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EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO
RESOLUCIÓN 336 DE 2010
(Agosto 24)
EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.
"Por la cual se modifican las Resoluciones: 078 del 31 de julio de 2000, 046 del 17 de marzo de 2006 y la resolución 392 de 28 de Noviembre de 2006, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A"
EL SUBGERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO"TRANSMILENIO S.A.",
en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución número 103 de 16 de Marzo de 2010 y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.
Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.
Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos, en lo que hace referencia a la inclusión de tres (3) procedimientos y la actualización de dos (2) procedimientos, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Modificar las resoluciones: 078 del 31 de julio de 2000, 046 del 17 de marzo de 2006 y 392 de 28 de Noviembre de 2006 en lo que corresponde a:
I. La inclusión de los siguientes documentos:
|
Código |
Revisión |
Nombre |
|
P-C-GR-003 |
0 |
ATENCIÓN DE VISITA TÉCNICA |
|
P-C-GR-004 |
0 |
DESARROLLO DE EVENTOS ACADÉMICOS |
|
P-C-GR-005 |
0 |
MERCHANDISING |
II. La modificación de los siguientes documentos:
|
Código |
Revisión |
Nombre |
|
P-C-GR-001 |
1 |
PRESTACIÓN SERVICIOS DE CONSULTORÍA |
|
P-C-GR-002 |
1 |
CURSOS DE CAPACITACIÓN |
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, a los 24 días del mes de agosto de 2010.
ARTURO FERNANDO ROJAS ROJAS
Subgerente General
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TÍTULO:
ATENCIÓN DE VISITA TÉCNICA |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
CODIGO: P-C-GR-003 |
REVISIÓN: 0 |
FECHA
23-07-2010 |
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE UNA VISITA TÉCNICA
7 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
23-07-2010 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
1 OBJETO
El objetivo de este procedimiento es definir de forma concisa y detallada, las acciones a ejecutar propias de la atención de visitas técnicas, relacionada con el transporte público de pasajeros y/o afines, dirigida a delegaciones nacionales e internacionales del sector público y/o privado.
2 ALCANCE
Este procedimiento es para conocimiento y aplicación del Director Técnico Comercial, Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial, Profesional Universitario de Mercadeo y las diferentes áreas y funcionarios que participan en la atención de la visita.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración y actualización de éste procedimiento es el Profesional Universitario de Mercadeo. Por su implementación y mantenimiento velará el Director Técnico Comercial.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Manual de Funciones de la Entidad.
5 DEFINICIONES
VISITA TÉCNICA: Acuerdo entre el cliente y la entidad, que puede ser de carácter oneroso, a través del cual se ofrecen y brindan los siguientes servicios:
• Presentación del Sistema.
• Presentación del Sistema, Visita al Centro de Control.
• Presentación del Sistema, Visita Centro de Control y Visita al Sistema.
• Presentación del Sistema, Visita Centro de Control, Visita al Sistema y Visita a un Patio de Transmilenio.
• Presentación del Sistema con profundización en un tema determinado bajo solicitud previa del cliente.
• Visitas de Benchmarking a Sistemas BRT del mundo.
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE UNA VISITA TÉCNICA
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Recibir la solicitud de visita del interesado. |
Director Técnico Comercial Profesional Universitario de Mercadeo |
|
30 |
Analizar la solicitud del cliente. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
40 |
Pedir al cliente su perfil y temas de interés, y enviar formato R-C-GR-008 Listado de Asistentes a Visitas Técnicas |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
50 |
Una vez recibido el formato R-C-GR-008 Listado de Asistentes a Visitas Técnicas diligenciado, coordinar la participación de las áreas y funcionarios necesarios para atender la visita. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
60 |
Estructurar la agenda de actividades y costo. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
15? |
¿El cliente acepta la agenda de actividades y costo?
Si: Ir a etapa 80. No: Ir a etapa 70. |
|
|
70 |
Preparar y enviar contrapropuesta |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
25? |
¿El cliente acepta la agenda de actividades y costo?
Si: Ir a etapa 80.
No: Ir a etapa 180 |
|
|
80 |
Coordinar previamente los recursos físicos y de personal necesarios. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
90 |
Recibir protocolariamente los asistentes a las visitas técnicas |
Director Técnico Comercial
Nota: Puede requerir la participación del Gerente General y/o Subgerente General. |
|
100 |
Presentar el portafolio de servicios. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
110 |
Entregar Brochure, tarjetas y obsequios.
