Resolución Reglamentaria 36 de 2011 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:

22/12/2011

Fecha de Entrada en Vigencia:

23/12/2011

Medio de Publicación:

Registro Distrital 4799 de diciembre 23 de 2011

La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 036 DE 2011

(Diciembre 22)

Derogada por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 048 de 2013.

"Por la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento para el Retiro del Servicio de los Servidores Públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C. y el Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación".

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el Acuerdo 361 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá D.C. "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" fija la estructura organizacional y faculta al Contralor para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que el Numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, contiene entre otros elementos de control del Subsistema de Control de Gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que es necesario actualizar los procedimientos pertinentes para el cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 39 del Acuerdo del Concejo de Bogotá No. 361 de 2009 y que tienen que ver con la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.

Que el objetivo del Sistema de Gestión de Calidad es implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

Que mediante la Resolución Reglamentaria No. 004 de enero 29 de 2010, se adoptó el procedimiento para el retiro del servicio de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D.C. y con la Resolución Reglamentaria No. 006 de marzo 22 de 2011, se adoptó el Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación del Proceso de Gestión Humana de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que atendiendo lo observado por la Auditoría Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, en el Informe Final Auditoría Especial Convenios OEI, vigencia 2007-2010 de 20/06/2011, relacionado con "Inadecuada supervisión en el convenio N° 154 de 2008, celebrado entre la Contraloría de Bogotá, D.C. y la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura OEI", es necesario modificar el Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación, en el sentido de incorporar puntos de control que garanticen que los perfiles de los funcionarios convocados a recibir la capacitación, sean coherentes con lo determinado en el Plan Institucional de Capacitación y Ficha Técnica y que exista una adecuada coordinación en la programación de las acciones de formación con las diferentes dependencias de la Entidad.

Que como producto del análisis sobre el riesgo antijurídico identificado en el Comité de Conciliación de junio 17 de 2010 y según memorandos del Contralor Auxiliar 20000-18201, de septiembre 16 y 20000-1986 de Octubre 01 de 2010, se plantearon acciones en el Plan de mejoramiento de 2011, que permitan contribuir a la eliminación de dicho riesgo, dentro de las cuales se propuso la modificación del procedimiento para el retiro del servicio de los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, establecen el enfoque por procesos y en desarrollo del concepto de mejora contemplado en éstas normas y procedimiento adoptado en la citada resolución, se requiere su modificación parcial o totalmente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión del Procedimiento para el Retiro del Servicio de los Servidores Públicos de la Contraloría de Bogotá D.C., código 6017, versión 3.0 y del Procedimiento para la Planificación, Ejecución, Modificación y Evaluación de la Capacitación, código 6011, versión 8.0.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Delegar en la Dirección de Planeación, en coordinación con la Dirección de Talento Humano y la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica velar por el mejoramiento continuo del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficinas, velar por la administración y divulgación de los procedimientos reglamentados a través de la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente Resolución Reglamentaria rige a partir de la fecha de su publicación y deroga, en lo pertinente, las Resoluciones Reglamentarias No. 004 de enero 29 de 2010 y No. 006 de marzo 22 de 2011 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 22 días del mes de diciembre del año 2011.

MARIO SOLANO CALDERÓN

Contralor de Bogotá D.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 014 DEL 11 DE MARZO DE 2003	Inclusión Formato de Acta Anexo No. 8
2.0	R.R. 033 DEL 30 DE MAYO DE 2003	Modificación del alcance del procedimiento inclusión de los conceptos, con su respectiva definición de: * Certificación de la capacitación. * Ficha Técnica. * Revisión de la secuencia de los registros y su denominación. * Eliminación de registros. * Acta de comité directivo aprobatorio del plan. * Base de datos de la capacitación. * Organización secuencial de los anexos, teniendo en cuenta la descripción del procedimiento. * Adición del formato: "Identificación de la Capacitación con Base en problemas". * Por revisión de las actividades del Procedimiento de 11 pasaron a 22.
3.0	R.R. 055 DEL 25 DE NOVIEMBRE DE 2003	* El alcance del procedimiento termina con el informe de conformidad con la periodicidad establecida sobre la ejecución del Plan de Capacitación en Comité Directivo. * Dentro de la base legal, se adicionó el Decreto 682 de 2001, "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servicios Públicos" y la Resolución 415 del 21 de Julio de 2003. * Se adicionó el concepto de Ficha Técnica Concertada y No Concertada. * Se cambio el concepto de cuantificación de la capacitación. * Se omitió el anexo No. 2 y 6 "Identificación de la Capacitación con Base en Problemas" y "Estructura para documentar actas" respectivamente. * Se adicionó dentro de los registros el informe de Evaluación de Percepción y Calidad. * Adición del Formato No. 4 sobre Informe de Evaluación de la Percepción y Calidad * Adición Actividad No. 5 y 22. * Corrección definición de la actividad 16 que paso a ser la 14. * Se elimino la actividad No. 6, 7, 10 y 15. * Corrección definición de los conceptos de Ficha Técnica. * Modificación del Anexo 5.
4.0	R.R. 028 DEL 6 DE JULIO DE 2005	El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005 El procedimiento fue sometido a un estudio detallado por parte del grupo de análisis de la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación adecuándose a los requerimientos y necesidades de capacitación de la entidad. En este sentido, el procedimiento se ajustó en cuanto a normatividad, base legal, registro, anexos y descripción del procedimiento.
5.0	R.R. 023 DEL 23 DE NOVIEMBRE DE 2007	Se modificó la redacción del objetivo y del Alcance; se ajustó el nombre de la dependencia tal como lo establece el Acuerdo 361 de 2009, incluyendo estas normas en la base legal. Se eliminó el Anexo No. 5 "Informe Consolidado de Capacitación" y se adicionó el Anexo de Certificación para los casos en los que la capacitación se realiza en cooperación con otras entidades. Se ajustó la descripción del procedimiento, estableciendo los puntos de control y el registro de acta de reunión de trabajo.
6.0	R.R, 004 DEL 29 DE ENERO DE 2010	Se reviso y ajustó el procedimiento en general. Cambio del nombre del procedimiento el cual quedara así: PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN. Se realizan cambios en el Anexo 1 "Ficha Técnica" introduciendo un ítem en el cual se solicita señalar que competencias desarrolla cada acción de capacitación teniendo en cuenta sus dimensiones de SER, SABER y HACER. Se modifica el Procedimiento en General. Se adiciona el anexo 5 "Informe consolidado de capacitación" como elemento primordial para la actualización de las estadísticas de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.
7.0	R.R. 006 DE MARZO 22 DE 2011	El procedimiento cambia de versión 7.0 a versión 8.0. Se modifica el objetivo del procedimiento, así: Definir las actividades para la formulación del Plan Institucional de Capacitación de la Entidad, a fin de facilitar el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los servidores para conseguir los resultados y metas institucionales. Se ajusta el alcance del procedimiento, así: inicia con la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación de la Entidad y termina cuando el Responsable del Proceso de Gestión Humana remite a la Dirección de Planeación copia física y magnética del Plan Institucional de Capacitación - PIC aprobado, junto con la solicitud de elaboración o modificación e historial de cambios. La base legal se complementa con Ley 1064 de julio 26 de 2006. Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación. Se adicionan las siguientes definiciones técnicas: capacitación competencias, educación formal, educación informal, educación para el trabajo y el desarrollo humano (no formal), formación, plan institucional de capacitación – PIC y procesos de formación. En la actividad 11 de la descripción del procedimiento, se incluyen siguientes puntos de control: • Punto de control que garantice que los perfiles de los funcionarios convocados a recibir la capacitación, sean coherentes con lo determinado en el Plan Institucional de Capacitación y Ficha Técnica. • Punto de control que garantice la coordinación en la programación de las acciones de formación con las diferentes dependencias de la Entidad, de tal forma que no afecte las labores misionales de la Entidad. Así mismo, se adicionan y ajustan las actividades, junto con registros y observaciones del procedimiento, con el fin de lograr una descripción más detallada y precisa del mismo. Se adicionan los siguientes anexos: • Anexo No. 1. Estructura Plan Institucional de Capacitación – PIC, (Formato Código 6011001. • Anexo No. 9. Evaluación Impacto de la Capacitación. (Formato Código 6011009).
8.0	R.R. 036 de diciembre 22 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, MODIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6011

