Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la CB y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Así mismo, el componente Direccionamiento estratégico del subsistema de control estratégico determina un conjunto de elementos de control dentro de los cuales se establecen los planes y programas que permiten modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

Que el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que el numeral 9 del artículo 37 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 028 de noviembre 3 de 2009 se modificaron documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar el Procedimiento para el Control de Documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Que de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos "SIGESPRO" se hace necesario en la Entidad el desmonte del aplicativo "SICRE" y la adopción de "SIGESPRO" como el único aplicativo para el manejo y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas.

Que en reunión de equipo de análisis de la Dirección de Planeación se consideró necesario realizar otros cambios al procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad,

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la versión 6.0 del Procedimiento para la para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Orientación Institucional.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO TERCERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 028 de noviembre 03 de 2009, en lo pertinente.

Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos que hacen parte de los procesos del SGC. Inicia con la Identificación de la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento interno del SGC que se adopta por resolución reglamentaria y termina con la entrega del documento al interesado en caso que se soliciten copias controladas.

Ley 57 de 1985 "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales"

Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 527 de agosto 18 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Ley 594 de julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

Decreto 4485 de 18 de noviembre de 2009, "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública".

Acuerdo Distrital 122 de 2004, "Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003".

Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Normas técnicas de calidad: ISO 9000:2005, ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 (Numeral 4.2.3).

ACTA: relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en un comité, junta o reunión. Ver formato "FORMATO PARA ELABORAR ACTAS" (Formato Código 1002010).

ANEXO: los anexos contienen información de apoyo al procedimiento documentado, tales como: tablas, gráficos, diagramas de flujo y formatos. De no ser necesario incluir anexos, se indicará que no aplica.

Todos los anexos se incluirán al final del documento. Deben tener un encabezado donde se indique la palabra ANEXO, seguido por el número correspondiente, por ejemplo Anexo No.1, Anexo No.2, etc. Se puede hacer referencia a los anexos en el propio documento que los contiene u otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

APLICATIVO SIGESPRO: es el Sistema de Gestión de Procesos y Documentos que administra y da soporte a los procesos de la Contraloría de Bogotá, mediante la definición del flujo de los mismos, el control de las actividades, tareas y documentos entre las personas responsables. SIGESPRO maneja el mapa de cada proceso parametrizado para la Contraloría de Bogotá con conceptos de: procesos, actividades, términos, trámites (asunto), tareas, responsables, movimientos, entradas, salidas y control de términos de procesos y documentos.

APROBACIÓN: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.

CÓDIGO: corresponde a la Identificación de los procesos que es la siguiente: Orientación Institucional 10, Enlace con Clientes 20, Prestación de Servicio Macro 30, Prestación de Servicio Micro 40, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 50, Gestión Humana 60, Recursos Físicos y Financieros 80 y Evaluación y Control 90.

La identificación para el caso de los procedimientos corresponde a cuatro dígitos, los dos primeros pertenecen al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad y los dos siguientes dígitos al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.

La codificación para los formatos es de siete dígitos, los dos primeros pertenecen al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad, los dos siguientes dígitos al número del procedimiento y los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

COPIA CONTROLADA: son las copias que se publican a través de la INTRANET (link SGC – Listado Maestro de Documentos) y las que en medio físico autorice el responsable del proceso en los eventos en que se justifique, para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Las copias físicas autorizadas por el responsable del proceso y las correspondientes a la Lista de Destinatarios, se le agregará el sello de "COPIA CONTROLADA".

COPIA NO CONTROLADA: son copias de los "Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad" que no cumplen con las características de copias controladas, no autorizados por el responsable del proceso.

DOCUMENTO: escrito que contiene datos que poseen información para evidenciar algo y su medio de soporte.

