Que el artículo 119 del Decreto-ley 019 de 2012 dispuso que a partir del 1° de enero de 2013, la acreditación de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25, que sean estudiantes con dedicación exclusiva a esta actividad, se verificará por la Entidad Promotora de Salud a través de bases de datos disponibles que indique para el efecto el Ministerio de Salud y Protección Social, sin requerir la acreditación del certificado de estudios respectivo de cada entidad de educación.

Que el citado artículo se reglamentó mediante el Decreto número 2685 de 2012, en cuyo artículo 2° se dispuso que el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentará las especificaciones técnicas y de seguridad, que deben cumplir las Entidades Promotoras de Salud para adelantar la consulta de las bases de datos dispuestas para acreditar la condición de estudiante de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25.

Que en aras de facilitar la consulta en línea del Sistema de Información de este Ministerio por parte de las diferentes entidades que en el marco de sus facultades deben verificar la escolaridad de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25, se hace necesario determinar las especificaciones técnicas y de seguridad a las que deberá sujetarse dicha consulta.

En mérito de lo expuesto,

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto determinar las especificaciones técnicas y de seguridad para la consulta en línea del Sistema de Información del Ministerio de Salud y Protección Social por parte de las entidades promotoras de salud, para adelantar la consulta de las bases de datos que les permita acreditar la condición de estudiante de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25.

Artículo 2°. Modalidades de consulta en línea. Las Entidades Promotoras de Salud podrán acreditar la escolaridad de un beneficiario de forma individual o masiva, así:

1. En forma individual, registro a registro, a través de la consulta en línea vía Internet, que dispondrá el Ministerio de Salud y Protección Social en la página web www.minsalud. gov.co → Sistema de Información → RUAF → Escolaridad → Consulta Individual.

2. En forma masiva (múltiples registros), a través del sistema de información de este Ministerio, siguiendo los pasos que se describen en el artículo siguiente.

Artículo 3°. Trámite para consulta masiva de información. Para realizar la consulta de múltiples registros y por tanto, efectuar la acreditación de la escolaridad de varios beneficiarios, se seguirá el siguiente trámite:

1. El representante legal de la Entidad Promotora de Salud deberá solicitar la creación de un usuario, enviando al correo electrónico escolaridad@minsalud.gov.co, un mensaje que contenga la siguiente información:

a). Datos de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre y razón social, teléfono de contacto, dirección, municipio y departamento donde está ubicada la correspondiente entidad.

b). Datos del representante legal de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.

c). Datos de la persona que administrará el usuario creado en el sistema: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.

El Ministerio de Salud y Protección Social deberá dar respuesta a dicha petición en un plazo máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de su presentación, asignando el usuario y la clave respectiva, con la cual se podrá ingresar al aplicativo denominado CDA Consultas (el cual incluye consulta de escolaridad y de supervivencia) para realizar la validación del archivo de consulta y la transmisión del mismo a esta entidad.

2. La entidad deberá descargar el aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas) y el manual del usuario e instalación, ingresando a la página web del Ministerio de Salud y Protección Social www.minsalud.gov.co → Sistema de Información → RUAF → Escolaridad. La aplicación deberá ser instalada y usada por la entidad siguiendo las instrucciones dadas en el manual del usuario e instalación.

3. Una vez la entidad haya instalado la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas), podrá hacer uso de ella utilizando el usuario y la clave enviada por el Ministerio de Salud y Protección Social, a fin de validar localmente el archivo con la información a consultar y transmitirlo a este Ministerio.

El archivo de consulta deberá contener las especificaciones técnicas definidas en el numeral 1 del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y la entidad deberá contar con una firma digital (archivo con extensión .p12), emitida por una entidad certificadora abierta y legalmente autorizada para operar en el país.

4. El resultado de la consulta se entregará en dos (2) archivos de respuesta con las estructuras definidas en los numerales 2.1 y 2.2 del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, los cuales podrán ser descargados a través de la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas). Estos archivos serán firmados digitalmente por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Artículo 4°. Origen y corrección de la información de respuesta. El origen de la información contenida en el archivo de respuesta a la consulta masiva corresponde a la información de las bases de datos SNIES, SIMAT y SIET del Ministerio de Educación Nacional, dispuestas por este al Ministerio de Salud y de la Protección Social.

