RESOLUCIÓN SDH-000061 DE 2014

(Marzo 19)

“Por la cual se dictan los lineamientos para la implementación del teletrabajo en la Secretaría Distrital de Hacienda”.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de las facultades legales y, en especial, las conferidas por la Ley 1221 de 2008 y los artículos 8º del Decreto 884 de 2012 y 2º del Decreto 596 del 2013 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1221 de 2008, “Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones”, tiene por objeto promover y regular el Teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones (TIC).

Que mediante el Decreto 884 de 2012 se reglamentó la citada Ley, estableciendo las condiciones laborales especiales del teletrabajo que regirán las relaciones entre empleadores y teletrabajadores que se desarrollen en el sector público en relación de dependencia.

Que mediante el Decreto 596 de 2013, el Alcalde Mayor dictó las medidas para la aplicación del teletrabajo en los organismos y las entidades del Distrito Capital como materialización del proyecto prioritario “Dignificación del empleo público”, dentro del cual el trabajo se erige como una propuesta de equidad e inclusión para aquellos segmentos poblacionales que tengan alguna dificultad para laborar de manera presencial en organismos y entidades.

Que para efectos de esta Resolución se entenderá el teletrabajo como una forma de organización laboral, que se efectúa en el marco de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación -TIC- para el contacto entre el servidor público y el empleador sin requerirse la presencia física del servidor público en una de las sedes de la Entidad.

Que el teletrabajador es la persona que en el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera de la sede del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley.

Que se desarrollará inicialmente el teletrabajo en la entidad mediante la implementación de una prueba piloto en aras de favorecer a los servidores públicos que se encuentren en algún criterio de prioridad señalados en el artículo 8° Decreto 596 de 2013.

Que en mérito de lo expuesto, este Despacho

RESUELVE:

Artículo 1°.- Objeto y Ámbito de aplicación. Permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral que será aplicable a los(as) servidores(as) públicos(as) de la Entidad, que se encuentren en alguno de los criterios de prioridad señalados en el artículo 8° del Decreto 596 de 2013 y cuyas funciones puedan ser desarrolladas sin requerirse la presencia física del(a) servidor(a) público (a) en un sitio específico de trabajo, a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

La Dirección de Gestión Corporativa de la Entidad señalará el procedimiento y los formatos que deberán diligenciar los (as) servidores(as) públicos(as) para que le autorice la modalidad de teletrabajo.

Artículo 2º.- Alcance de la aplicación del teletrabajo. Con el fin de ir adecuando el teletrabajo al interior de la Entidad, se iniciará la implementación mediante la aplicación de una prueba piloto que tendrá dos años de vigencia, contados a partir de la publicación de la presente Resolución.

Artículo 3º.- Manual de funciones. En el manual de funciones de la Entidad se deberá identificar las actividades susceptibles de ser desarrolladas mediante el teletrabajo y se incorporará un capítulo que establezca las reglas especiales para su práctica, el cual tendrá en cuenta:

1. Área de aplicación.

2. Condiciones de acceso al teletrabajo.

3. Modalidad del teletrabajo.

La actualización y ajuste del Manual de Funciones de la Entidad corresponderá liderarla a la Subdirección de Talento Humano.

Artículo 4. Criterios de prioridad y procedimiento de implementación. Los criterios de prioridad para favorecer la modalidad de teletrabajo son los establecidos en el artículo 8º del Decreto 596 de 2013, o en las normas que lo adicionen o modifiquen. La Dirección de Gestión Corporativa a través de la Subdirección de Talento Humano, teniendo en cuenta la normatividad vigente, establecerá el procedimiento para la presentación, trámite, requisitos y demás aspectos de orden administrativo a tener en cuenta para viabilizar la implementación de la prueba piloto de la Modalidad de teletrabajo.

Artículo 5º. Acuerdo de voluntariedad. De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6º de la Ley 1221 de 2008, la vinculación a la modalidad de teletrabajo es voluntaria, tanto para el nominador como para el(a) servidor(a) público(a). Para tal efecto, se suscribirá un acuerdo de voluntariedad entre la Entidad y el(a) servidor(a) público(a) previa expedición de la Resolución mediante la cual se le autorice la modalidad del teletrabajo.

