Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la inclusión de un (1) Protocolo, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar las resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a:

I. La inclusión del siguiente Protocolo:

ARTÍCULO SEGUNDO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Subgerente General

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Justificación

4.2 Características de la Tarjeta Funcionario

4.3 Reglas de Uso

4.4 Cupos de Uso

5 NORMAS PARA LA ASIGNACIÓN Y EXPEDICIÓN DE TARJETA FUNCIONARIO NUEVA

6 NORMAS PARA EL MANEJO DE NOVEDADES Y MODIFICACIONES EN LAS TARJETA FUNCIONARIO

6.1 Actualizaciones y/o modificaciones

6.2 Extravío, hurto y reexpedición

6.3 Devolución

7 CONTROL DE USO

8 NORMAS ESPECIALES PARA EL USO DEL CARNET INSTITUCIONAL COMO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Y LLAVE DE ACCESO A LAS INSTALACIONES ADMINISTRATIVAS Y AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO

8.1 Como documento de identificación

8.2 Autorización de descuento por usos indebidos de la Tarjeta Funcionario o Reposición de Carnet o por no Devolución del mismo.

8.3 Como tarjeta de acceso a las instalaciones administrativas

Estandarizar las condiciones para la expedición, manejo y control del CARNET INSTITUCIONAL, con la aplicación de Tarjeta Funcionario o Cliente Frecuente, para garantizar que ésta se realice bajo condiciones seguridad para la Empresa.

Este protocolo es para conocimiento y aplicación de los Servidores Públicos, Contratistas, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este protocolo, es el Profesional Especializado de Talento Humano de la Dirección Administrativa, con el soporte de los Profesionales Universitarios de Recaudo de la Dirección de Operaciones.

En el ciclo de modernización de los carnets de los servidores públicos de la Empresa se buscó habilitar las funcionalidades y diversidad de servicios que permiten hoy los medios de pago del Sistema TransMilenio, por esta razón se integró el carnet de identificación institucional con la tarjeta funcionario del Sistema TransMilenio, teniendo en cuenta que TRANSMILENIO S.A tiene la capacidad para asignar la Tarjeta Funcionario a sus trabajadores y personal vinculado, al igual que al personal de soporte autorizado¹, situación contemplada en los contratos de concesión para el recaudo en el Sistema TransMilenio donde se establece la existencia de esta tarjeta.

El objetivo del carnet institucional con el aplicativo de la Tarjeta Funcionario es permitir el acceso a las instalaciones administrativas de la Entidad garantizando la seguridad de las personas que laboran en la Sede Administrativa y en el Sistema TransMilenio, así como permitir el ingreso al sistema de transporte masivo con registro en el sistema de recaudo, para aquellas personas que deben ingresar con el fin de cumplir sus funciones, tareas, o prestar servicios dentro del Sistema de Transporte.

El presente protocolo constituye una herramienta para regular la correcta utilización del carnet institucional con el aplicativo Tarjeta Funcionario y prevenir usos diferentes a aquellos formalmente definidos.

En su cara frontal tiene la impresión del logotipo de TRANSMILENIO S.A., fotografía del titular, cargo, identificación y RH; cada uno de estos carnets contiene el número serial (único) que permitirá generar la información de fechas, horas y estaciones de entrada. Esta tarjeta es de propiedad de TRANSMILENIO S.A., habilitada para uso especial en el Sistema TransMilenio y no será retenida en los torniquetes. A menos que se encuentre bloqueada o sea encontrada en manos de una persona diferente al propietario El modelo del carnet (Cara Frontal) con el aplicativo de Tarjeta Funcionario, se muestra a continuación (La banda vertical de color rojo cambiará de color y texto dependiendo del tipo de vinculación del titular, con TRANSMILENIO S.A.):

El carnet con el aplicativo de la tarjeta funcionario se asigna al personal vinculado al sistema directa o indirectamente con el fin de cumplir con las funciones del cargo o la prestación del servicio. Para efectos de control cada carnet institucional debe tener un responsable y por tanto es personal e intransferible. Con el fin de mantener un control, todos los carnet que tenga incluida la aplicación de Tarjeta Funcionario tendrán asignado un cupo de usos, el cual no requiere recarga alguna o en su defecto será habilitada la funcionalidad de Tarjeta Cliente Frecuente.

