Que el 7 de diciembre de 2010 el Gobierno Nacional, a través del Decreto 4579 de 2010, declaró la situación de desastre en el territorio nacional, con fundamento en la fuerte ola invernal ocasionada por el fenómeno de la niña. Igualmente, el Gobierno Nacional, a través del Decreto 4580 de 2010, declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica.

Que de la subcuenta del Fondo de Calamidades denominada Colombia Humanitaria, creada y autorizada por la Junta Directiva del Fondo Nacional de Calamidades mediante acta del 29 de diciembre de 2010, se autorizó un cupo para el Ministerio de la Protección Social con miras a poyar la reconstrucción y recuperación de la infraestructura hospitalaria afectada por la ola invernal.

Que entre el Fondo de Calamidades, Subcuenta Colombia Humanitaria, entidad que actúa a través de Fiduprevisora y, el Ministerio de la Protección Social, se suscribió el Convenio Interadministrativo número 1005-09-191-2011 con el objeto de reconstruir, adecuar y dotar las instituciones prestadoras de servicios de salud públicas afectadas por la ola invernal 2010-2011.

Que de conformidad con lo establecido en los Decreto 919 de 1989 y 146 de 2011, los contratos que celebre la entidad fiduciaria para la ejecución de los bienes, derechos e intereses del Fondo Nacional de Calamidades o los celebrados por las entidades ejecutoras que reciban recursos provenientes del Fondo, se someterán a los requisitos que exige la ley para la contratación entre particulares, con sujeción al régimen dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y podrán contemplar cláusulas excepcionales de conformidad con lo dispuesto en los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993, con observancia de los principios de la función pública establecidos en el artículo 209 y lo dispuesto en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia.

Que por tratarse de contratación sujeta a régimen de derecho privado no le es aplicable el Manual de Contratación del Ministerio de la Protección Social.

Que frente a las inquietudes presentadas por las entidades ejecutoras de los recursos provenientes del Fondo Nacional de Calamidades-Subcuenta Colombia Humanitaria, el Gerente del Fondo Nacional de Calamidades, mediante Circular 015 del 16 de mayo de 2011, proporcionó los lineamientos orientadores para la ejecución de tales recursos.

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario establecer los parámetros a los cuales se debe sujetar el Ministerio para la ejecución de los recursos provenientes del Fondo de Calamidades para mitigar los efectos de la ola invernal 2010-2011, los cuales se encuentran en concordancia con la Circular 015 en mención.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo 1°. Adoptar la guía que hace parte integral de la presente resolución para la ejecución de los recursos asignados por el Fondo de Calamidades, Subcuenta Colombia Humanitaria para mitigar los efectos de la ola invernal 2010-2011.

Artículo 2°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición

El artículo 1° del Decreto 1547 de 1984, modificado por el artículo 70 del Decreto 919 de 1989, creó el Fondo Nacional de Calamidades como una cuenta especial de la Nación, sin personería jurídica con independencia patrimonial, administrativa, contable y estadística con fines de interés público y asistencia social y dedicado a la atención de las necesidades que se originen en situaciones de desastre, o de calamidad o de naturaleza similar. El 7 de diciembre de 2010 el Gobierno Nacional a través del Decreto 4579 de 2010, declaró la situación de desastre en el territorio nacional, con fundamento en la fuerte ola invernal ocasionada por el fenómeno de la niña. Igualmente, el Gobierno Nacional a través del Decreto 4580 de 2010, declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica.

A propósito de la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica, de la subcuenta del Fondo de Calamidades denominada Colombia Humanitaria, creada y autorizada por la Junta Directiva del Fondo Nacional de Calamidades, mediante acta del 29 de diciembre de 2010, se autorizó un cupo para el Ministerio de la Protección Social con miras a poyar la reconstrucción y recuperación de la infraestructura hospitalaria afectada por la ola invernal. Concordante con esa situación, entre el FONDO DE CALAMIDADES, SUBCUENTA COLOMBIA HUMANITARIA, entidad que actúa a través de FIDUPREVISORA y el MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL se suscribió el Convenio Interadministrativo número 1005-09-191-2011, con el objeto de reconstruir, adecuar y dotar las instituciones prestadoras de servicios de salud públicas afectadas por la ola invernal 2010-2011.