Artículo 6º. Condiciones laborales teletrabajo. Se podrá autorizar esta modalidad de trabajo para que sea desarrollado de forma autónoma, móvil o suplementaria, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2° de la Ley 1221 de 2008, cumpliendo con la jornada mínima de trabajo estipulada correspondiente a 42,5 horas semanales.

Para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo, en el acto administrativo de autorización se deberán indicar los días y horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades.

Artículo 7º.- Deberes y obligaciones del teletrabajador. Los teletrabajadores siguen siendo servidores públicos por lo cual deben cumplir los deberes y las obligaciones que les corresponde por ley, en especial se precisan las siguientes:

1. Dedicar la totalidad de la jornada laboral en la modalidad de teletrabajo al desarrollo de las funciones encomendadas y rendir los informes respectivos solicitados por el jefe inmediato, con la oportunidad y periodicidad que se determine.

2. Diligenciar la información contenida en los formatos específicos determinados para esta modalidad relacionada con la aplicación del teletrabajo.

3. Acatar las normas aplicables al teletrabajo en lo relacionado con la seguridad social integral, incluida la promoción de la salud y prevención de los riesgos laborales, de conformidad con lo establecido por la Entidad de riesgos laborales a la cual se encuentre afiliado.

4. Cumplir la política de uso y seguridad de la información de la Entidad, así como dar buen uso a los equipos y programas informáticos, protección de datos personales, propiedad intelectual y seguridad de la información que se encuentren señaladas en la Ley.

5. Mantener contacto diario con los (as) servidores (as) públicos(as) de la entidad que se requiera, de manera que le permita estar informado de las actividades programadas por las dependencias internas, así como para demostrar el cumplimiento de sus labores y horas de trabajo respectivas.

Artículo 8°.- Derechos del teletrabajador. El teletrabajador gozará de los mismos derechos contemplados para los empleados de la Entidad en materia de capacitación y bienestar social, para lo cual el(a) servidor(a) público(a) deberá consultar permanente el buzón del correo institucional, para estar informado de la oferta en capacitación y de la programación de los planes de bienestar a los que puede acceder.

Artículo 9°. Costos asociados a la modalidad del teletrabajo. De acuerdo con el procedimiento que se establezca y previa comprobación de los mismos, la Entidad podrá proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones de telefonía fija e internet, programas, valor de la energía o costos de desplazamientos ordenados por la Entidad que se generen en el desarrollo de las funciones. Bajo ninguna circunstancia, dicho reconocimiento tendrá efectos salariales o prestacionales.

Artículo 10º. Auxilio de transporte. Dependiendo los gastos de movilidad que ocasione la actividad de teletrabajo se les seguirá reconociendo el auxilio de transporte al teletrabajador que tiene derecho a percibirlo, en caso de que las actividades laborales no demanden gastos de movilidad al teletrabajador, no habrá lugar a dicho reconocimiento. Esta situación quedará expresamente determinada en la resolución que autorice la modalidad del teletrabajo al(a) servidor(a) público(a).

Artículo 11º. Condiciones técnicas, informáticas y de promoción de la salud. El(a) servidor(a) público(a) que solicite la autorización para trabajar en la modalidad de teletrabajo, deberá contar con los siguientes elementos de trabajo en su lugar de domicilio:

a. Una estación de trabajo con computador que deberá tener las especificaciones técnicas mínimas en cuanto a software y hardware que determine la Dirección de Sistemas e Informática de la Entidad en el instructivo que se emita para el efecto.

b. Conexión de banda ancha con velocidad adecuada y suficiente para las actividades que tiene que desarrollar el teletrabajador.

c. Silla, escritorio y teléfono fijo.

d. Contar con condiciones ambientales en cuanto a iluminación, atmosféricas y sonoras adecuadas para realizar la labor y promover la salud del teletrabajador.

