RESOLUCIÓN 400 DE 2012

 

(Noviembre 13)

 

“Por la cual se modifica el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el Hospital La Victoria III Nivel E.S.E”.

 

EL GERENTE DEL HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

 

En ejercicio  de las facultades legales otorgadas por la Ley 1437 de 2011, el artículo 112 de la Ley 6ta de 1992 y su decreto reglamentario 2174 de 1.992 en su artículo 1 y 4, el artículo 169 del Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 1066 de 2006,  los literales c y f del artículo 20 del Acuerdo 17 de 1.997 del Concejo de Bogotá D.C., el Decreto 222 del 8 de Mayo de 2012, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, el acta de posesión de fecha 16 de Mayo de 2012, y las conferidas por los artículos 8 numeral 9 y 10 del Acuerdo Nº 02 del 05 de febrero de 2002  expedido por la Junta Directiva del Hospital la Victoria III Nivel ESE, la resolución 0151 del 04 de junio de 2004, expedida por la Gerencia del Hospital La Victoria III Nivel ESE, el Acuerdo No. 317 del 19 de Noviembre de 2008  emanado también de esta Gerencia y

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Constitución Política de 1991, en su artículo 116, inciso tercero, estableció que excepcionalmente la ley podrá atribuir funciones jurisdiccionales, en materias precisas, a determinadas autoridades administrativas. La Ley 6ª de 1992 en su artículo 112 facultó a las entidades del orden nacional y a otras, para el cobro por jurisdicción coactiva de los créditos exigibles a su favor.

 

Que el Decreto 2174 de 1992 reglamentó el artículo 112 de la Ley 6ª del mismo año, la cual se encuentra vigente en cuanto autorizó organizar grupos de trabajo de cobro por jurisdicción coactiva y en su artículo cuarto estableció que el procedimiento legal por seguir será conforme a lo establecido en el Código de Procedimiento Civil, y las normas que lo modifiquen o adicionen.

 

Que el Decreto 1421 de Julio 21 1993 “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital”, en el artículo 169 al regular la JURISDICCION COACTIVA establece que las entidades descentralizadas tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivos los créditos exigibles a su favor. Para este efecto, la respectiva autoridad competente, otorgará poderes a funcionarios abogados de cada entidad o podrá contratar apoderados especiales que sean abogados titulados.

 

Que la Ley 100 de 1.993 al definir el Sistema de Seguridad Social Integral dentro del esquema de operación  creó las Empresas Sociales del Estado con la finalidad  específica de que se hicieran cargo de los servicios de salud en condición de IPS, con el fin de atender a costa del gobierno a la población correspondiente al régimen subsidiado en  calidad de afiliados o vinculados. En últimas en atender a la población más desprotegida con altos índices de necesidades básicas insatisfechas, específicamente  la Salud. No obstante lo anterior también puede atender pacientes del régimen contributivo.

 

Que el ARTÍCULO 99 de la ley 1437 de 2011, (Nuevo Código Contencioso Administrativo) dice: “Documentos que prestan mérito ejecutivo a favor del Estado. Prestarán mérito ejecutivo para su cobro coactivo, siempre que en ellos conste una obligación clara, expresa y exigible, los siguientes documentos:

 

1. Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de las entidades públicas a las que alude el parágrafo del artículo 104, la obligación de pagar una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley…,,,”

 

Que de conformidad con el artículo 112 de la Ley 6ª de 1.992, se faculta a las entidades públicas del orden nacional, para hacer exigible mediante el Cobro Coactivo todas las obligaciones, que a su favor consten en títulos que presten mérito ejecutivo.

 

Que de manera complementaria, el Decreto Reglamentario No. 2174 de 1.992, desarrollando el artículo 112 de la Ley 6ª de 1.992, establece la posibilidad de organizar, dentro de cada entidad, grupos de trabajo para el cobro coactivo o en su defecto asignar tales funciones en cabeza de la Oficina Jurídica de la respectiva entidad.

 

Que el artículo 8 del Acuerdo Distrital 17 de 1997 “Por el cual se transforman los establecimientos públicos distritales prestadores  de servicios de salud como empresas sociales del estado, se crea una empresa social del Estado La Candelaria y se dictan otras disposiciones”, en su numeral d) define: “Ingresos: Conforman los ingresos de las empresas sociales del Estado: e) Los recaudos como producto en la participación de asociaciones de las Empresas Sociales del Estado por concepto de contratación y venta de servicios, Secretaria Distrital de Salud, Ministerio de Salud, Empresas Promotoras de Salud, ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE REGIMEN SUBSIDIADO, entes territoriales, las empresas solidarias de salud, otras instituciones prestadoras del servicio de salud, particulares que lo soliciten y entidades administradoras del régimen subsidiado, en los términos definidos en el acto de asociación y/o estatutos”.

 

Que el artículo 5 de la ley 1066 de 2006 otorgó a las entidades que tengan a su cargo el ejercicio de actividades administrativas o PRESTACIÓN DE SERVICIOS A CARGO DEL ESTADO y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos la facultad de cobrar coactivamente las obligaciones exigidas a su favor siguiendo el procedimiento descrito en los artículos: 823, 826, 829, 830, 831, 832, 833, 833-1, 834, 836, 837, 837-1, 838 y 839 del estatuto tributario y el artículo 521 del código de procedimiento civil modificado por el artículo 32 de la ley1395 de 2010, la Resolución No. 0317 del 19 de Noviembre de 2008.

 

La anterior reglamentación no excluye a las Empresas Prestadoras de Salud, toda vez que el parágrafo primero del artículo 2 ibidem señala que: Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan carteras  a su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán: Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago.  

 

Que los artículos 21 y 22 del Acuerdo Distrital No. 17 de 1997, establece que:”Denominación de los actos que expide el Gerente: Los actos o decisiones que tome el Gerente, en el ejercicio de cualquiera de las funciones a él asignadas, se denominarán resoluciones y se numerarán sucesivamente con indicación del día, mes y año en que se expida”. Los actos de la Empresa Social del Estado estarán sujetos a régimen jurídico de las personas de Derecho Público, con las excepciones que consagra las disposiciones legales”: Por tal razón, con base en las normas mencionadas el Gerente, del Hospital La Victoria expidió la Resolución No. 0017 del 22 de Enero de 2004, por la cual se conforma el grupo de cobro por jurisdicción coactiva, Otorgando competencias y facultades a esta oficina para llevar a cabo el procedimiento ejecutivo coactivo, con base en la normatividad legal vigente.

 

Que el artículo 6 del Acuerdo 17 de 1997 emanado del Concejo de Bogotá establecen en sus literales d y h, establece que: “Son objetivos de la empresa social del estado los siguientes:

 

d. Garantizar mediante un manejo gerencial, adecuado, el beneficio social y el desarrollo integral de la empresa social del estado.

 

h. Desarrollar la estructura y capacidad operativa  de la empresa mediante la aplicación de principios técnicos gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de sus recursos, capacidad de competir en el mercado y beneficio social, sin perjuicio de su misión humanista.

 

Que los recursos de salud al tener una destinación específica, se imprime la obligación de ser recaudados so pena que seamos acusados por los organismos de control por detrimento patrimonial, además son dineros públicos cuyo fin primordial es atender las necesidades de salud en protección del derecho fundamental a la vida, es así como el artículo 48 constitucional establece que la Seguridad Social es  un servicio público de carácter obligatorio, que se sujeta a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, y, que se garantiza a todos los habitantes del territorio nacional. De la misma manera, el artículo 49 preceptúa que se garantiza a todas las personas el acceso a los servicios de promoción, protección y recuperación de la salud. En armonía con estas disposiciones constitucionales se debe hacer referencia al artículo 365 de la Carta Política que hace mención al deber del Estado de asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos a todos los habitantes del territorio nacional, debido a que éstos hacen parte de la finalidad social del Estado.

 

Una de las características propias de la garantía del Estado frente a la prestación de los servicios públicos, es garantizar que éstos se presten de manera continua y permanente a sus usuarios. Entonces, el derecho de acceso a un servicio público debe garantizar la continuidad en la prestación de los mismos, de ahí la responsabilidad que los recursos no falten para la prestación oportuna de los servicios de salud.

 

Así mismo los servicios de Salud se organizarán en forma descentralizada, por niveles de atención y con participación de la comunidad, la Ley señalará los términos en los cuales la atención básica para todos los habitantes será gratuita y obligatoria. Toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de su salud y la de su comunidad.

 

De igual forma la Ley 100 de 1993 en el parágrafo del artículo 2016 establece: “ Los recursos públicos recibidos por las entidades promotoras de salud y/o las instituciones prestadoras de servicios se entenderán destinados a la compra y venta de servicios en los términos previstos en el artículo 29 de la Ley 60 de 1993.”

 

El Artículo 56 de la Ley 1438 de 2011, la cual reza: “Pagos a los prestadores de servicios de salud. Las Entidades Promotoras de Salud pagarán los servicios a los prestadores de servicios de salud dentro de los plazos, condiciones, términos y porcentajes que establezca el Gobierno Nacional según el mecanismo de pago, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1122 de 2007.

 

El no pago dentro de los plazos causará intereses moratorios a la tasa establecida para los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

 

Se prohíbe el establecimiento de la obligatoriedad de procesos de auditoría previa a la presentación de las facturas por prestación de servicios o cualquier práctica tendiente a impedir la recepción.