DOCUMENTO INTERNO: se establece como documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad, los siguientes:

a. Planes y programas:

Plan Estratégico

Plan de Acción

Plan de Capacitación

Plan de Auditoría Distrital PAD

Plan Anual de Estudios PAE

Plan de Compras

Programa Anual de Bienestar Social

Programa de Salud Ocupacional

b. Manuales:

Manual de la Calidad

Manual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laborales

c. Procesos y Procedimientos:

Proceso: ver Anexo 4 "ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS". Que incluye la Matriz de Descripción del Proceso (Formato Código 1002006) y la Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. (Formato Código 1002007),

Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso: ver Anexo 5 "ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDAD" (Formato Código 1002008)

Matriz para la caracterización del producto: ver Anexo 6 "ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO" (Formato Código 1002009)

Procedimiento: ver Anexo 2 "ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS" (incluido historial de cambios).

DOCUMENTO OBSOLETO: documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han perdido vigencia por modificación o derogación.

FORMATOS: guías que sirven para consignar datos generados de una actividad, proporciona evidencia de esta o presenta resultados.

HISTORIAL DE CAMBIOS: formato en el cual se registra las modificaciones de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet, es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: es la relación de los documentos del sistema de gestión de la calidad que se encuentran vigentes.

LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS: es la relación de las dependencias a quienes se les entrega copia física de los documentos del SGC.

PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PUNTOS DE CONTROL: se refiere a la identificación específica de acciones de control en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones.

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: son los actos administrativos que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional y los procesos misionales y administrativos, con el establecimiento de la organización interna de la Entidad y con el funcionamiento de la misma. Entre ellas se encuentran las que adoptan los documentos del sistema de gestión de la calidad. Para su elaboración se tiene en cuenta La "ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES" (Formato Código 1002005)

VERSIÓN: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

• Acta reunión de trabajo.

• Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Libro radicador de resoluciones reglamentarias.

• Resolución Reglamentaria y documento o procedimiento.

• Listado maestro de documentos.

• Confirmación de entrega de correo electrónico.

• Lista de destinatarios de copias controladas.

Anexo 1. Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. (Formato Código 1002001)

Anexo 2. Estructura para elaborar procedimientos.

"Historial de Cambios" (Formato Código 1002002),

"Descripción del Procedimiento", (Formato Código 1002003),

Anexo 3. Estructura para documentar resoluciones reglamentarias. (Formato Código 1002005)

Anexo 4. Estructura para caracterizar procesos:

"Descripción del proceso" (Formato Código 1002006),

"Matriz de responsabilidad y comunicaciones". (Formato Código 1002007)

Anexo 5. Estructura para elaborar el plan de calidad. (Formato Código 1002008)

Anexo 6. Estructura para la caracterización del producto. (Formato Código 1002009)

Anexo 7. Formato para elaborar actas. (Formato Código 1002010)

Anexo 8. Listado maestro de documentos. (Formato Código 1002011)

Anexo 9. Lista de destinatarios de copias controladas. (Formato Código 1002012)

7.2 Control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: ________________________ VERSIÓN ACTUAL _____

FECHA DE LA SOLICITUD: ___________________

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

PROPUESTA DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Firma: Responsable del proceso

Nombre:

Cargo:

Dependencia:

NOMBRE DEL DOCUMENTO: registrar el nombre del documento del S.G.C. a elaborar o modificar y el código asignado:

• Manual de la Calidad

• Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales

• Procedimiento

• Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso

• Matriz para la caracterización del producto

• Planes:

• Plan Estratégico

• Plan de Acción.

• Plan de Capacitación

• Plan de Auditoría Distrital PAD

• Plan Anual de Estudios PAE

• Plan de Compras

• Programa Anual de Bienestar Social

• Programa de Salud Ocupacional

VERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento del S.G.C. que se va a elaborar o modificar

FECHA DE SOLICITUD: registrar la fecha en que se está realizando la solicitud de elaboración o modificación.

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale con una X el propósito de la solicitud.

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale brevemente la justificación que origina la elaboración, modificación o eliminación del documento del S.G.C.

PROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: indique claramente en qué consiste la modificación, elaboración o eliminación del documento del S.G.C.