Nota: En caso de hacer entrega de obsequios o vender productos del portafolio, proceder de acuerdo al documento P-C-GR-005 Merchandising. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
120 |
Desarrollar la agenda |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
130 |
Tomar registro fotográfico. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
140 |
Entregar al cliente formato R-C-GR-002 Encuesta de Satisfacción Capacitaciones. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
150 |
Comprobar el cumplimiento de la agenda y el pago del servicio. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
160 |
Enviar Carta de Cierre Atención a Visitas Técnicas y Servicio Postventa Formato R-C-GR-009. |
Director Técnico Comercial |
|
170 |
Levantar informe de Visitas Técnicas. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
180 |
FIN |
|
7 TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACION |
RESPONSABLE |
|
R-C-GR-002 |
Encuesta de Satisfacción Capacitaciones |
Oficina Dirección Comercial |
Prof. Universitario de Mercadeo |
|
R-C-GR-008 |
Listado Asistentes a Visitas Técnicas y Capacitaciones |
Oficina Dirección Comercial |
Prof. Universitario de Mercadeo |
|
|
TÍTULO:
DESARROLLO DE EVENTOS ACADÉMICOS |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
CODIGO: P-C-GR-004 |
REVISIÓN: 0 |
FECHA
23-07-2010 |
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS
7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA REALIZAR EVENTOS ACADÉMICOS
8 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
23-07-2010 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
1 OBJETO
Establecer el procedimiento para llevar a cabo eventos académicos relacionados con el transporte público de pasajeros y/o afines.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Director Técnico Comercial, Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial y el Profesional Universitario de Mercadeo. En caso de que sea necesaria la participación de otros procesos misionales, es de conocimiento y aplicación de otras áreas.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración de éste procedimiento es el Profesional Universitario de Mercadeo y/o funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial, quién será el responsable de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este documento.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
* MANUAL DE FUNCIONES DE TRANSMILENIO S.A.
5 DEFINICIONES
EVENTOS ACADÉMICOS: Son sucesos de importancia programados por TRANSMILENIO S.A., de carácter académico, relacionados con el transporte público de pasajeros o afines. Dentro de las modalidades de desarrollo de eventos académicos se encuentran foros, congresos, conferencias y feria.
FORO: Es la reunión que se celebra asuntos de interés para un auditorio que puede intervenir en la discusión, suele estar dirigido por un operador.
CONGRESOS: Reunión generalmente periódica en que los miembros de una asociación, se reúnen para debatir cuestiones principalmente fijadas. Se destaca por la exposición de múltiples ponencias, la asistencia masiva y la duración de entre 3 a 5 días.
CONFERENCIA: Discurso en público sobre algún tema concreto.
SEMINARIO: Reunión especializada de naturaleza técnica y académica donde se realiza un estudio de un tema relacionado con el Transporte Público de Pasajeros, a través de la interacción entre los especialistas y los participantes del mismo. Es una forma de docencia e investigación al mismo tiempo en un ambiente de colaboración y los participantes no reciben información ya elaborada. Generalmente los seminarios tienen una duración de 2 horas y cuentan con la participación de mínimo 50 personas.
FERIA: Evento social, económico y académico en el que se abarca un tema en común, relacionado con el transporte público de pasajeros.
6 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS
1. Estructura, diseña y desarrolla TRANSMILENIO S.A.
2. En alianza con Universidades e Instituciones de Educación Superior, Entidades Públicas, Privadas y Multilaterales.
3. Como ponente o conferencista en eventos organizados por otros organismos y entidades.
7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA REALIZAR EVENTOS ACADÉMICOS MODALIDAD 1. ESTRUCTURA, DISEÑA Y DESARROLLA TRANSMILENIO S.A.
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Definir el tema y concepto del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
30 |
Definir el tipo de evento a desarrollar. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
40 |
Estructurar la agenda y establecer la lista de invitados y público pertinentes para el desarrollo del proyecto. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
50 |
Elaborar el brief del evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
60 |
Presentar la propuesta de desarrollo del evento al comité comercial. |
Director Técnico Comercial |
|
15? |
¿Es aprobado el evento por el Comité Comercial?
Si: Ir a etapa 70.