VERSIÓN No 8.0

FECHA: 24 DE NOVIEMBRE DE 2011

REVISADO POR:	Director Técnico de Talento Humano	Dra. Jazmín del Socorro Eslait Masson	_______
	CARGO	NOMBRE	FIRMA
APROBADO POR:	Director Técnico de Planeación	Dra. Karen Cecilia Almonacid Marínez	________
	CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA No.		No. DE PÁGINAS: 30

1. OBJETIVO:

Definir las actividades para la formulación del Plan Institucional de Capacitación de la Entidad, a fin de facilitar el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los servidores para conseguir los resultados y metas institucionales.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación de la Entidad y termina cuando el Responsable del Proceso de Gestión Humana remite a la Dirección de Planeación copia física y magnética del Plan Institucional de Capacitación - PIC aprobado, junto con la solicitud de elaboración o modificación e historial de cambios.

3. BASE LEGAL:

• Ley 909 de 2004. Establece las normas que regulan el Empleo Público y la Carrera Administrativa.

• Ley 1064 de julio 26 de 2006. Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.

• Decreto 4665 de 2007. Adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias.

• Decreto 2888 de 2007. Cambia la denominación de educación no formal por educación para el trabajo del desarrollo humano.

• Decreto 1227 de 2005. Reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004.

• Decreto Ley 1567 de 1998. Crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para Empleados del Estado.

• Acuerdo 361 del Concejo de Bogotá, D.C. Determina la nueva estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá, DC.

• Acuerdo 362 de 2009. Modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES:

• Capacitación. Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal o educación para el trabajo y el desarrollo humano (ley 1064 de 2006) como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.

• Certificación de la Capacitación. Documento mediante el cual se hace constar la participación en las diferentes acciones de capacitación de los funcionarios de acuerdo a su asistencia y desempeño.

• Competencias. Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado.

• Educación formal. Es la que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas y conduce a grados y títulos. Hace parte de este tipo de educación: básica, secundaria, media vocacional y superior (pregrado y posgrado).

• Educación informal. Conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.

• Educación para el trabajo y el desarrollo humano (No Formal). Educación que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales, sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos.

• Ficha técnica. Formato que reúne la información específica de cada una de las acciones de capacitación que se desarrollen.

• Formación: Son procesos encaminados a facilitar el desarrollo integral del funcionario, potenciando actitudes, habilidades y conductas, en sus dimensiones: ética, creativa, comunicativa, crítica, sensorial, emocional e intelectual, para incrementar los niveles de eficiencia y competitividad del empleado.

• Intensidad Horaria. Total de horas académicas en que se desarrolla una acción de capacitación.

• Plan Institucional de Capacitación – PIC. Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que, durante un período de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública.

• Procesos de formación. Es el proceso que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa.

5. REGISTROS:

• Acta de reunión.

• Plan Institucional de Capacitación.

• Acta de reunión.

• Ficha Técnica y ECO.

• Registro de Asistencia y encuestas de percepción.

• Memorando remisorio de certificaciones.

• Informe de Gestión.

• Memorando de solicitud de capacitación.

• Memorando remisorio.

• Formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC.

6. ANEXOS:

• Anexo No. 1. Estructura Plan Institucional de Capacitación – PIC, (Formato Código 6011001.

• Anexo No. 2. Ficha Técnica. (Formato Código 6011002).

• Anexo No. 3. Registro de Asistencia Capacitación. (Formato Código 6011003).

• Anexo No. 4. Evaluación de Percepción y Calidad. (Formato Código 6011004).

• Anexo No. 5. Informe de cierre de la acción de capacitación (Formato Código 6011005).

• Anexo No. 6. Informe consolidado de capacitación (Formato Código 6011006).

• Anexo No. 7. Certificación. (Formato Código 6011007).

• Anexo No. 8. Certificación. (Formato Código 6011008).

• Anexo No. 9. Evaluación Impacto de la Capacitación. (Formato Código 6011009).

