Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la inclusión de seis (6) Procedimientos, la modificación de seis (6) procedimientos, la modificación de un (1) Manual y la eliminación de dos (2) procedimientos, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar las resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a:

I. La inclusión de los siguientes documentos:

ARTÍCULO SEGUNDO.- Modificar las resoluciones 253 del 4 de Agosto de 2008, 298 del 22 de Septiembre de 2008, 121 del 21 de Abril de 2009 y 219 del 25 de Junio de 2010, en lo que corresponde a:

I. La modificación de los siguientes documentos:

ARTÍCULO TERCERO.- Modificar la resolución 472 del 29 de Diciembre de 2006, en lo que corresponde a:

I. La eliminación de los siguientes documentos:

ARTÍCULO CUARTO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. PROCEDIMIENTO

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y su equipo de funcionarios, en la elaboración de los diferentes informes que tienen que ser rendidos tanto interna como externamente, a excepción de los informes propios de las auditorías, los cuales se encuentran definidos en dichos procedimientos.

Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo y entidades externas.

El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Control Interno.

MANUAL DE CONTROL INTERNO: Es el manual que la Oficina de Control Interno, tiene como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.

LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.

GUIAS DE AUDITORIA: Es la recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.

PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de la Oficina de Control Interno y su equipo de funcionarios, en la planeación de la evaluación independiente del sistema de control interno que tiene que ser cumplida en el año.

Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo y entidades externas.

El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Control Interno.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Se entiende por control interno el sistema conformado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, políticas, normas legales, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la empresa para que, siendo una actividad del proceso administrativo, asegure razonablemente que todas las actividades, operaciones, decisiones, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

En consecuencia deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.

Constitución Nacional de Colombia – Artículos 209 y 269

* Ley 87 de 1993

* Ley 190 de 1995

* Decreto 1826 de 1994

* Decreto 280 de 1996

* Decreto 2150 de 1995

* Decreto 2145 de 1999

* Decreto 2539 del 2000

* Decreto 861 del 2000

* Decreto 1599 de 2005

* Decreto 387 de 2004

* Directiva 008 de 2006

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA AUDITORÍA INTERNA}

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y el equipo de funcionarios de la Oficina de Control Interno.

Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo.

El responsable de la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario de Control Interno.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA MANUAL DE CONTROL INTERNO: Manual dispuesto por la Oficina de Control Interno, como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.

LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.

GUIAS DE AUDITORIA: Recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.

ACTAS DE VISITA ADMINISTRATIVA: Es el Acta levantada en la visita oficial que se realiza entre la persona de la dependencia auditada y el representante de la Oficina de Control Interno (OCI), por medio de la cual se consignan las preguntas por parte de la Oficina de Control Interno y las respuestas dadas por el entrevistado.

AUDITORIA INTERNA: Es la actividad de evaluación independiente dentro de la empresa, cuya finalidad es el examen de las actividades realizadas por las áreas auditadas como consecuencia de las recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno con anterioridad.

PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y el equipo de funcionarios de la Oficina de Control Interno.

Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo.

El responsable de la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario de Control Interno.

MANUAL DE CONTROL INTERNO: Manual dispuesto por la Oficina de Control Interno, como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.

LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.

PROCEDIMIENTO P-G-CI-001: Documento en el que se establece el procedimiento para la realización de auditorías internas.

GUIAS DE AUDITORIA: Recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.

5. DEFINICIONES ACTAS DE VISITA ADMINISTRATIVA: Es el Acta levantada en la visita oficial que se realiza entre la persona de la dependencia auditada y el representante de la Oficina de Control Interno (OCI), por medio de la cual se consignan las preguntas por parte de la Oficina de Control Interno y las respuestas dadas por el entrevistado.

AUDITORIA INTERNA DE SEGUIMIENTO: Es la actividad de evaluación independiente dentro de la empresa, cuya finalidad es el examen de las actividades realizadas por las áreas auditadas como consecuencia de las recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno con anterioridad.

PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.

Como titular del Sistema de transporte público, TRANSMILENIO S.A. tiene la responsabilidad de su planeación, gestión y control y dispone de un sofisticado sistema para programar la operación de los vehículos y optimizar las diferentes variables involucradas en la prestación del servicio.