No: Ir a etapa 290. |
Comité Comercial |
|
70 |
Establecer el tiempo de duración del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
80 |
Recopilar información de los diferentes espacios posibles para el desarrollo del evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
90 |
Evaluar costo y beneficio de cada espacio y escoger el lugar más propicio. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
100 |
Establecer el requerimiento de recursos para el desarrollo del evento, tales como humanos, físicos, técnicos, económicos y los proveedores. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
110 |
Diseñar y establecer la imagen del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
120 |
Desarrollar estrategias de convocatoria al público. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
130 |
Contactar y convocar a los invitados que van a participar dentro del desarrollo del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
140 |
Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones las actividades relacionadas con la gestión de la Oficina de Prensa, para el lanzamiento del proyecto. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
150 |
Desarrollar labores logísticas de movilización externanacional e internacional de invitados. |
Director Técnico Comercial Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
160 |
Adecuar los espacios, coordinando con los proveedores, para desarrollar el evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
170 |
Coordinar con los diferentes proveedores el montaje escenográfico, kits y material POP, inscripción y registro, la logística del desarrollo del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
180 |
Coordinar con la oficina asesora de comunicaciones las actividades relacionadas con la Oficina de Prensa para el cubrimiento del proyecto. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
190 |
Desarrollo de actividades de relaciones públicas, protocolo y adecuada atención al cliente. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
200 |
Desarrollar el evento es sus componentes académico, cultural, social y comercial. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
210 |
Desarrollar prácticas de retroalimentación, o evaluación 360º,, mediante la aplicación de encuestas a los diferentes clientes (Público, Conferencistas, etc.). |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
220 |
Generar memorias del evento desarrollado. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
230 |
Entregar a los ponentes e interesados las memorias del evento. |
Director Técnico Comercial |
|
240 |
Tramitar entrega de certificados de asistencia al evento. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
250 |
Evaluar el evento en sus componentes de impacto, eficiencia, eficacia y efectividad. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
270 |
Generar informe del evento. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
280 |
Diseñar estrategias de fidelización de clientes para nuevos eventos. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
290 |
FIN |
|
MODALIDAD 2. EN ALIANZA CON UNIVERSIDADES E INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR, ENTIDADES PÚBLICAS, PRIVADAS Y MULTILATERALES.
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Identificar y establecer contacto con Instituciones de Educación Formal que brinden capacitación en temas relacionados con el Transporte Público de Pasajeros . |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
30 |
Elaborar propuesta de alianza entre la Institución y TRANSMILENIO S.A. para desarrollo de eventos académicos. Dicha propuesta contiene modalidades de participación, reglamentación, costos y beneficios. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
40 |
Presentar la Propuesta al Comité Comercial |
Director Técnico Comercial |
|
15 |
¿Es aprobada la propuesta por el Comité Comercial?
Si: Ir a etapa 50.
No: Ir a etapa 250. |
Comité Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
50 |
Establecer alianzas para desarrollar el evento relacionado con Temas de Transporte Público de Pasajeros. |
Director Técnico Comercial |
|
60 |
Establecer el requerimiento de recursos para el desarrollo del evento, tales como humanos, físicos, técnicos, económicos y los proveedores. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
70 |
Solicitar a las áreas y departamentos de TRANSMILENIO S.A. el personal requerido para el desarrollo del evento académico. |
Director Técnico Comercial |
|
80 |
Diseñar y establecer la imagen del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
90 |
Desarrollar estrategias de convocatoria al público. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
100 |
Contactar y convocar a los invitados que van a participar dentro del desarrollo del evento. |
Director Técnico Comercial Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
110 |
Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones las actividades relacionadas con la gestión de la Oficina de Prensa, para el lanzamiento del proyecto. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
120 |
Desarrollar labores logísticas de movilización externa nacional e internacional de invitados. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
130 |
Adecuar los espacios, coordinando con los proveedores, para desarrollar el evento. |
Director Técnico Comercial Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
140 |
Coordinar con los diferentes proveedores el montaje escenográfico, kits y material POP, inscripción y registro, la logística del desarrollo del evento. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
150 |
Coordinar con la oficina asesora de comunicaciones las actividades relacionadas con la Oficina de Prensa para el cubrimiento del proyecto. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
160 |
Desarrollo de actividades de relaciones públicas, protocolo y adecuada atención al cliente. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
170 |
Desarrollar el evento es sus componentes académico, cultural, social y comercial. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
180 |
Desarrollar prácticas de retroalimentación, o evaluación 360º,, mediante la aplicación de encuestas a los diferentes clientes (Público, Conferencistas, etc.). |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
190 |
Generar memorias del evento desarrollado. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
200 |
Entregar a los ponentes e interesados las memorias del evento. |
Director Técnico Comercial |
|
210 |
Tramitar entrega de certificados de asistencia al evento. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
220 |
Evaluar el evento en sus componentes de impacto, eficiencia, eficacia y efectividad. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial Profesional Universitario de Mercadeo |
|
230 |
Generar informe del evento. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
240 |
Diseñar estrategias de fidelización de clientes para nuevos eventos. |
Director Técnico Comercial Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
250 |
FIN |
|
MODALIDAD 3. COMO PONENTE O CONFERENCISTA EN EVENTOS ORGANIZADOS POR OTROS ORGANISMOS O ENTIDADES.
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Desarrollar agenda de eventos del año, relacionados con sistemas de Transporte de Pasajeros. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
30 |
Recibir invitaciones de participación o gestionar la proyección de participación en eventos relacionados con sistemas de Transporte de Pasajeros. |
Director Técnico Comercial |
|
40 |
Evaluar la pertinencia e importancia de participar en dicho evento. |
Director Técnico Comercial Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
15? |
¿Es pertinente participar en el evento?
Si: Ir a etapa 50.
