RESOLUCIÓN 95 DE 1999

(junio 9)

por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la celebración de contratos por parte de la Veeduría Distrital.

El Veedor Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Acuerdo 24 de 1993, y

Que de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo 4 del Acuerdo 24 de 1993, corresponde al Veedor Distrital "Dirigir la acción de la Veeduría, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución, las Leyes y el presente Acuerdo propugnando por el cumplimiento de los objetivos previstos",

Que según lo dispuesto por el literal h) de la misma norma, es función del Veedor Distrital "Expedir mediante resolución los reglamentos internos de la Veeduría para cumplir lo ordenado en las disposiciones vigentes".

ADÓPTASE El Manual de procedimiento para la celebración de contratos, contenido en las siguientes normas:

Artículo 1º.- Campo de Aplicación. El presente Manual se aplicará a todas las actividades tendientes a la celebración de contratos por parte de la Veeduría Distrital.

Artículo 2º.- Créase el Grupo Único de Contratación que será el encargado de aprobar la actividad que se pretende contratar y que ha sido solicitada por el centro de gestión. Este Grupo Único de Contratación estará conformado por el ordenador del gasto quien lo presidirá y por los Jefes de la Unidad Jurídica y de Servicios Administrativos y Financieros.

Artículo 3º.- Funciones del Grupo Único de Contratación:

1. Estudiar la descripción de la actividad que se pretende contratar y analizar su conveniencia y oportunidad.

 

2. Determinar la viabilidad técnica de la actividad a contratar si afectare proyectos de inversión.

 

3. Determinar la modalidad contractual.

 

4. Examinar el proyecto de términos de referencia o pliego de condiciones propuesto por el Centro de Gestión y ordenar las modificaciones del caso de ser aprobada la actividad.

 

5. Examinar el valor aproximado del contrato presentado por el Centro de Gestión.

Artículo 4º.- El Grupo Único de Contratación rendirá informe mensual al Comité Directivo de la Veeduría sobre las actividades contractuales aprobadas.

Artículo 5º.- Entiéndese por Centro de Gestión la dependencia orgánica de la Veeduría que requiere el servicio o los bienes a adquirir mediante la suscripción de un contrato.

Artículo 6º.- El Centro de Gestión formulará por escrito solicitud de contratación al Grupo Único de Contratación y especificará el objeto del contrato, su conveniencia y oportunidad, anexará el proyecto de términos de referencia y el valor aproximado del contrato.

Artículo 7º.- Si la actividad fuere aprobada por el Grupo Único de Contratación, el ordenador del gasto nombrará el Comité Evaluador y al interventor o supervisor del contrato; el grupo mencionado indicará el plazo para que el Centro de Gestión realice los ajustes que se estimen al proyecto de términos de referencia y la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros requerirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Artículo 8º.- Aprobada la actividad a contratar la Unidad Jurídica proyectará el correspondiente aviso a la Cámara de Comercio, en el plazo legalmente establecido y en el término de tres (3) días proyectará la resolución de apertura del concurso de méritos.

Artículo 9º.- La Unidad de Servicios Administrativos y Financieros una vez reciba la resolución de apertura, dispondrá lo conducente a la oportuna publicación de avisos en donde se señalarán las reglas de adjudicación del contrato. Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto, y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación en el Distrito Capital, a falta de estos, en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión. En los demás eventos se tendrá a lo establecido en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

De igual manera la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros realizará lo pertinente para la consulta y entrega o venta de los pliegos o términos de referencia y recibo y seguridad de las propuestas.

Artículo 10º. A solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos de condiciones o términos de referencia, se llevará a cabo Audiencia de Aclaraciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de las propuestas. Esta audiencia será dirigida por Centro de Gestión con la colaboración del Grupo Único de Contratación. La Unidad de Servicios Administrativos y Financieros fijará lugar, fecha y hora para la misma, comunicará a los interesados y dispondrá lo necesario para su realización. En lo demás se estará a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Artículo 11º.- Las observaciones que se reciban serán analizadas por el Centro de Gestión con la colaboración de la Unidad Jurídica, quien además proyectará para la firma del ordenador del gasto la resolución que adopte las modificaciones a que se haya lugar y/o prorrogue el plazo de licitación o concurso según el caso. La Unidad de Servicios Administrativos y Financieros comunicarán las decisiones adoptadas.

