(Febrero 28)

(Derogada por el art, 1°, Resolución 780 de 2018. Transmilenio. Derogada parcialmente en su artículo 1° por el art. 2°, Resolución 637 de 2018. Transmilenio) 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que el Decreto 195 de 2007 reglamenta y establecen directrices y controles al proceso presupuestal de Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

Que por medio de la Resolución 00660 de 2011 se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

Que por medio de la Resolución 354 de 2007 se adopta el Régimen de Contabilidad Pública se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.

Que por medio de la Resolución 355 de 2007 se adopta el Plan General de Contabilidad Publica la cual contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Publica SNCP.

Que por medio de la Resolución 356 de 2007 se adopta el Manual de procedimientos el cual define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Publica SNCP, describiendo el Catalogo General de Cuentas, los procedimientos y los instructivos contables.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la incorporación del siguiente procedimiento:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Definir las actividades y responsabilidades que permitan la verificación de los movimientos de las cuentas bancarias, minimizando el riesgo de error en el momento del registro de los mismos en la contabilidad, realizando la depuración de saldos en forma posterior y logrando un mejor control de las diversas operaciones bancarias de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A

Este procedimiento abarca desde el resumen financiero periódico y va hasta el momento de cruzar las partidas pendientes del mes anterior, donde se refleja la depuración contable y se ajusta la nueva conciliación.

Es para aplicación del área contable y los funcionarios que hacen parte del subproceso Gestión de la Información Contable y Tributaria de la Subgerencia Económica.

El responsable por la elaboración, mantenimiento y actualización del procedimiento es el Profesional Especializado Grado 06 Finanzas Corporativas Contabilidad, así como de su revisión que debe ser realizada por lo menos una vez al año.

La responsabilidad de velar por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento es del (la) Subgerente Económico (a).

En el desarrollo del presente procedimiento tienen responsabilidad en la ejecución de actividades, el Técnico Administrativo Finanzas Corporativas Contabilidad, el Profesional Especializado Grado 06 Finanzas Corporativas Contabilidad y el Tesorero General

• Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1483 de 2011 Por medio de la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal para las entidades territoriales

• Decreto 624 de 1989 Por medio del cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales

• Decreto 195 de 2007: Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles al proceso presupuestal de Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

• Resolución 00660 de 2011 Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

• Resolución 354 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Régimen Contable Publica. Conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

• Resolución 355 de 2007: Por medio de la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública. contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está integrado por el Marco Conceptual y la estructura y descripciones de las clases

• Resolución 356 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de procedimientos. Define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública- Está conformado por el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos e Instructivos Contables.

• Plan Único de Cuentas Contaduría General de la Nación

• Demás Normatividad Generada por la Contaduría General de la Nación, La Secretaria de Hacienda y la Contraloría General del Distrito.

• EXTRACTO BANCARIO: Es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, transferencias, depósitos, giros de cheques, retiros, notas débito o crédito y los saldos.

• SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (SIAF): Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería) conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

Definir las actividades y responsabilidades relacionadas con la causación de los hechos contables de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A. de acuerdo con la normatividad Contable y Tributaria vigente en esta materia.

Este procedimiento incluye todas las actividades para la causación contable de la Entidad, inicia con el recibo de las facturas o cuentas de cobro y termina con el archivo del comprobante contable con la codificación aprobada.

Es para aplicación del área contable y los funcionarios que hacen parte del subproceso Gestión de la Información Contable y Tributaria de la Subgerencia Económica.

El responsable por la elaboración, mantenimiento y actualización del procedimiento es el Profesional Especializado Grado 06 Finanzas Corporativas Contabilidad, así como de su revisión que debe ser realizada por lo menos una vez al año.

La responsabilidad de velar por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento es del (la) Subgerente Económico (a).

En el desarrollo del presente procedimiento tienen responsabilidad en la ejecución de actividades el Técnico Administrativo Finanzas Corporativas Contabilidad, el Profesional Universitario Finanzas y el Profesional Especializado Grado 06 Finanzas Corporativas Contabilidad

• CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el Presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia cada Empresa debe llevar un registro de tales certificados que permita determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de las Empresas deberán contar con CDP previos, expedidos por el Responsable de Presupuesto o quien haga sus veces.

• FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE: Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, fechas, entre otros.

• CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Es el documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se utilizará para tal fin. Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

• CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO: Es el documento mediante el cual el interventor del contrato certifica que el contrato, orden de compra o servicio, cuenta con la respectiva aprobación presupuestal, con cargo al rubro indicado, según los certificados expedidos por el responsable del presupuesto. El contratista cuenta con pólizas aprobadas y acta d inicio. A la fecha el contratista ha cumplido con todas las obligaciones estipuladas en el contrato. El contratista realizo el pago de aportes parafiscales o aportes de seguridad social

• SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (SIAF): Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería) conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

• Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1483 de 2011 Por medio de la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal para las entidades territoriales

• Decreto 624 de 1989 Por medio del cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales

• Decreto 195 de 2007: Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles al proceso presupuestal de Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

• Resolución 00660 de 2011 Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

• Resolución 354 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Régimen Contable Publica. Conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

• Resolución 355 de 2007: Por medio de la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública. contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está integrado por el Marco Conceptual y la estructura y descripciones de las clases

• Resolución 356 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de procedimientos. Define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública- Está conformado por el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos e Instructivos Contables.

• Plan Único de Cuentas Contaduría General de la Nación

• Demás Normatividad Generada por la Contaduría General de la Nación, La Secretaria de Hacienda y la Contraloría General del Distrito.

• Se debe tener en cuenta que para el pago a tiempo de los impuestos, no se recibirán facturas que correspondan a meses anteriores.

• Los documentos soporte de acuerdo al tipo de obligación son los descritos en la tabla siguiente:

1 Las Facturas deben cumplir los siguientes requisitos

* Denominarse expresamente "FACTURA DE VENTA"

* Apellidos y Nombres o Razón y NIT del vendedor o quien presta el servicio

* Apellidos y Nombres o Razón y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado

* Numeración Consecutiva

* Fecha de Expedición

* Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestado

* Valor Total de la Operación

* Nombres o Razón y NIT del Impresor de la Factura

* Calidad del agente retenedor del IVA

* Resolución vigente de la DIAN

2 El Interventor deberá certificar el pago de aportes a seguridad social por parte de contratista, que existe acta de inicio y que las pólizas se encuentran aprobadas.