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Planificación

No.	Responsable	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Elabora el diagnóstico de necesidades de capacitación de los funcionarios teniendo como insumo: Plan Estratégico Institucional. Necesidades de las dependencias. Inorme sobre los resultados de la Evaluación del Desempeño de los funcionarios presentado por la Dirección de Talento Humano. Directrices institucionales de la alta dirección. Informe de control interno y entes externos de control.
2	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Consolida las necesidades de capacitación en coherencia con el diagnóstico elaborado.
3	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Elabora propuesta del Plan Institucional de Capacitación y lo presenta al Director.		Ver anexo 1.
4	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Revisa y da visto bueno al PIC presentado, en caso de requerir ajustes regresa actividad anterior.		Punto de Control: Verifica que la estructura del PIC responda a la definida en el procedimiento y su contenido a las necesidades identificadas en el diagnóstico.
5	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Socializa propuesta de PIC con la Comisión de Personal, dejando constancia en Acta de las observaciones que se presenten.	Acta de reunión
6	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Realiza los ajustes acordados en la reunión de la Comisión de Personal, en el evento en que se presentan y lo devuelve al Director.
7	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Presenta propuesta de PIC al Comité Directivo para su estudio y aprobación.	Plan Institucional de Capacitación
8	Comité Directivo	Aprueba o desaprueba propuesta de PIC, si es aprobado pasa a actividad siguiente, de lo contrario regresa a la actividad 6 para los ajustes correspondientes.
9	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Remite copia física y magnética del PIC aprobado a la Dirección de Planeación, junto con el historial de cambios.		Se activa procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC.
7.2. Ejecución
10	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Asigna responsabilidades entre los funcionarios de la Dirección para el desarrollo de las actividades programadas en el PIC.	Acta de reunión
11	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Elabora de Ficha Técnica. Elabora estudios de conveniencia cuando se requiera adelantar contratación, utilizando el modelo definido por la Dirección Administrativa. Elabora listado de funcionarios a participar en la capacitación, verificando perfiles y consultando la base de datos de capacitación y realiza convocatoria. Gestiona la consecución del docente. Define horarios, fechas y lugar e inscribe candidatos.		Ver anexo 2. Punto de Control: * Los perfiles de los funcionarios convocados a recibir la capacitación, deben ser coherentes con el tipo de capacitación programada en el PIC y desarrollada en la Ficha Técnica, consultando necesidades y requerimientos de las direcciones correspondientes, garantizando pertinencia y equidad. * La selección de los funcionarios a recibir la capacitación debe ser coordinada con el jefe inmediato de tal forma que la asistencia a la misma no afecte las labores misionales de la Entidad.
12	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Revisa Ficha Técnica y Estudio de Conveniencia y Oportunidad ECO, si lo hubiere y los firma.	Ficha Técnica y ECO	Punto de control: Verifica que los datos incluidos en la Ficha Técnica (anexo 2) correspondan a la acción de capacitación propuesta y que el ECO se ajuste a los requerimientos establecidos.
13	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Remite ECO a la Dirección Administrativa y Financiera para que se surtan los trámites de contratación establecidos.
14	Director Administrativo	Adelanta el procedimiento de contratación e informa resultados al Director de Capacitación y Cooperación Técnica.
15	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Levanta registro de asistencia y solicita el diligenciamiento de la encuesta de Percepción en desarrollo de las acciones de capacitación.	Registro de Asistencia y encuestas de percepción	Ver Anexo 3 y 4
16	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Elabora el Informe de Cierre de la Acción de Capacitación. Elabora el Informe Consolidado de Capacitación y lo remite al responsable de alimentar la base de datos de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.		Ver Anexo 5 Ver Anexo 6. Observación. El Director de Capacitación podrá solicitar explicaciones al funcionario que no asista a la acción de capacitación y solicitar las acciones disciplinarias a que haya lugar.
17	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Abre expediente con todos los anexos, documentos y registros establecidos marcando carpeta de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de archivo documental. Entrega expediente al responsable del archivo.		Observación. Responsable de archivo verifica que el expediente este debidamente marcado y contenga los documentos establecidos
18	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Elabora certificaciones y envía a Director para su firma.		Ver Anexos 7 y 8 Punto de Control. Revisa certificaciones verificando que correspondan a los asistentes a las acciones de capacitación
19	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Remite copia de las certificaciones a la Dirección de Talento Humano para su archivo en las hojas de vida de los participantes. Archiva copia en el expediente correspondiente. Remite original de certificación al funcionario que recibió la capacitación.	Memorando remisorio de certificaciones
20	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Evalúa el impacto de la capacitación realizada después de tres (3) meses de su ejecución. Elabora el Informe de Gestión y lo remite al responsable del Proceso de Gestión Humana.	Informe de Gestión.	Ver Anexo 9. Observación: La evaluación al impacto de la capacitación recae sobre aquellas acciones formativas que superen una intensidad de 24 horas.
7.3. Modificación
21	Contralor, Contralor Auxiliar, Director, Jefe de Oficina	Realiza requerimiento de acciones de capacitación no programadas en el PIC, diligenciando la Ficha Técnica y el ECO (si hay erogación presupuestal) y envía a la Dirección de Capacitación. Presenta propuesta de modificación del PIC al Director de la Dirección de Capacitación.	Memorando de solicitud de capacitación.
22	Profesional/ Técnico de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Convoca a reunión de equipo de análisis de la Dirección de Capacitación para aprobar o no la solicitud propuesta de modificación, teniendo en cuenta la coherencia con los objetivos institucionales.	Acta de reunión.
23	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Diligencia el formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC, según lo discutido en el equipo de análisis.		Aplica procedimiento para el control de documentos internos del SGC.
24	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Firma la solicitud de modificación al PIC y la presenta al Responsable del Proceso de Gestión Humana.	Memorando remisorio.
25	Responsable del Proceso de Gestión Humana	Aprueba con su firma y ordena que se realicen los ajustes al Plan Institucional de Capacitación PIC, de lo contrario se archiva la solicitud.	Formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC	Cuando se aprueba la modificación, se remite copia del formato a la Dirección Técnica de Planeación.
26	Profesional de la Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica	Realiza los ajustes al Plan Institucional de Capacitación –PIC y entrega al Director de Capacitación continúa con actividad No. 9 de la fase de planificación, numeral 7.1.
9	Director Técnico de Capacitación y Cooperación Técnica	Remite copia física y magnética del PIC aprobado al Responsable del Proceso de Gestión Humana, junto con el historial de cambios.
27	Director de Talento Humano (Responsable de Proceso)	Remite a la Dirección de Planeación copia física y magnética del Plan Institucional de Capacitación - PIC aprobado, junto con la solicitud de elaboración o modificación e historial de cambios.		Se activa procedimiento para el Control de Documentos Internos del SGC.

ANEXO NO. 1

ESTRUCTURA PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN – PIC

CARÁTULA

INTRODUCCIÓN.

1. OBJETIVOS.

1.1. General.

1.2. Específico.

2. MARCO LEGAL.

3. ALCANCE Y EJECUCIÓN.

4. DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES.

5. ACCIONES DE CAPACITACIÓN.

FORMATO CÓDIGO 6011001

ANEXO 2

FICHA TÉCNICA

<NOMBRE DEL SOLICITANTE>

<DEPENDENCIA>

<CARGO>

ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN
NOMBRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
COMPETENCIAS QUE SE PRETENDE DESARROLLAR CON ESTA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN
TEMAS A TRATAR (La temática debe estar estructurada teniendo en cuenta las dimensiones de las competencias –SER, SABER Y HACER-).
NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN
FECHA Y HORARIO.
PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES.
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES.
TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO.
METODOLOGIA A APLICAR.
EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION.
ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES.
MATERIAL A ENTREGAR.
FIRMA JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE	FIRMA DIRECTOR DE CAPACITACION Y COOPERACION TECNICA
	FORMATO CÓDIGO 6011002