Si el Grupo Único de Contratación lo estima conveniente o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.

Artículo 12º.- Al cierre de la licitación o concurso de méritos, la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros convocará al Comité Evaluador para que proceda a la apertura de urnas, verificación de su contenido y rúbrica de las propuestas. La Unidad de Servicios Administrativos y Financieros levantará el acta correspondiente.

Artículo 13º.- Funciones del Comité Evaluador:

1. Evaluador las propuestas que se presenten.

 

2. Realizar informe en el que se expongan las razones que fundamentaron la evaluación.

 

3. Recomendar claramente la propuesta elegible.

 

4. Resolver las observaciones que presenten los oferentes sobre los resultados de la evaluación.

Artículo 14º.- Concluida la evaluación, los resultados serán puestos a disposición de los proponentes por parte de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, que recibirá igualmente las observaciones presentadas por estos y las remitirá al Comité Evaluador quien las estudiará y responderá.

Artículo 15º.- Dentro de los tres (3) días siguientes, la Unidad Jurídica proyectará la resolución de adjudicación. La adjudicación se realizará en Audiencia Pública en el evento establecido en el artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993. Ver Resolución 117 de 1998 Veeduría Distrital.

Artículo 16º.- La resolución de adjudicación se notificará al proponente favorecido, a quien se le informará los requisitos que debe adjuntar para el perfeccionamiento y ejecución del contrato. Igualmente se notificará a los demás proponentes. Cuando la licitación o concurso de méritos se declare desierta, las notificaciones se realizarán conforme lo establezca la ley. Corresponde a la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, efectuar las notificaciones y comunicaciones a que hubiere lugar.

Artículo 17º.- Dentro de los cinco (5) días siguientes de la notificación al proponente favorecido, la Unidad Jurídica elaborará el contrato y lo remitirá para la firma de las partes.

Artículo 18º.- Posteriormente la Unidad Jurídica solicitará al contratista el pago de impuestos y derechos de publicación, la constitución de la garantía única y procederá a examinar la documentación y a aprobar la garantía. Surtido lo anterior, la Unidad Jurídica archivará el expediente y remitirá los documentos pertinentes al Interventor o Superior, a la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros y al Responsable del Presupuesto para lo de su competencia.

Artículo 19º.- El Responsable del Presupuesto expedirá el registro presupuestal, proyectará las órdenes de pago y la relación de giro, para la firma del ordenador del gasto y efectuará la remisión correspondiente a la Dirección Distrital de Tesorería.

Artículo 20º.- Corresponde a la Unidad Jurídica proyectar los actos administrativos a que haya lugar durante la ejecución del contrato, a instancias del Interventor, del Supervisor o del Centro de Gestión.

Artículo 21º.- El Centro de Gestión formulará por escrito solicitud de contratación al Grupo Único de Contratación y especificará el objeto, su conveniencia y oportunidad, anexará el proyecto de términos de referencia y el valor aproximado del contrato.

Artículo 22º.- Si la actividad fuere aprobada por el Grupo Único de Contratación, el ordenador del gasto nombrará el Comité Evaluador y el Interventor o Superior del contrato, el Grupo mencionado indicará el plazo para que el Centro de Gestión realice los ajustes que se estimen al proyecto de términos de referencia y la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros requerirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Artículo 23º.- Efectuados los trámites anteriores, la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros solicitará las propuestas respectivas y fijará el aviso de que trata el artículo 3 del Decreto 855 de 1994.

Artículo 24º.- Vencido el plazo para la presentación de propuestas, la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros convocará el Comité Evaluador para que el término de dos (2) días evalúe las propuestas y elabore el informe correspondiente.

