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RESOLUCIÓN
13 DE 2013 (Febrero
1) “Por la
cual se adopta el Manual de Contratación de la Veeduría Distrital”. LA
VEEDORA DISTRITAL, en
ejercicio de sus competencias legales, en especial las conferidas por la Ley 80
de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y CONSIDERANDO: Que la actividad
contractual de la Veeduría Distrital, debe ceñirse a los postulados instituidos
por la Constitución Política de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,
el Decreto Reglamentario 734 de 2012, la Ley 1474 de 2011, y las demás normas
que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Que el artículo
8.1.11° del Decreto 734 de 2012, establece que las entidades estatales
sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
deberán contar con un Manual de Contratación, en el que se señalen las
funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por
virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se
derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. Que de conformidad
con lo preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia,
la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y
desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que propendiendo
por garantizar la transparencia y los demás principios rectores de la
contratación pública, así como el cumplimiento de las normas vigentes, la
Veeduría Distrital requiere armonizar las directrices impartidas en materia de
gestión contractual con el fin de establecer unas reglas precisas y claras
sobre los procedimientos que rigen la celebración de los contratos o convenios
y estandarizar las labores que deben adelantar los funcionarios que intervienen
en la contratación, logrando que los proponentes, los servidores públicos y la
ciudadanía en general, tengan total claridad sobre las normas, formas y
trámites que aplican para los procesos de selección. Que como medida de
prevención del daño antijurídico en materia contractual, se hace especial
énfasis en la planeación de los procesos contractuales que adelanta la Veeduría
Distrital, con el propósito de eliminar en lo posible, o mitigar y controlar
los riesgos que se puedan derivar de la contratación para la entidad, los
contratistas y terceros. Que las nuevas
metas institucionales en el marco del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” exigen
la optimización de procesos y la búsqueda de mayor valor agregado en la
gestión, razón por la cual se hace necesario actualizar y ajustar los manuales
existentes a las necesidades de la Entidad y a la normatividad vigente en la
materia. Que la Ley 1474 de
2011, el Decreto Ley 19 de 2012 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012,
introdujeron cambios a la normatividad contractual, que hacen necesaria la
actualización del Manual de Contratación de la Veeduría Distrital. Que en mérito de lo
expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO
PRIMERO: Adoptar el Manual
de Contratación de la Veeduría Distrital, el cual contiene las directrices y
los estándares aplicables a la gestión de la actividad contractual de la
Entidad, contenido en el texto que se anexa formando parte integral de la
presente Resolución. ARTÍCULO
SEGUNDO: La Oficina Asesora
de Jurídica será la encargada de la coordinación y actualización del Manual de
Contratación de la Veeduría Distrital, de conformidad con las directrices de la
Viceveedora Distrital. ARTÍCULO
TERCERO: El Manual de
Contratación será publicado en la Intranet institucional y en el Portal Web de
la Veeduría. ARTÍCULO
CUARTO: La presente rige a partir de la fecha de
su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PARÁGRAFO:
Los procesos de contratación que se
hayan iniciado con anterioridad a la vigencia de la presente Resolución
continuarán su trámite bajo las directrices que regían a la fecha de su
apertura. PUBLÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en
Bogotá, al primer (1°) día del mes de febrero de dos mil trece (2013). ADRIANA
CÓRDOBA ALVARADO Veedora Distrital
MANUAL
DE CONTRATACIÓN VEEDURÍA DISTRITAL
Contenido TITULO I GENERALIDADES 1.PROPÓSITO 2. ALCANCE 3. BASE LEGAL 4. DELEGACION DE LA FUNCIÓN DE CONTRATACIÓN 5. INFORMES. 6. DEFINICIONES TÍTULO II ASESORÍA EN LA
ACTIVIDAD CONTRACTUAL 1. ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES. 2. COMITÉS DE CONTRATACIÓN 2.1. Comité Asesor 2.2. Comité de
Evaluación 3. OFICINA ASESORA
DE JURÍDICA TITULO III PRINCIPIOS Y FASES
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 1. PRINCIPIOS DE LA
CONTRATACIÓN ESTATAL 2. INCORPORACIÓN DE CRITERIOS AMBIENTALES 3. FASES DE LA
ACTIVIDAD CONTRACTUAL. 3.1. FASE
PRECONTRACTUAL 3.2. ETAPA
CONTRACTUAL 3.3. ETAPA
POSTCONTRACTUAL TITULO
I GENERALIDADES 1.
PROPÓSITO El objetivo del
presente manual, es establecer los trámites y procedimientos que se adelantarán
en el marco de la actividad contractual de la Veeduría Distrital, en aplicación
de los principios que orientan la función administrativa. Para el desarrollo
de todas las fases de la actividad contractual, la Veeduría Distrital dará
aplicación a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias
vigentes en la materia y a los trámites previstos en el presente manual. En
todo caso, en el evento de existir contradicción entre lo consignado en el
presente Manual y las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán
estas últimas, sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar. 2.
ALCANCE Las actuaciones que
desarrollan los funcionarios y colaboradores que intervengan en el proceso de
contratación se adelantarán con sujeción a los principios de transparencia, economía, responsabilidad y
selección objetiva, de conformidad con los postulados que orientan la función
administrativa, teniendo siempre en consideración que con la celebración de
contratos y la ejecución de los mismos, la Veeduría Distrital busca el
cumplimiento de los fines estatales, la continúa y
eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos
e intereses de los administrados que colaboran con la entidad en la consecución
de dichos fines. De acuerdo con el
principio de responsabilidad, todas y todos las y los funcionarios y
contratistas de la Veeduría Distrital, que intervengan en cualquier etapa del
proceso de contratación, responderán por sus actuaciones u omisiones. Este Manual cuenta
con anexos que se han venido desarrollando con el fin de facilitar y agilizar
la actividad contractual al interior de la Veeduría Distrital, los cuales son
susceptibles de adecuarse a las necesidades de la Entidad, en el marco del
Sistema Integrado de Gestión. 3. BASE
LEGAL El régimen jurídico
aplicable a la actividad contractual de la Veeduría Distrital es el consagrado
en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y sus decretos reglamentarios, en
especial el Decreto 734 de 2012 y todas aquellas normas que las modifiquen y/o complementen;
así como las disposiciones civiles y comerciales que sean aplicables, en lo no
regulado por las normas anteriormente citadas. 4.
DELEGACION DE LA FUNCIÓN DE CONTRATACIÓN De conformidad con
su acto de creación, corresponde al Veedor Distrital, ordenar y dirigir la
celebración de licitaciones y concursos y la celebración de contratos. De conformidad con
lo dispuesto por las leyes 80 de 1993 y 489 de 1998, y el Acuerdo 24 de 1993,
la Veedora Distrital de Bogotá, mediante la Resolución No. 139 del 24 de agosto
de 2004, delegó en el Viceveedor Distrital la función
de ordenar el gasto, realizar licitaciones y celebrar contratos. ALCANCE
DE LA DELEGACIÓN. Las
facultades delegadas comprenden la expedición de todos los actos inherentes a
la actividad contractual; la suscripción de los contratos; la aprobación y
suscripción de las actas de liquidación; las adiciones, prórrogas y
modificaciones que se efectúen durante la ejecución de los contratos; la
designación de supervisor y la expedición de los actos administrativos a que
hubiere lugar durante la actividad contractual, desde la apertura del proceso
hasta su liquidación. Sin perjuicio de
las competencias delegadas mediante Resolución N° 139 de 2004, la delegación
incluye la realización de la totalidad de las actuaciones inherentes a la
actividad contractual, tales como: 1.Dirigir
la realización de la totalidad de los trámites tendientes a seleccionar
contratistas y celebrar contratos. 2.Designar
el Comité Asesor o Evaluador. 3.
Seleccionar a los contratistas. 4.
Suscribir los contratos. 5.
Expedir los actos administrativos de trámite y definitivos que sean requeridos.
6.
Resolver los recursos que en vía gubernativa sean presentados y resolver las
solicitudes de revocación de actos administrativos. 7.
Dirigir las audiencias públicas. 8.
Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de los
contratos celebrados en desarrollo de la actividad misional y administrativa de
la respectiva dependencia. 9.
Designar supervisores o contratar los interventores de los contratos. 10.
Celebrar contratos adicionales en valor y plazo y en general cualquier otra
modificación, de conformidad con el monto de las cuantías delegadas y los
límites que sobre adiciones se encuentran en la Ley. 11.
Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y/o supervisores, los
inconvenientes y dificultades que se presenten en la ejecución de los contratos
y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales
pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual. 12.
Estudiar y responder las reclamaciones formuladas por los contratistas. 13.
Realizar y suscribir la liquidación de los contratos, incluida la expedición
del acto administrativo de liquidación unilateral. 14.
Ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el
incumplimiento. 15.
Formular reclamaciones a contratistas y a sus garantes. 16.
