RESOLUCIÓN 065 DE 2014

 

(Febrero 28)

 

“Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”

 

EL JEFE DE  LA OFICINA  ASESORA DE  PLANEACIÓN DE LA  EMPRESA DE  TRANSPORTE  DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO  S.A.”,

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

 

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la  modalidad  de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo  único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado,  fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 y 3389, 3390, 3391, 3392,3393, 3394, 3395, 3398, 3399, 3400 y 3401 de 2013, la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo de la Entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que con la Resolución 001 de 2001 la Secretaría de Hacienda Distrital expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

Que con la Resolución 354 de 2007 la Contaduría General de la Nación adopta el Régimen de Contabilidad Pública.

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la incorporación del siguiente documento:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, a los 28 días del mes de febrero de 2014

 JAIME GARCÍA MÉNDEZ

 

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

 

 

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

1.2 Objetivos Específicos

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 DEFINICIONES

6 NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

7 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

7.1 Movimientos de Almacén

7.1.1. Ingreso de Bienes

7.1.2 Salida de Bienes

7.1.3 Bienes en servicio

7.1.4 Baja de Bienes

8 TABLA DE FORMATOS

1 OBJETIVOS

1.1  Objetivo General

Describir los mecanismos para adquirir, controlar y hacer uso eficiente de los bienes de la Entidad bajo los parámetros legales vigentes, de manera que oriente a los servidores públicos, contratistas, practicantes y aprendices en el manejo eficiente de los recursos que están bajo su responsabilidad.

1.2  Objetivos Específicos

* Establecer en un documento los procedimientos necesarios para los trámites de almacén y la administración de los inventarios de los bienes de TRANSMILENIO S.A.

* Determinar cuándo un funcionario debe responsabilizarse por los inventarios y los trámites a seguir para realizar una solicitud y reintegro de los mismos al almacén.

2 ALCANCE

Este manual aplica para el manejo y control de los bienes de TRANSMILENIO S.A., y por tanto es para conocimiento y aplicación de los Servidores Públicos, contratistas, aprendices y practicantes.

3 RESPONSABLE

El responsable por la elaboración de este documento es el Profesional Especializado Grado 6 de Apoyo Logístico, quien es igualmente responsable por su revisión al menos una vez al año. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Director Administrativo.

Todos los Servidores Públicos, contratistas, aprendices y practicantes que manejen o tengan a cargo bienes o recursos de TRANSMILENIO S.A., deben asegurar su uso eficiente y cumplir con los lineamientos establecidos en este documento.

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Constitución Política

* Ley 80 de 1993. Congreso de Colombia. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

* Ley 1150 De 2007. Mediante la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

* Decreto 1510 de 2013. Mediante el cual reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

* Ley 87 de 1993. Congreso de Colombia. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las Entidades y organismos del estado. Art. 2º. Objetivos del sistema de Control Interno. Literal a:”Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten”

* Ley 610 de 2000. Mediante la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal. Art.2. “El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado

* Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Congreso de Colombia. Por el cual se expide el código disciplinario único.

* Directiva 003 del 2013.  Alcaldía Mayor de Bogotá. Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos.

* Resolución 001 de 2001. Secretaría de Hacienda Distrital. Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

* Resolución 354 de 2007. Contaduría General de la Nación. Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, fue modificada parcialmente por la Resolución de la CTDGN 237 de 2010.

* Resolución 237 de 2010. Contaduría General de la Nación. Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010.

5 DEFINICIONES

En el desarrollo del presente Manual aplican las siguientes definiciones:

* Almacén: Espacio delimitado donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos (Resolución 001 de 2001 – SHD).

* Avaluó Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.

* Bien: Articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. Para efectos de este manual se consideran como tales únicamente los elementos en depósito y los bienes muebles e inmuebles de propiedad o recibidos para el uso de TRANSMILENIO S.A. excluyendo el dinero, títulos valores y similares.

* Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por sí mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.

* Bienes inmuebles: Se consideran inmuebles todos aquellos bienes considerados bienes raíces, por tener en común la circunstancia de estar ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno, tales como las parcelas, urbanizadas o no, casas, naves industriales, las llamadas fincas, en definitiva, que son bienes imposibles de trasladar o separar del suelo sin ocasionar daños a los mismos, porque forman parte del terreno o están anclados a él.

