Que el inciso primero del artículo 3 de la Ley 80 de 1993, establece que los servidores públicos tendrán en consideración al celebrar contratos y proceder a su ejecución, que las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Que el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008 establece que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos y los funcionarios intervinientes, así como la vigilancia y control de la ejecución contractual.

Que mediante Resolución número 234 de 2009, la Orquesta Filarmónica de Bogotá adoptó el Manual de Contratación.

Que en el numeral 5.1.13.1. de la Resolución No. 234 de 2009, se estableció que el comité de Contratación y Adjudicaciones es la instancia en la Orquesta Filarmónica de Bogotá encargada de recomendar al Director General de la OFB o a quien este delegue la adjudicación o la declaratoria de desierta de los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos mediante evaluaciones previas de las ofertas que se presenten para la adquisición de bienes, servicios y obras que requiera la entidad, en los diferentes aspectos y criterios de selección objetiva que se establezcan por parte del Comité de evaluación designado para el efecto.

Que se hace necesario definir la naturaleza, funciones y operatividad de los Comités de apoyo a la contratación.

Que mediante Resolución número 086 del 10 de mayo de 2010, la Directora General de la Orquesta Filarmónica de Bogotá delegó facultades en materia de contratación y ordenación del gasto en el Subdirector Administrativo y Financiero y en el Subdirector Sinfónico.

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones delegadas, así como los mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con la gestión contractual bajo los principios señalados en las normas legales vigentes.

Que la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación en Sesión número 6 de 2010 aprobó por unanimidad recomendar, entre otros, a las entidades adscritas a la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, dentro de las cuales se encuentra la Orquesta Filarmónica de Bogotá, la adopción de un Comité Interno de Apoyo a la Actividad Contractual.

Que igualmente la Circular 1 de 2011 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, informó que la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación aprobó, recomendar a las Secretaría cabeza de Sector y entidad adscritas y vinculadas la adopción de una/s instancia/s o Comité/s internos de apoyo a la actividad contractual, señalando además algunas funciones.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1. Crear el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual de la Orquesta Filarmónica de Bogotá como instancia de consulta, definición, orientación y decisión de los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y post contractual de la entidad.

ARTÍCULO 2. Objetivos: Son objetivos del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual:

a. Buscar la óptima coordinación de las acciones de gestión precontractual, contractual y post contractual para la cobertura de necesidades al interior de la entidad, así como el cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos de la misma.

b. Proteger los recursos de la entidad procurando su adecuada administración y gestión ante posibles riesgos que los afecten.

ARTICULO 3. Integración: El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual estará integrado por:

1. El Director General o su delegado quien lo presidirá, en ausencia del Director General, el Comité será presidido por el Subdirector Administrativo y Financiero.

2. El Subdirector Administrativo y Financiero

3. El Subdirector Sinfónico

4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

Asistirá a las reuniones el Jefe de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto.

Así mismo, el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual podrá invitar a las reuniones el (los) Profesionales o responsables de área, según la temática de los casos y asuntos a tratar, El Veedor del Ciudadano de la OFB, así como a otros servidores públicos o contratistas de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los procesos de selección ó cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

ARTICULO 4º. Funciones. Son funciones del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual las siguientes:

1. Formular las políticas, los criterios y las estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el estatuto jurídico y demás normas reglamentarias vigentes;

2. Aprobar el Plan de Compras y Plan de Contratación de la Orquesta Filarmónica de Bogotá y sus modificaciones. La aprobación del plan de compras y plan de contratación para vigencia siguiente, deberá realizarse a más tardar en la última sesión ordinaria del Comité prevista en el cronograma anual del mismo;

3. Estudiar, conocer y asesorar los casos y temas de la gestión contractual que por su importancia, alta complejidad o por su alto impacto sean sometidos a su consideración por el Director General o por el Comité Asesor de Adjudicaciones.

ARTÍCULO 5º. Sesiones y Funcionamiento. El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

1. Se reunirá de manera ordinaria una vez al mes, según el cronograma anual que se apruebe y de manera extraordinaria cuando las necesidades lo requieran o cuándo lo estime pertinente el Presidente o al menos dos (2) de sus miembros.

2. Para todas y cada una de las sesiones se debe tener una agenda u orden del día, que será conformada con los asuntos propios del Comité o aquellos que hayan sido puestos a consideración mediante ficha técnica.

