7 ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

• Etapa precontractual: Comprende todos los actos preparatorios realizados por la dependencia interesada, en forma coordinada con la Oficina Jurídica de la OFB, anteriores a la suscripción del contrato y a la presentación de la oferta de los proponentes, los cuales deben adelantarse con absoluta claridad, responsabilidad, con el fin garantizar la aplicación de los principios de rigen la contratación estatal, especialmente la transparencia imparcialidad y la libre competencia para así evitar que los procesos precontractuales que se adelanten terminen con declaratoria de desierta en el caso de licitaciones, selecciones abreviadas y concurso de méritos o la no celebración del contrato respectivo en el caso de contratación directa.

Busca la selección objetiva de contratistas, esta comprende los trámites desde la etapa de planeación, preparación y realización del proceso de selección hasta la celebración del contrato o convenio.

• Etapa contractual: Comprende desde la ejecución del contrato y/o convenio, así como su seguimiento hasta su terminación, es decir el denominado plazo de ejecución del contrato.

• Etapa pos contractual: Contempla el tiempo siguiente a la terminación del plazo de ejecución hasta la liquidación definitiva del contrato, es el denominado plazo de vigencia de la liquidación contractual. En estas dos últimas etapas se ejercerá la interventoría o supervisión para el control y seguimiento de los contratos o convenios.

7.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

Hace referencia a los pasos que se deben seguir para la selección de los contratistas. De conformidad con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, los decretos reglamentarios y demás normas que los adicionen o complementen.

Hacen parte esencial de esta etapa los estudios previos de acuerdo con el tipo de contrato que se proyecte celebrar, los cuales constituyen la etapa de planeación y serán a futuro una herramienta importante en la correcta ejecución del contrato. Estos estudios son principalmente el Estudio de oportunidad y conveniencia, el estudio de mercado, los estudios de planeación, la determinación de los permisos, licencias, entre otros, que se requerirán y los pliegos de condiciones, así como todos aquellos que de manera especial y según el tipo de contrato sean necesarios, como por ejemplo avalúos, estudios de títulos etc.

De conformidad con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y demás decretos o normas que la modifiquen o complementen, las modalidades de selección son:

• Licitación pública

• Selección abreviada

• Concurso de méritos y

• Contratación directa

7.1.1 Documentos Generales Previos para todo tipo de proceso

Sin perjuicio de los documentos que a continuación se señalan aplicables a todo tipo de proceso deben tenerse en cuenta los específicos según el tipo de proceso o de contrato:

7.1.1.1 Determinación de necesidades - Plan anual de Compras.

El plan de compras debe ser preparado por la Oficina Asesora de Planeación en coordinación con La Oficina Asesora Jurídica con la información suministrada por las dependencias de la Orquesta Filarmónica de Bogotá en su programación anual. El plan definitivo debe aprobarse por la Directora General en el mes de diciembre.

a) La elaboración del plan se divide en tres etapas básicas:

• Identificación de las necesidades.

• Análisis, consolidación, depuración y priorización de las necesidades.

• Elaboración del Plan Anual de Compras.

b) Requisitos mínimos del plan de compras:

Todo plan de compras deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre y Nit de la entidad

• Tipo de contrato

• Funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.

• Ordenador u ordenadores del gasto.

• Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar.

• Fecha proyectada de pago o plan de pagos.

• Valor total del plan de compras.

El código específico de los bienes y servicios se debe incorporar en el plan de compras en aquellos eventos en los cuales éste exista en el CUBS y haya certeza del bien o servicio que se va a adquirir, en los demás casos se utilizará el código genérico.

Los precios referenciados en el Plan de Compras deben consultarse en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.

Elaboración del Plan de Compras

Para la elaboración del Plan de Compras, los responsables designados tendrán en cuenta, como mínimo, los siguientes lineamientos:

• Revisión de las existencias de los diferentes bienes que posee la entidad.

• Análisis de las necesidades reales de la Entidad y sus diferentes dependencias.

• Identificación de los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia.

Una vez aprobado el presupuesto anual de la Entidad, el representante legal o los funcionarios responsables cotejarán el respectivo Plan de Compras contra el presupuesto público aprobado y procederán a ajustarlo y armonizarlo con la partida presupuestal definitiva.

Para la modificación del Plan de Compras, se debe tener en cuenta el procedimiento y formatos previamente establecidos por la Oficina Asesora de Planeación.

c) Sistema de Información para la Contratación Estatal - "SICE":

De conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Resolución 5313 del 28 de febrero de 2002 de la Contraloría General de la República, la elaboración, ajuste, ejecución y entrega del Plan de Compras, conforme con el artículo 5 de la Ley 598 de 2000 en concordancia con las leyes anuales del presupuesto y el Decreto 111 de 1996, el Plan de Compras de las entidades estatales, deberá construirse consultando el Catálogo Único de Bienes y Servicios – CUBS- y el Registro Único de Precios de Referencia - RUPR-.

Los planes de compras de las entidades estatales tendrán dos componentes: primero, el de la adquisición de bienes y servicios que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y de operación, según sea el caso y segundo, el de la adquisición de bienes o servicios que se financien contra las partidas incluidas en la Ley anual del presupuesto, en el capítulo de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual del presupuesto, en el capítulo de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual de Inversiones, de que trata el artículo 8 del decreto 111 de 1996, compilador de las Leyes Orgánicas del Presupuesto.

7.1.1.2 Estudios y Documentos previos - Contenido.

Los designados en cada dependencia elaborarán los estudios y documentos previos necesarios, en especial lo relacionado con los aspectos técnicos que sirvan de soporte para tramitar los procesos de contratación de la entidad, estos deberán estar firmados por los jefes del área respectiva.

Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones, para los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, conforme lo establecido en este manual y en la normatividad vigente.

Los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:

* Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer: Se debe describir de manera específica la carencia que pretende satisfacer la OFB con esa contratación; las opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado; la opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista técnico, jurídico y económico, efectuando el análisis de las diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la necesidad de la entidad frente a los costos, beneficios y desventajas de cada una de ellas; la verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Compras de la OFB o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo; la relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

* Descripción del objeto a contratar, con las especificaciones y la identificación del contrato a celebrar: Se describe la definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, se deben establecer los siguientes aspectos:

a. Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad. Para tal efecto, se deberán utilizar verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, entre otros. Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad de la entidad. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible y deberá tener relación directa con los proyectos establecidos por la entidad.

b. Las especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar: Aquí se deberán tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y los demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

c. Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados posteriormente como requisitos habilitantes durante el periodo de evaluación de las ofertas, como de cumple o no cumple.

d. Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución total del contrato, en este último se debe tener en cuenta los tiempos de perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos para la ejecución del contrato.

e. Lugar de ejecución: Se debe determinar el lugar o sede principal donde se desarrollarán las actividades necesarias para la ejecución del contrato, señalando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la entidad o fuera de ella o si debe desplazarse a otras ciudades.

f. Servicios conexos: Son aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc. Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, éstos se podrán prever tanto en los estudios previos, en el pliego de condiciones y en las obligaciones del contrato. El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad.

g. Documentos o constancias técnicas para acreditar la capacidad del oferente, como certificaciones de cumplimiento de normas técnicas, certificaciones de experiencia, declaraciones, catálogos, muestras, entre otros.

h. Obligaciones del contratista: Se deben precisar las obligaciones contractuales que debe cumplir el contratista y los productos y/o informes que debe entregar a la entidad. Para determinarlas deben usarse verbos rectores, tales como, realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, entre otros.

i. Valor del contrato: Se debe señalar el valor estimado del contrato, de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor estimado debe incluir todos los costos en que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato.

j. Plazo de ejecución del contrato: Estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto, este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales como las accesorias.

k. Forma de pago: Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de entrega de los bienes o de servicios adquiridos, así como la naturaleza del contrato y los lineamientos presupuestales de la OFB. Cuando se pacten pagos anticipados o anticipos y con el fin de proteger los recursos públicos, se debe exponer las razones técnicas y económicas. Para el efecto se entenderá como pago anticipado, la suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer pago, por tanto ingresa a su patrimonio y puede ser invertida libremente; y por anticipo, la suma de dinero que se entrega al contratista para facilitarle el cumplimiento del objeto contractual, no se considera un pago, por tanto continúa siendo de propiedad de la OFB y debe ser amortizado, dicho dineros no pueden destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y el cumplimiento del contrato, y tienen las condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante su ejecución, por lo cual, su manejo inadecuado, el cambio de su destinación o su apropiación, darán lugar a las responsabilidades correspondientes.

l. Supervisión: Debe determinarse el cargo del servidor público o de los integrantes del Comité de Supervisión, cuando se considere conveniente una supervisión conjunta.

* La justificación de la contratación y los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: Definición del procedimiento de selección que deberá aplicarse, de acuerdo con la naturaleza cuantía, o condiciones especiales de la contratación y la normatividad vigente. Para lo anterior se debe analizar los siguientes aspectos:

a. Identificación del contrato a celebrar: Se debe determinar el tipo de contrato a celebrar por ejemplo si es compraventa, suministro, prestación de servicios, obra, arrendamiento, permuta, consultoría, comodato, donación, convenios o contratos interadministrativos, entre otros. La ley define algunos tipo de contratos de la siguiente manera:

• Compraventa (artículo1849 del Código Civil): La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.

• Contrato de Suministro (Artículo 968 del Código de Comercio): El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

• Contrato de obra (artículo 32 de la Ley 80 de 1993): Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, el mantenimiento, la instalación y, en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

• Contrato de consultoría (artículo 32 de la Ley 80 de 1993): Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

• Contratos de prestación de servicios (artículo 32 de la Ley 80 de 1993): Son los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o el funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

• Contrato de concesión (artículo 32 de la Ley 80 de 1993): Son los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien destinado al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

b. Fundamentos jurídicos de la modalidad de selección: Las cuatro modalidades de selección establecidas por el legislador son:

• Licitación pública: Convocatoria pública que se desarrolla en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes y que tal como Io estipula el artículo 2, numeral 1 de la Ley 1150 de 2007, opera como regla general de contratación.