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 2

FICHA TÉCNICA

<NOMBRE DEL SOLICITANTE>

<DEPENDENCIA>

<CARGO>

ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN
NOMBRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN.	Escribir de manera clara, objetiva y precisa el tema que debe ser abordado por la Capacitación solicitada
JUSTIFICACIÓN.	Explicar en forma clara y concisa la razón del porque es necesaria la capacitación solicitada señalando a que objetivo corporativo apunta y como contribuye de manera eficiente a la realización de la gestión de Control Fiscal indicando que competencias se suplirán con la misma, en función de los requisitos definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. Así mismo se debe indicar que actividades asociadas con el Plan Estratégico Institucional.
OBJETIVO GENERAL.	Indicar que se espera generar con esa capacitación en los resultados del proceso, identificando el número de la actividad del PIC a la cual se apunta, estimando el porcentaje de cumplimiento del mismo que sea atribuible a dicha Capacitación.
COMPETENCIAS QUE SE PRETENDE DESARROLLAR CON ESTA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN.	Señalar que competencias de las establecidas institucionalmente se pretende desarrollar con esta acción de capacitación
TEMAS A TRATAR.	La temática debe estar estructurada teniendo en cuenta las dimensiones de las competencias –SER, SABER Y HACER-. Se deben enumerar los subtemas que deberán ser abordados para dar cumplimiento al objetivo propuesto de la Capacitación solicitada, así mismo es necesario indicar o sugerir la intensidad horaria y el tiempo que ha de destinarse para cada subtema.
NOMBRE DE DOCENTES Y/O INSTITUCIÓN.	Cuando se conocen deberán quedar identificados, también pueden sugerirse nombres de docentes o instituciones que se ajusten al perfil de calidad necesario para llenar las expectativas de la Capacitación solicitada.
FECHA Y HORARIO.	Si la Capacitación ha sido ofrecida estos datos deberán ser consignados de manera precisa en la ficha; en caso contrario, deberá sugerirse las fechas y horarios para adelantar la Capacitación de manera que en coordinación con la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación se concerté lo pertinente.
PERFIL FUNCIONARIOS.PARTICIPANTES.	Deberá establecerse el perfil del funcionario identificando cargo, dependencia a la que pertenece, profesión y demás aspectos que se consideren relevantes y que guarden relación con la Capacitación solicitada de manera que pueda ser aprovechada al máximo.
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES.	De ser posible deberá enviarse el nombre de todos y cada uno de los funcionarios indicando el numero de la cedula de ciudadanía y la dependencia a la que pertenece.
TOTAL GRUPOS Y N° ASISTENTES POR GRUPO.	De acuerdo a la Capacitación solicitada se establece el número de funcionarios que forman un grupo. En caso contrario la Dirección de Generación de Tecnologías formara dichos grupos buscando su homogeneidad respecto a los perfiles y buscando disminuir costos sin desmedro de la calidad de la Capacitación solicitada.
METODOLOGIA A APLICAR.	Se indicara el tipo de metodología que se aplicara, por ejemplo si se trata de seminario, conferencia, panel, clase magistral y demás que se encuentren en el mercado. En caso contrario, deberá sugerirse la metodología que garantice un mayor impacto de la Capacitación solicitada.
EVALUACION DEL IMPACTO DE LA ACCIÓN DE CAPACITACION.	Señalar la fecha o periodo en el cual se aplicará la evaluación de impacto de la acción de capacitación realizada, de manera que sea posible establecer la validez de la aplicación en el desarrollo de las labores, de los conocimientos, destrezas y competencias adquiridos por parte del funcionario. La aplicación de la capacitación deberá estar asociada al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestión para lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del Plan Estratégico Institucional.
ENCUESTA DE EVALUACIÓN LOGÍSTICA Y DE DOCENTES.	Esta encuesta será realizada por la Dirección de Generación de Tecnologías, Cooperación Técnica y Capacitación. En el evento de que la acción de capacitación sea contratada, la entidad respectiva deberá remitir en el informe lo pertinente a esta evaluación.
MATERIAL A ENTREGAR.	Cuando esté establecido por parte del docente o ente capacitador, se debe indicar que material será entregado a los participantes, lo cual por lo demás debe establecerse claramente en el ECO cuando sea pertinente.

ANEXO 3

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN

Tema:	Fecha (s):
Lugar:	Docente (s):
Horario:	Dependencia:

No.	NÚMERO CC	NOMBRE Y APELLIDOS	CARGO	DEPENDENCIA	FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
FORMATO CÓDIGO: 6011003

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 3

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN

TEMA. Escribir claramente el tema de capacitación al que corresponde esta asistencia.

FECHA (S). Indicar el día, la fecha, el mes y el año en el que se surte esta Capacitación

LUGAR. Escribir la Dirección (nomenclatura) del sitio del evento, mencionando a que entidad pertenece (si aplica) Ej.: Auditorio Antonio Nariño de la Gobernación de Cundinamarca.

DOCENTE. Escribir claramente el nombre del o los docentes.

HORARIO. Señalar de manera precisa la hora de inicio y finalización del evento por cada día.

No. Preanotar el número de orden en forma consecutiva ascendente.

APELLIDOS Y NOMBRES. Deberá escribirse de manera clara, sin enmendaduras ni tachones el nombre del funcionario participante.

NUMERO CC. Se debe anotar el número legible de la Cédula de Ciudadanía de cada funcionario participante.

DEPENDENCIA. Anotar la dependencia a la cual se encuentra adscrito al momento de la capacitación

CARGO. Escribir claramente el cargo en el que se desempeña.

FIRMA. Cada funcionario deberá registrar su firma como prueba de su asistencia.

ANEXO 4

EVALUACIÓN DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD

NOMBRE DE LA ACCION DE CAPACITACION:_____________________________

FECHA: _________________________ HORARIO: ______________________

Señor funcionario como insumo para adelantar actividades de mejoramiento en las futuras acciones de capacitación, lo cual redundara en beneficio personal e institucional, solicitamos diligenciar en la forma más objetiva el siguiente formato:

Califique de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)

1. LOGISTICA	CALIFICACION
El salón de clase fue adecuado para el desarrollo del evento
Las ayudas audiovisuales fueron debidamente utilizadas?
2. ORGANIZACIÓN
La intensidad horaria fue suficiente para el desarrollo del contenido.
Los días y la hora de realización del evento fueron adecuados.
La selección del docente y el contenido del programa fue acertado.
La realización del evento fue oportuna para el normal desarrollo de sus actividades laborales.
3. DESARROLLO DEL CURSO
Al inicio del evento académico se dio a conocer los objetivos del mismo.
El programa desarrollado se ajustó al inicialmente establecido y divulgado.
Los conocimientos adquiridos en el salón de clase tienen aplicabilidad en su actividad laboral.
4. MI AUTOEVALUACIÓN COMO ESTUDIANTE
Participación
Asistencia
Puntualidad
Aprovechamiento del curso
La relación con el docente se dio en términos de cordialidad y respeto

5. EVALUACIÓN DEL (DE LOS) DOCENTE(S)

Evalué de uno a cinco así: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)

VARIABLE A CALIFICAR	DOC 1	DOC 2	DOC 3	DOC 4	DOC 5
Mostró dominio en el desarrollo del tema
La Presentación de los temas fue didáctica y Participativa
El lenguaje utilizado fue claro y preciso
Respondió adecuadamente las inquietudes planteadas
Cumplió con el horario establecido

OBSERVACIONES: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FORMATO CÓDIGO: 6011004

ANEXO 5

INFORME DE CIERRE DE LA ACCIÓN DE CAPACITACIÓN

<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>

ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN
ACCION DE CAPACITACIÓN.
FECHA LUGAR HORARIO E INTENSIDAD HORARIA.
NIVEL DE ASISTENCIA
LOGISTICA Y ORGANIZACIÓN.
DESARROLLO DEL CURSO.
DOCENTE (S)
EVALUACION DE LOS DOCENTES.
OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES.
RECOMENDACIONES.
FECHA EVALUACIÓN.
	FORMATO CÓDIGO: 6011005

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA Y TRANSCRIBE LA EVALUACIÓN

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 5

INFORME DE CIERRE

<NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN>

ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN
ACCION DE CAPACITACIÓN.	Escribir de manera clara, y precisa el tema que fue abordado en la capacitación efectuada.
FECHA LUGAR HORARIO E INTENSIDAD HORARIA.	Se deberán consignar estos datos de manera precisa.
NIVEL DE ASISTENCIA.	En este campo se debe mencionar él número de funcionarios convocados, las Direcciones u oficinas a las cuales se encuentran adscritos y se establece el porcentaje de asistencia real frente a los convocados, con el fin de medir la eficacia de la convocatoria y participación del personal.
LOGISTICA Y ORGANIZACIÓN.	Se consigna la calificación promedio obtenida en estos puntos a partir del Anexo 4 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 10% del total de los participantes, discriminando los promedios de los factores como el salón de clases y las ayudas audiovisuales. De ser posible se expresan las causas de las deficiencias, contrastando cada una de los factores que componen este elemento. Igualmente, se discriminan los factores como intensidad horaria, días y hora de realización del evento, selección del docente y la oportunidad del evento. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada una de los factores que componen este elemento.
DESARROLLO DEL CURSO.	Se consigna la calificación promedio resultante en este punto, obtenida a partir del Anexo 4 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 10% del total de los participantes, discriminando los factores como objetivos del evento académico, si el programa desarrollado se ajustó a lo inicialmente establecido y la aplicabilidad de los conocimientos a la actividad laboral. Se consigna la calificación obtenida en este punto, y de ser posible se expresan las causas de la misma, contrastando cada uno de los factores que componen este elemento.
DOCENTE.	Nombre del docente que asumió la acción de capacitación.
EVALUACION DE LOS DOCENTES.	Se consigna la calificación promedio obtenida en este punto obtenida a partir del Anexo 4 "EVALUACION DE PERCEPCIÓN Y CALIDAD", sobre una muestra del 10% del total de los participantes, discriminando factores como dominio en el tema, presentación, claridad y precisión en el lenguaje respuestas a las inquietudes planteadas, cumplimiento en el horario. Posteriormente se consigna la calificación obtenida por cada uno de los docentes participantes en el evento.
OBSERVACIONES DE LOS PARTICIPANTES	Se consignan algunos de los comentarios de los funcionarios participantes para tenerlos como elementos para la evaluación y recomendación con el fin de adelantar las acciones de corrección, correctivas o preventivas a que haya lugar
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES	Se consigna el grado de cumplimiento en cuestiones temáticas Y objetivos alcanzados Si aplica, se deben sugerir acciones que mejoren las capacitaciones futuras.
FECHA EVALUACIÓN	Se debe consignar la fecha en la cual se elabora la evaluación.