No: Ir a etapa 90. |
|
|
50 |
Definir con el gestor del evento la modalidad y los requisitos de participación. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
60 |
Evaluar los requerimientos, costo y beneficio de participación. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
25 |
¿Es favorable y costeable la participación en el evento?
Si: Ir a etapa 100.
No: Ir a etapa 90. |
Director Técnico Comercial
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
90 |
Informar al gestor del evento la decisión de no participación y el motivo. Continuar en etapa 200. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
100 |
Definir el/los funcionario(s) propicios para el desarrollo de la ponencia. |
Director Técnico Comercial |
|
110 |
Aceptar la invitación de participación en el evento e informar al gestor del evento la persona que irá en representación de TMSA. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
120 |
Informar al funcionario designado para representar a TMSA en el evento de su participación, para que realice los respectivos trámites de logística para ir al evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
130 |
Coordinar con el gestor del evento los aspectos que necesita para el establecimiento como ponente al funcionario de TMSA, tales como la hoja de vida. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
140 |
Solicitar al funcionario o la persona encargada para representar a TMSA, el envío a la Dirección Comercial de la presentación, la hoja de vida y demás aspectos solicitados por el gestor del evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
150 |
Adaptar la información enviada por el funcionario o persona delegada de acuerdo a las condiciones establecidas con el gestor del evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
160 |
Coordinar con el gestor y el funcionario de TMSA los demás aspectos logísticos previos al desarrollo de la presentación. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
170 |
Hacer seguimiento del adecuado desarrollo de la ponencia. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
180 |
Obtener retroalimentación de lo realizado en la ponencia. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
190 |
Realizar informe de la gestión y resultados de la participación en el evento. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
200 |
Archivar invitaciones, comunicaciones, presentaciones e informe del evento, en los casos en que se participe y en los que no. |
Funcionarios y contratistas delegados por el Director Técnico Comercial |
|
210 |
FIN |
|
8 TABLA DE FORMATOS
|
CÓDIGO |
NOMBRE |
UBICACIÓN |
RESPONSABLE |
|
R-C-GR-006 |
Encuesta de Satisfacción Foro |
Oficina Dirección Comercial |
Prof. Universitario de Mercadeo |
|
R-C-GR-007 |
Formato Encuesta Feria Asistentes |
Oficina Dirección Comercial |
Prof. Universitario de Mercadeo |
|
|
TÍTULO:
MERCHANDISING |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
CODIGO: P-C-GR-005 |
REVISIÓN: 0 |
FECHA
23-07-2010 |
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MERCHANDISING
7 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
23-07-2010 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
1 OBJETO
El objetivo de este procedimiento es definir de forma clara las acciones propias de Merchandising de la Dirección Comercial de TRANSMILENIO S.A.
2 ALCANCE
Este procedimiento es para conocimiento y aplicación del Director Técnico Comercial, Profesional Especializado de Planeación, Profesional Universitario de Mercadeo y demás funcionarios y/o contratistas que estén a cargo de estas actividades, bajo delegación del Director Técnico Comercial.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración de este procedimiento es el Profesional Universitario de Mercadeo. Su implementación y ejecución está a cargo del Profesional Universitario de Mercadeo y/o funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial, quién será el responsable de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este documento.
4 DOCUMENTOS REFERENCIA
* Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.
5 DEFINICIONES
MERCHANDISING: Estrategia de explotación de marca que consiste en el aprovechamiento del valor sugestivo y subjetivo de TRANSMILENIO S.A., para la generación de productos promocionales de la marca y su comercialización con clientes nacionales y extranjeros, con el fin de obtener ingresos colaterales a la empresa.
6 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO DEL MERCHANDISING
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Establecer contacto con el proveedor de productos promocionales de merchandising. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
30 |
Establecer una reunión para presentación de la propuesta. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
40 |
Analizar la propuesta del proveedor. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
50 |
Estructurar informe que incluya la tipología de productos que representan la marca de TRANSMILENIO S.A., en sus componentes técnico, de diseño y financiero. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
60 |
Enviar el informe al Director Técnico Comercial para su evaluación y ajuste |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
70 |
Presentar el informe al Comité Comercial para evaluación. |
Director Técnico Comercial |
|
15 |
¿Es aprobada la propuesta de negocio por el Comité Comercial?
Sí: Ir a etapa 80.
No: Ir a etapa 260. |
Comité Comercial |
|
80 |
Enviar respuesta al interesado informando la decisión del comité. |
Profesional Universitario de Mercadeo. |
|
90 |
Enviar la propuesta de contratación a la oficina asesora jurídica para su evaluación. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
100 |
Una vez realizada la contratación, dar inicio a la ejecución del contrato. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
110 |
Recibir el producto de merchandising del fabricante según acuerdo contractual. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
120 |
Analizar y revisar el producto de merchandising. |
Interventor del Contrato
(Profesional Universitario de Mercadeo) |
|
25 |
¿El producto cumple con el pliego de condiciones y acuerdo contractual establecidos?