Remitir a las autoridades y a la cámara de comercio del lugar la totalidad de
los informes y reportes sobre la actividad contractual previstos en la
normativa vigente. 17.
Informar al Veedor Distrital en forma inmediata las dificultades o
circunstancias que ameriten que éste reasuma el ejercicio de las funciones
delegadas. 18.
Las demás inherentes al ejercicio de la competencia delegada. 5.
INFORMES. El Delegatario(a)
deberá informar al Veedor(a) Distrital, en cualquier momento, sobre el estado
de la actuación y el desarrollo de las delegaciones. Igualmente, deberá acatar
las orientaciones generales impartidas sobre el ejercicio de las funciones
delegadas. El (la)
funcionario(a) delegatario(a) rendirá, trimestralmente, un informe por escrito
al Veedor Distrital sobre el ejercicio de las funciones delegadas y serán
responsables de todos los actos que realicen en ejercicio de las mismas. La Oficina Asesora
de Planeación establecerá los formatos únicos con base en los cuales se rendirá
la anterior información, atendiendo especialmente los procedimientos
establecidos para el efecto por el sistema de gestión de calidad. 6.
DEFINICIONES Para los fines de
este Manual y en general para la interpretación de las normas aplicables a los
contratos que celebre la entidad, en cualquiera de sus etapas, a menos que
expresamente se estipule de otra manera, las expresiones que aquí se usan
tendrán el significado asignado a las mismas en esta sección del Manual de
Contratación. Los títulos de los numerales y capítulos se incluyen con fines de
referencia y de conveniencia pero de ninguna manera limitan, definen o
describen el alcance de esta Manual acorde con lo dispuesto por las normas
legales y reglamentarias aplicables. Las palabras
técnicas o científicas que no se encuentren expresamente definidas en este
Manual, tendrán los significados que les corresponda según la técnica o ciencia
respectiva y las demás palabras se entenderán en su sentido natural y obvio,
según el uso general de las mismas. Para efectos de este Manual se establecen
las siguientes definiciones de uso frecuente en la actividad contractual de la
Veeduría Distrital, las cuales podrán ser usadas tanto en singular como en
plural: * Acta de Inicio: Es el documento suscrito entre la Veeduría Distrital
y el Contratista, mediante el cual se deja constancia del inicio de la
ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución. * Acta de Liquidación: Es el documento suscrito entre la
Veeduría Distrital y el contratista, en el que se refleja el balance final de
ejecución de las prestaciones del contrato o convenio y se suscriben los
acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un
acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias
que considere pertinentes En
esta acta, las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos
a que haya lugar. Así
mismo, el supervisor(a) o interventor(a)
deberá dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista
frente a los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral durante toda su
vigencia, así como de la correcta relación entre el monto cancelado por éste y
las sumas que la ley ordena cotizar. * Adenda: Es el documento mediante el cual se modifica el
pliego de condiciones. La entidad podrá en el pliego de condiciones fijar el
plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, de acuerdo con las
normas vigentes que regulan la materia. * Audiencia de Aclaración de Pliegos y Distribución
de Riesgos: Es la Audiencia que
se celebra con el fin de aclarar puntos del pliego de condiciones. Es
obligatoria en los procesos de licitación. En las demás modalidades es
facultativo realizarla, sólo cuando la Entidad lo considere necesario. Como
resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el
representante legal de la entidad, o quien haga sus veces, expedirá las
modificaciones pertinentes a dichos documentos y prórroga, si fuera necesario,
del plazo de la licitación. En esta audiencia, los oferentes y la entidad
revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución
definitiva. * Audiencia de Adjudicación: Es la audiencia en la cual, la Veeduría
Distrital, previo proceso de calificación de las propuestas, da a conocer a los
proponentes interesados el nombre del
oferente escogido, de conformidad con los criterios de selección previamente
definidos en el respectivo Pliego de Condiciones. Es obligatoria en los
procesos de licitación. En
los procesos de concurso de méritos con sistema abierto y con sistema de
precalificación, la audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica,
debe realizarse en audiencia pública, al igual que las subastas inversas
presenciales. * Audiencia de Cierre: Es la Audiencia en la cual la Veeduría
Distrital, declara formalmente finalizado el proceso de recepción de propuestas
dentro del respectivo proceso de selección, y en consecuencia procede a dar a
conocer los elementos esenciales de las propuestas presentadas. De esta
audiencia podrán participar los oferentes que así lo estimen conveniente. * Acta de modificación: Es el documento mediante el cual las
partes del contrato, deciden efectuar alguna modificación al mismo, en tiempo,
valor, o alguna otra cláusula contractual, siempre y cuando no se modifique el
objeto, y en el marco de las restricciones previstas en la ley. * Anticipo: Es la suma de dinero que se entrega al contratista
para invertir en el cumplimiento del objeto contractual. “El anticipo no se considera pago y, por tanto, no
extingue las obligaciones a cargo de la entidad. Continúa siendo de propiedad
del contratante y debe ser amortizado. Los dineros provenientes del anticipo deben ser
empleados/ aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente
aprobado por el supervisor o interventor del contrato. Dichos dineros no pueden destinarse a fines
distintos a los relacionados con la ejecución y el cumplimiento del contrato, y
tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados
mediante su ejecución, (…).”1 El anticipo no podrá exceder del cincuenta por
ciento (50%) del valor del respectivo contrato, y deberá estar debidamente
justificada la necesidad para su procedencia, en los estudios previos
correspondientes. Así mismo, de conformidad con el artículo 91 de la Ley 1474
de 2011 “En los contratos de obra,
concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista
deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el
manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de
garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del
contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto
directamente por el contratista.” * CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Se
refiere al documento expedido por el funcionario responsable del proceso de
gestión financiera, en el que consta la disponibilidad de recursos propios de
la Veeduría Distrital. * Comité Evaluador: Es el grupo interdisciplinario de funcionarios y/o
contratistas de la Veeduría Distrital,
conformado dentro del proceso de selección, que se encarga de hacer la
evaluación y/o calificación de las propuestas presentadas en el desarrollo de
un proceso de selección de contratistas, conforme a lo dispuesto en las condiciones
de la respectiva invitación y/o pliegos de condiciones y en especial en el
Decreto 734 de 2012. * Contratación Directa: Es un procedimiento excepcional reglado
para celebrar contratos con mayor agilidad en ciertos eventos contemplados
taxativamente en la ley: Numeral 4, Artículo 2 Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de
2012. * CRP: Certificado de Registro Presupuestal. Requisito de
ejecución del contrato. Es el documento
generado para registrar el compromiso presupuestal adquirido después de haberse
perfeccionado el contrato, y con el cual la información ingresa al Sistema de
Información Presupuestal. * Estudios Previos: Deben entenderse como “aquellos análisis,
documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de
contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las
modalidades que señala la ley”2. * Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos, las
habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de
una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional,
relacionada, laboral y docente. * Experiencia Laboral: Es la adquirida con el ejercicio de
cualquier empleo, ocupación, arte u oficio, a partir del ejercicio legal de la
profesión. * Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la
terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum
académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica
profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la
profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. En cualquier caso,
la experiencia profesional se contará a partir de la fecha en que, de acuerdo
con la norma que regula cada profesión, el profesional puede comenzar a ejercer
legalmente. * Experiencia Relacionada: Es aquella experiencia laboral
directamente relacionada con las actividades a desarrollar. * Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la
Veeduría Distrital para ejercer la interventoría de un contrato. Entiéndase por
Interventoría “el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato
realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado
en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a
la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento
administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato
dentro de la interventoría”. (Art. 83 Ley 1474 de 2011). * Licitación: Procedimiento mediante el cual la entidad estatal
formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades,
los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más
favorable. * Pago Anticipado: “Suma de dinero que se entrega al contratista en
calidad de primer PAGO del contrato y que, por tanto, pasa a ser de su
propiedad y puede ser invertida libremente.3” * Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de
obra pública: En él se
consolidan, para una determinada vigencia, las necesidades en materia de
suministro de bienes y servicios, para la ejecución de los proyectos de
inversión y para el adecuado funcionamiento de la Entidad, según lo previsto en
el plan de acción institucional. * Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha
de apertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un proceso
contractual. * Plazo de ejecución contractual: Es el período dentro del cual se deben
cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato. * Pliego de Condiciones: Es el documento en el cual la Veeduría
Distrital consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el
monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los
requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de
calificación de las propuestas, así como los demás aspectos, que de conformidad
con el tipo de contratación sean pertinentes. En el pliego de condiciones se
deben establecer reglas objetivas,
justas, claras y completas, que permitan la elaboración de ofertas de la misma
índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia
objetiva y eviten declarar desierto el proceso. * Riesgo Previsible: Corresponde a toda aquella circunstancia que de
presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueda alterar el
equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el
mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en
condiciones normales. * RUP: Registro Único de Proponentes. Es un instrumento que
tiene por finalidad esencial medir y comparar a los interesados en contratar
con el Estado, en varios aspectos: financiero, técnico, jurídico, experiencia,
organización y capacidad administrativa4. * SECOP: (Sistema Electrónico para la Contratación Pública).
