(Enero 6)

Derogada por la Resolución 799 de 2023

"Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreación y Deporte".

EL DIRECTOR (E) DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE,

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 2º del Acuerdo 4 de 1978 y el artículo 2º de la Resolución 07 de 1998 y,

CONSIDERANDO:

Que la función pública está al servicio de los intereses generales.

Que la gestión administrativa debe realizarse bajo la estrategia de eficiencia institucional para que el Gobierno Distrital cumpla sus funciones con la mayor efectividad y el menor costo posible, optimizando la asignación y ejecución del gasto público dentro de un escenario de recursos limitados.

Que los recursos físicos públicos tienen como fin, la utilidad común.

Que la Ley No. 87 de 1993 establece para el ejercicio del control Interno en las Entidades y organismos del Estado.

Que se hace necesario reglamentar el manejo y control de los bienes muebles que conforman el patrimonio del Instituto Distrital de Recreación y Deporte y de los que legalmente estén a su cargo para establecer la normatividad inherente al uso, goce, cuidado y responsabilidad de acuerdo con su naturaleza, destino, uso y/o aplicación, establecimiento procedimientos ágiles que busquen economía, eficiencia y eficacia en las actividades y objeto social del Instituto, maximizando resultados.

Que dentro de este proceso de actualización de disposiciones, se deben clasificar y determinar los métodos para el manejo, registro, control y responsabilidad de los bienes y elementos a cargo del Instituto, sirviendo de guía, de instrumento y consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de los mismos, para una mejor y racional utilización de los bienes.

Se hace necesario actualizar la Resolución 00224 del 20 de junio de 1996 y la adopción de un nuevo Manual

Artículo Primero. Adoptar el Manual de Procedimientos Administrativos de Manejo y Control de los Bienes muebles, del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

Artículo Segundo. El Manual adoptado mediante esta Resolución debe ser aplicado por las Dependencias del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, para el manejo de inventarios, efectuando los ajustes necesarios en los subgrupos de elementos de consumo y devolutivos.

Artículo Tercero. La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 224 del 20 de junio del 1996, expedida por el Director del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

* Buscar que el manejo de los bienes, propiedad y/o a cargo del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, se enmarquen dentro de los principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la Ley.

* Propender porque el Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD disponga de mecanismos de gestión ágiles para el manejo de sus bienes, y que éstos se realicen de acuerdo con las normas que le son aplicables.

* Dotar al Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD - de un Manual para Almacén e Inventarios, que contenga los procedimientos administrativos, que ilustren al personal de la Entidad en el manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones.

* Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, técnico y moderno de los bienes de propiedad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

* Codificar y clasificar los bines e inventarios según el concepto que nos origine o motive, conforme a la normatividad vigente.

* Fijar las responsabilidades de los funcionarios y contratistas que tienen bienes a su cargo en todas y en cada una de las etapas del proceso de administración, custodia y manejo.

* Establecer los métodos y procedimientos para la comprobación física periódica de los bienes que se encuentran a la cargo del Instituto Distrital de Recreación y Deporte.

* Mantener un sistema de información actualizado, ágil, claro, veraz, confiable y oportuno de los inventarios del Instituto Distrital de Recreación y Deporte

Un bien se define como artículo inventariable o activo de cualquier clase, que forman parte del patrimonio del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, el cual es susceptible de identificar, unificar y clasificar.

Para efectos de este Manual, el Almacén clasifica los bienes como devolutivos, de consumo, inservibles u obsoletos.

Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparece como unidad o como materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.

Son aquellos bienes no fungibles, que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razones de su naturaleza.

Lugar delimitado donde se guardan, conservan, organizan y custodian los bienes adquiridos por la Administración, para ser suministrados a las Dependencias, Parques, Escenarios o personas de la Entidad a fin de ser utilizados.

Es el lugar o espacio donde se efectúa la distribución física, registro de los bienes en depósito y su consiguiente organización interna, la cual, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, su seguridad, sus características particulares que garanticen su conservación y faciliten su manejo, identificación y control de los mismos.

El IDRD tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables, cumpliendo las siguientes funciones:

* Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en Almacén y Bodega de acuerdo con la estructura organizacional diseñada al interior de la Entidad, como recursos bajo su responsabilidad para el cumplimiento de sus funciones y lograr el normal funcionamiento de la Dependencia.

* Tener los bienes codificados, plaqueteados e ingresar bienes a bodega previa confrontación de las características, marcas, modelos, series, tamaños, cantidades, etc, de acuerdo con las características de los elementos, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de ingreso.

* Almacenar y embalar los bienes en forma técnica y oportuna, además de proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.

* Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes Dependencias, Parques o Escenarios del IDRD. de acuerdo con los procedimientos, normas y autorizaciones establecidas.

* Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las existencias de bienes en el Almacén y en Bodega.

* Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad los movimientos y la documentación relacionada con el Almacén y Bodega.

* Informar y adelantar los procedimientos para dar de baja los bienes inservibles y los no útiles u obsoletos, de acuerdo con los procesos de la Entidad.

* Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros que arroja el sistema.

En cumplimiento de sus funciones y como medio de control de los bienes, el responsable del área o quien haga sus veces en la Entidad realizará inventarios selectivos o rotativos en cualquier periodo del año, utilizando procedimientos que le permitan mantener actualizado el sistema de registros como:

* Haciendo llegar al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar la existencia física contra lo registrado, quien firmará el listado en señal de aceptación o conformidad, en el caso de presentarse inconsistencias comunicará por escrito sus inquietudes, situación que permitirá mantener un estricto control sobre los bienes que le fueron asignados. Respuesta que debe ser recibida por el área de Almacén o de inventarios dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al envío de la solicitud.

* Otro posible mecanismo, sería mediante constatación física directa por Dependencia, Parque o Escenario y usuario, realizada por el responsable del área o a través de funcionarios del Almacén, o mediante contratación de acuerdo con las políticas establecidas por el IDRD.

Con el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios se creó el Comité que coordine, planifique y apoye en su gestión al responsable del Almacén, el que estará conformado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia.

El Comité deberá estar conformado por tres (3) funcionarios, así:

* El Subdirector Administrativo o su delegado, quien lo presidirá.

* El Almacenista General, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

* El Jefe del Area de Contabilidad.

PARÁGRAFO: El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado participará como invitado con voz pero sin voto. El Jefe de Control Interno realizará el acompañamiento, seguimiento y podrá intervenir directamente en las decisiones tomadas por el Comité de Inventarios:

El Comité de Inventarios igualmente podrá invitar a cualquier funcionario del Instituto que pueda aportar elementos de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia, quienes emitirán sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia debatida pero no votarán al momento de la toma de decisiones del Comité.

Las decisiones del Comité de Inventarios se adoptarán por mayoría simple.

La asistencia a las reuniones de este Comité es de carácter obligatorio, salvo en los casos expresamente autorizados, y serán convocadas por el Almacenista o quien haga las veces en el IDRD. Las cuales se harán únicamente cuando sean necesarias.

Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité de Inventarios serán emitidos y consignados en el acta que suscriban sus participantes en cada reunión, la que se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelanten a través de este.

El objetivo principal del Comité de Inventarios es apoyar y orientar las acciones que realizan el Responsable del Almacén y Bodega al establecer planes y programas al interior del IDRD que permitan mantener actualizados los inventarios de la misma.

Dentro de esta perspectiva, las funciones propias del Comité, son:

Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables del IDRD, previo análisis de su estado y funcionalidad entre otros.

Definir el destino final de los bienes que se encuentran en bodega de buen estado con una duración de más de seis meses, después de haber realizado el Almacén General la circularización de los bienes que se encuentra en bodega, mínimo una vez al año si se requiere.

Las demás que le asignen las leyes, acuerdos o decretos o los procedimientos internos diseñados en el IDRD.

El Comité se reunirá de manera ordinaria trimestralmente y de manera extraordinaria en los siguientes eventos:

a. Por extrema urgencia para el IDRD.

b. Por la necesidad de dar solución a requerimientos hechos por los Organismos de Control y,

c. Por potestad del Representante Legal de la Entidad.

De cada reunión se levantará acta, en las cuales se consignaran las recomendaciones, conceptos y decisiones del mismo, constituyéndose en la base y soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelante a través de este Comité.

De conformidad con las características y destinación de los bienes que ingresan al IDRD, estos se pueden clasificar en:

Se realiza con el fin de obtener agregados por ubicación física o por responsable del uso o custodia, los bienes se clasificarán de acuerdo con la estructura orgánica del IDRD y por el número de identificación y nombre del responsable de su administración, uso o custodia.

Busca obtener agregados que faciliten la gestión de las Dependencias encargadas de la adquisición y control de bienes. Para tal fin se definirán, según las necesidades administrativas, grupos o tipos de bienes, fuentes de los recursos con los cuales son adquiridos y su estado.

Para efectos del desarrollo de sus funciones el IDRD deberá acatar la clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con el modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados por el Contador General de Bogotá Distrito Capital. Donde el IDRD podrá habilitar niveles auxiliares en función de sus necesidades específicas.

A nivel contable, en el Plan General de Contabilidad Pública, se encuentran codificadas las cuentas de la siguiente forma:

Comprende los bienes tangibles adquiridos, que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto, no estar destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de seis meses, entendiendo ésta como, el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien.

Deben reconocerse por su costo histórico el cual se actualizará al costo reexpresado, mediante la aplicación de ajustes por inflación. Podrán considerarse como métodos de actualización el costo de reposición y el valor de realización, este último cuando se tenga la intención de enajenarse, mediante la realización de avalúos técnicos. Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia. En un momento determinado puede coexistir la actualización al costo reexpresado con las otras formas anotadas.

El valor de los bienes recibidos en permuta o donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico o a la sugerencia aprobada por el Comité de Inventarios.

Por regla general la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil, tales como, edificaciones, plantas, ductos y túneles, redes, líneas y cables, maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.

Se consideran como no depreciables los terrenos. Por su parte, no son objeto de depreciación, las construcciones en curso, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta situación.

Las propiedades, planta y equipo deben revelarse de acuerdo con su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles, plantaciones y de locomoción propia.

Los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su función, destinación y su estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes inmuebles se revelará, por separado, el valor que corresponda a terrenos.

Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta o equipo, si la entidad así lo determina de acuerdo con las características del bien a ingresar lo puede clasificar como un cargo diferido o propiedad planta y equipo. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma.

En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a cualquier titulo, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del IDRD en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. En esta cuenta no debe registrarse los bienes que se retiran del servicio, temporal o definitivamente

2.3.3.3.2. Bienes Devolutivos en Servicio

Bajo esta denominación se agrupan los bienes de propiedad del IDRD, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Para efectos de clasificar los muebles de oficina identificados claramente como divisiones modulares utilizadas para oficina al ser posible su desarticulación, reubicación o reasignación a otras dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en el cual fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse a la subcuenta - Muebles y enseres, donde el Almacén las debe registrar como un cargo diferido por la naturaleza del bien.

El registro se hará por el valor de adquisición, instalación y demás erogaciones necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor deberá venir desagregada en sus valores por conjuntos. En razón a que la mayoría de los paneles tienen las mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe quedar incorporada en el contrato de adquisición, para efectos de control contable y administrativo.

Al momento de realizar un desmonte total o parcial de paneles en una Dependencia, el número de piezas o metros serán devueltos al Almacén para poder ser asignados al nuevo receptor o en su defecto definir el destino final del bien.

Teniendo absoluta claridad en sus características, el registro contable y el control administrativo corresponderá al tratamiento que se da a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplará como un mayor valor de las mismas, correspondiendo su depreciación al mismo periodo de vida útil de la edificación y por lo tanto no debe entrar al Almacén de la Entidad.

Los equipos de sonido, televisores, V.H. DVD y retroproyectores, deben ser clasificados como EQUIPOS DE COMUNICACIÓN O COMO MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA, es decir que si la actividad principal está relacionada con el ramo de las comunicaciones y estos elementos son utilizados para tal fin, deben registrarse como EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, si por el contrario estos elementos se constituyen como herramientas de instrucción y capacitación interna deben registrarse como MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA.