Si: Ir a la etapa 150.
No: Ir a la etapa 120. |
Interventor de Contrato
(Profesional Universitario de Mercadeo) |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
130 |
Hacer observación al proveedor y devolver el producto no conforme. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
140 |
Recibir el producto nuevo con las correcciones del proveedor. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
35 |
¿El producto cumple con el pliego de condiciones y acuerdo contractual establecidos?
Si: Ir a la etapa 150.
No: Ir a la etapa 140. |
Interventor de Contrato
(Director Técnico Comercial) |
|
150 |
Hacer efectivas las cláusulas de incumplimiento del contrato. |
Director Técnico Comercial |
|
160 |
Ingresar el producto al almacén.
Nota: Esta actividad está sujeta al procedimiento P-A-IA-001-1 Ingreso de bienes al almacén. |
Auxiliar Administrativo de Almacén e Inventarios |
|
170 |
Actualizar del registro de inventario de productos de merchandising. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
180 |
Diseñar y desarrollar estrategias para ofertar y comercializar los productos. |
Director Técnico Comercial, Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial, Profesional Universitario de Mercadeo. |
|
45 |
¿Se brinda el producto como obsequio o para la venta?
Obsequio: Ir a la etapa 220.
Venta: Ir a la etapa 55. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
55 |
¿El cliente es funcionario de la entidad?
Sí: Ir a la etapa 180.
No: Ir a la etapa 210. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
190 |
Diligenciar formato Adquisición de Merchandising Autorización de Descuento por Nómina. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
200 |
Enviar formato diligenciado a .auxiliar administrativo de talento humano.
Continuar en la etapa 220. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
210 |
Proyectar correo a funcionario o contratista encargado de tesorería para facturación de venta. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
220 |
Diligenciar formato R-C-GR-004 Solicitud a Dirección Comercial de Productos para Promoción Institucional. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
230 |
Recibir facturas, rosada y original, de la venta del producto(s) de merchandising, por parte de la tesorería. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
240 |
Retirar productos de merchandising del almacén.
Nota: Esta actividad está ligada al procedimiento P-A-IA-002-0 Solicitud y salida de bienes. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
250 |
Entregar producto y factura original al cliente. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
260 |
Llevar registro de movimiento de inventario y ventas de merchandising en el formato de merchandising. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
270 |
Archivar por periodo las facturas rosadas y formatos de solicitud a Dirección Comercial de Productos para Promoción Institucional (Formato R-CGR- 004), derivadas de la venta de merchandising. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
280 |
Generar informes cuando sea solicitado. |
Funcionario o contratista delegado por el Director Técnico Comercial |
|
290 |
FIN |
|
7 TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACIÓN |
RESPONSABLE |
|
R-C-GR-004 |
Solicitud a la Dirección Comercial de Productos para Promoción Institucional |
Oficina de Dirección Comercial |
Contratista o funcionario delegado por el Director Técnico Comercial |
|
|
TÍTULO:
PRESTACIÓN SERVICIOS DE CONSULTORÍA |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
CODIGO: P-C-GR-001 |
REVISIÓN: 2 |
FECHA
23-07-2010 |
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA TÉCNICA
7 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
24-01-2005 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
|
1 |
06-03-2006 |
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
SE IMPLEMENTAN PUNTOS DE CONTROL SE ADICIONA ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CALIDAD |
|
2 |
23-07-2010 |
MODIFICACIÓN TITULO A PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA DEFINICIÓN Y DIFERENCIACIÓN DE CONSULTORÍA, ASISTENCIA, ASESORÍA TÉCNICA INCLUSIÓN PARTICIPACIÓN PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL |
DIRECTOR TÉCNICO COMERCIAL |
1 OBJETO
Establecer el procedimiento para proveer a terceros interesados servicios de asistencia técnica en temas relacionados con sistemas de transporte público de pasajeros y/o afines.
2 ALCANCE
|Este procedimiento es para aplicación y conocimiento del Director Técnico Comercial, Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial, Profesional Universitario de Mercadeo y funcionarios de las demás áreas en caso de que se requiera su participación.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración y actualización de éste procedimiento es el Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial. Por su implementación y mantenimiento velará el Director Técnico Comercial.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
* MANUALES DE FUNCIONES
* LEY 80 DE 1993, POR LA CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
* LEY 1150 DE 2007, POR MEDIO DE LA CUAL SE INTRODUCEN MEDIDAS PARA LA EFICIENCIA Y LA TRANSPARENCIA EN LA LAY 80 DE 1993 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LA CONTRATACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS.