Las inconsistencias de información que sean encontradas en las bases de datos del Ministerio de Educación Nacional deberán ser reportadas por las entidades consultantes al correo electrónico mesadeayuda@tecnologia.mineducacion.gov.co, para que dicho Ministerio realice la gestión ante las Instituciones Educativas que originan los datos para que estas a su vez realicen las correspondientes correcciones.

Artículo 5°. Uso de la información. La información suministrada por este medio deberá ser utilizada por las entidades solicitantes de forma exclusiva para los fines previstos en el artículo 119 del Decreto-ley 019 de 2012.

Artículo 6°. Actualización de la información. La Oficina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones – TIC de este Ministerio o la dependencia que haga sus veces, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones al mismo.

Artículo 7°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

En el presente anexo se definen las estructuras y especificaciones técnicas del archivo de consulta que debe enviar la entidad solicitante y los archivos de respuesta de este Ministerio.

1. Archivo de Consulta.

Este archivo contiene los datos que las entidades deberán suministrar a este Ministerio para acreditar la escolaridad de un beneficiario.

La entidad deberá enviar el archivo de consulta de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:

EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDD

El nombre del archivo no debe tener extensión (.txt)

1.1.1. Estructura del archivo de consulta para acreditar la escolaridad de un beneficiario.

El archivo de consulta estará compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de beneficiarios a consultar.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo de la siguiente forma: (,,).

1.1.2. Registro Tipo 1 – registro de control

Se dispondrá de un archivo comprimido .ZIP que contendrá los dos archivos de respuesta: el archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional y el archivo de respuesta de los registros no encontrados cuando aplique. Adicional a los archivos se encontrará un archivo .INFO el cual contiene la información de control de los archivos de respuesta e irá firmado digitalmente por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

El nombre del archivo comprimido .ZIP es el mismo del archivo de consulta definido en el numeral 1.1 del presente anexo.

Este archivo contendrá dos (2) archivos de respuesta y un (1) archivo de Información de Control firmado .INFO

- Un (1) archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional – MEN.

- Un (1) archivo de respuesta de los registros no encontrados.

- Un (1) archivo de Información de Control firmado .INFO.

La estructura y especificaciones de los archivos se describen a continuación:

2.1.1 Nombre del archivo

EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMEN

2.1.2 Estructura del archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional – MEN.

El archivo de respuesta está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyas respuestas provienen de la información de las bases de datos del Ministerio de Educación Nacional dispuestas por este al Ministerio de Salud y Protección Social.

2.1.2.1. Registro tipo 1 – registro de control

En este archivo van los registros que no fueron encontrados en el Ministerio de Educación Nacional.

2.2.1 Nombre del archivo de respuesta de los registros no encontrados.

EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMENNO

2.2.2. Estructura del archivo de respuesta de los registros no encontrados.

El archivo de respuesta de los registros no encontrados estará compuesto por un único registro de control (Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyos registros no fueron encontrados en la fuente. Este archivo irá firmado digitalmente por este Ministerio.

2.2.2.1. Registro tipo 1 – registro de control.

2.3. Archivo de Información de Control firmado .INFO

Contiene la información de control de todos los archivos del proceso. Este archivo va firmado digitalmente por este Ministerio, por lo tanto aparece como .P7Z

La estructura se describe a continuación:

2.3.1 Nombre del archivo .INFO

En el siguiente glosario se relacionan las variables y/o valores permitidos, que de acuerdo con los anteriores numerales deben contener los archivos de consulta y respuesta en aras de permitir la acreditación de escolaridad de los beneficiarios.

Cada variable está codificada de la siguiente manera:

- En la columna "Nombre del Campo", aparece el nombre de la variable,

- En la columna "Longitud", el máximo tamaño que puede tomar la variable,

- En la columna "Valor Permitido" se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a). Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, sin extensión .txt

b). Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras Mayúsculas.

c). El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se debe utilizar el ENTER como fin de registro.

d). Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e). Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial.

f). Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g). Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

h). Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo.

i). Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j). Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.

k). Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.