• Selección abreviada: Modalidad e selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficacia de la gestión contractual.

• Concurso de méritos: Procedimiento de selección de consultores o proyectos, en el que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

• Contratación directa: Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de convocatoria pública y que sólo procede en forma taxativa para las causales previstas en la ley.

• Convocatoria de mínima cuantía: Modalidad de contratación aplicable en los casos, cuyo presupuesto no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, independiente de su objeto.

Para verificar el tipo de contrato a suscribir se deberá examinar su objeto y el alcance de sus obligaciones. Así, por ejemplo, si se van a adquirir unos bienes, que incluyen dos entregas y una cantidad determinada, se estaría frente a un contrato de compraventa. Pero si se trata de comprar bienes por un presupuesto determinado, hasta su agotamiento, con entregas parciales durante un tiempo previamente proyectado, se estará frente a un contrato de suministro.

El nombre que se le dé a un contrato no define su naturaleza, sin embargo, determinar su correcta denominación permitirá un mayor control en el cumplimiento de las obligaciones de las partes, así como identificar precisión los riesgos que se derivan de su ejecución.

La garantía única a constituir para un contrato de compraventa puede diferir de la requerida para un contrato de suministro, pues los riesgos inherentes a los mismos cambian, así como también varía su estimación y asignación.

Por otro lado, hoy más que nunca, resulta imprescindible determinar con claridad, atendiendo la normatividad vigente y la naturaleza de los bienes o servicios a adquirir o la cuantía de los mismos, la modalidad e selección a emplear, pues ello incidirá en la fijación de los criterios de selección dentro del pliego de condiciones.

Así, confundir un contrato de prestación de servicios con uno de consultoría conllevará a desarrollar un proceso selectivo que no corresponde. Esta situación no sólo menoscaba los intereses de la entidad, pues al no evaluar de forma correcta los ofrecimientos puede adquirir bienes o servicios que no satisfagan sus necesidades o que incrementen los costos proyectados, sino que puede involucrar la comisión de faltas disciplinarias por la elusión del procedimiento establecido en la ley.

* Definición de los criterios de verificación y de ponderación, así como los factores de desempate: Los criterios de verificación (habilitantes) constituyen los requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes frente a la necesidad que pretende satisfacer la entidad.

Los criterios de ponderación o calificación son aquellos que establecen los parámetros de comparación de las ofertas. Estos requisitos de comparación deberán constituir herramientas para determinar cuál es la oferta más favorable. En la óptica de la reforma a Ley 80 de 1993, no se trata de seleccionar el mejor oferente sino la mejor propuesta. En tal sentido, la justificación de la elección de estos criterios de ponderación debe responder a las necesidades de la entidad y a los valores agregados que persigue y que implican beneficios y ventajas comparativas.

Establecer criterios inocuos de calificación, es decir, que no marque diferencia en la ponderación efectuada, atenta contra el principio de selección objetiva.

En la determinación de los criterios de ponderación y de desempate, de acuerdo con la naturaleza de la contratación, se deberá tener en cuenta lo ordenado por el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 prevé que los requisitos de verificación o habilitantes deben acreditar la capacidad de los oferentes para ejecutar de forma satisfactoria, al mejor precio y con la mayor calidad posible, la necesidad de la entidad.

* Estudio de mercado o análisis que soporta el valor estimado del contrato: Se deben indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación así como su monto y costos asociados. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el concurso de méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los estudios previos. En el caso de los contratos de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

El estudio de precios de mercado se lleva a cabo una vez elaborado el estudio técnico, permitiendo establecer el presupuesto oficial de la contratación. Comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como:

a. Solicitud de Cotizaciones: Las cotizaciones se deben requerir remitiendo a los interesados, toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. Por lo expuesto, se deberán señalar en la comunicación respectiva los gastos que deberá asumir el contratista (constitución de garantía única, impuestos, transporte, publicación, entre otros) y la forma de pago prevista para el futuro contrato, toda vez que esta información incide directamente en el precio ofrecido.

b. Consulta de bases de datos especializados: Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.

c. Análisis de consumos y precios históricos: Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra.

- Soportes técnicos del valor estimado: Los precios estimados deben soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

- Soportes económicos del valor estimado: Es obligatorio hacer la consulta en el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL - SICE y en el evento de que este sistema registre precios indicativos debe adelantarse una comparación entre estos y los del estudio de precios y condiciones del mercado realizado, para efectos de determinar el valor estimado del contrato. Si el sistema SICE no registra precios indicativos no será necesario hacer la comparación, pero se dejará constancia escrita de esta circunstancia, mediante la certificación de consulta que arroja el sistema. Si el valor estimado se toma del estudio de precios y condiciones del mercado, deberá aportarse el estudio comparativo realizado.

El delegado o jefe de oficina interesado en adquirir los bienes o servicios será el encargado de generar el reporte de la consulta efectuada en el sistema - SICE sobre los bienes o servicios requeridos y evitarlo al área solicitante con el fin de incluirlo en los estudios previos.

* Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos: Es el soporte que permite la tipificación, estimación y asignación de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, así como el análisis que sustenta la exigencia de garantías.

Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución. De ahí la importancia que en los estudios previos se efectúe un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos.

El análisis comprende la valoración de los riesgos previsibles que un proponente o la entidad convocante asume al solicitar o presentar una oferta en una convocatoria pública adelantada por la OFB, o que asume la Entidad y el contratista, al suscribir un contrato, que se traduce en el valor asegurado, en los tipos de amparos y cuantías de los mecanismos de cobertura, en las medidas de mitigación que se adopten en la ejecución de lo pactado y en el panorama financiero del contrato.

Este estudio debe efectuarse en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 4° de la ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 88 del decreto 2474 de 2008.

De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 4828 de 2008 y demás normas concordantes, son tres las condiciones que deben analizarse inicialmente frente a los riesgos derivados de la contratación estatal:

a. Identificación y previsibilidad: Es la posibilidad de precaver la ocurrencia del riesgo e identificar las circunstancias en las que sobrevendrá; de conformidad con la normatividad vigente, la entidad no debe ocuparse del análisis de los riesgos imprevisibles.

b. La estimación o cuantificación: Consistente en el ejercicio de tasación o determinación del valor del riesgo y de la posible afectación de la ecuación financiera del contrato, generada por su ocurrencia.

c. La distribución del riesgo: Hace referencia a la asignación de la cuantificación del riesgo a cada una de las partes del contrato.

* Análisis de la exigencia de mecanismos de cobertura: Así mismo, se deben señalar todos los riesgos que requieren estar amparados por la garantía única exigida por las disposiciones legales vigentes, su cuantía y vigencia, señalando además aquellos riesgos excepcionales que deben estar cubiertos por una garantía o estipulación especial.

El artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, señaló que las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el decreto 4828 de 2008 para el efecto.

El artículo 2 del Decreto 4828 de 2008, definió el mecanismo de cobertura del riesgo como el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:

• La seriedad de su ofrecimiento.

• El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación.

• La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas.

• Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

Los mecanismos de cobertura del riesgo son por regla general indivisible y sólo en los eventos previstos en el Decreto 4828 de 2008, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales. De conformidad con la norma aludida existen varios mecanismos de cobertura del riesgo:

• Póliza de seguros

• Fiducia mercantil en garantía

• Garantía bancaria a primer requerimiento

• Endoso en garantía de títulos valores

• Depósito de dinero en garantía

En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, carta de crédito stand by expedidas en el exterior.

El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías serán determinados por la OFB teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las disposiciones legales.

Tal como lo determina el Decreto 4828 de 2008, la garantía debe amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso.

A continuación se expone una breve explicación de los principales amparos utilizados en la contratación estatal:

a. La garantía de seriedad de la oferta: cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los siguientes eventos: 1) la no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado; 2) la no ampliación del la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en el pliego para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de 3 meses; 3) la falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato; 4) el retiro de la oferta después de vencido el termino fijado para la presentación de las propuestas; 5) la falta de pago de los derechos de publicación en la imprenta distrital, previstos como requisitos de legalización del contrato.

El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 10% del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en el pliego de condiciones, su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

b. La garantía de cumplimiento de las obligaciones: cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, así:

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo: El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad de los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión, el uso indebido y la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato; cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato.

El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

• Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato: Este amparo cubrirá a la OFB de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.

Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria y, en todo caso, no podrá ser inferior al 10% del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquél. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para este efecto.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Este amparo cubrirá a la OFB de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.

El valor de esta garantía no podrá ser inferior al 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.

• Estabilidad y calidad de la obra: Este amparo cubrirá a la OFB de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco años, salvo que la entidad justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: Este amparo cubrirá a la OFB de los perjuicios imputables al contratista derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidos para el respectivo bien o equipo. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato y cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

• Calidad del servicio: Este amparo cubre a la OFB de los perjuicios imputables al contratista que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. El valor y la vigencia de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, valor la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

• Responsabilidad extracontractual: La entidad deberá exigir en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Cuando la entidad contratante autorice previamente la subcontratación se exigirá al contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos o, en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiere llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al 5% del valor del contrato y en ningún caso inferior a 200 SMLMV al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por el periodo de ejecución del contrato.

Es importante que al momento de elaborar los estudios previos se tenga claridad sobre el objeto y su alcance, sus características de acuerdo con su destinación, condiciones bajo las cuales opera el que vende, suministra los bienes o servicios o ejecuta la obra, para poder buscar los elementos que permitan realizar un buen proceso de selección y contratación, bajo óptimas condiciones.

Estos elementos descritos anteriormente deberán complementarse con los estudios y documentos exigidos en las diferentes modalidades de selección.

Cabe destacar, que conforme al principio de planeación resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientes, serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección.

7.1.1.3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-

Los ordenadores del gasto serán los únicos competentes para solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal respectivo ante la Subdirección Administrativa y Financiera, quien viabiliza las solicitudes de afectaciones presupuestales a través del sistema SIIF II y es la encargada de expedir el CDP. Una vez se haya expedido el CDP, éste deberá adjuntarse a los estudios previos.