* Bienes Devolutivos: Son aquellos bienes comprados por la Entidad para el desarrollo de su objeto social y que por sus características físicas y su valor de adquisición, son parte del patrimonio de propiedad de TRANSMILENIO S.A. que está caracterizado porque lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción  y montaje.

* Bienes de Consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen  con el primer  uso  que se hace de ellos, o cuando al agregarlos o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar  otros bienes.

* Bienes de Consumo bajo Control Administrativo: Son los bienes que ingresan al almacén y que por su valor de adquisición,  por un valor inferior a medio (0.5) salario mínimo mensual, contablemente se llevan directamente al gasto, pero administrativamente deben tener un control por parte del Responsable del Almacén.

* Comité de Inventarios: Comité creado y adoptado en TRANSMILENIO S.A. por la Resolución 178 de 2001, cuyo objeto principal consiste en establecer los planes y programas al interior de la Entidad, que permitan mantener actualizados los inventarios de la misma.

* Finalidad de los Bienes: Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de los Entes Públicos del Distrito Capital deben tener como finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido estatal.

* Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprometidas en el activo, la cual debe mostrar, entre otros:

* Número de unidades en existencia

* Descripción y referencia del producto o activo

* Valor de compra

* Fecha de adquisición

* Responsable de Almacén: Encargado del Registro de los bienes de TRANSMILENIO S.A. y de la verificación periódica de las existencias físicas de dichos bienes.

* Sistema de Información Administrativo y Financiero – SIAF-: Sistema operativo o aplicativo en el cual se registran los movimientos de Almacén.

6 NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

Son principios rectores de la gestión de inventarios en TRANSMILENIO S.A.:

* Responsabilidad: Los bienes de propiedad de la Entidad y que están bajo su cuidado, uso o administración reciben por parte de los servidores públicos el trato y uso adecuado para el cual han sido adquiridos, que no es otro que el cumplimiento de las finalidades ordenadas por la Constitución y la normatividad aplicable.

* Eficiencia: Los bienes de la Entidad son usados teniendo siempre presente la obligación de aprovechar al máximo su capacidad, disposición y finalidad para los cuales fueron previstos.

* Función social de los bienes públicos: El uso de todo bien que pertenezca a la Entidad se hace con la obligatoria observancia de que estos se encuentran dispuesto para el beneficio de toda la comunidad.

Para la elaboración y revisión de inventarios los bienes muebles e inmuebles de TRANSMILENIO S.A, se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos mayores:

Grupo Nº. 1  ELEMENTOS DE CONSUMO.

Grupo Nº. 2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.

Grupo No. 3. INMUEBLES.

Los registros de inventarios permanentes y actualizados sobre la existencia de bienes en el almacén, involucran tanto los devolutivos como los de consumo, y es responsabilidad del empleado de manejo de bienes; estos registros se llevan a través del Sistema Administrativo y Financiero – SIAF.

Como mecanismo para el control de inventarios la Entidad dispone de informes del inventario que  deberán contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:

* Bienes de consumo en depósito.

* Bienes devolutivos en depósito.

* Bienes devolutivos en servicio.

* Bienes inmuebles.

* Bienes devolutivos entregados a través de contratos de comodato, interadministrativos o de uso.

* Bienes recibidos de terceros a través de contratos de comodato, administración o custodia, registrados en cuentas de orden y bajo control administrativo.

* Inventario de Hardware y Software (adquirido en propiedad y en producción y desarrollo)

Cada informe especifica por separado el estado de los bienes (inservibles o aptos de reparación, entre otros.)

La Dirección Administrativa debe enviar a las dependencias y funcionarios de la Entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que, previa  confrontación física, cada responsable certifique su conformidad.

Si se presentan pérdidas o daños graves de los bienes, de los cuales se presume alguna responsabilidad del funcionario, al recibirlos, el Responsable del Almacén los clasifica físicamente en la bodega hasta que se resuelva la solicitud de investigación disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor será cargado a la cuenta responsabilidades en proceso internas, notificando al responsable de su inclusión con el fin que los restituya, repare o pague a la mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la investigación. El valor que se cargará, será el mismo que tenga el bien en el informe de avalúo.