Entre las subcuentas Equipos de Cómputo, se contemplarán:

a. Computadores electrónicos análogos o digitales de programa almacenado, sus unidades de entrada y salida para el procesamiento electrónico de información conectada en forma local, remota o fuera de línea.

b. Mini computadores, microcomputadores portátiles, máquinas de contabilidad, tabuladoras y similares con memoria electrónica o electromecánica programable, sus equipos periféricos conectados en forma local, remota o fuera de línea.

c. Equipos y unidades centrales, de control de canales, accesorios y dispositivos electrónicos para conexión de unidades de entrada y salida.

d. Equipos y unidades para almacenamiento primario o secundario de información en medios magnéticos o de microfotografía, con selección automática directa o secuencial.

e. Equipos de registro unitario y de transcripción de datos a un medio accesible por el computador.

f. Terminales, máquinas, equipos y dispositivos de teleprocesamiento para transmisión y procesamiento de información a distancia con posibilidad de interconexión a computadores electrónicos.

g. Dispositivos de almacenamiento secundario.

h. Accesorios, repuestos, partes y pieza: Unidades de disco magnético fijos, removibles; Unidades de cinta magnética, Unidades de disquetes o casetes, Unidades de cinta, Unidades de disco, Unidades centrales de proceso (C.P.U), Sensores de red inalámbricos repetidores de señal, Consolas, Unidades lectoras de carácter ópticos, Pantallas locales y remotas; Impresoras de líneas, de caracteres de calidad mecanográfica, locales o remotas; Máquinas para transcripción de datos, Unidades de grabación, Módem (modulares / demoduladores), Unidades de transmisión de datos, Unidades de conversión de datos, Unidades de control de comunicaciones, Unidades de despliegue de datos, Unidades de control de dispositivos de entrada - salida-, Unidades de graficación (Plotters), Convertidores de medios magnéticos, Mesas digitalizadoras, Perforadoras de tarjetas, Convertidores digital / análogo y análogo / digital, Teleimpresoras, Lectores de cinta perforada de papel, Terminales portátiles, Concentradores, Máquinas registradoras programables, Registradora programable, Equipos de microfilmación, Transistores, Alambres, Motores, Bobinetes, Resistores, Los demás equipos y máquinas de computación y procesamiento de datos.

La clasificación Administrativa y contable de los equipos de computador al momento de elaborarse el comprobante de entrada al Almacén, debe hacerse como un todo discriminando sus componentes como unidades contables, partiendo de la factura que expide el proveedor.

Componente, elemento fundamental para una máquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido.

Repuesto, elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un computador que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averío. Los cambios se deben hacer por intermedio del Area de Sistemas o quien haga sus veces.

Accesorios, elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un computador, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un utensilio o auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

Siendo potestativo del IDRD, es facultad del Comité de Inventarios a partir de la información presentada por el Responsable del Almacén evaluar y autorizar mediante acto administrativo, la reclasificación de los bienes devolutivos al grupo de consumo.

Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el IDRD lo demande. En razón de las ventajas que se obtendrían al llevar a cabo esta labor, se recomienda que si una vez elaborada la clasificación de bienes, se detecta la necesidad de actualizarlo, este procedimiento debe realizarse previamente a la toma física.

1. El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el mismo instante de la adquisición del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo legal vigente, se deben registrar como gasto. De igual forma se deben trasladar las compras de años anteriores cuyo costo se ajuste a este parámetro.

2. Con base al objeto social del IDRD, las funciones que realiza y lo previsto en el presente manual o mediante un estudio técnico y contable, se determinará cuales bienes o elementos devolutivos son susceptibles de trasladarse a los grupos de bienes de consumo.

3. Es de anotar que si un bien vale más de medio salario mínimo vigente, pero por las características del bien o por su naturaleza y al concepto técnico de un funcionario o persona idónea para dar este tipo de conceptos se debe reclasificar.

Sobre la base de lo anteriormente expuesto, se llevarán a cabo como mínimo los siguientes aspectos:

El Responsable del Almacén con base en los parámetros establecidos elaborará el proyecto de reclasificación o de actualización de los bienes del IDRD; el que estará sustentado en conceptos técnicos, contables o jurídicos.

El Comité de Inventarios evaluará la solicitud presentada y sustentada por el responsable del Almacén; establecerá y pondrá a juicio del Representante Legal o su delegado, la correspondiente autorización mediante acto administrativo, el listado de los elementos susceptibles de ser reclasificados.

Sobre la base de la Resolución se deben elaborar los registros contables necesarios para los respectivos traslados de cuentas en forma coordinada con el Almacén.

NOTA: De ser encontrados elementos devolutivos totalmente depreciados sobre los cuales se ha determinado su reclasificación como bienes de consumo, se deben cancelar las cuentas de los activos respectivos contra las depreciaciones correspondientes.

Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.

El ingreso al Almacén se realiza con toda la documentación legal exigida (factura, contrato, reserva y demás documentación que sea necesaria) para poder ingresarlo y registrarlo en su respectivo código, situación que también se reflejará en su ubicación física dentro de la bodega, en los documentos de ingreso y salida, en los informes consolidados de Almacén.

A nivel contable el ingreso de los bienes catalogados de consumo se registra en el grupo de Cargos Diferidos, Materiales y suministros y no son objeto de reexpresión por concepto de ajustes por inflación.

La entrega al consumo o uso se registrará directamente en el gasto o costo, según el tipo de servicio o naturaleza de la entidad; o en los cargos diferidos de acuerdo con la naturaleza del bien y los beneficios futuros que se obtengan de este tipo de bienes.

NOTA: Es preciso aclarar, que la clasificación que se determine para los bienes, bien sea como devolutivos o consumo es de acuerdo con la característica, criterio, responsabilidad del bien determinado por el Área de Almacén, es decir que si supere el 0.5 del salario mínimo vigente puede ser un cargo diferido.

Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas como enciclopedias que tienen el propósito de fomentar la cultura deben registrarse en la cuenta BIENES DE ARTE Y CULTURA. Sujetos a una provisión que representa el valor de la contingencia de pérdida como resultado de daños, deterioro u otros, de conformidad con lo estipulado en el Plan General de Contabilidad.

Si se trata de libros clasificados como códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS o en su defecto en la cuenta de GASTOS a que corresponda de acuerdo con la materialidad del gasto.

Es preciso aclarar, que la clasificación que se determine para los bienes, bien sea como devolutivos o consumo es a criterio y responsabilidad del Almacenista General, quien debe determinar los procedimientos requeridos para que físicamente se custodien y se garantice el uso adecuado de los mismos.

El Software se define como el conjunto de programas de computador utilizados para el control y traducción de lenguajes, clasificación y manejo de datos con propósito general o específico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico.

Permite la clasificación, procesamiento y almacenamiento de datos, aplicaciones computacionales de control y gestión para garantizar la integridad de los datos, incluye los medios de informática que permiten la distribución y transferencia de los mismos.

Dentro de este grupo se incluyen: Sistemas operacionales, compiladores, ensambladores, interpretadores de programación, programas de utilidad, paquetes de uso general o específico, lenguajes de control de trabajos, programas para correo electrónico ( Internet; como sistema de comunicación entre redes, intranet; como implementación de la tecnología del World Wide Web para operación de las redes internas en la organización aprovechando la tecnología Internet aplicada, etc. ), paquetes de procesamiento de palabra, hojas electrónicas, administradores de base de datos, diccionarios de datos, generadores de reporte, paquetes especializados de software, programas de procedimientos que ayudan a la producción - Windows, exell, visión etc.-, depuración, mantenimiento y ejecución de aplicaciones, programas desarrollados por los usuarios en cualquier lenguaje.

NOTA: Es preciso aclarar, que la clasificación que se determine para estos bienes, bien sea como devolutivos o consumo es de acuerdo con la característica, criterio, responsabilidad del bien determinado por el Área de Almacén.

El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por: contratos de Suministro, Contratos de compra, adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesa, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción, sentencias y por traspasos entre entidades, etc.

El ingreso material y real de los bienes al Almacén y Bodega se considera perfeccionado cuando el Almacenista o jefe de Almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, único documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y realizar los registros en contabilidad.

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable del manejo de Bodega, o por persona responsable y técnicamente capacitada, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra.

1. De manera general al momento de recibir los elementos, el responsable del Almacén y Bodega atendiendo lo especificado en los documentos soportes, el área responsable de la adquisición y que especifican el origen y aspectos tales como: Tipo de contrato, convenio, actas, remesas, decisiones judiciales, etc. comprobará que la calidad, cantidad, estado y demás especificaciones técnicas, entre otras, se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, orden de compra, suministro, con su factura correspondiente o lo que haga sus veces.

2. En el caso de necesitarse el concepto del Supervisor del Contrato, el responsable de Almacén y Bodega, solicitará al interventor del contrato u orden, la certificación o verificación de los bienes, la cual quedará como soporte de la entrada.

3. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y se informará del evento al área que generó el contrato o documento en procura de la correspondiente solución, de no darse, el responsable del Almacén y Bodega o la persona que tiene a cargo el control de ejecución, no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada.

4. Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el Almacenista expedirá el documento oficial de ingreso diseñado por el IDRD, mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior del Instituto.

5. Una vez recibidos los bienes en el Almacén o Bodega, se les deberá asignar un código que puede ser numérico, alfa numérico o de barras, código de identificación secuencial que facilite el control dentro y fuera de la Instituto, el cual será adherido mediante rotulo o placa si las condiciones o características lo permiten. Si no es posible adherir el rotulo o placa, el número de identificación del bien será virtual - código que aparece únicamente en el registro del sistema de kárdex -.

6. La identificación física o virtual quedará registrada en el sistema de control o tarjeta de kárdex permitiendo un estricto control y seguimiento del bien tanto en bodega, como en servicio, a cargo de usuarios, dependencias, contratistas, beneficiarios de contratos de comodato o interadministrativos de uso.

7. Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones del Almacén, deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza y característica de los bienes, la necesidad de garantizar seguridad, preservar el deterioro o contaminación y por la necesidad de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugares accesibles y correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.

8. Cuando se trate de la recepción de bienes a titulo gratuito o permuta el recibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo Convenio, contrato o acuerdo entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.

El comprobante de Ingreso o entrada al Almacén, es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega del IDRD, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros y efectuar los asientos en Contabilidad.

Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en la negociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con lo establecido en los procedimientos internos diseñados por el IDRD, y debe contener como información básica, la siguiente:

* Nombre del Instituto Distrital de Recreación y Deporte

* Lugar y fecha.

* Número consecutivo.

* Identificación del formato por tipo de Operación si es devolutivo o de consumo.

* Concepto del ingreso que origina la novedad o transacción.

* Nit o Documento de Identidad, nombre del Proveedor y lugar de procedencia.

* Número y fecha de emisión de la Factura, o documento equivalente, o el correspondiente documento que soporta la transacción;

* Número del contrato, orden de compra y fecha.

* Tipo de bien, Código de clasificación interna, número o placa asignada (sin son bienes devolutivos) y descripción del bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar).

* Unidad de medida.

* Cantidad.

* Valor o costo de adquisición unitario y total.

* Nombre y firma del responsable del Almacén.

* Firma del Ordenador del Gasto respectivo.

* Observaciones si a ello hubiere lugar.

Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales el IDRD adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades del Instituto; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.

Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en el Almacén o en el lugar que estipule la orden de adquisición; en el evento de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en razón de las características del producto, especificaciones técnicas, procesos de importación, fechas de vencimiento caso los medicamentos y alimentos, entre otras, deberá quedar estipulado en el contrato.

El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato autorizado por el IDRD y del cual debe recibir oportunamente la copia respectiva, documento con el cual el Almacenista controlará las fechas de entrega pactadas y acondicionará los espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de adquisición, el Almacenista o personal encargado firmará la factura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su representante como constancia de haber recibido a satisfacción y elaborará el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en este manual.

Las adquisiciones por cajas menores son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables.

Por regla general no se deben realizar compras de Propiedades, Planta y Equipo (Bienes Devolutivos), a través de caja menor; sin embargo de realizarse por urgencia del servicio, deberá tenerse en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

1. La autorización de la compra se dará previo concepto de "no existencia en bodega" de los elementos a adquirir, emitido por el Almacén.

2. La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al Almacén o bodega, que junto con el concepto de "no existencia" será presentado ante el Responsable del Almacén y Bodega a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.

3. El Responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la cuenta propiedades, planta y equipo - bienes en servicio -, a nombre del funcionario que lo tiene en uso, de no conocerse el nombre el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien autorizó la compra.

4. Este trámite será realizado por el responsable del manejo de la caja menor, dado que para legalizar el reembolso deberá anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio.