7.1.1.4 Acto Administrativo de Apertura

La Oficina Asesora Jurídica, una vez reciba los estudios y documentos previos por parte del área interesada, dará inicio al proceso de selección pertinente, para lo cual efectuará lo siguiente:

a) Aviso de Convocatoria Pública: Se aplica a todos los procesos excepto la contratación directa y la inferior al 10% de la menor cuantía. Se publica en el SECOP y contiene:

* Información para dar a conocer el objeto

* Modalidad de selección a utilizar

* Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego, los estudios y documentos previos

* El presupuesto oficial del contrato.

b) Acto Administrativo de Apertura del proceso de Selección (Licitación, selección abreviada y concurso de méritos)

* Objeto de la contratación a realizar.

* Modalidad de Selección.

* Cronograma del proceso.

* Lugar físico o electrónico de consulta y retiro del pliego, estudios y documentos previos.

* Convocatoria para las veedurías ciudadanas.

* Presupuesto oficial estimado - Número de CDP.

* Lo demás que se estime pertinente.

c) Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa (para contratación directa reemplaza al anterior)

* Señalamiento de la causal que se invoca.

* Determinación del objeto a contratar.

* Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera o al contratista.

* Indicación del lugar donde pueden consultarse los estudios previos.

**NOTA: En el caso de los contratos que se celebren por urgencia manifiesta este acto es reemplazado por el acto que la declara (Art. 77 Parágrafo 1 Decreto 2474 de 2008).

7.1.1.5 Pliego de Condiciones:

Es el documento que contiene las condiciones y requerimientos para poder participar, evaluar y adjudicar el contrato, es obligatorio en los procesos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 24 No. 5 de la Ley 80 de 1993, para la elaboración del pliego de condiciones se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Descripción técnica, detallada y completa del objeto o la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización. (En documento separable del pliego como anexo técnico).

• Fundamentos del proceso de selección, modalidad, términos, procedimientos y reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, su evaluación, ponderación y adjudicación del contrato.

• Inscripción en el RUP, estableciendo la clasificación como constructor, consultor y/o proveedor, la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes.

• Se incluirán los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera, capacidad técnica y de organización, teniendo en cuenta el tipo de contrato a celebrar.

• Razones que generan rechazo o declaratoria de desierta, teniendo en cuenta lo establecido en la ley 1150 de 2007, el decreto 2474 de 2008 y los demás que lo modifiquen.

• Condiciones de la celebración del contrato (presupuesto, forma de pago y garantías).

• Anexar la minuta del contrato.

7.1.1.6 Registro único de proponentes

Todas las personas naturales o jurídicas o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que quieran celebrar contratos con la OFB, deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes, con excepción de los siguientes casos:

 Contratación directa.

 Contratos de prestación de servicios de salud.

 Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la OFB.

 Enajenación de bienes de la OFB.

 Personas naturales extranjeras que no tengan domicilio en Colombia.

 Personas jurídicas extranjeras que no tengan sucursal en Colombia.

 Contratos de concesión de cualquier índole.

El RUP tiene por objeto certificar las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, así mismo, contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación del proponente dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponda, de conformidad con la información que acredite al momento de la inscripción, la cual habrá de ser verificada documentalmente en la Cámara de Comercio. Se podrá clasificar en una o varias actividades, especialidades o grupos.

Incluye además, la información sobre los requisitos habilitantes de los proponentes, que corresponden a la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización.

Igualmente, se encuentra la información sobre la capacidad máxima de contratación de los proponentes, con el fin de que en cada proceso de selección se pueda determinar su capacidad residual o K de contratación, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tengan en ejecución al momento de presentar la oferta.

La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes, únicamente se solicitará al proponente información que no esté consignada en dicho registro.

7.1.1.7 Comunicación a los oferentes sobre el resultado del proceso contractual

La Oficina Asesora Jurídica una vez surtidas todas las etapas del proceso contractual, comunicará al(os) oferente(s), por escrito y mediante publicación en el Portal Único de Contratación – SECOP, el acto administrativo de adjudicación.

7.1.1.8 Suscripción del contrato

Los proponentes adjudicatarios, suscribirán el contrato dentro del término señalado en el pliego de condiciones, de lo contrario, la entidad hará efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta, en caso de que exista.

Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato.

7.1.2 Funciones de las diferentes áreas en el proceso de contratación

7.1.2.1 Funciones de las áreas interesadas en la contratación de bienes y servicios

• Previa verificación de la inclusión de la contratación el Plan de Compras, deberá solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, en el formato establecido para el efecto.

• Realizar el reporte de consulta del bien o servicio arrojado por el Sistema – SICE.

• Elaborar los estudios previos, conforme a las indicaciones mencionadas anteriormente.

• Realizar el memorando de solicitud de contratación dirigido a La Oficina Asesora Jurídica, con el cual se deberán anexar los siguientes documentos:

 Estudios previos de oportunidad y conveniencia, con sus respectivos soportes como por ejemplo los documentos base para realizar los estudios de mercado.

 Reporte de consulta en el Sistema de Información para la Contratación Estatal – SICE.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 Los demás documentos que consideren pertinentes y tengan relación con el proceso de contratación a adelantar.

7.1.2.2 Funciones de la Oficina Asesora Jurídica en la etapa precontractual y contractual

• Proyecta el acto administrativo de justificación de la contratación directa o el de apertura según corresponda.

• Elabora el aviso de convocatoria.

• Elabora y revisa los pliegos de condiciones, incluyendo los aspectos técnicos remitidos por el área de origen de la contratación.

• Controla el desarrollo del proceso

• Coordina la subasta inversa cuando haya lugar a ella.

• Hace la resolución de adjudicación cuando haya lugar a ella.

• Elabora el contrato, lo hace firmar y enumera.

• Solicita al responsable del presupuesto el Registro Presupuestal.

• Verifica los trámites para su perfeccionamiento.

• Comunica el perfeccionamiento del contrato al interventor y a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.

• Organiza el expediente contractual y lo archiva.

7.1.2.3 Funciones del Ordenador del Gasto en la etapa contractual.

• Suscribir las resoluciones o actos administrativos que se deriven del proceso contractual.

• Suscribe el acto de adjudicación motivada y/o declara desierto el proceso, previa aceptación del concepto del comité evaluador.

• Suscribe el contrato.

7.2 ETAPA CONTRACTUAL

Se refiere al periodo en el que se desarrolla y ejecuta el contrato.

Los requisitos de ejecución del contrato son la obtención del correspondiente registro presupuestal, la aprobación de la garantía única por parte de La Oficina Asesora Jurídica, la publicación del contrato en la imprenta distrital, en caso de que el contrato supere los 50 SMMLV y, la revisión de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral.

7.2.1 Supervisión y/o Interventoría

Es el conjunto de acciones de seguimiento, vigilancia y control que deben realizarse durante la ejecución de todos los contratos celebrados por la OFB.

El supervisor y/o interventor deberá propender porque el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones señaladas en los Pliegos de Condiciones y en la propuesta del contratista.

La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un supervisor y/o interventor externo, según el caso, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos, y en forma preferente aplica lo establecido en la Ley 1474 de 2011.

7.2.2 Modificaciones a los contratos

Durante la ejecución del contrato, pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, el supervisor y/o interventor deberá solicitar oportunamente a La Oficina Asesora Jurídica, la elaboración de la modificación o adición respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia, así como el beneficio, el valor y/o el tiempo a adicionar si fuere el caso.

7.2.2.1 Adiciones

Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

7.2.2.2 Otras Modificaciones

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas en la solicitud correspondiente.

Producto de la ampliación del plazo y/o adición, el contratista deberá modificar las garantías constituidas para la ejecución del contrato o convenio y publicará las mismas en la Imprenta distrital.

Las modificaciones deben ser publicadas en el SECOP de conformidad al Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

7.2.2.3 Tiempo en que debe presentarse la solicitud de una modificación

El funcionario público que solicite una modificación debe realizarla dentro de un plazo mínimo de cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha prevista para que dicha modificación empiece a regir.

Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará que la modificación empiece a regir en la fecha inicialmente prevista.

Nunca podrá modificarse un contrato cuyo plazo este vencido.

7.2.2.4 Cómo y ante quién se debe solicitar la modificación de un contrato

Previa aprobación por parte del jefe de oficina competente, el supervisor del contrato, solicitará la modificación, anexando:

• Justificación de la modificación y características de la misma (explicar de manera clara lo que se pretende suprimir, adicionar, aclarar o precisar, entre otras).

• Certificado de disponibilidad presupuestal, si se trata de adición en valor.

La solicitud de modificación se radica en la Oficina Asesora Jurídica previa aprobación del Jefe de oficina.

7.2.2.5 Trámite de la solicitud de modificación en La Oficina Asesora Jurídica

• Si no la encuentra viable o contiene errores, la devuelve al supervisor y/o interventor que la elaboró, para su corrección o para que sea archivada.

• Si la encuentra viable la elabora y la tramita para firma de las partes.

7.2.3 Suspensiones de los contratos o convenios

Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del contrato.

La suspensión se solicita cuando el contratista o la entidad requieran paralizar la ejecución del contrato por un término determinado, para el efecto las partes y el supervisor y/o interventor suscribirán la respectiva acta de suspensión, determinando en la misma la fecha de reinició y solicitando el ajuste de las garantías cuando haya lugar a ello.

En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de la garantía.

7.2.3.1 Trámite de la suspensión de un contrato

• El contratista presentará la solicitud al supervisor y/o interventor, explicando los motivos o razones que justifiquen la suspensión del contrato.

• El supervisor y/o interventor analiza la solicitud y comunica a la instancia administrativa inmediatamente superior, para que se determine conjuntamente la viabilidad de la solicitud.

• Si la encuentran viable, conjuntamente, diligencian el Acta de Suspensión de Contrato, de acuerdo con el formato establecido.

• Si el jefe de la dependencia o el supervisor que analizó no la encuentra viable, la devuelve al solicitante.

• Según a lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 se deben publicar en el SECOP.

• El área origen de la contratación deberá remitir a la Dirección Administrativa – -copia de la suspensión dentro de los 3 días hábiles siguientes a su suscripción, con el fin de efectuar su publicación en la página WEB.