Parágrafo 1º. En caso que el(a) servidor(a) público(a) no cuente con los elementos a que se refiere el literal a) de este artículo, la Entidad podrá suministrar, instalar y mantener los equipos informáticos requeridos para llevar a cabo el teletrabajo. En este evento:

a) Se entregarán los elementos en calidad de préstamo a cargo en el inventario del(a) servidor(a) público(a), quien deberá utilizarlos en las actividades de teletrabajo y responder por su custodia.

b) Los elementos y medios suministrados no podrán ser usados por persona distinta al teletrabajador, quien deberá restituir los objetos entregados para la ejecución del mismo, en buen estado, salvo el deterioro natural.

c) La Entidad facilitará el apoyo técnico y el servicio adecuado de los equipos y programas informáticos a través de los medios dispuestos para tal fin.

d) En caso de mal uso de los equipos, uso inadecuado o para fines diferentes a los establecidos o no acordes con las políticas de seguridad contempladas en la Entidad, la responsabilidad por daño o pérdida será trasladada al teletrabajador que los utiliza y custodia.

Parágrafo 2º. La verificación de las condiciones técnicas, informáticas y de promoción de la salud, a que se refiere este artículo, deberá constar en el acta que para el efecto se elabore por la Subdirección de Talento Humano.

Artículo 12º. Uso de la información. El acceso a los diferentes entornos y sistemas informáticos de la Entidad será efectuado siempre y en todo momento bajo el control y la responsabilidad del(a) servidor(a) público(a), siguiendo los procedimientos establecidos por la Entidad. Éste se deberá comprometer a respetar la legislación en materia de protección de datos, las políticas de privacidad y de seguridad de la información que la Entidad ha implementado, como también a:

a) Utilizar los datos de carácter personal a los que tenga acceso única y exclusivamente para cumplir con sus obligaciones para con la Entidad,

b) Cumplir con las medidas de seguridad que la Entidad haya implementado para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de los datos de carácter personal a los que tenga acceso.

c) No ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tenga acceso, ni para efectos de su conservación.

Artículo 13º. Soportes de la actividad del teletrabajador. Para el desarrollo del artículo 6° de la Ley 1221 de 2008 y la puesta en marcha de la prueba piloto, la Subdirección de Talento Humano deberá verificar que reposen, debidamente diligenciados en la historia laboral del teletrabajador, los siguientes documentos:

a) El Acuerdo de Voluntariedad, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6º de la Ley 1221 de 2008, el cual deberá suscribirse previamente a la expedición de la Resolución que autoriza la modalidad de teletrabajo.

b) La resolución por la cual se autoriza trabajar bajo la modalidad de teletrabajo al(a) servidor(a) público(a).

c) El acta de visita al lugar de residencia donde se constató el cumplimiento de los requisitos técnicos y logísticos para desarrollar el teletrabajo, así como las actas y documentos de seguimiento del mismo de la presente Resolución.

d) Documento mediante el cual se le comunica a la ARL la decisión de concederle al(a) servidor(a) público(a) la modalidad del teletrabajo.

Artículo 14º. Reversibilidad del teletrabajo. Los servidores (as) públicos(as) que realicen su trabajo en las instalaciones de la Entidad, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar, volver a la actividad laboral convencional.

La reversibilidad consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo, perdiendo la calidad de teletrabajador y ocupando su puesto de trabajo en las instalaciones de la Entidad.

Si el teletrabajador desea dar por terminada la modalidad de teletrabajo, debe hacer la solicitud a la Subdirección de Talento Humano, con una antelación no inferior de quince (15) días hábiles a la fecha en que desea incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.

El nominador, previo informe de la Subdirección de Talento Humano, podrá dar por terminada la modalidad de teletrabajo cuando se evidencie el no cumplimiento de las condiciones establecidas entre el teletrabajador y la Entidad o de los requisitos dispuestos en la normatividad para que se continúe desarrollando el teletrabajo.

