| |
RESOLUCIÓN 166 DE 2014
(Mayo 8)
“Por la cual se modifican las Resoluciones: 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”
EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”,
en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.
Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.
Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.
Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.
Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 y 3389, 3390, 3391, 3392,3393, 3394, 3395, 3398, 3399, 3400 y 3401 de 2013, la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.
Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a:
I. La incorporación de los siguientes procedimientos:
|
Código |
Versión |
Nombre |
|
P-DA-006 |
0 |
Solicitud, Trámite y Legalización de Comisiones de Servicios o Estudios |
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, a los ocho (8) días del mes de mayo de dos mil catorce (2014).
JAIME GARCÍA MÉNDEZ
Jefe Oficina Asesora de Planeación
|
|
TÍTULO:
SOLICITUD, TRÁMITE Y LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS O ESTUDIOS |
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA |
|
Código
P-DA-006 |
Versión
0 |
Fecha
Febrero 24 de 2014 |
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO
2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
3. RESPONSABLE
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. DEFINICIONES
6. NORMAS GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)
6.1 Designación y Control de Comisiones
6.2 Competencia para Otorgar Comisiones
6.3 Legalización de la Comisión
6.4 Viáticos
6.5 Oportunidad en el Trámite
6.6 Reporte a la Administradora de Riesgos Laborales
6.7 Modificación de la Comisión
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Comisión de Servicios al Exterior del País
7.2 Comisión de Servicios al Interior del País para el Gerente General
7.3 Comisión de Servicios al interior del país para servidores públicos diferentes al Gerente General
7.4 Comisión de Estudios
8. TABLA DE FORMATOS
1. OBJETO
Estandarizar las actividades necesarias para tramitar y conferir comisiones de servicios o estudios al igual que atender invitaciones de Gobiernos Extranjeros, Organismos Internacionales o de Instituciones Privadas a los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A.
2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento inicia con la Solicitud de una Comisión de Servicios o Estudios y finaliza con la legalización que haga de la misma el servidor público designado para atenderla. El presente procedimiento es para conocimiento y aplicación de todos los servidores públicos de la Entidad que gestionen algún tipo de comisión.
3. RESPONSABLE
El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario de Talento Humano. Por su estricto cumplimiento velará el (la) Director (a) Administrativo (a).
La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá hacerse por lo menos una vez al año.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
|
Documento |
Año |
Nivel |
Descripción |
|
Decreto 1950 |
1973 |
Nacional |
Por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil, entre ellas las comisiones de servicio y estudio. |
|
Decreto 1666 |
1991 |
Nacional |
Por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior. |
|
Decreto 2197 |
1996 |
Nacional |
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1950 de 1973, en el tema de comisiones de servicio y estudio. |
|
Decreto 1050 |
1997 |
Nacional |
Por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior. |
|
Decreto 2004 |
1997 |
Nacional |
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de 1997, en las condiciones de las comisiones. |
|
Resolución 280 |
2005 |
Transmilenio S.A |
Por la cual se establecen los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y viáticos en Transmilenio S.A. y se dictan otras disposiciones. |
|
Circular 077 |
2013 |
Distrital |
Tramites de novedades de personal - Actos administrativos para firma del Alcalde Mayor y/o Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. |
5. DEFINICIONES
Comisión: Cuando un servidor público por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.
Comisión de Servicios
* Tiene como objeto ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente a la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias, capacitaciones o seminarios, o realizar visitas técnicas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que trabaja el servidor público. Están prohibidas las comisiones de servicios de carácter permanente.
* La comisión de servicios hace parte de los deberes de todo servidor público, puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de manutención conforme a la normatividad vigente. En el acto administrativo respectivo deberá indicarse su duración, que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones de servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más, con excepción de los empleos que tengan funciones específicas de inspección y vigilancia.
Nota: En los casos en los cuales una Comisión de Servicios incluya la participación por parte del comisionado en cursos de formación, capacitación o seminarios, ésta no se considera como Comisión de Estudios, siguiendo el trámite y ejecución normal de una Comisión de Servicios.