• Recibida el acta de suspensión la Dirección Administrativa – -efectúa su publicación y la traslada al archivo del contrato. Posteriormente revisa la modificación de la garantía si hubo lugar a ello y la aprueba.

7.2.4 Cesión del contrato

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. No obstante, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la entidad contratante.

7.2.4.1 Casos en que hay lugar a la cesión de un contrato

La ley no establece causas para que un contrato pueda cederse lo que sí es claro es que debe contarse con la aprobación de la entidad contratante.

7.2.4.2 Trámite de la Cesión de un Contrato

• El contratista solicita a la Entidad Contratante la autorización para ceder el contrato y adjunta la hoja de vida de la persona natural o jurídica con los respectivos soportes, en la cual sugiere se haga la cesión.

• El supervisor y/o interventor analiza la solicitud y evalúa la documentación presentada, revisando que se cumplan todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones para la contratación inicial y se lo informa al jefe de la dependencia respectiva.

• Si se cumplen los requisitos se emite por parte del supervisor y/o interventor y el jefe respectivo, el estudio de los documentos, junto con la solicitud de cesión y un informe de avance económico y cumplimiento de productos o actividades del contrato (plazo, pagos, etc.) a la fecha en la que debe hacerse la cesión y se envía a La Oficina Asesora Jurídica .

• Si no se encuentra viable la solicitud, la devuelve al contratista solicitándole allegar otra hoja de vida para estudio.

• La Oficina Asesora Jurídica – -revisa la documentación y hace la cesión.

7.2.4.3 Tiempo para presentar la solicitud de una cesión

La cesión deberá solicitarse con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha prevista para que empiece a regir.

Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará que la cesión empiece a regir en la fecha prevista.

7.2.4.4 Análisis de la solicitud por la dependencia respectiva

• Estudia la conveniencia, oportunidad y viabilidad técnica de la cesión.

• Si encuentra viable la solicitud, la envía a La Oficina Asesora Jurídica para su trámite.

• Si no encuentra viable la solicitud, la devuelve al contratista solicitándole allegar otra hoja de vida.

7.2.4.5 Trámite de la cesión en la Oficina Asesora Jurídica

• Revisa y estudia la viabilidad jurídica de la cesión.

• Si no encuentra viable la cesión, la devuelve a la dependencia respectiva.

• Si encuentra viable la solicitud, elabora el documento de cesión recoge las firmas del cedente y cesionario, lo envía al ordenador del gasto para su suscripción.

• Numera y fecha el documento de cesión.

• Envía copia del documento de cesión al cesionario para la modificación de la garantía única y la publicación.

• Envía copia del documento de cesión y sus anexos a:

- Cedente.

- Supervisor y/o Interventor.

• El documento de cesión y sus anexos se incluirán en la carpeta del contrato.

7.2.5 Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes

Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

7.2.5.1 Trámite de la terminación anticipada de común acuerdo de un contrato

Las partes de común acuerdo consignaran en el acta respectiva las razones que impiden continuar con la ejecución del contrato, previo análisis de la situación por parte del supervisor y/o interventor.

El análisis del supervisor y/o interventor deberá contener el estudio del estado en que queda la necesidad que se pretendía satisfacer con el contrato, y de quedar algo pendiente la forma como se va a satisfacer.

7.2.5.2 Tiempo para presentar la solicitud de terminación anticipada de común acuerdo de un contrato

La terminación deberá solicitarse dentro de los tres (3) días anteriores a la fecha en que debe hacerse efectiva.

Si la solicitud se presenta por fuera de los términos establecidos no se garantizará que la terminación anticipada del contrato empiece a regir en la fecha inicialmente prevista.

7.2.5.3 Análisis que hace la dependencia interesada de la solicitud de terminación anticipada del contrato

Si encuentra viable la solicitud, la envía a la Oficina Asesora Jurídica para su trámite. Si no encuentra viable la solicitud, la devuelve.

7.2.5.4 Trámite en la Oficina Asesora Jurídica

• Analiza y estudia la viabilidad jurídica de la terminación anticipada.

• Si no encuentra viable la terminación anticipada, la devuelve a la dependencia respectiva.

• Si encuentra que la solicitud es viable, elabora el documento de terminación anticipada y Liquidación anticipada del Contrato, enviándolo al ordenador del gasto para su aprobación.

• Si el ordenador del gasto aprueba:

 Requiere al contratista para las respectivas firmas.

 Fecha el documento elaborado.

 Envía copia del documento y sus anexos a: Contratista y al Supervisor y/o Interventor

• El documento de terminación anticipada de común acuerdo y sus anexos se incluirán en la carpeta del contrato.

7.2.6 Imposición de Multas y Cláusula Penal

De conformidad con lo consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, así como lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la OFB realizará el siguiente procedimiento, frente a eventuales incumplimientos de los contratistas:

1) El supervisor y/o Interventor comunica por escrito al jefe de la dependencia sobre los hechos que puedan dar lugar a incumplimiento de alguna o algunas de las obligaciones y/o objeto contractual pactado, mediante la presentación de un informe.

2) Una vez hecho lo anterior, el Jefe de la Dependencia con el supervisor y/o interventor enviará, una comunicación al Contratista y a la Aseguradora o Banco Garante, con copia a la Oficina Asesora Jurídica, donde se indican los hechos ocurridos en la ejecución del contrato que han podido dar lugar a incumplimientos de las obligaciones pactadas en el contrato, las obligaciones presuntamente incumplidas y las pruebas que lo soportan. Dicho documento se enviará por correo certificado.

3) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la OFB, citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

4) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

5) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

6) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

7) La Oficina Asesora Jurídica verificará la existencia de saldos causados a favor del contratista sancionado, para que de ellos sea descontado el valor de la multa.

8) Una vez el acto administrativo sancionatorio quede en firme, se inicia el cobro al contratista y a la compañía aseguradora del valor total de la multa (si no tiene saldos pendientes) o del faltante, en caso de que el saldo pendiente cubrió parte de la sanción.

7.2.7 Declaratoria de caducidad

A continuación se presentan los pasos necesarios para declarar la caducidad de un contrato.

1) El Jefe oficina Jurídica recibe un memorando proveniente del la dependencia interesada a donde pertenece el funcionario supervisor y/o interventor del contrato, en el que se señalan los hechos que pueden constituir fundamento para la declaratoria de caducidad del contrato.

2) Analiza los hechos y pruebas existentes, así como el fundamento de la solicitud hecha por el área de origen, de ser necesario practica las pruebas del caso y de encontrarse acreditada la existencia de un incumplimiento por parte del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización proyecta el acto administrativo que impone la caducidad, lo declara terminado y ordena su liquidación.

De no imponerse la caducidad, el área de origen del contrato adoptará las medidas de control e intervención a fin de garantizar la ejecución del objeto del contrato.

3) Expedido el acto correspondiente, es revisado por el supervisor y/o interventor y el jefe del área de origen a fin de aprobarlo.

4) Se envía a firma del ordenador del gasto.

5) Se notifica conforme a la ley al contratista y a la compañía aseguradora, advirtiendo que contra la misma proceden los recursos de ley.

6) De presentarse recursos, estos son resueltos mediante acto administrativo.

7) Revisión del área de origen de la resolución y visto bueno del Jefe Oficina Jurídica.

8) Se procede a firmar la resolución por parte del ordenador del gasto.

9) Se notifica conforme a la ley al contratista y a la aseguradora de la resolución por la cual se decide el recurso de reposición, luego de lo cual queda el acto administrativo en firme.

10) Se inicia el trámite ante la compañía aseguradora para que responda por el incumplimiento del contratista y se comunica la información de la caducidad impuesta a los entes de control y a la Cámara de comercio respectiva.

7.3 ETAPA POS CONTRACTUAL

7.3.1 Liquidación de los contratos

Es el acto mediante el cual las partes hacen el balance de contrato y determinan el estado económico de las prestaciones y obligaciones pactadas, determinado quien le debe a quien en busca de declarase a paz y salvo.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

En la etapa liquidatoria, se exigirá al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato, tales como los amparos de estabilidad de la obra, la calidad del bien o servicio suministrado, o la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, etc.

7.3.2 Caso en los que hay lugar a la liquidación de un contrato

Por regla general y de conformidad con lo establecido en la ley 80 de 1993, la OFB liquidará los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran.

7.3.3 Cuándo debe efectuarse la liquidación de un contrato

• Liquidación Bilateral o de común acuerdo: Dentro del término establecido en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o el que acuerden las partes o subsidiariamente dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Para tal efecto, el Acta de liquidación será proyectada por la Oficina Asesora Jurídica y la remitirá cada dependencia para el visto bueno y la respectiva suscripción.

Cuando la complejidad del contrato lo amerite, el balance financiero o estado de cuentas a incluirse en la liquidación, así como los acuerdos realizados con el contratista serán efectuados por el supervisor y/o interventor del contrato para complementar la liquidación y darle trámite.

• Liquidación Unilateral: Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma dentro de los plazos antes señalados, la Entidad podrá liquidar unilateralmente el contrato mediante acto administrativo motivado proyectado por La Oficina Asesora Jurídica susceptible del recurso de reposición. La liquidación unilateral podrá hacerse , dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes, o, en su defecto del establecido por la ley (4 meses) previo el agotamiento del siguiente trámite:

* La Oficina Asesora Jurídica elaborará el proyecto de liquidación bilateral y lo remitirá formalmente al contratista, a fin de que lo suscriba o lo devuelva a la Entidad con sus observaciones. De lo anterior se dejará constancia, indicándole al contratista el plazo que tiene para devolver el proyecto suscrito o hacerle observaciones.

* Vencido el término anterior sin que se reciba respuesta, el supervisor y/o interventor remitirá nueva comunicación al contratista en el mismo sentido.

* De recibirse respuesta con observaciones la entidad las evaluará y de ser pertinentes las incluirá en la liquidación y la remitirá nuevamente al contratista dejando constancia de ello. Este trámite también podrá evacuarse en reuniones de las cuales se levantará y suscribirá el acta respectiva por las partes.

