Que la Resolución Nº 652 de 2012 expedida por el Ministerio del Trabajo, modificada por la Resolución 1356 de 2012, ordenó la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en las entidades públicas como una medida preventiva de acoso laboral para proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo.

Que el Alcalde Mayor de Bogotá en concordancia con las normas anteriormente citadas, expidió el Decreto Distrital 437 de 2012, por medio del cual modificó el Decreto Distrital 515 de 2006, en el sentido de conformar el Comité de Convivencia Laboral, independientemente de la Comisión de Personal.

Que el Decreto Distrital 437 de 2012, determina la composición, elección y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral, conforme a las disposiciones consagradas en la Ley 1010 de 2006, y las Resoluciones 652 y 1356 de 2012, expedidas por el Ministerio del Trabajo.

Que el Ministerio del Trabajo mediante la Resolución 1356 de 2012, en su artículo 4, fijó como fecha limite el día 31 de diciembre de 2012, para que las entidades públicas implementen las disposiciones relacionadas con la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1º.- Creación. Créase el Comité de Convivencia Laboral en la Secretaría Distrital de Hacienda.

ARTÍCULO 2º.- Funciones del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la Entidad.

3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.

6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación.

8. Presentar a la alta dirección de la Entidad las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional.

10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la Entidad.

ARTÍCULO 3º.- Conformación. El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2) representantes de los empleados públicos, con sus respectivos suplentes, quienes obrarán en reemplazo del titular por ausencia, impedimento o recusación.

ARTÍCULO 4º.- Período. El período del Comité de Convivencia Laboral será de dos (2) años contados a partir de la respectiva comunicación de la elección y/o designación.

ARTÍCULO 5º.- Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes. Así mismo, podrá reunirse extraordinariamente, cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención, la cual podrá ser convocada por cualquiera de sus integrantes.

ARTÍCULO 6º.- Designación y elección. El Secretario Distrital de Hacienda designará directamente a dos (2) representantes y los empleados públicos de la Entidad elegirán dos (2) representantes a través de votación secreta que represente la expresión libre y espontánea de todos los servidores, y mediante escrutinio público.

ARTÍCULO 7º.- Calidades de los designados y aspirantes a conformar el Comité de Convivencia Laboral. Los servidores públicos que sean designados o aspiren hacer parte del Comité de Convivencia Laboral, deberán reunir las siguientes calidades:

1. Ser empleado público de la Secretaría Distrital de Hacienda,

2. Contar con competencias actitudinales y comportamentales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética.

3. Tener habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

PARÁGRAFO. De conformidad con inciso 5 del artículo 1 de la Resolución 1356 de 2012, expedida por el Ministerio del Trabajo, no podrá conformarse el Comité de Convivencia Laboral con empleados públicos que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los seis (6) meses anteriores a su conciliación.

ARTÍCULO 8°.- Presidente del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

3. Tramitar ante la administración de la Entidad, las recomendaciones aprobadas en el Comité.

ARTÍCULO 9°.- Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los servidores públicos involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la Entidad.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la Entidad.

ARTÍCULO 10°.- Procedimiento Conciliatorio Interno. El procedimiento para el trámite interno de las quejas relacionadas con el acoso laboral será el siguiente:

1. La queja deberá ser presentada por escrito ante el Secretario del Comité, especificando la conducta que considera constitutiva de acoso laboral, los nombres y apellidos de la persona que presuntamente incurrió en los hechos, con exposición sucinta de los mismos, las fechas en que dicho comportamiento fue cometido y la manifestación del interés de conciliar o no, allegando o aludiendo las pruebas que fundamenten su inconformidad.

2. El Secretario del Comité verificará el contenido de la Queja y la identidad de quien la suscribe y dará trámite a la queja.

3. Una vez presentada la queja se fijará la fecha para la diligencia de conciliación, notificando por escrito a las partes intervinientes, sobre la fecha, el lugar y el objetivo de la reunión.

4. Llegada la fecha y hora las partes intervinientes, se dará inicio a la diligencia de conciliación atendiendo el siguiente orden:

a. El moderador del Comité hará una breve explicación de los motivos por los cuales se ha convocado la reunión, la queja presentada y las partes intervinientes en el conflicto.

b. Luego dará la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los cuales considera haberse cometido contra él, una conducta de acoso laboral o las diferencias que pretende conciliar.

c. En los mismos términos del literal anterior dará la palabra a la otra parte o partes intervinientes.

d. Si de la exposición de los interesados se deduce que los hechos no constituyen una conducta de acoso laboral y que las diferencias suscitadas por la misma pueden solucionarse o aclararse por vía de la conciliación, se instará a las partes para que propongan soluciones y concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable, dentro de preceptos de dignidad y justicia.

