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RESOLUCIÓN 164 DE 1998 (junio 17)
por la cual se adopta el reglamento para el manejo adecuado de los equipos de cómputo en la Veeduría de Santa Fe de Bogotá, D.C.,
El Veedor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus facultades legales y en especial la conferida por el Acuerdo 24 de 1993, artículo 4, literal h) y,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 de 1993 estableció, entre los objetivos del Control Interno el de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afectan y aplicar medidas para prevenirlos.
RESUELVE:
Artículo 1º.- Adoptar el presente Reglamento para el manejo adecuado de los equipos de cómputo en la Veeduría Distrital.
PREVENCIONES EN TORNO AL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (P.E.D.)
Al fumar cerca de un equipo de cómputo, el humo del cigarrillo ocasiona el deterioro de los drives o unidades de diskette, como también los circuitos internos de la CPU, el teclado y la impresora.
El teclado es uno de los dispositivos con alto riesgo de deterioro, cuando sobre él caen partículas de alimentos sólidos o líquidos, los circuitos de comunicación de las teclas quedan bloqueados o inservibles.
Las bebidas que contienen dulce, al caer al teclado provocan daños irreparables a los dispositivos por cuanto de adhieren a los circuitos provocando el bloqueo total.
Las Pantallas de los equipos de cómputo y de las terminales poseen unas rejillas de ventilación; al colocar elementos sobre ellas (teclados, libros, documentos, forros o ropa) provocan un recalentamiento interno en los circuitos.
Una vez concluidas las operaciones en los equipos de cómputo, el usuario deberá salir - por las vías normales - completamente del sistema y apagar el computador y la impresora, esto permitirá la disminución del riesgo de ingreso de personas ajenas al sistema con clave a su cargo, además, prevenir la manipulación de información propia de cada área.
Compete a la Unidad de Registro y Control brindar asesoría, asistencia técnica y realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computo de la entidad.
En las instalaciones locativas de la Veeduría Distrital hay dos (2) modalidades de corriente: Normal en la cual se pueden conectar equipos electrónicos como sumadoras, máquinas de escribir eléctricas, grabadoras, etc., y la Regulada a la cual se conectan exclusivamente los equipos de cómputo e impresoras, ya que éstos requieren de un polo a tierra y de un regulador de voltaje.
Para trasladar equipos de cómputo es necesario hacer la solicitud a la Unidad de Registro y Control, ya que esta dependencia cuanta con funcionarios capacitados para instalarlos, de tal manera que se garantice su adecuado funcionamiento.
Todo diskettes que sea utilizado en la Entidad debe ser revisado previamente por un Programa Antivirus, con el fin de prevenir la contaminación de "Virus Informáticos" los cuales pueden borrar o dañar la información grabada en los computadores. En lo posible evite traer diskettes de otros lugares, si esto fuere necesario, siempre debe ser diagnosticado por el programa antivirus.
Recuerde, usted puede ser el portador de un virus que destruya la totalidad de la información de su computadora y de las que están conectadas.
Es recomendable que los diskettes sean utilizados únicamente para trasladar información, por lo tanto su uso debe ser racionalizado, ya que son sensibles a los daños y la información puede perderse.
Los usuarios que trabajan en procesador de palabras y hoja de cálculo deberán revisar periódicamente los archivos con el fin de borrar aquellos que superan un (1) mes sin ser utilizados, tales como: cartas y memorandos que se han enviado y los soporta una impresión de copia. Esto permitirá que el equipo conserve su velocidad y capacidad en disco duro. Dichos archivos podrían ser guardados en diskettes antes de ser eliminados.
Aquellos archivos que presentan información histórica para la Entidad deben ser grabados en el servidor (Unidad U:\, G:\, Y: \), con el fin dé que la Unidad de registro y Control realice copias de respaldo para uso posterior.
La clave a utilizar por cada funcionario será asignada inicialmente por la Unidad de Registro y Control y posteriormente el usuario podrá modificarla. Para solicitar cambio, modificación o retiro de algún usuario de la red, deberá diligenciarse el Formato de Administración de Usuarios.
El usuario, no deberá dar a conocer por ningún motivo su Password (Palabra clave), ni tampoco ingresar al sistema para que trabaje otra persona.
En el evento de suspenderse el fluido eléctrico, los equipos que no se encuentran amparados por la U.P.S. (Planta para equipos de cómputo), quedarán sin funcionamiento. Por lo tanto, es necesario apagar completamente las pantallas, computadores e impresoras hasta cuando la Unidad de Registro y Control autorice nuevamente su encendido.
No se debe encender el equipo inmediatamente se establezca la energía, ya que ésta puede llegar con alto voltaje, lo cual podría quemarlos. Se recomienda esperar un tiempo prudencial (5 minutos) para encenderlos.
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
Los usuarios que requieran obtener una impresión de otro computador conectado a la red, deben informar a la persona encargada de la impresora.
En el evento de contratarse un equipo de cómputo funcionando en forma inadecuada, el usuario deberá reportarlo a la Jefatura de la Unidad de Registro y Control en el formato Solicitud de Mantenimiento, con el fin de que se tomen las medidas necesarias para la revisión.
Dependiendo de la magnitud del daño, los funcionarios de la Unidad de Registro y Control lo solucionarán de lo contrario ésta dependencia solicitará la revisión a un Técnico Especializado.
Para realizar modificaciones a las aplicaciones implementadas en la Veeduría, deberá hacerse por escrito, con el soporte normativo y/o funcional que las justifique.
Si se requiere cambiar de lugar el computador portátil, antes de hacerlo deberá apagarlo, no solo desconestándolo del tomacorriente sino apagándolo físicamente, con el fin de proteger el disco duro.
Cuando desee conectarse a la red, deberá tener especial cuidado, pues los conectores de los equipos son delicados y cualquier daño implicará el cambio total de los componentes.
Cuando conecte el computador a un tomacorriente, deberá tener cuidado con los cables para evitar tropiezos y daños en la conexión eléctrica. Si requiere que el computador portátil sea revisado, deberá entregarlo a la Unidad de Registro y Control, con sus accesorios (maletín y cables).
No deberá ingerir alimentos sólidos y líquidos cerca de los equipos, para evitar daños a los mismos.
Con el propósito de facilitar y mejorar el procedimiento de correo interno, la Veeduría opta por el uso obligatorio de la herramienta EXCHANGE, la cual agilizará el trámite de la correspondencia interna y evitará la impresión de copias innecesarias.
Artículo 2º.- Los usuarios de los equipos de cómputo en la Veeduría Distrital deberán dar cumplimiento al presente reglamento y serán responsables por la no observancia del mismo.
Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 104 de 1995, proferida por el Veedor Distrital.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 17 de junio de 1998.
El Veedor Distrital, ERNESTO CARRASCO RÁMIREZ.
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