ANEXO 6

INFORME CONSOLIDADO DE CAPACITACIÓN

NOMBRE ACCION DE CAPACITACION	CONTRATO				LISTADO ASISTENTES CERTIFICADOS	DISCRIMINACIÓN DE ASISTENCIA POR CARGO	No. DE ASISTENTES POR DEPENDENCIA
NOMBRE ACCION DE CAPACITACION	CONTRATISTA	No	FECHA	VALOR	LISTADO ASISTENTES CERTIFICADOS	DISCRIMINACIÓN DE ASISTENCIA POR CARGO	No. DE ASISTENTES POR DEPENDENCIA





FORMATO CÓDIGO: 6011006

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 6

INFORME CONSOLIDADO CAPACITACIÒN

Este anexo deberá ser diligenciado por el correspondiente coordinador de la acción de capacitación y servirá para actualizar la base de datos de la dirección.

ACCION DE CAPACITACION. Anotar el nombre de la acción de capacitación realizada.

CONTRATISTA. Nombre del contratista que adelanta la acción de capacitación si es el caso

No. Número del contrato.

FECHA. Fecha de suscripción del contrato, d/m/a

VALOR. Valor pactado del contrato

LISTADO ASISTENTES CERTIFICADOS. Listado de asistentes a la acción de capacitación que cumplieron los requisitos establecidos y fueron certificados

DISCRIMINACIÓN DE ASISTENCIA POR CARGO. Consolidación por cargo de los asistentes a la acción de capacitación

No. DE ASISTENTES POR DEPENDENCIA. Total de funcionarios por dependencia a la cual se encuentren adscritos los asistentes.

ANEXO 7

CERTIFICACIÓN

LA CONTRALORIA D E BOGOTA, D.C.

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

CERTIFICA QUE:

ASISTIO AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACION>

Realizado en Bogotá D.C. del -------- de ------- al ---------- de ---------- de -----------, con una intensidad de ------- horas académicas

En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.

(Firma)

<<NOMBRE>>

DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

FORMATO CÓDIGO: 6011007

ANEXO 8

CERTIFICACIÓN

LA CONTRALORIA D E BOGOTA, D.C.

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

CERTIFICAN QUE:

ASISTIO AL <TIPO DE ACCION DE CAPACITACION>

Realizado en Bogotá D.C. del -------- de ------- al ---------- de ---------- de -----------, con una intensidad de ------- horas académicas

En constancia, se firma y expide en Bogotá D.C. a los <FECHA EXPEDICIÓN> para su registro en la hoja de vida.

(Firma)	(Firma)
<<NOMBRE>>	<<NOMBRE>>
DIRECTOR CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA	CARGO
	FORMATO CÓDIGO: 6011008

ANEXO No. 9

EVALUACIÓN IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN

A continuación encontrará una serie de preguntas a través de las cuales se pretende conocer su opinión sobre la acción de capacitación a la cual asistió.

El diligenciamiento objetivo de este cuestionario contribuirá con el mejoramiento continuo de los programas de capacitación de la Entidad.

Fecha: _________________________________________________________

Nombre del Curso: ________________________________________________

Dependencia: ____________________________________________________

Nivel:

Directivo_____ Asesor_____ Profesional____ Técnico ____ Asistencial ____

Señale la casilla correspondiente, según su opinión:

ASPECTOS	CALIFICACIÓN
ASPECTOS	1 MALO	2 REGULAR	3 ACEPTABLE	4 BUENO	5 EXCELENTE
1. Sabía realizar la tarea o tenía conocimientos sobre el tema antes de asistir a la capacitación.
2. Mis expectativas de aprendizaje se cumplieron.
3. La capacitación me brindó los conocimientos e información necesarios para el desempeño en mi puesto de trabajo.
4. Considero estoy aplicando lo aprendido en el puesto de trabajo
5. Lo aprendido ha producido cambios en mi comportamiento.
6. Considero que debo reforzar lo aprendido.
Observaciones , sugerencias de la capacitación:
FORMATO CÓDIGO: 6011009

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R. R. 022 DE SEPTIEMBRE 23 DE 2009	Se requiere efectuar ajustes al Procedimiento de retiro en lo relacionado con la entrega de puesto de trabajo y la entrega de la información a la Subdirección de Talento Humano, a fin de evitar la interpretación de retener la liquidación y pago de prestaciones sociales, toda vez que lo que se persigue es el cumplimiento de las obligaciones del funcionario retirado. En consecuencia, se debe modificar todas las actividades que tratan este tema y el texto indicado el formato del Anexo No. 1, del procedimiento. De otra parte, por la decisión de eliminar el Kárdex de hojas de vida, se requiere modificar las actividades relacionadas con ello. Igualmente, ajustar algunos vocablos o términos en otras actividades para un mejor entendimiento y adicionar a la base legal la Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006 y el registro de Memorando de notificación.
2.0	R. R. 004 DE ENERO 29 DE 2010	Con base en la normatividad expedida y que aplica a los funcionarios provisionales, se requiere adicionar en el Alcance, primera parte, la causal de retiro, "terminación de nombramiento provisional cuando medie concurso de méritos"; en la base legal adicionar el "Articulo 29 de la Constitución Política de Colombia", en la parte de definiciones, se adicionan los términos: "Terminación de Nombramiento Provisional en Cargos de Carrera Administrativa", "concurso de méritos" y "lista de elegibles" y en los Registros se incluye: "comunicación que ordena la provisión del cargo de carrera administrativa-Lista de elegibles" y "Correo electrónico." Así mismo, modifican los numerales 7.1, adicionando la causal de retiro propuesta y modifican las actividades: 1, 7 y 22. Este último incluye puntos de control, para garantizar el reporte de la novedad del retiro a Informática a fin de actualizar la base de datos. Igualmente, En el numeral 7.2, se adicionan y modifican las actividades: 4 y 9. En el numeral 7.3, se adiciona y modifica la actividades: 5.
3.0	R.R. 036 de diciembre 22 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6017

VERSIÓN 3.0

FECHA 24 DE NOVIEMBRE DE 2011

REVISADO POR:	Director Técnico de Talento Humano	Dra. Jazmín del Socorro Eslait Masson	_______
	CARGO	NOMBRE	FIRMA
APROBADO POR:	Director Técnico de Planeación	Dra. Karen Cecilia Almonacid Marínez	________
	CARGO	NOMBRE	FIRMA
COPIA No.		No. DE PÁGINAS: 21

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades requeridas para tramitar el retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre nombramiento y remoción, en provisionalidad y de carrera administrativa en la Contraloría de Bogotá, D.C., garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para ello establecidas.