Comisión de Estudios
La comisión de estudios se cataloga como una situación administrativa en donde, por circunstancias previamente definidas, el servidor público durante su vida laboral y según el ordenamiento jurídico, sin perder tal condición, puede temporalmente dejar de prestar sus servicios, en este caso, para adelantar su formación o mejoramiento académico, teniendo en cuenta que:
Sólo se podrán conferir para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo de que se es titular, o en relación con los servicios a cargo del organismo donde se halle vinculado el trabajador oficial.
* Las solicitudes de comisión de estudios que se presenten ante la Gerencia General deberán incluir una justificación del jefe inmediato en la cual se precise la relación existente entre las funciones desempeñadas por el solicitante y el contenido de la capacitación solicitada.
* Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al trabajador oficial que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la entidad, para tal efecto, además de las autorización respectiva, deberán cumplirse los siguientes requisitos, sin excepción:
** Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión.
** Póliza de Garantía de Cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta por ciento (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el servidor público pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.
** El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado.
Nota: Para certificar el rendimiento académico, se deberá presentar título y/o certificado expedido por la institución y/o centro de estudios, en el que se exponga la situación académica satisfactoria del comisionado.
** En los eventos en los cuales el comisionado solicite una prórroga del tiempo inicialmente previsto, esta debe venir acompañada igualmente por un certificado de la institución y/o centro de estudios donde se evidencie que la prórroga no obedece a un rendimiento académico no satisfactorio del comisionado. Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica, maestría o doctorados, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.
** Cuando se trate de beca otorgada por el ICETEX, a la solicitud de autorización de comisión de estudios en el exterior deberá acompañarse concepto favorable de dicha entidad.
** En ninguna comisión de estudios al interior o exterior del país, podrá reconocerse viáticos ni tiquetes aéreos o terrestres.
** El Gobierno Nacional o Distrital o el Gerente General podrán revocar en cualquier momento la comisión y exigir que el servidor público reasuma las funciones de su empleo, cuando por cualquier medio aparezca demostrado que el rendimiento en el estudio, la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o se han incumplido las obligaciones pactadas. En este caso el servidor público deberá reintegrarse a sus funciones en el plazo que le sea señalado y prestar sus servicios conforme con lo dispuesto en el artículo 86 del Decreto 1950 de 1973, so pena de hacerse efectiva la caución y sin perjuicio de las medidas administrativas y las sanciones disciplinarias a que haya lugar.
Nota: En los casos en los cuales una Comisión de Servicios incluya la participación por parte del comisionado en cursos de formación, capacitación o seminarios, ésta no se considera como Comisión de Estudios, siguiendo el trámite y ejecución normal de una Comisión de Servicios.
6. NORMAS GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)
6.1 Designación y Control de Comisiones
* Las solicitudes de Comisiones de Servicio siempre deben atender invitaciones espontaneas de entidades y/o organismos nacionales y/o internacionales. No está permitido a los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. el trámite de solicitudes de invitación a eventos a nombre propio y/o a nombre de la entidad. TRANSMILENIO S.A. podrá solicitar información adicional a los organizadores del evento, para validar la información sobre dicha convocatoria.
* Los trabajadores oficiales que hayan sido designados para comisiones de estudios al exterior en los últimos cinco (5) años anteriores a la solicitud de la comisión que se tramita, no podrán ser designados para una nueva comisión de estudios al exterior.
6.2 Competencia para Otorgar Comisiones
Las comisiones al interior del país serán conferidas por el Gerente General o por quien él designe y las comisiones al exterior serán concedidas por el Alcalde Mayor de Bogotá y el Gerente General.
Las comisiones para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o entidades particulares solo podrán ser aceptadas previa autorización del Gobierno Nacional. Así mismo, no podrán conferirse comisiones al interior ni al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión de la Entidad. Esta autorización es adicional al requisito del párrafo anterior.