En caso de presentarse el retiro de un funcionario de  una dependencia o de la Entidad, esta persona debe reportar dicha novedad a la Dirección Administrativa con el fin de legalizar la situación de los bienes a su cargo y hacer las entregas o traslados a que hubiese lugar.

El Profesional Especializado Grado 6 Apoyo Logístico como responsable del control de inventarios, lleva un registro para cada dependencia que tenga asignados estos elementos, el cual se mantiene actualizado permanentemente.

De igual manera, los jefes de las dependencias (Subgerentes, Directores y Jefes de Oficina de  TRANSMILENIO S.A.), incluidos los empleados de manejo de bienes, deben realizar control sobre los inventarios de los bienes devolutivos que están al servicio de su dependencia.

El inventario parcial de cada dependencia es responsabilidad del jefe de la misma y lleva individualmente el inventario total de los elementos devolutivos en servicio.

Existe un registro permanente y actualizado de los elementos devolutivos en servicio, labor que realiza el Responsable de Almacén. Este registro se produce con base en los comprobantes de salida y los descargos por devolución de bienes en servicio que se realizarán a través del comprobante de ingreso legalizado.

El funcionario que por traslado o dejación del cargo, abandone la dependencia, entrega a su sucesor el inventario y bienes que están a su cargo. Si el funcionario entrante comprueba que todo está correcto, así lo hará constar; en caso contrario efectuará las observaciones pertinentes en el acta que para tal efecto debe levantarse “Acta de movimiento de Elementos devolutivos (traslado)”. Una copia de esta acta se envía a la Dirección Administrativa (Apoyo Logístico) para lo de su competencia. En caso de no realizarse empalme con el sucesor, el funcionario solicitante deberá entregar su inventario al jefe inmediato.

TRANSMILENIO S.A. realiza anualmente un inventario físico y presenta en una relación detallada, ordenada y valorizada, los bienes bajo su propiedad a 31 de diciembre de cada año. Este inventario comprende los elementos devolutivos en servicio, los devolutivos y existencia de bienes en consumo.

7 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

7.1  Movimientos de Almacén

7.1.1 Ingreso de Bienes

La entrada física de bienes al almacén de TRANSMILENIO S.A., tiene su origen en las siguientes fuentes:

Ingreso de bienes por adquisición (Compras Generales): Es una operación mercantil  mediante la cual la Entidad adquiere bienes a través de un contrato en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad.

Ingreso de Bienes por Comodato: Es una operación donde una persona o Entidad de derecho público o privado entrega o recibe el uso más no la propiedad de bienes a TRANSMILENIO S.A, especificando su término de duración.

Ingreso de bienes por compras por caja menor: Las adquisiciones por cajas menores son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables.

Ingreso de bienes por dación en pago: Ocurre cuando existe una  obligación, llámese crédito, y el deudor ofrece cumplir pero con un objeto distinto al que se adeude, si el acreedor acepta, la obligación queda  extinguida en el momento en que éste reciba en pago la cosa distinta en lugar  de la adeudada.

Ingreso de bienes por donación: Es un proceso mediante el cual una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de TRANSMILENIO S.A, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del Representante Legal de la Entidad.

Ingreso de bienes por producción: Se refiere a los productos resultado de un proceso de trasformación de insumos, producidos para uso o consumo interno de la Entidad o para  la venta o traspaso a terceros, que ingresarán a inventario mediante el comprobante de entrada.

Ingreso de bienes por recuperaciones: Es la reaparición física de bienes que hubieren sido denunciados como perdidos y que han sido descargados de los registros contables y de inventarios, a los cuales se les da nuevamente entrada a almacén. El Responsable de Almacén deberá producir el comprobante de ingreso, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en su valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso.

Ingreso de bienes por reintegro: Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario o tercero, de los bienes que no se requieren  para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia o entre otros factores por inservibilidad u obsolencia, bienes sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja  definitiva con destino final específico.

Ingresos de bienes por reposiciones: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros.

