CIRCULAR 12 DE 2011

(Abril 15)

La Secretaría Distrital de Salud en el marco de la Política de Talento Humano del Sector Público de Salud del Distrito Capital, ha analizado el impacto de las formas de vinculación actualmente utilizadas en el sector y ha definido como uno de sus lineamientos de Política: "Promover formas de vinculación que mejoren las condiciones de trabajo de las trabajadoras y trabajadores del sector público de salud distrital y simultáneamente, descartar progresivamente aquellas formas de vinculación que impactan negativamente sus derechos".

De igual manera, el desarrollo del Componente de Planeación de la Política de

Talento Humano del Sector Salud, debe responder a la necesidad de ligar la gestión del talento humano a la planeación organizacional, y de adelantar de manera articulada los diferentes procesos que hacen parte de dicha gestión, de esta manera aprovechar al máximo los recursos humanos con que cuenta una entidad para un mejor desarrollo de sus planes, programas y proyectos institucionales, en cumplimiento de su misión y visión.

Las Empresas Sociales del Estado para cumplir con sus objetivos y metas institucionales, enmarcan sus actividades en instrumentos de planeación que le permitan garantizar una buena gestión en cada vigencia, y justificar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos incluidos en los planes institucionales.

En consecuencia, en desarrollo de su función de rectoría y en su calidad de cabeza del sector salud, la Secretaría Distrital de Salud formula a continuación lineamientos para las Empresas Sociales del Estado del orden Distrital, que orientan el desarrollo de las gestiones necesarias para la revisión de su estructura organizacional y de los procesos y procedimientos internos en referencia al componente de planeación de la política talento humano del sector que busca el fortalecimiento institucional de los Hospitales, acorde a lo establecido en la Circular Externa No. 005 de! 14 de marzo de 2011 emitida por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. NECESIDAD DE REALIZAR ESTUDIOS TÉCNICOS PARA EL AJUSTE DE PLANTAS DE PERSONAL

Teniendo en cuenta que las Empresas Sociales del Estado adscritas a la Secretaría Distrital de Salud tienen como objeto la prestación de los servicios de salud de acuerdo a los niveles de complejidad en el que se encuentren, están sujetas a las disposiciones normativas de la nación y a los factores externos que afectan el entorno y obligan a cambios organizacionales para garantizar la prestación de los servicios a la población del Distrito Capital, la cual es una variante más en este sector.

Por lo tanto, es necesario realizar los estudios pertinentes que contribuyan a la reorganización y actualización de los procesos y a la planeación del talento humano requerido acorde a la realidad de las entidades, y tener en cuenta lo establecido en la Sentencia C-614 de 2009 en cuanto a crear cargos de planta para el ejercicio de funciones de carácter permanente si es requerido. Sin embargo los ajustes a las plantas de personal podrían llevar consigo una modificación a la estructura administrativa y en consecuencia afectar el presupuesto y las finanzas de las Entidades, por lo cual estas propuestas surgen del análisis al interior de las Empresas Sociales del Estado y requieren a su vez de la aprobación previa de las Juntas Directivas y de las entidades e instancias de la Administración Central del Distrito Capital, tales como Secretaría Distrital de Salud, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, y la Secretaría de Hacienda Distrital.

De conformidad con la Ley 909 de 2004 articulo 46 y el Decreto 1227 de 2005 artículos 95, 96 Y 97 las reformas de planta de personal de las entidades territoriales deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades, ó por firmas especializadas en la materia; estudios que deberán garantizar en todo caso el mejoramiento organizacional.

Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo:

1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.