3. El comité sesionará con mínimo cuatro (4) de sus miembros y adoptará las decisiones por mayoría simple, es decir, con la mitad más uno sobre el total de los miembros.

4. Las reuniones al Comité se harán constar en actas levantadas en la misma sesión, suscrita por el presidente (a) y Secretario (a) del Comité a la cual se incorporará la lista de asistencia de miembros e invitados.

5. El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte del Secretario (a) técnico del Comité, y los casos sometidos a consideración del Comité serán expuestos por el interesado o responsable del mismo absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, al término de su intervención los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas y procedentes.

PARÁGRAFO: El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual deliberará a título de consulta cuando lo requiera el ordenador del gasto para fundamentar la decisión de apartarse de la recomendación del Comité Asesor y Evaluador, y cuando este último solicite concepto para clarificar criterios en la evaluación de propuestas. Las conclusiones que se deriven de dichas sesiones, no serán de obligatorio cumplimiento y se expedirán en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 6º. Funciones del Presidente del Comité. Son funciones del Presidente del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual:

1. Presidir las reuniones que realice el Comité;

2. Convocar al Comité cuando lo considere pertinente.

3. Disponer que se realice invitaciones a los servidores públicos y contratista de la OFB, o de otras entidades, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 7º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica de la entidad.

ARTÍCULO 8º. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité. Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual:

1. Remitir a los miembros del Comité, con una antelación no inferior a tres (3) días a la fecha indicada para cada sesión ordinaria según el cronograma anual, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como la ficha técnica de los temas a tratar que así lo requieran y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar.

2. Citar a los miembros del Comité por solicitud del presidente o por lo menos dos (2) de sus miembros cuando las necesidades del servicio así lo requieran, a sesiones extraordinarias, anexando el correspondiente orden día, indicando el lugar, fecha y hora de la reunión, así como la ficha técnica de cada uno de los asuntos a tratar.

3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.

4. Tener la custodia y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité.

5. Informar y/o comunicar las decisiones;

6. Verificar el cumplimiento que las decisiones adoptadas por el Comité,

7. Elaborar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones que será entregado al Director General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

8. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de planeación y gestión contractual.

9. Presentar para aprobación del Comité el cronograma anual de sesiones ordinarias del Comité para cada vigencia, el cual presentará en la última reunión ordinaria programada en el cronograma anual.

ARTÍCULO 9º. Ficha Técnica. Para los asuntos y/o casos que se pretenda poner a consideración del Comité y que así lo requieran, el interesado deberá diligenciar la ficha técnica diseñada para tal fin por la Secretaría Técnica del Comité, presentándola ante esta misma, con mínimo cinco (5) días de antelación a cada sesión ordinaria, acompañada de los anexos correspondientes al asunto a tratar. La Secretaría Técnica asesorará a las dependencias en el contenido y diligenciamiento de la ficha técnica.

Las fichas técnicas para las sesiones extraordinarias serán presentadas antes de la celebración de la reunión dentro del término que estime conveniente la Secretaría Técnica, de conformidad con la urgencia y la necesidad del asunto a tratar.

ARTÍCULO 10º. Acta del Comité. La Secretaría Técnica dejará constancia en el acta de una relación sucinta de las deliberaciones y plasmará las decisiones o determinaciones adoptadas por el Comité y su motivación. El acta deberá ser levantada durante el desarrollo de la sesión y al finalizar la misma será suscrita por todos los miembros asistentes.

Las actas estarán a disposiciones de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados, y reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica y harán parte de las mismas, las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

ARTÍCULO 11º. Circulares e instructivos. Las políticas, estrategias y directrices en la gestión contractual adoptadas por el Comité, serán emitidas mediante circular suscrita por el Presidente del mismo, y su aplicación será obligatoria por parte de las dependencias de la entidad.

ARTÍCULO 12º. Inasistencia. Cuando alguno de los miembros o de los invitados al Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicar por escrito tal circunstancia a la Secretaría Técnica del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual explicando las razones que justificaron su inasistencia, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la respectiva sesión.