El Portal Único de Contratación es un sistema electrónico que permite la
consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto
las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el
Estatuto General de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la
difusión de la actividad contractual. * Supervisor: Es el funcionario designado por el ordenador del
gasto, para ejercer la supervisión de un contrato. Entiéndase por supervisión “el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre
el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad
estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión,
la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos
de prestación de servicios que sean requeridos”. (Art. 83 Ley 1474 de
2011). * Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Pueden adelantar la vigilancia y el
control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de
contratación. Es obligación de la Veeduría Distrital convocarlas para adelantar
el control social a cualquier proceso de contratación. TÍTULO
II ASESORÍA
EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL 1.
ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES. Asesorarán la
actividad contractual el Comité Asesor de Contratación, los Comités Evaluadores
y la Oficina Asesora de Jurídica. 2.
COMITÉS DE CONTRATACIÓN 2.1.
Comité Asesor 2.1.1.
Composición: El Comité Asesor de
Contratación de la Veeduría Distrital, es un órgano de asesoría y apoyo al
Ordenador del Gasto en los procesos de selección que se adelantan en la
Veeduría Distrital. El Comité Asesor de
Contratación, estará integrado por: * El
Veedor Distrital o su delegado. * El
Viceveedor Distrital * El
Veedor Distrital Delegado para la Contratación o su delegado. * El
Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica. * El
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. * El
Profesional Especializado código 222, grado 04 del Despacho del Viceveedor Distrital. Podrán asistir como
invitados el responsable de Control Interno, los Veedores Delegados, o
cualquier funcionario que a juicio del Comité, puedan aportar elementos de
juicio necesarios en los asuntos a tratar, o contribuyan a informar, explicar o
dar claridad técnica a los temas a tratar en la reunión, con voz, pero sin voto 2.1.2.
Responsabilidades El Comité Asesor de
Contratación, estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y
conflicto de intereses legales y hará sus recomendaciones de manera objetiva
conforme con la evaluación efectuada. El carácter asesor del Comité no lo exime
de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. 2.1.3.
Funciones * Tendrá las siguientes funciones: * Definir
políticas para el Proceso de Contratación Administrativa. * Apoyar
la divulgación de las orientaciones normativas que se promulguen en materia de
contratación. * Estudiar
y aprobar el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública de la
Entidad, y propender por su consolidación y publicación, de conformidad con las
normas legales vigentes. * Estudiar
y aprobar las modificaciones presentadas en el Plan de adquisiciones de bienes,
servicios y de obra pública de la Entidad y propender por la actualización de
los sistemas y mecanismos de publicación, de conformidad con las normas legales
vigentes. * Asesorar
y asistir al ordenador del gasto en las distintas etapas del proceso
contractual, cuando éste lo considere conveniente. * Asesorar
y asistir al ordenador del gasto en el inicio de los procesos contractuales,
cuyo valor sea igual o superior a la menor cuantía de la Entidad. * Asesorar
y asistir al ordenador del gasto, en la adición, ampliación y modificación de
todos los contratos o convenios cuya cuantía inicial sea igual o superior a la
menor cuantía de la Entidad. * Asesorar
al ordenador del gasto, sobre la celebración de contratos o convenios a que se
refiere la Ley 489 de 1998 y el Decreto Nacional No. 777 de 1992, sin
consideración a su naturaleza o cuantía. * Solicitar
a las distintas dependencias de la entidad los informes y conceptos que
considere pertinentes, con el fin de establecer parámetros claros y precisos a
tener en cuenta en los procesos de contratación. * Efectuar
recomendaciones en materia contractual a los funcionarios que intervienen en
los procesos de contratación, para contribuir al cumplimiento de los principios
de la función administrativa. 2.1.4.
Quórum El Comité delibera
y decide con un número plural de sus miembros con voz y voto que representen,
por lo menos, la mayoría absoluta de los mismos. 2.1.5.
Secretaría Técnica Para el cabal
cumplimiento de las funciones del Comité, éste contará con una Secretaría
Técnica que estará a cargo del Profesional Especializado código 222, grado 04
del Despacho del Viceveedor. Son funciones del
Secretario Técnico: * Convocar
las reuniones del Comité Asesor de Contratación. * Prepararla
agenda del Comité Asesor de Contratación, previa revisión de documentos. * Llevar,
organizar y custodiar, los archivos con la documentación y soportes tanto del
Plan de contratación como de las sesiones del Comité Asesor de Contratación. * Elaborar
y presentar al Comité, las actas para revisión y aprobación. * Informar
a las dependencias involucradas en el proceso de contratación, sobre las
recomendaciones del Comité. * Garantizar
la consolidación y publicación del Plan de Contratación aprobado por el Comité.
* Garantizar
que se realicen y publiquen las modificaciones del Plan de Contratación. * Ordenar
mediante la comunicación la publicación del Plan de Contratación, cuando este
haya sido consolidado y aprobado. 22.
Comité de Evaluación En los procesos de
licitación, selección abreviada y concurso de méritos, una vez recibidas las
propuestas, el Ordenador del Gasto, designará un número impar de funcionarios o
contratistas para que lo integren, de acuerdo con su especialidad, los cuales
en ningún caso podrán ser inferiores a tres (3). Tratándose de
procesos de mínima cuantía, la designación de los integrantes del Comité
Evaluador, se efectuará en el mismo
documento de invitación pública. Este Comité, recomendará
al Ordenador del Gasto, la adjudicación del contrato. 3.
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA En relación con la
actividad contractual, además de las funciones establecidas en la normatividad
interna vigente, se encargará particularmente de: 1.
Revisar y solicitar la publicación de los documentos que de conformidad con la 2.
normativa vigente deben ser objeto de publicación en el SECOP y en el Portal
Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de la ciudad de Bogotá D.C. 3.
Realizar la notificación de los actos administrativos que se expidan con
ocasión de la actividad contractual. 4.
Revisar y otorgar su visto bueno para la firma del Veedor(a) o Viceveedor(a), a los proyectos de actos administrativos que
se expiden con ocasión de la actividad contractual. 5.
Asesorar al Veedor(a) o Viceveedor(a) en los asuntos
relacionados con la actividad contractual. 6.
Proyectar las minutas y autorizar la firma de los contratos, y una vez
legalizados, conservar copia para su anotación y archivo en el registro de
contratación de la Veeduría. Así mismo tendrá a su cargo, la custodia de los
originales, junto con los estudios previos y las propuestas y demás documentos
correspondientes el archivo de gestión, incorporando todas las actuaciones
cumplidas durante la ejecución y hasta la liquidación de los contratos. 7.
Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o
supervisores de los contratos que celebre la Veeduría Distrital. 8.
Realizar revisión y refrendación, en control de legalidad y formalidad, de las
actas de liquidación de los contratos. 9.
Llevar el control de numeración y legalidad de los contratos que suscriba el
Veedor o Viceveedor (a). TITULO
III PRINCIPIOS
Y FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA 1.
PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL La contratación
pública tiene por finalidad el cumplimiento de los objetivos estatales y el
adecuado manejo de los recursos públicos tendientes a garantizar la efectividad
de los derechos e intereses de los administrados. En desarrollo del
artículo 209 de la Constitución Política que establece que la función
administrativa está al servicio de los intereses generales, las leyes 80 de
1993 y 1150 de 2007, establecen los principios que rigen la actividad
contractual, y que deberán ser aplicados por la Veeduría Distrital, en todas
las etapas de la misma, sin perjuicio de la obligatoria observancia de todos
los principios que orientan la función administrativa y el cumplimiento de las
disposiciones vigentes: Principio de Selección Objetiva, Principio de Economía,
Principio de Responsabilidad, Principio de Planeación y Principio de
Transparencia. 2. INCORPORACIÓN DE CRITERIOS AMBIENTALES De conformidad con
el Plan de Acción Institucional, con el Plan Institucional de Gestión Ambiental
y con la Guía de Contratación Verde del Distrito Capital, la Veeduría Distrital
procurará que con sus adquisiciones de bienes y servicios, se cause el menor
impacto ambiental posible. Así las cosas, se procurarán mecanismos de “compra
verde”, “contratación verde” o “compra ambientalmente sostenible”. Por lo anterior, en
ejercicio del principio de selección objetiva aunado al de gestión fiscal
consistente en la valoración de los costos ambientales, los Centros de Gestión
deben evaluar en los estudios previos, la posibilidad de incluir
especificaciones técnicas para los bienes y servicios que desean adquirir,
teniendo en cuenta la valoración de los costos ambientales y con la plena
posibilidad de incorporar criterios de sostenibilidad en atención a dicha
valoración.5 En este sentido, se
efectúan las siguientes recomendaciones que deberán ser evaluadas por el centro
de gestión correspondiente, dentro del trámite del proceso de planeación y
fases previas a la actividad contractual, según la naturaleza del objeto y las
obligaciones6: a.