 

Las entidades a que se refiere este artículo, deberán establecer mecanismos que permitan la facturación en línea de los servicios de salud, de acuerdo con los estándares que defina el Ministerio de la Protección Social.

 

También se entienden por recibidas las facturas que hayan sido enviadas por los prestadores de servicios de salud a las Entidades Promotoras de Salud a través de correo certificado, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1122 de 2007, sin perjuicio del cobro ejecutivo que podrán realizar los prestadores de servicios de salud a las Entidades Promotoras de Salud en caso de no cancelación de los recursos.

 

A su vez el literal d, del artículo  13 de la Ley 1122 de 2007, el cual establece lo siguiente: “Las Entidades Promotoras de Salud EPS de ambos regímenes, pagarán los servicios a los Prestadores de Servicios de salud habilitados, mes anticipado en un 100% si los contratos son por capitación. Si fuesen por otra modalidad, como pago por evento, global prospectivo o grupo diagnóstico se hará como mínimo un pago anticipado del 50% del valor de la factura, dentro de los cinco días posteriores a su presentación. En caso de no presentarse objeción o glosa alguna, el saldo se pagará dentro de los treinta días (30) siguientes a la presentación de la factura, siempre y cuando haya recibido los recursos del ente territorial en el caso del régimen subsidiado. De lo contrario, pagará dentro de los quince (15) días posteriores a la recepción del pago.”

 

El Artículo 57 de la Ley 1438 de 2011.TRÁMITE DE GLOSAS. Las entidades responsables del pago de servicios de salud dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación de la factura con todos sus soportes, formularán y comunicarán a los prestadores de servicios de salud las glosas a cada factura, con base en la codificación y alcance definidos en la normatividad vigente. Una vez formuladas las glosas a una factura no se podrán formular nuevas glosas a la misma factura, salvo las que surjan de hechos nuevos detectados en la respuesta dada a la glosa inicial.

 

El Hospital La Victoria deberá dar respuesta a las glosas presentadas por las entidades responsables del pago de servicios de salud, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, indicando su aceptación o justificando la no aceptación. La entidad responsable del pago, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta, decidirá si levanta total o parcialmente las glosas o las deja como definitivas.

 

Si cumplidos los quince (15) días hábiles, El Hospital La Victoria considera que la glosa es subsanable, tendrá un plazo máximo de siete (7) días hábiles para subsanar la causa de las glosas no levantadas y enviar las facturas enviadas nuevamente a la entidad responsable del pago.

 

Los valores por las glosas levantadas total o parcialmente deberán ser cancelados dentro del mismo plazo de los cinco (5) días hábiles siguientes, a su levantamiento, informando al prestador la justificación de las glosas o su proporción, que no fueron levantadas.

 

Que el 29 de julio de 2006, se expidió la ley 1066, la cual estipula en el numeral 1 del artículo 2, la obligatoriedad de establecer el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera, con sujeción a lo establecido en la citada ley.

 

Que el 15 de diciembre de 2006, se emitió el Decreto 4473, el cual reglamenta la ley 1066 de 2006, el cual entre otros, precisa la obligatoriedad de emitir el reglamento de cartera en el orden nacional y territorial por el representante legal de cada entidad, estableciendo un plazo de dos (2) meses a partir de la vigencia del mismo, para que las entidades de que trata el artículo 1 del citado decreto expidan su propio reglamento de cartera, y en todo cado precisa que los procedimientos de cobro coactivo y el otorgamiento de facilidades de pago se debe adelantar conforme a lo previsto en el Estatuto Tributario Nacional.

 

Que a fecha 01 de diciembre de 2006, se expidió por la Gerencia, la Resolución 0218, por la cual se conforma el Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Hospital La Victoria III ESE, el cual estipuló entre otras en los numerales 1 y 10 del artículo 4, como obligación del comité la de “Asesorar al área contable y financiera de la Entidad, para el desarrollo de actividades y políticas dirigidas a los responsables y áreas relacionadas que garanticen la sostenibilidad del sistema contable, que permita garantizar la información razonable y oportuna”; “Revisa, analizar y recomendar la depuración de valores contables no identificados con base en los informes soportados que presenten las áreas competentes, sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes. Para ser presentados estos deben estar avalados por el Contador. Coordinador Financiero y el Subgerente Administrativo y Financiero del Hospital” respectivamente.

 

Que a fecha 15 de febrero se emitió el reglamento de cartera del Hospital La Victoria III Nivel ESE., de forma provisional, teniendo en cuenta lo estipulado en el parágrafo 1 del artículo 2 de la ley 1066 de 2006. Sin que a la fecha se haya generado pronunciamiento alguno por parte del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. 

 

Que el 19 de Noviembre de 2008, esta Gerencia expidió la Resolución No.  317  Que de conformidad con las citadas normas, La Junta Directiva del Hospital La Victoria III Nivel ESE.

 

Que teniendo en cuenta la entrada en vigencia del Nuevo Código Contencioso Administrativo “Ley 1437 de 2012”, a partir del 01 de julio del presente año, se hace necesario actualizar los procesos y procedimientos establecidos en la Resolución No.  317 de 2008.

 

Que por lo anterior, está Gerencia

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1.- Déjese sin efecto la Resolución No. 317 del 19 de Noviembre de 2008  la cual estableció  el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera.

 

Que para todos los efectos legales, EL REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO DE CARTERA EN EL  HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E., será el siguiente: 

 

CAPÍTULO I

 

ASPECTOS GENERALES

 

ARTÍCULO 2.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR EL COBRO Y RECAUDO DE CARTERA. De conformidad con el manual de funciones corresponde a la Subgerencia Administrativa y Financiera el ejercicio del cobro de las obligaciones a favor del Hospital dentro de los términos dados por las normas propias que regulan la materia para cada tipo de acreencias, dentro de las cuales se incluyen el control, seguimiento y calificación de la cartera, de conformidad con los siguientes parámetros:

 

a) Garantizar la gestión de cobro telefónico con cada uno de los pagadores tal como está establecido en el manual de procesos y procedimientos.

 

b) Garantizar la gestión escrita ante la entidad deudora recordando los saldos que presenta a la fecha de corte.

 

c) Vencidos 30 días sin generarse el pago o algún tipo de compromiso por parte del deudor se reiterarán oficios y llamados telefónicos insistiendo en el pago y cobro de intereses.

 

d) Vencidos los 60 días y con los soportes anteriores tanto oficios (soporte de correo certificado o nota expresa y clara de quién lo entregó; impresión del correo electrónico, guía de envío, etc.) como de llamadas ( en el formato que se defina para tal fin, definiendo en todo caso, con quién se habló, dependencia, cargo, día y hora de la llamada, número de teléfono, respuesta dada, y datos de quién realizó la llamada) se emite el estado de cuenta suscritos por la Subgerencia Administrativa y Financiera del saldo a favor del Hospital, debidamente soportado con el radicado de las facturas ante la entidad deudora, se entrega estado de cartera en la oficina jurídica.  En los casos en que exista acta de reunión de cruce de cartera se anexará copia.

 

e) En todo caso la Subgerencia Administrativa y Financiera se abstendrá de remitir cartera que no contenga soportes de radicación de cada una de las facturas  emitidas por la atención de servicios de salud prestados a  los afiliados de la entidad deudora y que presenten saldo a la fecha de remisión. (el soporte será: 1. la relación de envió de facturas con sello  o firma de recibido de la entidad, ó 2. copia de la factura debidamente sellada o firmada de recibido por la entidad ó 3. Constancia  de envió por correo a través de empresas de mensajería ó 4. Radicación de la respuesta de las glosas que haya notificado la entidad.)

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Todo valor generado a favor del Hospital debe ser cobrado, controlado y calificado, debiendo cada cuenta estar soportada frente a cada valor a favor del Hospital. Por tanto, en ningún caso pueden existir cuentas por cobrar que no tengan acción de recuperación en máximo dos meses al vencimiento de la misma.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: En relación a la celebración de  compromisos y acuerdos de pago con los diferentes deudores, generados en el transcurso del proceso persuasivo o coactivo, el seguimiento será realizado por el área de cobro coactivo con pleno conocimiento del  área de cartera. 

 

ARTÍCULO 3.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR EL COBRO COACTIVO. De conformidad con el manual de funciones le corresponde a la Oficina Asesora Jurídica adelantar el trámite del cobro coactivo en todas sus etapas (persuasiva y coactiva), entendida como la facultad de la administración de cobrar directamente las obligaciones o saldos a su favor representadas en títulos ejecutivos (documento público o privado, emanado de las partes o decisión judicial, en la cual consta una obligación clara, expresa y exigible a cargo del deudor y a favor del Hospital), de conformidad con lo establecido en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo (C.C.A)., artículo 828 del estatuto tributario, normas del código de procedimiento civil y demás relacionadas o aquellas que las modifiquen, aclaren, adiciones o deroguen.

 

ARTÍCULO 4.- CARTERA VIABLE DE SER COBRADA POR EL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO. Todas las obligaciones contenidas en los documentos relacionados en el artículo 99 del C.C.A prestan mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva, independiente de su cuantía y condiciones del deudor, siempre que pueda hacerse exigible dentro del término de prescripción de la acción ejecutiva.