Ingreso de bienes para prueba o ensayo: Son los ingresos provisionales de bienes adquiridos por la Entidad, los cuales son recibidos por el Supervisor o Interventor respectivo para efectuar las pruebas, ensayos o inspecciones necesarias para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas definidas en el contrato o transacción realizada por la Entidad, bienes de los cuales no es posible dar un recibido a satisfacción de manera simultánea al recibo de los mismos, ya que se requiere un tiempo prudencial para efectuar dichas pruebas. Bajo este concepto ingresan generalmente equipos de cómputo, software y otros bienes que requieran inspecciones y pruebas previas a la certificación de recibo a satisfacción por parte del Supervisor o Interventor.

Ingreso de bienes por sentencias: Este ingreso se genera por fallos de procesos judiciales  o administrativos a cargo de personas naturales o jurídicas que por ciertos actos (saqueos, peculado), deben pagar en especie, en compensación a los daños causados a las Entidades públicas.

Ingreso de bienes por sobrantes: Ocurre cuando existen sobrantes de bienes o elementos en Almacenes o bodegas o en alguna dependencia por efecto de excedentes en los inventarios o revisiones rotativas periódicas a los que se les realizará registro de ingreso

Ingresos de bienes por traspaso o traslado: Es la operación en la que se transfiere el dominio y la propiedad de bienes inservibles, servibles no utilizables, o aquellos que por disposiciones  especiales se requieren o se deben trasladar (entre Entidades del sector central distrital) o traspasar (entre Entidades del sector central y descentralizado o entre las Entidades descentralizadas entre sí) entre entes públicos del nivel distrital, sin ninguna contraprestación  y en cumplimiento de disposiciones legales.

Leasing con opción de compra: El leasing es una forma de financiación a mediano o largo plazo donde mediante un contrato, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a cambio del pago de rentas de arrendamiento (en concepto de cuotas de leasing) durante un plazo determinado. Al término de este plazo el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado, si esto ha sido estipulado de antemano en el contrato junto con el valor de la operación, devolverlo o renovar el contrato.

7.1.1.1 Normas para el ingreso de bienes

El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesa o traslado entre bodegas, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción, sentencias, por traspasos entre Entidades, entre otros.

El ingreso material y real de los bienes al Almacén se considera perfeccionado cuando el Responsable de almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en Contabilidad.

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario Responsable de Almacén, por un delegado debidamente autorizado, o por una persona responsable y técnicamente capacitada, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato. Adicionalmente deben cumplirse las siguientes condiciones:

* El Responsable del Almacén al momento de recibir los elementos, debe verificar que los documentos que especifican el Tipo de Contrato, convenio, actas, remesas o decisiones judiciales y las especificaciones técnicas de calidad, cantidad, estado y demás, así como las pólizas y garantías, se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, orden de pago, suministro, factura o pedido respectivo; además, de contar con el Recibo de Satisfacción por parte del Supervisor.

* En el caso de necesitarse el concepto de peritos, técnicos o científicos, el contrato, convenio o acto mediante el cual se protocoliza la adquisición del bien por parte de TRANSMILENIO S.A, lo establecerá, o con la debida antelación el Responsable del Almacén lo solicitará por escrito a un funcionario competente. La certificación por ellos expedida quedará anexa al comprobante de entrada y copia de ésta se anexará a la certificación que debe emitir el encargado del control de la ejecución o el Supervisor del contrato si la transacción así lo requiere.

* De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y se informará del evento al área que generó el contrato o documento en procura de la correspondiente solución; de no darse, el Responsable del Almacén o la persona que tiene a cargo el control de la ejecución, no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada.

* Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el Responsable del Almacén expedirá el documento oficial de ingreso (Comprobante de ingreso al Almacén) generado por el SIAF, mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior de la Entidad.

* En este caso se debe proceder al registro en el Sistema de Información Administrativo y Financiero SIAF, con base en lo estipulado en el contrato o acto administrativo  que respalda la operación, aún cuando el pago no se haya realizado.

* Una vez recibidos los bienes en el Almacén o Bodega, se les deberá asignar un código que puede ser numérico, alfanumérico o de barras, código de identificación secuencial que facilite el control; código que aparece únicamente en el registro del sistema.

* La identificación física o virtual quedará  registrada en el sistema permitiendo un estricto control y seguimiento en bodega.

* Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones del Almacén, deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza y característica de los bienes, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugares accesibles y correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.

NOTA: Cuando se trate de la recepción de bienes a título gratuito o permuta, el recibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato o convenio entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.