Para los casos de dotación de elementos, maquinaria, equipos y otros, o
cualquier otra contratación de servicio que realice la Entidad, se puede
incluir como requisito mínimo o de calificación, el cumplimiento de normas
ambientales o la incorporación de sistemas voluntarios de gestión ambiental. b.
Incorporación de obligaciones para los contratistas de capacitar a sus
empleados en la recolección y uso de sistemas de reciclaje, no uso de elementos
de icopor, disminución de consumos, etc. c.
Incorporación de obligaciones para los contratistas en la responsabilidad
frente al uso, disposición y aprovechamiento integral de los residuos que se
generen por la actividad. Así mismo, la obligación que existe en el marco de
los artículo 11 y 12 del Decreto 4741 de 2005, hasta la disposición definitiva
de los residuos, desechos, emisiones, productos y subproductos, que le puedan
causar daños al ambiente y a los seres humanos. d.
Incorporación de obligaciones para los contratistas de buen uso de los elementos
de oficina (papel), por el buen mantenimiento de los equipos. e.
Incorporación de obligaciones para los contratistas de reducción de los
vertimientos originados por el cambio de aceite de los vehículos automotores. f.
Incorporación de obligaciones para los contratistas de disminución de consumos
energéticos en las instalaciones donde se encuentran equipos de aire
acondicionado. g.
En contratos de mantenimiento de equipos eléctricos, incorporar obligaciones
para los contratistas para que entreguen al supervisor, copia o informes que
den cuenta de la existencia de un contrato de la entrega de residuos a empresas
con licencia ambiental para el manejo de esta clase de residuos peligrosos. h.
En los contratos de suministro de combustible, el contratista debe entregar
como documento del proceso, el permiso de vertimiento vigente, o el documento
que corresponda, otorgado por la autoridad ambiental competente. i.
En el suministro de materiales de oficina se deben tener en cuenta varios
criterios como la seguridad, la durabilidad, costo, salud, entre otros,
buscando que los elementos sean menos dañinos y más amigables con el ambiente. j.
En el suministro de materiales de oficina se pueden requerir elementos
biodegradables o recargables. k.
En la adquisición de computadores o equipos de comunicación (video beam, cámaras, etc), se
preferirán aquellos que tienen certificado o eco-etiqueta que garantiza el
menor uso de energía y materiales tóxicos. 3.
FASES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Son fases de la
actividad contractual: -
FASE PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites desde la definición de la necesidad
de contratación hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso. -
FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución. -
FASE POSCONTRACTUAL. Comprende los trámites tendientes a efectuar la
liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el
caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su
garante frente al incumplimiento de las obligaciones poscontractuales. 3.1.
FASE PRECONTRACTUAL En esta fase, se
realiza la planeación, preparación y adelantamiento del respectivo proceso de
selección y culmina con la celebración del contrato o convenio. Comprende las
etapas de planeación y la de desarrollo de la modalidad de selección que
corresponda: 3.1.1
PLANEACIÓN En este período se
realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del
contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de
seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes,
obras y servicios por parte de la Veeduría Distrital. Las actividades que
se realizan en esta etapa son:
3.1.1.1.
Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública En cumplimiento del
principio de planeación, en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de
obra pública se deben proyectar las necesidades de bienes y servicios de la
Veeduría Distrital, que se requieren para lograr la misión institucional en
términos de eficiencia y eficacia. El Plan de
adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública contendrá, previa
construcción del objeto del bien o servicio a adquirir y la estimación del
presupuesto que se destinará para dichos fines, la modalidad de selección por
medio de la cual se llevará a cabo la escogencia del contratista. Todos los
bienes, servicios u obras a contratar deben ser concordantes con la definición
de los respectivos rubros que integran el presupuesto de la entidad, de acuerdo
con la naturaleza y el objeto contractual. En la primera
semana del mes de enero de cada año, y de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, las delegadas, dependencias y despachos de
la Veeduría Distrital remitirán sus requerimientos en materia de contratación a
la Viceveedora Distrital para la consolidación del
Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública y su posterior
publicación a mas tardar el 31 de enero en la página
Web. La Viceveedora Distrital analizará conjuntamente con la
Oficina Asesora de Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación las necesidades
remitidas por las dependencias, su concordancia con el Plan de Acción de la
correspondiente vigencia y se emitirán las observaciones del caso. Surtida esta
etapa, se remitirá el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra
pública al Comité Asesor de Contratación, con el fin de definir los
presupuestos estimados y consolidar el documento final objeto de publicación. En este Plan no se
registrará lo relativo a Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos. En el Plan de
adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública se incluirán las fechas
máximas en que las dependencias solicitantes remitirán a la Oficina Asesora de
Jurídica los estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso de
selección, lo anterior de acuerdo con los términos establecidos para cada
modalidad de selección. Las áreas en las
que surge la necesidad realizarán el seguimiento al cumplimiento de los
cronogramas pactados dentro del Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de
obra pública. Toda necesidad
presentada o solicitada a la Oficina Asesora de Jurídica, deberá estar inscrita
en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra pública, el cual
podrá ser modificado de acuerdo con las necesidades del servicio, previa justificación
de las áreas solicitantes. 3.1.1.2.
Estudios previos La contratación
debe estar precedida de un estudio en el cual se describa la necesidad del bien
o servicio a contratar. La elaboración de
los estudios previos, estará a cargo del área en la cual surge la necesidad o
dependencia solicitante, que será la responsable de presentar los documentos
necesarios para adelantar la contratación. De acuerdo con la
modalidad de selección aplicable, el área en la cual surge la necesidad debe
realizar la solicitud de contratación y diligenciar el formato de “Estudios
Previos” anexo al presente documento, de acuerdo con la modalidad de selección
que corresponda, el cual contiene los aspectos mínimos requeridos por la Ley 80
de 1993,Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012. Sin perjuicio de lo
descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los demás aspectos que
considere necesarios para complementar los estudios. La información
mínima que deben contener los estudios previos es: a.
Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación:
Hace
referencia a las causas que determinan que la Veeduría Distrital requiera
contratar el bien o servicio solicitado; la utilidad o beneficio que le reporta
a la Entidad el objeto a contratar, en el marco de la satisfacción del interés
general; entre otra información que se considere necesaria y justifique la
contratación. b.
El objeto a contratar con sus especificaciones y la identificación del
contrato a celebrar: El objeto es la descripción clara del bien o servicio
esperado, el cual debe ser lícito y posible; así mismo, se deben señalar las
obligaciones, actividades y productos del contratista. Para las actividades se
sugiere utilizar verbos en infinitivo, tales como: Realizar, ejecutar, analizar,
entregar, proyectar, apoyar, suministrar, etc. Así
mismo, deben precisarse las obligaciones correlativas que surgen para la
Entidad. Es importante recordar que los contratos a los que se refiere el
presente manual, son consensuales y conmutativos, de tal manera que hay un
acuerdo de voluntades y obligaciones recíprocas para las partes. Debe
diligenciarse además toda la información que se solicita en el formato de
estudios previos que corresponda, según la modalidad de selección. c.
Modalidad de selección: En este aspecto, se debe señalar la modalidad de
selección que se empleará para la adquisición del bien o servicio, de
conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, es decir, licitación
pública, concurso de méritos, selección abreviada, contratación directa o
contratación de mínima cuantía. d.
El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para
calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen: El
presupuesto debe soportarse en las características del bien o servicio a
contratar, así como en las condiciones de tiempo, modo y lugar de la ejecución.
Este valor estimado, debe encontrarse completamente soportado en la respectiva
disponibilidad presupuestal. Si
se trata de honorarios por servicios profesionales, deberá tenerse en cuenta la
Tabla de Honorarios vigente de la Veeduría Distrital, sin perjuicio, que por
las características técnicas y variables arriba señaladas, pueda estimarse un
valor diferente, lo cual deberá estar debidamente justificado en este punto. En
el caso de contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con
personas jurídicas, no bastará con la propuesta económica del futuro
contratista, y deberá realizarse un estudio de mercado, o un análisis de
variables para considerar el precio. Para
los demás casos, deberá aportarse el estudio de mercado correspondiente, para
el cual debe tenerse en cuenta que al efectuar comparaciones deben ser entre
bienes o servicios iguales o equivalentes. Así mismo, en el presupuesto, deben
contemplarse todos los costos asociados a la ejecución, tales como impuestos,
tasas, contribuciones, parafiscales, costos de importación, seguros, garantías,
costos de transporte, utilidades, administración, imprevistos, etc. El
estudio de mercado, puede realizarse siguiendo cualquiera de los siguientes
esquemas metodológicos: -
Análisis del valor histórico. Se examinará en eventos anteriores los valores
que ha cancelado la Veeduría Distrital por el bien, servicio, obras o en
general por la prestación que se pretende contratar. Igualmente se
identificarán, si se han presentado, las circunstancias que hayan podido
alterar los valores históricos cancelados, como por ejemplo, incremento en el
costo de insumos, de salarios, incremento o disminución en el cambio de moneda
extranjera, inflación, etc. -
Comparación de precios cancelados por otras entidades para remunerar objetos
similares teniendo en cuenta, principalmente, la información publicada en el
SECOP y en el Portal Contratación a la Vista. -
Se solicitarán cotizaciones bajo las mismas condiciones que serán exigidas en
la futura contratación. -
Se deberá realizar un análisis de la totalidad de tributos y derechos que debe
sufragar el contratista con ocasión de la suscripción y ejecución del contrato.
