Que los artículos 8 y 9 de la citada Ley, consagran dentro de la clasificación de los archivos desde el punto de vista territorial, los Archivos de Entidades del Orden Distrital y dentro de la organización del Estado los Archivos de los Organismos de Control, respectivamente.

Que de conformidad con el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 de 1989, es función del Archivo General de la Nación: "(...) b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva."

Que el Acuerdo 07 de 1994, emanado del Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del Estado, establece en el artículo 19 modificado por el artículo 4° del Acuerdo número 12 de octubre 18 de 1995, que cada entidad creará un Comité de Archivo mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la Alta Dirección.

ARTÍCULO PRIMERO. Conformar y reglamentar el funcionamiento del Comité de Archivo de la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, D.C., como grupo asesor de la alta dirección en materia de Archivo y Correspondencia.

ARTÍCULO SEGUNDO. El Comité de Archivo de la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, D.C., estará integrado por los siguientes servidores públicos:

a). Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá D.C., quien lo presidirá.

b). Funcionario responsable del Control Interno de la Auditoria Fiscal, con derecho a voz pero sin voto.

c). Secretaria 440-07, quien actuará como Secretaria Técnica del Comité de Archivo.

d). Profesional Universitario 219-01

e). Profesional Universitario 219-01

f). Auxiliar Administrativo 407-03

PARÁGRAFO 1. A las reuniones del Comité podrán asistir como invitados con derecho a voz más no a voto, aquellos funcionarios o particulares, investigadores, especialistas o usuarios externos que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio en relación con la temática que se pretenda analizar.

PARÁGRAFO 2. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario designado por el Auditor Fiscal.

El Secretario Técnico será el encargado de preparar el orden del día, obtener la documentación que deba presentarse en la respectiva reunión, levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el comité.

ARTÍCULO TERCERO. Son responsabilidades del Comité de Archivo definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ARTÍCULO CUARTO. Son funciones del Comité de Archivo, las siguientes:

*Asesorar y recomendar al Auditor Fiscal sobre la función archivística de la Auditoria y presentar los informes que les sean solicitados.

*Definir las políticas y directrices generales para garantizar la organización, conservación, uso y manejo de los documentos de la Auditoria Fiscal.

*Elaborar los planes y programas de la función archivística y coadyuvar su ejecución, control y seguimiento.

*Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración de las diferentes dependencias, así como sus actualizaciones.

*Estudiar y aprobar la eliminación de documentos de la Auditoria Fiscal, previa Acta de Eliminación, de acuerdo con las normas vigentes y las Tablas de Retención Documental elaboradas para el efecto.

*Establecer los controles y demás mecanismos de seguridad para garantizar la custodia, la conservación y el manejo de la información física y micrográfica.

*Presentar a consideración del Auditor Fiscal propuestas de modificación a las normas internas vigentes sobre archivo y correspondencia y las demás que regulen la función archivística de la Auditoria Fiscal.

*Las demás funciones que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el Auditor Fiscal.

ARTÍCULO QUINTO. Son funciones del Presidente del Comité de Archivo, las siguientes:

*Realizar las convocatorias a reuniones ordinarias y extraordinarias.

*Gestionar la provisión de recursos y medios necesarios para el cumplimiento de las labores Archivísticas.

*Orientar las actividades de los demás miembros del Comité.

*Velar por el cumplimiento de las funciones y decisiones adoptadas por el Comité de Archivo.

ARTÍCULO SEXTO. El Comité de Archivo se reunirá por lo menos dos veces al año, en el día, lugar y hora que defina el presidente del mismo. También podrá sesionar extraordinariamente cuando se estime necesario a solicitud de su presidente, o de un número plural de sus miembros.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Este Comité requiere para deliberar la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.

ARTÍCULO OCTAVO. De cada reunión del Comité se levantará un acta suscrita por el presidente y el secretario, cuyo original reposará en la Secretaría del Comité.

ARTÍCULO NOVENO. El Funcionario Responsable del Control Interno realizará las evaluaciones y seguimientos necesarios para garantizar el desarrollo de la función archivística en la Auditoria Fiscal.

ARTÍCULO DÉCIMO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y publicación.