ACUERDO 01 DE 2013

(Diciembre 20)

Por el cual se aprueba y adopta el reglamento de la Comisión de Personal de la Veeduría Distrital

La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital,

en ejercicio de las atribuciones que le confieren la Ley 909 de 2004 y el Parágrafo del Artículo 1 del Decreto Reglamentario 1228 de 2005, luego del debate correspondiente y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, en desarrollo del artículo 130 de la Constitución Política, establece las comisiones de personal,

Que el parágrafo del artículo 1 del Decreto Reglamentario 1228 de 2005, asigna a las comisiones de personal la adopción de su reglamento de funcionamiento, y

Que la Comisión de Personal de la Veeduría Distrital, adoptó el 5 de julio de 2005, su primer reglamento, el cual fue modificado por el expedido el 13 de agosto de 2013.

Que es preciso realizar ajustes a las mencionadas disposiciones, para ponerlas a tono con la normatividad y necesidades suscitadas por el ejercicio de la función de la Comisión de Personal de la Veeduría Distrital.

ACUERDA:

Artículo Primero. Aprobación y adopción del reglamento interno. La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital, en sesión del 19 de diciembre de 2013, aprobó y adoptó su reglamento, cuyo articulado es el siguiente:

CAPÍTULO I

Objeto, naturaleza, finalidad, principios y sede

Artículo 1°.- Objeto. Procurar la correcta aplicación de las normas sobre administración de personal y garantía de los derechos de los empleados, dentro del marco jurídico establecido por la Constitución y la Ley para los empleos públicos de carrera administrativa.

Artículo 2°.- Naturaleza. La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital es un órgano de creación legal encargado de vigilar, controlar y decidir sobre aspectos relacionados con el sistema de mérito en el empleo público, ello dentro de los parámetros permitidos por la Constitución y la ley.

Artículo 3°.- Funciones. De conformidad con las normas enunciadas en la parte considerativa del presente Acuerdo y las que las modifiquen sustituyan o adicionen, la Comisión cumplirá las siguientes funciones:

a.- Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño, se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y bajo los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, sin perjuicio de la competencia propia de dicha entidad. La Comisión de Personal elaborará los informes y atenderá las solicitudes que aquella requiera;

b.- Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo, les sean atribuidas por el procedimiento especial;

c.- Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles, de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa;

d.- Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, de considerar que le han sido vulnerados sus derechos;

e.- Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;

f.- Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa;

g.- Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley;

h.- Participar en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;

i.- Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;

j.- La Comisión de Personal informará a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos. Trimestralmente enviará a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones. En cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá asumir el conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que elabore un informe al respecto y se adopten las decisiones que correspondan.

k.- Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento

Artículo 4°. -Principios. La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital se sujetará en sus actuaciones a los principios que rigen la función administrativa (artículos 209 C.P. y 3 de la Ley 489 de 1998 y de la Ley 1437 de 2011), velando especialmente por los de objetividad, independencia, transparencia, celeridad e imparcialidad.

Artículo 5°.- Lugar de reuniones. La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital sesionará ordinariamente en la sala de juntas del Despacho del (la) Viceveedor (a) Distrital y cuando por causas justificadas no fuese posible en dicho lugar, se reunirá en otro recinto, de lo cual se informará previamente a sus miembros.

CAPÍTULO II

Del funcionamiento administrativo

De la Presidencia

Artículo 6°.- Presidente. La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital, elegirá de entre sus miembros un Presidente para un periodo de seis (6) meses.

Parágrafo. No habrá lugar a reelección del Presidente, durante el periodo ordinario de la Comisión de Personal de dos (2) años.

Artículo 7°.- Funciones del Presidente. Corresponde al Presidente:

a.- Presidir las sesiones, señalar el orden en que deben considerarse los asuntos y dirigir los debates de acuerdo con el reglamento;

b.- Ordenar las citaciones ordinarias y extraordinarias a las sesiones de la comisión, con arreglo a la ley;

c.- Servir de canal de comunicación de la Comisión sobre los asuntos por ella decididos;

d.- Poner en conocimiento de los otros miembros de la Comisión, las comunicaciones oficiales que reciba;

e.- Delegar, cuando lo considere oportuno, algunas de sus funciones en los otros integrantes de la Comisión;

f.- Hacer el reparto de los asuntos que corresponde resolver a la Comisión de Personal, de conformidad con lo previsto en el reglamento;

g- Suscribir junto con el Secretario (a) Técnico (a), los Acuerdos de la Comisión, una vez aprobados y,

h.- Las demás que señale la ley o los reglamentos.