6.3 Legalización de la Comisión
* En cumplimiento de la normativa existente en la materia, la legalización de la comisión deberá hacerse dentro de los tres (03) días hábiles siguientes al cumplimiento de la misma. Si el interesado no presenta la legalización dentro del término estipulado, la Dirección Administrativa procederá a efectuar el descuento del valor del avance no legalizado por nómina. También informará por escrito al Profesional de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.
Una vez finalizada la comisión se debe entregar el R-DA-032 Legalización de la Comisión, debidamente diligenciado y firmado a la Dirección Administrativa con los siguientes soportes:
** Informe detallado sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la comisión, indicando los mecanismos a través de los cuales puede desarrollar el proceso de retroalimentación al interior de la empresa, en especial si corresponde a Comisión de Estudios.
** Carátula del tiquete aéreo, pasabordo y/o los recibos correspondientes para el caso de desplazamientos terrestres, para demostrar la realización efectiva del viaje o traslado programado.
** Cuando se hayan ordenado gastos de viaje adicionales, se haya suspendido la comisión o la misma no se haya realizado, deberá hacerse el reintegro de los valores correspondientes a la Tesorería, dentro de los cinco (5) días siguientes a su regreso o al recibo del dinero.** Si en la comisión se incluye pago de inscripción al evento que se asiste, se debe entregar el soporte de pago al área de Contabilidad (asesorarse con dicha área antes de efectuar el pago, para saber cuál es el valor que se debe cancelar previas retenciones de ley), este documento debe tener todas las características legales, que permitan su adecuada contabilización.
** Cuando el servidor público comisionado se desplace en vehículo oficial, el conductor deberá anexar para la legalización de su comisión, los recibos de peaje, gasolina y demás gastos que eventual y extraordinariamente deba cubrir y que guarden relación directa con la movilización del vehículo para el cumplimiento de la comisión.
** Al terminar la comisión de estudios el servidor público debe presentarse ante el Jefe respectivo, dejando constancia escrita y entregar informe dentro de los tres (3) días siguientes de finalizada la comisión.
Nota: No podrá tramitarse el pago de nuevas comisiones a servidores públicos que no hayan legalizado comisiones anteriores.
6.4 Viáticos
Se establece como escala de viáticos para los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. que deban cumplir comisión de servicios en el interior y en el exterior del País, la que determine el Departamento Administrativo de la Función Pública, en cumplimiento de las directrices del Gobierno Nacional para todas las entidades del Estado. Tal como se menciona en párrafos anteriores, en las comisiones de estudios al interior o exterior del país, no podrán reconocerse viáticos ni tiquetes aéreos o terrestres.
Los viáticos estarán destinados a proporcionarle al servidor público manutención y alojamiento. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la Entidad y con fundamento en los aspectos previstos en la Resolución 280 del 12 de Diciembre de 2005 o por la que la modifique o derogue y el presente procedimiento, en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad.
* Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica y los gastos de representación que correspondan al cargo del servidor público comisionado.
* Sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo; si no se requiere pernoctar durante el periodo de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.
Cuando se requieran tiquetes aéreos, éstos deberán ser autorizados en clase económica, en ningún caso se reconocerán gastos de transporte urbano o local, ni de transporte entre los aeropuertos y las ciudades o viceversa, tampoco se reconocerán los impuestos o tasas aeroportuarias. Estos gastos se encuentran incluidos en la tarifa diaria de viáticos establecida, cuya distribución prevista es la siguiente: 50% para hospedaje y el otro 50% para gastos de manutención (alimentación, desplazamientos y otros gastos propios de la comisión).
Nota: En los casos en los cuales la comisión de servicios incluya traslados entre ciudades, éstos deben ser considerados dentro de la necesidad de tiquetes aéreos.