 

También prestarán mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva las obligaciones contenidas en los documentos señalados en el artículo 828 del Estatuto Tributario en lo que sea compatible con la naturaleza del Hospital.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: La Subgerencia Administrativa y Financiera del Hospital determinará acorde con la calificación de la cartera la remisión a la Oficina Jurídica para iniciar el proceso de cobro coactivo en todas sus etapas, para lo cual deberá definir el valor a cobrar, los intereses generados por mora, los soportes de control y seguimiento realizado a la cartera, no siendo viable en ningún caso remitir cartera que no haya tenido gestión máximo en el mes anterior a la fecha de la remisión para cobro coactivo.

 

PAGRAFO SEGUNDO: En todo caso solamente será objeto de remisión para inicio del proceso de cobro coactivo las obligaciones Claras (que contienen la presentación inequívoca de una obligación dineraria); Expresas (Que el documento reconoce o define el valor exacto a cobrar) y Actualmente exigible (Que la obligación no esté sujeta a plazo alguno o condición o de estarlo ya se cumplió y se tiene el soporte de ello).

 

Dentro de los primeros diez (10) días de cada mes la oficina jurídica reportará al contador del Hospital para la respectiva reclasificación de cuenta de los deudores y montos recibidos para trámite coactivo por estar completos los documentos soportes.

 

ARTÍCULO 5.- INTERESES. Salvo norma especial, las deudas que se hagan efectivas como resultado de un proceso terminado de jurisdicción coactiva devengaran interés.

 

ARTÍCULO 6.- EJECUTORIA DE LOS ACTOS. Se entienden ejecutoriados los actos administrativos que sirven de fundamento al cobro coactivo en los siguientes eventos:

 

1. Cuando contra ellos no proceda recurso alguno.

 

2. Cuando vencido el término para interponer los recursos, no se hayan interpuesto o no se presenten en debida forma.

 

3. Cuando se renuncie expresamente a los recursos o se desista de ellos, y

 

4. Cuando los recursos interpuestos en la vía gubernativa o las acciones de restablecimiento del derecho se hayan decidido en forma definitiva, según el caso.

 

ARTÍCULO 7.- REVOCATORIA DIRECTA. En el procedimiento administrativo de cobro, no podrán debatirse cuestiones que debieron ser objeto de discusión en la vía gubernativa.

 

La interposición de la revocatoria directa, no suspende el proceso de cobro, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo.

 

ARTÍCULO 8.-  INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA PARA ADMINISTRAR. En caso de que el deudor se encuentre en proceso de intervención administrativa para administrar, la Oficina Jurídica podrá hacerse parte directamente o mediante apoderado, dentro de los mismos, de conformidad con las normas legales en la materia, a fin de salvaguardar los intereses de la entidad.

 

ARTICULO 9.- INTERVENCIÓN EN PROCESOS LIQUIDATORIOS Y DE REESTRUCTURACIÓN. En caso de que el deudor se encuentre en proceso de liquidación obligatoria o acuerdo de reestructuración, la Oficina Jurídica podrá hacerse parte directamente o mediante apoderado, dentro de los mismos, de conformidad con las normas legales en la materia, a fin de salvaguardar los intereses de la entidad.

 

CAPÍTULO II

 

COBRO PERSUASIVO

 

ARTÍCULO 10.- OBJETO. El cobro persuasivo consiste en el acercamiento y utilización de técnicas de negociación con los deudores en aras de obtener el pago de sus deudas atrasadas o el otorgamiento de facilidades de pago en los eventos previstos en el presente reglamento.

 

ARTÍCULO 11.- ESTUDIO PRELIMINAR. Antes de iniciar la etapa de cobro persuasivo deberán estudiarse los títulos que se pretendan hacer exigibles a fin de determinar si prestan o no mérito ejecutivo, en caso de estar completos se iniciaran las acciones, en caso contrario se devolverá al área que entregó con nota especificando porque no procede.

 

ARTÍCULO 12.- CONTACTO CON EL DEUDOR. Una vez se tenga la certeza que los títulos prestan mérito ejecutivo, debe contactarse por cualquier medio idóneo al deudor (llamada, comunicación escrita, visita, etc.) informándole de la obligación vencida, requisitos y condiciones para el pago, así como las facilidades que pueden otorgarse.

 

En todo caso, se deberá enviar un oficio por correo a la última dirección conocida, que contendrá, además de la información arriba mencionada, la advertencia que al no obtenerse respuesta pasados (5) días desde el envío de la comunicación se iniciará el proceso de cobro por jurisdicción coactiva.

 

Al mismo tiempo se adelantará una investigación tendiente a obtener información actualizada sobre el deudor.

 

PARÁGRAFO: En todo caso el cobro persuasivo no podrá superar dos (2) meses,  contado a partir del día siguiente de recibido los documentos completos por parte de la Subgerencia Administrativa y Financiera. 

 

ARTÍCULO 13.- COMPARECENCIA DEL DEUDOR. En caso de que el deudor comparezca voluntariamente a cancelar la deuda o a suscribir acuerdo de pago, deberá explicársele de forma precisa el procedimiento para hacer el pago o las condiciones en que debe suscribirse el acuerdo el cual deberá contener la liquidación de intereses que trata el artículo 4 de este reglamento.

 

ARTÍCULO 14.- PAGO DE LA OBLIGACIÓN. Una vez se haya acreditado el pago de la deuda o el cumplimiento del acuerdo de pago en debida forma por las dependencias competentes, deberá procederse inmediatamente al archivo de las diligencias y de los registros contables.

 

ARTICULO 15.- ACTIVIDADES EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO. En la etapa de cobro persuasivo se deben desarrollar las siguientes actividades:

 

1. Liquidación de las sumas de dinero que se le adeuden al Hospital La Victoria.

 

2. Clasificación de la cartera.

 

3. Investigación preliminar  Se podrá realizar la investigación de bienes al deudor previo el inicio del proceso de cobro.

 

4. Citación del deudor mediante comunicación escrita en la que se le requiere para el pago de la obligación

 

5. En el evento en que el deudor se presenta en el Hospital La Victoria  se llevará a cabo una entrevista con el fin de requerirlo para el pago de la obligación.

 

6. Consignación.

 

7. Suscripción acuerdo de pago.

 

ARTÍCULO 16.- LIQUIDACION DE OBLIGACIONES A FAVOR DE LA ENTIDAD. El funcionario encargado del área de cartera del Hospital la Victoria, liquidará la cartera que se le adeuda a la entidad, y la remitirá  a la oficina de cobro coactivo donde se  proyectará para la firma del Gerente, la correspondiente resolución moratoria, en la cual se declarará deudor (a) a la persona natural o jurídica renuente al pago.

 

Frente a obligaciones cuyo vencimiento legal sea a partir del 1o de enero de 2006, la tasa de interés moratorio será la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes de mora las obligaciones con vencimiento anterior al 1o de enero de 2006 y que se encuentren pendientes de pago a 31 de diciembre de 2005, deberán liquidar y pagar intereses moratorios a la tasa vigente el 31 de diciembre de 2005 por el tiempo de mora trascurrido hasta este día, sin perjuicio de los intereses que se generen a partir de esa fecha a la tasa y condiciones establecidas en el inciso anterior. Se tendrá en cuenta la liquidación de intereses según Anexo 1 – Tabla de liquidación de intereses moratorios de la cuenta, y la liquidación definitiva contendrá la siguiente información:

 

 

CAPÍTULO III

 

ACUERDOS DE PAGO

 

ARTÍCULO 17.- ACUERDOS DE PAGO CELEBRADOS CON PERSONAS NATURALES. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica podrá suscribir acuerdos de pago con el deudor o un tercero a su nombre, en los cuales se difiera el pago de la obligación por un término no superior a cinco (5) años, para lo cual se seguirán las reglas contenidas en los artículos siguientes. En este caso se suspenderá el procedimiento y se podrán levantar las medidas preventivas decretadas.

 

Se concederá las facilidades de pagos de las acreencias de la entidad, siguiendo los criterios en razón a la cuantía, así:

 

Obligaciones inferiores a 2 SMMLV, hasta 6 meses de plazo.

 

Obligaciones  de 2 a 5 SMMLV, hasta 9 meses de plazo.

 

Obligaciones superiores a 5 SMMLV hasta 18 meses de plazo

 

El acto administrativo o acuerdo de pago que concede las facilidades de pago de las obligaciones y aprueba las  garantías ofrecidas, suspende el proceso de cobro.

 

ARTÍCULO 18.-  ACUERDOS DE PAGO CELEBRADOS CON PERSONAS JURIDICAS. Cuando el deudor sea una persona jurídica de orden público o privado se tendrán en cuenta los siguientes plazos:

 

a) Mínima cuantía: obligaciones menores o igual a 100 SMMLV., hasta 30 días de plazo.

 

b) Menor cuantía: obligaciones mayores a 100 SMMLV y menor o igual a  500 SMMLV hasta 90 días de plazo.

 

c) Mayor cuantía: obligaciones mayores a 500 SMMLV, hasta 180 días de plazo.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de autorizar acuerdos de pago por un plazo superior o igual a (6) meses y/o por un monto mayor a 500 SMMLV, se deberá obtener previamente  el aval del Comité de Conciliación o cuando requiera autorizar plazos diferentes a los señalados en los literales a) al c) del presente artículo.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: En el evento de suscribirse un acuerdo de pago mientras se encuentre activa una medida cautelar, el funcionario ejecutor podrá solicitar con la suspensión del proceso y el levantamiento de la mencionada medida.

 

ARTÍCULO 19.- TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE COBRO COACTIVO. En el caso de cumplimiento total del acuerdo de pago, la oficina de cartera informará a la Oficina Asesora Jurídica, así mismo le solicitará la terminación del proceso.

