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; estabilidad de la obra, provisión de repuestos y accesorios, según el caso.

Interventoría: Es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, obligaciones y pliegos de condiciones y las especificaciones del contrato o, convenio, celebrados por la ERU, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a la normatividad vigente.

La ERU puede ejercer la interventoria a través de sus funcionarios, a los que se les denominara interventores directos, o de un tercero, a través de un contrato, al que se le denominara interventor externo.

Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa a la ERU ante el contratista y los particulares. Es responsable de realizar la Interventoria de un acuerdo de voluntades entre las partes, realizando actividades técnicas, administrativas y financieras.

Legalización del Contrato: Es el cumplimiento de la aprobación de las garantías, pago de la publicación en el Diario Oficial y del Impuesto de Timbre (según comprobante de ingreso expedido por el área de tesorería de la Empresa de Renovación Urbana), dentro de los términos establecidos en el contrato.

Orden de Iniciación: Documento en el cual se imparte la fecha de iniciación del contrato. A partir de la cual se contabiliza el plazo del contrato.

Otrosí o Modificación Contractual: Acuerdo que celebre la ERU con el contratista para modificar, aclarar, agregar o suprimir una o algunas cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato, sin tener que rehacerlo. Debe ser firmado por las partes.

Perfeccionamiento del Contrato: Es el evento jurídico que se surte mediante la firma del contrato por las partes y la expedición del registro presupuestal.

Perfeccionamiento del Contrato: Es el evento jurídico que se surte mediante la firma del contrato por las partes y la expedición del registro presupuestal.

Prorroga: Aumento del plazo inicial del contrato

Registro Presupuestal: Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

Supervisor: Es el funcionario que ejerce la interventoria de un contrato de interventoria quien debe cumplir con las responsabilidades del interventor en los términos del presente manual.

ARTICULO CUARTO.- DIRECTRICES. Las políticas generales que enmarcan el proceso de interventoria, son las siguientes:

1. El ordenador del gasto es quien designa al interventor o supervisor.

2. La responsabilidad del interventor y supervisor son indelegables.

3. Los interventores y supervisores deben ser nombrados de la misma área origen del contrato.

4. La labor de interventoria y supervisión inicia desde el momento de la designación.

5. El interventor debe guardar la confidencialidad que el objeto del contrato tiene establecido de acuerdo a las clausulas del contrato.

6. El interventor externo, al igual que el interventor directo o supervisor, responderá por el control del acuerdo de voluntades del cual ejerce la interventoria y por la atención de reclamaciones que surjan durante la ejecución y después de la liquidación del mismo, así como por los informes de avance de gestión y los demás que requiera la ERU o los cualquier otra entidad, inclusive luego de la liquidación del contrato de interventoria.

El supervisor responde por la verificación de lo pactado en las obligaciones y pliegos de condiciones del contrato de interventoria externa.

7. El interventor es la autoridad del contrato que recibe los productos y autoriza los pagos, desde su designación y hasta la liquidación del respectivo acuerdo de voluntades.

8. Si por alguna razón como, vacaciones, licencias, calamidades, suspensiones, incapacidades, término del contrato, entre otros, el interventor directo o el supervisor requiere interrumpir sus funciones y responsabilidades, se debe designar por el ordenador del gasto otro interventor o supervisor. En caso contrario, el ordenador del gasto es quien asume la interventoria. Es responsabilidad del interventor o supervisor saliente entregar informe al día del estado del acuerdo de voluntades.

ARTICULO QUINTO.- RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR. De conformidad con lo previsto en el Artículo 53 de la Ley 80 de 1993, los interventores responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente, por el cumplimiento de las obligaciones de- ribadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan funciones de consultoría, interventoría o asesoría.

ARTICULO SEXTO.- PERFILES PARA INTERVENTORES Y SUPERVISORES. Los funcionarios de la ERU y los interventores externos deben cumplir con el siguiente perfil:

1-. Pertenecer a los siguientes niveles dentro de la entidad.

