Que la ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público de orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por niveles del nivel directivo.

Que el Decreto Nacional 1214 de 2000 que reguló las funciones de los Comités de Conciliación así como directrices para su conformación fue derogado por el artículo 30 del Decreto 1716 de 2009.

Que, la Alcaldía Mayor de Bogotá, mediante Decreto Distrital 690 de 2011 se estableció los lineamientos sobre la conciliación y los comités de conciliación de Bogotá D.C.

Que el numeral 10 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009 dispone que es función del comité de conciliación darse su propio reglamento.

Que en razón de la normatividad vigente se hace necesario expedir el reglamento, con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1°: Principios Rectores. Los miembros del comité de conciliación y Defensa Judicial del Hospital Centro Oriente II Nivel de Atención ESE y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones actuarán de acuerdo con los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad y tendrán como finalidad proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2°: Conformación del Comité de Conciliación. El comité de conciliación del Hospital Centro Oriente II Nivel de Atención ESE, estará conformado por los siguientes funcionarios, con voz y voto:

1- El gerente de la Entidad y su delegado.

2- Los ordenadores del Gasto diferentes a la Gerente.

3- El Subgerente Administrativo y Financiero.

4- El Asesor de Planeación.

5- El Asesor Jurídico.

La asistencia al Comité de Conciliación y Defensa Judicial es obligatoria e indelegable, excepto para el caso del Numeral 1.

Parágrafo 1°: Concurrirán como invitados, con derecho a voz, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del Hospital en cada proceso y el funcionario responsable de la oficina de Control Interno y el Secretario Técnico del Comité.

Igualmente el Comité, por intermedio de su secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que considere necesarios para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho de voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos serán de obligatoria aceptación.

Parágrafo 2° El comité podrá invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, al Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, e informe al respectivo comité, si en cada caso objeto de análisis se han adoptado en el Distrito Capital, políticas de defensa o prevención.

ARTÍCULO 3º: Funciones. El comité de Conciliación y Defensa Judicial del Hospital Centro Oriente II Nivel de Atención ESE, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular, aprobar, ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior del Hospital Centro Oriente.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Hospital Centro Oriente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro, de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación teniendo en cuenta los lineamientos del artículo 6 del Decreto Distrital 690 de 2011, o las normas que lo modifique, sustituya o complemente.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho de planta y de asignación exclusiva.

La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados al comité.

10. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia de formular y/o presentar propuestas de pacto de cumplimiento en las Acciones Populares relacionados con el Hospital Centro Oriente, previa solicitud del Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor.

11. Velar por la implementación y la debida actualización del módulo de conciliación de SIPROJ- Bogotá.

12. Dictar su propio reglamento.

Parágrafo: En el evento que el Comité no decida en oportunidad iniciar la acción de repetición, el Presidente del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto que el Ministerio público la ejercite, si lo considera pertinente.

ARTÍCULO 4°- Participación de la oficina de Gestión Pública y Autocontrol. El funcionario responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones de éste, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1716 de 2009, del reglamento interno del Comité y la ejecución de las decisiones adoptadas por éste.

ARTÍCULO 5° Impedimentos y Recusaciones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y autonomía, a los miembros del Comité le serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico y en especial aquellas contenidas en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, entre otras.

ARTÍCULO 6° Trámite de los impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre su procedencia, dejando constancia de la decisión en la respectiva acta.

De igual manera, se procederá en el caso que alguno de los miembros del Comité sea recusado.

Parágrafo: En el evento que por la procedencia de los impedimentos y recusaciones, no existiere quórum deliberatorio o decisorio; el Presidente deberá nombrar un miembro ad hoc, para completarlo.

ARTÍCULO 7°: Sesiones. El comité de conciliación deberá reunirse de manera ordinaria, como mínimo, dos veces al mes, en el lugar indicado en la citación respectiva, siempre y cuando, haya asuntos a tratar. O de manera extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan, previa convocatoria del Secretario Técnico.

Parágrafo: En el evento que sea necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse, a más tardar, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, de acuerdo con la fecha y hora que se acuerde en la reunión.