* Evacuado el trámite anterior si no se logra acuerdo, la Oficina Asesora Jurídica elaborará el acto administrativo que contenga la liquidación unilateral acompañado de las constancias anteriores.

* Vencidos los plazos anteriores podrá hacerse de común acuerdo o unilateralmente en cualquier tiempo dentro de los 2 años siguientes al vencimiento de los términos antes señalados.

* Los contratistas pueden dejar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo y en ese caso la liquidación unilateral solo procederá frente a aquellos aspectos sobre los que no hubo acuerdo.

1 LICITACIÓN PÚBLICA:

La licitación pública es la regla general para la escogencia de los contratistas y consiste en el procedimiento mediante el cual la OFB formula una convocatoria pública para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

Los criterios para determinar si hay lugar o no a adelantar un proceso licitatorio son la cuantía y la modalidad del contrato, por regla general procede para la adjudicación de los contratos cuya selección del contratista no deba realizarse por las modalidades de selección abreviada, del concurso de méritos o de contratación directa.

1.1 Plazo de la licitación

Se llama plazo de licitación al término comprendido entre la apertura (fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas) y el cierre (fecha límite para la presentación de propuestas).

La OFB señalará en el pliego de condiciones, el plazo para cada proceso, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, respetando los plazos legales establecidos en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

1.2 Procedimiento de la licitación

Debe seguirse el procedimiento establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como en los artículos 14 y siguientes del Decreto 2474 de 2008, no declarados nulos por el Consejo de Estado, que determinan:

• Remitir electrónicamente a la Cámara de Comercio la información sobre las licitaciones públicas que la entidad pretenda abrir.

• Elaboración del proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos, de conformidad con lo establecido en el No. 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, Art. 6 del Decreto 2474/08 y demás normas concordantes.

• Publicación del proyecto de pliego de condiciones, documentos previos y la indicación del lugar físico donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, esta publicación se hace en el SECOP con antelación de 10 días hábiles antes del acto de apertura.

• Presentación de observaciones de los presuntos proponentes del proyecto de pliego de condiciones y las respuestas a éstas por parte de la OFB.

• Avisos de Prensa: Dentro de los 10 a 20 días calendarios anteriores a la apertura se deberán publicar máximo 3 avisos con intervalos de 2 a 5 días calendario que contendrán información relevante sobre el objeto y características esenciales de la licitación.

• Acto administrativo (Resolución) motivado de la apertura de la licitación pública.

• Realización de audiencia de asignación definitiva de riesgos.

• Publicación en el SECOP del pliego de condiciones definitivo.

• Presentación de observaciones de los posibles proponentes al pliego definitivo de condiciones y las respuestas a las mismas.

• Realización de audiencia de aclaración de pliego de condiciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas.

• Realización de adendas (Potestativo)

• Cierre del plazo para la presentación de propuestas.

• Informe de evaluación de las propuestas.

• Presentación de observaciones a los informes de evaluación y las respectivas respuestas dentro de los cinco días hábiles.

• Audiencia de adjudicación y acto de adjudicación.

1.3 Publicidad:

• Remitir electrónicamente a la Cámara de Comercio la información general sobre las licitaciones que se pretende abrir.

• Publicación del proyecto de pliego de condiciones, documentos previos y la indicación del lugar físico donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, esta publicación se hace en el SECOP con antelación de 10 días hábiles antes del acto de apertura.

• Publicación de observaciones al proyecto y apreciaciones de la Entidad en el SECOP.

• Avisos de Prensa: Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura se deberán publicar máximo 3 avisos con intervalos de 2 a 5 días calendario que contendrán información relevante sobre el objeto y características esenciales de la licitación.

• Acto Administrativo de apertura: Se publica en el SECOP

• Publicación del pliego de condiciones definitivo, estudios y documentos previos y constancia de envío de la información a la Cámara de Comercio en el SECOP.

• Publicación acta audiencia de aclaración de pliegos

• Acta de audiencia de repartición o asignación de riesgos.

• Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura, cuando haya lugar.

• Las adendas cuando haya lugar.

• Los informes de evaluación de las propuestas.

• Informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa, en caso de ser utilizada.

• La resolución de adjudicación o declaratoria de desierta, además el acta de audiencia pública de adjudicación.

• El contrato, modificaciones, adiciones o suspensiones.

• El acta de liquidación.

1.4 Documentos

• Estudio de oportunidad y conveniencia (Art. 3 Dto. 2474/08)

• Aviso de convocatoria pública (Art. 4 Dto. 2474/08)

• Información a cámara de comercio (Art. 8 parg. 4 Dto. 2474/08)

• Certificado de Disponibilidad presupuestal

• Avisos de prensa (Art. 30 No. 3 Ley 80/93)

• Acto administrativo de apertura del proceso (Art. 5 dto. 2474/08)

• Proyecto y pliego de condiciones definitivo (Art. 6 y 9 Dto. 2474/08)

• Acta de audiencia de reparto de riesgos (Art. 2 Parg. 2 Dto. 2025/09)

• Acta de audiencia de aclaración del pliego.(Art. 30 No. 4 dto. 2474/08)

• Informe de evaluación (Art. 30 No. 8 Ley 80/93)

• Acta de audiencia de adjudicación (Art. 15 Dto. 2474/08)

• Acto administrativo de adjudicación (Art. 30 No. 11 Ley 80/93)

2 CONTRATACIÓN DIRECTA:

Este proceso de contratación solamente procederá en los casos señalados en el artículo segundo numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, siendo aplicables a la OFB los siguientes:

1- Urgencia manifiesta.

2- Contratos interadministrativos.

3- Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

4- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

5- Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

6- Arrendamiento y Adquisición de inmuebles.

2.1. Cuando no exista pluralidad de oferentes

• Certificación de que es la única persona inscrita en el RUP o

• Certificación de titularidad de los derechos de propiedad industrial o derechos de autor. Según corresponda.

NOTA: Lo anterior deberá constar en los estudios previos.

2.2. Contratos Interadministrativos

Las Entidades señaladas en el art. 2 de la Ley 80 de 1993 celebrarán contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

No podrá celebrarse por este tipo de contrato, los contratos de seguro.

Los convenios que se quieran suscribir con Universidades públicas, solo podrán hacerse siempre y cuando el objeto de su actividad consignado en los documentos de creación de la misma, sea acorde con el objeto a desarrollar mediante el convenio o contrato a suscribir.

 Convenios Interadministrativos

Convenios suscritos entre entidades públicas con el fin de aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común que les permita dar cumplimiento a las funciones constitucionales y legales que les han sido asignadas. Se rigen por los principios que orientan la función administrativa y la contratación estatal, establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993, respectivamente.

Para su suscripción deberán tenerse en cuenta los límites establecidos frente al tema en el artículo 4 literal c) de la Ley 1150 de 2007.

 Convenios con Organismos Internacionales

Aquellos suscritos con organismos internacionales de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, o con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional.

Como lo dispone el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, los convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento.

Los convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; convenios necesarios para la operación de la OIT; convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; convenios para la operación del programa mundial de alimentos; convenios para el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la Unesco y la OIM; convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.

Prohibición: Las entidades estatales no podrán celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

 Convenios de Apoyo

Definidos por el artículo 355 de la Constitución Política como contratos celebrados por las entidades públicas con personas jurídicas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad para impulsar programas y actividades de interés público, acordes con los planes de desarrollo, regulados en la actualidad por los Decretos 777, 1403 de 1992 y 2459 de 1993.

Además de lo anterior, deberá aplicarse los lineamientos establecidos en la "Guía para el Trámite de Autorizaciones", expedida por la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte el 3 de junio de 2011.

 Convenios de Asociación entre Entidades Públicas

Definidos en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998, conllevan la asociación entre entidades públicas para el cumplimiento de funciones administrativas o prestar conjuntamente servicios a su cargo mediante convenios de asociación o la creación de personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se conformen por la asociación exclusiva de entidades públicas se sujetarán a las disposiciones previstas en el Código Civil y en las normas que regulan el funcionamiento de entidades de este género.

 Convenios de Asociación con Particulares

Regulados por el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, como la constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares.

Pueden ser celebrados por las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo, con la observación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley.

Además de lo anterior, deberá aplicarse los lineamientos establecidos en la "Guía para el Trámite de Autorizaciones", expedida por la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte el 3 de junio de 2011, en su condición de cabeza del Sector.

 Convenios Especiales de Cooperación

Acuerdos suscritos entre la Nación o sus entidades descentralizadas y particulares para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías que no dan lugar al nacimiento de una nueva persona jurídica. En virtud de estos convenios las partes aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar, desarrollar y alcanzar en común algunos de los propósitos contemplados en el Decreto 391 de 1991 (Ley 1286 de 2009).

De conformidad con lo establecido en la norma aludida, el convenio especial de cooperación debe constar por escrito y contener como mínimo cláusulas que determinen: su objeto, término de duración, mecanismos de administración, sistemas de contabilización, causales de terminación y cesión.

Este convenio debe ser publicado en el Diario Oficial, puede ser objeto del pago del impuesto de timbre nacional, en las condiciones dispuestas por la legislación vigente y conlleva la apropiación y el registro presupuestal cuando involucra recursos públicos.

 Convenios de Asociación para adelantar actividades científicas y tecnológicas

Asociación entre la Nación o sus entidades descentralizadas con otras entidades públicas de cualquier orden para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, dentro de los parámetros establecidos por el Decreto 393 de 1991.

**Requisitos Generales

En los estudios previos de los convenios a suscribir se definirán, entre otros, los siguientes aspectos:

a) La conveniencia y oportunidad de la celebración del convenio.

b) La cuantificación de los aportes de las partes.

c) El o los objetivos comunes perseguidos.

d) Las obligaciones de las partes.

e) El funcionario que tendrá a cargo la vigilancia, orientación y control de la ejecución.

f) Las causales de terminación o disolución.

g) Los protocolos de comunicaciones.

h) Los plazos o etapas de ejecución.

i) Los productos o resultados esperados.

Cuando los convenios impliquen erogación a cargo de la Entidad, se deberá elaborar el respectivo estudio de mercado de los bienes o servicios que se contratarán en ejecución del convenio.