-
Para el caso de contratos de obra, se realizará un análisis de precios
unitarios detallado. -
Para los contratos de consultoría y prestación de servicios se examinarán y
valorarán la totalidad de los recursos que el contratista debe utilizar para
cumplir con la prestación. -
En general se realizarán todas las gestiones que sean necesarias para contratar
bajo condiciones y precios del mercado.
e.
Justificación de los factores de selección que permitan identificar la
oferta más favorable: Son las condiciones o aspectos que serán objeto de
verificación y evaluación para la selección del contratista, dependiendo de la
modalidad de selección, que permitan identificar la oferta más favorable para
la Entidad. Aquí
deben señalarse los aspectos técnicos, de calidad y económicos que deben ser
considerados a efecto de obtener la propuesta más favorable de acuerdo con las
modalidades de contratación. f.
El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual: Durante la
vigencia del contrato pueden presentarse hechos que afecten, dificulten o
impidan la adecuada ejecución, es por ello que es importante un correcto
ejercicio de planeación, en el que se
identifiquen los riesgos que de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio a
contratar, pueden acaecer en desarrollo del mismo, y deben asignarse a la parte
que esté en mejor condición de soportarlos. El
riesgo asociado a la contratación debe ser valorado desde dos (2) instancias7: *
Riesgo inherente: Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta
el efecto de los controles. *
Riesgo residual: Que es el resultante después de aplicar los controles. El
soporte de la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del contrato sólo será exigible para
las modalidades de licitación pública, selección abreviada y concurso de
méritos, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia
con el artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012 y deberá realizarse para cada
caso concreto, en razón a que éstos riesgos varían dependiendo del objeto de la
contratación. Lo anterior, sin perjuicio que obedeciendo a la naturaleza del
bien o servicio a contratar, la complejidad de su ejecución o su cuantía, se
estime necesario efectuar un análisis de riesgos en el formato correspondiente
que forma parte integral del presente Manual. Al
elaborar los estudios previos la dependencia que los diseñe debe tener en
cuenta que los riesgos que deben estimarse, tipificarse y asignarse son
solamente los previsibles, para lo cual hay que entender que el concepto de
previsibilidad se refiere a los eventos que razonablemente pueden esperarse que
ocurran en condiciones normales y que puedan afectar el equilibrio económico
del contrato. De
conformidad con lo anterior los riesgos regulatorios, legislativos, tributarios
no deberán incluirse en el texto de los estudios previos. La fuerza mayor y el
caso fortuito no son susceptibles de preverse, precisamente la imprevisibilidad
es su característica. Se
entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas
circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del
contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será
previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable. g.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los
perjuicios de la naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato: La solicitud de estas
garantías deberá realizarse teniendo en cuenta el objeto del contrato y las
actividades que debe realizar. En
aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las
razones. h.
La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano
en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012: Para este
requisito, la dependencia o área solicitante deberá tener en cuenta el “Manual
explicativo de los capítulos de la contratación pública de los Acuerdos
comerciales negociados por Colombia para Entidades contratantes”, el cual
se encuentra publicado en el Portal Único de Contratación – SECOP – www.contratos.gov.co. En
este contexto, deberá observarse el cumplimiento del artículo 8.1.17 del
Decreto 734 de 2012, y por lo tanto, deberá verificarse: -
Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas; -
Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de
compras públicas; -
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la
cobertura del capítulo de compras públicas. Se
encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de
contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les
aplican las obligaciones de los acuerdos internacionales, y por lo tanto no se
requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos. Así mismo, de
acuerdo con el Manual explicativo de los capítulos de contratación pública de
los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes
expedido por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y por el Departamento
Nacional de Planeación, se encuentran excluidos los contratos cuya cuantías
no superen los US$125.000 mil dólares Americanos, que se encuentran para
beneficio de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, de acuerdo con la tasa
representativa del mercado fijada por el Ministerio de Comercio Industria y
Turismo que se encuentra publicada en el SECOP. En
este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países
con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el
Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80
de 1993. i.
Los demás aspectos derivados del objeto contractual que soporten los
requerimientos que se incluyan en el proyecto al pliego de condiciones. Nota: Tratándose de contratación de mínima
cuantía, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.5.2 del Decreto 734
de 2012, no se exigirán los requisitos señalados en los literales f, g y h,
arriba descritos. Los estudios
previos con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos y
las disponibilidades presupuestales, se remitirán a la Oficina Asesora de
Jurídica, con la solicitud de contratación, de acuerdo con el formato
14-RE-05-V1, con mínimo ocho (8) días de antelación a la fecha prevista para el
inicio de la contratación en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de
obra pública, a fin de iniciar el proceso de selección o elaborar el contrato.
Sin la totalidad de los documentos establecidos en el Decreto 734 de 2012, no
se dará inicio al proceso. La
Oficina Asesora de Jurídica devolverá las solicitudes de contratación cuyos
documentos no estén correctos para iniciar el correspondiente proceso de
selección, y solo hasta que se corrijan empezarán a correr los términos para
iniciar el proceso. Los elementos
mínimos previstos en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se
complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades
de selección. 3.1.1.3.
Exigencias adicionales a los estudios previos, según la modalidad de selección a.
Selección abreviada por subasta inversa (bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización): Cada bien o servicio deberá tener
una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos
de desempeño y calidad, cuya elaboración será responsabilidad de cada centro de
gestión. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo: -
Denominación de bien o servicio; -
Denominación técnica del bien o servicio; -
Unidad de medida; -
Descripción general. Nota: Es importante tener en cuenta que estas
características deben corresponder a las mismas o ser equivalentes a aquellas
que se tomaron de referencia para realizar el estudio de mercado. b.
Concurso de méritos: Deberá contener un anexo de requerimientos técnicos, el
cual como mínimo debe contener: -
Los objetivos, metas y alcances de los servicios que se requieren. -
La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o
productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos,
diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría. -
El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. -
El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los
proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales
como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos. -
La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso
de méritos. 3.1.1.4.
Certificado de disponibilidad presupuestal Todos los procesos
contractuales que se inicien deben estar respaldados por la respectiva partida
o disponibilidad presupuestal y por vigencias futuras, cuando se comprometa más
de una vigencia fiscal. El centro de gestión
interesado en la contratación, efectuará la solicitud en el formato que la
Veeduría Distrital acogió para tal efecto, y enviará dicha solicitud al
responsable del presupuesto, quien expedirá el respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal. 3.1.1.5.
Revisión jurídica de los documentos presentados y recomendación al ordenador
del gasto del inicio del proceso Los estudios y
documentos previos, con todos sus soportes deberán radicarse en la Oficina
Asesora de Jurídica, por lo menos con ocho (8) días calendario de anticipación
a la fecha prevista en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y de obra
pública, para el inicio del trámite. La Oficina Asesora
de Jurídica revisará que los documentos aportados contengan toda la información
requerida y exigida por la normas vigentes y el presente Manual, para dar
inicio al proceso de contratación. En caso de advertirse información faltante,
o presentarse observaciones, se requerirá por una sola vez al área solicitante,
la información que corresponda. Hasta tanto, no se
encuentre la información completa, no se puede dar inicio al proceso de
contratación. 3.1.1.6.
Designación Comité Evaluador Al inicio del
proceso selectivo, la Oficina Asesora de Jurídica, proyectará para firma del
Veedor(a) el documento de designación del Comité Evaluador, quien acompañará el
proceso en todas sus etapas, incluyendo las respuestas a las observaciones del
proyecto, pliego y evaluaciones. 3.1.1.7.
Elaboración de proyecto y de pliego de condiciones o invitación pública, según
la modalidad de selección que corresponda Una vez se
encuentre completa la documentación de estudios y documentos previos, se
proyectará en la Oficina Asesora de Jurídica, el proyecto de pliego o de
invitación, según la modalidad de selección que corresponda, para firma del
Veedor (a) Distrital. Una vez esté
debidamente suscrito se publicará en los portales Contratación a la Vista y
SECOP, de conformidad con las disposiciones vigentes en la materia. 3.1.2
DESARROLLO DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN 3.1.2.1.