5 DEFINICIONES
CONSULTORÍA: Convenio entre TRANSMILENIO S.A. y el cliente, ya sea del sector público o privado, en el que se prestan servicios profesionales especializados, que tengan por objeto identificar, planificar, elaborar o evaluar proyectos relacionados con el tema de transporte público de pasajeros y/o afines, en sus niveles de prefactibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización y evaluación de proyectos, así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, elaboración de estudios económicos, financieros, de administración e investigación.
ASISTENCIA TÉCNICA: Convenio entre TRANSMILENIO S.A. y el sector público o privado en el que se presta un servicio de apoyo en la ejecución, monitoreo y emisión de un concepto o recomendaciones de un proyecto relacionado con sistemas de transporte público de pasajeros y/o afines, que ya está establecido.
ASESORÍA TÉCNICA: Convenio entre TRANSMILENIO S.A. y el sector público o privado, en el que se brinda información por parte de TMSA, para la orientación a su contratante, de las recomendaciones o sugerencias relacionadas con las acciones preventivas, correctivas o de mejora sobre uno o varios aspectos relacionados con la operación o el desempeño de un proyecto, ya establecido o en construcción, relacionado con el transporte público de pasajeros y/o afines.
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA TÉCNICA
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Recibir solicitud de servicios de Consultoría por parte del interesado o respuesta al portafolio de servicios presentado. |
Director Técnico Comercial |
|
30 |
Analizar y Evaluar la solicitud de servicios de acuerdo con las políticas de la Dirección Comercial |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
40 |
Estructurar el alcance y contenido del servicio |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
50 |
Presentar la propuesta y su análisis al Comité Comercial de TRANSMILENIO S.A. |
Director Técnico Comercial |
|
15? |
¿Es aprobada la propuesta por el Comité Comercial?
Si: Ir a etapa 70.
No: Ir a etapa 60. |
|
|
60 |
Informar al interesado de la decisión del Comité Comercial. Ir a etapa 280. |
Director Técnico Comercial
Nota: Puede estar a cargo del Gerente o Subgerente |
|
70 |
Solicitar a las áreas involucradas, la elaboración de una propuesta que incluya: Propuesta Técnica, Cronograma de Actividades, Recursos Humanos y Físicos Necesarios, Productos entregados, Análisis Jurídico y Propuesta Económica. |
Director Técnico Comercial |
|
80 |
Consolidar una propuesta que incluya: Propuesta Técnica, Cronograma de Actividades, Recursos Humanos y Físicos Necesarios, Productos entregados, Análisis Jurídico y Propuesta Económica. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
25? |
¿Se necesita socio estratégico?
Si: Ir a etapa 90.
No: Ir a etapa 110. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
90 |
Contactar socios estratégicos de TRANSMILENIO S.A. para la ejecución del proyecto de consultoría y hacer propuesta de participación. |
Director Técnico Comercial Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
100 |
Adecuar la propuesta técnica y económica que integre la participación del socio estratégico. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
110 |
Presentar propuesta económica al Gerente General o Subgerente General. |
Director Técnico Comercial |
|
35? |
¿El Gerente General/Subgerente General acepta la propuesta?
Si: Ir a etapa 130.
No: Ir a etapa 120. |
Gerente General o Subgerente General |
|
120 |
Realizar ajustes necesarios. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
130 |
Presentar propuesta de consultoría al interesado. |
Gerente General o Subgerente General |
|
45? |
¿El interesado acepta la propuesta?
Si: Ir a etapa 150.
No: Ir a etapa 140. |
|
|
140 |
Elaborar contrapropuesta Técnica y Económica ajustándose a los requerimientos de acuerdo a políticas. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
55? |
¿El interesado acepta la propuesta?
Si: Ir a etapa 150.