 

PARAGRAFO UNICO: La Oficina Asesora Jurídica, expedirá auto de terminación del proceso el cual no será susceptible de recurso alguno, así mismo decretará el levantamiento de las medidas de embargo si a ello hubiere lugar.

 

ARTÍCULO 20.- EXIGIBILIDAD DE GARANTÍAS. Para suscribir acuerdos de pago con la finalidad de diferir el pago de la deuda hasta por un (1) año, no será necesaria la constitución de garantías y el deudor deberá denunciar bienes para su posterior embargo y secuestro, a menos que se compruebe objetivamente que el deudor no tiene capacidad de pago; en caso contrario, para suscribir el acuerdo de pago se le exigirá al deudor la constitución de alguna de las garantías señaladas en el presente reglamento y en todo caso de conformidad con lo regulado al respecto por el Código Civil, Código de Comercio y Estatuto Tributario.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica podrá solicitar al deudor la documentación que acredite sus ingresos y gastos o consultar la información que repose en las centrales de riesgo, de conformidad con las normas legales, a fin de determinar objetivamente su solvencia y capacidad de pago. Dicha información tendrá el carácter de reservada.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del Hospital y su objeto social, así como los derechos fundamentales de los ciudadanos, no se podrá constreñir de forma alguna a los usuarios que de conformidad con el informe de trabajo social o partiendo del principio de la buena fe de la información que dé el familiar o usuario, de no tener capacidad de pago o bienes para generar acuerdo de pago, exigirles como requisito para el egreso la constitución de garantías.

 

ARTÍCULO 21.- GARANTÍAS PERSONALES. Se podrán aceptar garantías personales cuando la cuantía de la deuda más sus intereses no sea mayor o igual  a diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

 

ARTÍCULO 22.- GARANTÍAS EN CASO DE EXISTIR MEDIDAS CAUTELARES. En caso de haberse decretado y practicado medidas cautelares dentro del proceso de jurisdicción coactiva, las mismas podrán mantenerse durante la ejecución del acuerdo de pago, hasta tanto se constate el cumplimiento total de éste o el deudor garantice a través de póliza judicial el cumplimiento de la obligación.

 

ARTÍCULO 23.- COSTOS DEL OTORGAMIENTO DE GARANTÍAS. Los costos que represente el otorgamiento de las garantías para la suscripción de un acuerdo de pago serán cubiertos por el deudor o el tercero que suscriba el acuerdo en su nombre.

 

ARTÍCULO 24.- CLÁUSULAS ACELERATORIAS. Todos los acuerdos de pago deberán contener una cláusula en la cual se indique que el incumplimiento en el pago de dos cuotas será causal para declarar extinguido el plazo y hacer efectiva tanto la garantía como la totalidad del saldo insoluto, se declarará mediante acto administrativo el incumplimiento del acuerdo de pagos, el cual deja sin vigencia el plazo concedido y en el evento en que se hayan otorgado garantías, ordenará hacerlas efectivas hasta la concurrencia del saldo insoluto o para el caso de aquellas facilidades de pago que se otorgaron con base en una relación detallada de bienes, se ordenará el embargo, secuestro y avalúo de los bienes denunciados por el deudor, para su posterior remate.

 

Si la garantía o los bienes del deudor, no fueren suficientes para cubrir la obligación se continuará con el proceso de cobro. En todo caso, se deberá reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos, con el fin de que dicha entidad los reporte por esa causal en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

 

CAPÍTULO IV

 

COBRO COACTIVO

 

ARTÍCULO 25.- INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE COBRO COACTIVO. Constituye la oportunidad en la cual el Hospital utiliza los medios coercitivos para satisfacer las obligaciones a su favor, una vez agotada la etapa persuasiva y siempre y cuando el título ejecutivo reúna los requisitos para exigirse coactivamente.Se dará inicio al procedimiento de cobro coactivo, el cual se adelantará de conformidad con lo establecido en el estatuto tributario y se iniciará al presentarse una de las siguientes situaciones:

 

a) Cuando el deudor no comparece ni manifiesta su intención de pagar la deuda o suscribir acuerdo de pago dentro del plazo dado en el oficio de requerimiento de pago;

 

b) Cuando el deudor incumple total o parcialmente el compromiso adquirido mediante acuerdo de pago;

 

c) Cuando existan indicios que el deudor realice actos tendientes a insolventarse;

 

d) Cuando el deudor manifieste expresamente no tener la voluntad de pagar la deuda o suscribir acuerdo de pago.

 

ARTÍCULO 26.- MANDAMIENTO DE PAGO. Artículo 826 del E.T. “El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica proferirá el mandamiento de pago ordenando la cancelación de las obligaciones pendientes más los intereses respectivos. Este mandamiento se notificará personalmente al deudor, previa citación para que comparezca en un término de diez (10) días. Si vencido el término no comparece, el mandamiento ejecutivo se notificará por correo. En la misma forma se notificará el mandamiento ejecutivo a los herederos del deudor y a los deudores solidarios.

 

Cuando la notificación del mandamiento ejecutivo se haga por correo, deberá informarse de ello por cualquier medio de comunicación del lugar. La omisión de esta formalidad, no invalida la notificación efectuada.

 

PARÁGRAFO. El mandamiento de pago podrá referirse a más de un título ejecutivo del mismo deudor.”

 

ARTÍCULO 27.- VINCULACIÓN DE DEUDORES SOLIDARIOS. La vinculación del deudor solidario se hará mediante la notificación del mandamiento de pago. Este deberá librarse determinando individualmente el monto de la obligación del respectivo deudor y se notificará en la forma indicada en el artículo 25 del presente reglamento.

 

Los títulos ejecutivos contra el deudor principal lo serán contra los deudores solidarios y subsidiarios, sin que se requiera la constitución de títulos individuales adicionales.

 

ARTÍCULO 28.- TÉRMINO PARA PAGAR O PRESENTAR EXCEPCIONES. Artículo 830 del E.T. “Dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, el deudor deberá cancelar el monto de la deuda con sus respectivos intereses. Dentro del mismo término, podrán proponerse mediante escrito las excepciones contempladas en el artículo siguiente”.

 

ARTÍCULO 29.- EXCEPCIONES. Artículo 831 del Estatuto Tributario. “Contra el mandamiento de pago procederán las siguientes excepciones:

 

1. El pago efectivo.

 

2. La existencia de acuerdo de pago.

 

3. La de falta de ejecutoria del título.

 

4. La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional del acto administrativo, hecha por autoridad competente.

 

5. La presentación de demanda de nulidad y restablecimiento del derecho contra el acto administrativo que constituye el título ejecutivo.

 

6. La prescripción de la acción de cobro, y

 

7. La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió.

 

PARÁGRAFO. Contra el mandamiento de pago que vincule los deudores solidarios procederán además, las siguientes excepciones:

 

1. La calidad de deudor solidario.

 

2. La indebida tasación del monto de la deuda”.

 

ARTÍCULO 30.- TRÁMITE DE EXCEPCIONES. Artículo 832 del E.T. “Dentro del mes siguiente a la presentación del escrito mediante el cual se proponen las excepciones, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica decidirá sobre ellas, ordenando previamente la práctica de las pruebas, cuando sea del caso”.

 

ARTÍCULO 31.- EXCEPCIONES PROBADAS. Artículo 833 del E.T. “Si se encuentran probadas las excepciones, el funcionario competente así lo declarará y ordenará la terminación del procedimiento cuando fuere del caso y el levantamiento de las medidas preventivas cuando se hubieren decretado. En igual forma, procederá si en cualquier etapa del procedimiento el deudor cancela la totalidad de las obligaciones”.

 

Cuando la excepción probada, lo sea respecto de uno o varios de los títulos comprendidos en el mandamiento de pago, el procedimiento continuará en relación con los demás sin perjuicio de los ajustes correspondientes.

 

ARTÍCULO 32.- RECURSOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE COBRO. Artículo 833-1 del E.T. “Las actuaciones administrativas realizadas en el procedimiento administrativo de cobro, son de trámite y contra ellas no procede recurso alguno, excepto los que en forma expresa se señalen en este reglamento y en el Estatuto Tributario para las actuaciones definitivas o en aquellas normas que lo reglamente, adicionen o derogue”.

 

ARTÍCULO 33.- RECURSO CONTRA LA RESOLUCIÓN QUE DECIDE LAS EXCEPCIONES. Artículo 834 del E.T. “En la resolución que rechace las excepciones propuestas, se ordenará adelantar la ejecución y remate de los bienes embargados y secuestrados. Contra dicha resolución procede únicamente el recurso de reposición, dentro del mes siguiente a su notificación, y se tendrá para resolver un mes, contado a partir de su interposición en debida forma”.

 

ARTÍCULO 34.- INTERVENCIÓN DEL CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Artículo 835 del E.T. “Dentro del proceso de cobro administrativo coactivo, sólo serán demandables ante la jurisdicción contencioso-administrativa las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución; la admisión de la demanda no suspende el proceso de cobro, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de dicha jurisdicción”.

 

ARTÍCULO 35.- ORDEN DE EJECUCIÓN. Artículo 836 del E.T. “Si vencido el término para excepcionar no se hubieren propuesto excepciones, o el deudor no hubiere pagado, el funcionario competente proferirá resolución ordenando la ejecución y el remate de los bienes embargados y secuestrados. Contra esta resolución no procede recurso alguno.