2. ALCANCE

2.1 Causales de retiro:

Inicia cuando el técnico, secretaria y/o auxiliar de la Subdirección de Servicios Administrativos (Correspondencia) recepciona el documento para el trámite de retiro del servicio por: Renuncia regularmente aceptada, retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez, invalidez absoluta, orden o decisión judicial, destitución, como consecuencia de proceso disciplinario, muerte, declaratoria de vacancia del empleo por abandono del mismo, terminación de nombramiento provisional cuando medie concurso de méritos y demás que determinen la Constitución Política y las leyes y termina con el archivo de copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

2.2 Causales de retiro:

• Inicia cuando el Contralor ordena al Director de Talento Humano elaborar el acto administrativo de Retiro del Servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, edad de retiro forzoso o terminación de nombramiento provisional en vacancia temporal del empleo y termina con el archivo de copia de la Resolución y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

2.3. Causal de retiro por supresión del empleo:

Inicia cuando el Director de Talento Humano ordena al profesional de la Dirección elaborar el memorando mediante el cual se comunica al funcionario la supresión de su empleo, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C. y termina con el archivo de copia del memorando y de los soportes en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

3. BASE LEGAL

• Constitución Política de Colombia. Artículo 29 que trata del derecho fundamental al debido proceso.

• Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

• Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

• Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

• Ley 797 de 2003. Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales.

• Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

• Decreto Ley 2400 de 1968. Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.

• Decreto Ley 3074 de 1968. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto número 2400 de 1968.

• Acuerdos 361 de 2009. Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 362 de 2009. Por el cual se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones.

• Decreto Reglamentario 1950 de 1973. Por el cual se reglamentan los decretos-leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil.

• Resolución Reglamentaria Nº 027 de diciembre 26 de 2006. "por la cual se reglamenta la entrega del puesto de trabajo en la Contraloría de Bogotá, D.C."

4. DEFINICIONES:

ACTO ADMINISTRATIVO: toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata.

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: documento con el cual un funcionario deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, al superior inmediato o a quien éste designe; en caso de retiro definitivo del servicio, traslado, encargo o comisión.

Esta actividad se debe realizar en la dependencia en donde se encontraba laborando el funcionario retirado, encargado o comisionado y utilizando el formato para elaborar Actas, establecido en el procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad, del Proceso de Orientación Institucional. El Acta debe ser suscrita por las partes intervinientes y en ella debe constar:

1. Informe de Gestión. Se deja constancia de la entrega o no del informe de gestión. Aplica para los cargos directivos. Su estructura debe ser la establecida en el Procedimiento para la Formulación del Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, del Proceso de Orientación Institucional.

2. Inventario Documental. En el acta se dejará constancia de la entrega de los documentos tanto en medio impreso como magnético, así como el estado de las tareas asignadas a través del Sistema de Gestión de Procesos -SIGESPRO.

3. Inventario Devolutivo de Bienes. Se deja constancia de la entrega o no de los elementos devolutivos a cargo y para ello se usarán los formatos y procedimientos establecidos en el Proceso de Recursos Físicos y Financieros.

4. Entrega de otros documentos. Tales como papeles de trabajo, material de consulta, archivos en medio magnéticos, copias de seguridad, etc.

Es responsabilidad del funcionario allegar la copia del Acta a la Subdirección de Gestión de Talento Humano, a fin de que repose en su hoja de vida, en constancia del cumplimiento de sus deberes.

CONCURSO DE MÉRITOS: es un mecanismo ordinario para la provisión de los empleos de carrera; se refiere a la competencia para la provisión de este tipo de empleos y contempla unas etapas de selección, tipo de pruebas que pueden aplicarse a los candidatos; la pertinencia, ponderación y configuración de cada prueba de selección; las condiciones para que los participantes en los concursos ejerzan sus derechos fundamentales a la defensa y al debido proceso.

DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA: acto administrativo a través del cual es cesado del servicio público un funcionario por la administración, en atención a la discrecionalidad o por razones expresas contempladas en las normas.

DECLARATORIA DE VACANCIA POR MUERTE DEL FUNCIONARIO: acto administrativo a través del cual se retira del servicio a un funcionario por su fallecimiento y se declara vacante el cargo que ocupaba al momento de su muerte.

DESTITUCIÓN: evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria.

EDAD DE RETIRO FORZOSO: todo empleado que cumpla la edad de 65 años será retirado del servicio.

INVALIDEZ ABSOLUTA: el retiro se produce cuando al funcionario se le ha reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la autoridad competente.

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: se refiere a la descripción de los elementos que tiene el servidor público bajo su directa responsabilidad que una vez comunicado su retiro retirado de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a otro funcionario o mediante su devolución al almacén.

INVENTARIO DOCUMENTAL: se refiere a todos los documentos en medio impreso o magnético que el funcionario posee para el desarrollo de sus labores, los cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder.

LISTA DE ELEGIBLES: es la conformada con base en los resultados del concurso de méritos, la cual contiene los aspirantes que según los criterios establecidos, hayan aprobado el mismo, en estricto orden de mérito. La provisión de los empleos objeto de la convocatoria, será efectuada a partir de quien ocupe el primer puesto de la lista y en estricto orden descendente.

POR ORDEN Ó DECISIÓN JUDICIAL: evento en el cual se ordena el retiro del servicio público de un funcionario por la autoridad judicial competente como consecuencia de un proceso.

RENUNCIA: se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequívoca su voluntad de separarse definitivamente del servicio.

RETIRO CON DERECHO A JUBILACIÓN: se produce cuando el funcionario renuncia una vez se le haya ordenado el reconocimiento y pago de la pensión mediante resolución en firme.

SUPRESIÓN DEL EMPLEO: en desarrollo de la política estatal de reestructuración de las entidades públicas, ha de entenderse que las facultades para fusionar, suprimir o reestructurar conllevan la natural atribución de supresión de los empleos o cargos que resulten innecesarios en la nueva estructura de la entidad, hecho que coloca automáticamente al funcionario que desempeña ese cargo, en situación de retiro.

TERMINACIÓN DE NOMBRAMIENTO PROVISIONAL EN CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA: el retiro de un servidor público nombrado provisionalmente en un cargo de carrera administrativa, debe producirse cuando la provisión definitiva del cargo haya sido mediante concurso de méritos, por imposición de sanción disciplinaria, inobservancia por parte del servidor público de los principios que orientan la función pública, incumplimiento de las funciones del cargo o calificación insatisfactoria de conformidad con la reglamentación que para este tema haya reglamentado la Comisión Nacional del Servicio Civil o el Departamento Administrativo de la Función Pública.

TERMINACIÓN DE NOMBRAMIENTO PROVISIONAL EN VACANCIA TEMPORAL DEL EMPLEO: se produce el retiro del funcionario nombrado provisionalmente, cuando el titular del empleo que se encontraba en vacancia temporal se reintegra al mismo, por término de la comisión, de la licencia no remunerada, entre otros.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: evento en el cual un empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario.

5. REGISTROS:

• Carta de Renuncia, dirigida al Señor Contralor.

• Carta de Renuncia por Jubilación.