7.1.1.2            Ingreso de Bienes por compras de Caja Menor

Por regla general no se deben realizar compras de Propiedades, Planta y Equipo (Bienes Devolutivos), a través de caja menor. Sin embargo, de realizarse por urgencia del servicio, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

* La autorización de la compra se dará previo concepto de “no existencia en Almacén” de los elementos a adquirir, emitido o certificado por el Almacén.

* La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al Almacén, que junto con el concepto de “no existencia” será presentado ante el Responsable del Almacén a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.

* El Responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la cuenta propiedades, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del funcionario que lo tiene en uso. De no conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien autorizó la compra.

* Este trámite será realizado por el Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico, dado que para legalizar el reembolso deberá anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio.

7.1.1.3  Procedimiento para el Ingreso de Bienes al Almacén

7.1.1.4 Comprobante de Ingreso al Almacén

7.1.2 Salida de Bienes

7.1.2.1 Normas para el Trámite de Solicitud y Salida de Bienes

* Las salidas de bienes del inventario requiere tanto la solicitud de elementos en el formato “Solicitud de Elementos de Almacén” así como el registro efectivo de su salida que se evidencia en el “comprobante de salida”

* El comprobante de salida debe ser registrado en el SIAF en la misma fecha de la entrega con el fin de mantener actualizado el inventario.

* En ningún caso se permite la salida de bienes basado en órdenes verbales, mediante vales o recibos provisionales. Si esto ocurriese la responsabilidad por desacato de las normas, recae exclusivamente sobre el Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico.

* Cuando se produzcan solicitudes de elementos y el almacén no pueda satisfacer totalmente la requisición, el comprobante de salida se elabora solo por los elementos efectivamente despachados.

* El Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico no tiene facultades para decidir el cambio de destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos por otros similares.

* El Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico no podrá hacer firmar un comprobante de salida por el destinatario si no le han sido entregados los bienes que en él figuran. De igual manera no podrá expedir constancias de deudas o compromisos de posterior entrega de aquellos no despachados.

* No está  permitido al Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico, mantener en el almacén bienes o elementos cuya salida ha sido perfeccionada y el comprobante de salida ha sido firmado por el destinatario. (Salvo en los casos en que en las instalaciones no haya lugar para guardarlos de forma segura) caso en el cual, el responsable del bien debe solicitar por escrito la custodia temporal del mismo.

* Los registros de salida de almacén en los listados de control de inventarios de devolutivos en servicio o asientos contables, se diligencian teniendo como soporte, el comprobante de salida afectándose contablemente el grupo de inventarios a que corresponde.

 

TABLA 1. ACCIONES A SEGUIR. LABORES OPERATIVAS.

7.1.2.2 Salida de bienes del Almacén al servicio, funcionario o dependencia

El egreso es la salida física de un bien del almacén, acompañada de la expedición del comprobante de egreso, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del funcionario Responsable del Almacén y quedando bajo la custodia del funcionario a quien se le entrega.

La salida de bienes o elementos del almacén al servicio del funcionario o dependencia puede originarse por:

* Egresos por suministro de Bienes de Consumo

* Egresos por Suministro de Bienes Devolutivos

* Egresos de Bienes Entregados en Comodatos

7.1.2.3 Procedimiento para la solicitud y salida de Bienes del Almacén

7.1.2.4 Comprobante de Salida del Almacén

7.1.3 Bienes en servicio

7.1.3.1 Traslado de Bienes entre Dependencias o Usuarios

Proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable de su uso o custodia, para lo cual se debe tener en cuenta:

* Diligenciar el formato diseñado por la Entidad para el traslado de bienes Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos).

* Los traslados entre funcionarios y dependencias deberán efectuarse a través de la Dirección Administrativa o de la que haga sus veces, quien actualizará la información únicamente en los registros de Almacén e inventarios, pues en los de contabilidad los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes a bienes en servicio.

* Los bienes que hayan sido despachados a una determinada dependencia o funcionario, no podrán ser trasladados a otra sin que se elaboren y legalicen los comprobantes de cargo o abono entre las respectivas dependencias y responsables, con el visto bueno de la Dirección Administrativa o su equivalente.

* Cuando sea necesario e imprescindible efectuar préstamos de bienes del tipo devolutivos o de consumo controlado de manera temporal entre dependencias o funcionarios, esta operación se debe legalizar a través de la Dirección Administrativa o su equivalente.

