La Ley 715 de 2001 en su artículo 16 establece que la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para educación por concepto de población atendida se determinará por alumno atendido. La población atendida será la población efectivamente matriculada en el año anterior, financiada con recursos del Sistema General de Participaciones. Esta misma Ley define que cuando la Nación constate que debido a deficiencias de la información, una entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondería, su participación deberá reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda.

El artículo 32 de la mencionada Ley, establece que los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación. El Decreto 1526 de 2002 que reglamenta la ley 715, define los objetivos que persigue el Sistema de Información del sector educativo y enfatiza en la importancia y el impacto que tiene el reporte de información en la toma de decisiones y en la distribución de los recursos del SGP.

El proceso de matrícula es el conjunto de procedimientos y actividades que permiten garantizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos en el sistema educativo del país. Para el control y desarrollo efectivo de este proceso el Ministerio de Educación Nacional MEN, tiene a disposición de los establecimientos educativos y de las secretarías de educación el Sistema Integrado de Matrículas SIMAT, el cual facilita la inscripción de alumnos nuevos, la actualización de datos del estudiante y la institución educativa, el reporte de novedades de los alumnos registrados, y la generación de reportes y obtención de informes asociados a fenómenos como la deserción.

De conformidad con la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales certificadas en educación son las responsables de suministrar al Ministerio de Educación Nacional la información sobre la población que atienden en el sector educativo y de garantizar que el reporte de información sea veraz y cumpla con los principios de calidad y oportunidad. Al respecto, el artículo 96 dispone que: "…sin perjuicio de las acciones penales, será causal de mala conducta que la información remitida por las entidades territoriales para la distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones sea sobrestimada o enviada en forma incorrecta, induciendo a error en la asignación de los recursos. Por ello, los documentos remitidos por cada entidad territorial deberán ser firmados por el representante legal garantizando que la información es correcta, de esta forma dicha información constituye un documento público con las implicaciones legales que de allí se derivan".

Al respecto, la Resolución 5360 de 2006 establece que las entidades territoriales certificadas deben realizar el reporte de información de matrícula al Ministerio de Educación Nacional sin errores y validado, en la segunda semana del mes de febrero y las novedades deberán ser reportadas en la primera semana del mes de mayo de cada vigencia.

De acuerdo con el artículo 4 del Decreto 1526 de 2002 y el artículo 3 de la Resolución 166 de 2003, el Ministerio de Educación Nacional tiene la responsabilidad de verificar en los establecimientos educativos la información de matrícula oficial, contratada y privada, reportada por las entidades territoriales en el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, la cual constituye la base de cálculo para la distribución y asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones SGP de cada vigencia y para la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas sectoriales. En cumplimiento de esta obligación, este Ministerio viene realizando anualmente, desde el año 2003, las auditorías de matrícula sobre la población de estudiantes atendidos en establecimientos educativos oficiales y privados, estos últimos a través de la estrategia de contratación del servicio educativo.

Dada la importancia que reviste el proceso de matrícula y de reporte de información de la población atendida en el sistema educativo, y con fin de proteger la información, evitar su modificación y/o utilización no autorizada, se establece que cada Secretaría de Educación debe tener un funcionario administrador del Sistema Integrado de Matrículas SIMAT, quien deberá ser notificado oficialmente mediante oficio firmado por el Secretario de Educación y será responsable de:

* Administrar todos los usuarios de la Secretaría de Educación y sus establecimientos educativos, incluyendo la definición y asignación de roles a los usuarios creados. Todos los usuarios creados y los roles asignados deben ser aprobados por el Secretario de Educación y la Secretaría de Educación debe contar con los reportes documentales de dicha autorización.

* Configurar cada una de las etapas del proceso de matrícula acorde con la resolución de matrícula que la Secretaría de Educación expide cada año.

* Parametrizar todos los datos asociados a cada uno de los procesos de matrícula.

* Hacer seguimiento al cumplimiento de cada una de las etapas de matrícula en el SIMAT.

* Capacitar a los funcionarios de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos en el uso del sistema.

* Brindar soporte a las deudas que los usuarios de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos, presenten con relación al manejo del sistema.

* Comunicar al Ministerio de Educación Nacional las inquietudes surgidas con respecto al manejo del SIMAT.

* Proporcionar la información que la Secretaría de Educación requiera para el seguimiento y control del proceso de matrícula.

* Garantizar que la información que suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

* Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información.

Teniendo en cuenta lo dispuesto en los literales b) y c) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 "Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones", el Secretario de Educación y el funcionario administrador del SIMAT serán responsables de:

* Adoptar las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad de los registros del SIMAT, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado, en especial de aquellos datos personales de los estudiantes que no constituyan información pública.

*Permitir el acceso a la información registrada en el SIMAT únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.

* Garantizar, en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el SIMAT, y solicitar la actualización o corrección de datos, todo lo cual deberá realizarse por conducto de los mecanismos de consultas previstos en la mencionada Ley.

Los secretarios de Educación son responsables de la definición de políticas claras de administración y seguridad del SIMAT en sus entidades territoriales y en los establecimientos educativos de su jurisdicción. Dichas políticas deben encontrarse documentadas formalmente y ser socializadas y divulgadas con los diferentes actores.

El Secretario de Educación y el administrador del SIMAT en cada entidad territorial, son los responsables de garantizar que se cumpla con los lineamientos básicos de seguridad, control de acceso a la información, asignación o cambio de contraseñas, perfiles o roles de usuarios.

En este sentido, se requiere que el Secretario de Educación envíe al MEN un oficio con la información del funcionario que sea delegado para desempeñar el rol de administrador del SIMAT en su entidad territorial. En este oficio debe relacionarse la siguiente información:

* Nombres completos

* Apellidos completos

* Tipo y número de identificación

* Cargo

* Correo electrónico

* Teléfono de contacto

* Rol: Administrador del SIMAT

De igual manera, para la creación, actualización o inactivación del usuario administrador del SIMAT, se requiere que el Secretario de Educación envíe al MEN un oficio firmado con la solicitud, donde se especifique para este usuario la información relacionada en el párrafo anterior.

Cordialmente,