Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que mediante el Decreto de nombramiento N° 0332 del 04de(Sic) julio del 2012 y el acta de posesión N° 169 del 05 de julio del 2012, fue designado el Dr. Jorge Reinel Pulecio Yate CC N° 19.201.927 de Bogotá como Director general del Instituto para la Economía social.

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 establece como función de los comités de conciliación de las entidades públicas, en el numeral 10 del artículo 19, la de darse su propio reglamento.

Artículo 1°. Modificar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación y de defensa judicial del Instituto para la Economía Social de acuerdo con lo contenido en los artículos siguientes.

Artículo 2°. Principios Rectores. Los/as miembros del Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social y los funcionarios públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

El Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social tendrá a su cargo las siguientes funciones:

a). Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

b). Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Entidad.

c). Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra el Instituto para la Economía Social, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

d). Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

e). Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de les(Sic) cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

f) Evaluar los procesos que cursen o que hayan sido fallados en contra de la Entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

g). Definir criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

h). Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité

i). Dictar su propio reglamento.

j). Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

El Comité de Conciliación está conformado por los/as siguientes personas así:

1) El/la Director/a del instituto para la economía social o su delegado.

2) E/la(Sic) Subdirector/a Administrativo y Financiero.

3) El/la subdirector/a Jurídico y de Contratación.

4) EI/Ia Subdirector/a de Emprendimiento Servicios Empresariales y Comercialización.

5) El/la Subdirector/a de Gestión Y(Sic) Redes Sociales e Informalidad.

Quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes.

EL(Sic) presidente del Comité de Conciliación será el Director del Instituto para la Economía Social IPES o su delegado.

Así mismo podrán ser integrantes e invitados/as, con derecho a voz pero sin voto, los/as siguientes funcionarios/as así:

1. El/la Director/a de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia o el/la funcionario/a que este designe.

2. El/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno del IPES o su delegado.

3. El/la Secretario/a Técnico/a del Comité del IPES

5.(Sic) El/la Abogado/a externo/o(Sic) del IPES.

6. (Sic) El/la Subdirector de Diseño y Análisis Estratégico del IPES, que tenga que ver con el caso planteado o quien designe.

7. El/la Subdirector de Formación y Empleavilidad del IPES, que tenga que ver con el caso planteado o quien designe.

Parágrafo 1°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del/la Director/a de la entidad.

Parágrafo 2°. En el evento en que el/la Presidente(a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el/la Subdirector/a jurídico y de Contratación, siempre y cuando no exista previa designación por parte del Director/a General de la Entidad, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

Artículo 5°. Participación de la Oficina de Control Interno. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno, apoyará la gestión de los/as miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, debiendo presentar un informe semestral a esta instancia sobre dichos aspectos.

Artículo 6°. Participación de la Subdirección Jurídica y de Contratación. El abogado externo de la Subdirección Jurídica y de Contratación remitirá a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, en forma oportuna la ficha técnica dentro de un término no menor a 3 días, los casos que requieran ser sometidos a consideración del Comité, para su incorporación dentro del orden del día de la sesión siguiente, con miras a realizar su respectivo estudio, las cuales harán parte integral de la invitación a sesión de Comité de conciliación, siempre y cuando no se hayan enviado previamente a los miembros permanentes del Comité de Conciliación.

El/la citado/a funcionario/a publico o contratista designado para el caso determinado previamente adelantara la ficha técnica junto con el abogado externo de la entidad en la que posteriormente realizará la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. Finalmente deberá coadyuvar en la sustanciación y cumplimiento de las decisiones del Comité.

Artículo 7°. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el/la miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del/la servidor/a público/a.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el/la miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el/la miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el/la funcionario/a, o haber sido designado/a por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o compañero/a o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el/la miembro o compañero/a, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el/la miembro del Comité, cónyuge, compañero/a o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado/a, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado/a, denuncia penal contra el/la miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el/la denunciado/a se halle vinculado/a a la investigación penal.

10. Haber formulado el/la miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado/a, o estar aquéllos legitimados/as para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

11. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado/a.

12. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor/a o deudor/a de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

13. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio/a de alguna de las partes o su representante o apoderado/a en sociedad de personas.

14. Haber dado el/la miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado/a, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

15. Ser el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero/a o legatario/a de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

16. Tener el/la miembro del Comité, su cónyuge o alguno/a de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

Artículo 8°. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno/a de los/as integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los/as integrantes del Comité podrán ser recusados/as, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el/la Presidente/a del Comité podrá designar de los servidores públicos del IPES miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s)/a(s) o recusado, los/as cuales deberán ser del nivel directivo o asesor. Cuando esté actuando el/la delegado/a del IPES, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar al/os/as integrantes ad -hoc.

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

Artículo 9°. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá una vez al mes, las sesiones se llevarán a cabo en la sala de juntas del IPES o en el lugar indicado en la citación respectiva.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia autentica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente/a, el/la Subdirector Jurídico y de Contratación, el/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

Articulo(Sic) 10°. Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Así mismo, extenderá la invitación a los/as funcionarios/as o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009.

Con la convocatoria, se deberán remitir por escrito o correo electrónico a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el/la abogado/a, funcionario o contratista a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

Artículo 11. Formalidad de la convocatoria. Los/as integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

Artículo 12°. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a de los/as miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su Inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a dejará constancia de la asistencia de los/as miembros e invitados/as, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Artículo 13°. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión.

A continuación, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité informará al/la Presidente/a sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/la Presidente/a.

Los/as apoderados/as harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, de forma posterior a la presentación que del caso haga el abogado externo, funcionario o contratista del IPES.

Una vez se haya surtido la presentación, los/las miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros permanentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a informará al/la Presidente/a que todos los temas han sido agotados, procediendo el/la Presidente/a a levantar la sesión.

Parágrafo. Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario/a Técnico/a del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

Artículo 14°. Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los/as apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los/as miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

Artículo 15°. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la Presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

Artículo 16°. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el/la Presidente del Comité y el/la Secretario/a Técnico/a.

Artículo 17°. El/la Subdirector Jurídico y de Contratación ha sido facultado/a por el Comité de Conciliación, para dar aplicación a las políticas de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos para tal efecto.

Artículo 18°. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia escrita en documento separado, a solicitud del disidente.

Artículo 19°. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

Los/as apoderados/as de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La ficha técnica deberá ser diligenciada e introducida en el Sistema de Información de Procesos Judiciales — SIPROJWEB por el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial de la entidad.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha técnica.

Artículo 20°. Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

Artículo 21°. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 del 2009, los/as apoderados/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los/as apoderados/as mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Dirección Jurídica Distrital.

Artículo 22°. Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/la Secretario/a General y a los miembros del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

Artículo 23°. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso.

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e). Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f). Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

Artículo 24°. El/la Subdirector/a Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, presentará el informe del artículo antes indicado, en la primera seción ordinaria de los meses de junio y diciembre de cada año, a efectos de enviarlo al Ministerio del Interior y de Justicia, previa aprobación del Comité

Artículo 25°. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un/a Asesor/a de Despacho o por un/a Profesional del Derecho de la Subdirección jurídica y de contratación que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Que el Secretario Técnico del Comité de Conciliación del IPES sea un Profesional del Derecho o Asesor de Dirección perteneciente a la planta de personal de la Entidad

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el/la Presidente/a y el/la Secretario/a del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días habiles siguientes a la correspondiente sesión.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/la representante legal del ente y a los/as miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

6. Informar al/la Coordinador/a de los/as agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

7. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.

8. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB.

9. Solicitar informe ejecutivo cada tres (3) meses al abogado/a externo que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, para verificar que las fichas técnicas hayan sido introducidas por el abogado al SIPROJWEB.

10. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 26°. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los/as asistentes y las decisiones adoptadas por los/as miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

Artículo 27°. Trámite de aprobación de Actas. El/la Secretario/a Técnico/a deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno/a de los/as miembros permanentes del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto que aquellos/as remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el/la Secretario/a Técnico/a no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los/as miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el/la Presidente/a del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a y los miembros permanentes del Comité de Conciliación que hayan asistido.

Artículo 28°. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Subdirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

El/la Subdirector de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, designará al/la funcionario/a de la Subdirección de Gestión Judicial responsable del archivo de estos documentos, informándole de tal hecho al Comité de Conciliación.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Subdirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

Para la consulta de tales documentos, los/as interesados/as deberán solicitar autorización al/la Secretario/a Técnico/a, quien dará las instrucciones respectivas al/la funcionario/a responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité.

Artículo 29°. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al/la Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

Los/as abogados/as, funcionarios o contratistas que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los/as apoderados/as allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

Artículo 30º. Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del/la apoderado/a de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los/as miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

Artículo 31°. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en la última sesión ordinaria de los meses de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la acusación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el/la Subdirector/a Jurídico y de contratación presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

Artículo 32°. Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 21 del Decreto Nacional 1716 del 2009, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

Artículo 33°. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital. El presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación, y fue aprobado por los integrantes del mismo.