La Financiación para la adquisición de predios requeridos para la implementación de las fases del sistema de transporte se rige bajo lo contenido en el "Convenio suscrito el 24 de junio de 1998 entre la nación y el Distrito Capital para la adquisición de predios requeridos para el desarrollo de la primera línea del metro y la financiación de algunos componentes flexibles del sistema integrado de transporte masivo para la ciudad de Bogotá D.C.".

Las fases del sistema TransMilenio

La Fase I. Consta de tres corredores troncales de 42,2 Km. (Caracas, Calle 80 y Autopista Norte), 54 estaciones sencillas, 4 estaciones intermedias (estación Calle 40S, estación Molinos, estación Carrera 77 y estación Av. Cali), 4 portales, 4 patios garaje y 1 garaje intermedio (Calle 6).

La Fase II. La conforman las troncales Américas -Calle 13, la troncal NQS y la troncal Suba, con una longitud total de 42 Km. Esta Fase cuenta con tres estaciones de cabecera o portales, tres patios, dos estaciones intermedias de integración (Banderas y Escuela de Policía), dos estaciones de integración troncal-troncal (Av. Jiménez y Ricaurte) y cincuenta y dos estaciones sencillas. Adicionalmente, se tienen 42 puentes peatonales, plazoletas, andenes, ciclorutas a lo largo de los corredores, el Patio de la Hoja y nuevas conexiones entre troncales (Autopista Norte con Calle 92-NQS, Calle 80-Autopista Norte y Calle 80 -Suba-NQS, NQS y Jiménez). La operación de la Troncal Américas- Calle 13 inició completamente operación, la troncal NQS inició operación gradual en el año 2005 entrando el tramo comprendido entre la Calle 92 hasta la Estación General Santander, y la Troncal Avenida Suba y el tramo restante de la Troncal NQS comprendido entre la Estación General Santander y el límite con Soacha en 2006.

La Fase III. El sistema avanza en su consolidación con los diseños de las nuevas troncales Calle 26 y Carrera 10. Actualmente se encuentran adjudicados los contratos de construcción de estas dos troncales.

Por otra parte, las rutas alimentadoras iniciaron la prestación regular del servicio el 6 de agosto de 2001,con una flota disponible de 80 buses. Al igual que la flota troncal, ésta se fue incrementando a medida que entraron en servicio las estaciones intermedias y los portales. Para finales del 2001 se contaba con 170 buses y durante el 2002 cuando se terminó la instalación de los servicios en las 8 cuencas, la flota de alimentación aumentó a 235 buses en total, prestando un cubrimiento de 357 Km. Hoy en día, con la operación completa de Fase I y Fase II, el sistema maneja las siguientes cifras:

Es importante mencionar igualmente que el Decreto 319 de 2006 "Por el cual se adoptó el Plan Maestro de Movilidad para Bogotá Distrito Capital, que incluye el ordenamiento de estacionamientos, y se dictan otras disposiciones" en su artículo 15 otorga a la empresa TRANSMILENIO S.A., como ente gestor del transporte masivo, la responsabilidad de la integración, evaluación y seguimiento de la operación del Sistema Integrado de Transporte Público (SITP), lo que ha generado una transformación del enfoque estratégico de la entidad.

1.1.1 Entorno institucional del sistema TransMilenio. El modelo institucional del sistema TransMilenio está conformado por agentes reguladores y gestores.

Los agentes reguladores tienen la competencia de emitir normatividad relacionada con la prestación del servicio y son: El Ministerio de Transporte, la Secretaría

Distrital de Movilidad y la Alcaldía Mayor de Bogotá. Los agentes gestores como el Instituto de Desarrollo Urbano se encarga de la gestión y administración de la malla vial, es decir de la construcción y mantenimiento de la infraestructura vial, destinada a la funcionalidad del sistema, y la empresa TRANSMILENIO S.A. a la administración, es decir la planeación, gestión y control del sistema de transporte.

La definición de las condiciones en que TRANSMILENIO S.A. e IDU cooperaran para la ejecución de las obras de infraestructura para el sistema TransMilenio se encuentra establecida en el Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001.