Artículo 25º.- Funciones del Comité Evaluador:

1. Evaluar las propuestas que se presenten.

 

2. Realizar informe en el que expongan las razones que fundamentaron la evaluación.

 

3. Recomendar claramente la propuesta elegible.

 

4. Resolver las observaciones que presenten los oferentes sobre los resultados de la evaluación.

Artículo 26º.- Rendido el informe por el Comité Evaluador, la Unidad Jurídica proyectará la resolución de adjudicación para la firma del ordenador del gasto. La Unidad de Servicios Administrativos y Financieros notificará la Resolución al adjudicatario y le informará los requisitos que debe adjuntar para el perfeccionamiento y ejecución del contrato. Igualmente comunicará a los demás proponentes la resolución de adjudicación. La Unidad Jurídica, en el término de tres (3) días laborará el contrato y lo remitirá para la firma de las partes.

Artículo 27º.- La Unidad Jurídica solicitará al contratista el pago de impuestos y derechos de publicación, la constitución de la garantía única y procederá a examinar la documentación y a aprobar la garantía. Surtido lo anterior, la Unidad Jurídica archivará el expediente y remitirá los documentos pertinentes al Interventor o Supervisor, a la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros y al Responsable del Presupuesto para lo de su competencia.

Artículo 28º.- El Responsable del Presupuesto expedirá el registro presupuestal, proyectará las órdenes de pago y la relación de giro, para la firma del ordenador del gasto y efectuara la remisión correspondiente a la Dirección Distrital de Tesorería.

Artículo 29º.- Corresponde a la Unidad Jurídica proyectar los actos administrativos a que haya lugar durante la ejecución del contrato, a instancias del Interventor o Superior o del Centro de Gestión.

Artículo 30º.- Si el Centro de Gestión considera viable solicitar verbalmente las ofertas (artículo 3 Decreto 855 de 1994) antes de proceder a hacerlo deberá someter a aprobación del Grupo Único de Contratación, el mecanismo a utilizar y las características de los bienes obras o servicios requeridos, las condiciones de pago, el término para presentar las ofertas y demás aspectos que se estimen den claridad al proponente sobre el contrato que se pretenda. El Grupo Único de Contratación, en dicha sesión aprobará o no el mecanismo solicitado y las condiciones para ofertar, de lo cual se levantará el acta correspondiente.

Artículo 31º.- Aprobado el anterior procedimiento precontractual, la evaluación será efectuada por el Centro de Gestión, quien la remitirá al ordenador del gasto para que realice las observaciones que estime del caso, luego de lo cual se seguirá el trámite precontractual que establece este subtítulo.

Artículo 32º.- En los casos que de conformidad con la ley no se requieran las formalidades plenas en la contratación, se procederá de la siguiente forma:

1. El Centro de Gestión solicitará la adquisición de un bien o servicio a la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros quien la estudiará para determinar si la actividad corresponde a un gasto de funcionamiento o de inversión.

 

2. Posteriormente la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros solicitará al Responsable del Almacén, certificación de la no - existencia del bien, obtenida esta, requerirá por lo menos dos (2) cotizaciones. Si lo que se pretende adquirir es un servicio, únicamente se solicitarán dos (2) cotizaciones. En ambos se requiere expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 

3. El Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros elegirá la propuesta más conveniente y elaborará la orden de compra o prestación de servicio y la comunicará previo registro presupuestal al proveedor elegido.

 

4. El Responsable del Almacén verificará la entrega del bien, o el Centro de Gestión certificará la prestación del servicio, ambos según el caso, expedirán el comprobante respectivo.

 

5. El Responsable del Presupuesto elaborará para la firma del ordenador del gasto, la orden de pago y relación del giro para trámite ante la Dirección Distrital de Tesorería.

Artículo 33º.- De la vigencia y los Procedimientos en Curso. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 235 de 1998 de la Veeduría Distrital y las demás disposiciones que le sean contrarias. Sin embargo los procedimientos contractuales que se hayan iniciado, seguirán rigiéndose por el trámite establecido en la Resolución 235 de 1998.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a junio 9 de 1999.

El Veedor Distrital, ERNESTO CARRASCO RAMÍREZ.