ARTÍCULO 13. Comité Asesor de Adjudicaciones. Crear el Comité de Adjudicaciones de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, como la instancia encargada de asesorar y recomendar al Director General o quien este delegue, la adjudicación o la declaratoria de desierta de las licitaciones públicas, procesos de selección abreviada y Concurso de méritos, mediante las evaluación y calificación previa, de las ofertas que presenten para la adquisición de bienes, servicios y obras que requiera la entidad, en los diferentes aspectos y criterios de selección objetiva que se establezcan.

1. El Director General ó el Directivo en quien se delegue la competencia para ordenar el gasto y celebrar contratos en nombre de la entidad. En cualquiera de los dos casos quien ostente la función contractual presidirá el comité y en caso de existir delegación en alguno de los miembros del mismo, este tendrá derecho a un voto. Así mismo, cuando la delegación se encuentre en dos o más servidores, actuará como Presidente, el responsable de ejecutar el Proyecto de Inversión o Presupuesto que corresponda, según sus funciones y la temática de la contratación.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien realizará la evaluación y verificación de requisitos jurídicos de las propuestas presentadas en desarrollo de la actividad contractual. Actuará como Secretario del Comité.

3. El Contador de la OFB, quien realizará la evaluación y calificación financiera de las propuestas que se presenten en desarrollo de los procesos de contratación que adelante la OFB;

4. El Profesional designado por la Subdirección que solicitó la contratación, quien realizará la evaluación y calificación técnica de las propuestas presentadas en desarrollo de los procesos de contratación que adelante la OFB. En caso que no se designe Profesional, la evaluación y calificación la realizará el Subdirector responsable de ejecutar el proyecto y/o Presupuesto.

Asistirá a las reuniones el Jefe de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto.

El Comité podrá invitar a las reuniones el (los) Profesionales o responsables de área o Contratistas, según la temática de los casos y asuntos a tratar, El Veedor del Ciudadano de la OFB, así como a otros servidores públicos de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los procesos de selección ó cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

ARTÍCULO 15º. Funciones. Son funciones del Comité Asesor de Adjudicación las siguientes:

1. Asesorar al Director General ó el Directivo en quien se delegue la competencia para ordenar el gasto y celebrar contratos en nombre de la entidad, en la actividad contractual que se desarrolle para la adquisición de bienes, servicios y obras, en procesos de selección de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, y otras relacionadas con la misión de la OFG, buscando que se ajusten las necesidades reales de la entidad y a la programación de compras aprobada para cada vigencia fiscal, dando aplicación a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y, en especial, al deber de selección objetiva establecido en la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y demás normas complementarias que las modifiquen o adicionen.

2. Asesorar y recomendar al ordenador del gasto, previo estudio y comparación de las propuestas la adjudicación o la declaración de desierta de las licitaciones, concurso de méritos y selecciones abreviadas que realice la entidad.

3. Revisar y aprobar los proyectos y pliegos de condiciones elaborados por la Oficina Asesora Jurídica de las licitaciones, concurso de méritos y procesos de selección abreviada, de manera que se garantice la aplicación de los principio de contratación en especial al deber de selección objetiva.

4. Aprobar todas las modificaciones y adendas, que se produzcan en desarrollo de las licitaciones, concurso de méritos y procesos de selección abreviada.

5. Conocer, proyectar y aprobar la respuesta a las observaciones presentadas a los proyectos y pliegos de condiciones, así como a las observaciones a las evaluaciones técnicas, jurídicas y económicas presentadas en desarrollo de los procesos de contratación.

6. Solicitar la asesoría del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual cuando sea necesario.

7. Suscribir las actas que se elaboren de cada reunión.

8. Los miembros designados para evaluar y calificar las propuestas deberán presentar el informe preliminar de habilitación y calificación de ofertas y el informe final, así mismo deberán indicar cual es la propuesta más favorable para los intereses de la entidad.

9. Recomendar al Ordenador del Gasto y Subdirector Administrativo y Financiero, la adquisición de bienes, servicios y obras necesarios para cumplir con los cometidos estatales.

ARTÍCULO 16. Funciones del Presidente del Comité. Son funciones del presidente del Comité:

1. Asistir sin excepción a las reuniones convocadas por el Secretario Técnico;

2. Presidir las reuniones que realice el Comité;

3. Solicitar la Asesoría del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual cuando las circunstancias así lo ameriten, o cuando mínimo tres de sus miembros así lo soliciten.