6.5 Oportunidad en el Trámite
Para el trámite oportuno de todas las comisiones, el servidor público interesado, gestionará la aprobación por parte del Gerente General y del Jefe Inmediato, utilizando el formato R-DA-030 Solicitud de Comisión y lo entregará a la Dirección Administrativa, teniendo en cuenta los plazos que se describen a continuación y enviar por correo electrónico a los Profesionales Universitario y Especializado de Talento Humano, un párrafo donde se indique cual va a ser su aporte para la empresa y para la ciudad al asistir a esta visita y cuál es el objetivo que buscan alcanzar con la participación en la comisión:
* Para comisiones que requieran autorización del Gobierno Nacional y Alcaldía Mayor de Bogotá, se solicitará con mínimo cuarenta y cinco (45) días calendario de anticipación.
* Para comisiones que requieran solo autorización de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se solicitará con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación.
* Para comisiones que no requieren autorización por parte del Gobierno Nacional ni de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con veinte (20) días calendario de anticipación.
6.6 Reporte a la Administradora de Riesgos Laborales
La situación administrativa correspondiente a una comisión, deberá reportarse por parte del área de Talento Humano, a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales (ARL) de la empresa, para que sea tenida en cuenta dicha novedad y sean registrados los aspectos relacionados con la protección laboral del trabajador.
6.7 Modificación de la Comisión
Cuando por necesidades del servicio, la comisión sea modificada en sus fechas o no se cumpla, será necesario expedir una resolución motivada aclaratoria o revocatoria, según el caso, la cual explicará en las consideraciones los antecedentes respectivos a la situación presentada. Si se trata de ampliación del plazo de la misma, el acto administrativo deberá expedirse antes de la finalización del inicialmente autorizado.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Comisión de Servicios al Exterior del País
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
Inicio |
|
|
20 |
Recibir la invitación y/o solicitud para atender Comisión de servicios al exterior |
Superior Inmediato y/o Director y/o Jefe de Oficina |
|
30
|
Verificar que la comisión esté relacionada con las funciones del área y cargo del comisionado e informar sobre la comisión, presentando la justificación de la misma por medio de una Solicitud de Comisión (Formato R-DA-030), acompañado de la documentación que la soporta |
Superior Inmediato y/o Director y/o Jefe de Oficina |
|
40 |
Autorizar la comisión y remitirla a la Dirección Administrativa |
Gerente General |
|
¿15?
|
¿En la comisión se requiere liquidación de viáticos y/o inscripción?
SI: Ir a etapa 50
NO: ir a etapa 90 |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
50 |
Liquidar el valor de cada uno de los ítems de reconocimiento autorizados con base en la tabla de tarifas de viáticos vigente y elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal requerida, además se debe tener en cuenta si se debe pagar costo de inscripción, para solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
60 |
Revisar la liquidación de viáticos y solicitud de disponibilidad presupuestal, verificando la aplicación de conformidad con la normatividad laboral vigente y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
70 |
Aprobar y firmar la solicitud de disponibilidad presupuestal. |
Director Administrativo |
|
80 |
Radicar solicitud de disponibilidad presupuestal al Profesional Especializado de Presupuesto. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
90 |
Realizar la comunicación de la comisión para el Ministerio de Interior, adjuntando todos los soportes requeridos.
Comunicación solicitando autorización para aceptar una invitación.
Carta de Invitación dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del invitante, nombre del evento, fecha, lugar, ciudad, país; en la carta se debe indicar quien va a sufragar los gastos y hacer una descripción detallada de estos.
Indicar la naturaleza jurídica del invitante si es Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado; realizar manifestación que no hay interés directo no indirecto, ni vínculo contractual entre el invitante y el invitado.
Funciones del servidor que solicita la autorización.
Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento y como mejor la función pública su asistencia.
Se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días de antelación, discriminando los gastos sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio de asistir al evento para la entidad.