1.1.2 Principios del sistema TransMilenio. TransMilenio es un sistema de transporte público de pasajeros basado en buses que se diseñó y puso en marcha bajo los siguientes principios: Calidad y Consistencia: Garantía de prestación de servicio de transporte urbano de pasajeros con los más altos estándares internacionales en todo el sistema, con horarios preestablecidos todos los días del año. Costeabilidad: Accesible para los usuarios de menores ingresos, rentable para los operadores privados y financiable para el Estado.

Respeto de la vida: Reducción de la accidentalidad y disminución de partículas contaminantes en el aire de la ciudad. Respeto al tiempo de los usuarios: Reducción de los tiempos de viaje.

Respeto a la diversidad humana: Acceso equitativo sin importar la condición física, la edad, el sexo y los ingresos.

1.1.3 Indicadores de gestión del sistema de transporte masivo. Respeto a la vida, el cual se refleja en la disminución del nivel de accidentalidad en los corredores usados por el sistema antes y después de la entrada en operación de TransMilenio. Adicionalmente una reducción en atracos, debido a una mayor presencia policial y un ambiente agradable, limpio e iluminado que conduce al orden.

Respeto al tiempo de los usuarios. Las velocidades comerciales en transporte público eran entre 12 Km/h y 4 Km/h en la Calle 80 y la Avenida Caracas, respectivamente, antes de iniciar la implantación de Trans-Milenio. Estas velocidades aumentaron a un promedio de 27 Km/h, y disminuyeron los tiempos de viaje de los usuarios en un 32%.

Respeto a la diversidad humana. El sistema troncal es completamente accesible para usuarios con discapacidades físicas y facilita también el acceso de personas mayores, niños, y mujeres embarazadas. Se calcula que el 1% de los usuarios del sistema tienen algún tipo de discapacidad o limitación.

Calidad y consistencia. El sistema tiene niveles de aceptación muy elevados, en respuesta a los altos estándares exigidos para la implantación de la infraestructura y la operación de los servicios. Así lo reflejan las encuestas de satisfacción que sobre el servicio se realizan con los usuarios. Costeabilidad. La tarifa del Sistema TransMilenio debe garantizar el cubrimiento de los costos de inversión, operación y mantenimiento de los operadores troncales y alimentadores, del concesionario de recaudo, manejo fiduciario de los recursos, supervisión del sistema y mantenimiento de estaciones.

El sistema TransMilenio está conformado por varios agentes privados entre los que se encuentran los operadores troncales, los concesionarios de alimentación y los operadores del recaudo. Así mismo se cuenta con contratos para realizar las actividades de mantenimiento, aseo y vigilancia.

Son las empresas propietarias de los buses rojos, están vinculadas mediante contratos de concesión y tienen la responsabilidad de la prestación del servicio de transporte en el sistema TransMilenio mediante el cumplimiento de los servicios, frecuencias y horarios que le son asignados por el gestor.

Son las empresas propietarias de los buses verdes. Se encargan de transportar a los usuarios de las zonas periféricas a los portales y estaciones intermedias.

Los operadores del recaudo o recaudadores, son las empresas adjudicatarias de las licitaciones mediante las cuales se otorgó el derecho a explotar económicamente la actividad de venta de pasajes.

La administración de los recursos del Sistema se encuentra a cargo de una Sociedad Fiduciaria, que recibe los dineros del recaudo diariamente. De acuerdo con la orden impartida por TRANSMILENIO S.A. los distribuye semanalmente entre los agentes del sistema y al ente gestor.

La Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A., adoptó mediante el Acuerdo 4 del 28 de diciembre de 2007, el plan estratégico de la entidad, estableciendo así las directrices para el cumplimiento de los fines.

1.3.1 Misión. La misión de TRANSMILENIO S. A., es: "Satisfacer la necesidad de transporte público de los usuarios del Distrito Capital y su área de influencia, con estándares de calidad, eficiencia y sostenibilidad, mediante la planeación, gestión, implantación y control de la operación de un sistema integrado de transporte público urbano de pasajeros, que opere bajo un esquema público-privado, que contribuya a una mayor competitividad de la ciudad y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes".