* La Dirección Administrativa, es la encargada de actualizar las novedades de traslados y de efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para el debido control del inventario de los bienes en servicio; también verificará su estado de conservación y mantenimiento.

Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de inventarios los que contienen la relación detallada de los bienes a cargo del funcionario o dependencia incluyendo los nuevos movimientos, firmados en señal de aceptación por los funcionarios involucrados, remplazarán los anteriores.

7.1.3.1.1 Salida o traslado de bienes para uso de Contratistas

La asignación de bienes devolutivos a contratistas debe estar expresamente consignada en las cláusulas del contrato (Ley 80 de 1993, artículo 40), y su entrega se legalizará mediante acta suscrita entre el supervisor del contrato y el contratista. Los bienes serán cargados al inventario individual del supervisor pero en el SIAF se identificará como “custodio” al respectivo contratista. Para tal efecto el supervisor remitirá copia del acta y del contrato a la Dirección Administrativa.

A la terminación del contrato, el contratista entregará los bienes al supervisor mediante acta, copia de la cual el supervisor remitirá a la Dirección Administrativa para la actualización de los registros en el SIAF.

En la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se debe tener en cuenta que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo; de lo contrario, el supervisor ú ordenador del gasto dejará constancia para efectos de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 52 y Ley 734 de 2002, artículo 4; entre las que se cuenta, hacer efectivas las pólizas que amparan los bienes entregados para el ejecución del contrato.

La gestión ante la aseguradora también se dará cuando el contratista habiendo entregado los bienes, éstos presentan un desgaste diferente al natural, o en caso de hurto o pérdida de los mismos.

En el evento de presentarse mérito para declarar una responsabilidad por hechos u omisiones, la Entidad debe determinar en cabeza de quién, como responsable de velar por el cumplimiento del contrato (supervisor, ordenador del gasto, jefe del área en donde se ejecuta el contrato), se surtirán los procesos disciplinarios, administrativos o fiscales (Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, artículo 53) a que haya lugar.

7.1.3.1.2 Reintegro al Almacén o Bodega de los bienes que se encuentran en servicio

Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.

Los bienes reintegrados al Almacén o Bodega deberán presentar un desgaste normal por uso. En caso de daño por caso fortuito o por acciones donde se presuma alguna responsabilidad del funcionario, y teniendo en cuenta que el comité de inventarios se constituye en un valioso mecanismo de autocontrol, le corresponde a éste solicitar al Responsable del Almacén un informe exhaustivo de las diferentes variables involucradas en el hecho, que una vez analizadas, servirán de base para que el Comité determine si es procedente dar traslado al Profesional de Control Interno Disciplinario o al Organismo de Control Fiscal para lo de su competencia.

De aquí la importancia de establecer las políticas y procedimientos al interior del Comité, requeridos para el cumplimiento de sus funciones enmarcados dentro de la normatividad vigente.

1. La persona que reintegre a la bodega un bien, debe elaborar “Acta de Movimiento de Elementos Devolutivos (Traslado)” formato código R-DA-017 diseñado por la Entidad para tal fin.

2. De encontrar conforme el bien o los bienes, el responsable de Almacén, elabora el respectivo formato R-DA-018 “Comprobante de Reintegro a Almacén” e informa para descargar del inventario individual respectivo, si los elementos no concuerdan se adoptará el procedimiento señalado para la reposición.

3. Ingresado el bien al Almacén a través de una inspección física se clasifica de acuerdo con el estado, y se opta por el proceso a seguir, reparación, baja o nueva puesta en servicio.

4. Debe informarse inmediatamente al área de contabilidad para la reclasificación de las cuentas de propiedades, planta y equipo en servicio a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados.

Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentren contabilizados en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente

5. Si a la finalización de un contrato laboral, los bienes no son trasladados a otro funcionario o al jefe de la dependencia, el funcionario que se retira deberá suscribir “Acta de Movimientos de Elementos Devolutivos (traslado)” formato R-DA-017, con el Responsable del Almacén quien procederá a efectuar el reintegro de los bienes.