 

PARÁGRAFO. Cuando previamente a la orden de ejecución de que trata el presente artículo, no se hubieren dispuesto medidas preventivas, en dicho acto se decretará el embargo y secuestro de los bienes del deudor si estuvieren identificados; en caso de desconocerse los mismos, se ordenará la investigación de ellos para que una vez identificados se embarguen y secuestren y se prosiga con el remate de los mismos”.

 

ARTÍCULO 36.- GASTOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COACTIVO. Artículo 836-1 del E.T. “En el procedimiento administrativo de cobro, el deudor deberá cancelar además del monto de la obligación, los gastos en que incurrió el Hospital para hacer efectivo el crédito, para tal efecto en la liquidación del crédito se incluirán dichas sumas equivalentes al 5% del crédito y sus intereses”.

 

ARTÍCULO 37.- MEDIDAS CAUTELARES OBJETO, COMPETENCIA, OPORTUNIDAD Y ALCANCES. Artículo 837 del E.T.Simultáneamente con el mandamiento de pago, el funcionario ejecutor decretará si fuere procedente, el embargo y secuestro de bienes de propiedad del ejecutado para garantizar el pago de la obligación que se pretende cobrar. Estas medidas también se podrán dictar con antelación a proferir el mandamiento de pago o con posterioridad a éste.

 

En el evento en que se decreten simultáneamente con el mandamiento de pago, estas se tramitaran en providencia separada. 

El funcionario ejecutor podrá dictar las medidas cautelares de embargo y secuestro, cuando tenga la certeza de los bienes y activos de propiedad del deudor.

 

ARTÍCULO 38.- LIMITE DE LOS EMBARGOS.  De acuerdo con lo señalado en el artículo 838 del Estatuto Tributario, el valor de los bienes embargados no podrá exceder del doble de la deuda más sus intereses. Si efectuado el avalúo de los bienes éstos excedieren la suma indicada, deberá reducirse el embargo si ello fuere posible, hasta dicho valor, oficiosamente o a solicitud del interesado.

 

PARÁGRAFO. El avalúo de los bienes embargados, lo hará el Hospital La Victoria teniendo en cuenta el valor comercial de éstos y lo notificará personalmente o por correo.

 

Si el deudor no estuviere de acuerdo, podrá solicitar dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, un nuevo avalúo con intervención de un perito particular designado por el Hospital La Victoria, caso en el cual, el deudor le deberá cancelar los honorarios. Contra este avalúo no procede recurso alguno

 

El Jefe de la Oficina Jurídica del Hospital La Victoria en su calidad de funcionario ejecutor podrá disponer la reducción de los embargos, en aplicación a lo dispuesto en el artículo 517 del C.P.C.

 

ARTÍCULO 39.- PROCEDIMIENTO PARA DECRETAR EMBARGOS. Para decretar embargos se procederá de la siguiente manera:

 

a) El de bienes sujetos a registro se comunicará al respectivo registrador, por oficio que contendrá los datos necesarios para el registro, si aquellos pertenecieren al afectado con la medida, lo inscribirá y expedirá un certificado en que conste la medida cautelar.

 

b) En el evento en que algún bien no pertenezca al afectado, el registrador se abstendrá de inscribir el embargo y lo comunicará al funcionario ejecutor, si lo registra, éste de oficio ordenará la cancelación del embargo. No obstante, deberá tenerse en cuenta, cuando se trate de ejecutivo con garantía real, lo dispuesto en el parágrafo del artículo 554 del C.P.C., modificado por el artículo 65 de la Ley 794 de 2003.

 

c) El de bienes muebles no sujetos a registro se consumará mediante su secuestro, excepto en los casos que a continuación se señalan, los cuales se efectuarán observando lo dispuesto en el artículo 681 del C.P.C, modificado

 

d) por el artículo 67 de la Ley 794 de 2003: el de un crédito u otro derecho semejante, el de derechos o créditos, el de acciones en sociedades anónimas o en comandita por acciones, bonos, certificados nominativos de depósito, unidades de fondos mutuos, títulos similares, efectos públicos nominativos y títulos valores a la orden, el de interés de un socio en sociedades colectivas, de responsabilidad limitada, el de interés de un socio en sociedades civiles, el de salarios y  el de sumas de dinero depositadas en bancos.

 

ARTÍCULO 40.- LÍMITE DE INEMBARGABILIDAD. Según lo preceptuado en el artículo 837-1 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 9 de la Ley 1066 de 2006. Para efecto de los embargos a cuentas de ahorro, librados por el funcionario ejecutor del Hospital la Victoria dentro de los procesos administrativos de cobro que esta adelante contra personas naturales, el límite de inembargabilidad es de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes, depositados en la cuenta de ahorros más antigua de la cual sea titular el contribuyente(deudor)

 

En el caso de procesos que se adelanten contra personas jurídicas no existe límite de inembargabilidad.

 

No serán susceptibles de medidas cautelares por parte del Hospital la Victoria los bienes inmuebles afectados con patrimonio de familia inembargable.

 

No obstante de no existir límite de inembargabilidad, estos recursos no podrán utilizarse por la entidad ejecutora hasta tanto quede plenamente demostrada la acreencia a su favor, con fallo judicial debidamente ejecutoriado o por vencimiento de los términos legales de que dispone el ejecutado para ejercer las acciones judiciales procedentes.

 

Los recursos que sean embargados serán consignados en la cuenta de depósitos judiciales que el Hospital La Victoria posee en el Banco Agrario, hasta el momento de la liquidación del crédito o hasta cuando el ejecutado garantice el pago del 100% del valor en discusión, mediante caución bancaria o de compañías de seguros. En ambos casos, la entidad ejecutora debe proceder inmediatamente, de oficio o a petición de parte, a ordenar el desembargo.

 

La caución prestada u ofrecida por el ejecutado conforme con el párrafo anterior, deberá ser aceptada por la entidad.

 

ARTÍCULO 41.- REGISTRO DEL EMBARGO.  En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 839 del Estatuto Tributario la resolución que decreta el embargo de bienes se enviará una copia a la Oficina de Registro correspondiente. Cuando sobre dichos bienes ya existiere otro embargo registrado, el funcionario lo inscribirá y comunicará a la dependencia ejecutora.

 

En este caso, si el crédito que originó el embargo anterior es de grado inferior al del fisco, el funcionario de cobranzas continuará con el procedimiento, informando de ello al juez respectivo y si éste lo solicita, pondrá a su disposición el remanente del remate. Si el crédito que originó el embargo anterior es de grado superior al del fisco, el funcionario de cobranzas se hará parte en el proceso ejecutivo y velará porque se garantice la deuda con el remanente del remate del bien embargado.

 

PARÁGRAFO. Cuando el embargo se refiera a salarios, se informará al patrono o pagador respectivo, quien consignará dichas sumas a órdenes de la Administración y responderá solidariamente con el deudor en caso de no hacerlo.

 

ARTICULO 42.- TRAMITE PARA ALGUNOS EMBARGOS. El embargo de bienes sujetos a registro se comunicará a la oficina encargada del mismo, por oficio que contendrá los datos necesarios para el registro; si aquellos pertenecieren al ejecutado lo inscribirá y remitirá el certificado donde figure la inscripción, al funcionario ejecutor.

 

Si el bien no pertenece al ejecutado, el registrador se abstendrá de inscribir el embargo y así lo comunicará enviando la prueba correspondiente. Si lo registra, el funcionario que ordenó el embargo de oficio o a petición de parte ordenará la cancelación del mismo.

 

Si del respectivo certificado de la oficina donde se encuentren registrados los bienes, resulta que los bienes embargados están gravados con prenda o hipoteca, el funcionario ejecutor hará saber al acreedor la existencia del cobro coactivo, mediante notificación personal o por correo para que pueda hacer valer su crédito.

 

El embargo de saldos bancarios, depósitos de ahorro, títulos de contenido crediticio y de los demás valores de que sea titular o beneficiario el contribuyente, depositados en establecimientos bancarios, crediticios, financieros o similares, en cualquiera de sus oficinas o agencias en todo el país se comunicará a la entidad y quedará consumado con la recepción del oficio.

 

Al recibirse la comunicación, la suma retenida deberá ser consignada al día hábil siguiente en la cuenta de depósitos que se señale, o deberá informarse de la no existencia de sumas de dinero depositadas en dicha entidad.

 

PARÁGRAFO 1o. Los embargos no contemplados en esta norma se tramitarán y perfeccionarán de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 681 del Código de Procedimiento Civil.

 

PARÁGRAFO 2o. Las entidades bancarias, crediticias financieras y las demás personas y entidades, a quienes se les comunique los embargos, que no den cumplimiento oportuno con las obligaciones impuestas por las normas, responderán solidariamente con el contribuyente por el pago de la obligación. 

 

ARTÍCULO 43.- SECUESTRO.  Para el secuestro de bienes se aplicarán las siguientes reglas:

 

1. En el auto que lo decrete se señalará fecha y hora para la diligencia, que se practicará aunque no concurra el secuestre, caso en el cual el funcionario ejecutor procederá a reemplazarlo en el acto, sin que en la comisión se puede prohibir la designación del secuestre reemplazante en el evento de la no comparecencia del que se encontraba nombrado y posesionado.

 

2. La entrega de bienes al secuestre se hará previa relación de ellos, en el acta con indicación del estado en que se encuentren.