1.3.2 Visión. En el marco de la misión definida, TRANSMILENIO S.A. establece como su estado futuro deseado (visión), el siguiente: "Ser la organización que administra la operación del Sistema Integrado de Transporte Público, para atender con calidad, eficiencia y sostenibilidad la demanda de transporte público en el Distrito Capital y su área de influencia, que contribuya al desarrollo económico y social mediante la acción conjunta de lo público y lo privado, constituyéndose en un modelo a seguir a nivel nacional e internacional".

Trabajamos para tener un nivel óptimo de eficiencia que se refleja en la calidad consistencia, costeabilidad y puntualidad del servicio que prestamos. Somos servidores de todos los ciudadanos, trabajamos por su bienestar. Nuestro compromiso con el medio ambiente y con los bogotanos de hoy y mañana guía nuestra toma de decisiones.

Trabajamos con mística para lograr un mejor futuro y elevar la calidad de vida de los ciudadanos.

Mediante el Acuerdo 4 del 28 de diciembre de 2007, la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A., estableció los objetivos corporativos.

. Contribuir a la movilidad de los usuarios del transporte público en el Distrito Capital, con la operación de un sistema eficiente.

. Mejorar la calidad en la prestación del servicio del Sistema Integrado de Transporte Público.

. Buscar mecanismos que contribuyan a la sostenibilidad del Sistema Integrado de Transporte Público.

. Optimizar la gestión empresarial de TRANSMILENIO S.A.

TRANSMILENIO S.A., desarrolla su misión a través de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control y sus respectivos subprocesos, los que permiten ejecutar de manera más eficaz sus funciones, generando mayores sinergias e interacciones eficaces de los procesos y colaboradores para el logro de los objetivos de la entidad.

En la siguiente figura se identifican los procesos definidos en la entidad y los subprocesos en los cuales se encuentran divididos. Para cada uno de ellos se estableció su caracterización en donde se establecen las salidas y sus clientes, entradas y sus proveedores, las actividades del ciclo PHVA, los requisitos legales aplicables, los recursos, los documentos del Sistema Integrado de Gestión asociados a cada subproceso, los requisitos normativos y la referencia de los indicadores que miden su gestión; sin embargo se encuentra documentado un cuadro de control de los indicadores de gestión de los procesos, en donde los mismos se consolidan y con los cuales se realiza seguimiento y medición a los subprocesos.

Estos procesos se orientan fundamentalmente a establecer las directrices para el mejoramiento de los procesos, velar por el cumplimiento de normas, políticas y procedimientos por parte de actores internos, externos y usuarios del Sistema de Transporte Masivo y fomentar su gestión eficaz.

Con base en el direccionamiento de la entidad y teniendo en cuenta su constante dinámica, se promueve de manera permanente el desarrollo de acciones en materia de mejoramiento del sistema TransMilenio con el objetivo de orientar el servicio a la satisfacción de los usuarios y a ser modelo de sistema de transporte a nivel internacional.

Entre los procesos estratégicos se encuentra el proceso de Planeación y Gestión Organizacional, con cada uno de los subprocesos que lo conforman.

Los procesos misionales representan el conjunto de las actividades necesarias para cumplir con los propósitos centrales de TRANSMILENIO S.A.

En este contexto, se desarrollan las acciones necesarias para:

a) Generar el plan de expansión del Sistema de Transporte Público, definiendo el diseño operacional y los parámetros de diseño e infraestructura.

b) Coordinar las actividades en materia de gestión del sistema, con el fin de establecer directrices para la operación y la coordinación constante con todos los agentes.

c) Controlar la operación y Administrar las concesiones, con el fin de garantizar los resultados esperados.

d) Generar ingresos adicionales a TRANSMILENIO S.A., por medio de la explotación colateral de negocios, mediante la promoción del Sistema de Transporte Masivo.

Entre los procesos misionales se encuentran: Planeamiento del Sistema de Transporte, Gestión del Sistema, Control de operaciones y Explotación Colateral de Negocios con cada uno de los subprocesos que los conforman.

Incluyen todas las actividades necesarias para brindar apoyo a la entidad en materia tecnológica, jurídica, administrativa y financiera.

Entre los procesos de apoyo se encuentran: Administración Financiera, Gestión del Talento Humano, Gestión de Apoyo Logístico, Administración de las Tecnologías de Información, Gestión de la comunicación y Procesos Legales, Judiciales y Extrajudiciales con cada uno de los subprocesos que los conforman.