Licitación pública La regla general
para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el
contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la
selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a
celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de
méritos y contratación directa, el contratista será seleccionado a través del
procedimiento previsto para la Licitación pública. Así mismo, deberá tenerse en
cuenta que el proceso supere el valor de la menor cuantía definido por la
Oficina Asesora Jurídica. Cuando la
dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable
y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso
de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera
dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. Esta modalidad de
selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2
de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo I del Título II del
Decreto 734 de 2012. Procedimiento:
3.1.2.2.
Selección Abreviada Corresponde a la
modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o
la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta
modalidad de selección se encuentra regulada en el artículo 2° numeral 2 de la
Ley 1150 de 2007, y en los artículos 3.2.1.1 a 3.2.8.1 del Decreto
reglamentario 734 de 2012. -
Las causales de selección abreviada de contratistas son: -
La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización. -
La contratación de menor cuantía. -
La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. -
La contratación por declaratoria de desierta de la licitación. -
La enajenación de bienes del Estado. -
Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios. -
Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía
Mixta (SEM). -
Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de
Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada,
Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Exclusión. -
La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional. El Decreto 734 de
2012 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada, sin embargo
para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas al
interior de la Veeduría Distrital, que de acuerdo con el reglamento tienen
diferente procedimiento: a. La
adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización. Las características
técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º
de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se
predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones
técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas,
y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”. El
parágrafo 2º del citado 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, establece que el
diseño o características descriptivas es el conjunto de notas distintivas que
simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la
prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o
servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida
en que no alteran sus ventajas funcionales y que se ofrecen en el mercado, en
condiciones equivalentes para quien los solicite. La adquisición de
estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos: -
Subasta inversa. (presencial o electrónica). -
Compra por acuerdo marco de precios. (Este procedimiento aún no ha sido
reglamentado por parte del Gobierno Nacional) -
Adquisición a través de bolsa de productos. (Artículos 3.2.1.2.1 y siguientes
Decreto 734 de 2012). En el caso de la
adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común
utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, cada bien tendrá una
ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos
de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada centro de
gestión y deberán acompañarse a los estudios previos. Las fichas técnicas
deberán contener, como mínimo: -
Denominación de bien o servicio; -
Denominación técnica del bien o servicio; -
Unidad de medida; -
Descripción general. Procedimiento –
subasta inversa:
b. La
contratación de menor cuantía. Se adelantarán por
este procedimiento, las adquisiciones de bienes y servicios, que no sean de
características técnicas uniformes y de común utilización, y que se encuentren
dentro del rango de la menor cuantía, según tabla de cuantías de la Veeduría
Distrital, que se actualizará anualmente o cuando el monto del presupuesto sea
modificado. Este procedimiento se encuentra regulado en literal b numeral 2º
del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 3.2.2.1 y
3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Procedimiento:
c.
Contratos para la prestación de servicios de salud. De conformidad con
lo establecido en el artículo 3.2.3.1 del Decreto 734 de 2012, cuando se
requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista
haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor
cuantía. Cabe anotar, que
las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar
inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien
haga sus veces de conformidad con lo previsto en la Ley 10 de 1990. Para el presente
proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley
1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de
proponentes. d. Por
declaratoria de desierta de la licitación. Por disposición del
artículo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, si la Veeduría Distrital decide no
adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de
los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de
selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento previsto
en el presente manual. En este proceso no
se aplicará lo relacionado con la publicación del proyecto de pliego de
condiciones, la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes. e.
Enajenación de Bienes del Estado. Se toma como
referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su
propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En
los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar
instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados
por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación
se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”. De acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 3.7.1.2 del Decreto 734 de 2012, la entidad podrá
realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores,
bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos
agropecuarios, agroindustriales o de otros comodities,
o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a
enajenar. También podrá hacerlo a través de la sociedad Central de Inversiones
CISA S.A., caso en el cual, se suscribirá el respectivo contrato
interadministrativo. 3.1.2.3.
Concurso de méritos El concurso de
méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. Está
definido en el artículo 32, numeral 2 de la Ley 80 de 1993. Se aclara que
cuando además de la consultoría, se requiera contratar otras obligaciones
principales, la escogencia del contratista deberá realizarse a través de las
modalidades de licitación pública o selección abreviada, según corresponda por
la cuantía, sin perjuicio de lo previsto para la mínima cuantía, de conformidad
con lo ordenado en el artículo 3.3.1.1 del Decreto 734 de 2012. a.
Clases de concurso de méritos: La contratación de
los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con
precalificación y en éste último, podrá acudirse a la conformación de una lista
corta o a una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura
siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. *
Concurso abierto: Procede cuando la Veeduría defina en los requerimientos
técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el
plan y cargas de trabajo para la misma, caso en el cual se exigirá la
presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos se
prescinde de los procedimientos de precalificación. *
Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: Procede cuando los
servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el
respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o
metodologías. (PTD) b.
Clases de propuestas: Las propuestas
podrán ser simplificadas o detalladas dependiendo de los criterios señalados en
el artículo 3.3.1.2 del Decreto 734 de 2012 en los siguientes términos: *
Propuesta técnica simplificada (PTS): Cuando la entidad tenga clara la
metodología a través de la cual se adelantará la ejecución de la consultoría,
así como el plan y cargas de trabajo. En estos casos procede la selección por
el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista
corta o lista multiusos. *
Propuesta técnica detallada (PTD): Cuando los servicios de consultoría
señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos
puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos
sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta. c.
Procedimiento de concurso abierto. El concurso de
méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con
el procedimiento señalado en los artículos 3.3.4.1 y siguientes del Decreto 734
de 2012, prescindiendo de los procedimientos de precalificación, de que trata
la Sección III del mismo. d.
Procedimiento de Precalificación *
Lista corta: Precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de
méritos. * Lista multiusos: Precalificación que se
realice para varios concursos de méritos determinados o determinables. Para proceder a
precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, se debe
aplicar el procedimiento que se señala en el artículo 3.3.3.2 y siguientes del
Decreto 734 de 2012, el cual es anterior e independiente de los procesos de
concurso de méritos para los que se aplique.
e.
Etapas del Concurso de Méritos Luego de surtida la
precalificación, en los casos a que haya lugar, y sin perjuicio de las
disposiciones del Decreto 734 de 2012, la Veeduría Distrital surtirá las
siguientes etapas:
3.1.2.4.
Contratación directa Esta modalidad de
selección se utiliza para aquellos eventos en los que no se requiere
convocatoria pública. Las causales para la procedencia de esta modalidad están
señaladas en el artículo 2 numeral 4 de la Ley 1150 de 2007. La Veeduría
Distrital a través del ordenador del gasto, justificará mediante un acto
administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa.
Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca,
la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las
condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se
podrán consultar los estudios y documentos previos. Este acto
administrativo no será obligatorio para la contratación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos
artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, así
como tampoco en los casos de urgencia manifiesta. a.
