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RESOLUCIÓN 1861 DE 2010 (Octubre 14) "Por la cual se ajusta la oficialización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión" LA SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIÓN En ejercicio de las atribuciones que le confiere el literal n, del artículo 4, del Decreto 550 de 2006, y CONSIDERANDO: Que la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP) 1000:2009, cuya actualización fue adoptada mediante el Decreto Nacional 4485 de 2009, en el numeral 4.2.3. del capítulo de Gestión de Documental – Control de Documentos-, establece que: "Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: (…) a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación de su emisión; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos; d) asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; f) asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón." (Negrilla fuera del texto original) Que mediante Resolución No. 0838 del 2 de octubre de 2008 se implementó el Manual de Operaciones de la Secretaría Distrital de Planeación, dentro del cual se encuentran establecido en Manual de Procedimientos. Que de conformidad con lo establecido en los Decretos Nacionales 4485 de 2009 "Por medio la(Sic) de la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano." no se requiere la expedición de actos administrativos para la inclusión, mejora o retiro de los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Gestión Pública. Que el inciso segundo del numeral 1 del artículo 1 de la Ley 962 de 2005 "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos." dispone: "Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades." Que el MECI 1000:2005 establece que los documentos relacionados con los procedimientos de cada entidad deben estar referenciados y constantemente actualizados, de conformidad con el memorando No. 3-2010-09709 de la Dirección de Análisis y Conceptos Jurídicos. Que en consecuencia, es pertinente adoptar un medio diferente para la expedición de actos administrativos para la adopción, inclusión, mejora o retiro de los procedimientos y demás documentos del Manual de Procedimientos de la Secretaría Distrital de Planeación. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo1. Establecer que la inclusión y retiro de los documentos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Secretaría Distrital de Planeación (mapa, caracterizaciones, instructivos, formatos, entre otros) se hará previo concepto del Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, mediante acta suscrita por las partes que intervienen en su revisión. Artículo 2. El procedimiento de elaboración y control de documentos será ajustado de conformidad con lo previsto en la presente resolución y establecerá un modelo de oficialización de documentos en el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Planeación. Artículo 3. Los procedimientos establecidos mediante resolución continuarán vigentes hasta tanto se lleven a cabo los ajustes establecidos en el artículo 1 de la presente resolución. Artículo 4. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga toda disposición que le sea contraria. Dada en Bogotá D.C. a los 14 días del mes de octubre del año 2010 COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, MARÍA CAMILA URIBA SÁNCHEZ Secretaria Distrital de Planeación |