Se orientan fundamentalmente hacia el apoyo del mejoramiento de los procesos y buscan velar por el cumplimiento de normas, tanto a nivel interno como externo, creando políticas y procedimientos que fomenten la transparencia y la eficaz gestión de los procesos.

Entre los procesos de control se encuentra el proceso de auditorías.

Conforme a lo establecido en nuestra misión, el producto ofrecido por TRANSMILENIO S.A., consiste en la planeación, gestión y control del sistema de transporte público masivo urbano de pasajeros, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor en el Distrito Capital y en su área de influencia, buscando mejorar la calidad de vida de los habitantes del Distrito y la competitividad de la ciudad tanto en el plano nacional como en el internacional, donde ofrecemos a los usuarios del sistema la administración de la prestación de un servicio de transporte ágil, eficiente, seguro, rentable y sostenible.

Adicionalmente se encuentran los productos derivados de la explotación colateral de negocios.

El presente documento tiene como finalidad describir el Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A.; con relación a la Planeación, Gestión y Control del Sistema TransMilenio.

El alcance del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. es: Planeación, Gestión y Control del Sistema TransMilenio en su zona de influencia:

El alcance del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. contempla los aspectos ambientales significativos identificados de las actividades, productos y servicios asociados con la Planeación, Gestión y Control del Sistema TransMilenio.

El alcance del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A. contempla los riesgos significativos identificados de las actividades, productos, infraestructura, bienes, comportamientos de las personas, de las actividades de proveedores y subcontratistas asociados con la Planeación, Gestión y Control del Sistema TransMilenio.

El manual del Sistema Integrado de Gestión se establece dando cumplimiento a todos los requisitos de la norma NTC- ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Lo anterior significa que no existen exclusiones de la normas NTC- ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009.

El Subgerente General como Representante de la Gerencia para el Sistema Integrado de Gestión, es la autoridad encargada de revisar, aprobar y adoptar la versión final y suscribir el presente Manual.

El contenido del presente Manual, corresponde al enfoque estratégico de la entidad y refleja la forma como actualmente se desarrollan los procesos, con los recursos disponibles, adicionalmente referencia los procedimientos documentados relacionados con los procesos y subprocesos del Sistema Integrado de Gestión (Ver Anexo No. 45 Listado Maestro de Documentos).

Este Manual se encuentra incorporado en la red interna (Outlook) destinada para la consulta de documentos del Sistema Integrado de Gestión en TRANSMILENIO S.A. y es allí en donde se puede consultar la última versión vigente.

Copias diferentes a la mencionada, se consideran COPIAS NO CONTROLADAS, a menos que hayan sido solicitadas formalmente al Profesional Especializado de Gestión Corporativa.

El personal de TRANSMILENIO S.A., puede proponer en cualquier momento los cambios que consideren pertinentes a los diferentes capítulos de este Manual. El procedimiento se desarrolla mediante solicitud al Representante de la Gerencia, es decir al Subgerente General, indicando las secciones que se considere deben ser modificadas y la justificación respectiva.

Cualquier capítulo a ser modificado debe ser revisado y aprobado por las mismas instancias de revisión, aprobación y adopción de la versión anterior, en la tabla de modificaciones, el control de las diferentes revisiones de los capítulos del manual se establecen en la tabla de contenido del mismo. La publicación de las actualizaciones y el control de las mismas, se realiza manejando la misma metodología establecida en el procedimiento de P-T-GR-003 Control de Documentos.

De acuerdo con el procedimiento de P-T-GR-003 Control de Documentos, la documentación interna del Sistema Integrado de Gestión de se establece de acuerdo con la siguiente estructura:

TRANSMILENIO S.A. que reglamentan los documentos del Sistema Integrado de Gestión y que producen efectos sobre el mismo o sobre los usuarios y partes interesadas.

MANUALES. Son los documentos que especifican las características y condiciones de los sistemas de gestión de la entidad. Dentro de esta categoría aparecen entre otros, el Manual del Sistema Integrado de Gestión, el Manual de operaciones del Sistema TransMilenio, el Manual de Usuario, Manual de Comunicaciones por voz.

PROCEDIMIENTOS. Documento que establece el qué, quién y cómo se debe realizar una actividad que afecta a más de una función o dirección dentro de TRANSMILENIO S.A, soportadas mediante algún documento físico o magnético.