Documentación adicional para contratación de servicios profesionales o de apoyo
a la gestión: Tratándose de
Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión,
debe aportarse la documentación que a continuación se enuncia, sin perjuicio de
los requerimientos puntuales que prevea cada formato de estudios previos: Persona Natural *
Carta de presentación de la propuesta *
Hoja de vida *
Fotocopia del documento de identificación. *
Fotocopia del registro único Tributario-RUT. *
Fotocopia del RIT expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda. *
Certificaciones de formación académica. *
Certificaciones de experiencia *
Fotocopia de la Tarjeta profesional, cuando sea el caso. *
Fotocopia de los soportes mediante los cuales conste su afiliación al Sistema
de Seguridad social en salud y pensiones, como cotizante; y de riesgos
laborales si ya se encuentra afiliado. *
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General
de la Nación. *
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Personería Distrital
de Bogotá D.C. *
Certificado de consulta de antecedentes fiscales en el Boletín de Responsables
Fiscales emitido por la Contraloría General de la República. *
Hoja de vida de persona natural –formato del Departamento Administrativo de la
Función Pública. *
Declaración juramentada de bienes y rentas – formato del Departamento
Administrativo de la Función Pública. *
Fotocopia de libreta militar (cuando aplique). *
Certificación bancaria. Persona Jurídica *
Carta de presentación de la propuesta *
Certificado de existencia y Representación Legal con fecha de expedición no
superior a 30 días calendario a la fecha de radicación de los estudios con la
documentación completa. *
Fotocopia del documento de identificación del representante legal. *
Fotocopia del registro único Tributario-RUT. *
Fotocopia del RIT expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda. *
Certificaciones de experiencia *
Certificación de cumplimiento con las obligaciones con el sistema de seguridad
social integral y parafiscales expedida en los términos del artículo 50 de la
ley 789 de 2002, suscrita por el representante legal o revisor fiscal si es el
caso. *
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General
de la Nación para la persona jurídica y para el representante legal. *
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Personería Distrital
de Bogotá D.C. *
Certificado de consulta de antecedentes fiscales en el Boletín de Responsables
Fiscales emitido por la Contraloría General de la República, para la persona
jurídica y para el representante legal. *
Hoja de vida de persona jurídica –formato del Departamento Administrativo de la
Función Publica. *
Certificación bancaria. NOTA: Las sociedades extranjeras sin sucursal
en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente
constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para
representarlas judicial y extrajudicialmente hasta la constitución de la
sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad
con lo señalado en el titulo VIII del Libro II del
Código de Comercio Colombiano8. Si se trata de
sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, de países parte de la
“Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos
públicos extranjeros”, se tendrán en cuenta las siguientes reglas: *
El documento público relacionado con sociedades extranjeras en el cual se
certifique la existencia de la sociedad y el ejercicio de su objeto social, tendrá
validez en Colombia con la sola Apostilla. *
Cuando el documento otorgado en el exterior deba ser autenticado, el interesado
deberá velar porque la autoridad que autentica, certifique sobre la existencia
de la sociedad y sobre la extensión del objeto social, documento éste que se
deberá apostillar. *
En el evento en el cual, en un Estado Parte de la Convención, la autoridad ante
quien se autentican los documentos no
tenga la facultad de certificar sobre la existencia de la sociedad y sobre el
ejercicio del objeto social de la misma, el interesado podrá solicitar dichas
certificaciones ante la autoridad competente del lugar. Para que surtan efectos
en Colombia, estas certificaciones deberán a su vez ser apostilladas por la
autoridad del Estado donde emana el documento. *
Si no existiera una autoridad local que pueda expedir las certificaciones de
existencia de la sociedad y del ejercicio del objeto social de acuerdo con las
leyes del respectivo país, el interesado podrá acudir ante el Cónsul Colombiano
quien podrá certificar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de la
sociedad y del ejercicio de su objeto conforme a las leyes del respectivo país.
En este caso, como la Convención no se aplica a los documentos ejecutados
directamente por agentes diplomáticos o consulares, deberá seguir el trámite
ordinario de legalización, o sea que el Ministerio de Relaciones Exteriores de
Colombia abonará la firma del Cónsul. En el evento que
del contenido del certificado expedido por la cámara de comercio, se haga la
remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del
Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de
dichos estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar
la propuesta en cuanto a su monto, se deberá igualmente adjuntar la
autorización específica para suscribir el contrato, en caso de resultar
seleccionado. Si la propuesta se
presenta a nombre de una Sucursal, se deberá anexar los Certificados tanto de
la Sucursal como de la Casa principal. Si se trata de
personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, deberá darse
cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 50 del Decreto 19 de 2012, así como
a la Circular Externa N° 008 de 2012 expedida por la Superintendencia de
Industria y Comercio. Así mismo, en todos
los casos, deberá surtirse el reporte de extranjeros a Migración Colombia, que
dispone el artículo 53 del Decreto 019 de 2012. b.
Documentos adicionales para arrendamientos: * Certificado de
libertad y tradición del inmueble, expedido con una fecha no superior a 30 días
calendario. c.
Documentos adicionales para contratos interadministrativos: * Soportes que
acrediten la representación legal de quien suscribe el contrato. Ejem: Acto administrativo de nombramiento, acta de posesión
y copia de la cédula de ciudadanía. Los documentos
anteriores deberán aportarse a los estudios previos, y radicarse en la Oficina
Asesora Jurídica, junto con todos aquellos que se anuncien en el formato
correspondiente. Procedimiento:
3.1.2.5.
Mínima cuantía Corresponde a
aquellos contratos cuya cuantía no excede el Diez por ciento (10%) de la menor
cuantía de la entidad, de conformidad con la tabla que para el efecto determine
la Oficina Asesora Jurídica, anualmente atendiendo el presupuesto de la
Entidad, en aplicación del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Procedimiento:
3.1.3.
CONSIDERACIONES GENERALES a.
En caso de contradicción entre lo consignado en el presente Manual y las normas
legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán estas últimas,
sin perjuicio que se adelanten las correspondientes actualizaciones al presente
Manual. b.
La publicación electrónica de los actos y documentos que se generen en
desarrollo de la actividad precontractual deberá hacerse en la fecha de su
expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. c.
El Comité Evaluador es responsable de verificar la efectiva publicación de
todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación,
salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicación en
el SECOP constituye la vulneración de los deberes funcionales de los
responsables. d.
Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones o las invitaciones
públicas deben establecerse requisitos y exigencias coherentes al objeto,
naturaleza de las actividades y valor del proceso, que no constituyan
condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la
responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se
suministren. e.
El cronograma de los procesos de selección debe contener plazos suficientes
para que los interesados analicen la información del proceso y puedan preparar
y diseñar sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la
evaluación de las ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
Por ello los Centros de Gestión deben radicar las solicitudes de inicio de
procesos de contratación, con la antelación mínima requerida en el presente
manual. f.
De conformidad con los Acuerdos Comerciales vigentes, en las modalidades de
selección de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y
Concurso de Méritos, el plazo entre la publicación del aviso de convocatoria
del proceso y el cierre para presentar ofertas de éste no podrá ser inferior a
treinta (30) días calendario cuando el aviso de apertura, las bases del proceso
y la documentación de la contratación sean publicados en el Portal Único de
Contratación: http://www.contratos.gov.co. Cuando se trate de concurso de
méritos con precalificación, el término se contará a partir del momento en que
la entidad invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre para
presentar ofertas. g.
En el caso de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización a través de la modalidad de selección
abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratación no podrá ser
inferior a diez (10) días calendario. 3.2.
ETAPA CONTRACTUAL Comprende el
control de la ejecución del contrato o del convenio, y va desde su suscripción,
incluido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y
legalización, su ejecución hasta su terminación normal por cumplimiento del
plazo pactado o de las obligaciones contractuales o anormal por decisión
unilateral de alguna de las partes o de común acuerdo antes del plazo pactado. La etapa
contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán
identificados con un número secuencial por anualidad asignado por la Oficina
Asesora de Jurídica, y serán debidamente foliados todos los documentos que
hagan parte de la carpeta del respectivo contrato. 3.2.1. Suscripción del Contrato: Notificada la
selección, la Oficina Asesora de Jurídica proyectará la minuta del contrato
correspondiente. Firmado
el contrato, la misma dependencia solicitará la presencia del contratista para
la revisión y firma del contrato. Nota: En los contratos que resulten de un proceso de
mínima cuantía, la comunicación de aceptación junto con la oferta, de
conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011,
constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual
se efectuará el respectivo registro presupuestal. 3.2.2. Registro Presupuestal: Una vez suscrito el contrato o
convenio, la Oficina Asesora de Jurídica, solicitará a la responsable del
presupuesto el respectivo registro presupuestal. 3.2.3. Legalización del contrato: La Oficina Asesora de Jurídica
solicitará al contratista la constitución de la garantía. Las
garantías solicitadas al contratista, deberán ser entregadas a la Oficina
Asesora de Jurídica a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
a la suscripción del contrato, la que verificará el cumplimiento de los
requisitos sobre la cobertura del riesgo exigido, y le impartirá su aprobación. Una
vez surtido el proceso anterior, la Oficina Asesora de Jurídica, comunicará al
supervisor designado en el contrato, para que éste suscriba la correspondiente
Acta de Inicio del contrato, en los casos a que haya lugar. 3.2.4. Acta de inicio: En los casos en que se trate de prestaciones
periódicas, o de la ejecución sucesiva de actividades, deberá suscribirse acta
de inicio entre el contratista y el supervisor del contrato. No
se podrá suscribir acta de inicio, hasta tanto la Oficina Asesora de Jurídica,
no le haya comunicado formalmente al Supervisor que se han cumplido los
requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización. 3.2.5. Modificaciones: Las Prórrogas y adiciones y demás modificaciones
deberán ser tramitadas por intermedio del supervisor o interventor del contrato
o convenio, antes del vencimiento de su plazo. En
cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se
prorrogue su término, dará lugar a ampliar el valor de la garantía otorgada o
ampliar su vigencia, según el caso. Para
cualquier modificación el supervisor del contrato rendirá un concepto escrito