7.1.3.1.3 Procedimiento Traslado de Bienes

7.1.3.1.4 Comprobante de Traslado

Es el documento legal probatorio que identifica clara y detalladamente el traslado de un bien, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, administración y conservación, por parte del funcionario que lo entrega transfiriéndola a quien lo recibe, podrá ser preimpreso o impreso por el sistema al momento de la legalización ante el responsable de almacén, constará del número de copias establecidas en el procedimiento definido por la Entidad (dos copias).

7.1.3.2 Toma Física o Verificación

Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de inventarios se  encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, traslados y salidas, se facilitará el levantamiento de los inventarios. Sin una base de información confiable y al día, se dificulta lograr un buen resultado.

La actualización incluye una adecuada clasificación por grupos contables y por dependencias y usuarios la que debe corresponder a la realidad de la estructura orgánica de la Entidad y de la planta de personal. Por lo tanto, el sistema no debe tener información relacionada con dependencias o funcionarios inexistentes que no pertenezcan o que se hayan retirado de la Entidad.

La realización del inventario físico requiere de un alto grado de calidad en las actividades que se realicen y de compromiso de parte de todos los funcionarios de la Entidad, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado el alto costo que implica su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.

Una toma física no es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que se encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado para realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una toma física real consiste en registrar en las planillas de conteo, previamente diseñadas, lo que se constata físicamente, especificando las diferentes variables que caracterizan los elementos objeto del inventario.

Para que el proceso de toma física tenga éxito, es conveniente establecer los mecanismos y funcionarios encargados del control de ingresos y salidas de bienes que se produzcan durante el procedimiento, definiendo claramente las fechas de corte.

7.1.3.2.1 De los bienes en Servicio

Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las diferentes unidades operativas, áreas o dependencias de la Entidad y funcionarios que se desempeñan en ellas.

El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de las dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo desarrollo puede ser conjunto o por separado.

7.1.3.2.2 De los bienes en Bodega

Es la verificación cuantitativa de los bienes – Propiedades, Planta y Equipo (devolutivos), Cargo Diferidos (consumo), Inventarios o mercancías, etc., que se encuentra en las bodegas de la Entidad y/o registrados en las cuentas de bodega o a cargo del responsable de la misma, para ser utilizados en el futuro (nuevos o para reutilización), por estar en o para mantenimiento o por haber sido reclasificados para ser dados de baja por obsoletos, no utilizables o como inservibles.

7.1.3.2.3 Acta o Informe final de la Toma Física

En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. Dentro de los datos que debe contener el acta están:

* Lugar y fecha;

* Nombre de la Entidad;

* Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes;

* Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia.

De existir diferencias, se debe consignar en el acta las razones expresadas por el responsable de manejo para explicarlas, así como las averiguaciones y verificaciones que haya realizado el Responsable del Almacén o responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.

Las compensaciones que sean susceptibles de realizarse, cuando así lo determine el funcionario competente para ello o el comité de inventarios, se deben registrar en el acta que se levante para tal fin.

Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del funcionario que al momento los tiene bajo custodia para el caso de bienes en bodega a cargo del responsable de esta o Responsable del Almacén, hasta aclarar lo sucedido.

Debe aprovecharse esta diligencia para analizar las condiciones físicas de los bienes y de las instalaciones para el adecuado bodegaje de los mismos. Las conclusiones de esta revisión deben consignarse igualmente en el acta.

El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.

7.1.3.2.4 Informes a emitir para formalizar el proceso de Toma Física en la Entidad – Inventario Físico.

En los informes deben quedar relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo de la Entidad con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de cada año como lo contemplan las normas.

La relación debe estar ordenada por dependencias y responsables de su uso o custodia y seguirlos parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y denominación.

1. Detalle por bien:

* Fecha y precio de adquisición o costo histórico; si no es posible, entonces su valor de reposición técnicamente establecido;

* Número de placa o código asignado,

* Descripción o nombre del bien o elemento;

* Costo ajustado;

* Depreciación acumulada;

* Depreciación acumulada ajustada;

* Valor actual

2. Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su sumatoria.

* Depreciación acumulada

* Valores actualizados a 31 de diciembre.

3. Actualización del código de cada uno de los bienes que tienen existencias al momento de la toma física, de acuerdo con el catálogo desarrollado por la Entidad y homologado con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

4. Entre otros informes que se deben presentar, son aquellos que permitan recoger transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física.