Con relación a la norma ISO 9001 y NTCGP1000, se establecieron los siguientes procedimientos:

. Procedimiento para el control de documentos (PT-GR-003) . Procedimiento para el control de no conformes (PT-GR-007).

Procedimiento de Auditorías Internas (PT-GR-008) .

Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora (PT-GR-006)

. Control de registros, resolución 197 de 30 de septiembre de 2005 y 276 de 12 de diciembre de 2005.

Con relación a las normas ISO 14001 y OHSAS 18001 se establecieron los siguientes procedimientos:

DOCUMENTOS TÉCNICOS. Son los Documentos Técnicos Controlados entre los que están incluidos:

. Planos

. Gráficos de Operación

INSTRUCTIVOS. Descripción de un trabajo que afecta a una sola función dentro de TRANSMILENIO S.A.

PROTOCOLOS. Se denomina protocolo a un conjunto de normas y/o procedimientos para la transmisión de datos que ha de ser observado por los dos extremos de un proceso comunicacional (emisor – receptor).

FORMATOS. Son los soportes que registran datos de manera estandarizada que, por lo general, contienen información fija escrita y espacio para información variable. El formato se convierte en registro una vez se escribe en el la información variable en los respectivos espacios.

. REGISTROS. Son documentos que presentan resultados obtenidos (resumidos o detallados) o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. Por lo general, no son actualizables. Dentro de esta categoría se pueden contar a nivel interno los memorandos, cartas u oficios, formatos (diligenciados), contratos, convenios, requerimientos, planos, actas, boletines, informes y reportes proferidos por Transmilenio con destino a colaboradores, operadores y usuarios. A nivel externo, las cartas u oficios, ofertas, propuestas, documentos soporte e informes de operadores, las facturas, notificaciones y solicitudes escritas, entre otros, son también registros.

Los criterios y mecanismos para el control de registros, se establecen en las resoluciones 197 de 30 de septiembre de 2005 y 276 de 12 de diciembre de 2005.

En el procedimiento de P-T-GR-003 Control de Documentos se establecen las responsabilidades y los controles para los documentos internos y de referencia.

Todos los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión y sus procesos se encuentran referenciados en los listados maestros de documentos internos y de referencia, dichos listados se encuentran disponibles para su consulta en el programa de correo electrónico en las carpetas públicas / todas las carpetas públicas / DOCUMENTOS OFICIALES / CALIDAD, su actualización es responsabilidad del Profesional Especializado de Gestión Corporativa.

TRANSMILENIO S.A. ha estructurado un modelo para organizar y administrar los registros físicos y electrónicos, que establece cual debe ser el procedimiento y controles necesarios para su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición. Estas disposiciones se encuentran establecidas en las resoluciones 197 de 30 de septiembre de 2005 y 276 de 12 de diciembre de 2005.

Todos los registros que soportan el Sistema Integrado de Gestión se encuentran referenciados en las Tablas de Retención Documental, dichos documentos se encuentran disponibles para su consulta en el programa de correo electrónico en las carpetas públicas / todas las carpetas públicas / RECURSOS FÍSICOS / TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, su actualización es responsabilidad del Técnico de Archivo.

Como Gerente de TRANSMILENIO S.A., me comprometo a fijar una Política Integrada de Gestión actualizada, practicable y coherente con nuestras demás políticas al igual que a establecer los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión y las estrategias necesarias para que se haga realidad dicha política.

Así mismo me comprometo a que los procesos y metodologías involucrados en el Sistema Integrado de Gestión, cumplan con los requisitos del modelo NTC-ISO 9001, NTCGP 1000, NTC-ISO 14001 Y NTC- OHSAS 18001 en su versión vigente.

Como evidencia de este compromiso, suministraré los medios necesarios para que todo el equipo humano que nos acompaña en el cumplimiento de estos objetivos, tenga los recursos, la competencia necesaria y el entusiasmo, para saber hacia donde nos dirigimos, cómo lo debemos hacer y cómo demostrar los resultados.