ARTÍCULO 8° Convocatoria. De manera ordinaria. El Secretario técnico procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, indicando día, hora y lugar de la reunión, anexando el respectivo Orden del día, las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos efectuados por el apoderado de la entidad para el caso o tema puesto a consideración.

Así mismo, extenderá la convocatoria a los invitados de que tratan los parágrafos 1 y 2 del artículo primero de la presente resolución, según sea el caso.

De manera extraordinaria. El secretario técnico realizará la convocatoria a todos los miembros del comité de conciliación por el medio más expedito, cumpliendo los requisitos exigidos para las sesiones ordinarias, con el objeto que el Comité proceda a reunirse en el menor tiempo posible.

Parágrafo: los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial podrán abstenerse de recibir la convocatoria de la que trata este artículo, cuando ésta no esté acompañada del respectivo orden del día, y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos.

ARTÍCULO 9°: Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Hospital Centro Oriente II Nivel de Atención ESE, no pueda asistir deberá comunicarlo por escrito a la Secretaría Técnica, aduciendo las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil siguiente a la respectiva sesión.

Si el funcionario público, no presenta la justificación de su ausencia dentro del término del inciso anterior, el Secretario Técnico procederá a informar de éste hecho al funcionario encargado de la oficina de control interno para los fines pertinentes.

ARTÍCULO 10^o: Desarrollo de las Sesiones. En el día y hora señalados en la convocatoria el Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Judicial instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité, realizará un llamado a lista de los miembros del comité y de los invitados a la sesión, dejando constancia en el acta de aquellos que no asistieron, verificará el Quórum y dará lectura al orden del día propuesto el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

Posteriormente, el apoderado realizará una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverá las dudas e inquietudes que le formulen.

Concluida la presentación del apoderado, los miembros y asistentes del comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración.

Una vez efectuada la deliberación, el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto.

Finalmente, evacuado el Orden del Día el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo a levantar la sesión.

ARTÍCULO 11°: Quórum deliberatorio y decisorio. El comité de Conciliación y Defensa Judicial podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el empate.

Las decisiones adoptadas por el Comité de conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de cada entidad.

PARÁGRAFO: Los miembros del comité de conciliación en sus decisiones deberán tener en cuentas(Sic) las líneas decisionales y las directrices establecidas en el Decreto Distrital 690 de 2011 y demás normas que lo modifiquen, complementen o lo sustituya.

ARTÍCULO 12°: Salvamento y Aclaración de Voto. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas deberán expresar las razones que motivan su posición, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

ARTÍCULO 13° DE LAS FICHAS TÉCNICAS: El abogado que tenga a cargo la representación judicial o extrajudicial deberá presentar al comité la ficha técnica de conciliación o de repetición, según sea el caso, de acuerdo con los requisitos mínimos de forma y contenido establecidos por la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 14° INFORME SOBRE LA PROCEDENCIA DEL LLAMADO EN GARANTÍA PARA FINES DE REPETICIÓN. El apoderado del Hospital Centro Oriente ESE deberá estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial en los que sea parte la entidad. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 15°. DE LA SECRETARÍA TÉCNICA: La secretaría técnica del Comité de Conciliación será ejercida por el funcionario que el comité elija para ello, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1- Elaborar las actas de cada sesión del comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión. El acta deberá estar suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité.

2- Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3- Preparar un informe de gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Gerente y a los miembros del comité cada seis meses. Copia del mismo deberá ser remitido a la Dirección Jurídica Distrital.

4- Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del Hospital Centro Oriente II Nivel ESE.

5- Informar al coordinador de los agentes del ministerio público ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar la acción de repetición.

6- Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos de las fichas técnicas así como el cumplimiento de los lineamientos y directrices establecidos en las normas vigentes.

7- Velar por la conservación y custodia de las actas del Comité.

8- Publicar, una vez aprobada, el acta del comité de conciliación en la página web de la entidad.

9- Las demás que le sean asignadas por el comité.

ARTICULO 16° Procedimiento: El Gerente del Hospital Centro Oriente, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no mayor a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición, en caso afirmativo la correspondiente demanda, deberá presentarse dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

ÁRTICULO 17° VIGENCIA Y DEROGATORIAS: El presente reglamento regirá a partir de su publicación y modifica las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 267 de 2008 del Hospital Centro Oriente.