Al momento de retiro del funcionario, cese de labores o finalización del contrato de prestación de servicios, o de aprendizaje o de práctica empresarial, el carnet deberá ser devuelto a TRANSMILENIO S.A., a la Dirección Administrativa, área de Talento Humano; adicionalmente, será responsabilidad de los Interventores de Contratos o Directores de Área la identificación y actualización de la información, así como el control de uso de las tarjetas a cargo de las personas bajo su supervisión.

El único medio para ingresar al Sistema TransMilenio será la validación en los torniquetes del Carnet Institucional, es decir utilizando la aplicación Tarjeta Funcionario o Tarjeta Cliente Frecuente, pagando los derechos de viaje. El paso al interior del Sistema TransMilenio de manera irregular (saltando los torniquetes o devolviéndolos para el ingreso sin registro o usando inadecuadamente la barrera de discapacitados para dar paso a terceros sin autorización o justificación, o desplazamientos con fines diferentes al objetivo del carnet/tarjeta funcionario) ) podrá acarrear sanciones administrativas y/o disciplinarias.

El carnet con el aplicativo Tarjeta Funcionario tendrá unos límites teóricos de uso según las funciones que cumpla cada cargo dentro del Sistema. Se tendrán cupos de 100, 200, 300 y 400 usos mensuales.

* TRANSMILENIO S.A. determinará los servidores públicos sujetos de asignación de Carnet Institucional con aplicación de Tarjeta Funcionario o Tarjeta Cliente Frecuente, dependiendo de sus responsabilidades y funciones en el Sistema TransMilenio.

* La expedición del Carnet Institucional será automática al momento de vincularse a la Empresa o suscribir el contrato de prestación de servicios, o de aprendizaje, o de práctica empresarial y por regla general se habilitará la funcionalidad de Tarjeta Cliente Frecuente; en caso de requerirse la funcionalidad de Tarjeta Funcionario para el ingreso al Sistema TransMilenio deberá mediar en primera instancia la solicitud del Director de la Dependencia o solicitud escrita del interventor del contrato para inicializar el carnet con dicha funcionalidad, precisando los siguientes datos: Persona responsable del control de la (las) Tarjeta(s) Funcionario asignada(s) (o interventor encargado); Cantidad de Tarjeta(s) Funcionario requerida(s), cargo(s), funciones, justificación de la solicitud, cupos de usos requeridos y usuarios finales de cada tarjeta con nombres completos e identificación.

* TRANSMILENIO S.A. solo aprobará la expedición de las Tarjetas Funcionario que cumplan los criterios establecidos en el presente protocolo, previa firma de aceptación de condiciones de uso y de las actas de la entrega correspondiente.

* El carnet institucional que sea habilitado inicialmente como Tarjeta Cliente Frecuente y requiera pasar a Tarjeta Funcionario deberá ser reexpedido

* En caso de requerir modificaciones a las especificaciones de alguna tarjeta, se debe presentar solicitud por escrito ante la Dirección Administrativa de TRANSMILENIO S.A, justificando los cambios. TRANSMILENIO S.A. analizará la solicitud y realizará las modificaciones a que haya lugar.

* En caso de pérdida o hurto es responsabilidad del Usuario del Carnet Institucional con la funcionalidad de Tarjeta Funcionario, reportar inmediatamente la novedad, para que la tarjeta sea bloqueada. La reposición debe ser solicitada por el titular, allegando el respectivo denuncio y recibo de pago correspondiente. El costo de reposición es de un (01) día de salario mínimo mensual legal vigente SMDLV.

* La consignación se debe realizar a nombre de TRANSMILENIO S.A. en la cuenta que determine la Dirección Financiera para tal fin.

* Es responsabilidad de cada TITULAR o Responsable, devolver el Carnet Institucional con la aplicación Tarjeta Funcionario que le fueron asignadas, al momento de retiro, cese de labores o finalización del contrato de prestación de servicios.

* Si a la terminación del contrato no se efectúa la devolución, se debe seguir las actividades de Extravío, hurto y pago de su valor mencionado en el presente protocolo.

* Si el titular posee un Carnet Institucional con funcionalidad Tarjeta Cliente Frecuente y presenta algún saldo a favor, éste deberá asumir el costo de la expedición de una tarjeta cliente frecuente genérica a la cual se trasladará el saldo.

El Carnet Institucional es de uso personal e intransferible y es responsabilidad de cada Titular, el estricto control sobre la correcta utilización del mismo, más aún si está habilitado como Tarjeta Funcionario, sin perjuicio de los controles que le asisten al concesionario de recaudo y a TRANSMILENIO S.A. Cada titular responderá ante TRANSMILENIO S.A. por usos indebidos de las Tarjeta Funcionario.