ARTÍCULO 17º. Funciones del Secretario del Comité. Son funciones del Secretario del Comité de adjudicaciones:

1. Citar a los miembros del Comité con mínimo dos días antes de la fecha señalada;

2. Elaborar y enviar con la citación el orden del día y/o temas a tratar

3. Elaborar, custodiar y archivar las actas de reuniones del comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión El acta deberá ser levantada durante el desarrollo de la sesión y al finalizar la misma será suscrita por todos los miembros asistentes.

4. Elaborar y presentar al Comité, el consolidado de las evaluaciones y calificaciones de las propuestas presentadas en desarrollo del proceso contractual.

ARTÍCULO 18º. Sesiones del Comité. El Comité Asesor de Adjudicaciones de la OFB funcionará de la siguiente manera:

1. Las sesiones del Comité se cumplirán en cualquier momento del proceso de selección, previo a la publicación en el sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, de los siguientes documentos: a) Proyecto de pliego de condiciones; b) Informe Preliminar de habilitación y evaluación y calificación de propuestas y su respectivo consolidado c) Observaciones formuladas por los oferentes al informe preliminar, siempre y cuando implique cambios sustanciales al mismo; d) Informe final de evaluación a las ofertas, siempre y cuando implique cambios sustanciales al informe preliminar

2. Las decisiones se aprobarán con la mayoría simple de sus miembros, es decir con el voto favorable de 3 de sus miembros.

3. Los temas tratados en las reuniones se harán constar en las actas, las cuales serán suscritas por todos sus miembros.

4. Asistirá a las reuniones del Comité los servidores públicos responsables de proyectos de inversión, el servidor cuya dependencia requiera de la contratación, cuando el objeto de la misma se relaciones directamente con éstos, y asistirán también, los servidores y/o contratistas encargados de las distintas evaluaciones, cuando no hagan parte del Comité. Estas personas tendrán voz, pero no voto.

ARTÍCULO 19. Estudios y documentos Previos. Los Directores de Proyectos, Subdirectores, y Profesionales responsables de Área se encargarán de elaborar los estudios y documentos previos necesarios, que sirvan de soporte para tramitar los procesos de contratación de la entidad.

ARTÍCULO 20. Trámites. La Oficina Asesora Jurídica, tendrá bajo su responsabilidad la realización de todos los trámites precontractuales, contractuales y post contractuales, establecidos en las normas legales. Será la dependencia responsable de definir la modalidad de selección de conformidad con las normas de selección objetiva establecidas en la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y demás normas complementarias que las modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 21. Plan de Compras La dirección, coordinación, consolidación y control al cumplimiento de la programación del plan de compras, estará a cargo del Área de Presupuesto Subdirección Administrativa y Financiera y Oficina Asesora de Planeación, ésta última con respecto a los proyectos de inversión. El Plan de compras deberá publicarse a más tardar el 31 de enero de la respectiva vigencia fiscal, de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

En todo caso, la Oficina Asesora de Planeación expedirá el concepto de viabilidad teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad, el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan.

Parágrafo: La Subdirección Administrativa y Financiera y la Oficina Asesora de Planeación definirán y adoptaran el procedimiento para su elaboración, consolidación y aprobación.

ARTÍCULO 22. Plan de Contratación. Sobre el Plan de Compras, se definirá la línea contractual a seguir en la vigencia respectiva y por lo tanto es el punto de partida de cualquier contratación. Para el efecto, la Oficina Asesora de Jurídica elaborará el proyecto del Plan de Contratación definiendo el objeto, cronogramas y modalidad de selección, el cual presentará para aprobación del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual. Una vez aprobado, la Oficina Asesora Jurídica realizará el seguimiento de su ejecución, de manera que se garantice la oportuna contratación de los bienes y servicios requeridos por la OFB.

La Oficina Asesora Jurídica, no dará inicio a la actividad contractual de aquellas solicitudes que no se encuentren programadas en el plan de compras con excepción de los casos de urgencia manifiesta. Cuando del estudio de mercado adelantado para una contratación se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado en el Plan de Compras, se deberán iniciar los trámites correspondientes para surtir las respectivas modificaciones, antes de iniciar los trámites del proceso contractual, según los procedimientos establecidos para tal fin.

ARTÍCULO 23. La presente resolución deroga los numeral 5.1.13.; 5.1.13.1. y 5.1.13.3. de la Resolución No. 224 de 2009 de la OFB y rige a partir de la fecha de su expedición.