e. Si las partes no proponen fórmulas de solución o de no ser posible llegar a un acuerdo, el Comité recomendará dentro del marco de la ley, los mecanismos y las medidas que considere pertinentes, teniendo en cuenta los bienes jurídicos tutelados en la Ley 1010 de 2006, y el objetivo de propender por el bienestar y tranquilidad de los funcionarios, así como generar escenarios para el correcto funcionamiento del área y de la Entidad.

f. Si se logra un acuerdo entre las partes se levantará un acta que debe ser firmada por los integrantes del respectivo Comité de Convivencia Laboral o el organismo que haga sus veces, y por las partes intervinientes.

g. El acta reposará en los archivos y en virtud del principio de confidencialidad, se mantendrá con carácter de reserva en el archivo que lleve el Secretario del Comité y solo será puesta a disposición de sus integrantes, de las partes intervinientes o de autoridad competente.

h. Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en que la queja constituye una conducta de acoso laboral que implica medidas de carácter disciplinario, se dará traslado al organismo de control disciplinario competente para que se adelante el procedimiento correspondiente, dejando constancia que se agotó el procedimiento conciliatorio al interior de la Entidad.

i. El Comité de Convivencia Laboral o el organismo que haga sus veces, propondrá las formulas de conciliación pertinentes entre las partes y encaminará el establecimiento de las medidas para formular las sugerencias de prevención, manejo y solución, y en sus conclusiones podrá determinar que los hechos denunciados no son propias del acoso labora

j. Toda la actuación que se produzca en virtud de procedimiento aquí señalado, así como las pruebas y las identidades de las personas involucradas en ella, por vía activa o por pasiva, se mantendrán en reserva.

k. Las conclusiones se le darán a conocer a los involucrados oportuna y personalmente.

ARTÍCULO 11º.- Convocatoria a elecciones. El Subdirector (a) de Talento Humano o quien haga sus veces, convocará a los empleados públicos de la Entidad a elecciones de sus representantes y de los respectivos suplentes ante el Comité de Convivencia Laboral de la Secretaría Distrital de Hacienda, por fijación y por la intranet de la Entidad, quienes serán elegidos por votación secreta y mediante escrutinio público.

ARTÍCULO 12º.- Requisitos de la Convocatoria. La convocatoria para la elección de los representantes de los empleados y sus suplentes, contendrá por lo menos los siguientes requisitos:

1. Fecha y objeto de la convocatoria

2. Funciones del Comité de Convivencia Laboral

3. Calidades que deben tener los aspirantes

4. Oficina o Dependencia en la cual se inscribirán los candidatos

5. Requisitos para la inscripción y plazos para hacerla

6. Lugar, día y hora de la divulgación de la lista de los candidatos

7. Lugar, día y hora en que se publicará la lista general de votantes

8. Lugar, día y hora en que se abrirá y cerrara la votación y

9. Lugar, día y hora en que se efectuará el escrutinio general

ARTÍCULO 13º.- Inscripción de los candidatos. Los candidatos a ser representantes de los empleados ante el Comité de Convivencia Laboral, que cumplan con las calidades exigidas en el artículo séptimo de la presente Resolución, deberán inscribirse ante el Subdirector (a) de Talento Humano de la Secretaría Distrital de Hacienda. En caso de no inscribirse por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no cumplan con los requisitos exigidos, el término establecido en la convocatoria se prorrogará por cinco (5) días hábiles más.

ARTÍCULO 14º.- Divulgación de la lista de candidatos. La divulgación de la lista de candidatos inscritos que hubieren reunido los requisitos exigidos, se efectuará por conducto de la Subdirección de Talento Humano a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término previsto para la inscripción de candidatos.

ARTÍCULO 15º.- Vigilancia de la elección. La elección será vigilada por jurados de votación que designe el Subdirector (a) de Talento Humano de la Entidad o quien haga sus veces.

PARÁGRAFO. La Comisión de Personal y las asociaciones sindicales podrán ejercer la veeduría correspondiente, para lo cual, comunicarán antes del día de la elección al Subdirector (a) de Talento Humano, el nombre del representante para cada una de las mesas de votación.

ARTÍCULO 16º.- Publicación de la lista general de votantes. El Subdirector (a) de Talento Humano publicará la lista general de votantes en la intranet y se fijará en la Subdirección de Talento Humano, indicando el número del documento de identidad, el número y ubicación de la mesa de votación en la que le corresponde votar. Con cuanto tiempo de antelación a la fecha de votación.

ARTÍCULO 17º.- Votación. La votación se abrirá a las 8 a.m. y se cerrará a las 4:30 p.m. en el lugar y fecha indicados en la convocatoria.

ARTÍCULO 18º.- Resultados de la votación. Serán elegidos representantes de los empleados ante el Comité de Convivencia Laboral, los dos candidatos que obtengan la mayoría de los votos en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero, cuarto lugar, quienes remplazarán a los principales, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo 1º del Decreto Distrital 437 de 2012.

ARTÍCULO 19º.- Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.