Los usos indebidos de la Tarjeta Funcionario se entienden como aquellas entradas al Sistema donde se realicen actuaciones como las siguientes:

* Desplazamientos con fines diferentes a los contemplados en el objetivo de la tarjeta

* Ingresos al Sistema TransMilenio saltando los torniquetes

* Manipulación de los torniquetes en los cuales se devuelven para efectuar un paso sin registro

* Uso o paso inadecuado por la barrera de discapacitados de manera individual o para dar paso a terceros sin autorización o justificación.

A manera de control, mensualmente se efectuará un reporte de los usos del carnet Tarjeta Funcionario a fin de verificar que las entradas registradas en las bases de datos del sistema de recaudo, correspondan a los parámetros establecidos en el presente protocolo.

Cuando se determinen pasos que se encuentren continuos o fuera de turno o anormales, en especial para el personal operativo o aquel que tenga asignado carnet con la particularidad de Tarjeta Funcionario, se les solicitará explicación del uso observado; si se corrobora la inconsistencia, o no se recibe respuesta en los tiempos establecidos, se tasaran los viajes al doble de la tarifa vigente por cada uno de los viajes no justificados y se procederá a descontar por nómina o de las cuentas por pagar, o se solicitará la consignación del valor equivalente.

Los titulares que sean recurrentes en estas conductas podrán ser sujetos de las acciones administrativas y o disciplinarias que correspondan.

El valor descontado por nómina por concepto de viajes injustificados se consignará en la cuenta corriente Nº 061035457-056 del Banco HSBC a nombre de HSBC Fiduciaria Fideicomiso SIT; esta consignación debe ser entregada a la Dirección de Operaciones al área de recaudo de TRANSMILENIO S.A., para realizar la conciliación correspondiente.

Para el personal que por actuaciones operativas, contingentes y/o estrictamente laborales, requieran dar entrada al Sistema a terceros con la Tarjeta Funcionario asignada, se debe informar al Centro de Control para que se registre en bitácora dicho evento. Este registro debe quedar únicamente en la sección de novedades de los concesionarios de recaudo de dicha bitácora.

En el caso de falla de lecturas en los torniquetes (El torniquete valida pero no da paso) al utilizar la Tarjeta Funcionario, el usuario debe reportar al Centro de Control dicho incidente para que sea registrada y almacenada en la bitácora, en la sección de novedades de los concesionarios de recaudo de dicha bitácora.

* El carnet identifica institucionalmente, tanto a los servidores públicos, el personal contratista, como a los aprendices y practicantes, quienes deberán portarlo de manera permanente y en lugar visible, haciendo un uso ecuánime del mismo.

* El carnet es de uso personal e intransferible y el uso adecuado es responsabilidad de su titular.

* El uso apropiado de la identificación institucional redundará en el logro de las medidas establecidas para garantizar la seguridad de las personas que laboran en la Sede Administrativa de la Entidad y en el Sistema TransMilenio; por lo tanto se requiere el acatamiento de las instrucciones y normas de convivencia señaladas en el presente protocolo.

* En caso de retiro de la Empresa o terminación del contrato de prestación de servicios o de aprendizaje el documento deberá ser devuelto a la Dirección Administrativa - Área de Talento Humano. En caso de no efectuarse la devolución del documento, se procederá con el descuento respectivo, por nómina o de las cuentas por pagar a favor del contratista, a la tarifa establecida en el numeral 6.2 del presente protocolo.

* Con el recibo y aceptación del presente protocolo, se entenderán autorizados los descuentos por nómina, o de las prestaciones sociales, o de las cuentas por pagar, de los usos indebidos de la tarjeta funcionario o del valor de reposición del documento a la tarifa establecida en el aparte pertinente. Para efectuar el descuento, deberá haberse comunicado previamente al titular del documento sobre el valor a descontar y deberá darse la oportunidad de brindar las respuestas y justificaciones correspondientes.

* Se deberán registrar todos los accesos y salidas en el edificio de la Sede Administrativa.

* Quienes estén vinculados como trabajadores oficiales, de conformidad con el contrato de trabajo, el reglamento interno y las políticas de la Empresa deberán cumplir con el horario de labor establecido, situación que se verificará con el seguimiento al registro de ingreso y salida en el sistema de control que la Empresa tiene implementado para ese fin.

* Cuando la tarjeta presente inconvenientes de lectura para acceder a las instalaciones administrativas, deberá informarse de manera inmediata a la Dirección Administrativa para tomar las medidas pertinentes.