Dentro de mi compromiso, igualmente revisaré y estudiaré los resultados que esté alcanzando nuestro

Sistema Integrado de Gestión, con el fin de establecer las acciones necesarias para mantener su nivel de eficacia, eficiencia y efectividad requerido para mantener y mejorar el nivel de conformidad con nuestros productos y servicios, prevenir la contaminación al medio ambiente y los accidentes y enfermedades a las personas.

La Gerencia General de TRANSMILENIO S.A., se asegura que los requisitos de nuestros clientes, se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los usuarios del sistema.

Los requisitos de los clientes se identifican en la Ley 105 de 1993 Capítulo II Principios rectores del Transporte. Adicionalmente se han identificado otros requisitos de los clientes.

La Política Integrado de Gestión, establece las directrices a seguir respecto a la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud de los actores del Sistema TransMilenio. Esta ha sido expresada formalmente así:

Los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión de TRANSMILENIO S.A., son coherentes con la Política Integrada de Gestión, han sido difundidos a todos los niveles de la entidad y son los siguientes:

TRANSMILENIO S.A., bajo la coordinación del Representante de la Dirección, ha implementado un Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los requisitos de la normas NTC ISO 9001, NTCGP 1000, NTC ISO 14001 y NTC OHSAS 18001 en sus versiones vigentes.

1. Un mapa de procesos, en el que se identifican los procesos necesarios que conforman el Sistema Integrado de Gestión. Estos procesos a su vez, se encuentran explicados de manera detallada en documentos de caracterización que igualmente se anexan al manual (Anexos 2 al 43 y anexo 46).

b) Los procedimientos documentados que las normas NTC-ISO 9001, NTCGO 1000, NTC-ISO 14001 y NTC-OHSAS 18001 exigen y os documentos que la entidad requiere para asegurar la planificacion, operación y control eficaz de sus procesos, los cuales hacen parte de la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión.

c) Personal competente, ubicado en las diferentes áreas, recursos físicos, infraestructura física y sistemas de información (Hardware y Software), soportando los diferentes procesos.

d) Indicadores para la medición y análisis de los procesos.

e) Programas de mejora continua, con el fin de garantizar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.

f) Los registros que demuestran la operación del Sistema Integrado de Gestión y la obtención de resultados.

La entidad, analiza permanentemente los cambios que deban realizarse a todo nivel, estructural, procedimental o administrativo, determina su impacto en el Sistema Integrado de Gestión y, a través de los Directores y/o profesionales especializados, concreta los planes y acciones necesarias para implementar tales cambios, buscando mantener la integridad del Sistema Integrado de Gestión.

Los planes referidos se verifican mediante la programación y ejecución de las auditorías internas de calidad y la revisión del Sistema Integrado de Gestión.

La entidad se asegura de preservar la integridad del Sistema Integrado de Gestión ante los cambios internos y externos, para lo cual utiliza el procedimiento P-T-GR-017 Gestión del Cambio.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad. TRANSMILENIO S.A. tiene asignada la responsabilidad y autoridad en sus diferentes niveles, mediante:

a) Sus estatutos, en los que se precisa entre otros aspectos, el objeto principal de la entidad.

d) La estructura organizacional de la entidad (ver Anexo 1).

c). La resolución por la cual se establece el Manual de funciones de cada uno de los niveles de la entidad.

d) La caracterización de los distintos procesos y subprocesos, que permite determinar el objetivo de los mismos, los productos y clientes, entradas y proveedores, actividades y recursos (ver Anexos 2 al 43 y anexo 46) y la estructura documental que los soporta.

e) Los perfiles de los cargos críticos de la entidad, que permiten determinar los requisitos de experiencia, educación, formación y habilidades de los colaboradores y sus niveles de responsabilidad y autoridad.

5.5.2 Representante de la Dirección. Para garantizar el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de Gestión TRANSMILENIO S.A. ha designado como su Representante, al Subgerente General, con las siguientes responsabilidades específicas:

a) Asegurar que se mantenga el Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

b) Informar a la Alta Dirección, acerca del desempeño del Sistema Integrado de Gestión así como la necesidad de incluir cualquier mejora.

c) Asegurar que se promueva la toma de conciencia frente al cumplimiento de los requisitos del cliente, ambientales y de seguridad y salud en todos los niveles e instancias del Sistema Integrado de Gestión.