De la Secretaría Técnica

Artículo 8°.-Secretario (a) Técnico (a). La Comisión de Personal de la Veeduría Distrital, tendrá un Secretario (a) Técnico (a), sin derecho a voto, según lo establecido en el artículo tercero del Decreto 1228 de 2005, quien podrá contar con el apoyo logístico de un funcionario por él designado, cuando así lo estime conveniente.

Artículo 9°.- Funciones. El Secretario Técnico, conforme a los lineamientos del Presidente la Comisión, ejercerá las siguientes funciones:

a.- Redactar las actas de las sesiones y llevar el registro de asistencia. Sólo las actas constituirán el instrumento que describa lo sucedido en la sesión;

b.- Asistir al Presidente en el reparto de los asuntos a cargo de la Comisión; llevar los libros correspondientes y procurar que las radicaciones se hagan eficiente y oportunamente;

c.- Mantener debidamente actualizado, ordenado y custodiado el archivo de la Secretaría;

d.- Citar a los integrantes principales de la Comisión y a los suplentes cuando se requiera;

e.- Proyectar la correspondencia que los integrantes de la Comisión le soliciten;

f.- Velar por que la custodia de los documentos correspondientes a la deliberaciones y decisiones de la Comisión;

g.- Comunicar las decisiones de la Comisión, previa aprobación del Presidente;

h.- Sustanciar los actos administrativos que contienen las decisiones adoptadas por la Comisión, imprimirlos, recoger la firma de los comisionados, numerarlos y notificarlos y/o publicarlos según sea el caso;

i.- Ejercer las demás funciones que sean asignadas por la ley o por el Presidente de la Comisión.

Parágrafo.- La Secretaría Técnica llevará por lo menos cuatro libros debidamente foliados y rubricados: el de actas de sesiones, el de acuerdos, el de resoluciones y el de reparto. Dichos documentos podrán ser llevados, de conformidad con los mecanismos ofimáticos permitidos.

CAPÍTULO III

Convocatorias sesiones, orden del día y decisiones de la Comisión de Personal de la Veeduría Distrital

Artículo 10°.- Convocatoria, sesiones y tipo de sesiones. Las sesiones de la Comisión de Personal, serán ordinarias y extraordinarias. Las sesiones ordinarias se sujetarán a lo aquí acordado. Las extraordinarias serán convocadas por el Presidente, a solicitud de cualquiera de sus miembros.

Las sesiones ordinarias se efectuarán cada mes, preferencialmente el último día hábil, a partir de las siete de la mañana (7:00 a.m.) en la sala de juntas de la Viceveeduría Distrital.

La Comisión de Personal, podrá sesionar extraordinariamente en día diferente al señalado en el inciso anterior, por decisión de ella misma o de su Presidente, cuando circunstancias especiales así lo exijan.

La convocatoria se hará por escrito o por correo electrónico y en ella se señalará el lugar, fecha, hora y objeto de la sesión.

Artículo 11°.- Orden del día. El orden del día será fijado por el Presidente y enviado por la Secretaría Técnica a los miembros junto con la convocatoria y documentos que van a ser objeto de discusión, con tres días de antelación a la sesión.

Una vez aprobado el orden del día, se tramitará en forma rigurosa. Solo podrá ser modificado por decisión mayoritaria de la Comisión de Personal.

Artículo 12°.- Quórum y mayoría. El quórum es la cantidad mínima de asistentes que integran la comisión y que se requiere para el inicio de una sesión o para la adopción de actos administrativos. Este debe ser del 50%, más uno de los integrantes, es decir la mitad mas uno de sus miembros.

Para decidir mediante votación, se requiere que haya quórum, y que el 50% mas uno de los integrantes de la Comisión presentes, vote en el mismo sentido, aprobando o reprobando la iniciativa en consideración.

Artículo 13°.- Salvamento de voto. Cualquiera de los miembros de la Comisión, podrá apartarse de las decisiones mayoritarias. Cuando ello sucediere, deberá motivar por escrito los fundamentos de su inconformidad, dentro de los 3 días hábiles siguientes, los que se darán a conocer al interesado, junto con la decisión mayoritaria.