De conformidad con lo establecido en los Decreto 919 de 1989 y 146 de 2011 los contratos que celebre la entidad fiduciaria para la ejecución de los bienes, derechos e intereses del Fondo Nacional de Calamidades o los celebrados por las entidades ejecutoras que reciban recursos provenientes del Fondo, se someterán a los requisitos que exige la ley para la contratación entre particulares, con sujeción al régimen dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y podrán contemplar cláusulas excepcionales de conformidad con lo dispuesto en los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993. Sin embargo, siempre se deben observar los principios de la función pública establecidos en el artículo 209 y lo dispuesto en el artículo 267 de la Constitución política de Colombia.

Por tratarse de contratación sujeta a régimen de derecho privado no le es aplicable el manual de contratación del Ministerio de la Protección Social y se hace necesario expedir una guía que fije las reglas para la ejecución del citado convenio. Se expide la presente guía como una herramienta para ser aplicada por todas las dependencias del Ministerio de la Protección Social, involucradas en la ejecución de recursos del Convenio del FONDO DE CALAMIDADES-SUBCUENTA COLOMBIA HUMANITARIA-MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL.

Los contratos requeridos para la ejecución de recursos en desarrollo del convenio celebrado entre FONDO NACIONAL DE CALAMIDADES –SUBCUENTA COLOMBIA HUMANITARIA– FIDUPREVISORA Y EL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, serán los referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, y, los que tienen por objeto la ejecución de obra, interventoría, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos y adquisición de bienes o cualquier otro tipo que guarde relación directa con la mitigación de los daños causados por la pasada ola invernal a la infraestructura hospitalaria del país.

1.1. Normatividad Aplicable

De conformidad con lo establecido en los Decreto 919 de 1989 y 146 de 2011 los contratos que celebre la entidad fiduciaria (Fiduprevisora) para la ejecución de los bienes, derechos e intereses del Fondo Nacional de Calamidades o los celebrados por las entidades ejecutoras que reciban recursos provenientes del Fondo, se someterán a los requisitos que exige la ley para la contratación entre particulares, con sujeción al régimen dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y podrán contemplar cláusulas excepcionales de conformidad con lo dispuesto en los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993. Sin embargo, siempre se deben observar los principios de la función pública establecidos en el artículo 209 y lo dispuesto en el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia.

De igual forma se aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Ley 80 de 1993.

1.2. Especificidades del proceso

El Ministerio de la Protección Social, a través de la Dirección General de Calidad de los Servicios, o la dependencia que haga sus veces, definirá el número de convocatorias a realizar, teniendo en cuenta criterios de caracterización regionales, zonales o de complejidad de las obras o cualquier otro soportado técnicamente.

Para este proceso, se deben elaborar los términos de referencia que servirán de base para la habilitación de los proponentes y en ellos se definirán, entre otros aspectos:

a). Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se encomienden al contratista, para lo cual puede hacer mención de los antecedentes de la contratación;

b). La descripción detallada de los bienes, servicios y obras requeridas y los resultados o productos esperados;

c). El cronograma de la ejecución del contrato;

d). El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes para facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

La convocatoria se realizará para desarrollar un proceso con precalificación de los oferentes, lo que le permitirá a la entidad contar con una lista multiusos.

2. Convocatoria con proceso de precalificación

La convocatoria con proceso de Precalificación consta de dos partes, en primer lugar, la conformación de la lista multiusos y, en segundo lugar, la selección del contratista propiamente dicho.