El sistema de contratación bajo la modalidad de outsourcing, permite al IDRD concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad. Teniendo en cuenta que este tipo de contratación tipifica la posibilidad de adquirir un número considerable de elementos o servicios de frecuente utilización, es necesario agotar todos los requisitos previstos por la Ley para llevar a cabo cualquier tipo de contratación.

Con el propósito de que el contratante además de recibir lo ofrecido en lo que respecta a la entrega de los bienes o servicios en el lugar determinado, en el tiempo y al costo convenidos, pueda desarrollar mecanismos de control y seguimiento internos y externos a los bienes objeto del contrato, el proveedor debe proporcionar y garantizar un sistema de información en tiempo real, estructurado en la comunicación, infraestructura física y de transporte,

Antes de suscribir el contrato deben ser analizados los beneficios que se obtendrán en la optimización de procesos tales como almacenamiento y manejo de recursos financieros del tipo costos de oportunidad y de capital invertido en inventarios.

Dentro de estos parámetros de evaluación y control es importante tener en cuenta los aspectos relacionados con:

El análisis costo beneficio (administrativo y económico) entre el proceso actual frente al propuesto debe ser positivo para el IDRD.

Para el control de este tipo de contratos el IDRD deberá contar en sus diferentes áreas con procesos administrativos y de gestión, al igual que con controles estadísticos, planes de compras, manejo y suministro de los elementos con el objeto de lograr los objetivos propuestos.

Al diseñar un proceso administrativo y contable debidamente reconocido debe incluir como mínimo aspectos tales como:

* Mecanismos de control que garanticen el adecuado seguimiento del manejo de los elementos que se adquieren por Outsourcing.

* Los controles que se establezcan deben permitir cumplir con lo solicitado por los órganos de control.

* Mantener información estadística que permita hacer análisis comparativos históricos - control individual por elemento, funcionarios, áreas, etc. de las adquisiciones y consumos realizados por mes - para la toma de decisiones.

* Deben identificarse claramente las áreas responsables de la contratación, ejecución y cumplimiento del contrato desde la solicitud del usuario teniendo en cuenta los niveles de autorización establecidos, hasta el pago al proveedor; incluyendo la revisión de lo solicitado, el cumplimiento de las garantías y el lleno de los requisitos del proceso de contratación.

* Los soportes para registrar contablemente la realidad de los hechos económicos y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el almacenista, deberá ser expedido por el Supervisor de la dependencia que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato, y éste se constituirá en soporte suficiente para reconocer y pagar la obligación que de ello se deriva.

Es la adquisición o compra de bienes de procedencia extranjera, previo trámite y cumplimiento de las disposiciones legales.

Si los bienes, adquiridos mediante procesos de importación, han sido objeto de constitución de amparos mediante póliza de seguro, serán recibidos con la intervención de un representante acreditado por la respectiva compañía de seguros, previamente notificada e invitada a participar en el procedimiento de recibo y apertura del correspondiente embalaje.

Si la aseguradora no se hiciere presente, se iniciará la operación de ingreso a Almacén o Bodega en la fecha y hora prevista, elaborando un acta en la que conste la ausencia del representante de la entidad aseguradora.

De presentarse faltantes y/o averías en los bienes importados, se consignará en el acta; copia de la misma se enviará a la entidad aseguradora, a la empresa transportadora y al Representante Legal de la entidad que tramitó la importación, solicitando las aclaraciones y restituciones del caso. Esta acta deberá ser firmada por todos los funcionarios que participaron en el proceso.

El comprobante de ingreso se tramitará solamente para aquellos bienes que correspondan con el documento soporte y que no presenten avería o daño, los demás serán devueltos al vendedor o su representante en el país. Sólo se podrán recibir elementos sustitutos de partes o repuestos para equipo especializado, mediante autorización escrita del Representante Legal del IDRD o del funcionario que se delegue para tal fin y con la presencia de un técnico o profesional especializado en el área, que certifique la calidad, similitud y que garantice que el bien puede ser utilizado presentando las mismas ventajas y resultados.

Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones y equipos, las partes o piezas que sean reutilizables deberán ser recibidas por el responsable del Almacén y Bodega, los nuevos bienes ingresarán con base en el acta de la diligencia que para el efecto se levante. Dicha acta deberá estipular la denominación de los bienes, sus características, cantidades y el avalúo que funcionario competente les haya practicado.

Contablemente ingresaran como Equipos y materiales en depósito teniendo en cuenta que su aprovechamiento radica que en un futuro irán a ser incorporados a otro tipo de bienes.

Se entiende por recuperación, la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida.

A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al Almacén. El responsable deberá producir el comprobante de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en su valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso.

Solamente se le dará ingreso al Almacén o Bodega a aquellos bienes recuperados que hubieren sido denunciados como perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los registros de Propiedades, Planta y Equipo, en bodega o servicio.

Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de su depreciación), el ingreso al Almacén se registrará con base en el acta que autoriza el hecho, firmada por el responsable del Almacén y Bodega, o su delegado para este fin y por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e incorporando el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico, dicha acta formará parte de la documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la terminación de responsabilidad que hubiere originado la pérdida del bien objeto de incorporación. Este bien debe ser de iguales o mejores características que lo pueda certificar alguna persona de la Entidad o proveedor.

Si el responsable del Almacén y Bodega del IDRD a modo propio o a través de un funcionario o ente de control, establece que hay sobrantes de bienes o elementos en Almacenes o bodegas o en alguna dependencia, identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o revisiones rotativas o periódicas, procederá a registrar el ingreso al Almacén y a la Contabilidad, soportado en el acta respectiva.

Para este procedimiento el Almacenista deberá:

Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos compensados, o que están bajo responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra oficina o Entidad.

Para los bienes ubicados en la bodega y determinados como sobrantes efectuar la entrada correspondiente; si dichos sobrantes se encuentran en uso, simultáneamente dar ingreso y salida con el fin reflejar su paso por el almacén y actualizar los registros.

Los sobrantes se valorizarán teniendo en cuenta su estado, el valor de mercado, o el que fije el Area de apoyo Corporativo o quien haga sus veces o por el designado para tal fin o por perito conocedor de la materia, si se justificara.

La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de almacén.

La compensación deberá ser efectuada por el responsable del Almacenista General del IDRD, En este caso se dará ingreso a bodega de la cantidad sobrante compensada y se efectuará la baja del faltante por la misma cantidad.

Los faltantes que no fuera posible compensar deben quedar a cargo del responsable del inventario al cual se le habían suministrado.

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario o persona que los tenía a cargo.

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

El responsable del faltante emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del Area de Apoyo Corporativo y Almacenista General, ofreciendo el bien o bienes que van a reponer, indicando el detalle de estos.

Dar concepto técnico en donde se acredite que el bien o bienes ofrecidos reúnen las mismas características o similares o mejores de los faltantes, para lo cual se considerarán los aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia, se aceptará o rechazará la solicitud.

Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el Almacenista General y quien entrega, para proceder a dar ingreso al Almacén, donde se dejará constancia del valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido avalúo técnico. El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar al comprobante de entrada, simultáneamente se elaborarán los registros contables y de Almacén correspondientes al bien reemplazado.

El Almacenista General del IDRD informará al Area de Contabilidad y a los que estime convenientes.

Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en comodato a entidades del sector público, éstos deben ser ingresados al Almacén o Bodega y registrarse en Cuentas de Orden denominadas Bienes Recibidos de terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato.

El comprobante de ingreso deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato referente a las especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y valores, entre otras.

Para el control de inventarios se hará un seguimiento de estos bienes, hasta realizarse la cancelación del contrato con la devolución de los bienes a quien hizo la entrega.

Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar la salida y se cancelarán las cuentas que se hubieren abierto.

Representa los bienes transferidos, servibles no utilizables o aquellos que por disposiciones especiales se requieren o se deben trasladar o traspasar entre entes públicos del mismo nivel, sin ninguna contraprestación y en cumplimiento de disposiciones legales. Mediante el traspaso de bienes entre entidades públicas se transfiere el dominio y la propiedad de éstos.

Para el traspaso de bienes las entidades deberán suscribir acto administrativo de acuerdo indicando el motivo del traspaso y relacionando todos y cada uno de los bienes de manera detallada, valor histórico o de compra, depreciación acumulada y valor en libros que este registrado en la Resolución de traspaso. De conformidad con toda la legislación vigente a la fecha.

Para la legalización del ingreso al Almacén del IDRD, se deben surtir los pasos del procedimiento de ingreso o alta de Almacén establecido en el presente manual a partir del acta de entrega y recibo que se suscriba.

Nota: Es de anotar que el valor histórico no debe ser cero, la baja debe realizarse de acuerdo con la Resolución, se debe realizar una verificación previa del estado, ubicación de los elementos, se debe tener un aval del Contador de la Entidad.

Hay donación cuando por voluntad, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfieren a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación por escrito del Representante Legal del IDRD.

Las donaciones podrán ser aceptadas cuando las efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente y cuando el Instituto no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de contraprestaciones económicas. Podrá, sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que determina el donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la Constitución, la Ley y al objeto del IDRD.

Se considera perfeccionada la donación mediante la debida celebración del contrato o carta de aceptación del Representante Legal del IDRD, la cual debe contener la relación de los elementos objeto de la donación, valorizar el bien o bienes mediante la factura o la que haga sus veces, la entrega material de los bienes y la elaboración del Comprobante de Ingreso al Almacén.

Para el registro contable de las donaciones debe tenerse en cuenta si los bienes recibidos de terceros, tienen como característica su permanencia relativa o si por el contrario, son bienes que se extinguen con el tiempo.

Si los bienes recibidos en donación se catalogan como bienes de permanencia relativa afectarán el Patrimonio del IDRD al incorporarse como Superávit Donado.

Si por el contrario se determina que los bienes se extinguen con el tiempo, se afectará la cuenta de resultados por concepto de ingresos extraordinarios, donaciones.

Cuando los elementos sean recibidos en instalaciones diferentes a la sede del IDRD, los funcionarios que los reciban estarán en la obligación de agotar el procedimiento señalado en este manual y comunicar al Almacenista General para que verifique la documentación y bienes recibidos y proceder a realizar su ingreso y salida.

Si se trata de donación de bienes inmuebles, es requisito para su perfeccionamiento, Que la Oficina Jurídica o quien haga sus veces verifiquen que se haya cumplido con todas las normas vigentes y el acto contractual sea elevado a escritura pública y se realice el correspondiente registró ante la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Posteriormente se efectuarán los asientos contables y el registro de cifras en las cuentas correspondientes.

Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidades de servicio requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción podrá realizarse directamente en el lugar y a través del Almacenista General o quien haga sus veces y el Supervisor de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien deberá contar de manera anticipada con copia del contrato o documento donde se especifican los requisitos y las características de los bienes adquiridos, emitiendo un recibo a satisfacción sobre los recibido.

Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al Almacén, en el lugar de recibo, deberá entregar toda la documentación al Almacenista General o su delegado para que se elabore y perfeccione de forma inmediata el ingreso en los registros del IDRD.

Los registros de almacén y de contabilidad de los bienes recibidos en el lugar de utilización en el momento de perfeccionar el ingreso al Instituto se hará directamente en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo que corresponda - bienes en servicio -; el registro en el inventario individual de almacén se hará directamente con cargo al usuario final con nombre o a cargo del funcionario que recibió (supervisor).

Para aceptar entregas parciales que haga un proveedor, estas deberán estar expresamente establecidas en el documento o contrato que perfecciona la negociación.

Se trata de los bienes que son adquiridos mediante Convenios para aunar esfuerzos, el cual el Supervisor del Contrato es responsable de informar al Almacén General de manera inmediata de la compra de todos los bienes, para definir su ingreso a la Entidad, únicamente ingresan los bienes activos fijos o no fungibles, de acuerdo a la respuesta del Almacén.

Se trata de los bienes que son adquiridos mediante Contratos o permisos para aunar esfuerzos, el cual el Supervisor del Contrato es responsable de informar al Almacén General de manera inmediata de la compra de todos los bienes, para definir su ingreso a la Entidad, únicamente ingresan los bienes activos fijos o no fungibles, de acuerdo a la respuesta del Almacén.

El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes del IDRD, sin que se modifique el titulo de propiedad adquirido inicialmente,

Durante este tiempo los bienes, pueden estar en las bodegas del IDRD bajo la custodia del responsable del funcionario encargado, o en servicio y en funcionamiento en una dependencia a cargo de un funcionario o persona quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones.

