Que el Comité es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que la Ley 446 de1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que mediante la Resolución No.0032 de 2002, se conformo el comité de conciliación del Departamento.

Que el Decreto 175 de 2004 se dictan disposiciones para la gestión de obligaciones contingentes en Bogotá D.C.

Que la Circular 027 de 2005 prevención: Del daño antijurídico en la contratación- fortalecimiento de la gestión contractual.

Que la Directiva 002 del 31 de mayo de 2011 "por la cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C."

Que la Circular 050 del 10 de noviembre de 2007 "I Prevención del daño antijurídico en la contratación- fortalecimiento de la gestión contractual".

Que la Resolución 300 de 2008 Por la cual se unifican y actualizan las disposiciones normativas que desarrollan la política de prevención del daño antijurídico y la defensa para Bogotá D.C.

Que en el Decreto Nacional No.1716 de 2009 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Que mediante la Resolución No. 00051 de 2010, expedida por la Dirección del DASCD, se modificó el anterior acto administrativo, adecuando la conformación y las funciones del Comité de Conciliación a las funciones y tareas señaladas en el Decreto Nacional 1716 de 2009.

Que se hace necesario expedir un reglamento para el Comité de Conciliación con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones.

Que en mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, ACUERDAN expedir el siguiente reglamento interno.

ARTICULO 1°. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación del DASCD y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2° Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del DASCD, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la entidad.

2: Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la entidad

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del DASCD, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de las condenas; los tipos de daño por los cuales, resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Publico ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario (a) que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

10. Dejar constancia de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición

11. Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO 3°. Integrantes e invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros.

1. El (La) Director (a) del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (Quien lo preside) o su delegado.

2. El (La) Subdirector (a) Gestión Corporativa y Control Disciplinario

3. El (La) Subdirector (a) Jurídico.

Asimismo, serán invitados permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios:

1. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno del DASCD

2. El (la) Secretario (a) Técnico del Comité.

PARÁGRAFO 1°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del Jefe de la Entidad.

PARÁGRAFO 2°. En el evento en que el Presidente del Comité (Director) deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el Subdirector Jurídico, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

PARÁGRAFO 3°. Serán invitados ocasionales los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el apoderado que represente los intereses del ente en el proceso, según el caso concreto. Igualmente será invitado ocasional el director de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación o su delegado.

Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores de la entidad serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

ARTÍCULO 4°. Participación de la Oficina de Control Interno. El funcionario responsable del Área de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional No.1716 de 2009 y del reglamento interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá, presentar iniciativas y/ o recomendaciones encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO 5°. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las^- estatuidas en el Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002.

ARTÍCULO 6°.Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTÍCULO 7⁰. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá por lo menos dos (2) veces al mes y cuando las circunstancias lo exijan, en la sala de juntas del Departamento.

*Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el comité de conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación; aportando copia autentica de la respectiva acta o certificación en la que conste sus fundamentos

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO 8°. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

ARTÍCULO 9°. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados (cuando sea necesario) harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una (o ) de los miembros el sentido de su voto.

ARTÍCULO 10°. Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionar las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO 11⁰. Quórum de liberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo dos (2) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 12°. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

ARTICULO 15°. Llamamiento en Garantía con Fines de Repetición Los apoderados de los entes públicos deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

ARTICULOS 16°. Informe sobre Repetición y Llamamiento en Garantía Acorde al artículo 28 de la Ley 1716 de 2009 En los meses de junio y diciembre, se remitirá al Viceministerio de Promoción a la Justicia del Ministerio de Justicia y Del Derecho (Director de Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado) un reporte que deberá contener como minino la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación.

b) Numero de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuad(Sic) por la entidad.

c.) Número de acciones de repetición culminados mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso.

d) Numero de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado.

e) Numero de condenas y de conciliación por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor,

f) Numero de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

ARTÍCULO 17°. — Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del comité será ejercida por el Asesor de la Dirección del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital o profesional que se designe para este efecto, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1 Elaborar Orden del día de cada reunión.

2. Convocar a los miembros del comité de conciliación con la debida anticipación y previo acuerdo con el director sobre la fecha de la sesión; en la invitación se deberá indicar el día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día Igualmente deberá anexar los documentos que serán objeto de análisis en la reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

5. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida Viceministerio de Promoción a la Justicia del Ministerio de Justicia y Del Derecho (Director de Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado)

6. Elaborar, proyectar y presentar informes a los diferentes Entes Estatales que soliciten información respecto del Comité de Conciliación los términos de ley.

7. Someter a consideración del comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

8. Verificar que los informes que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas.

9. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la vigilancia permanente de la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB, por lo cual cada apoderado judicial del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, deberá diligenciar en el MÓDULO DE CONCILIACIÓN, la Ficha Técnica que le corresponde presentar ante el Comité de Conciliación.

De igual forma, en este Módulo podrá registrarse y actualizarse la información relacionada con las Conciliaciones Prejudiciales, las cuales se manejarán en formatos similares a los utilizados en el Módulo de Procesos Judiciales a efecto de facilitar su diligenciamiento, de acuerdo con lo ordenado con la directiva distrital 003 de 2006.

10. Invitar a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité.

11. Verificar el quórum y dejar constancia en caso de inasistencia de alguno de los miembros así como de la respectiva justificación de la ausencia.

12. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 18°. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) del comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 19°. Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico.

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 20. — Archivos del Comité de Conciliación y de la Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica estarán bajo la custodia del Secretario del Comité.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Secretaria del Comité.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTÍCULO 21. — Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas. Dicho informe debe ser entregado al secretario técnico del Comité.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 22°. — Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias que sea citado, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTICULO 23 POLITICAS DE DEFENSA JUDICIAL Se tendrán como políticas de defensa judicial las siguientes

1.) Los funcionarios o contratistas del DASCD que ejerzan la representación judicial a nombre de la Entidad, deberán dar estricto cumplimiento a la constitución y las leyes en materia de conciliación y a las directrices que trace el Comité en materia de defensa judicial.

2.) Todos los asuntos que se lleven al Comité de Conciliación deben estar precedido del concepto técnico de la dependencia responsables del asunto y la ficha técnica jurídica presentada por el abogado al cual se le haya asignado el caso.

3.) El apoderado judicial designado para cada caso podrá optar por no someter los casos, al Comité de Conciliación cuando los asuntos relacionados no sean competencia directa de la entidad o hayan sucedido en otra institución que se presuma que pueda alegarse falta de legitimidad en la causa por pasiva y en cuyo caso no están obligados a presentar formulas de conciliación o pactos de cumplimiento.

ARTÍCULO 24°. — Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, este deberá reunirse una vez cada semestre, o sea dos (2) veces al año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el Secretario Técnico del Comité, presentará un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTICULO: 25ª. El presente Reglamento se discutió en sesión del 21 de enero de 2012 y fue aprobado e la misma fecha por los miembros del Comité, quienes en constancia de Aprobación lo suscriben.