1. Que la Ley General de Archivos 594 del 2000 regula la función archivística de las entidades públicas y que en virtud de ello se requiere establecer un organismo de asesoría y coordinación que permita regular el proceso de Gestión Documental en la Alcaldía de la Localidad de Teusaquillo.

2. Que el Acuerdo No. 7 de 1994 por el cual se adopta y expide el " Reglamento General de Archivos", artículo 19, modificado por el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación, prevé la creación de "Comité de Archivo" como un organismo asesor, responsable de definir y adoptar programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del Archivo de cada entidad.

3. Que el Decreto Distrital 514 de 2006 establece que en toda entidad pública a nivel Distrital debe tener en Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

4. Que en los artículos 5 y 6 del Decreto Distrital 514 de 2006 se establece que se debe contar con una dependencia responsable del (SIGA) y que una de sus funciones es citar al Comité de Archivo y hacer la Secretaría Técnica.

Que en mérito de lo anterior expuesto

Ver el Decreto Distrital 514 de 2006

ARTÍCULO PRIMERO.- Crear en la Alcaldía Local de Teusaquillo el "Comité de Archivo", como la máxima autoridad para la adopción de planes y programas administrativos y técnicos para la Gestión de Documentos de la Alcaldía Local, de acuerdo con las directrices dadas por la Secretaría Distrital de Gobierno y las políticas establecidas por la Autoridad Local.

ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Teusaquillo estará integrado por:

a. El Alcalde Local, o su delegado, quien lo presidirá

b. El Coordinador Administrativo y Financiero del Fondo de Desarrollo Local

c. El Coordinador Normativo y Jurídico

d. Los Profesionales de la dependencia o área productora de los documentos que se evaluarán y analizarán

PARÁGRAFO PRIMERO: Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité aquellos servidores públicos o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondiente, y cuando se requiera, un representante de la Oficina de Control Interno de la Secretaría de Gobierno.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Actuará como Secretario Técnico del Comité de Archivo el profesional responsable del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Localidad.

ARTÍCULO TERCERO.- Son funciones del Comité de Archivo:

a. Implementar y desarrollar las metodologías contenidas en las guías, manuales e instructivos adoptados por la Secretaría Distrital de Gobierno que hace parte del Sistema Integral de Gestión para el proceso de Gestión Documental.

b. Garantizar la adecuada organización de los Archivos mediante la aplicación de la metodogia(Sic) contenida en las guías, manuales e instructivos adoptados por la Secretaría Distrital de Gobierno en el Sistema Integral de Gestión.

c. Garantizar las transferencias documentales que se efectúen de acuerdo al cronograma establecido y los requisitos de calidad definidos en el proceso y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno.

d. Velar por la adecuada utilización y desarrollo de los aplicativos de software de Gestión Documental para la administración de la correspondencia y archivo.

e. Garantizar la aplicación de las Tablas de Retención Documental la Alcaldía Local y formular las acciones de mejoramiento que se requieran.

f. Estudiar y conceptuar sobre las propuestas de mejoramiento al proceso y procedimientos relacionados con la Gestión Documental adoptados en el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Gobierno.

g. Impulsar y garantizar la capacitación permanente de los funcionarios de la Alcaldía respecto a la formación y organización de los archivos y las transferencias documentales

h. Hacer un seguimiento de cumplimiento de las normas de manejo y conservación de los documentos en cada una de las dependencias de la Alcaldía

i. Garantizar la integración del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la Alcaldía el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno de la Secretaría de Gobierno

j. Estudiar y avalar las propuestas de eliminación resultantes del proceso de la valoración documental.

k. Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de personal, profesional, técnico o auxiliar que se requiera en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité de Archivo o del Progama de Gestión Documental de la Secretaría de Gobierno

l. Impulsar la adopción e implantación de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de documentos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informatico, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos de Ley en concordancia con las políticas y metodologías del Programa de Gestión Documental de la Secretaría de Gobierno.

ARTÍCULO CUARTO - REUNIONES. El Comité se reunirá de manera ordinaria cada seis (6) meses, las cuales deberán ser convocada por el Secretario Técnico del Comité y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del Secretario Técnico

PARÁGRAFO TERCERO: Las decisiones o recomendaciones del Comité de Archivo se adoptarán por consenso se harán constar en actas suscritas por sus miembros.

ARTÍCULO QUINTO.- La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que se le sean contrarias