2.1. Conformación de la lista multiusos

2.1.1. Convocatoria. El Ministerio realizará las convocatorias públicas a través de la página web de la entidad y de avisos de prensa, que deben incluir lo siguiente:

a). Descripción de tipo de contrato y especificaciones técnicas;

b). Indicación de los requisitos habilitantes mínimos, técnicos, jurídicos y financieros que se exigen a los integrantes de la lista multiusos de interesados;

c). Indicación del valor estimado del proceso;

d). Especificación del lugar de ejecución de la obra o servicio o de cumplimiento del contrato.

2.1.2. Evaluación. El Comité Evaluador verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los interesados en conformar la lista multiusos y valora la información allegada a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, los términos de referencia, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación.

2.1.3. Informe. El Comité evaluador, de conformidad con los resultados de la verificación de los requisitos técnicos, jurídicos y financieros habilitantes, presenta un informe preliminar, el cual será comunicado a los participantes a través de la página web del Ministerio.

2.1.4. Observaciones. Los proponentes podrán presentar observaciones al informe preliminar, las cuales serán resueltas por el comité evaluador.

2.1.5. Lista definitiva. El comité evaluador conformará la lista definitiva que será presentada al Ordenador del Gasto, la cual se adoptará mediante resolución y será susceptible de recurso de reposición.

2.2. Términos de la conformación de lista multiusos

El Ministerio utilizará la lista multiusos para formular invitaciones para contratar, cuyo objeto sea igual o similar a los contenidos en el aviso de convocatoria para su conformación, para lo cual deberá verificar que el objeto social del precalificado corresponda a las actividades de las contrataciones a adelantar.

De la lista multiusos previamente a invitar se realiza sorteo con los precalificados que estén habilitados para formular propuesta, que no hayan sido invitados a formular propuesta en proceso de concursos de méritos anteriores en vigencia de la respectiva lista, escogiendo máximo diez (10), a quienes se les cruza invitación para el proceso.

2.3. Proceso de selección de contratistas

En la convocatoria para selección del contratista con precalificación, la calificación solo comprende la calidad de la propuesta técnica, en la que se ponderan los elementos técnicos y precio.

Una vez establecido el orden de elegibilidad que haya arrojado la calificación se comunicará a los participantes a través de la página web de la entidad o por correo electrónico.

2.4. Términos del proceso de selección de contratistas

3.0. Invitación pública

Se utilizará la modalidad de selección cuando se requiera la contratación de servicios técnicos, profesionales, asesorías, los que tienen por objeto gerencia proyectos, dirección, programación o cualquier otro tipo que guarde relación directa con la mitigación de los daños causados por la pasada ola invernal a la infraestructura hospitalaria del país.

La entidad formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en la página web del Ministerio. Incluyendo la siguiente información:

1. El objeto.

2. Plazo de ejecución.

3. Forma de pago.

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6. El lugar en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica, técnica y económica requerida para contratar. Las garantías se exigirán en el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo.

3.1. Procedimiento para la invitación pública

Todos los actos y documentos se publicarán en la página web del Ministerio incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas.

Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en la página web del Ministerio simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

Parágrafo 1°. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Parágrafo 2°. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán, realizar dicha labor de manera objetiva ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

3.2. Términos del proceso de invitación pública

3.3. Contrato

A continuación se enuncian algunos de los requisitos que deben tener los contratos, los cuales variarán de acuerdo a la naturaleza y cuantía de los mismos:

Los contratos se perfeccionan con el acuerdo sobre el objeto del contrato y la contraprestación, elevado ha escrito, suscrito por las partes; y de acuerdo con la normatividad que regula la materia, se requiere además del respectivo trámite presupuestal, que se surtirá en Fiduprevisora.

3.5. Requisitos de ejecución

Para la ejecución de los contratos se requiere la aprobación, por parte del Ministerio, de la Garantía Única de Cumplimiento constituida por el contratista. En aquellos casos en los que el estudio así lo prevea, es necesario suscribir acta de inicio para efectos de iniciar la ejecución contractual.