*Directivo, Asesor y profesional.

*Acreditar Título profesional, Tarjeta o matricula profesional vigente, si la profesión así lo exige.

2-. En el caso de interventores externos, deben cumplir con el perfil solicitado en los pliegos de condiciones, tener matricula o tarjeta profesional vigente, o lo que su profesión exija.

ARTICULO SEPTIMO.- FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR: Las funciones son de carácter técnico, administrativo y financiero.

Controlar, verificar y exigir el cumplimiento de todas las actividades técnicas, administrativas y financieras, así como las normas y especificaciones del acuerdo de voluntades, durante el desarrollo de la interventoria o supervisión como son: revisión previa, planificación, desarrollo y liquidación de los mismos.

El interventor debe cumplir estas funciones según le apliquen para el acuerdo de voluntades.

1. Conocer la organización y cumplir los procedimientos internos de la ERU, según su aplicación dentro del acuerdo de voluntades.

2. Conocer las obligaciones y pliegos de condiciones.

3. Suministrar al contratista toda la información que se requiera para cumplir con el acuerdo de voluntades y que tenga la obligación contractual de rendir.

4. Hacer cumplir las diferentes normas y especificaciones técnicas de la ERU, dentro del acuerdo de voluntades.

5. Coordinar con otras dependencias de la ERU, las actividades que incidan en el inicio del acuerdo de voluntades.

6. Revisar, aprobar y si es necesario solicitar las actualizaciones de las hojas de vida de los profesionales que intervendrán en la ejecución del acuerdo de voluntades, conforme a los requerimientos establecidos por la ERU y pactados en el respectivo acuerdo de voluntades.

7. Impartir la orden de iniciación del acuerdo de voluntades previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

*Perfeccionamiento: Firma de las partes y la expedición del respectivo registro presupuestal.

*Ejecución: Aprobación de las garantías.

*Legalización: Haber pagado el contratista el impuesto de timbre y haber realizado la publicación en el Registro Distrital, si a ello hubiere lugar.

*Revisar y aprobar los demás aspectos contractuales pactados.

8. Suscribir oportunamente las actas a que haya lugar durante el desarrollo del acuerdo de voluntades.

9. Coordinar con otras dependencias de la ERU, las actividades que incidan durante el desarrollo del acuerdo de voluntades.

10. Tramitar las actas de modificación de los contratos por cualquier concepto como son: prorrogas, adiciones, suspensiones, entre otros.

11. Exigir mensualmente el informe de avance, informe de gestión soporte de cuenta, conceptos, estudios, entre otros, de acuerdo con lo establecido en el contrato o convenio.

12. Responder las consultas y la correspondencia relacionadas con el acuerdo de voluntades, en coordinación con las áreas y entidades requeridas, dentro de los plazos y condiciones establecidos por la ley.

13. Requerir por escrito al contratista, para efecto del cumplimiento con las obligaciones contractuales, cuando se presenten atrasos totales o parciales, so pena de aplicar las sanciones pactadas en el mismo.

14. Enviar copia de los requerimientos efectuados al contratista a la Compañía de Seguros o entidad bancaria garante del contrato.

15. Verificar el cumplimiento mensual por parte de los contratistas y como requisito para el pago, el pago de los aportes a los sistemas generales de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y de los aportes parafiscales a las cajas de Compensación Familiar, ICBF, SENA, en los términos de las leyes 789 de 2002, 828 de 2003, Decreto 1703 de 2002, Ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes y complementarias, durante la ejecución y liquidación del acuerdo de voluntades, de acuerdo a las obligaciones, y pliegos de condiciones.

16. lmpartir por escrito al contratista las instrucciones, ordenes y autorizaciones que se requieran para el desarrollo del contrato de acuerdo con lo establecido en las obligaciones y pliegos de condiciones.

17. Firmar los documentos y actas de acuerdo con lo establecido en las obligaciones y pliegos de condiciones.

18. Remitir al archivo y a las áreas que se requiera, de manera oportuna, todos los documentos que se generan durante la ejecución del acuerdo de voluntades.

