Que de conformidad con lo previsto en los numerales 1 y 19 del articulo 2° del Decreto 367 de 30 de abril de 2001, le corresponde a la Secretaria de Gobierno la formulación de la política general y asegurar el funcionamiento de la entidad.

Que de acuerdo con lo previsto en el numeral 22 del articulo 2° del Decreto 367 del 30 de abril de 2001, se encuentra a cargo de la Secretaria de Gobierno la ordenación del gasto y la celebración de los contratos y convenios, de conformidad con el plan de desarrollo económico y social con el presupuesto asignado a la Secretaria de Gobierno.

Que el numeral 5 del articulo 26 del Estatuto General de la Contratación publica, establece respecto de la responsabilidad de los representantes de las entidades estatales lo siguiente: "La responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección serán del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de las mismas.

Que el Decreto 367 de 30 de abril de 2001, expedido por el Alcalde Mayor D.C., determina en su articulo 1o la estructura interna de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital, estableciendo en su contenido las funciones y responsabilidades de cada una de las dependencias que conforman la entidad.

Que así mismo el Decreto 367 de 30 de abril de 2001 señala en su articulo 20 como función de la Subsecretaria de Planeación y Gestión, la coordinación de procesos administrativos y presupuestales para la realización de las licitaciones y contratación directa que requiera para su funcionamiento la Secretaria de

Gobierno.

Que en aplicación de los numerales 1° y 3° del articulo 22 del decreto 367 de 30 de abril de 2001, le corresponde a la Dirección Administrativa entre otras funciones adelantar el proceso de adquisición de los bienes y servicios que permitan el adecuado funcionamiento de todas las dependencias de la Secretaria de Gobierno y atender las solicitudes de servicios generales, por lo cual se hace necesario centralizar en esa dependencia todo proceso licitatorio, concursal o cualesquiera otra convocatoria de contratación directa que la Secretaria de Gobierno ordene abrir .

Que de acuerdo con lo previsto en los numerales 5, 7, 21' 22, 23 y 24 del articulo 6° del decreto 367 del 30 de abril de 2001, le corresponde a la Oficina Asesora Jurídica entre otras, las siguientes funciones: "Asesorar los procedimientos de licitaciones, concursos y contrataciones directas, la adjudicación, celebración y liquidación de los actos y contratos comprendidos dentro de la finalidad de la Secretaria, revisar los aspectos jurídicos de los pliegos de condiciones o términos de referencia que elaboren las distintas dependencias de la Secretaria de Gobierno para el tr8mite de los procesos contractuales, evaluar jurídicamente las propuestas u ofertas que se presenten dentro de los procesos licitatorios, concursos de méritos o procesos de contratación directa con formalidades plenas que adelanten las distintas dependencias, elaborar los contratos para la firma del Secretario de Gobierno o de quien tenga la facultad para celebrar contratos, comprometer y ordenar gastos, siempre de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia".

Que la Ley 527/99 consagra: Que en toda actuación administrativa o judicial, no se negar8 eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Que la precitada Ley señala además que en la formación del Contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas, por medio de un mensaje de datos; sin que con ello se niegue su validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad.

Que para el cabal cumplimiento de sus fines y objetivos la Secretaria de Gobierno debe recurrir a la celebración de contratos estatales de conformidad con lo preceptuado en el Estatuto de contratación contenido en la Ley 80 de 1993.

Que para garantizar un adecuado control y supervisión de la ejecución de dichos contratos y para que esta labor sea eficiente, eficaz y efectiva se requiere reglamentar las funciones que deben desempeñar quienes sean designados para tal fin en la respectiva cláusula de supervisión del contrato.

Que con ocasión a los diferentes ajustes en los procesos y procedimientos contemplados en la Resolución 026 de 2001 se hace necesario incluir algunas modificaciones.

Que en merito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 0226 de 2001 en los siguientes aspectos:

2. REGLAS BASICAS

2.1. Procesos de selección

2.1.6. Se aceptaran propuestas recibidas en el C.D.I., Dirección de Gestión Humana y/o Dirección Administrativa, por medios electrónicos, ópticos o similares como pueden ser, entre otros, intercambio electrónico de datos (E.D.I.), Internet, correo electrónico, el telex, o telefax.

En todo caso, cuando se reciban propuestas por medio electrónico la recepción de dichos documentos debe ser certificada por el Director o funcionario del área o dependencia respectiva, indicando fecha, hora de recibido y numero de folios que contiene el documento.

3. PROCEDIMIENTO

3.1. El plan de contratación de cada una de las Direcciones u Oficinas debidamente aprobado por el ordenador del gasto. El Secretario de Gobierno, debe expedir autorización para la contratación extraordinaria del bien o servicio que no se encontró incluido en el plan de contratación.

3.2. El gerente del proyecto o director solicitante revisa el plan de contratación de la entidad y verifica que la adquisición del bien o servicio, este contemplada en el.

3.3. El gerente del proyecto elabora la justificación: "Documento donde se plasman los antecedentes, necesidad, conveniencia y oportunidad del bien o servicio a contratar, así como del ajuste al plan de contratación", debe ir firmada por el gerente del proyecto respectivo o director solicitante; para los contratos de obra debe hacer parte la respectiva licencia de construcción.

3.4. El Director Administrativo o de Gestión Humana y el gerente del proyecto o director solicitante, elabora los estudios previos documento llamado también estimación de costos y consiste en el diagnostico de recursos que hace la dirección solicitante para llevar a cabo la adquisición del bien o servicio a contratar, este estudio debe estar aprobado por los directores financiero, de Planeación y sistemas de información, administrativo y/o de Gestión Humana.