Igualmente, para la ejecución, el contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

La ejecución del contrato corresponde al período dentro del cual se deben cumplir las prestaciones asumidas por las partes en el contrato, donde la Entidad tiene la obligación de vigilar, mediante el ejercicio y actividad que desarrolla el supervisor y/o interventor el cumplimiento idóneo y oportuno del contrato.

3.6. Requisitos de legalización

Los contratos se legalizan con la cancelación de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública, cuando a ello hubiere lugar.

3.7. Contenido básico de los contratos

A continuación se indican los aspectos y cláusulas más relevantes que deben contener las minutas contractuales que suscriba el Ministerio:

– Identificación de las partes.

– Justificación y considerandos.

– Objeto.

– Valor del contrato.

– Forma de pago.

– Plazo de ejecución.

– Imputación presupuestal. (Amparo presupuestal que deberá tramitarse en Fiduprevisora).

– Lugar de ejecución.

– Obligaciones del contratista y del Ministerio.

– Productos a entregar.

– Supervisión.

– Cláusula de indemnidad.

– Reserva y confidencialidad.

– Liquidación.

– Garantías.

3.8. Garantías

De conformidad con la normatividad vigente, aplicable a las garantías en los contratos del Estado, el contratista debe aportar una garantía que ampare los posibles riesgos que genere la celebración, ejecución y liquidación del contrato. El cubrimiento de los riesgos se determina de conformidad con las obligaciones, naturaleza y objeto del contrato, así:

4.0 Vigilancia y control de la ejecución del contrato

El Ministerio, a través de la supervisión a los contratos, ejerce dicha vigilancia y control. Para tal propósito, la Entidad cuenta con un manual expedido a través de una resolución, en la cual se fijan las pautas, atribuciones, funciones y obligaciones de supervisión e interventoría a la cual deberán ajustarse los funcionarios o contratistas que ejerzan esa función. Será responsabilidad de la Dirección General de Calidad de los servicios contratar la interventoría de las obras que lo requieran y realizar la supervisión de los contratos, con personal de planta o contratado.

4.1. Procedimiento para la imposición de sanciones y aplicación de las cláusulas excepcionales

Con ocasión de la actividad contractual, el Ministerio de la Protección Social adelanta los procedimientos necesarios para conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones contractuales, de no ser así, podrá declarar su incumplimiento o caducidad, a imponer la cláusula penal o cuando sea menester ejercer las facultades excepcionales de la administración, para lo cual, ampara el debido proceso, el derecho de contradicción, principios y normas de contratación, y las que regulan la función administrativa, siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.

4.2. Arreglo directo

Los conflictos que surjan con ocasión de la ejecución de los contratos para el desarrollo del convenio DEL FONDO DE CALAMIDADES –SUBCUENTA COLOMBIA HUMANITARIA– MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL se someterán a los mecanismo alternativo de solución de conflictos, consagrado en el manual de contratación del Ministerio de la Protección Social.

4.3. Comité de contratación

Para la ejecución de los recursos de que trata la presente guía se conformará un Comité de Contratación que estará integrado de la siguiente manera:

– Viceministra de Salud o su delegado.

– Director General de Calidad de los Servicios.

– Coordinador del Grupo de Infraestructura Física y Tecnología.

– Gerente del Proyecto.

– Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión.

4.4. Liquidación de los contratos

El trámite de liquidación de los contratos celebrados bajo los parámetros de la presente guía será requisito indispensable para el último pago pactado.

4.5. Liquidación del convenio

El Convenio número 1005-09-191-2011 del FONDO NACIONAL DE CALAMIDADES –SUBCUENTA COLOMBIA HUMANITARIA– FIDUPREVISORA S. A. Y EL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, deberá liquidarse dentro de los 4 meses siguientes a su terminación, lo que se hará constar en el acta final pactada en el artículo 15 del citado convenio. Será responsabilidad del Director General de Calidad de los Servicios la liquidación del convenio.