ELABORADO POR: registre el(os) cargo(s), nombre(s) y firma(s) del(os) funcionario(s) que propone la elaboración, modificación o eliminación del documetno del S.G.C.

APRUEBA LA SOLICITUD: este espacio será diligenciado por el Responsable del Proceso al que pertenece el documento que se proyecta modificar. elaborar o eliminar, o por quienes señale el procedimiento adoptado para cada uno de los documentos.

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

• El historial de cambios hace parte del documento del S.G.C. y va antes de la portada, con paginación independiente a la del documento.

• Cuando se crea un documento del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.) , debe incluirse el historial de cambios

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO (****): la codificación de cada procedimiento está dada así: **, los dos primeros dígitos corresponde al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad y los dos siguientes dígitos al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.

VERSION: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

• Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

• Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

• Los cambios de versión de un documento del Sistema de Gestión de Calidad se hará por resolución reglamentaria, excepto el Plan Estratégico, Plan de Acción, Plan de Capacitación, Plan de Auditoría Distrital PAD, Plan Anual de Estudios PAE, Plan de Compras, el Programa Anual de Bienestar Social y Programa de Salud Ocupacional.

FECHA: describe la fecha de aprobación del procedimiento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: se anotan los datos del responsable del proceso

APROBADO POR: se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No: este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE PÁGINAS: corresponde al No. de paginas que tiene el procedimiento, incluida la portada y el historial de cambios

Se emplea para definir por qué y para qué se crea el procedimiento. Preferiblemente se escribe en una sola oración.

Establecer qué comprende el procedimiento. Se explica donde comienza y donde termina el procedimiento.

Precisa el entorno normativo sobre el cual se basa o afecta el procedimiento. Se debe señalar el inciso, parágrafo, numeral o literal, artículo o norma; además se debe describir el objeto de esta.

Es el glosario de términos utilizados en el procedimiento.

Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Modelos de formatos, formularios, planillas o cuestionarios que se diligenciarán durante la ejecución del procedimiento o cualquier documento que ayude a aclarar el procedimiento. Los anexos deben llevar código el cual esta dado así: **.**.***.**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Describa de manera lógica y secuencial las diferentes actividades necesarias para lograr el objetivo.

Para diligenciar la matriz para la descripción del procedimiento se debe tener en cuenta:

(ESCRIBA AQUÍ EL NOMBRE DEL ANEXO)

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el anexo.

A Cada formato se colocará el código en la parte inferior derecha.

**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Los modelos como memorando, comunicaciones oficiales internas y externas y autos de responsabilidad fiscal tendrán asignados código en el procedimiento que los adopta, pero no se les colocará en el momento de su elaboración.

El encabezado y pie de página deben aparecer en todas las hojas de la Resolución y el sombreado se hará en gris al 5%.

FORMATO CÓDIGO 1002005

• Será el logosímbolo adoptado institucionalmente.

• Se escribirá resolución reglamentaria

• El número de la resolución y la fecha de expedición.

• Se plantea el asunto de que va a tratar la resolución.

• Se enuncian las normas que facultan para la expedición del acto administrativo.

• Se mencionan los motivos que justifican la creación del acto administrativo.

• Se enuncian uno a uno los artículos con las medidas adoptadas.

• Existirá un artículo último que planteará el momento en que empiece a regir la resolución y las normas que deja sin vigencia.

• Las palabras PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE y CÚMPLASE, según correspondan a la naturaleza y publicidad del acto administrativo.

• El lugar y fecha de la expedición.

• El nombre, firma y cargo del funcionario competente.

• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión técnica de la resolución.

• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión jurídica de la resolución.

• Registro Distrital Nº

Nota: las resoluciones se elaborarán en papel tamaño carta y preferiblemente usar letra Arial tamaño 11 o 12.

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CODIGO DEL PROCESO (XX): relacione el código del proceso según corresponda, así: Orientación Institucional 10, Enlace con Clientes 20, Prestación de Servicio Macro 30, Prestación de Servicio Micro 40, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 50, Gestión Humana 60, Recursos Físicos y Financieros 80 y Evaluación y control 90.