19. Proyectar y tramitar la liquidación respectiva, en los plazos y condiciones establecidos en la Ley o en el acuerdo de voluntades.

20. Entregar copia firmada del acta de liquidación al contratista y a las áreas que lo requieran.

El interventor debe cumplir las siguientes funciones técnicas, según le apliquen ara el acuerdo de voluntades.

1. Exigir la disponibilidad de recursos de personal del contratista de acuerdo con las obligaciones o el pliego de condiciones y del acuerdo de voluntades.

2. Aprobar el programa de gestión social donde se incluya el plan de comunicación para informar permanentemente a la comunidad donde se desarrollaran las actividades, el alcance, magnitud, impacto y beneficio de las mismas, según lo pactado en las obligaciones o pliegos de condiciones.

3. Reportar al superior inmediato y al ordenador del gasto cualquier desviación en el avance del contrato. .

4. Recibir los productos objeto del acuerdo de voluntades de conformidad con las obligaciones y el pliego de condiciones.

5. Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista, con el fin de hacer efectivas las pólizas y multas, de acuerdo a las obligaciones y pliegos de condiciones

6. Preparar los documentos de justificación debidamente soportados, sobre las solicitudes de modificación, suspensión y reiniciación de los acuerdos de voluntades de las partes, según sea el caso.

7. Exigir las actualizaciones de las pólizas, publicación y pago de impuesto de timbre, si aplica, una vez se realicen modificaciones o suspensiones en el acuerdo de voluntades de las partes.

8. Exigir al contratista el restablecimiento de las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros, de acuerdo con lo establecido en las obligaciones y pliegos de condiciones.

9. Reportar al área de almacén, dentro de los 30 días siguientes a la firma del acta de terminación o del acta de entrega y recibo final, el detalle de los activos fijos generados por la ejecución del acuerdo de voluntades de las partes.

El interventor debe cumplir las siguientes funciones financieras según le apliquen para el acuerdo de voluntades.

1. Verificar que la planificación del acuerdo de voluntades de las partes y sus actividades se cumplan conforme a la programación y presupuesto asignados.

2. Aprobar el programa de inversión del anticipo del acuerdo de voluntades de las partes, de conformidad con lo estipulado en las obligaciones y los pliegos de condiciones.

3. Realizar el trámite para pago del anticipo, una vez cumplidos los requisitos para su pago, de acuerdo con lo establecido en las obligaciones o los pliegos de condiciones del acuerdo de voluntades de las partes.

4. Controlar que el anticipo se ejecute de conformidad con el programa de inversión.

5. Efectuar el control mensual de la amortización del anticipo de conformidad con la ejecución del acuerdo de voluntades de las partes.

6. Exigir la devolución mensual de los rendimientos financieros del anticipo, de conformidad con lo estipulado en los pliegos de condiciones y el acuerdo de voluntades.

7. Aprobar los balances financieros del acuerdo de voluntades de las partes y las justificaciones que sustenten las solicitudes de modificaciones contractuales.

8. Controlar los saldos de la ejecución del acuerdo de voluntades.

9. Exigir que el contratista radique las facturas de aquellos bienes y servicios recibidos a los que se le ha hecho entrada de mercancía de acuerdo con las obligaciones del contratista establecidas en las obligaciones y pliegos de condiciones.

10. Antes de la liquidación del acuerdo de voluntades de las partes, exigir al contratista el pago del impuesto de timbre, teniendo en cuenta el valor de la totalidad del contrato incluyendo modificaciones y ajustes.

11. Tramitar oportunamente con el ordenador del pago la liberación de los recursos financieros que correspondan a valores sin ejecutar durante el acuerdo de voluntades de las partes.

ARTICULO OCTAVO.- VIGENCIA Y DEROGACIONES. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el anexo seis ( 6 ) de la Resolución 137 de 2007 .