 

3. Cuando se trate de derechos proindiviso en bienes inmuebles, en la diligencia de secuestro se procederá como se dispone en el numeral 12 del artículo 681 del C.P.C, modificado por el artículo 67 de la Ley 794 de 2003.

 

4. El secuestre depositará inmediatamente los vehículos, máquinas, mercancías, muebles, enseres y demás bienes en la bodega de que disponga y a falta de ésta en un almacén general de depósito u otro lugar que ofrezca plena seguridad, de lo cual informará por escrito al funcionario ejecutor al día siguiente y deberá tomar las medidas adecuadas para la conservación y mantenimiento.

 

ARTÍCULO 44.- OPOSICIÓN A LA DILIGENCIA DE SECUESTRO. En la diligencia de secuestro de los bienes y activos del deudor, para que no se lleve a cabo, podrán oponerse:

 

* Un tenedor, que deriva su derecho del ejecutado.  En estricto sentido no se trata de una verdadera oposición al secuestro, puesto que éste se llevará a cabo pero sin perjudicar los derechos del tenedor a quien se prevendrá que en lo sucesivo se entienda con el secuestre.

 

* Un tenedor que alegue que deriva su derecho de un tercero poseedor material del bien.

 

* La oposición de un tercero que directamente alega posesión material a nombre propio.

 

Dentro de la diligencia de secuestro pueden presentarse las siguientes alternativas:

 

* La oposición no se admite, caso en el cual se hará entrega del bien al secuestre valiéndose de la fuerza pública si fuere necesario.  Evento en el que el opositor puede apelar la determinación que le ha sido desfavorable, lo que no cambia la situación en ese momento, en razón a que dicha apelación se surtirá en el efecto devolutivo.

 

La oposición se admite y en este evento el funcionario ejecutor dejará al poseedor o tenedor en calidad de secuestre y dentro de los cinco (5) días siguientes se solicitarán las pruebas relacionadas con la oposición.

 

Practicadas las pruebas o transcurrida la oportunidad señalada para ello, se resolverá la oposición con base en aquella y en las practicadas durante la diligencia mediante auto interlocutorio susceptible del recurso de reposición.  Si la decisión es desfavorable al opositor, se entregarán los bienes al secuestre. Si la decisión es favorable al opositor, se levantará el secuestro (Art. 686 C.P.C.)

 

ARTÍCULO 45.- LEVANTAMIENTO DE LAS MEDIDAS CAUTELARES. El Jefe de la Dependencia Ejecutora levantará los embargos y secuestros en los siguientes casos:

 

* Si se ordena la terminación del proceso coactivo por la revocatoria del mandamiento de pago o porque prospera una excepción previa o de mérito.

 

* Si se trata de embargo sujeto a registro, cuando del certificado del registro aparezca que la parte contra la cual se profirió no es la titular del derecho de dominio del respectivo bien.

 

* Si un tercero poseedor que no se opuso a la práctica de la diligencia de secuestro, solicita el levantamiento de la medida, dentro de los veinte (20) días siguientes, para que se declare que tenía posesión material del bien en el momento en que aquella se practicó y obtiene decisión favorable.

 

* Si se presta caución de conformidad con el Art. 519 del Código de Procedimiento Civil

 

ARTÍCULO 46.- APLICACIÓN DE DEPÓSITOS. Los títulos de depósito que se efectúen a favor del Hospital La Victoria y que correspondan a procesos administrativos de cobro que no fueren reclamados por el deudor dentro del año siguiente a la terminación del proceso, así como aquellos de los cuales no se hubiere localizado su titular, ingresarán al patrimonio de la entidad.

 

ARTÍCULO 47.- ASPECTOS NO CONTEMPLADOS. Los aspectos no contemplados por el presente reglamento se regirán por las disposiciones previstas para el procedimiento de cobro coactivo del Estatuto Tributario, por el procedimiento civil o por las normas a que estos remitan.

 

CAPÍTULO V

 

REMISIBILIDAD

 

ARTÍCULO 48.- COMPETENCIA: El representante legal del Hospital la Victoria podrá en cualquier tiempo, previo estudio y recomendación del  Comité de Sostenibilidad del Hospital la Victoria, declarar mediante resolución motivada, la remisibilidad de las obligaciones sin respaldo económico, bien sea  a cargo de personas fallecidas o de obligaciones con más de cinco años de antigüedad sin respaldo o garantía alguna y respecto de las cuales no se tenga noticia del deudor.

 

ARTÍCULO 49.- REQUISITOS: Se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos para ser declarada la remisibilidad de la obligación cobrada:

 

* Obligaciones a cargo de personas fallecidas. Son remisibles, en cualquier tiempo, las obligaciones a cargo de personas que hayan fallecido sin dejar bienes, siempre y cuando obren dentro del expediente copia de la partida de defunción o la certificación que en tal sentido expida la Registraduría Nacional del Estado Civil  y las pruebas de la investigación realizada que permita derivar la inexistencia de bienes a la fecha de la remisión.

 

* Obligaciones  con antigüedad de cinco o más años, sin respaldo o garantía alguna y respecto de las cuales no se tenga noticia del deudor. Son remisibles las obligaciones que no obstante las diligencias que se hayan efectuado para su recaudo, estén sin respaldo económico alguno, bien sea por no existir bienes embargados o garantía alguna que respalde su pago, por que se haya realizado investigación de bienes que concluya con resultados negativos que demuestren la no existencia de los mismos, porque no se tenga noticia del deudor y no haya sido posible su ubicación y cuando la deuda tenga una anterioridad, a partir de su exigibilidad, mayor o igual a cinco años.

 

Se entenderá que no se tiene noticia del deudor cuando no haya sido posible su localización en la dirección que figura en el Registro Único Tributario, ni en las que obren en el expediente. Tratándose de personas jurídicas, además de lo anterior,  el no localizarlas en la dirección del domicilio principal, de sus sucursales y agencias, o cuando en los últimos tres años no haya renovado su matrícula mercantil, cuando haya vencido el término de duración de la sociedad o cuando se tenga constancia sobre su liquidación.

 

También procederá la remisibilidad del saldo insoluto de la obligación que no quedare cubierto con el producto de los bienes embargados, siempre y cuando exista prueba en el expediente que el deudor no cuenta con más bienes que puedan ser objeto de embargo.

 

ARTÍCULO 50.- EFECTOS.- El acto administrativo que declare la Remisión de obligaciones, ordenará  suprimir de la contabilidad y demás registros de la entidad las deudas e igualmente la terminación y archivo del proceso administrativo coactivo si lo hubiere, o el archivo del expediente si no se hubiere notificado el mandamiento de pago.

 

CAPÍTULO VI

 

CLASIFICACION DE CARTERA

 

ARTÍCULO 51.- COMPETENCIA: Con el fin de orientar la gestión de recaudo, y garantizar la oportunidad en el proceso de cobro, se podrá clasificar la cartera en obligaciones recaudables o de difícil recaudo, en atención a la cuantía, antigüedad, naturaleza de la obligación y condiciones particulares del deudor; para este efecto se deberá tener en cuenta los siguientes criterios.

 

1) - CLASIFICACIÓN POR CUANTÍA. Permite identificar la obligación, teniendo en cuenta las diferentes cuantías a saber:

 

Con relación a las deudas de los particulares el proceso de cobro coactivo se adelantará en la etapa persuasiva respecto del las deudas de cuantía hasta un (1) salario mínimo mensual vigente,, mediante gestión telefónica, oficio de requerimiento escrito, producto del cual se establecerá cuales pasan a cobro coactivo, por haberse identificado plenamente el deudor, domicilio, y posterior a esto entrar a investigar bienes. En caso de no ser posible ubicar el deudor, o tener documento que soporte de alguna forma la incapacidad económica del mismo se elaborará documento jurídico al respecto y se remitirá para decisión del comité del sostenibilidad. 

 

Frente a cuantías superiores a un (1) salario mínimo mensual  se adelantará todo el proceso de cobro coactivo, siempre y cuando en la etapa persuasiva se haya adelantado investigación de bienes logrando establecerse que el deudor si tiene capacidad económica para el pago por ser positiva la investigación de bienes, tanto en etapa persuasiva como coactiva y en caso que el estudio de bienes sea desfavorable se presentará debidamente soportado al comité de sostenibilidad para decisión al respecto.

 

2) - CRITERIO DE ANTIGÜEDAD. Se aplicará en consideración al término de prescripción de la acción de cobro para las obligaciones, dándole prioridad  a la más cercana a la prescripción.

 

En todo caso se tendrá como deuda de difícil recaudo por la antigüedad aquellas que superen los dos años sin haberse ubicado al deudor o bienes del mismo.

 

3) - CRITERIO EN CUANTO A LA NATURALEZA DE LA OBLIGACIÓN.

 

* Disciplinaria

 

* Multas y Sanciones

 

* Reintegros

 

* Títulos valores ( factura cambiaria, cheque, pagaré)

 

* Acto Administrativo

 

4) - CONDICIONES PARTICULARES DEL DEUDOR. Estos criterios están referidos a la naturaleza jurídica del deudor y al comportamiento del deudor respecto de la obligación.

 

a) En razón de su naturaleza jurídica:

 

o Persona jurídica de derecho público

 

o Persona jurídica de derecho privado

 

o Persona natural

 

b) En razón del comportamiento del deudor:

 

o Voluntad de pago. Corresponde al deudor que solicita facilidades de pago.