Para la adquisición de bienes y servicios se debe tener en cuenta la central de precios de referencia de la entidad, además de los precios de mercado; debe ir firmada por el gerente del proyecto o director solicitante. En caso de contratación BID debe anexarse la no objeción. Si se trata de prestación de servicios personales y /o consultoría se debe anexar el certificado de no existencia en la planta global de un funcionario con el perfil a contratar. Si se trata de un proyecto de inversión, debe anexar el concepto de viabilidad técnica expedido por la dirección de Planeación y Sistemas de información. El gerente de proyecto o director solicitante elabora los términos de referencia.

3.5. El comité de apoyo revisa los estudios previos para la adquisición del bien o servicio y aprueba lo5 términos de referencia. Este comité esta compuesto por: el Director Administrativo, el Director Financiero, el Director de Planeación y Sistemas de información, el Gerente del Proyecto o el Director de la Dependencia solicitante, el Jefe Oficina Asesora Jurídica y el Director de Gestión Humana (para los procesos de contratación de servicios personales o capacitación). En los términos de referencia " es donde se definen los objetivos, las metas, la extensión, el trabajo encomendado, el bien o servicio a adquirir y se debe suministrar la información básica para proponer" (ver anexo 3 Res. 0226 de 2001).

3.6. El gerente del proyecto o director solicita CDP; en caso de compras financiadas con recursos BID, la solicitud también debe ir firmada por el director de la unidad coordinadora BID, diferenciándose por fuente BID y contrapartida, anexando estudios previos, términos de referencia y justificación.

3.7. El gerente del proyecto o director solicitante remite carpeta de contratación a la Dirección Administrativa o de Gestión Humana según el caso.

3.8. El Director Financiero expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a la Dirección Administrativa 0 a la Dirección de Gestión Humana, según el caso.

3.9. El Director Administrativo o el Director de Gestión Humana recibe el CDP lo anexa al proceso de contratación y elabora avisos y/o invitación según la cuantía (ver formato anexo 5 de la resolución 226 de 2001).

3.10. El director Administrativo o de Gestión Humana fija aviso en la cartelera y/o realiza invitaciones y envía los términos de referencia a la Dirección de Planeación y Sistemas de información, para que sean publicados en la pagina web de la Secretaria de Gobierno.

3.11. El Director Administrativo o de Gestión Humana una vez terminado el tiempo que se asigna para la entrega de las propuestas las recibe de acuerdo al plazo definido en el aviso o invitación.

3.12. El Director Administrativo o de Gestión Humana elabora el acta relacionando las propuestas recibidas y convoca al grupo evaluador.

3.13. El grupo evaluador en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir de la fecha seriada en el oficio de convocatoria realiza las evaluaciones de las propuestas desde el punto de vista jurídico, técnico, económico y/o financiero, y envía resultados la Dirección Administrativa o de Gestión Humana. El subgrupo evaluador técnico lo conformar8 el gerente de proyecto 0 director de la dependencia solicitante.

En los contratos sin formalidades plenas el proceso de evaluación se surtió acorde con la complejidad o naturaleza del contrato por parte de la Dirección Administrativa o de Gestión Humana.

3.14. El Director Administrativo o de Gestión Humana, solicita aclaraciones si fuera el caso.

3.15. El Director Administrativo o de Gestión Humana envía las comunicaciones del caso a los proponentes informando el resultado del proceso (anexos 6 y 7 de la resolución 226 de 2001).

3.16. El Director Administrativo o de Gestión Humana revisa, anexa los soportes, incluye y verifica boletín de responsabilidad fiscal (según numeral 5 de la resolución 226-01} diligencia el formato de contratación y remite la carpeta al Subsecretario de Planeación y Gestión.

3.17. El Subsecretario de Planeación y Gestión revisa el proceso precontractual y los documentos anexos. Envía documentos soportes y formato para elaborar contrato a la Oficina Asesora Jurídica.

3.18. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien el delegue revisa y analiza la solicitud y los documentos recibidos para elaborar contrato.

3.19. El Director Administrativo o de Gestión Humana, hace las aclaraciones o completa los documentos en caso de que se presenten inconsistencias una vez los solicite la Oficina Asesora Jurídica.

3.20 El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica revisa la solicitud de contratación y la documentación enviada, yen caso de ser necesario gestiona las aclaraciones y/o modificaciones pertinentes, elabora la minuta del contrato y la envía al Secretario de Gobierno para la firma.

3.21 El asesor jurídico del Despacho revisa la minuta y pasa para la firma del Ordenador del Gasto.

3.22 El Secretario de Gobierno firma la minuta previa revisión del Asesor del Despacho.

3.23 El jefe de la Oficina Asesora Jurídica recibe el contrato firmado por el Secretario de Gobierno y procede a hacer la legalización del mismo. Este proceso no debe exceder de quince (15) días hábiles, de acuerdo a lo contemplado en la resolución 226 de 2001.

3.24. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica remite copia del contrato a la Dirección Financiera para que realice el registro presupuestal y al gerente del proyecto 0 director de la dependencia para iniciar la ejecución previo el cumplimiento de los requisitos de legalización

ARTICULO SEGUNDO: La presente resolución modifica el CAPITULO I, acápite 2 numeral 2.1.6 y acápite 3. PROCEDIMIENTO; los demás aspectos contenidos en la resolución 0226/2001 se mantienen sin modificación

ARTICULO TERCERO: la presente resolución rige a partir de la techa de su expedición.