Nota: La solicitud de elaboración de convenios deberá ser dirigida a La Oficina Asesora Jurídica , anexando los siguientes documentos:

 Estudio previo de oportunidad y conveniencia, con todos los aspectos antes expuestos y con sus respectivos soportes como por ejemplo los documentos base para realizar los estudios de mercado.

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en caso de que se aporte recursos.

 Los demás documentos que consideren pertinentes y tengan relación con el proceso de contratación a adelantar.

Los documentos mencionados deberán contar con el visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaria General, para ser remitidos a La Oficina Asesora Jurídica –Grupo de Trabajo de Contratos-, quien será la encargada de su elaboración, comunicación al supervisor o control de ejecución de su designación y el archivo respectivo.

** Requisitos Especiales

a. Para la suscripción de los convenios de asociación con particulares que impliquen la creación de una nueva persona jurídica (Artículo 96 de la Ley 489 de 1998): Cuando en virtud del convenio suscrito surgen personas jurídicas sin ánimo de lucro, se regirán por las disposiciones previstas en el Código Civil para las asociaciones civiles de utilidad común.

Se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 Los objetivos y actividades a cargo, funciones y controles propios de las entidades públicas participantes.

 Los compromisos o aportes iniciales de las entidades asociadas y sus naturaleza y forma de pago, son sujeción a las disposiciones presupuestales y fiscales, para el caso de las públicas

 La participación de las entidades asociadas en el sostenimiento y funcionamiento de la entidad.

 La integración de los órganos de dirección y administración, en los cuales deben participar representantes de las entidades públicas y de los particualres.

 La duración de la asociación y las causales de disolución.

b. La celebración de convenios especiales de cooperación está sometida a las siguientes reglas:

 No existirá régimen de solidaridad entre las personas que lo celebren, pues cada una responderá por las obligaciones que específicamente asumen en virtud del convenio.

 Se precisará la propiedad de todos los resultados que se obtengan y los derechos de las partes sobre los mismos.

 Se definirá las obligaciones contractuales, especialmente de orden laboral, que asumen cada una de las partes.

 El manejo de recursos aportados para la ejecución del convenio podrá efectuarse mediante encargo fiduciario o cualquier otro sistema de administración.

 Estos convenios se regirán por las normas del derecho privado.

2.1.1 Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

Debe tenerse en cuenta que los servicios profesionales son de naturaleza intelectual diferente a los de consultoría y debe contar con los siguientes documentos:

• Certificación de ausencia de personal en planta.

• Certificado de idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate con los soportes respectivos.

• Si es con personas jurídicas además el certificado de existencia y representación legal. (capacidad)

• Afiliación al sistema de seguridad social.

• Formato único de hoja de vida.

• Antecedentes judiciales y disciplinarios.

• Libreta militar (hombres)

• Boletín de responsables fiscales.

• Formato único de declaración de bienes

• No requieren varias ofertas.

• No requiere RUP.

• No requieren expedición de acto administrativo de justificación de la contratación directa.

• Certificado de Disponibilidad presupuestal.

2.1.2 Adquisición de inmuebles

• Avalúo comercial base de negociación: Se solicita al IGAC o cualquier persona natural o jurídica que este inscrita en el registro nacional de avaluadores.

• Estudio de títulos

• Estudio previo sobre las diferentes alternativas de características similares de inmuebles en el mismo sector, su comparación y la selección de la de menor costo de ser el caso.

• Se debe dar aplicación a lo preceptuado en las leyes de reforma agraria y reforma urbana, atendiendo las razones de utilidad pública y agotando el procedimiento de venta forzosa (enajenación voluntaria y expropiación de ser el caso).

2.1.3 Arrendamiento

• Se contrata por precios del mercado: Avalúo de renta.

• No se requieren varias ofertas

• Si la entidad va a ser arrendadora el estudio previo incluirá el análisis de la capacidad de pago del posible arrendatario y establecerá las garantías respectivas. (Parágrafo. Art. 83 Decreto 2474 de 2008).

2.2 Procedimiento del proceso de Contratación Directa

• Una vez la oficina interesada en la contratación, cuente con los documentos soporte base de la contratación directa antes anotados, deberá enviar la solicitud de elaboración del contrato a La Oficina Asesora Jurídica con dichos documentos debidamente firmados.

• La Oficina Asesora Jurídica revisa dichos documentos y si considera procedente proyecta el acto administrativo de justificación de la contratación directa; en caso que se deban realizar ajustes o que falten documentos el abogado encargado devolverá la solicitud con todos los documentos a la delegada u oficina interesada para que se corrijan o anexen.

• La Oficina Jurídica, elabora el contrato, lo hace firmar y enumera; solicita al responsable del presupuesto el Registro Presupuestal; verifica los trámites para su perfeccionamiento; comunica el perfeccionamiento del contrato al supervisor y/o interventor y organiza el expediente contractual y lo archiva.

i. La dependencia interesada solicita a La Oficina Asesora Jurídica la elaboración del contrato anexando los documentos necesarios

ii. La secretaria de la Oficina Asesora Jurídica, recibe la solicitud de elaboración del contrato y revisa los anexos según memorando de solicitud.

iii. De estar correcta la documentación la coordinadora de contratación la asigna a un profesional de la Oficina Asesora Jurídica

iv. El profesional designado revisa la documentación, según los lineamientos de la Oficina y elabora la minuta del contrato, lo remite al Coordinador para su revisión y lo entrega a la Jefe Oficina Asesora Jurídica para su aprobación.

v. De ser necesaria la justificación la coordinadora de contratación ordena la redacción de la justificación del contrato.

vi. La ordenadora del gasto firma el contrato

vii. La Secretaria de la Oficina Jurídica asigna numera y fecha el contrato, asignándole número consecutivo y solicita registro presupuestal, y entrega copia del contrato al contratista

viii. El profesional asignado determina si el contrato requiere perfeccionamiento, acta de inicio y/o garantía de cumplimiento, de ser el caso debe revisar que la misma haya sido constituida de conformidad con el contrato.

ix. La Oficina Jurídica verifica el cumplimiento de los demás requisitos de legalidad del contrato, entre ellos que la póliza haya sido constituida de conformidad con el contrato.

x. La Secretaria de la Oficina Jurídica comunica al supervisor del contrato, a través de oficio, o dejando constancia mediante la suscripción del contrato por parte del supervisor, en el aparte correspondiente, entregando copia del contrato y de las garantías si aplica.

xi. Si la suma total del contrato supera los 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, el técnico asignado deberá comunicar a la imprenta distrital adjuntando fotocopias de publicación y pago, no sin antes verificar que el contratista aporte el recibo de pago de la publicaciones en la imprenta distrital si a ello hubiere lugar.

xii. El Supervisor del contrato, deberá enviar certificaciones de cumplimiento, informes del contratista y pago de los parafiscales al grupo de contratación

xiii. La secretaria de la Oficina Asesora Jurídica archiva en el expediente los documentos enviados por el supervisor.

xiv. El supervisor del contrato elabora el acta de liquidación del contrato, que debe ser firmada por el contratista.

3 SELECCIÓN ABREVIADA

3.1 Causales de Selección Abreviada Aplicables a la OFB

• Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

• Contratación de menor cuantía. La menor cuantía de la OFB es hasta 280 SMLMV.

• Declaratoria de desierta del proceso licitación (4 meses siguientes a la declaratoria).

• Enajenación de bienes del estado Lit. e Núm. 2 Art 2 Ley 1150/2007.

3.2 Documentos previos específicos según tipo de contrato por procedimiento abreviado.

• Estudio de oportunidad y conveniencia (Art. 3 Dto. 2474/08)

• Aviso de convocatoria pública (Art. 4 Dto. 2474/08)

• Acto administrativo de apertura del proceso (Art. 5 dto. 2474/08)

• Proyecto y pliego de condiciones definitivo (Art. 6 y 9 Dto. 2474/08)

• Informe de evaluación (Art. 9 No. 2025/09)

• Respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación (Art. 9 Núm. 6 2025/09)

• Acto administrativo de adjudicación (Art. 9 Núm. 5 y Art 12. Dto. 2474/08)

• Certificado de Disponibilidad presupuestal

3.2.1 Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

Deberá siempre escogerse uno de estos 3 procedimientos: Subasta inversa, adquisición a través de bolsa de productos y acuerdo marco de precios (el último está pendiente de reglamentación). Art. 17 Decreto 2474 de 2008

3.2.1.1 Subasta Inversa-Ficha Técnica. Articulo 20 Decreto. 2474/2008

• Denominación del bien o servicio

• Denominación Técnica del bien o servicio

• Unidad de medida

• Descripción general

NOTA: La subasta es una puja dinámica realizada presencial o electrónicamente, para que pueda realizarse deberán estar habilitados como mínimo 2 proponentes. El procedimiento es el establecido en los artículos 23 a 28 del Decreto 2474 de 2008.

3.2.1.2 Bolsa de productos Articulo 31 Decreto 2474/2008.

• El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

• El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

• Los listados de productos son elaborados previamente por las bolsas, únicamente los productos que pueden ser adquiridos por las entidades son los que con anterioridad estén incorporados en ella.

• CDP Debe contener además del valor del contrato de comisión el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa.

• Verificación inscripción SICE y RUPR de los comisionistas de bolsa. Art. 33 Decreto 2474 de 2008.

Nota: No se harán las publicaciones del procedimiento en el Secop según lo establece el parágrafo 5 del Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 en los casos de adquisición de productos de origen y destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos, ni las operaciones que se realicen para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las Entidades.

3.2.2 Menor Cuantía

La menor cuantía para la OFB será la establecida según el presupuesto de la Entidad para el año en el cual se pretenda suscribir el contrato, se requerirán los mismos documentos de contenido general antes enunciados.

• Se publicará el proyecto de pliegos de condiciones y el pliego de condiciones definitivo con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura, de conformidad al inc. 2 del Artículo 9 del Decreto 2474/2008.

• El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, que en ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles.

• Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar manifestaran su interés con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones.