 

o Reincidente: Es el deudor que en el transcurso de dos años mantiene un comportamiento reiterado en el incumplimiento de la obligación en más de tres oportunidades.

 

o Renuente: Deudor que además de omitir el cumplimiento voluntario de la obligación durante un término superior a cuatro (4) años, en forma reiterada no responde a las acciones persuasivas o de cobro, no tiene voluntad de pago.

 

CAPÍTULO VII

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA REQUERIDA PARA LA DEPURACIÓN  DE LA CARTERA

 

ARTÍCULO 52.- GESTIÓN ADMINISTRATIVA REQUERIDA PARA ORDENAR LA DEPURACIÓN DE LA CARTERA. Las actividades que debe realizarse en el Hospital La Victoria III E.S.E. en desarrollo del proceso de depuración de la cartera se describen a continuación; sin embargo, podrán ejecutarse de manera paralela sin que sean excluyentes entre sí.

 

a) Determinación del debido cobrar

 

Para tal efecto, se requiere de la individualización de la cartera y la conciliación de los saldos contables con los datos del área encargada de la gestión de cartera, actividad que se fundamentará en la información administrada por éstas.

 

b) Individualización

 

Cada una de estas partidas deberá detallarse de conformidad con lo establecido por el Contador General de la Nación en el Catálogo General de Cuentas y las disposiciones internas, indicando en cada caso, como mínimo, nombre del deudor, NIT/C.C., monto y valores conexos si los hay. Tal actividad se desarrollará cuando figuren derechos pendientes de cobro registrados de manera global o no se disponga de un listado que detalle las partidas a cargo de cada deudor en forma separada.

 

c) Conciliación de los saldos contables con los datos del área encargada de la gestión de cartera

 

Actividad que se cumple para confrontar o comparar los datos registrados por el área de gestión de la cartera frente a la información contable correspondiente, con explicación de las diferencias si las hubiere, la cual realizarán conjuntamente las áreas de gestión de cartera y la dependencia encargada del proceso contable.

 

Si como resultado de esta conciliación se presentan diferencias que requieren de registro contable para los que se dispone del documento soporte respectivo, los mismos deben aplicarse sin que sea necesario remitirse al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable para efectuar la depuración contable de carácter extraordinario.

 

La problemática originada en el área de gestión de cartera para la que se requiera de la depuración de la base de datos u otro procedimiento administrativo ordinario, debe subsanarse por esta misma área.

 

d) Obtención de soportes

 

Una vez elaborado el listado individualizado de derechos reportados en la información contable será necesario establecer la exigibilidad de la cartera, la ocurrencia o existencia de hechos que den lugar a la interrupción o suspensión de la prescripción y validación de los títulos ejecutivos correspondientes8; por tanto, será necesario disponer de un documento soporte idóneo.

 

Tal documento determinará la existencia del derecho cierto a favor de la entidad, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Para obtener los soportes de partidas que conforman el debido cobrar mencionado en el numeral 7.1 de Circular Externa No. 001 del 20 de octubre de 2009 expedida por el Contador General de Bogotá, el Hospital La Victoria podrá realizar, entre otras, las siguientes actividades:

 

Exploración exhaustiva de archivos. Con el fin de establecer el estado jurídico y administrativo en que se encuentran los derechos pendientes de recaudo a favor de la entidad, la entidad explorará sus archivos en procura de obtener actos administrativos, facturas, relaciones, documentos, informes y/o declaraciones, tanto internos como externos, que le permitan constituir el título ejecutivo de manera clara, expresa y exigible, conforme a la regulación aplicable al origen de la partida. Es decir, que cada partida debe estar respaldada, entre otros, en actos administrativos, facturas, comprobantes, relaciones, escritos o cualquier documento que cumpla los requisitos que señalen las disposiciones legales para obtener su cobro o pago, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad.

 

Localización, reconstrucción, sustitución o reposición de soportes. En caso de no encontrar el documento que permita constituir título ejecutivo de manera clara y expresa de que habla el literal anterior, deben aplicarse procedimientos administrativos alternativos tendientes a su localización, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos de comprobación tales como circularización y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, mediante los cuales pueda establecerse la existencia real de los derechos.

 

a) Clasificación de la cartera según la problemática establecida

 

b) Depuración de la cartera cuando la relación costo beneficio resulta negativa para la entidad

 

Que de conformidad con la Circular Externa 001 del 20 de octubre de 2009 sobre “Depuración de la cartera real y potencial a cargo de las entidades distritales” emanada del Contador General de Bogotá D.C., se define en el numeral 4. Marco conceptual… “Relación costo – beneficio desfavorable: Se presenta cuando el monto que razonablemente se estima será recaudado, resulta inferior al valor de los costos en que incurre la administración para lograr el recaudo correspondiente, luego de la gestión de cobro, considerando la antigüedad de la partida, requerimientos de personal, procedimientos operativos, legales y tiempo de duración del proceso para la depuración de cada partida, entre otros aspectos. La relación costo beneficio, se obtiene en cada entidad como resultado de un estudio detallado que permita determinar los costos de gestión de cobro de la cartera de difícil recaudo y de la estimación del recaudo potencial.

 

De acuerdo con la Resolución de la Gerencia del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E. No 197 del 16 de Junio de 2011 y según consta en el Acta No 002-11 del 31 de mayo de 2011, se autorizó la aplicación del Estudio de Costo - Beneficio, para las letras de cambio o acuerdos de pago individuales que su monto sea inferior al 67% del salario mínimo legal mensual vigente, que este valor se aproximará al mil más cercano anualmente, de acuerdo con lo recomendado por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Hospital La Victoria III Nivel E.S.E.

 

Para la Depuración de estos saldos se requiere de la aprobación del Representante Legal o de quien este delegue, previa recomendación del  Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Hospital La Victoria III Nivel E.S.E, por lo tanto, se requiere la conformación del expediente por cada partida cuando la relación costo beneficio resulta desfavorable en el monto establecido en el párrafo anterior.

 

c) Acciones para adelantar la depuración contable extraordinaria

 

En cualquiera de los casos de depuración contable extraordinaria, incluida la depuración cuando se demuestra que la relación costo beneficio resulte negativa para la entidad, para retirar saldos de cartera de los sistemas administrativos y contables, será necesario ejecutar las siguientes acciones:

 

Sustanciación. Cada una de las partidas susceptibles de depurar debe ser sustanciada, es decir, una vez identificadas las partidas, se debe acopiar la documentación suficiente y pertinente que servirá de soporte para la depuración.

 

Indagación complementaria. Cuando se trate de partidas globales de imposible individualización o saldos para los que no fue posible encontrar o reponer el documento soporte idóneo, se efectuará un proceso complementario con el propósito de aportar al expediente, en lo posible, las declaraciones escritas de funcionarios o exfuncionarios, dejando constancia de las causas probables que determinan la eliminación de la partida, cuyo propósito será ratificar la total incertidumbre sobre la existencia de un derecho cierto a favor de la entidad. En aquellos casos en los cuales es una entidad la que impone la multa u obligación y otra diferente la encargada de la gestión de cobro de esa cartera, deberá adelantarse de manera previa y conjunta entre las dos entidades la búsqueda de los soportes que permitan individualizar los saldos, y se procurará que en las declaraciones participen funcionarios de las dos entidades.

 

Conformación del expediente. Con base en los documentos obtenidos en desarrollo del proceso investigativo se conformará un expediente que deberá contar con el acopio de la información suficiente y pertinente.

 

Análisis del Expediente. Una vez conformado el expediente, se someterá a estudio, evaluación y consideración de la instancia competente para evaluar o recomendar la depuración de la cartera

 

* Acta con recomendación sobre depuración de saldos de cartera. Luego de la evaluación correspondiente, mediante acta, la instancia competente recomendará la depuración extraordinaria (retiro o incorporación) de la cartera al Representante Legal o a quien este delegue para ordenar la depuración.

 

* Expedición del acto administrativo que ordena la depuración extraordinaria de la cartera. Con base en el acta emitida por la instancia encargada de evaluar o recomendar la depuración de la cartera, el Representante Legal o a quien este delegue emitirá un acto administrativo motivado, mediante el cual se ordenará la depuración contable correspondiente (retiro o incorporación) y los registros contables pertinentes.

 

Reconocimiento contable. El Acto Administrativo expedido, será el documento soporte para proceder a realizar la depuración contable extraordinaria de la o las partidas que no reflejan la realidad financiera de la cartera de la entidad. El procedimiento contable se detallada en el numeral 6 de  este documento.

 

CAPÍTULO VIII

 

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA DEPURACIÓN DE CARTERA

 

ARTÍCULO 53.- PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA DEPURACIÓN DE CARTERA. El registro contable para el retiro de estos saldos dependerá de su origen: si la cartera se originó o no, en la prestación de servicios o ventas de bienes de carácter individualizable; y del tipo de entidad: si la entidad pertenece o no al gobierno general.

 

a) Reconocimiento de provisión

 

El reconocimiento de la provisión de deudores asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables, afecta el gasto. El numeral 9.1.4.2 del Plan General de Contabilidad Pública- PGCP refiere que el reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública, en el período contable. Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición confiable, es decir de acuerdo con las normas técnicas incluidas en el Régimen de Contabilidad Pública, la provisión debe efectuarse en cada período contable.