que justifique la prórroga, adición o modificación del contrato o convenio, y
el respectivo Centro de Gestión interesado en la contratación, solicitará el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si a ello hay lugar), para proceder
a elaborar la respectiva prórroga o modificación por parte de la Oficina
Asesora de Jurídica, ante quien deberán radicarse todos los documentos
correspondientes. Debe tenerse en cuenta que ninguna modificación puede versar
sobre el objeto del contrato. Si
se trata de prórrogas, las solicitudes deberán radicarse por lo menos con ocho
(8) días de antelación a la fecha de vencimiento del plazo pactado. Si
se trata de adiciones, deberá tenerse en cuenta que no pueden superar el 50%
del valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales. Una
vez efectuada la revisión de la solicitud y proyectada la minuta de
modificación, la carpeta con todos sus soportes se enviará al Viceveedor Distrital para su firma. Firmada
por el Viceveedor Distrital, la adición, prórroga o
modificación, se le comunicará al contratista para la suscripción de la misma, para
que allegue la modificación de la garantía y demás trámites que sean
pertinentes. Suscrita
la adición, prórroga o modificación, la Oficina Asesora de Jurídica solicitará
el registro presupuestal, si es del caso; revisará y aprobará la modificación
de la garantía y enviará copia de la adición, prórroga o modificación al
supervisor del contrato. 3.2.6. Suspensión del contrato: Si durante el desarrollo del contrato
se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias
ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal
ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional
la suspensión del mismo. El
Supervisor del contrato, deberá solicitar por escrito al ordenador del gasto,
la suspensión requerida, indicando el término exacto de suspensión, al
reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá
exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía. Copia
del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que
esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación
corresponde al supervisor o interventor del contrato. Superados
los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán
suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia
a la Compañía Aseguradora. 3.2.7. Cesión del contrato: En principio no es posible la cesión de
contratos, a menos que exista expresa autorización de la Veeduría Distrital,
previo concepto del Supervisor del Contrato, y por razones que justifiquen tal
decisión, sin que se afecte el interés general, ni las necesidades de servicio
que motivaron la contratación. Si
se autoriza una cesión por parte de la Veeduría Distrital, el acta por medio de
la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto
es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor. 3.2.8. Terminación anticipada: El contrato puede darse por terminado
por las partes, cuando las mismas así lo acuerden, atendiendo el principio de
la autonomía de la voluntad. En todo caso, siempre deberá mediar previo
concepto del supervisor del contrato, explicando las razones que justifiquen
tal determinación, y precisando la no afectación de los intereses de la
Veeduría, ni del interés general que se persigue con la respectiva
contratación. La
solicitud deberá radicarse en la Oficina Asesora de Jurídica, por parte del
supervisor, con una antelación no inferior a ocho (8) días calendario a la
fecha en que se solicita se termine anticipadamente el contrato. Nota: Se podrá realizar simultáneamente la terminación y
liquidación de mutuo acuerdo del contrato, en un solo acto. 3.2.9. Sanciones por incumplimientos contractuales: El incumplimiento por parte del
contratista del objeto y/o de las obligaciones contractuales puede ser total o
parcial. Es obligación del supervisor requerir al contratista por escrito para
que cumpla en los términos pactados en el contrato, y deberá informar al
ordenador del gasto cuando estos requerimientos no hayan sido atendidos a
satisfacción o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la
aplicación de sanciones, de conformidad con lo previsto en la ley, lo pactado
en el contrato, y con arreglo al procedimiento previsto en el artículo 17 de la
Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 8.1.10.
del Decreto 734 de 2012. 3.2.10. Multas: Procede su imposición en los casos en que el
contratista ejecute de forma tardía sus obligaciones o las incumpla
parcialmente. La cuantificación de la multa se estipula en los contratos y
podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al contratista, sin perjuicio que
la Veeduría pueda imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, hacer
efectivas y declarar la caducidad, según el caso, con arreglo al procedimiento
previsto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley
1474 de 2011, y el artículo 8.1.10. del Decreto 734 de 2012. 3.2.11. Cláusula Penal: En caso de incumplimiento de las obligaciones
por parte del contratista, éste deberá pagar a título de pena, la suma
establecida en el contrato, sin perjuicio del pago de los perjuicios
adicionales causados. 3.2.12. Caducidad: La caducidad administrativa de los contratos puede
declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del
contratista, afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se
evidencie que se puede llegar a su paralización. 3.3.
ETAPA POSTCONTRACTUAL Comprende los
trámites tendientes a efectuar dentro de los términos legales, una vez
terminado el contrato, la liquidación de mutuo acuerdo o unilateral según sea
el caso. 3.3.1. Liquidación de los contratos: Es el período en el cual contratante y
contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los
resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse a paz
y salvo de las obligaciones contraídas. Aquí se hacen los reconocimientos y
ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones. En
este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del
contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre
el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento
de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador
del gasto y el contratista. Se
liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el
tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos
y saldos por pagar. No
todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de
prestación de servicios y de apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo
217 del Decreto - Ley 0019 de 2012; no obstante por política de la Veeduría Distrital,
cuando la complejidad y la cuantía del contrato así lo ameritan, se liquidarán
aun cuando se trate de aquellos en los que no es obligatorio. En
el acta se hará constar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de cada una
de las partes, de acuerdo con lo estipulado en el contrato. El
acta de liquidación será suscrita por la Veeduría Distrital, la contratista y
el interventor o supervisor del contrato. En
esta acta el supervisor dejará constancia del cumplimiento de las obligaciones
del contratista frente a los aportes al Sistema General Integral de Seguridad
Social durante toda su vigencia, así como de la correcta relación entre el
monto cancelado por este y las sumas que la ley ordena cotizar. 3.3.2. Información mínima que debe contener el acta
de liquidación: Conforme a lo descrito en el presente
capítulo, a continuación se fijan los parámetros a tener en cuenta en el
trámite de liquidación de los contratos en la Veeduría Distrital: -
Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato. -
Número del contrato objeto de liquidación. -
Objeto del contrato. -
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante. -
Supervisor o interventor, según el caso. -
Valor inicial del contrato. -
Duración inicial del contrato. -
Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro
Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición. -
Fecha del certificado de aprobación de las pólizas. -
Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente
finalización. -
Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones
al contrato. -
Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo
del objeto contractual. -
Relacionar los informes de supervisión y/o interventoría realizados durante la
ejecución del contrato, así como el respectivo informe final. -
Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación
del contrato (acreditación de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago
de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y
parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto
en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007). -
Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los
pagos realizados o pendientes por realizar. -
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de
estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos,
de prestaciones sociales, etc. -
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y
transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las
divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. -
Constatar que esta a paz y salvo con todas las
dependencias y con la entrega de bienes y elementos recibidos para el
desarrollo de la actividad contractual, cuando a ello haya lugar. NOTA: La liquidación del contrato tiene como
propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante
el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a
paz y salvo, según el caso, es decir el acto de liquidación debe limitarse a la
rendición de cuentas y a pagar los saldos económicos adeudados, pero el término
de la liquidación no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto
contractual. 3.3.3. Liquidación por mutuo acuerdo y unilateral: De conformidad con el artículo 11 de la
Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la liquidación, la Entidad
convocará al contratista para la suscripción del acta de liquidación; si
efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, bien sea
porque el contratista no comparece o porque no llega a un acuerdo con la
Entidad, la Veeduría Distrital podrá liquidar en forma unilateral dentro de los
dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes. En
este caso, el supervisor del contrato enviará a la Oficina Asesora de Jurídica
un informe explicando la situación y anexando los soportes correspondientes,
tales como actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que
se proyecte el acto administrativo de liquidación unilateral y se realicen los
trámites pertinentes para su firma. FORMATOS
ASOCIADOS 1–
Formato de estudios previos para contratación directa de servicios
profesionales o de apoyo a la gestión. 2-
Formato de estudios previos para contratación directa de contratos
interadministrativos. 3-Formato
de estudios previos para contratación de mínima cuantía. 4
– Formato de solicitud de contratación. 5
– Formato de acta de inicio. NOTAS DE PIE DE PÁGINA 1 Procuraduría General de la
Nación. Recomendación para la elaboración de estudios previos. Bogotá, 2010. P.
19. 2 Procuraduría General de la
Nación. Recomendación para la elaboración de estudios previos. Bogotá, 2010. P.
11. 3 Procuraduría General de la
Nación. Recomendación para la elaboración de estudios previos. Bogotá, 2010. P.
20. 4 Consejo de Estado. Auto del 27
de mayo de 2009. Consejero Ponente: Enrique Gil Botero. 5 Fuente: Ministerio de
Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Informe Final: Fortalecimiento de
las capacidades para las compras públicas sostenibles en Colombia. 2010 6 Fuente: Guía de Contratación
Verde: Compras Públicas Sustentables. Versión 2. Alcaldía Mayor de Bogotá,
Julio 2009. 7 Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Secretaría General. Guía de Contratación Estatal: Estructuración de Estudios
Previos. Actualización 2012. P. 19. 8 En los pliegos de
condiciones y en los contratos, se pactará que cuando la ejecución del objeto
de estos últimos, implique la realización por parte del contratista de actos en
el País durante el término superior a tres meses, se deberá constituir
apoderado en Colombia, por el término del contrato y seis meses más. Lo anterior,
sin perjuicio de la obligación de cumplimiento de las exigencias previstas en
el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5067 de
febrero 19 de 2013. |
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