Nota: La Comunicación al Ministerio del Interior debe elaborarse siempre y cuando el organismo, entidad o empresa de derecho público o privado que genera la invitación, sufrague total o parcialmente los costos asociados al viaje o viáticos del comisionado. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
100 |
Revisar la comunicación del Ministerio de Interior y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
110 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto a los soportes al Ministerio de Interior. |
Director Administrativo |
|
120 |
Proyectar el acto administrativo para firma del Alcalde Mayor de Bogotá, Decreto Comisión de Servicios y Encargo (En el formato dispuesto por la Alcaldía) si es del Gerente o Resolución de Comisión de Servicios (En el formato dispuesto por la Alcaldía) si es de un servidor público diferente al Gerente General. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
130 |
Proyectar el acto administrativo para firma de Gerente General, legalizando el encargo en caso que el comisionado sea un servidor público diferente al Gerente General. |
Técnico Administrativo de Talento Humano |
|
140 |
Realizar la comunicación de la comisión para la Alcaldía Mayor de Bogotá, adjuntando todos los soportes de la comisión. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
150 |
Revisar el Acto Administrativo proyectado y la comunicación para la Alcaldía Mayor de Bogotá y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
160 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto con el acto administrativo, la disponibilidad presupuestal y los soportes de la comisión a la Alcaldía Mayor de Bogotá. |
Director Administrativo |
|
170 |
Revisar, firmar, numerar y devolver copia del acto administrativo a Transmilenio S.A. |
Alcaldía Mayor de Bogotá |
|
180 |
Solicitar la cotización para la compra de los tiquetes ida y regreso si así se requiere. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
¿25?
|
¿La comisión requirió de solicitud de disponibilidad presupuestal?
SI: Ir a etapa 190
NO: Ir a etapa 220
|
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
190 |
Entregar copia del acto administrativo al Profesional Especializado de Presupuesto para la generación del certificado de registro presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
200 |
Expedir registro presupuestal, firmar y entregar al Profesional Universitario de Talento Humano. |
Profesional Especializado de Presupuesto. |
|
210 |
Entregar copia del acto administrativo junto con el registro presupuestal a Contabilidad y Tesorería para el pago respectivo. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
220 |
Notificar de la comisión a la ARL y archivar copia de la Resolución o Decreto, según el caso y de todos los soportes en la carpeta de Comisiones. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
230 |
Vencida la comisión, proceder a elaborar informe de comisión para legalizar la misma y enviar al área de Talento Humano. |
Servidor público Comisionado |
|
240 |
FIN |
|
7.2 Comisión de Servicios al Interior del País para el Gerente General
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Verificar que la comisión esté relacionada con las funciones del área y cargo del comisionado e informar sobre la comisión, presentando la justificación de la misma por medio de una Solicitud de Comisión (Formato R-DA-030), acompañado de la documentación que la soporta. |
Gerente General |
|
30 |
Firmar la solicitud de comisión y remitirla al área de Talento Humano |
Gerente General |
|
¿15?
|
¿La comisión requiere liquidación de viáticos y/o inscripción?
SI: Ir a etapa 40
NO: Ir a etapa 80 |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
40 |
Liquidar el valor de cada uno de los ítems de reconocimiento autorizados (Formato R-DA-031), con base en la tabla de tarifas de viáticos vigente y elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal requerida, además se debe tener en cuenta si se debe pagar costo de inscripción, para solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
50 |
Revisar la liquidación de viáticos y solicitud de disponibilidad presupuestal, verificando la aplicación de conformidad con la normatividad laboral vigente y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano
|
|
60 |
Aprobar y firmar la solicitud de disponibilidad presupuestal. |
Director Administrativo |
|
70 |
Radicar solicitud de disponibilidad presupuestal al Profesional Especializado de Presupuesto. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
80 |
Realizar la comunicación de la comisión para el Ministerio de Interior, si así se requiere, adjuntando todos los soportes requeridos.
Comunicación solicitando autorización para aceptar una invitación.
Carta de Invitación dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del invitante, nombre del evento, fecha, lugar, ciudad, país; en la carta se debe indicar quien va a sufragar los gastos y hacer una descripción detallada de estos.
Indicar la naturaleza jurídica del invitante si es Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado; realizar manifestación que no hay interés directo no indirecto, ni vínculo contractual entre el invitante y el invitado.
Funciones del servidor que solicita la autorización.
Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento y como mejor la función pública su asistencia.
Se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días de antelación, discriminando los gastos sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio de asistir al evento para la entidad.
Nota: La Comunicación al Ministerio del Interior debe elaborarse siempre y cuando el organismo, entidad o empresa de derecho público o privado que genera la invitación, sufrague total o parcialmente los costos asociados al viaje o viáticos del comisionado. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
90 |
Revisar la comunicación del Ministerio de Interior y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
100 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto a los soportes al Ministerio de Interior. |
Director Administrativo |
|
110 |
Proyectar el Decreto de Comisión de Servicios y Encargo (En el formato dispuesto por la Alcaldía) para firma del Alcalde Mayor de Bogotá. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
120 |
Proyectar el acto administrativo para firma de Alcalde Mayor Secretario General, legalizando el encargo del Gerente General. |
Alcaldía Mayor de Bogotá |
|
130 |
Realizar la comunicación de la comisión para la Alcaldía Mayor de Bogotá adjuntando todos los soportes de la comisión. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
140 |
Revisar el Decreto proyectado y la comunicación para la Alcaldía Mayor de Bogotá y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
150 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto con el acto administrativo, la disponibilidad presupuestal y los soportes de la comisión a la Alcaldía Mayor de Bogotá. |
Director Administrativo |
|
160 |
Revisar, firmar, numerar y devolver copia del acto administrativo a Transmilenio S.A. |
Alcaldía Mayor de Bogotá |
|
170 |
Solicitar la cotización para la compra de los tiquetes ida y regreso si así se requiere. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
¿25?
|
¿La comisión requirió de solicitud de disponibilidad presupuestal?
SI: Ir a etapa 180
NO: Ir a etapa 210 |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
180 |
Entregar copia del acto administrativo al Profesional Especializado de Presupuesto para la generación del registro presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
190 |
Expedir registro presupuestal, firmar y entregar al Profesional Universitario de Talento Humano. |
Profesional Especializado de Presupuesto. |
|
200 |
Entregar copia del acto administrativo junto con el registro presupuestal a Contabilidad y Tesorería para el pago respectivo. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
210 |
Notificar de la comisión a la ARL y archivar copia del Decreto y de todos los soportes en la carpeta de Comisiones. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
220 |
Vencida la comisión, proceder a elaborar informe de comisión para legalizar la misma y enviar al área de Talento Humano. |
Servidor público Comisionado |
|
230 |
FIN |
|
7.3. Comisión de Servicios al interior del país para servidores públicos diferentes al Gerente General
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Verificar que la comisión esté relacionada con las funciones del área y cargo del comisionado e informar sobre la comisión, presentando la justificación de la misma por medio de una Solicitud de Comisión (Formato R-DA-030), acompañado de la documentación que la soporta. |
Superior Inmediato y/o Director y/o Jefe de Oficina |
|
30 |
Autorizar la comisión y remitirla al área de Talento Humano |
Gerente General |
|
¿15?
|
¿La comisión requiere liquidación de viáticos y/o inscripción?
SI: Ir a etapa 40
NO: Ir a etapa 80
|
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
40 |
Liquidar el valor de cada uno de los ítems de reconocimiento autorizados (Formato R-DA-031), con base en la tabla de tarifas de viáticos vigente y elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal requerida, además se debe tener en cuenta si se debe pagar costo de inscripción, para solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
50 |
Revisar la liquidación de viáticos y solicitud de disponibilidad presupuestal, verificando la aplicación de conformidad con la normatividad laboral vigente y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano
|
|
60 |
Aprobar y firmar la solicitud de disponibilidad presupuestal. |
Director Administrativo |
|
70 |
Radicar solicitud de disponibilidad presupuestal al Profesional Especializado de Presupuesto. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
80 |
Realizar la comunicación de la comisión para el Ministerio de Interior, si así se requiere, adjuntando todos los soportes requeridos.
Comunicación solicitando autorización para aceptar una invitación.