 

La política de provisión de cartera,  mediante el Acta No 007 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable desarrollada el 28 de septiembre de 2010 se recomendó a la Gerencia del Hospital la nueva provisión para lo cual se tuvo en cuenta como primera instancia los tiempos de radicación de la facturación y la recepción de las glosas, determinando que la cartera inferior a 90 días no será objeto de provisión y  los porcentajes de aplicación por cada régimen serán así:

 

 

El cálculo periódico de estos valores generará ajustes con la misma frecuencia en la correspondiente provisión afectando el respectivo gasto.

 

b) Ajustes en la provisión de deudores

 

Cuando se trate de un error en la estimación de la provisión de años anteriores, la entidad debe afectar los gastos de vigencias anteriores; en cambio, si corresponde simplemente a un cambio en estimación de la provisión dispuesto en las políticas internas de la entidad, se afectará el gasto de la vigencia en la que se determina el cambio. Cualquiera de estas situaciones debe revelarse en las notas como Efectos y Cambios significativos en la información contable.

 

c) Retiro de la contabilidad

 

Con el soporte o acto administrativo que autorice el retiro de las partidas de la contabilidad, se debe proceder a la cancelación de la cuenta del grupo deudores, afectando directamente el valor de la provisión que debió constituirse hasta el 100% del valor del deudor.

 

La cartera que se prevé castigar en cada entidad, debe figurar contablemente como cartera de difícil cobro en la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL RECAUDO.

 

Para registrar la decisión tomada por la administración se afecta la cuenta del activo 1480-PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR), y la contrapartida corresponde a la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL RECAUDO o la cuenta contable en la que el deudor esté reconocido, si aún no se ha reclasificado.

 

El castigo de la cartera se hará eliminando el deudor frente a la correspondiente provisión, así:

 

 

d) Recuperación de cartera castigada

 

Cuando un derecho se retira de la contabilidad y el deudor decide pagar, la entidad debe recibir el dinero y reconocerlo como un ingreso extraordinario afectando la subcuenta 481008-RECUPERACIONES

 

e) Revelación de la gestión de depuración de cartera

 

En las notas a los estados contables deberá revelarse el detalle de las partidas depuradas en el período, las causas de la depuración, incluyendo en las de carácter específico un acápite donde se revele la naturaleza, cuantía y su impacto patrimonial.

 

Así mismo, atendiendo lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, en notas a los estados, informes y reportes contables, deben revelarse los métodos y criterios utilizados para la estimación de las provisiones constituidas y el riesgo de incobrabilidad. También deben revelarse las razones y efectos derivados de los ajustes o correcciones realizadas, originadas en reclasificaciones y depuración de cifras y conciliaciones; así como la cuantía, el origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron significativamente en las cifras presentadas en los estados contables básicos¹ .

 

CAPÍTULO IX

 

OTRAS DISPOSICIONES

 

ARTÍCULO 54.- DEUDORES REINCIDENTES O RENUENTES.- El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica se abstendrá de autorizar la suscripción de acuerdos de pago con aquellas personas naturales o jurídicas que tengan reporte vigente en el boletín de deudores morosos de la Contaduría General de la Nación, por tanto previo a la autorización del acuerdo de pago se hará verificación con el área financiera del Hospital a este respecto.

 

ARTÍCULO 55.- TERMINO DE PRESCRIPCIÓN DE LA ACCION DE COBRO: La acción de cobro coactivo prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de la fecha en que se hizo legalmente exigible la obligación.

 

ARTÍCULO 56.- INTERRUPCIÓN Y SUSPENSIÓN DEL TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN. El término de la prescripción de la acción de cobro se interrumpe por la notificación del mandamiento de pago, y por el otorgamiento de prórrogas u otras facilidades para el pago. Interrumpida la prescripción en la forma aquí prevista, el término empezará a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento o del vencimiento del plazo otorgado para el pago. 

 

El término de prescripción de la acción de cobro se suspende en los eventos contemplados en el artículo 818 del Estatuto Tributario o en las normas propias que determinen el proceso.

 

ARTÍCULO 57.- EL PAGO DE LA OBLIGACIÓN PRESCRITA NO SE PUEDE COMPENSAR, NI DEVOLVER. Lo pagado para satisfacer una obligación prescrita no puede ser materia de repetición, aunque el pago se hubiere efectuado sin conocimiento de la prescripción.

 

La prescripción será decretada de oficio únicamente para remisibilidad, o a petición de parte; igualmente podrá ser alegada como excepción por el ejecutado, de conformidad con lo establecido en los artículos 8° y 17 de la Ley 1066 de 2006 y 831 del Estatuto Tributario.

 

ARTÍCULO 58.- CONTROL Y SEGUIMIENTO. A fin de generar control se deberá realizar cruce de valores reportados y gestionados de forma trimestral, entre las áreas de cartera y jurídica.

 

ARTÍCULO 59.- MANUALES. Dentro del mes siguiente a la expedición de la presente resolución la oficina jurídica emitirá el manual de cobro y la subgerencia administrativa los manuales de procesos y procedimientos de cartera  a fin de

 

ARTÍCULO 60.- BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS. El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen contraídas obligaciones con el Estado y que cumplen los requisitos establecidos en la Ley 901 de 2004, el cual  es consolidado por la CGN con base en la información que reportan las entidades públicas. 

 

Se entiende por Deudor Moroso del Estado, a la persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con  una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y una mora superior a seis (6) meses, o que habiendo suscrito  un acuerdo de pago, lo haya incumplido.

 

El Boletín contiene los datos correspondientes a la entidad pública que reporta deudores morosos a una fecha de corte, la condición y naturaleza de cada deudor, su tipo y número de identificación, nombre o razón social, el número y valor de la obligación expresado en pesos y el estado de la deuda.

 

Entidades sin deudores morosos:

 

Cuando una entidad presente  saldos en las cuentas 13 y 14 del Catálogo General de Cuentas, pero los deudores no cumplan los requisitos legales para ser reportados en el BDME, deberá transmitir esta situación por el sistema CHIP, utilizando el concepto denominado “Sin deudores morosos” y siguiendo los pasos descritos en las guías (Ver Guía para la  elaboración de los formularios- www.chip.gov.co).

 

Guía del deudor moroso:

 

Aquellas entidades que agregan deudores de otras entidades, unidades, secretarías, regionales o seccionales en todo el país, o que administran diferentes tipos de deudas, pueden definir y reportar convenciones en el número de la obligación; ello permite orientar al deudor moroso sobre el lugar, tipo de deuda y a quien se puede dirigir para subsanar su situación. El archivo de extensión .csv con las convenciones, debe enviarse al correo bdme@contaduria.gov.co (Ver numeral 2.3.3 de la Guía de operación herramientas de captura en Excel_Versión 4, www.chip.gov.co).

 

PLAZOS Y FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO – BDME

 

Teniendo en cuenta el objetivo de la Categoría de Boletín de Deudores Morosos del Estado – BDME, se han definido los siguientes formularios para el reporte de la información:

 

1. CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL

 

2. CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL

 

3. CGN2009_BDME_RETIROS

 

4. CGN2009_BDME_CANCELACION_ACUERDOS_DE_PAGO

 

5. CGN2011_BDME_ACTUALIZACION

 

Los siguientes formularios deben ser reportados, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada año, para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre respectivamente:

 

CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL

 

CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTO_ACUERDOS_DE_PAGO_SEMESTRAL 

 

Para que la CGN mantenga permanentemente actualizados los retiros y el estado de las deudas del BDME,  se han creado los siguientes  formularios, los cuales pueden ser transmitidos una vez por día:

 

CGN2009_BDME_RETIROS 

 

CGN2009_BDME_CANCELACION_ACUERDOS_DE_PAGO

 

CGN2011_BDME_ACTUALIZACION

 

Estos deben ser reportados cada vez que se necesite retirar y modificar el estado de las deudas de las personas naturales o jurídicas del BDME, por la ocurrencia de los siguientes eventos:

 

• Por el pago de la obligación.

 

• Por  la celebración de un acuerdo de pago.

 

• Por subsanar el incumplimiento de un acuerdo de pago.

 

• Por depuración de la información.

 

• Por venta de cartera a CISA.

 

• Tramite de un reclamo o una demanda por parte del deudor, 

 

Para el efecto, las entidades retirarán de manera inmediata del BDME mediante la trasmisión de los formularios respectivos, cuando el deudor demuestre que se encuentra en alguna de las anteriores circunstancias. De la misma manera reportará en el  correspondiente formulario, las personas que subsanaron el incumplimiento de un acuerdo de pago, previamente reportado, Igualmente, cuando el deudor presente un reclamo debe ser trasmitido en los siguiente dos (2) días después de presentada la novedad.

 

De igual forma en cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y a la Carta Circular 01 de septiembre de 2011, emanada de la Contaduría General de la Nación en especial en lo relacionado con el numeral 4° sobre “Deberes de las Fuentes de Información”, enviando comunicación previa al deudor en donde se anuncie que será publicado en el Boletín de Deudores Morosos, para que cancele o pueda controvertir las obligaciones.

 

ARTÍCULO 61.- VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efecto la Resolución 0317 del 19 de noviembre de 2008..

 

Dada en Bogotá D.C., a los 13 días del mes de noviembre de 2012.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

FERNANDO ANIBAL PEÑA DÍAZ

Gerente

 

Revisado y Aprobado en comité técnico de sostenibilidad del sistema contable según Acta No.003 del 13 de Noviembre de  2012.

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5212 de octubre 2 de 2013.