• Si el número de posibles oferentes es superior a diez (10), la entidad podrá dar paso a la audiencia pública de sorteo (de la cual se levantará acta) para escoger entre ellos un número no inferior a éste. En todo caso, la audiencia de sorteo se realizara el día hábil siguiente al vencimiento del término.

• Si el número de posibles oferentes es inferior a diez (10), la entidad adelantara el proceso con todos ellos. En caso de adelantarse el sorteo, el plazo señalado en el pliego de condiciones para presentar ofertas se contará a partir del mismo día hábil a la realización del sorteo.

• Vencido el término para la presentación de las propuestas, se procederá a la evaluación en las condiciones señalada en el pliego de condiciones. En ningún caso el término de evaluación podrá ser mayor que el término señalado para la presentación de las mismas.

• El resultado de la evaluación se publicará en el SECOP durante tres (3) días hábiles, tiempo en el cual los oferentes presentarán observaciones a la misma.

• La entidad procede a dar respuestas a las observaciones presentadas a la evaluación y se adjudicará en forma motivada.

• La Entidad comunicara la adjudicación a todos los posibles oferentes.

3.2.3 Declaratoria de Desierta de la Licitación (Art. 48 Dto. 2474/2008 modificado por el art. 3 Decreto. 3576 de 2009)

Si persistiere la necesidad de contratar y la entidad no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al acto administrativo de declaratoria de desierta, el proceso de menor cuantía.

En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés ni el sorteo de consolidación de oferentes (núm. 3 y 4 art. 9 Decreto 2025 de 2009).

3.3 Procedimiento Selección Abreviada

i. La dependencia interesada elabora el estudio previo, y la Oficina Asesora Jurídica el proyecto de pliego de condiciones.

ii. La secretaría de la Oficina Asesora Jurídica recibe la solicitud de adelantar la escogencia del contratista, previa verificación de los documentos relacionados como anexo y los pasa al Coordinador, si está designado o contratado, o en su defecto al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien los asigna a un profesional de la Oficina.

iii. El profesional asignado revisa los estudios previos, documentos soportes y el proyecto de pliego de condiciones y determina: si esta conforme inicia las gestiones para adelantar la escogencia del contratista mediante la modalidad de selección abreviada, si no está conforme, devuelve la documentación con memorando para que la dependencia solicitante realice los ajustes correspondientes.

iv. Una vez la documentación este conforme, el profesional asignado, inicia las gestiones para adelantar la escogencia del contratista mediante la modalidad correspondiente,elaborando los proyectos de pliegos de condiciones, recibe las observaciones al mismo y las resuelve, en coordinación con el Comité Asesor Evaluador, designado previamente en la Resolución 023 de enero de 2011, y finalmente las publica en las páginas de SECOP y contratación a la vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

v. El Profesional asignado proyecta un acto administrativo que ordena la apertura,

vi. El ordenador del gasto, recibe y revisa la resolución que ordena la apertura enviada por la Oficina Asesora Jurídica.

vii. El profesional asignado, publica el acto de apertura del proceso y los pliegos definitivos, en el SECOP.

viii. Luego de la publicación los posibles oferentes, presentan observaciones al pliego de condiciones, las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas en los términos previstos para la publicación del proyecto de pliegos de condiciones.

ix. El profesional asignado, remite a la dependencia solicitante las observaciones al pliego de condiciones, en lo que respecta a temas técnicos. La aceptación o rechazo de las observaciones planteadas por los posibles proponentes se hará de manera motivada, para lo cual se agruparán aquellas de naturaleza común.

x. El comité asesor, remite respuesta a las observaciones al pliego de condiciones indicando cuales son procedentes, de manera motivada, e indicar si amerita algún cambio en el pliego de condiciones.

xi. De ser necesario el profesional asignado pública las adendas, luego recibe las propuestas que se presenten, para lo cual se deberá levantar un acta de cierre, en la que se consignan los datos del proponente, el número de folios de la propuesta, carta de presentación y la garantía de seriedad de la misma. Luego las envía a cada uno de los integrantes del Comité Evaluador con el fin de adelantar las evaluaciones y verificaciones: técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia.

xii. El comité evaluador realiza la evaluación de las ofertas presentadas de manera objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y no rechazará una propuesta por ausencia de requisitos o falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporte el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones. Del resultado de la evaluación de los criterios habilitantes y calificables el Comité elabora un informe conjunto con la lista de elegibles.

xiii. El profesional asignado, recibe el informe de evaluación del Comité Evaluador y solicita la publicación en la web de los resultados. La publicación deberá hacerse durante tres (3) días hábiles en www.contratos.gov.co, www.ofb.gov.co., los cuales, también estarán disponibles para su consulta en la Oficina Asesora Jurídica, para que los oferentes hagan observaciones, sin embargo los oferentes no podrán adicionar, completar o mejorara sus propuestas.

xiv. En caso que se presenten observaciones de parte de los oferentes, el profesional asignado las recibe y remite al comité asesor para que proyecte una respuesta.

xv. El comité asesor remite respuesta a las observaciones al informe de evaluación indicando cuales son procedentes. Las respuestas deben ser motivadas, e indicar si amerita algún cambio en el orden de elegibilidad.

xvi. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica en forma coordinada con el Ordenador del Gasto Delegado, realiza la audiencia de revisión de propuesta económica, de acuerdo a los términos señalados en el pliego de condiciones.

xvii. El profesional asignado elabora acta de apertura de la propuesta económica del primer elegible verificando la consistencia de la propuesta económica. Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta los parámetros señalados en el pliego de condiciones. De lo ocurrido en la audiencia se dejará constancia en el acta respectiva.

xviii. Luego de elaborar el acta, el profesional asignado elabora la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según sea el caso. El acto de adjudicación se deberá publicar en el SECOP y en la p´´agina de contratación a la vista de la Alcaldía Mayor. Hará parte de su contenido la respuesta que la entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

xix. Ordenador del gasto, firma el acto de adjudicación, previa revisión de la Oficina Asesora Jurídica.

xx. La Secretaria de la Oficina Jurídica numera la resolución y emite los oficios de notificación y comunicación. Luego publica la resolución de adjudicación y firma el acta de audiencia.

xxi. El profesional designado elabora la minuta del contrato y la envía al Jefe Oficina Jurídica para que revise y dé el visto bueno para que el ordenador del gasto firme el contrato.

xxii. La Secretaria de la Oficina Jurídica una vez firmado el contrato lo numera, lo fecha y solicita el registro presupuestal a La Oficina Asesora Jurídica.

xxiii. Una vez el área designada por la Subdirección Administrativa y Financiera expida el registro presupuestal, la Secretaria de la Oficina Jurídica entrega copia del contrato al contratista y registra los contratos en los portales de contratación respectivos, a través del Técnico responsable de dicha actividad en la Oficina Jurídica, y envía copia del contrato al supervisor y de ser el caso la póliza. Además si es necesario comunica a la imprenta distrital, igualmente a través del Técnico responsable de dicha actividad.

4 CONCURSO DE MÉRITOS:

4.1 Aplicabilidad

Para la suscripción de contratos de consultoría definidos en el numeral segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993: proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, también las interventorías, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación, y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos, así como para los proyectos de arquitectura.

Procedencia del concurso de méritos

A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

Etapas del concurso de méritos.

El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el Título I del presente decreto:

1. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos.

2. Publicación del pliego de condiciones.

3. Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación.

4. Presentación de las ofertas.

5. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas.

6. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas.

7. Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles.

8. Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

9. Verificación de la consistencia de la propuesta económica.

10. Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

4.2 Documentos Generales Previos para concurso de méritos:

4.2.1 Estudio de conveniencia-Contenido:

 Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer.

 Descripción del objeto a contratar, con las especificaciones técnicas y la denominación del contrato a celebrar.

 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

 Análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación así como su monto y costos asociados (estudio de mercado). En esta modalidad no se publicará el detalle del análisis mencionado.

 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable teniendo en cuenta lo estipulado en el Decreto 2474 de 2008.

 Análisis de riesgos y las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual de de justificación de solicitud de garantías.

Nota: En los casos que se involucre diseño y construcción la Entidad deberá poner a disposición los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.

A-Para concurso Abierto: Requisitos

 Información relacionada con el objeto a contratar.

 Modalidad de selección a utilizar

 Presupuesto del contrato

 Lugar donde se consultarán los pliegos, estudios y documentos previos.

B-Para concurso con precalificación: Requisitos

Además de los requisitos anteriores la convocatoria contendrá:

 Fecha límite para presentar expresión de interés

 Criterios para conformar la lista limitada de oferentes (según el artículo 64 Decreto 2474).

 Indicación si es lista corta o multiusos

 Indicación de requisitos habilitantes mínimos.

4.2.2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-

Se expide con base en los requerimientos técnicos y en la estimación que de los mismos hace la entidad.

En Propuesta técnica detallada- PTD puede existir un CDP superior a la estimación.

4.2.3 Pliego de Condiciones:

Descripción técnica del objeto, los requerimientos técnicos incluirán como mínimo lo siguiente:

• Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieran

• La Descripción detallada de los servicios requeridos y los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

• El cronograma de la ejecución de los servicios de consultoría y de sus resultados.

• El listado y ubicación de la información necesaria y que debe ser conocida por los proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

• La determinación del tipo de propuesta que se exige (PTS O PTD)

Excepción: Cuando proceda el Concurso con Preclasificación el acto administrativo de apertura procederá cuando se encuentre en firme la lista corta o la lista multiusos.

4.2.4 Lista corta y multiusos

La lista corta es aquella que se emplea para un solo proceso de concurso de méritos y la lista multiusos es la que se utiliza para varios concursos de méritos determinados o determinables. Ambas se encuentran inmersas en los procesos de concurso con precalificación y deben ser publicadas en el SECOP.

4.2.5 Informe de Evaluaciones

Existen tres evaluaciones dentro del proceso de concurso de méritos con precalificación:

4.2.5.1 Evaluación de los requisitos mínimos habilitantes

Esta evaluación se efectúa luego que la entidad por medio de la convocatoria expresa la necesidad de contratar los servicios de consultoría y los proponentes presentan su manifestación de interés en participar, cumpliendo con los requisitos mínimos establecidos por la OFB.