Así mismo los bienes pueden estar en funcionamiento bajo la responsabilidad de: Empresas, entidades o unidades externas a la del IDRD, en carácter de cómodato, convenios interadministrativos, contratos de uso o administración, entre otros.

Es importante aclarar que con el perfeccionamiento de estos convenios, el IDRD no entrega la propiedad de los bienes pero si está en la obligación de hacer cumplir lo acordado en el acto administrativo que se firma.

Para la entrega deben estar claramente estipulados los controles y seguimiento de estos bienes en las obligaciones de los contratos.

Para los registros contables debe tenerse en cuenta:

* Bienes muebles en Almacén o Bodega: Los bienes no han sido puestos en servicio, ni física, ni contablemente, el registro contable debe estar en la cuenta

* Bienes Muebles en Bodega - en esta cuenta se registra únicamente el valor de los bienes nuevos o recientemente adquiridos a cualquier titulo, que tienen características de permanencia, consumo y explotación, utilizables en el futuro.

* Bienes en Servicio: Los bienes que se encuentren en explotación, uso o consumo deben estar clasificados en las respectivas cuentas y subcuentas establecidas para el grupo de Propiedades, Planta y Equipo.

Son egresos de bienes que salen del Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios y personas del IDRD para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos bienes pueden ser nuevos o reutilizados.

1. Toda salida o traslado de bienes del Almacén General, con destino a las dependencias, funcionarios o terceros, se hará previo pedido por parte de funcionarios autorizados y diligenciar el formato de traslado de bienes; Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable de bodega expedirá el comprobante de salida o el comprobante de traslado y exigirá la firma por parte de la persona que recibe los bienes.

A su recibo, el destinatario del bien, verificará las características y cantidades contra lo contemplado en el comprobante de salida. Si lo encuentra conforme deberá firmar dicho comprobante y registrar el número de documento de identidad, como prueba de recibo a satisfacción.

Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma en el comprobante será la del Representante Legal o de la persona que éste autorice por escrito, anotando además el número de su documento de identidad.

2. Para la entrega se debe realizar un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes proporcionada por el Almacén. Esta información debe ser igual a la registrada en el comprobante de traslado o salida de almacén y en los movimientos de Almacén, en las tarjetas de estantería o murales si se llevan y en los registros del sistema de kárdex, al igual que la información presentada a contabilidad y al área de control de inventarios.

3. La requisición se anexará al comprobante de salida o traslado, para cotejar y verificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.

4. El comprobante de salida debe ser registrado en el sistema de control de bienes en Almacén y en el de control de bienes en servicio, en la misma fecha de la entrega, con el fin de mantener actualizados los movimientos y saldos.

5. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, el comprobante de salida se hará por los elementos efectivamente despachados.

6. En ningún caso se permite la salida de bienes basados en órdenes verbales, vales o recibos provisionales. Si esto ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma, recaerá exclusivamente sobre el responsable de Bodega. o quien ha autorizado la salida.

7. El responsable del Almacén y Bodega no tiene facultades para decidir el cambio de destinatario que figure en la solicitud.

8. La entrega de los bienes que se haga a los funcionarios, para el cumplimiento de las funciones para las que fueron contratados, se hará directamente a la persona indicada en el comprobante de salida quien con su firma y número de identificación, se hará responsable y legalizará el recibo de los elementos.

9. La entrega de los bienes con destino a la dependencia de uso general del equipo de trabajo en cumplimiento del deber, se hará directamente a la persona responsable de la dependencia o área, el Responsable de Almacén - creará mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos según lo indicado en el comprobante de salida y por él firmado en señal de recibo a satisfacción.

10. Los responsables de Bodega no podrán hacer firmar un comprobante de salida si no han entregado los bienes que en él figuran. De igual manera no podrán expedir constancias de deuda o compromisos de posterior entrega de bienes no despachados.

11. No es permitido a los responsables de Bodega mantener en depósito bienes o elementos cuya salida ha sido perfeccionada.

12. El comprobante de salida no puede presentar tachaduras, enmendaduras, intercalaciones o adiciones.

13. Copia del comprobante de salida se le entregará al destinatario de los bienes. Para el caso de elementos devolutivos, el comprobante se constituye en el documento base para incluir los bienes en los inventarios individuales.

14. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas deberán presentarse de manera inmediata y por escrito, a fin de gestionar con prontitud la legalización definitiva.

15. Legalizada la operación, el comprobante de salida debidamente firmado en señal de aceptación de entrega y recibo, será base fundamental para crear la carpeta individual del funcionario, archivo que reposará en el Almacén o área de control de inventarios. Este documento será reemplazado en la medida en que se actualice como consecuencia de las operaciones y movimientos de bienes a cargo del destinatario a quien siempre se le entregará su copia respectiva.

El comprobante de salida de Almacén con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén, transfiriéndola al funcionario, persona o dependencia destinataria.

Los registros de control que permitan hacer seguimiento de los bienes propiedad del IDRD y que suministren información en procura de la preservación, custodia y coordinación de mantenimiento, entre otros, estarán a cargo del responsable del Almacén y del funcionario de control de inventarios.

El comprobante de salida de bienes, del Almacén al servicio, debe ser elaborado por el responsable del inventario o quien haga sus veces, con base en la solicitud y entrega real de los elementos, podrá ser preimpreso o impreso por el sistema al momento de entrega de los bienes, constatará el número de copias establecidas en el procedimiento definido por el IDRD, y contendrá como mínimo:

* Nombre de la entidad;

* Lugar y fecha de emisión;

* Numeración consecutiva;

* Identificación de la Bodega que origina el traslado;

* Dependencia destinataria;

* Cuenta Contable destino del bien;

* Código, número o placa y descripción del bien;

* Unidad de medida;

* Cantidad despachada;

* Valor unitario;

* Valor total.

* Nombre y firma del funcionario o usuario responsable;

* Nombre y firma del responsable de Almacén;

Proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien o responsable de su uso o custodia, o ambas situaciones, para lo cual se debe tener en cuenta:

Los traslados entre funcionarios y dependencias deberán comunicarse a través del responsable de Inventarios o de la persona que haga sus veces, para la verificación de su placa y a quien es cargado el bien.

Los bienes que hayan sido trasladados a una determinada dependencia o funcionario, no podrán ser trasladados a otra sin que se elaboren y legalicen los comprobantes de traslado entre los respectivos responsables.

Cuando sea necesario e imprescindible efectuar préstamos de bienes del tipo devolutivos de manera temporal entre dependencias o funcionarios, esta operación se deberá legalizar a través del funcionario de Inventarios o su equivalente.

El funcionario de Inventarios o su equivalente en el IDRD, será el encargado de actualizar las novedades de traslados y de efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para el debido control del inventario de los bienes en servicio; también verificará su estado de conservación y mantenimiento.

Cuando el traslado se presente entre funcionarios del IDRD, el procedimiento a seguir es el siguiente:

Diligenciar el formato diseñado por el IDRD para el traslado de bienes Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos).

Los traslados entre funcionarios deberán entregar el formato de traslado a la persona encargada de Inventarios o de quien haga sus veces, quien actualizará la información únicamente en los registros de Almacén e inventarios, pues en los de contabilidad los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio.

Formalizados los registros administrativos se procederá a elaborar los comprobantes de traslado de inventarios que contendrán la relación detallada de los bienes a cargo del funcionario, persona y dependencia, incluyendo los nuevos movimientos, comprobantes que al ser aceptadas por los funcionarios involucrados remplazarán las anteriores.

Es el documento legal probatorio que identifica clara y detalladamente el traslado de un bien, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, administración y conservación, por parte del funcionario o persona que lo entrega, transfiriéndola a quien lo recibe, podrá ser preimpreso o impreso por el sistema al momento de entrega de los bienes, constará del número de copias establecidas en el procedimiento definido por el IDRD.

* El comprobante de traslado como mínimo debe contener:

* Nombre de la entidad;

* Fecha del traslado;

* Identificación del funcionario que efectúa el traslado y del funcionario que recibe;

* Números de cédulas quien entrega quien recibe;

* Código o número de placa y descripción del bien;

* Cantidad entregada;

* Valor unitario;

* Valor total;

* Firma de los responsables de quien entrega y quien recibe.

Dependencia quien entrega y quien recibe.

Firma del responsable de inventarios o quien haga sus veces.

El préstamo se configura cuando el IDRD entrega a otra, un bien para que haga uso de él por un tiempo determinado, con la obligación de restituirlo en las mismas condiciones en que fue entregado.

El préstamo como mínimo debe cumplir el siguiente procedimiento:

Se debe recibir solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando el destino del mismo, duración del préstamo, nombre y cargo del funcionario que los recibirá.

El Representante Legal del IDRD que entrega o su delegado, en señal de aceptación firmará el convenio interadministrativo o el contrato de uso a que haya lugar, donde quedará expreso el tiempo de uso, entidad solicitante, servicio a prestar, especialidad y características de los bienes, documento al que se anexará la solicitud recibida donde debe aparecer relación detallada de los elementos solicitados, cantidad, nombre del funcionario responsable, entre otros.

El responsable del Almacén que entrega elaborará un acta de entrega donde conste el estado de conservación, especificaciones técnicas y/o físicas, tiempo por el cual se efectúa el préstamo y los valores.

Para legalizar el préstamo se debe suscribir un acta de entrega por parte de los responsables del Almacén y Bodega y/o Control de inventarios y por los representantes autorizados de cada una de las entidades tanto prestataria como prestamista en señal de entrega y de recibo; con este documento se efectuará el registro correspondiente en el sistema kárdex de inventarios y se enviará copia a contabilidad.

Los bienes entregados en calidad de préstamo no deben ser retirados de los inventarios del IDRD; se llevará control administrativo en archivos individuales teniendo en cuenta quien recibe y la naturaleza del préstamo definido por el Instituto en sus procedimientos internos, los que a su vez deben determinar si el registro en la contabilidad corresponde a "Bienes Entregados a Terceros"

Únicamente la bodega podrá entregar los bienes en calidad de préstamo, pero deberá informar al responsable de Inventarios o su equivalente en el IDRD, para su Registro y Control.

Cuando venza el plazo de duración del préstamo en el contrato, corresponde al supervisor del contrato gestionar la devolución o adición en tiempo oportuna, para que el Almacén General efectúe la actualización de los registros correspondientes.

El Comodato o Préstamo de Uso, es el contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien o los bienes objeto del comodato.

Los elementos objeto de esta clase de contratos son bienes raíces o muebles que luego de ser usados deben restituirse, es decir, son especies que acorde con lo establecido por la normativa contable, corresponden a los bienes devolutivos. La esencia de esta clase de contratos, es que los bienes objeto del préstamo puedan devolverse, por lo cual su naturaleza no puede corresponder a bienes fungibles.

En esta modalidad de traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Que el comodato conste en un contrato y que esté perfectamente ajustado a la Ley, firmado por los funcionarios facultados del IDRD que entrega los bienes y de la Entidad que los recibe, especificando la descripción del bien o elementos, cantidad, estado, características físicas y/o técnicas, duración del comodato, uso que se debe dar al mismo y demás variables que sean necesarias.

La entrega quedará perfeccionada con la elaboración del comprobante de salida, el comprobante debe ajustarse en todo al contrato suscrito entre las partes y tramitarse según los procedimientos vigentes.

El comprobante de salida debe ser firmado por el suscriptor del Contrato de Comodato, o por el funcionario que delegue para tal fin, en señal de aceptación. El Responsable de Almacén General o su delgado descargará del Kárdex para efecto del inventario físico, no obstante deberá diseñar los mecanismos de control para realizar el seguimiento a los bienes entregados en calidad de comodato, responsabilizándose de gestionar el cumplimiento del término pactado para su devolución. Contablemente, quien entrega deberá registrar la transacción como Bienes entregados a terceros y realizar las reclasificaciones a que haya lugar en el caso de existir cálculos de depreciación y ajustes por inflación; por su parte el ente que recibe deberá registrar su contrapartida en Cuentas de Orden Acreedoras.

Cuando se trate de ligas Deportivas el Almacén General informará del vencimiento del contrato al Supervisor, con el fin que indique si van a reintegrar los bienes, o van hacer uno nuevo contrato o tiene una adición que se debe remitir al Almacén General, para la actualización de los registros correspondientes.

Son las devoluciones a bodega realizadas por el funcionario, o tercero, de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia, por daño u obsolescencia del bien, entre otros factores, sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.