No: Ir a etapa 280. |
|
|
150 |
Elaborar un estudio de conveniencia y oportunidad para la suscripción del contrato. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
160 |
Realizar los trámites necesarios para la consecución de recursos físicos y humanos necesarios para la consultoría, gestionando la participación de las áreas involucradas. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
170 |
Elaborar proyecto de contrato. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
180 |
Enviar proyecto de contrato y estudio de conveniencia y oportunidad a la oficina asesora jurídica. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
190 |
Suscribir el contrato. |
Director Técnico Comercial |
|
200 |
Enviar a áreas involucradas el contrato suscrito y la propuesta. |
Director Técnico Comercial |
|
210 |
Elaborar cuadro de seguimiento de obligaciones adquiridas por las partes y verificar compromisos y fechas de pago a TMSA. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
220 |
Solicitar a los funcionarios de las otras áreas involucradas la realización de informe de avance sobre el proyecto y su comunicación a la Dirección Comercial. |
Director Técnico Comercial |
|
230 |
Hacer seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales durante la prestación del servicio. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial Profesional Universitario de Mercadeo |
|
240 |
Aplicar encuesta de Satisfacción de Consultoría Formato R-C-GR-005. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial Profesional Universitario de Mercadeo |
|
250 |
Solicitar facturaciones a la tesorería y verificar el pago del servicio. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
260 |
Liquidar el contrato. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
270 |
Realizar balance e informe del contrato. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
280 |
FIN |
|
7 TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACIÓN |
RESPONSABLE |
|
R-C-GR-005 |
Encuesta de Satisfacción Asistencia Técnica |
Oficina Dirección Comercial |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
|
TÍTULO:
CURSOS DE CAPACITACIÓN |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
CODIGO: P-C-GR-002 |
REVISIÓN: 2 |
FECHA
23-07-2010 |
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 MODALIDADES DE DESARROLLO DE CURSOS DE CAPACITACIÓN
7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REALIZAR CURSOS DE EDUCACIÓN CONTÍNUA
8 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
24-01-2005 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
|
1 |
30-04-2006 |
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
* INTRODUCCIÓN DEL CONCEPTO DE EDUCACIÓN INFORMAL Y CONTINUA |
DIRECTOR TÉCNICO COMERCIAL |
|
2 |
23-07-2010 |
|
|
|
|
* ELIMINACIÓN DE LAS VISITAS TÉCNICAS COMERCIALES |
DIRECTOR TÉCNICO COMERCIAL |
1 OBJETO
El objetivo de este procedimiento es definir en una forma detallada las acciones a ejecutar propias del desarrollo del servicio de educación continua en temas relacionados con el transporte público de pasajeros y afines, dirigidos al sector público y/o privado.
2 ALCANCE
Este procedimiento es para conocimiento y aplicación del Director Comercial, Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial, Profesional Universitario de Mercadeo y funcionarios de otras áreas, dado el caso de que se requiera su participación.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración de este procedimiento y actualización es el Profesional Universitario de Mercadeo. De su implementación y mantenimiento se encargará el Director Técnico Comercial.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
* MANUAL DE FUNCIONES DE TRANSMILENIO S.A.
* LEY 115 DE 1994, POR LA CUAL SE EXPIDE LA LEY GENERAL DE EDUCACIÓN
* DECRETO 2888 DE 2007, POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS INSTITUCIONES QUE OFREZCAN EL SERVICIO PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO, ANTES DENOMINADO EDUCACIÓN NO FORMAL, SE ESTABLECEN LOS REQUISITOS BÁSICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS PROGRAMAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES. ARTÍCULO 38.
5 DEFINICIONES
EDUCACIÓN INFORMAL: La ley 115 de 1994 establece que se considera educación informal todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.
CURSO: Programa educativo basado en clases cuya duración total es menor a 120 horas, y están dirigidos al sector público y/o privado con necesidades específicas en el campo de transporte público de pasajeros y afines. Es de carácter oneroso, por lo que requiere del pago previo por parte del interesado. No conduce a título alguno o certificado de aptitud ocupacional, solo a uno de asistencia que especifica que pertenece al sector de educación informal.
DIPLOMADO: Programa educativo modular basado en clases con una duración máxima de 143 horas, y están dirigidos al sector público y/o privado con necesidades específicas en el campo de transporte público de pasajeros y afines. Permite una mayor profundización de los temas, es de carácter oneroso, por lo que requiere del pago previo por parte del interesado. No conduce a título alguno o certificado de aptitud ocupacional, solo a uno de asistencia que especifica que pertenece al sector de educación informal.
6 MODALIDADES DE DESARROLLO DE CURSOS DE CAPACITACIÓN
1. Cursos de capacitación brindados por funcionarios de TMSA, a través de alianzas estratégicas con el sector público y/o privado, cuyo esquema programático es diseñado de acuerdo a los requerimientos y sugerencias del cliente.
2. Cursos de capacitación bajo convenio con Universidades, Instituciones de Educación Superior e Instituciones de Educación Técnica, dónde se comparte la experiencia de TRANSMILENIO S.A. articulándola con cursos y diplomados brindados por las universidades en temas de transporte público de pasajeros.
7 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO DE REALIZAR CURSOS DE EDUCACIÓN CONTÍNUA
Modalidad 1: Cursos de capacitación brindados por funcionarios de TMSA, a través de alianzas estratégicas, con el sector público y/o privado, cuyo esquema programático es diseñado de acuerdo a los requerimientos y sugerencias del cliente.
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Recibir solicitud por parte del interesado o de un aliado estratégico para recibir capacitación en un tema específico. |
Director Técnico Comercial |
|
30 |
Analizar el alcance y los requerimientos del servicio. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
40 |
Establecer propuesta programática de capacitación que incluye la temática a desarrollar, el personal requerido, agenda de actividades y costo. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
15 |
¿El cliente acepta la propuesta?
Si: Ir a etapa 60.