Como consecuencia de la evaluación efectuada a dichos requisitos, se obtiene la conformación de la lista corta o multiusos según corresponda.

NOTA: En el procedimiento con precalificación, junto con el acto administrativo de apertura deberá anexarse la carta de invitación a presentar propuestas que debe contener:

• Nombre de la entidad contratante

• Fecha, hora y lugar límite para la presentación de la propuesta

• Indicación del lugar físico o electrónico donde pueda consultarse el pliego de condiciones y los estudios previos.

Los interesados deberán allegar sus propuestas en dos sobres sellados de acuerdo con los parámetros establecidos en el Pliego de Condiciones, uno de los sobres contendrá la propuesta técnica y el otro de éstos la propuesta económica.

4.2.5.2 Evaluación de la propuesta técnica

Luego de conocer la conformación de las respectivas listas de elegidos, estos presentaran sus respectivas propuestas técnicas, de las cuales el comité asesor presentara un informe detallado en el que manifestara el análisis efectuado y el puntaje final obtenido por cada uno de ellos.

El informe final de evaluación deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité.

4.2.5.3 Evaluación de la propuesta económica

Una vez concluida la evaluación técnica, la Entidad en Audiencia pública dará a conocer el orden de clasificación de las propuestas, se procederá a abrir el sobre de la propuesta económica del proponente ubicado en el primer lugar, luego se determinará su viabilidad o rechazo, si se llegare a rechazar ésta propuesta económica, se procederá a abrir el sobre económico de la propuesta ubicada según el orden de elegibilidad y así sucesivamente.

4.2.5.4 Informe definitivo

Luego de obtener los análisis y los respectivos puntajes, el comité asesor presentara al representante legal de la Entidad el informe definitivo de evaluación, en donde recomendara y dará a conocer el proponente ubicado en primer lugar.

4.2.6 Proceso del Concurso de Méritos

• Se elaboran los estudios previos de oportunidad y conveniencia

• Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos.

• Publicación del pliego de condiciones.

• Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación.

• Presentación de las ofertas.

• Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas.

• Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas.

• Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles.

• Apertura de la propuesta económica del primer elegible.

• Verificación de la consistencia de la propuesta económica.

• Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.

Parágrafo. Salvo los expresamente señalados en el presente manual, en el pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de la expedición del acto administrativo de apertura.

Procedimiento

i. La dependencia interesada elabora el estudio previo, y la Oficina Jurídica elabora el proyecto de pliego de condiciones con las exigencias de la invitación a concursar, y el aviso de convocatoria cuando se trata de concurso de méritos con precalificación; el comité asesor se desigan conforme lo establece la Resolución 023 de enero de 2011.

ii. La Secretaria de la Oficina Jurídica recibe, verifica los documentos, los radica en el sistema de trámites, y se le asigna por el Jefe de la Oficina a un Profesional.

iii. El profesional asignado revisa los estudios previos, documentos soportes y el proyecto de pliego de condiciones y determina: Si esta conforme, inicia las gestiones para adelantar la escogencia del contratista mediante la modalidad de concurso de meritos. Si no está conforme, devuelve la documentación con memorando para que la dependencia solicitante realice los ajustes correspondientes.

iv. Surtido el paso anterior, el profesional asignado publica en el portal único de contratación el aviso de convocatoria, junto con los estudios previos y documentos soportes, para el concurso de méritos abierto publica el proyecto de pliego de condiciones, y en el portal único de contratación el aviso de convocatoria, junto con los estudios previos, documentos soportes. La publicación deberá hacerse en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes. La publicación se hará antes con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura en el caso de propuesta técnica detallada, si se trata de propuesta técnica simplificada la publicación debe hacerse cinco (5) días hábiles antes del acto de apertura No debe publicarse el estudio económico, el cual se dará a conocer al adjudicatario.

v. Los posibles oferentes presentan observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o al aviso de convocatoria, según el tipo de modalidad del concurso de meritos; las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas en los términos previstos para la publicación del proyecto de pliegos de condiciones.

vi. El profesional asignado, remite a la dependencia solicitante las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o el aviso de convocatoria, en lo que respecta a temas técnicos, en cuanto a lo jurídicos serán evaluados por el profesional asignado de la Oficina Asesora Jurídica. La aceptación o rechazo de las observaciones planteadas por los posibles proponentes se hará de manera motiva, para lo cual se agruparán aquellas de naturaleza común.

vii. La dependencia solicitante remite respuesta a las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o al aviso de convocatoria, indicando cuales son procedentes. Las respuestas también deben ser motivadas, e indicar si amerita algún cambio en el pliego de condiciones o en el aviso de convocatoria.

viii. El profesional asignado publica las observaciones (junto con las adendas de ser el caso) presentadas al proyecto de pliegos de condiciones o al aviso de convocatoria con sus respuestas. La publicación se hará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes, pero antes del acto que dispone la apertura del proceso de selección.

ix. Así mismo, el profesional asignado es el encargado de recibir las manifestaciones de interés: Si los posibles proponentes en participar expresan su interés, se consolidará la lista. En caso de no presentarse manifestaciones de interés dentro de término previsto, se declara desierto. De recibirse manifestaciones las deberá oficiar y enviar a cada uno de los integrantes del Comité Asesor, con el fin de adelantar las evaluaciones y verificaciones: técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia.

x. El comité asesor evalúa las manifestaciones de interés y conforma la lista de proponentes con las calificaciones correspondientes. Deberá realizar la precalifación verificando el cumplimiento de los requisitos habilitantes señalados en el aviso de convocatoria, en los términos establecidos para ello en el cronograma del proceso. Luego de realizada la remite al profesional asignado de la Oficina Asesora Jurídica, quien lo publica en la fecha de su expedición o a mas tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes.

xi. El Profesional asignado por la Oficina Jurídica notifica la conformación de la lista a los interesados y a la dependencia solicitante.

xii. El profesional asignado elabora el pliego de condiciones definitivo donde se debe proponer un cronograma donde el término para presentar propuestas en ningún caso sea inferior a cinco días hábiles. El pliego definitivo lo presentan al comité de contratación acompañado con copia del certificado de disponibilidad presupuestal de los estudios de mercado, análisis de precios y demás soportes que se requieran, para su visto bueno.

xiii. Una vez el pliego definitivo esté revisado por el Jefe Oficina Jurídica, el profesional asignado proyecta el acto administrativo que ordena la apertura, que envía al ordenador del gasto quien revisa y firma la resolución que ordena la apertura enviada por la Oficina Asesora Jurídica.

xiv. Cuando esté aprobado por el ordenador del gasto el profesional asignado publica el acto de apertura del proceso y los pliegos definitivos en la página web SECOP.

xv. En caso de que los posibles oferentes presenten observaciones, el profesional asignado remite al área solicitante las de carácter técnico y/o financiero, y resuelve las de índole legal, y de ser el caso publica adendas en la página web. Si no se presentan observaciones, el profesional asignado junto con la dependencia solicitante hacen el cierre del concurso de méritos y publican acta de cierre, para lo cual recibirá las propuestas que se presenten, levantan un acta en la que se consignan los datos del proponente, el número de folios de la propuesta, carta de presentación y la garantía de seriedad de la misma.

xvi. El profesional asignado remite las propuestas a los miembros del comité evaluador para que se revisen, evalúen y verifiquen. Las ofertas presentadas deben ser evaluadas de manera objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y no rechazará una propuesta por ausencia de requisitos o falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporte el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones. Del resultado de la evaluación de los criterios habilitantes y calificables el Comité elabora un informe conjunto con la lista de elegibles.

xvii. Sobre la evaluación los oferentes pueden presentar observaciones que serán remitidas nuevamente al comité para su respuesta, de ser procedentes algunas de las observaciones se ajustaran.

xviii. La Oficina Asesora Jurídica, junto con el ordenador del gasto e integrantes del comité evaluador, realiza la audiencia de revisión de propuesta económica.

xix. El profesional asignado elabora acta de apertura de la propuesta económica del primer elegible y verificación de la consistencia de la propuesta económica. Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta los parámetros señalados en el pliego de condiciones. De lo ocurrido en la audiencia se dejará constancia en el acta.

xx. El profesional asignado elabora la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta según sea el caso. El acto de adjudicación se deberá publicar en las páginas electrónicas de contratación pública. Hará parte de su contenido la respuesta que la entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

xxi. El ordenador del gasto firma el acto de adjudicación, previa revisión de la Oficina Asesora Jurídica.

xxii. La Secretaria de la Oficina Jurídica numera la resolución y emite los oficios de notificación y comunicación, publica la Resolución en las páginas electrónicas de contratación pública. Luego de publicada, el Profesional asignado elabora la minuta para que la revisión del Jefe Oficina Asesora Jurídica.

xxiii. El ordenador del gasto firma el contrato

xxiv. La Secretaria de la Oficina Jurídica numera y fecha el contrato, solicita el registro presupuestal, entrega copia del contrato al contratista, registra los contratos en el portal de contratación respectivo, a través del Técnico responsable de dicha actividad, finalmente la Secretaria comunica al supervisor del contrato y a la imprenta distrital de ser el caso.

xxv. El supervisor del contrato durante los pagos del contrato envía la certificación de cumplimiento y parafiscales a la Oficina Jurídica y es el encargado de hacer el acta de liquidación.

5 MÍNIMA CUANTÍA

Se refiere a las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto según el presupuesto de la Entidad para el año en el cual se pretenda suscribir el contrato. El procedimiento a seguir en esta modalidad es el siguiente:

a) Estudios previos

El área interesada en la contratación elaborará un estudio previo que contendrá los elementos básicos, y especialmente lo siguiente:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

b) Invitación pública

La OFB formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual deberá ir firmada por el ordenador del gasto y la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberá incluir la siguiente información:

1. El objeto.

2. Plazo de ejecución.

3. Forma de pago.

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, los que se regirán exclusivamente por lo previsto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 4266 de 2010, y demás normas concordantes.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

En todo caso la verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo.

c) Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

d) La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

e) Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

f) En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.