VERSION: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

FECHA: describe la fecha de aprobación del documento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: se anotan los datos del responsable del proceso.

APROBADO POR: se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No.: este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE PÁGINAS: corresponde al número total de páginas que tiene el documento, incluida la portada y el historial de cambios.

Describir el ¿Por qué? y ¿Para qué? del proceso.

Establecer qué comprende el proceso.

Se explica donde inicia y donde termina el proceso.

Establecer qué dependencias intervienen en el desarrollo del proceso documentado.

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de Acción.

PHVA: se identifican las actividades que corresponde a cada una de las fases del ciclo de mejora continua del SGC (P: Planear, H: Hacer, V: Verificar y A: Actuar).

No.: identifica la secuencia lógica de las actividades.

PROVEEDOR INTERNO: es el proceso de la entidad que entrega el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

PROVEEDOR EXTERNO: el Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades, quién provee el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

ENTRADAS/INSUMOS: aquella información que se requiere, bien sea en copia dura, medio magnético u otro soporte documental, para realizar la actividad. Responde a la pregunta ¿QUÉ NECESITA CONOCER, PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD?

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO: registra cada una de las actividades principales que se establecen para cumplir con el objetivo del mismo.

SALIDAS: es el resultado que se obtiene de la realización de las actividades claves del proceso. Responde a la pregunta ¿QUÉ SE OBTIENE?

CLIENTE INTERNO: identifique procesos internos de la entidad a quién se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

CLIENTE EXTERNO: identifique el Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades a quienes se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

INDICADORES: la Dirección Técnica de Planeación, en coordinación con los responsables de procesos, diseña el Sistema de Medición de Resultados.

OBJETIVO: establecer la responsabilidad y comunicación frente a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

REQUISITO APLICABLE: corresponde a los requisitos generales establecidos en la norma internacional ISO-9001 versión 2008 y NTCGP 1000:2009 que debe cumplir el proceso.

RESPONSABILIDAD POR: actividades o requisitos específicos que determina la norma internacional ISO –9001 versión 2008 y NTCGP 1000:2009 para el proceso.

RESPONSABLE: cargo del funcionario responsable de ejecutar el requisito definido en la columna "Responsabilidad por"

DOCUMENTO QUE INDICA LA RESPONSABILIDAD: documento o norma vigente donde se establece la responsabilidad y el responsable.

QUE SE COMUNICA: corresponde a documentos o información que se comunica para cumplir con los requisitos establecidos en la norma.

QUIÉN LO COMUNICA: cargo del funcionario encargado de difundir al interior de la Entidad lo establecido en el ítem anterior.

A QUIÉN SE COMUNICA: cargo del funcionario(s) destinatario(s).

MEDIO DE COMUNICACIÓN: oficios, informes, publicaciones, actas, memorandos, etc. que se utilizan al interior de la entidad.

REGISTRO DE LA COMUNICACIÓN: documento o soporte donde se evidencia la comunicación a los destinatarios.

Nota: las columnas Regular y Especial, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Nota: las columnas Regular, Especial, Entidades con Participación Accionaria y Observaciones, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTA

ENCABEZADO: espacio para identificar el acta, este aparece en todas las hojas de la misma y contiene:

ACTA No._______: cada acta debe numerarse en forma consecutiva, iniciando con el No. 01 en cada vigencia fiscal

LUGAR: sitio donde se desarrolla la reunión.

FECHA: señala el día, mes y año en que se realiza la reunión

HORA INICIO /HORA FIN: Hace referencia a la hora en que se inicia y culmina formalmente la reunión

OBJETIVO: se expresa el motivo de la reunión.

ORDEN DEL DÍA: se relacionan en forma secuencial los temas a tratar en la reunión. Ejm:

• Llamado a lista y verificación del Quórum

• Lectura y aprobación de los compromisos del acta anterior

• Temas Específicos a tratar (Objetivo de la reunión)

DESARROLLO TEMÁTICO: se describen en orden los temas tratados y los resultados.