Por principio, los bienes reintegrados al Almacén o Bodega deberán presentar un desgaste normal por uso, en caso de daño por caso fortuito o por acciones imputables al funcionario, será potestad del Almacenista General; determinar el grado de responsabilidad que tiene el usuario y las acciones a seguir.

En los casos que el bien este en mal estado u obsoleto, en lo correspondiente al equipo de computo se pedirá la revisión y firma del Area de Sistemas avalando su estado, en cuanto a los otros bienes será potestad del Almacenista General de solicitar su revisión, o justificación, o certificación, o firma del reintegro.

La persona quien reintegre el bien, debe diligenciar el formato diseñado por el IDRD para tal fin, donde se detalla la cantidad, tipo, código de identificación, describiendo claramente el estado y las características del bien o bienes objeto del reintegro.

De encontrar conforme el bien o los bienes, el responsable de almacén general o su delegado, da entrada e informa para descargar del inventario individual respectivo del bien, si los elementos no concuerdan se devolverá el formato con el bien o bienes del reintegro.

Ingresado el bien al Almacén a través de una inspección física, se debe clasificar de acuerdo con su estado malo o bueno.

Debe informarse inmediatamente al área de contabilidad para la reclasificación de las cuentas de propiedades, planta y equipo en servicio a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados.

Si el reintegro se realiza por la finalización de un contrato, el responsable del Almacén expedirá un paz y salvo o certificación de entrega o traslado de los bienes en señal de recibo a satisfacción, para que el usuario adelante ante la entidad los trámites a que haya lugar.

El comprobante de reintegro de bienes de servicio al Almacén General se constituye en el documento legal probatorio que identifica clara y detalladamente la devolución de los bienes por parte de los responsables que los tenían en uso o a su cargo, su diseño y distribución, al igual que los demás formatos, estarán a cargo del Almacén General y se basarán en lo establecido por los procedimientos definidos por esta y debe contener como mínimo:

* Nombre de la entidad;

* Identificación de la dependencia y funcionario que efectúa la devolución;

* Número de cédula

* Cargo;

* Código, número de placa y descripción del bien o elemento;

* Descripción del estado (Buen estado – mal estado).

* Firma del responsable que entrega.

* Firma del responsable de bodega que recibe el bien;

* Firma del responsable de inventarios;

Es la verificación física de los bienes o elementos en las bodegas, depósitos, parques, escenarios, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en Inventarios. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, realizándolo por lo menos una vez al año.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar analizar los bienes propiedad del IDRD, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación y por la Dirección Distrital de Contabilidad; que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo -devolutivos, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que forman parte del patrimonio del IDRD, de acuerdo con las normas en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.

Adicional al inventario anual obligatorio, el IDRD podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.

El Almacenista General asignará los funcionarios que estime conveniente deban participar en la toma física, quienes actuarán como coordinadores y/o ejecutores. La primera opción es seleccionar personal del área de almacén e inventarios por ser los conocedores de los bienes y de su manejo administrativo y sistema de control, y en segunda instancia funcionarios del Area de Apoyo Corporativo si así se requiere.

El Almacenista General de acuerdo al cronograma que realice año a año, procederá a conformar los responsables y equipos para la toma física de los inventarios del IDRD.

El IDRD, realizará cada vez que lo considere necesario inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar uno anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.

Para efectuar el inventario se debe escoger una fecha en la que se presente el menor número de novedades de personal (vacaciones, compensatorios, reestructuraciones orgánicas o de la planta de personal) y en lo posible que la cantidad de bienes en Almacén o bodega sea la menor del año.

Es de suma importancia que el Subdirector Administrativo o quien delegue en el proceso de inventario o toma física, informe a los encargados de las Dependencias, Parques y Escenarios en forma escrita los inventarios que se encuentran a su cargo, por si hay alguna novedad sea informada al Almacén General para la actualización de los mismos. Se dará a conocer el proceso a realizar, la fecha, la programación de los recorridos y el cronograma de ejecución; igualmente solicitará la activa colaboración de las personas y la necesidad de tener los bienes organizados en el sitio o destino que les fue asignado inicialmente.

El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee el IDRD, la ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición o su determinación de no existir y la actualización con ajustes por inflación y depreciación; base que será alimentada con la información que arroje el proceso de toma física; estos informes deberán contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:

* Bienes de consumo en depósito

* Bienes devolutivos en depósito

* Bienes devolutivos en servicio

* Bienes devolutivos entregados a través de contratos de comodato, interadministrativos o de uso.

* Bienes recibidos de terceros a través de contratos de comodato, administración o custodia, registrados en cuentas de orden y bajo control administrativo.

Cada informe debe especificar por separado el estado de los bienes (inservibles o buenos)

Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de inventarios se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, traslados y salidas, se facilitará el levantamiento de los inventarios, sin una base de información confiable y al día, se dificulta lograr un buen resultado.

La actualización incluye una adecuada clasificación por grupos contables y por dependencias y usuarios la que debe corresponder a la realidad de la estructura orgánica del IDRD y de la planta de personal. Por lo tanto, el sistema no debe tener información relacionada con dependencias o funcionarios inexistentes que no pertenezcan o que se hayan retirado del Instituto. En este caso en especial el Supervisor de contrato debe informar al Almacén General el retiro de la persona que posee inventarios, para solicitar el Paz y salvo o certificación de entrega de los bienes expedida por el Almacenista General antes del pago final.

La realización del inventario físico requiere de un alto grado de calidad en las actividades que se realicen y de compromiso de parte de todos los funcionarios del Instituto, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado el alto costo que implica su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.

1. Físicamente los elementos se ordenarán de forma lógica, en el espacio donde se encuentran ubicados, la organización incluye limpieza, pasillos despejados y la consecución de elementos que permitan realizar la toma física de forma segura y apropiada - escaleras de mano, tapa bocas, entre otros--, buscando que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.

2. En la bodega se consultará el sistema operativo que tenga el Area de Almacén y listados de existencias perfectamente actualizado sobre las existencias, ubicación y responsables para realizar el recorrido de acuerdo con lo previsto.

3. Se procede a realizar la verificación física ELEMENTO A ELEMENTO, cada vez que se verifique un elemento deberá ser a través de un mecanismo que permita identificar que se realizó su conteo.

4. Dentro del proceso se deben colocar las placas o códigos a los bienes que no los tengan, igualmente se debe completar la información faltante, relacionando todos los bienes que se encuentren en el lugar por dependencia, confirmando que todos queden incluidos y evitando el doble conteo.

5. En el proceso de conteo se deben identificar los bienes servibles pero no utilizables en el IDRD, los inservibles, obsoletos, entre otros estados, con el fin de realizar el reintegro si se estima conveniente.

6. Para que el proceso tenga éxito es conveniente establecer los mecanismos y funcionarios encargados del control de ingresos y salidas de bienes que se produzcan durante el procedimiento, definiendo claramente las fechas de corte.

En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la comprobación, indicando con claridad la identificación de la bodega, así como la identificación, nombre y cargo del funcionario de manejo responsable de la bodega. Dentro de los datos que debe contener el acta están:

* Lugar y fecha.

* Nombre de la entidad.

* Bodega donde se encuentran ubicados los bienes.

* Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia.

* Datos de la Póliza de manejo: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello hubiere lugar).

* Información del Funcionario de Control Interno que efectúa la comprobación.

* Las relaciones que permiten el comparativo de los bienes verificados anexas al acta, deben contener como mínimo:

* Identificación de los elementos que se está realizando su verificación..

* Descripción o Nombre del artículo.

* Codificación o número de placa.

* Unidad de medida.

* Saldos según registros en kárdex o en el sistema de control de bienes.

* Existencias físicas reales.

* Diferencias, faltantes.

* Diferencias, sobrantes.

De existir diferencias se debe consignar en el acta las razones expresadas por el responsable de manejo para explicarlas, así como las averiguaciones y verificaciones que haya realizado el Responsable del Almacén General o responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.

Las Compensaciones que sean susceptibles de realizarse, cuando así lo determine el funcionario competente para ello, se deben registrar en el acta para que se realicen.

Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos quedan en poder del responsable de bodega o funcionario que al momento los tiene a cargo en el sistema de control de inventarios o en los registros del IDRD, hasta aclarar lo sucedido de forma definitiva.

El acta debe contener; Recomendaciones, comentarios, análisis si se requieren y la Firma de los actuantes.

Con el fin de actuar con eficiencia debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones físicas de los bienes y de las instalaciones (bodega) para el adecuado bodegaje de los mismos. Las conclusiones de esta revisión deben consignarse igualmente en el acta.

En los informes deben quedar relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos en buen estado e inservibles u obsoletos que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo del IDRD con corte a la fecha de realizada la toma física o 31 de diciembre de cada año como lo contemplan las normas.

La relación debe estar ordenada por dependencias y responsables de su uso o custodia y seguir los parámetros de clasificación y codificación que el Almacén General tiene para colocar la cuenta a disposición de los Entes de Control.

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:

Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada con la cotización de un bien igual o de características similares, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente para dejarlos a cargo del funcionario que los esté utilizando.

Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones, y se elaborará el correspondiente registro en el sistema, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció.

Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro del IDRD para realizarlo, mediante autorización del Subdirector Administrativo y Financiero se hará la contratación correspondiente o se cotizará un bien igual o de similares características

Faltantes Justificados; Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, de años anteriores plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y en el comprobante correspondiente. El comprobante llevará el visto bueno del funcionario responsable de inventarios.

Faltantes No Justificados; Cuando existan elementos faltantes no justificados o no sea procedente o viable su compensación, se informará por escrito a la Oficina de Control disciplinario del IDRD o al ente de control fiscal, para lo de su competencia, y a la Oficina de Contabilidad para que constituya la responsabilidad a cargo del responsable de ellos, por la cantidad y valor de los faltantes detectados. Se adelantarán las indagaciones, investigaciones y trámites legales del caso, por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces en el IDRD.

Establecidas las responsabilidades el procedimiento a seguir debe ser el descrito en el manual de Responsabilidades emitido por la Secretaria de Hacienda del D.C. o de acuerdo con lo definido por parte del IDRD.

Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización del Almacenista General y del funcionario encargado de los inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.

Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, se reconocen y se determina realizar los correspondientes ajustes.

Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración.

Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad del IDRD, de otras entidades o de particulares puestos al servicio del Distrito.

Si por el contrario se decide contratar con una firma externa especializada, es preciso efectuar inicialmente un diagnóstico de la situación actual del IDRD que permita contar con una base de datos actualizada, especialmente en aspectos de ubicación y responsables de los bienes, lo que permite fijar con claridad los objetivos y el alcance del contrato.

Para la contratación se debe verificar que las firmas proponentes o sus personas integrantes acrediten experiencia en esta clase de procesos y que dentro de las obligaciones del contratista se definan objetivos tales como:

1. Realización de inventarios individualizados y/o personalizados.

2. Conciliación de cada uno de los elementos incluidos en kárdex o sistema de control, con los resultados del trabajo de la firma contratada.

3. Que la conciliación efectuada permita al IDRD tener claridad de los faltantes a fin de establecer posibles responsabilidades, así como de sobrantes con el fin de proceder a incorporarlos, y poder realizar los ajustes contables pertinentes.

4. Igualmente y considerando que uno de los principales problemas, respecto de los inventarios físicos, es no disponer del dato de fecha de adquisición ni costo histórico; se debe prever que la firma contratada mediante un estudio de reconocido valor técnico, proceda a determinar estos valores para aquellos elementos sin información.

5. El informe final del inventario o informe para formalizar el proceso, deberá estar clasificado en los grupos definidos en el aparte "Resultados a obtener con la toma física" al nivel de cada elemento, sin omitir el costo histórico, fecha de adquisición, depreciación, ajustes por inflación y valor actualizado.

De igual forma, el contrato debe contemplar incluir la elaboración y entrega al IDRD de una guía básica de cómo se realizaría la toma física, que se constituiría en una herramienta de trabajo y como orientación para hacer el seguimiento posterior y fijar parámetros mínimos de control.