• Resolución de Reconocimiento de Pensión por Invalidez.

• Orden o Decisión Judicial.

• Resolución de Sanción Disciplinaria.

• Acta de Defunción.

• Comunicación del Jefe inmediato del funcionario que abandonó el cargo.

• Comunicación que ordena la provisión del cargo de carrera administrativa.- Lista de elegibles

• Memorando.

• Resolución de retiro del servicio.

• Libro de Resoluciones Ordinarias.

• Memorando de comunicación.

• Memorando de notificación

• Hoja de Ruta.

• Correo Electrónico

• Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.

6. ANEXOS:

Anexo 1 – Certificación Entrega de Documentos. Formato código 6017001.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Causales de retiro:

• Por renuncia regularmente aceptada.

• Por retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.

• Por invalidez absoluta.

• Por orden o decisión judicial.

• Por destitución como consecuencia de proceso disciplinario.

• Por muerte.

• Por declaratoria de vacancia del empleo por abandono del mismo.

• Por terminación de nombramiento provisional cuando medie concurso de méritos

• Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS	1-Recibe y registra en el aplicativo de correspondencia de la entidad el documento que inicia el trámite de retiro del servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa. 2-Envía el documento radicado a la Dirección de Apoyo al Despacho.	Carta de Renuncia, dirigida al Señor Contralor. Carta de Renuncia por Jubilación Resolución de Reconocimiento de pensión por Invalidez Orden o Decisión Judicial Resolución de Sanción Disciplinaria Acta de Defunción.	En el caso de edad de retiro forzoso, el Director de Talento Humano informa verbalmente al señor Contralor, quien toma la decisión. Para este caso se pasa a la actividad No.6.
1			Comunicación del Jefe inmediato del funcionario que abandonó el cargo. Comunicación que ordena la provisión del cargo de carrera administrativa - Lista de legibles
2	DIRECTOR TECNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la carta de renuncia y la pasa al señor Contralor. En los demás casos, remite los documentos con memorando a la Dirección de Talento Humano.	Memorando
3	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Recibe la carta de renuncia, toma la decisión que considere y la devuelve al Director de Apoyo al Despacho.
4	DIRECTOR TECNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la carta de renuncia aceptada y la remite a la Dirección de Talento Humano.	Memorando
5	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Registra en el aplicativo de correspondencia el recibido de los documentos referentes a cualquiera de las causales antes citadas y los pasa al Director.
6	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Analiza el documento con el cual se inicia el retiro del servicio o la orden del señor Contralor, asigna a un profesional de la Dirección para que elabore el proyecto de resolución de retiro.
7	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de resolución de retiro de conformidad con la normatividad vigente aplicable para cada causal y pasa al Director.		Para los servidores públicos nombrados como provisionales en cargos de carrera administrativa, el retiro debe estar debidamente motivado y contar con el soporte.
8	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Recibe, revisa y da visto bueno al proyecto de resolución de retiro. Solicita elaborar memorando remisorio del proyecto de Resolución, dirigido a la Oficina Asesora Jurídica, salvo cuando se trate de renuncia aceptada la cual se entrega directamente al señor Contralor.		Punto de Control. Verifica que la Resolución corresponda a la causal de retiro invocada, que esté motivada para los casos que se requiera y se ajuste a la normatividad vigente t
9	PROFESIONAL, TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el memorando remisorio del Proyecto de Resolución, según instrucciones impartidas y lo pasa al Director para su firma.
10	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Firma el memorando remisorio del proyecto de resolución de retiro para revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica, y devuelve al funcionario encargado de la correspondencia.	Memorando
11	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Realiza la radicación interna en el aplicativo de correspondencia y entrega los documentos al funcionario encargado de la distribución física de la correspondencia
12	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Entrega en la Oficina Asesora Jurídica el memorando junto con el proyecto de resolución de retiro.t
13	JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA	Revisa, da visto bueno al proyecto de resolución y pasa al señor Contralor para su firma.
14	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Valida con su firma la Resolución de Retiro del Servicio y devuelve para continuar el trámite.	Resolución de Retiro del Servicio
15	DIRECTOR TECNICO DE APOYO AL DESPACHO	Recibe la Resolución de Retiro del Servicio firmada y la envía con memorando a la Dirección de Talento Humano.
16	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Registra el recibido de los documentos provenientes de la Dirección de Apoyo al Despacho y: Numera la Resolución Registra la Resolución en el libro de Resoluciones Ordinarias. Saca fotocopias de la Resolución.	Libro de Resoluciones Ordinarias.
17	PROFESIONAL, TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora memorando para firma del Director, con el cual se comunica o se cita al funcionario para notificación, en el que además se le solicita que debe: -Acercarse al Grupo de Salud Ocupacional Coordinar el examen medico de egreso. -Entregar el Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas. -Entregar el Carné de funcionario y el de la ARP -Entregar copia del Acta de Entrega Puesto de Trabajo. -Entregar la calificación de Evaluación del Desempeño del personal a cargo, cuando aplique. -Diligenciar el formato del anexo 1.		Anexo 1. El anexo 1 y la copia del acta se entregan en la Subdirección de Gestión del Talento Humano, dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación del retiro. Se debe atender lo indicado en la definición de Acta de Entrega Puesto de Trabajo, del numeral 4 de este Procedimiento.
18	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Firma memorando de comunicación o de citación a notificación de la Resolución de Retiro del Servicio, en los casos que así lo exija la ley y devuelve para continuar trámite.	Memorando de comunicación Memorando de notificación
19	TÉCNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe memorando de comunicación ó citación firmado por el Director y: -Hace firmar el memorando de *comunicación* del funcionario, le entrega copia de la resolución, guarda el original en la carpeta de resoluciones en el orden cronológico numérico ascendente para su custodia y procede a elaborar hoja de ruta. -Envía por correo certificado el memorando de citación al funcionario o se lo entrega personalmente si se encuentra en la entidad haciéndole firmar las copias. -Entrega copia del memorando de citación al profesional asignado de la Dirección con el original y copias de la Resolución.		Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente la comunicación.
20	PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO	Realiza la notificación personal de la Resolución, entregándole copia de la Resolución de Retiro. Devuelve al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original y copias de la Resolución de Retiro con la constancia de notificación.		Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya sido debidamente notificado.
21	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe original y copias de la Resolución de Retiro del Servicio debidamente notificada, guarda el original en la carpeta de resoluciones en el orden cronológico numérico ascendente para su custodia y procede a elaborar hoja de ruta.
22	PROFESIONAL, TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora la hoja de ruta, anexando las copias de la Resolución de Retiro con los soportes y la pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano. Enviar correo electrónico al Director de Informática, reportando el retiro del funcionario, para que se actualice la base de datos de la entidad.	Hoja de Ruta. Correo electrónico	Ver formato en el procedimiento de vinculación de funcionarios a la Contraloría de Bogotá, D.C. El correo electrónico para reportar la novedad, no debería superar los 10 días, después del retiro del funcionario.
23	SUBDIRECTOR TECNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Revisa los documentos y pasa al profesional encargado de las hojas de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección.
24	PROFESIONAL DE SUBDIRECCIÓN GESTION DE TALENTO HUMANO	Recibe y asigna en la hoja de ruta un número consecutivo en constancia de recibido y pasa los documentos a los Equipos de Nómina, Seguridad Social, Cesantías, Control Horario, Vacaciones, Bases de Datos, Prima Técnica, Certificaciones y pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.		Cada equipo registra en la hoja de ruta: -Firma de quien recibe. -Fecha de recibo y de entrega de los documentos generadores de la novedad.
25	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Recibe del funcionario retirado el formato del Anexo 1 diligenciado y revisa que en el acta esté contemplada la información solicitada y que anexe los documentos que debe entregar y pasa al Subdirector de Gestión del Talento Humano.
26	SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	-Recibe y revisa firmas en la hoja de ruta y pasa al profesional encargado de hojas de ruta. -Recibe el formato del Anexo 1 diligenciado, lo firma en constancia de su recibido y lo pasa al encargado de archivo en hojas de vida.		Punto de control. -Verifica que cada equipo haya firmado la hoja de Ruta. -Verifica la información y que anexe los documentos solicitados o en su defecto, en la columna de observaciones se dé la explicación. Respectiva
27	PROFESIONAL DE SUBDIRECCIÓN GESTION DE TALENTO HUMANO	-Recibe la hoja de ruta con los soportes y revisa que todos los equipos la hayan firmado para garantizar el conocimiento de la novedad. -Pasa los documentos soportes del retiro al funcionario encargado del Archivo Hojas de Vida, quien firma la Hoja de Ruta en constancia de recibido. -Archiva la Hoja de Ruta en la carpeta identificada, según tabla de retención documental.
28	TECNICO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Archiva en Hoja de Vida: -El formato diligenciado del anexo 1. -La copia de la Resolución de Retiro y demás soportes del retiro.		Para el caso de supresión del empleo se archiva copia del memorando debidamente comunicado en lugar de la resolución.