5.5.3 Comunicación. La entidad, diseña, aplica y mantiene permanentemente una matriz de comunicación interna y externa con el propósito de establecer los canales de información a todos los colaboradores, usuarios, ciudadanía en general, agentes del sistema y entidades de control sobre los hechos de orden interno y externo de interés. Dicha matriz, establece las actividades específicas de comunicación sobre la operación y eficacia del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Transporte Público establecidas en cada proceso.

La revisión del desempeño del Sistema Integrado de Gestión es realizada por el Subgerente General (Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión) o por el Gerente, por lo menos una vez al año, de acuerdo con la agenda de revisión y la información a considerar presentada por el Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

Para la evaluación del Sistema Integrada de Gestión se consideran los siguientes aspectos:

a) Informes de resultados de las auditorías internas.

b) Retroalimentación de los usuarios del sistema y clientes, comunidad y empleados.

c) Información sobre desempeño de los procesos y conformidad del producto.

A partir del análisis de la información fuente para la revisión del Sistema Integrado de Gestión, se generan conclusiones en relación con la adecuación del mismo a los requisitos de las partes interesadas y a los de la entidad, su conveniencia para los clientes y su eficacia, eficiencia y efectividad en términos de contribución al logro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y los objetivos corporativos de la entidad.

8.1 Notificación de accidente o incidente de trabajo

8.2 Reportar un accidente de trabajo

8.3 Investigación de accidente de trabajo

9 METODOLOGÍA PARA LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO

9.1 Recolección

9.2 Toma de datos

9.3 Estudio del sitio del accidente

9.4 Estudio de equipos y/o bienes involucrados

9.5 Metodología para realizar la investigación

9.5.1 Recolección de información

9.5.2 Análisis de causalidad de la accidentalidad

9.5.3 Definición de las medidas y acciones correctivas

9.54 Elaboración del Plan de acción

9.5.5 Establecimiento de indicadores y seguimiento a las acciones

9.5.6 Firmas de cumplimiento. 10 TABLA DE FORMATOS

Con este documento se pretende estructurar una metodología que facilite la investigación de accidentes laborales, implementándolo como una herramienta fundamental en el control de las condiciones de trabajo, y del cual se recogerá información para prevenir accidentes posteriores, esta investigación servirá para buscar soluciones y no culpables de los accidentes e incidentes laborales.

Este procedimiento inicia con la notificación del accidente de trabajo a la ARP y finaliza con el seguimiento de medidas correctivas, y es de aplicación por parte de los funcionarios de todas las áreas de TRANSMILENIO S.A., que tengan la responsabilidad sobre:

. NOTIFICACIÓN: está a cargo todo funcionario que sufra un Accidente de Trabajo.

. REPORTE: está a cargo del Auxiliar Administrativo de Talento Humano

. INVESTIGACIÓN: según el nivel de complejidad del accidente la investigación está a cargo de: Gerencia, Dirección Administrativa, Directores de Área, Profesional Especializado de Talento Humano, Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO), Lideres de Zona y el grupo investigador .

. SEGUIMIENTO: está a cargo el Profesional Especializado de Talento Humano y Comité paritario de Salud Ocupacional (COPASO).

El responsable de la elaboración, modificación, actualización y mantenimiento del siguiente procedimiento es el Profesional Especializado de Talento Humano.

. Decreto de Ley 1295 del 22 de junio de 1994.del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, "Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales".

. Resolución 2013 del 6 de Junio de 1986 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, "Por la cual se reglamenta la Organización y Funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los Lugares de Trabajo".

. Decreto Número 614 (14 de marzo de 1984) Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país.

. Decreto Número 1530 De 1996 (Agosto 26)"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 100 de 1993 y el Decreto-Ley 1295 de 1994".El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política, decreta: capítulo I Afiliación art. 1º—Centro de trabajo.

. Resolución 1016 del 31 de Marzo de 1989 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, "Por la cual se reglamenta: la Organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del país".

. Resolución 156 del 27 de enero de 2005 del Ministerio de la Protección Social, "Por el cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones".

. Resolución 401 del 24 de mayo de 2007 del Ministerio de la Protección Social."por la cual se reglamenta la investigación de accidentes de trabajo".

. Norma Técnica OHSAS 18001:2007 "Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional".