RESOLUCIÓN LOCAL 004 DE 2014

(Enero 30)

“Por la cual se constituye la Caja Menor del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, se designa responsable para su manejo y se asignan las funciones de autorización y aprobación del gasto”

EL ALCALDE LOCAL DE SUMAPAZ

En uso de sus facultades legales y especialmente de las conferidas en el Artículo 8 del Decreto Distrital 101 de 2010 “Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial  de las entidades distritales en las  localidades, se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones” y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo del Distrito Capital.

Que el artículo 30 del Decreto antes mencionado, señala: “De la Constitución: Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutara y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la Caja Menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.“

Que el Contador General de Bogotá, D.C., mediante Resolución No. DDC - 000001 del 12 de mayo de 2009, adoptó el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores, donde en el artículo 10 se señala que “será aplicado por los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local.”

Que la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante Resolución No. 340 del 04 de Septiembre de 2013, adoptó el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores, el cual debe ser aplicado por los funcionarios de la entidad.

Que mediante el Decreto Local 009 del 26 de diciembre de 2013, se liquidó el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz para la vigencia fiscal comprendida entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014, en el que se clasificaron y definieron los rubros del gasto.

Que se requiere atender los gastos generales definidos en el presupuesto anual del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de éste.

Que el Manual para el Manejo y Control de las Cajas Menores, adoptado mediante la Resolución No. 340 del 04 de septiembre de 2013, contempla que las cajas menores podrán tener un manejo combinado de dinero, en efectivo y a través de cuenta corriente.

Que de conformidad con la comunicación suscrita por el doctor Isauro Cabrera Vega, Director Distrital de Presupuesto de fecha 2 de febrero de 2012, los Fondos de Desarrollo Local podrán constituir sus propias cajas menores para atender los gastos de trasporte  (sic) de los notificadores observando para ello lo dispuesto en el Decreto No. 061 de 2007, “teniendo en cuenta que las cajas menores son una figura para ejecutar gastos generales apropiados en los respectivos presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local y en la programación presupuestal de 2014 de los mismos, se apropiaron dichos gastos para desarrollar su misión”.

Que el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2014 de $19,812,015,000 millones que corresponden a 32,162,36 SMLV, por lo que le permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 25 SMLV, de conformidad con el artículo 7° del Decreto 061 de 2007.

Que de conformidad con las normas legales vigentes se hace necesario designar responsables del manejo de la Caja Menor que se constituya en el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz.

Que el profesional de presupuesto del Fondo expidió los certificados de disponibilidad presupuestal Nos. 239, 240 del 30 de enero de 2014, que amparan la constitución y apertura de la caja menor para la vigencia del año 2014.

Que en mérito de lo expuesto el Alcalde Local de Sumapaz,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Constitución y Cuantía. Constitúyase para la vigencia 2014 la caja menor de la entidad con el propósito de sufragar los gastos generales urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables para la buena marcha de la Administración local, con una cuantía mensual de $700,000.

Parágrafo 1°. Para los efectos de esta resolución el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2014 es de seiscientos dieciséis mil pesos ($616,000), de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto 2752 del 31 de diciembre 2013.

Parágrafo 2°. Para efectuar los gastos con cargo la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones dadas en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO SEGUNDO. Concepto, monto autorizado y rubro presupuestal del Gasto. Los gastos generados por la caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros y afectados en los montos, que se indican a continuación:

ARTÍCULO TERCERO. Del manejo del dinero. El manejo de los dineros de caja menor del Fondo de Desarrollo Local por razones de la cuantía y de los servicios que se espera proveer será en efectivo, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 4.3 literal b) de la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 y el artículo 9° del Decreto 061 de 2007.

Parágrafo 1°. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice una persona distinta al responsable de la caja menor, esta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos (factura o recibo de pago) y legalizados dentro del término de los tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal f del numeral 5.4 de la Resolución DDC-000001 el 12 de mayo de 2009.

ARTÍCULO CUARTO. Responsable. La responsable del manejo de la caja menor constituida por el presente acto será la funcionaria con Código 407 grado 20 señorita JEIMMY CAROLINA CIFUENTES identificada con la cédula de ciudadanía No. 52.761.146.

Parágrafo 1°. Delegar como autorizador del gasto al profesional de Presupuesto del Fondo, quién cumplirá las funciones de autorizar y aprobar los gastos que se atiendan con cargo a la caja menor constituida para el Fondo de Desarrollo Local.

Parágrafo 2°. El responsable de la caja menor, previamente a generarse el gasto de transporte deberá semanalmente y de acuerdo a las necesidades del servicio, entregar un avance en efectivo al servidor público que atienda la función de notificación y que requiera de gastos de transporte. La legalización de dicho avance deberá efectuarse a la semana siguiente sin que supere los cinco (5) días calendario a su realización y no se podrá entregar nuevos recursos al servidor público hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO QUINTO. Amparo de póliza.- La responsable de la caja menor queda amparado con la póliza global de manejo del Fondo de Desarrollo Local, dentro de las condiciones que fijen las normas vigentes para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO. Prohibiciones.- No se podrán realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

2. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación.

7. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de Creación.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Normas Aplicables.- Para el manejo, funcionamiento y procedimientos generales para la creación, operación, control y cancelación de la caja menor de la entidad, el ordenador del gasto, los autorizadores del gasto y servidor público responsable de la caja menor se aplicarán el Manual para el manejo y control de cajas menores adoptado por la Secretaria Distrital de Gobierno adoptado mediante la resolución 340 del 04 de septiembre de 2013, así como lo establecido en el Decreto Distrital 061 del 14 de febrero de 2007 y demás normas e instructivos vigentes.

ARTÍCULO OCTAVO. El ordenador del gasto y la coordinación administrativa y financiera deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO NOVENO. Con cargo al certificado de disponibilidad presupuestas Nos. 239, 240 del 30 de enero de 2014, queda amparada la constitución y apertura de la caja menor, con el cual se sufragarán los respectivos gastos de la vigencia 2014.

ARTÍCULO DÉCIMO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los (30) días del mes de enero del año dos mil catorce (2014).

WILLIAM ALEXÁNDER SANTOYO SANTOS

Alcalde Local de Sumapaz

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5291 de febrero 3 de 2014.