7.2 Causales de retiro:

• Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento.

• Por edad de retiro forzoso.

• Por terminación de nombramiento provisional en vacancia temporal del empleo

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CONTRALOR DE BOGOTÁ	Ordena al Director de Talento Humano elaborar el acto administrativo de Retiro del Servicio de un funcionario de libre nombramiento y remoción, provisional o de carrera administrativa.		Cuando se trate de retiro del servicio por supresión del empleo producida por acuerdo del Concejo de Bogotá, El Director de Talento Humano comunica al funcionario mediante memorando y no por resolución.
2	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Ordena al profesional de la Dirección elaborar el acto administrativo de Retiro solicitado por el señor Contralor o cuando por aplicación de la normatividad se requiera.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el proyecto de Resolución de Retiro de conformidad con la normatividad aplicable para cada causal y entrega al Director.
4	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe, revisa y da visto bueno al proyecto de resolución de retiro y entrega al señor Contralor.		Punto de Control. Verifica que la resolución corresponda a la causal de retiro invocada, que esté motivada para los casos que se requiera y que se ajuste a la normatividad vigente.
5	CONTRALOR DE BOGOTA, D.C.	Valida con su firma la resolución de retiro del servicio y devuelve al Director de Talento Humano para continuar el trámite.	Resolución de retiro del servicio.
6	DIRECTOR DE TALENTO HUMANO	Recibe resolución de retiro del Servicio firmada y entrega al profesional de la Dirección.
7	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe y enumera la resolución de retiro del servicio. Elabora memorando de comunicación al funcionario, en el que además se le solicita entregar en la Subdirección de Gestión del Talento Humano la información señalada en la actividad No. 17 del numeral 7.1, en los mismos términos y condiciones allí descritos y lo pasa para la firma del Director.
8	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma memorando de comunicación y lo pasa al profesional de la Dirección.
9	PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO	Recibe el memorando de *comunicación* y lo hace firmar por el funcionario retirado. Entrega al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original de la Resolución de Retiro, para radicación en el libro de Resoluciones. Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la Resolución de Retiro con los soportes y los pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano. Envía correo electrónico al Director de Informática, reportando el retiro del funcionario, para que se actualice la base de datos de la entidad.	Hoja de Ruta Correo Electrónico	Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente comunicación. El correo electrónico para reportar la novedad, no debería superar los 10 días, después del retiro del funcionario
10	TECNICO, SECRETARIA y/o AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Recibe original de la resolución de retiro del servicio, la radica en el Libro de Resoluciones y la archiva en el consecutivo de resoluciones.	Libro de Radicación de Resoluciones.
11	SUBDIRECTOR TECNICO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Recibe hoja de ruta con los soportes, revisa y los pasa al funcionario encargado de la hoja de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección. Continúa con la actividad número 24 y subsiguientes del numeral 7.1.

7.3 Causales de retiro por supresión del empleo.

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Ordena al profesional de la Dirección elaborar el memorando mediante el cual se comunica al funcionario la supresión de su empleo, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.	Acuerdo del Concejo de Bogotá D.C.
3	PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO	Elabora el memorando mediante el cual se le comunica al funcionario la supresión del empleo en el que además se le solicita entregar en la Subdirección de Gestión del Talento Humano la información señalada en la actividad No. 17 del numeral 7.1, en los mismos términos y condiciones allí descritos y lo pasa al Director de Talento Humano.
4	DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO	Revisa y firma el memorando y lo devuelve al profesional para su debida comunicación.	Memorando de comunicación.	Punto de Control: Cuando el funcionario tiene derechos de carrera administrativa se ordena su indemnización o la reincorporación a un empleo igual o equivalente al suprimido. Punto de Control: Cuando el funcionario tiene fuero sindical, previo a su retiro, se ordena efectuar el trámite que para estos casos ordena la ley.
5	PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO	Recibe el memorando de *comunicación* y lo hace firmar por el funcionario retirado. Entrega al funcionario de nivel técnico o asistencial de la Dirección, el original de la Resolución de Retiro, para radicación en el libro de Resoluciones. Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la Resolución de Retiro con los soportes y los pasa a la Subdirección de Gestión del Talento Humano. Envía correo electrónico al Director de Informática, reportando el retiro del funcionario, para que se actualice la base de datos de la entidad.	Hoja de Ruta Correo electrónico	Punto de control: Verifica que el funcionario que se retira haya firmado debidamente la comunicación. El correo electrónico para reportar la novedad, no debería superar los 10 días, después del retiro del funcionario
6	SUBDIRECTOR TECNICO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO	Recibe hoja de ruta con los soportes, revisa y los pasa al funcionario encargado de la hoja de ruta para que dé a conocer la novedad a todos los equipos de la Subdirección. Continúa con la actividad número 24 y subsiguientes del numeral 7.1.

ANEXO 1

ENTREGA DE DOCUMENTOS

El (La ) señor (a):

NOMBRE
CARGO
C.C. No.		DE

Entregó a esta dependencia:

No.	DESCRIPCIÓN	Si	No	N/A	Observaciones
1	Certificado médico de Retiro
2	Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes Rentas. (si es retiro)
3	El Carné de funcionario. (si es retiro)
4	El carné de la ARP. (si es retiro)
5	Copia del Acta de Entrega Puesto de Trabajo, en la que conste: Entrega de los elementos devolutivos. Entrega inventario documental. Informe de Gestión, cuando aplique.



6	Formularios de calificación de Evaluación de Desempeño del personal a cargo, cuando aplique.

Nota: el funcionario es el responsable de la entrega formal del puesto de trabajo y de allegar a la Subdirección de Talento Humano la copia del Acta y demás documentos aquí solicitados, a fin de que ellos reposen en su hoja de vida.

Fecha de recibido: día ________mes _________________año_______

Nombre y Firma de Subdirector(a) Técnico de Gestión de Talento Humano

Formato código: 6017001

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 4799 de diciembre 23 de 2011

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