Parágrafo: La reversibilidad no opera en el caso de que se vincule por primera vez a un(a) servidor(a) público(a), pues la reversibilidad solo se aplica para los teletrabajadores que previamente tienen un vínculo laboral con la Entidad.

El nominador y el teletrabajador fijarán mutuamente en el acto administrativo de autorización de la modalidad de teletrabajo un tiempo mínimo para retornar al trabajo convencional.

Artículo 15º. Coordinación para la implementación del teletrabajo. La coordinación del teletrabajo en la Entidad estará bajo responsabilidad de la Subdirección del TalentoHumano, con el acompañamiento de la Dirección de Sistemas e Informática quien deberá prestar el apoyo técnico requerido.

Artículo 16º. Comité Coordinador del Teletrabajo. Se creará el Comité Coordinador del Teletrabajo, el cual estará conformado por el(a) Director(a) de Sistemas e Informática, el(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, el(a) Director(a) Jurídico(a), el(a) Director(a) de Gestión Corporativa y el(a) Subdirector(a) del Talento Humano. Las funciones del Comité serán las establecidas en el artículo 4° del Decreto 596 de 2013:

1. Orientar la puesta en marcha del teletrabajo y su desarrollo.

2. Promover, fortalecer y potenciar el teletrabajo como una modalidad de trabajo digno.

3. Orientar el desarrollo de la prueba piloto que defina la factibilidad de aplicación del teletrabajo.

4. Definir los mecanismos y las estrategias para el seguimiento a la puesta en marcha y al desarrollo del teletrabajo.

5. Definir las condiciones y los alcances para la puesta en marcha y el desarrollo del teletrabajo.

6. Definir el plan de acción tendiente a la puesta en marcha y desarrollo del teletrabajo.

7 Definir las estrategias de acompañamiento y/o capacitación de los líderes de los procesos y de los teletrabajadores, en lo relacionado con el teletrabajo y su puesta en marcha.

8. Efectuar el seguimiento y la evaluación a la puesta en marcha y el desarrollo del teletrabajo y definir las acciones para sus sostenibilidad y/o mejoramiento.

Artículo 17º.- Registro de teletrabajadores. La Subdirección del Talento Humano de la Secretaría Distrital de Hacienda se encargará de llevar el registro de los teletrabajadores al servicio de la Entidad.

Artículo 18º.- Seguridad y Riesgos Laborales. La Entidad debe realizar la verificación de las condiciones del lugar destinado al teletrabajo comprobando el cumplimiento de los lineamientos de seguridad y salud con la asesoría de la administradora de riesgos laborales. Además, deberá cumplir con las obligaciones en riesgos laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) definidas en la normatividad vigente.

El(a) servidor(a) público(a) debe cumplir las condiciones especiales sobre la prevención de riesgos laborales, e informar las condiciones de trabajo con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales la entidad implementará los correctivos necesarios.

De igual forma deberá autorizar las visitas de asistencia para las actividades de salud ocupacional. No obstante, estas visitas deberán ser programas de manera conjunta y no se podrán realizar de manera arbitraria y sin consentimiento de éste.

Artículo 19º. Transitorio.- Con el fin de dar prelación al principio de dignificación del empleo y en tanto la Comisión Nacional del Servicio Civil adopta el instrumento que permita medir el desempeño laboral del teletrabajador, para los fines previstos en las disposiciones que regulan la evaluación de desempeño ésta se realizará al teletrabajador dando cumplimiento a la normativa vigente, en la periodicidad y términos indicados por la Subdirección de Talento Humano para los servidores(as) públicos(as). El jefe inmediato deberá prever en la fijación de compromisos que las actividades desarrolladas por el teletrabajador sean aquellas que permitan hacer el correspondiente seguimiento periódico de evaluación de objetivos y de resultados, estableciendo que las evidencias se encuentren disponibles en el espacio del share point de la Entidad.

Artículo 20º. Vigencia: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PÚBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 19 días del mes de marzo del año 2014.

RICARDO BONILLA GONZÁLEZ

Secretario Distrital de Hacienda

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5321 de marzo 19 de 2014