Artículo 14°.- Decisiones. Las decisiones de la Comisión de Personal en relación con sus funciones se denominarán resoluciones, las cuales constituyen actos administrativos. Estas decisiones se notificarán en los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o de la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Las decisiones de la Comisión de Personal en relación con sus asuntos organizativos internos, se denominarán acuerdos, los cuales serán actos administrativos que se comunicarán o publicarán, según sea el caso.

Parágrafo 1.- Cuando en las votaciones que deba tomar la Comisión de Personal se presente empate, deberá realizarse un segundo debate y votación. En caso de persistir el empate, este se dirimirá por el asesor de control interno o quien haga sus veces.

Parágrafo 2.- Las resoluciones mediante las cuales la Comisión de Personal se pronuncie sobre los asuntos de su competencia, serán suscritas por los cuatro integrantes y el Secretario Técnico.

Artículo 15°.- Invitación a expertos. La Comisión de Personal, previo consenso, podrá invitar a sus sesiones a personas que puedan hacer aportes en la materia objeto de deliberación.

CAPÍTULO IV

Temas y procedimientos

Artículo 16°.- Temas de su competencia. Establecido el orden del día, los integrantes de la Comisión de Personal o quienes los suplan, desarrollarán los temas de su competencia establecidos en el artículo 16 de la ley 909 de 2004, fijando los lineamientos de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Iniciada la reunión, se procederá a la asignación de cada uno de los temas de conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 7 de este reglamento, observando el orden alfabético del apellido de los integrantes, y del número de radicación de cada uno de los casos.

2. Las ponencias que correspondan a los temas asignados, serán presentadas y sustentadas en la siguiente reunión ordinaria o extraordinaria, según el caso, sin que pueda ser prorrogado el plazo para su presentación.

De conformidad con el artículo 7 de este reglamento y complejidad de los temas, los ponentes podrán convocar a reuniones extraordinarias.

3. Discutida y decidida la ponencia, en la reunión ordinaria o extraordinaria, si la hubiere, la decisión se consignará en el acta junto con la votación, salvamentos y/o aclaraciones presentadas, la cual será suscrita por el Presidente y Secretario (a) Técnico (a).

4. Cuando se trate de adoptar decisiones en relación con los literales b), d), y e) del artículo 16 de la ley 909 de 2004, estas serán apelables ante la Comisión Nacional del Servicio Civil en los términos dispuestos en el Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, de conformidad con lo señalado en el artículo 31 del Decreto 760 de 2005.

CAPÍTULO V

Disposiciones varias

Artículo 17°.- Ausencias. Los miembros principales deberán justificar sus ausencias en casos previsibles ante la Secretaría Técnica, dentro de los tres días siguientes a la sesión en los demás casos. En todo caso los miembros principales, procurarán coordinar con su suplente lo necesario para garantizar el quórum y trámite de los asuntos pendientes.

Artículo 18º- Régimen disciplinario. El régimen disciplinario aplicable a los integrantes de la Comisión, será el previsto en el Código Disciplinario Único o la norma que lo derogue.

Artículo 19°.- Impedimentos y recusaciones. Para todos los efectos, a los miembros de la Comisión le son aplicables las causales de impedimento y recusación, previstas en el artículo 40 del Decreto 760 de 2005 y las normas que lo modifiquen, aclaren o adicionen.

Artículo 20°.- Reformas al reglamento. El reglamento será reformado por Acuerdo de la Comisión de Personal, presentado a iniciativa de cualquiera de sus miembros y para su aprobación requerirá de dos debates, los cuales serán celebrados en días distintos.

Artículo Segundo.- Vigencia y derogatorias. El presente Acuerdo rige a partir de su aprobación y deroga expresamente los reglamentos expedidos el 5 de julio de 2005 y el 13 de agosto de 2009. En caso de incompatibilidades, se remitirá a lo dispuesto en la ley y decretos reglamentarios.

Artículo Tercero.- Publicación. De conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, este acto administrativo para su obligatoriedad, deberá ser publicado en el Diario Distrital

Publíquese y Cúmplase,

Dado en la ciudad de Bogotá D.C., a los veinte (20) días del mes de diciembre de dos mil trece (2013).

CARLOS JULIO PIEDRA ZAMORA

Presidente Comisión de Personal de la Veeduría Distrital

ALEXANDRA RODRÍGUEZ DEL GALLEGO

Secretaria Técnica

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 5307 de febrero 27 de 2014