Las actividades que se realizan deben permitir obtener de forma constante relaciones clasificadas ordenadas, completas, detalladas y valorizadas de todos los bienes que constituyen el patrimonio del IDRD, con el propósito de verificar, analizar, valorar y controlar los bienes, para evitar errores, pérdidas, inmovilizaciones, deterioro, mermas y que permitan rendir los informes que se requieran a cualquier nivel organizacional. En cumplimiento de lo previsto como mínimo se deben realizar los siguientes procesos:

Los registros de inventarios permanentes y actualizados sobre la existencia de bienes en la bodega, involucra Planta y Equipo (Devolutivos) como los Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Bienes de Consumo) y los que están bajo la responsabilidad del funcionario de manejo de bienes. Estos registros se llevan mediante un software, que considerará las diferentes clases de novedades y conceptos que originan los movimientos contables y administrativos de los bienes y que permitirá el seguimiento de cada uno de ellos a través del sistema de Kárdex o control individual a que obliga la norma contable.

El software considera las clasificaciones administrativas y contables descritas en este manual y efectuará los cálculos de ajustes por inflación, depreciación y amortización a que obligan las normas contables. Debe contener entre otras la siguiente información básica:

* Codificación, número o placa interna asignado al bien;

* Nombre del elemento o bien;

* Unidad de medida;

* Cuenta contable a la que pertenece - homologación almacén, contabilidad -.

* Ubicación física (bodega, servicio, tercero).

* Fecha de los movimientos o novedades administrativas y contables;

* Número del comprobante y descripción de la operación.

* Valor unitario;

* Saldos en cantidades y valores.

Adicionalmente debe llevarse o poder determinarse resúmenes de los bienes en el IDRD y entregados o recibidos a través de contratos en comodato, administración o uso, por cuenta, dependencias, funcionarios, clases y tipos, entre otros.

Es el conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las diferentes Unidades Operativas, Áreas o Dependencias del IDRD y funcionarios o personas que se desempeñan en ellas.

El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de las dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo desarrollo puede ser conjunto o por separado.

1. Se prepara un trabajo general donde se determinen las dependencias y los funcionarios o personas que pertenecen o desempeñan las funciones en el IDRD. Se tendrá en cuenta la codificación por dependencias y funcionarios, datos que alimentarán el sistema de control de inventarios.

2. Los inventarios finales o anuales se elaborarán de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Para realizar los inventarios selectivos o rotativos se consultará en el sistema los listados de bienes a cargo de cada dependencia o las carpetas o listados de los bienes a cargo de los responsables.

3. Los responsables de la dependencia seleccionada para realizar el inventario selectivo o anual, están en la obligación de prestar toda la colaboración a los funcionarios del Almacén e inventarios que lo adelantan y deberán atender los requerimientos que se les hagan para aclarar y mantener actualizados los registros de los bienes a su cargo. En cumplimiento de lo anterior el usuario firmará el inventario físico levantado en su presencia, documento que servirá para realizar la confrontación con los registros y facilitar el cuadre y los ajustes correspondientes.

4. En la medida en que se efectúe el inventario deberá actualizarse su resultado en el sistema de control de inventarios si a ello hubiere lugar.

5. Durante los inventarios o toma física deberán complementarse o adherirse las placas a los bienes que no las tengan. Los números a adherir serán los que correspondan en el sistema, a cargo del responsable del bien.

6. Hasta tanto no se efectúe el inventario general del IDRD, no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes reales. Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y dependencias.

Con base en los documentos de entradas y salidas que elabora diariamente el responsable del Almacén General, el área de Contabilidad registrará los valores de costo histórico o de adquisición. Los saldos y movimientos deberán concordar con el Control Físico de existencias que realiza el funcionario encargado del manejo de bienes.

Es deber del área de Contabilidad registrar permanentemente las novedades o movimientos contables de los inventarios, bienes muebles, Planta y Equipo (Devolutivos) y de Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Bienes de Consumo) en servicio y en depósito, que conforman el patrimonio del IDRD.

Los asientos de diario deben ser diligenciados por rubros contables, en concordancia con los comprobantes de ingreso y salida de la bodega. Si el Area de Contabilidad encuentra alguna diferencia o inconsistencia deben informar de manera inmediata al Almacén General para realizar el ajuste respectivo.

Los traslados únicamente afectan la cuenta individual de bienes en servicio de las dependencias donde se encuentran ubicados y de los funcionarios responsables de su uso o custodia.

Los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una permanente comparación con los asientos del Estado Diario de Bienes o el registro de las novedades en el Inventario a cargo de los responsables.

El Almacén General tendrá el control en el Software de los bienes en servicio - todos los bienes que fueron puestos a disposición de los funcionarios, contratistas o terceros (contratos de comodato, préstamos, etc) para el cumplimiento de sus funciones y obligaciones -, llevará un registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permita determinar en cualquier momento la relación de bienes a cargo de todas y cada una de las dependencias y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.

El Almacén General debe enviar a las dependencias y funcionarios del IDRD, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que, previa confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no mayor a ocho días hábiles, de lo contrario se dará por entendido que no tienen ninguna objeción de los inventarios.

Si el funcionario o responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al confrontar la relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado de los bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito, al Almacenista General sobre las diferencias detectadas (faltantes o sobrantes.) para que efectúe las verificaciones y correcciones si a ello hubiere lugar.

Si se presentan pérdidas o daños graves de los bienes, el valor será cargado a la cuenta responsabilidades en los libros de Contabilidad, oficiando al responsable con el fin de que los restituya o repare con la mayor brevedad.

El valor que se cargará, será el mismo que tenga el bien en el acta de avalúo. Si se trata de bienes que no se encuentran en el mercado tales como libros, documentos u obras escasas, únicos, históricos, antiguos, etc., o de armas, municiones o explosivos, la Subdirección Administrativa y Financiera fijará mediante avalúo el valor a cargar. Para el caso de reparación de bienes que sean susceptibles de arreglarse pero que hayan sufrido depreciación por el daño sufrido, la Subdirección Administrativa y Financiera determinará el valor de esta.

Si el responsable cubre el valor del bien o de la reparación, se debe ingresar por este concepto que se destino para tal fin. Si por urgencia del servicio el bien ha sido reparado por cuenta del IDRD, el reintegro se aplicará a otros ingresos por recuperación de deducciones o responsabilidades negociadas o pactadas administrativamente.

Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos serán cargados al jefe respectivo y no a sus subalternos. Y será a este a quien se le apoye con el respectivo control.

En caso de presentarse el retiro de un funcionario o responsable (contratista) de una dependencia o del IDRD, y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, deberá presentarse ante Almacén General a legalizar mediante el documento previamente diseñado para el efecto la entrega, traslado o reintegro de los bienes que tenia a cargo y así obtener el paz y salvo o una certificación de cumplimiento de Almacén antes del último pago.

Si el funcionario o contratista no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber del jefe inmediato o supervisor informar al Almacén del evento; con el propósito de mantener los registros actualizados en esta materia, la oficina de Talento Humano o quien haga sus veces debe cruzar información periódica con Almacén General de las novedades de personal.

Estos mecanismos además de los que diseñe el IDRD, cumplen con el deber de controlar y salvaguardar los bienes y con los compromisos adquiridos por responsabilidades entre las que se encuentra recibir oficialmente los elementos.

El inventario para los bienes en mención podrá realizarse atendiendo el siguiente procedimiento:

1. Los bienes se ordenan física y lógicamente en el espacio donde se encuentran ubicados. De tal forma que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico preferiblemente de acuerdo a sus características, movimiento, código, número o placa asignado y adherido en el momento en que fueron ingresados.

2. Con base en una copia del listado de consulta o tomando los desprendibles de las tarjetas de inventario, el conteo se efectúa, marcando en el listado los bienes encontrados, anotando los sobrantes y los faltantes si se encontraron. Se deberá tener claridad de los bienes inventariados.

3. Mediante trabajo de escritorio se efectúa la comparación de los listados y se establecen las coincidencias y diferencias que se presentan entre ellos. Según las diferencias que se presenten se efectuará una verificación, con el fin de corroborar de forma definitiva las existencias y determinar los faltantes y sobrantes reales.

4. Terminado el proceso se valoran los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste y se preparará el informe al Jefe de Almacén, quien estudiará la viabilidad de su realización.

Se actualiza el sistema y se emiten los resultados del inventario actualizado y ajustado. Las actualizaciones de los inventarios pueden realizarse en cualquier momento y de no haber sobrantes y faltantes se dejara escrito en el acta que se levante.

Nota: Para la verificación anual, se debe contar con la presencia de un funcionario designado por la Oficina de Control Interno para que realice el acompañamiento de la verificación de los inventarios.

Cuando un funcionario o responsable de una dependencia se retira de ella, debe hacer entrega, a la persona que lo reemplace o en su defecto al superior inmediato o al supervisor de los elementos que se encuentran a su cargo. El funcionario o responsable que recibe o su delegado practicará el conteo de los bienes y cruzará las cifras contra el detalle contemplado en los registros suministrados por Inventarios, revisando que los bienes físicamente concuerdan con lo especificado; sí se encuentran diferencias, elementos inservibles u obsoletos, informará de tales hechos al Almacén General para que se efectúen las verificaciones, se inicien las investigaciones o se realicen las incorporaciones o correcciones del caso.

Se origina con el retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le da origen.

El Responsable del Almacén, elaborará el correspondiente Comprobante de Egreso o de Salida, soportado con el Documento oficial (Resolución), denuncio, etc. que autorice la salida definitiva de los bienes del IDRD de acuerdo con cada una de las situaciones que la originan. Como mínimo éste deberá contener:

* Nombre de la entidad

* Lugar y fecha;

* Número consecutivo;

* Identificación de la bodega o sitio de uso.

* Concepto del egreso que origina la novedad o transacción;

* Tipo de bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripción del bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar);

* Unidad de medida;

* Cantidad;

* Valor unitario y total

* Nombre, identificación y firma del responsable del Almacén;

* Nombre, identificación y firma del responsable para el caso de pérdida, hurto o daño.

* Observaciones si a ello hubiere lugar.

La salida de dotaciones del Almacén y Bodega, debe cumplir como mínimo con:

* El Area de Talento Humano o quien haga sus veces emitirá la autorización con el objeto de que el Area de Almacén realice la entrega oficial de los elementos de dotación.

* Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, cascos, etc., que por determinación de la ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en forma definitiva de los registros de existencias de la bodega y de los registros contables, una vez sean entregados a los funcionarios que tengan derecho.

* El documento soporte para descargar los bienes, es el comprobante de salida, el cual debe estar debidamente tramitado.

* En las observaciones de dicho comprobante, deberá indicarse que el suministro corresponde a dotaciones de ley, dejando constancia del período al cual corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectúe doble entrega.

* En el comprobante de salida se deberá identificar al funcionario a quien se le hace entrega de la dotación de quien se exigirá su firma con el número de identificación, como constancia de recibido. Por su parte el IDRD deberá llevar el control para que las nuevas entregas correspondan al siguiente período legal.

Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almacén han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparición o de ser recuperados, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos de hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.

Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos probatorios:

A. Funcionario o persona a cuyo cargo figuren los bienes;

B. Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente inventario;

C. Funcionario responsable del Almacén, si se trata de bienes en bodega; y

D. Cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.

El procedimiento a seguir será el siguiente:

* En caso de hurto una vez confirmado el hecho, el funcionario o persona a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informarlo por escrito al Almacén General, anexando la denuncia respectiva elevada ante las autoridades competentes, para efectos de la investigación pertinente y reclamación a la firma aseguradora.

* Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenia en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará informe pormenorizado ante el responsable del Almacén, quien informara al Area de Apoyo Corporativo lo sucedido, para tramitar la reclamación ante la firma aseguradora.

El responsable del Almacén elaborará el acta de baja por pérdida o daño de bienes, donde se resuma información completa respecto del bien, entre otra: Costo histórico, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor histórico. Este documento será firmado por quienes interviene en ella y se dará traslado al Area de Contabilidad. Así mismo elaborará el Comprobante de Salida en donde se evidencie el hecho, procederá a descargar los bienes de los registros de la Cuenta de Almacén e inventarios.

Cuando se trate de pérdida por hurto, el valor de la recuperación o reclamación ante la aseguradora será por el valor asegurado. Para el caso en que se identifique un responsable por daño, pérdida o hurto el valor será el establecido a través de los mecanismos establecidos al interior del IDRD.

A su vez el Area de Apoyo Corporativo enviará copia de los documentos a la Subdirección Administrativa y Financiera o funcionario competente, quien ordenará a la oficina de investigaciones o a la que haga sus veces en el IDRD, adelantar la correspondiente investigación relacionada con la Responsabilidad en Proceso - Interna -, también deberá remitir la documentación soporte al área contable para los registros correspondientes.

Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, la oficina de investigaciones informará el resultado al ordenador del proceso, quien de acuerdo con el informe autorizará el retiro de la Responsabilidad o su traslado al organismo de control fiscal correspondiente.

Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley 610 de Agosto de 2000, mientras que los registros y fundamentos contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a dicha norma y a lo expuesto por el Contador General de la Nación en el Plan General de Contabilidad Pública, Catálogo de Cuentas, así:

Reflejan el valor de las responsabilidades que han surtido el trámite y acto administrativo del IDRD y que se encuentran en proceso de investigación administrativa para determinar la responsabilidad del funcionario frente al bien o valor.

Con la documentación remitida por el Subdirector Administrativo y Financiero, jefe del Area de Apoyo Corporativo o quien haga sus veces el registro se hará debitando la cuenta responsabilidades en proceso internas y acreditando el grupo del activo que se haya visto afectado y las cuentas que formen parte de su valor en libros.

Refleja el valor de las responsabilidades sobre las cuales se ha declarado la responsabilidad administrativa y/o disciplinaria, y como pena accesoria a la principal se ha determinado el resarcimiento de los perjuicios causados al erario público, es decir determine que existe detrimento patrimonial, haciéndose necesario remitir el proceso a la Contraloría Distrital, pasando a investigación fiscal para determinar si existe mérito para fijar responsabilidad fiscal o exoneración y archivo del proceso.

Agotado el trámite administrativo al interior del IDRD, el ordenador del proceso de acuerdo con el dictamen del grupo investigador, solicitará al contador del IDRD dar traslado del caso al Organismo Competente y proceder a efectuar la reclasificación en las cuentas contables correspondientes, acreditando la cuenta Responsabilidades en proceso Internas y debitando la cuenta Responsabilidades en Proceso - Autoridad Competente.

Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta, causen daño al patrimonio público por acción y omisión y en forma dolosa o culposa.

En este grupo se registran los valores correspondientes a los procesos fallados por la Contraloría una vez éstos han quedado en firme y sobre los cuales dicho ente de control ha notificado a los implicados y la entidad afectada ha tenido conocimiento del acto administrativo.

En desarrollo de lo anterior se debe tener en cuenta:

1. El valor del bien será el valor que figure en libros del IDRD (Costo Histórico mas Ajustes por Inflación, más mejoras, adiciones y valorizaciones, menos la depreciación acumulada ajustada y las desvalorizaciones), o el valor que de acuerdo con la aplicación de un método de reconocido valor técnico se determine.

2. Para efectos de exoneración de responsabilidades se procederá de acuerdo a lo que señalen las autoridades de control y a lo estipulado en el manual de responsabilidades vigente.

Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio del IDRD, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido, o permutado, entre otro destino final, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado.

Razones como las anteriores determinan al interior del IDRD realizar dos clases de procesos para dar salida de bienes; para los tipificados como no útiles u obsoletos y para los inservibles. Esto se hará de acuerdo a la normatividad vigente que nos rija en este momento.

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque el IDRD los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja.

En la categoría de BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para el IDRD, siendo susceptibles a traspaso a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta, dación en pago o donación o según la normatividad vigente que nos cobije.

Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para el IDRD, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

* Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio: Son aquellos bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por el IDRD para su funcionamiento.

* No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos, tecnológicos o cambios de logos de los Alcaldes actuales. Además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

* No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos que ya no le son útiles al IDRD en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.

* No útiles por cambios institucionales: Son aquellos elementos que han quedado fuera del servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal del IDRD, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.

La salida de bienes no útiles u obsoletos requiere autorización expresa del Director o Representante Legal o del funcionario delegado para tal fin.

Dicha autorización debe realizarse mediante acto administrativo donde se detallen aspectos tales como la relación pormenorizada de los bienes, destino que se les ha de dar, ya sea, traspaso a otra entidad, venta, permuta, aprovechamiento para la recuperación de otros bienes de características similares o con destinación a la instrucción educativa, remate, o toda clase de enajenación de bienes que permita la normatividad vigente; nombramiento de los funcionarios que deben llevar a cabo el procedimiento del destino final y las razones de la baja, dejando el registro del valor histórico que figura en los registros del Almacén General.

Una vez agotado el proceso de salida, el responsable del Almacén, procederá a efectuar los registros correspondientes, con base en la copia del acto administrativo que ordenó la salida, copia del acta de entrega o de desmantelamiento, y demás documentos que resulten de la gestión adelantada.

Registrada la salida del Almacén, el responsable abrirá carpeta o actualizará la existente, para dar archivo definitivo a los documentos, y de esta forma dejar constancia de todo lo actuado durante cada proceso de baja de bienes.

Los bienes tipificados como no útiles deberán estar registrados contablemente en las cuentas correspondientes a su ubicación física al momento de realizarse el traspaso, enajenación o aprovechamiento; las cuentas a afectar son:

Propiedades, Planta y Equipo - Bienes Muebles en Bodega: Cuenta en la que estará registrado el valor de los bienes adquiridos a cualquier titulo para ser utilizados en el futuro; para el caso, se dice de aquellos bienes que habiéndose comprado no se pusieron en servicio y contablemente las cifras no han sido trasladas a la cuenta de Propiedades y Planta y Equipo - no explotados.

Propiedades, Planta y Equipo; Son aquellos bienes que estando en servicio se decide que ya no son útiles por alguna de las razones descritas anteriormente. Vale la pena aclarar que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja. Se pueden dejar en custodia donde se encontraron mientras se realiza la baja respectiva.

Propiedades, Planta y Equipo no Explotados; Corresponde a los bienes muebles que no son objeto de uso o explotación, así como aquellos que debido a características o circunstancias especiales diferentes al mantenimiento, no están siendo utilizados por el ente público. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega; para el caso que nos compete, de este grupo pueden ser seleccionados algunos bienes para ser dados de baja y decidirse su salida definitiva de la entidad.

Teniendo claridad en lo anterior, el registro contable se realizará con base en los documentos enviados por el responsable del Almacén de acuerdo con el destino final dado al bien e ilustrados más adelante.

En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para el IDRD.

Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para el IDRD con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles con una certificación de un análisis del Area de Apoyo Corporativo y el Area de Sistemas o quien haga sus veces.

Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

* Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para el IDRD.

* Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven al IDRD.

La Resolución de baja y el valor histórico de los bienes en los registros del Almacén General es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén, y donde se define el destino final que debe dárseles.

El destino de los bienes estará soportado por lo decidido en el Comité de Inventarios, para que el Representante Legal o su delegado autoricen la resolución de baja, adicionalmente estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable del Almacén General.

Basado en la Resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que reglamenten el proceso, el Jefe de Almacén procede a ejecutar el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso de cualquier enajemación- venta, permuta, dación en pago, traspaso a otra entidad, aprovechamiento, destrucción o donación para los casos autorizados por la Ley - con el acta de entrega o recibo, de destrucción o aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a la salida definitiva en el Almacén y en contabilidad.

1. Quien requiera reintegrar al Almacén un bien que se encuentra a su cargo para ser dado de baja por inservible, lo hará a través del formato diseñado por la Entidad para este efecto (reintegro de bienes).

2. El responsable del Almacén verificará en el registro del usuario la existencia y pertenencia de los bienes que reintegra, dará la autorización de reintegro y procederá al recibo físico del bien.

Recibidos los bienes, se elaborará el comprobante de ingreso efectuando el abono correspondiente a la cuenta del usuario en el registro o sistema de inventario en servicio, y se comunicará al Area de Contabilidad para que se efectúen los correspondientes registros en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo - no explotados. Cuenta a la que ingresan los bienes que por alguna razón, en el momento no se requieren en servicio y no son nuevos.

Si al momento de recibir la solicitud de reintegro, la bodega no cuenta con espacio físico suficiente para recibir los bienes, estos deben ser clasificados por dependencia con el propósito de elaborar una relación que será presentada al próximo comité de Inventarios; para el efecto se realizará el procedimiento antes descrito dejando el bien en custodia mientras se define su destino. Tenga en cuenta que no siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja.

3. Revisados los bienes reintegrados y con base en los aspectos contemplados en los "Criterios para clasificar un bien", se procederá a separar los bienes inservibles de los obsoletos, nuevos, útiles, reparables o reutilizables.

El responsable de los bienes del IDRD o quien haga sus veces emitirá un informe basado inicialmente en una inspección física del bien, que permitirá constatar el estado de inservibilidad, inspección que de acuerdo al grado de dificultad deberá ser hecha por personal experto interno o externo quienes se basarán en técnicas precisas, en este último caso, con previa contratación si es necesario.

El concepto emitido debe determinar con certeza el grado de utilidad que tiene el bien y deberá ser certificado por las Areas Competentes para su baja definitiva.

Este estudio y análisis deberá incluir detalles que permitan al Comité de Inventarios evaluar cualitativa y cuantitativamente la relación costo-beneficio para tomar la decisión correspondiente a la baja y determinar el destino final del bien, dentro de estos datos podemos mencionar:

* Costo histórico o métodos de valuación estipulados por el Contador General de la Nación.

* Análisis de los costos administrativos en que incurre el IDRD por mantener dichos bienes.

* Sobre la base de la inspección física se debe dar recomendación del destino que se le puede dar a los bienes de acuerdo con lo estipulado en el presente manual.

Con base en lo establecido, es deber comunicar y remitir a Contabilidad los soportes con la conclusión a que se llegó, a fin de realizar las reclasificaciones contables a que haya lugar, para lo cual se debe suspender la depreciación en la fecha del retiro. En tal caso se mantendrán los saldos, tanto en la cuenta del activo como en la de depreciación acumulada correspondiente, hasta cuando el respectivo bien sea dado de baja o se disponga de él por cualquiera otra forma, lo cual a su vez conlleva la eliminación del saldo de la depreciación acumulada de dicho bien.

De igual forma se procederá cuando el bien desaparezca o se destruya por situaciones tales como calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, sin perjuicio de las responsabilidades que se deriven de tal situación.

1. El responsable del Almacén, en cumplimiento de sus funciones consolidará toda la información requerida por el Comité de Inventarios, y el Almacenista General da un informe, en donde se determinen los motivos por los cuales se está dando salida definitiva a los bienes y la recomendación del posible destino final que se les puede dar.

2. El Comité de Inventarios, autorizará el destino final de los bienes previo análisis y revisión cualitativa y cuantitativa de los documentos presentados por el responsable del Almacén; aprobando y firmando los actos administrativos correspondientes; todo en términos de economía, eficiencia, eficacia, equidad, transparencia, celeridad y valoración de los costos ambientales.

3. Oficializado por el Comité el procedimiento a seguir, se elaborará la correspondiente Resolución de baja de bienes inservibles donde quedará autorizado entre otros, el destino final y la solicitud de los registros que debe realizar el grupo de contabilidad, la resolución e igual que toda la documentación que permita sustentar el acto administrativo, pasará a la firma del Representante Legal o quien haga sus veces en el IDRD para autorizar el procedimiento al interior de la misma.

4. Copia de la documentación antes mencionada y debidamente legalizada, será entregada al Area de Contabilidad para su registro atendiendo lo siguiente:

Las propiedades, planta y equipo que hayan sido dados de baja, deben retirarse contablemente afectando el costo histórico, los ajustes por inflación, los registros de depreciación o amortización acumulada, así como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten al activo correspondiente.

Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la cuenta de orden deudora, hasta tanto se defina su destinación final

Los registros realizados en las cuentas de orden desaparecerán cuando se culmine el proceso con la ejecución de su destino final.

5. Simultáneamente en el Almacén, aprobados los actos administrativos, se procederán a separar físicamente los bienes que definitivamente van a ser dados de baja, de tal forma que la custodia, el registro y la preservación sean realizables.

Así mismo, en el control y seguimiento de la información de Almacén se registrará la reclasificación de bienes servibles a inservibles hasta que el responsable del Almacén y Bodega ejecute cada uno de los procedimientos definidos como destino final y establecidos en el presente manual en cumplimiento de lo dispuesto por el Comité y lo autorizado en la resolución de baja.

6. La culminación del proceso de destino final autorizado, quedará evidenciado en un acta de entrega o de destrucción correspondiente, debidamente firmada por el Responsable de Almacén, por el funcionario autorizado para la realización del proceso de baja, y por quienes intervengan. Este documento forma parte de los soportes del Comprobante de Salida definitiva del Almacén, y debe contener como mínimo:

* Lugar y fecha de emisión;

* Identificación de la bodega que origina la baja;

* Destino final que se realizó (traspaso, venta, permuta, aprovechamiento, destrucción.)