No: Ir a etapa 50. |
Director Técnico Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
50 |
Establecer contrapropuesta programática de capacitación. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
25 |
¿El cliente acepta la contrapropuesta?
Si: Ir a etapa 60.
No: Ir a etapa 150. |
|
|
60 |
Informar a los funcionarios designados para brindar la capacitación y jefes de área, la fecha, hora, lugar y temas de la capacitación. |
Director Técnico Comercial |
|
70 |
Coordinar la logística de la capacitación. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
35 |
¿La capacitación es fuera de las instalaciones de TMSA?
Si: Ir a etapa 40.
No: Ir a etapa 50. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
40 |
Coordinar el espacio de desarrollo de la capacitación y el l transporte de los ponentes.
Continuar en etapa 60. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
50 |
Coordinar la utilización de espacios en las instalaciones de TMSA para el desarrollo de la capacitación. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
60 |
Registrar la asistencia de las capacitaciones en el formato R-C-GR-008. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
70 |
Desarrollar la capacitación. |
Funcionarios designados para brindar la capacitación |
|
80 |
Hacer seguimiento del cumplimiento de la agenda de actividades y desarrollo de la capacitación. |
Profesional Universitario de Mercadeo. |
|
90 |
Ofrecer los demás servicios del portafolio.
Nota: En caso de haya ofrecimiento de productos de merchandising, remitirse al procedimiento de merchandising. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
100 |
Aplicar encuestas de satisfacción de capacitaciones al interesado. Formato R-CGR- 002. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
110 |
Tramitar entrega de certificados de asistencia. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
120 |
Archivar encuestas de satisfacción de capacitaciones. |
Funcionario o contratista encargado de archivo |
|
130 |
Hacer análisis de los resultados de las encuestas. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
140 |
Comprobar el pago de la capacitación. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
150 |
Realizar informe de capacitaciones. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
160 |
FIN |
|
Modalidad 2: Cursos de capacitación bajo convenio con Universidades, Instituciones de Educación Superior e Instituciones de Educación Técnica, dónde se comparte la experiencia de TRANSMILENIO S.A. articulándola con cursos y diplomados brindados por las universidades en temas de transporte público de pasajeros.
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Identificar y establecer contacto con Instituciones de Educación Formal que brinden programas académicos relacionados con el Transporte Público de Pasajeros. |
Director Técnico Comercial
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
Etapa |
ACTIVIDAD |
Responsable |
|
30 |
Elaborar propuesta de alianza entre la Institución y TRANSMILENIO S.A. para brindar capacitación a los diferentes públicos. Dicha propuesta contiene modalidades de participación, reglamentación, costos y beneficios. |
Director Técnico Comercial Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
40 |
Presentar la Propuesta al Comité Comercial. |
Director Técnico Comercial |
|
15 |
¿Es aprobada la propuesta por el Comité Comercial?
Si: Ir a etapa 50.
No: Ir a etapa 170. |
Comité Comercial |
|
50 |
Enviar la propuesta a la Oficina Asesora Jurídica. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
60 |
Suscribir el Contrato/Convenio. |
Director Técnico Comercial |
|
70 |
Establecer alianzas para brindar capacitación en Temas de Transporte Público de Pasajeros. |
Director Técnico Comercial |
|
80 |
Solicitar a las áreas y departamentos de TRANSMILENIO S.A. el personal requerido para la prestación de servicios de capacitación. |
Director Técnico Comercial |
|
90 |
Brindar el servicio de capacitación, en alianza con la institución, de acuerdo a la normatividad establecida por la esta. |
Funcionarios requeridos para prestar el servicio |
|
100 |
Hacer seguimiento del cumplimiento de lo establecido en el Contrato/Convenio. |
Profesional Especializado de Planeación y Gestión Comercial |
|
110 |
Aplicar encuestas de satisfacción de capacitaciones al interesado. Formato R-CGR- 002. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
120 |
Tramitar junto con la Universidad la entrega de certificados de asistencia. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
130 |
Archivar encuestas de satisfacción de capacitaciones. |
Funcionario o contratista encargado de archivo |
|
140 |
Hacer análisis de los resultados de las encuestas. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
150 |
Recibir el pago por prestación de servicios de capacitación. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
160 |
Realizar informe de capacitaciones. |
Profesional Universitario de Mercadeo |
|
170 |
FIN |
|
8 TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACIÓN |
RESPONSABLE |
|
R-C-GR-002 |
Encuesta de Satisfacción Capacitaciones |
Oficina Dirección Comercial. |
Prof. Universitario de Mercadeo |
|
R-C-GR-008 |
Listado de Asistentes a Visitas Técnicas y Capacitaciones |
Oficina Dirección Comercial |
Prof. Universitario de Mercadeo |
Nota: Publicada en el Registro Distrital 4487 de agosto 27 de 2010
|
|