RELACIÓN DE ANEXOS: se describen en orden secuencial, el nombre de los diferentes formatos, formularios, planillas, o cualquier otro documento. En la columna "No. DEL TEMA TRATADO" anotar el numeral del tema tratado al cual corresponde el anexo.

COMPROMISOS: se deben detallar claramente, el número del compromiso en orden secuencial, las acciones a realizar y el o los responsable (s) de su ejecución, así como la fecha límite.

LISTADO DE PARTICIPANTES: se relacionan los nombres completos, cargo y dependencia de cada una de las personas que asisten a la reunión, incluidos los invitados.

PRESIDENTE O DELEGADO O JEFE DE DEPENDENCIA Y SECRETARIO: en los comités el acta que se levante debe estar firmada por presidente o su delegado y el secretario. Si por disposición legal es necesario, el acta debe estar firmada con nombre completo y cargo por todos los miembros del comité.

En las reuniones de trabajo, firmará el acta el jefe de la dependencia y el secretario de la reunión.

(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)

NOMBRE DEL PROCESO: el proceso en el cual se generan los documentos que se van a consignar en el listado.

FECHA: fecha de actualización de la información. Esta fecha la coloca la Dirección de Planeación al momento que llega copia controlada del documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

No.: corresponde al número de orden del documento del listado.

DOCUMENTO: es el nombre completo del documento que se relaciona.

VERSIÓN: se escribe el número que identifica la última modificación que se hizo al documento y que por lo tanto se encuentra vigente en la fecha de actualización del listado.

FECHA APROBADO: fecha de aprobación por parte de la Dirección de Planeación para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria. Para los planes corresponde a la fecha de aprobación de la instancia competente.

ACTO ADMINISTRATIVO Y FECHA: para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria corresponde al número y fecha de la resolución reglamentaria. Para los planes corresponde al número del acto administrativo y fecha según corresponda la instancia pertinente.

RESPONSABLE: para el caso de los procedimientos de cada proceso se registra el cargo del responsable del proceso respectivo y para los planes se registra el cargo del responsable de dicho plan.

(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)

(*)Resolución Reglamentaria No. ________________________ Fecha: ____________________

Por la cual ____________________________________________________________________

(**)Plan: ___________________________________ Fecha: __________________ Versión:_______

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA No. FECHA. POR LA CUAL: registre el número, la fecha y el encabezado de la Resolución Reglamentaria que adopta el documento del SGC. En caso de tratarse de un Plan este espacio se dejará en blanco.

PLAN, FECHA Y VERSIÓN: indicar el nombre del plan, la última fecha de aprobación y la versión que se está distribuyendo.

COPIA No: se registra en la primera fila el término ORIGINAL, y seguidamente el consecutivo de copias a distribuir conforme haya sido definido por el Responsable del Proceso, garantizando como mínimo los siguientes destinatarios: Despacho del Contralor Auxiliar, Direcciones, Oficinas Asesoras, Archivo Central y Biblioteca de la Entidad.

DESTINATARIO: indicar el nombre de la dependencia conforme a la estructura orgánica-funcional vigente. La asignación de las copias controladas será responsabilidad del Jefe de cada Dependencia y se registrará en el Formato Único de Inventario Documental del Funcionario. El original de las Resoluciones Reglamentarias tiene como destino la Dirección de Apoyo al Despacho y el original de los Planes la Subdirección de Servicios Administrativos.

DEVOLUCIÓN. COPIA ANTERIOR, SI - NO: indique claramente si la copia es devuelta por el destinatario. En caso de haber señalado NO, el destinatario deberá garantizar la identificación de la copia no devuelta, como documento obsoleto.

FECHA DE ENTREGA: el destinatario registrará la fecha en que recibe el documento del SGC. (Día, mes y año).

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE: el destinatario registrará claramente sus nombres y apellidos acompañados de la firma.