Que es función del citado Comité, recomendar sobre los procedimientos necesarios para dar de baja los archivos depurados que hayan cumplido su ciclo de vida útil.

Que en reuniones de Comités, se analizaron y discutieron los diferentes procesos utilizados, recomendando los que se adoptan en el presente Acto Administrativo.

Por lo expuesto,

ARTICULO PRIMERO.- Adoptar el siguiente procedimiento para la eliminación de los documentos de archivo depurados por deterioro o porque han cumplido su vida útil.

1. El encargado del área de archivos informará al Comité de Archivo de la Secretaría de Obras Públicas de Bogotá, D.C., sobre la existencia de documentos de archivo a descartar, quien nombrará dos (2) funcionarios para verificar la calidad de inservibles, cantidad aproximada y características generales de los documentos y rendir su concepto dentro de los diez (10) días siguientes a su designación.

2. Con base en el concepto, el Comité recomendará al Secretario de Obras Públicas autorizar la eliminación de los archivos, previo ofrecimiento a entidades oficiales, de beneficencia ó cívicas o en venta o permuta a entidades particulares.

3. La entidad oficial, de beneficencia ó cívica que reciba los documentos, debe retirarlos de donde se encuentren, levantando para tal efecto la correspondiente acta. Los particulares deben presentar el recibo de pago expedido por la Tesorería Distrital o la entrega de los bienes permutados, levantando igualmente la respectiva acta.

4. Los anteriores trámites deben surtirse en presencia del Almacenista General y de un (1) delegado de la Oficina Asesora de Control Interno de la Secretaría de Obras Públicas de Bogotá, D.C., para que se proceda a dar de baja los documentos de conformidad con la normatividad vigente al respecto.

ARTICULO SEGUNDO.- Autorizar la salida y eliminación definitiva de Archivo de los documentos depurados, que han cumplido con el procedimiento mencionado en el artículo anterior.

ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.