* Código, número o placa y descripción de los bienes;

* Valores, costo histórico.

Dentro de unas de las modalidades de enajenación definitiva a los bienes que el IDRD posea bien sea por ser catalogados como Bienes Servibles No Útiles u obsoletos o como Bienes Inservibles, se encuentran:

La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.

Ordenado y definido como destinación final la venta, esta deberá efectuarse de conformidad con la ley 80 de 1993, y sus Decretos reglamentarios, teniendo presente:

Venta mediante contratación directa; se tipifica cuando el valor de los bienes dados de baja corresponda a valores definidos como menor cuantía para el IDRD conforme al literal a) del Artículo 24 de la ley 80 de 1993.

Venta por mayor cuantía; esta opción se realiza mediante la selección del contratista a través de licitación o remate; se realizará cuando la cuantía supere la establecida por la ley para contratación directa.

Cuando la venta de los bienes deba efectuarse por el sistema de martillo - se hará a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

La selección de la entidad compradora lo hará el IDRD, de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear para realizar los remates.

El Subdirector Administrativo y Financiero del IDRD enviará a dichas entidades financieras solicitud de cotización de los servicios de Martillo, anexando para ello una relación detallada de los bienes a vender, solicitando un peritazgo de dichos bienes, sitios de almacenamiento o ubicación de los bienes para su respectiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere autorizado la baja para venta de los bienes.

Los precios fijados para la venta de este tipo de bienes serán los que determine la administración según criterios objetivos respecto a su estado de conservación y demás especificaciones técnicas.

La programación de la visita para la inspección de los elementos, la determinación de los lotes, la eventual modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para llevar a cabo el procedimiento, se establecerá conjuntamente entre el IDRD y el organismo financiero.

Nota: La anterior reglamentación debe estar concordante con el Decreto 4444 del 25 de noviembre del 2008.

Se presenta la figura de permuta cuando el precio de la venta consta parte en dinero y parte en otra cosa o bien, valiendo la cosa (bien) más que el dinero entregado.

El avalúo de los bienes que se entreguen o reciban en parte de pago, lo hará el Almacén General. Esta operación comercial tiene como soporte el contrato de Compraventa o Permuta.

Contablemente, por una parte, se deberá retirar de las propiedades, planta y equipo el valor de los bienes objeto de la permuta, teniendo en cuenta sus valores inherentes (costo histórico, ajustes por inflación, depreciación acumulada, valorizaciones, provisiones, etc), por otra incorporar el bien recibido en permuta, la diferencia se reflejará en el ingreso o gasto por concepto de venta de activos. En el caso de entregar o recibir dinero se afectará el disponible.

Si Secretaría de Hacienda interviene en aportes en dineros se debe expedir su autorización.

Nota: La anterior reglamentación debe estar concordante con el Decreto 4444 del 25 de noviembre del 2008.

Únicamente el Representante Legal del IDRD o el funcionario que él delegue, puede autorizar la salida de bienes por dación en pago.

En la autorización se tratará lo correspondiente a la operación, contrato, condiciones y lo correspondiente a los movimientos en los registros contables y del valor o avalúo de los bienes, entre otros.

El comprobante de salida lo tramitará el responsable de Almacén atendiendo la autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue, debidamente soportada en los documentos oficiales, las leyes y normas vigentes y aquellos que soportan el contrato correspondiente.

Contablemente, para los bienes catalogados como Servibles no útiles u obsoletos, se debe retirar el activo objeto de la dación en pago, teniendo para ello en cuenta los valores inherentes al mismo (costo histórico, ajustes por inflación, depreciación, etc), debitando la obligación reflejada en el pasivo, si hay pago afectar el disponible, y finalmente de acuerdo con la diferencia resultante, se afectará un ingreso o un gasto extraordinario.

Nota: La anterior reglamentación debe estar concordante con el Decreto 4444 del 25 de noviembre del 2008.

Se configura el traspaso de bienes cuando una entidad transfiere la propiedad a otra del mismo nivel territorial, una vez establecido el requerimiento por parte de la entidad que recibe sobre bienes servibles, que se tipifiquen como servibles no utilizables u obsoletos, o como inservibles.

De acuerdo con el hecho que origina el traspaso se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Para el caso de la solicitud expresa por parte de otro ente del mismo nivel, y previo estudio donde se evidencie que la entidad está en capacidad de realizar el traspaso, se deberá suscribir entre las partes un acta de entrega debidamente motivada y que deberá anexar el documento donde el director administrativo, o quien haga sus veces, certifique que los bienes traspasados en el estado en que se encuentran no son requeridos por la entidad, o que existe orden expresa basada en normas legales o políticas de la entidad.

2. Si la entidad ha determinado que posee bienes servibles no utilizables u obsoletos, o tipificados como inservibles, uno de los posibles destinos es el traspaso para lo cual deberá ofrecer mediante documento escrito a aquellas entidades que de acuerdo con su conocimiento o bases de datos, estén interesadas en obtener bienes de este tipo. Así mismo la entidad deberá manifestar por escrito su interés de recibir estos bienes.

Por consiguiente para el caso de los bienes servibles no utilizables se podrán entregar mediante acta debidamente suscrita entre las partes y soportada en los oficios de ofrecimiento y aceptación. Para el caso de los bienes inservibles y previos el proceso de baja descrito en este Manual, la entrega se protocolizará con el Acta y Resolución de baja, igualmente soportada con las comunicaciones surtidas entre las dos Entidades de ofrecimiento y aceptación.

La afectación contable corresponde a Operaciones Interinstitucionales por Traspaso de Bienes, como Gasto para quien entrega y para quien recibe como Ingreso.

El acta de entrega firmada por las partes en señal de conformidad oficializará la transacción, y debe señalar el origen o causa del traspaso, relacionar y detallar las características de los bienes objeto del traspaso, la conformación de su valor en libros, valorización (si existe), y en caso de determinarse el valor del avalúo técnico por el cual la entidad receptora ingresará los bienes a su patrimonio.

Para la traspaso de estos bienes se debe tener un concepto previo del Area de Contabilidad en cuanto como se debe reflejar en la Contabilidad de la Entidad.

Nota: La anterior reglamentación debe estar concordante con el Decreto 4444 del 25 de noviembre del 2008.

Los bienes almacenados que deban destruirse por motivos de vencimiento (medicamentos, alimentos), desuso, merma, rotura, armamento deportivo etc., deben darse de baja de acuerdo con lo aquí estipulado.

Como última opción a tenerse en cuenta, este procedimiento puede ser realizado por todas las entidades previo cumplimiento de lo estipulado en este manual y por lo establecido al interior de cada entidad, así:

1. Emitir la resolución de autorización de la baja y el destino final, indicando las causas que originan la destrucción del bien.

2. Si la determinación de baja y destino final no se da en forma alterna a la declaratoria de inservibilidad de los bienes, éstos podrán reintegrarse o devolverse a bodega, permaneciendo en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados y luego de aprobada la resolución que autoriza la baja y la destrucción se lleva a cuentas de orden hasta que se realice la destrucción. Si los actos administrativos se emiten en forma alterna con la declaratoria de inservibilidad, contablemente se hará la reclasificación a cuentas de orden en forma automática sin reflejar la devolución a bodega.

3. Elaborar el Acta de destrucción en el momento de ejecutar la acción; en la cual se indica la causa de la destrucción, lugar, fecha, destino final de los desechos, personal que participó, etc., anexando material fotográfico o fílmico como material probatorio de la acción.

4. Esta acta será suscrita por el Almacenista General y demás funcionarios o personas que intervengan en la destrucción física de los elementos.

Nota: Este Manuel será susceptible a cualquier cambio, si alguna norma que afecte al mismo deba aplicarse.

Que en cumplimiento al Decreto 4741 del 2005 por medio de la cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desecho peligrosos generados en el marco de la gestión integral, la autoridad competente ambiental a solicitado al IDRD implementar medias de gestión adecuada para el manejo de los residuos peligrosos generado por la sede Administrativa.

Los cuales le corresponde realizar el seguimiento y control de los recursos naturales del Distrito Capital y de acuerdo con la normatividad vigente ambiental

Los residuos peligrosos: Tales como luminarias, toners, aparatos eléctricos y electrónicos, pilas, sustancias químicas entre otros, que han sido dados de baja, serán transportados por el responsable del área de almacén (auxiliar de almacén) quien los transportara al área de almacenamiento central con las debidas precauciones de seguridad y los depositará teniendo en cuenta el tipo de residuo y de acuerdo a la señalización establecida para este tipo de residuos. En caso de generarse pilas, en las áreas de trabajo, deberán ser entregadas al personal de aseo quien las deberá trasladar y depositar en el recipiente ubicado en el CAC para tal fin.

Por lo anterior, corresponde al encargado de PIGA del Area de Apoyo Corporativo realizar la verificación de los bienes que se encuentran en la bodega de inservibles u obsoletos del Almacén General, para definir por escrito cuales son los residuos peligros y así poder tramitar su baja de acuerdo al procedimiento que el responsable del PIGA ha realizado, de lo contrario el Almacén General realizara la baja de acuerdo al decreto 4444 del 2008.

ACTIVO: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.

ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del negocio, bien sea en la producción, venta de mercancías o productos, o prestación de servicios a los clientes o a la misma Empresa.

ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.

ADICIÓN: Agregar algo a un bien.

ALMACEN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.

ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una Entidad.

ALMACENAMIENTO (UBICACIÓN): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna.

La organización interna del almacenamiento depende de las funciones que desempeñe la Entidad, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.

AMORTIZACIÓN: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.

AVALUO: Estimación que se hace del valor o precio de un bien.

AVALUO FISCAL: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo.

AVALUO TÉCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.

BENEFICIO: Diferencia existente entre el ingreso total y el costo total.

BIEN: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.

BIENES MUEBLES: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.

CENTRO DE COSTOS: Unidad de la organización que registra y analiza todos sus costos de producción o distribución, informa sobre esos datos a las personas interesadas y responsables para facilitar la dirección y el control de las operaciones de la empresa, con miras a alcanzar sus objetivos.

CESIÓN O TRASPASO: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del titulo o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos.

COSTO: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación.

COSTOS DE MANTENIMIENTO: Costos en los que incurre la Empresa para cada uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en buen estado.

DACIÓN EN PAGO: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original.

DEPRECIACIÓN: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

DONACIÓN: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.

EFICACIA: Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir el efecto esperado.

EFICIENCIA: Virtud y facultad para lograr un efecto determinado.

GASTO: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o prestación de servicios.

INFORME ADMINISTRATIVO: Reunión de las diferentes diligencias que se efectuaron o se deben efectuar para comprobar, determinar, gestionar, decidir o tomar acciones en actos de responsabilidad individual o institucional.

INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.

INVENTARIO: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.

INVERSIÓN: Adquisición de bienes que produzcan ingresos o presten servicios. Compra de activos que generen un rendimiento durante un largo periodo de tiempo.

LIQUIDACIÓN: Acción y efecto de poner término de una cosa o a las operaciones de una empresa o establecimiento.

MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad.

MEJORAS: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan.

MERMA: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales.

MUEBLES Y ENSERES: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo.

OBSOLESCENCIA: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.

OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa.

OPERACIONES RECIPROCAS: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan.

OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES: Cuentas cuya causación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos.

OPTIMIZAR: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad. Aprovechar un bien o cosa bajo su aspecto mas favorable.

PATRIMONIO: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la Entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio esta constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones.

PERITO: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.

PERMUTA: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra.

La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil).

PROCEDIMIENTO: Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.

REGISTRO: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.

REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

ROTO(A): Desgarrado, quebrado, perdido.

TRANSFERENCIA: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro.

COSTO HISTÓRICO: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.

En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos.

La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Dicho valor será objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, entre otros:

COSTO REEXPRESADO: Está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos, como la inflación o la devaluación.

Son aceptados como factores de corrección el Porcentaje de Ajuste del Año Gravable -PAAG-, la Tasa Representativa de Mercado-TRM-, los índices específicos, o cualquiera otra modalidad convenida como pacto de ajuste.

Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda nacional, según las normas y procedimientos aplicables a cada evento.

PRECIO DE MERCADO: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.

VALOR PRESENTE: Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento.

COSTO DE REPOSICIÓN: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

VALOR DE REALIZACIÓN: Representa el importe en efectivo o su equivalente en el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.

VIDA UTIL: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.