2. Evaluación de la prestación de los servicios.

3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

En consecuencia, previo al desarrollo de una medición de cargas laborales efectiva se requiere definir con exactitud la Estructura Organizacional, para establecer los niveles jerárquicos y agrupación de las funciones de la entidad para el cumplimiento de Misión, Metas y Objetivos Institucionales. Adicionalmente se requiere el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente actualizado que soporte la operación y funcionamiento de la entidad en una orientación e interacción por procesos (Mapa de Procesos) finalmente se requiere contar con un Manual de Funciones y Competencias Laborales que justifique y de soporte técnico a la existencia de los cargos de una entidad, lo anterior en concordancia con lo establecido en la Circular 05 del 14 de marzo de 2011 emitida por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

* Diagnostico de insumos previos para la elaboración de estudios de cargas laborales

De acuerdo a lo anterior, cada ESE deberá determinar a través de un diagnostico su estado de avance y actualización en cada uno de los insumos referidos, de manera que identifique el estado de avance de las herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo.

La Secretaría Distrital de Salud con la asesoría del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, facilitará a las Empresas Sociales del Estado una herramienta para realizar el diagnóstico y conocer el estado de avance por hospital y sus prioridades.

* Elaboración de cronograma de trabajo

La Secretaría Distrital de Salud consolidará el diagnóstico y acordará con las Empresas Sociales del Estado un cronograma que establezca fechas límite para realización de actividades y entrega de productos, formalizado por el Gerente del Hospital y remitido a la Secretaria Distrital de Salud.

De acuerdo a este cronograma general por nivel de atención, cada ESE deberá elaborar internamente su plan de trabajo.

* Responsabilidades de las Empresas Sociales del Estado

Para el desarrollo de las tareas descritas cada hospital deberá asignar a los responsables de la gestión del talento humano y de la oficina de planeación, quienes responderán por coordinar la realización del diagnostico, la elaboración y actualización de los insumos previos en los casos que sean requeridos, elaborar los documentos de trabajo y finalmente la identificación de la carga de trabajo en el hospital. Igual se debe conformar un grupo técnico para el análisis de cargas de trabajo (se sugiere un representante por cada nivel de proceso) acompañado en todo caso con el Gerente del Hospital.

II. SOUCITUD DE CONCEPTOS DE VIABIUDAD y APROBACIÓN DE LA PROPUESTA DE AJUSTE

Los ajustes en las plantas de personal requieren concepto de viabilidad de Secretaría Distrital de Hacienda, el Departamento Administrativo del Servicio Civil, y la Secretaría Distrital de Salud.

La Secretaría Distrital de Hacienda mediante la Circular 28 de 2010, determinó los requisitos que deben cumplir las Empresas Sociales del Estado que deseen realizar ajustes o modificaciones a sus plantas de personal para tramitar el respectivo concepto de viabilidad.

Cabe recordar que en observancia de las disposiciones contenidas en el Decreto 1750 de 2003 y en el Acuerdo 19 de 1991, en el marco de sus funciones las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado deben aprobar las modificaciones presupuestales y financieras, así como aquellas de la reorganización y ajuste de sus plantas de personal.

III. ASESORÍA EN EL DESARROLLO DE ESTUDIOS DE CARGAS LABORALES EN LAS ESE

La Secretaría Distrital de Salud conformará un grupo Interdisciplinario encargado de liderar y gestionar el proyecto a nivel general. Igualmente evaluará la posible asignación de recursos tecnológicos, humanos y financieros para implementar el estudio de cargas de trabajo por niveles de atención.

Por otra parte, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital tal y como lo manifiesta en la Circular Externa No. 005 del 14 de marzo de 2011, "brindará el acompañamiento y la asesoría técnica requerida en este tema y en las diversas temáticas de administración pública para el logro de una gestión pública efectiva, eficaz y eficiente asignará funcionarios responsables para la asesoría a todo el proceso".

HÉCTOR ZAMBRANO RODRÍGUEZ

Secretario Distrital de Salud

Elaboró:  Carlos Andrés Luna J. – Dirección de desarrollo de Talento Humano

               Martha Gutiérrez, Asesora – Dirección Jurídica y de Contratación

Aprobó:   Luz Elena Rodríguez Q. – Subdirectora Gestión Judicial

Autorizó: Marlen Bravo Guaqueta – Director Desarrollo del Talento Humano