* Traslados realizados entre dependencias y funcionarios;

* Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que requieren reparación;

* Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar.

* Conciliación final, la que se realizará en conjunto con el área de contabilidad, se realiza a partir del resultado de la toma física y su confrontación con la información de almacén, bodega y los registros contables;

Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:

* Sobrantes Justificados: Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectúa adicionalmente la salida correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando.

* Sobrantes No Justificados: De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones y se elabora el correspondiente registro en el sistema, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el inventario físico en que se estableció.

Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la Entidad para realizarlo, mediante autorización del Representante Legal se hará la contratación correspondiente.

* Faltantes Justificados: Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y en el comprobante correspondiente. El comprobante llevará el visto bueno del funcionario responsable o delegado para el proceso.

* Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos faltantes no justificados o que no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de inventarios el resultado de las averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de importancia y así avalar la solicitud del Responsable del Almacén de dar traslado al área de control disciplinario o a quien haga sus veces al interior de la Entidad, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados.

* Compensaciones: Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizan previa autorización del Representante Legal o del funcionario que él delegue para tal fin o del comité de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.

* Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deben producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultánea. Los que quedarán soportados con la copia del acta de valoración y pronunciamiento emitida por el comité de inventarios y en la que se reconocen los sobrantes y faltantes del ejercicio y se determina realizar los correspondientes ajustes.

* Responsabilidades: De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.

Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Entidad, o de terceros puestos a su servicio.

7.1.3.2.5 Procedimiento para la realización de inventarios de bienes devolutivos en servicio

(*) Coordina labores con el contratista externo que se contrate para revisar los inventarios

7.1.4 Baja de Bienes

7.1.4.1 Baja de Bienes Servibles No Utilizables

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la empresa no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la Entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe tanto la recomendación del Comité de Inventarios como la orden expresa y motivada del Gerente General para darlos de baja.

Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la Entidad, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

* Bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la empresa para su funcionamiento.

* Bienes no útiles por su obsolescencia.

* Bienes no útiles por cambio o renovación de equipo.

* Bienes no útiles por cambios institucionales.

7.1.4.2 Baja De Bienes Inservibles

Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:

* Inservibles por daño total o parcial.

* Inservibles por deterioro histórico.

* Inservibles por salubridad.

La culminación del proceso de destino final autorizado, queda evidenciada con el acta de entrega o de destrucción correspondiente debidamente firmada por el responsable de Almacén, por el funcionario autorizado para la realización del proceso de baja, y por quienes intervengan. Este documento forma parte de los soportes del Comprobante de Salida definitiva del Almacén, y debe contener como mínimo:

* Identificación: activo, descripción, familia y proveedor.

* Fecha de compra y de retiro, marca, avalúo, referencia, vida útil, cantidades y código de almacén, entre otros.

* Localización: agencia, sección y responsable.

* Valorización: costo, ajuste acumulado y del periodo, costo ajustado, depreciación, depreciación acumulada, entre otros.

* Mejoras Y Traslados.

7.1.4.3 Baja de Bienes Inmuebles

Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Director o Representante Legal o del funcionario que se delegue para tal fin, debidamente sustentado en la Constitución Política, la Ley y demás normas que regulen la materia. Igualmente debe estar motivado, justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino final.

7.1.4.4 Baja de Bienes por Hurto, Caso Fortuito o Fuerza Mayor

En caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informarlo por escrito a la Dirección Administrativa, anexando la denuncia respectiva elevada ante las autoridades competentes para efectos de la investigación pertinente y reclamación ante la firma aseguradora según lo previsto en los procedimientos internos para tales fines.

Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenía en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará por escrito informe pormenorizado al Responsable del Almacén quien procederá de forma inmediata a solicitar la reclamación ante la firma aseguradora por el valor asegurado.

El Responsable del Almacén elaborará el documento o acta de pérdida o daño de bienes, donde se resuma la información completa respecto al bien, entre otras: Costo histórico, depreciación, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor de reposición o asegurado y concepto técnico o de experto si a ello hubiere lugar. El documento será firmado previa conciliación con la información contable.

7.1.4.5 Procedimiento a Seguir para la Baja de Bienes.

8 TABLA DE FORMATOS

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5313 de marzo 07 de 2014