Que el Acuerdo 7 de 1994 por el cual se adopta y expide el "Reglamento General de Archivos", Artículo 19, modificado por el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación, prevé la creación del "Comité de Archivo" como un organismo asesor, responsable de definir y adoptar programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo de cada entidad.

Que mediante la Ley 594 del 14 de julio de 2000, se expidió la Ley General de Archivos reglamentada, entre otros, por los Acuerdos 039 y 041 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, los cuales prevén algunas competencias para el Comité de Archivo de las entidades.

Que mediante la Resolución 206 del 30 de mayo de 2007, se conformó el Comité de Archivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, como un grupo asesor interno, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos y coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución.

Que mediante el Decreto 121 del 18 de abril de 2008, se adoptó la nueva estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital del Hábitat, presentándose variaciones en las denominaciones y funciones de sus dependencias.

Que en consecuencia es procedente adecuar la conformación del Comité de Archivo y actualizar sus funciones conforme a la nueva estructura de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO  1. Modificar el artículo 2 de la Resolución 206 del 30 de mayo de 2007, por la cual se conformó el Comité de Archivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, el cual quedará así:

ARTÍCULO 2. El Comité de Archivo estará integrado por:

a. El/la Director (a) de Gestión Corporativa y CID, quien lo presidirá;

b. El/la Subsecretario(a) Jurídico (a), o su delegado.

c. El/la Subsecretario (a) de Planeación y Política, o su delegado.

d. El/la Asesor (a) de Control interno, quien tendrá voz pero no voto.

e. El/la Subdirector (a) Administrativo (a), quien actuará como Secretario (a) Técnico (a) y tendrá voz pero no voto.

PARÁGRAFO 1. El/la Secretario (a) Técnico (a) será el/la encargado (a) de preparar el orden del día, la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, levantar el acta de la misma y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan, al igual que comunicar las decisiones adoptadas por el Comité.

PARÁGRAFO 2. Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité aquellos funcionarios y/o contratistas de la Secretaría, o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes. Los invitados tendrán voz pero no voto.

PARÁGRAFO 3. El Comité de Archivo se reunirá ordinariamente una (1) vez cada seis (6) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario Técnico por instrucciones de quien lo presida, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles o de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

ARTÍCULO 2. Modificar el artículo 4 de la Resolución 206 del 30 de mayo de 2007, por la cual se conformó el Comité de Archivo de la Secretaría Distrital del Hábitat, el cual quedará así:

Artículo 4. Son funciones del Comité de Archivo:

a. Definir las políticas y programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de documentos y archivos de la entidad, de conformidad con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

b. Aprobar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la gestión documental de la entidad, para su aplicación.

c. Adoptar e implementar los programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Secretaría Distrital del Hábitat, que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental de la misma.

d. Aprobar los procedimientos, tablas de retención, de valoración y, demás herramientas que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos de la entidad, de conformidad con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

e. Determinar de conformidad con las tablas de retención y vida útil de los documentos, la conservación y/o eliminación de archivos, e impartir la autorización necesaria de acuerdo a lo estipulado en la normatividad vigente en sobre la materia.

f. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de Gestión Documental de la entidad.

g. Aprobar los planes y programas de sensibilización y socialización para los funcionarios y/o contratistas encargados del manejo y conservación de los documentos de la entidad.

h. Expedir su propia reglamentación.

i. Realizar el seguimiento y control a la implementación de las metodologías contenidas en las guías, manuales e instructivos adoptados por la Secretaría Distrital de Hábitat que hacen parte del Sistema Integral de Gestión –SIG para el proceso de Gestión Documental.

j. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.

k. Las demás funciones que le sean asignadas por el/la Secretario (a) Distrital del Hábitat.

ARTÍCULO 3. Se mantienen vigentes las demás disposiciones establecidas en la Resolución 206 del 30 de mayo de 2007.

ARTÍCULO 4. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.