Carta de Invitación dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del invitante, nombre del evento, fecha, lugar, ciudad, país; en la carta se debe indicar quien va a sufragar los gastos y hacer una descripción detallada de estos.
Indicar la naturaleza jurídica del invitante si es Organismo
Internacional, de Derecho Público o Privado; realizar manifestación que no hay interés directo no indirecto, ni vínculo contractual entre el invitante y el invitado.
Funciones del servidor que solicita la autorización.
Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento y como mejor la función pública su asistencia.
Se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días de antelación, discriminando los gastos sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio de asistir al evento para la entidad.
Nota: La Comunicación al Ministerio del Interior debe elaborarse siempre y cuando el organismo, entidad o empresa de derecho público o privado que genera la invitación, sufrague total o parcialmente los costos asociados al viaje o viáticos del comisionado. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
90 |
Revisar la comunicación del Ministerio de Interior y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
100 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto a los soportes al Ministerio de Interior. |
Director Administrativo |
|
110 |
Proyectar el acto administrativo para firma del Director Administrativo, formato “R-DA-033 Resolución de Comisión de Servicios” |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
120 |
Proyectar el acto administrativo para firma de Gerente General, legalizando el encargo en caso que el comisionado sea un servidor público. |
Técnico Administrativo de Talento Humano |
|
130 |
Revisar la Resolución proyectada y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
140 |
Aprobar y firmar el acto administrativo. |
Director Administrativo |
|
150 |
Solicitar la cotización para la compra de los tiquetes ida y regreso si así se requiere. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
¿25?
|
¿La comisión requirió de solicitud de disponibilidad presupuestal?
SI: Ir a etapa 160
NO: ir a etapa 190
|
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
160 |
Entregar copia del acto administrativo al Profesional Especializado de Presupuesto para la generación del registro presupuestal. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
170 |
Expedir registro presupuestal, firmar y entregar al Profesional Universitario de Talento Humano. |
Profesional Especializado de Presupuesto. |
|
180 |
Entregar copia del acto administrativo junto con el registro presupuestal a Contabilidad y Tesorería para el pago respectivo. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
190 |
Notificar de la comisión a la ARL y archivar copia de la Resolución y de todos los soportes en la carpeta de Comisiones. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
200 |
Vencida la comisión, proceder a elaborar informe de comisión para legalizar la misma y enviar al área de Talento Humano. |
Servidor público Comisionado |
|
210 |
FIN |
|
7.4 Comisión de Estudios
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Verificar que el programa de estudios esté relacionado con las funciones del área y cargo del comisionado e informar sobre la comisión, presentando la justificación de la misma por medio de una Solicitud de Comisión (Formato R-DA-030), acompañado de la documentación que la soporta. |
Superior Inmediato y/o Director y/o Jefe de Oficina |
|
30 |
Autorizar la comisión y remitirla al área de Talento Humano |
Gerente General |
|
¿15?
|
¿En la comisión hay favorecimiento de beca o colaboración económica alguna para el comisionado?
SI: Ir a etapa 40
NO: Ir a etapa 70
|
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
40 |
Realizar la comunicación de la comisión para el Ministerio de Interior, si así se requiere, adjuntando todos los soportes requeridos:
Comunicación solicitando autorización para aceptar una invitación.
Carta de Invitación dirigida a la persona que va a viajar, en papel o correo del invitante, nombre del evento, fecha, lugar, ciudad, país; en la carta se debe indicar quien va a sufragar los gastos y hacer una descripción detallada de estos.
Indicar la naturaleza jurídica del invitante si es Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado; realizar manifestación que no hay interés directo no indirecto, ni vínculo contractual entre el invitante y el invitado.
Funciones del servidor que solicita la autorización.
Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento y como mejor la función pública su asistencia.
Se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días de antelación, discriminando los gastos sufragados como consecuencia de la invitación y el beneficio de asistir al evento para la entidad.
Nota: La Comunicación al Ministerio del Interior debe elaborarse siempre y cuando el organismo, entidad o empresa de derecho público o privado que genera la invitación, sufrague total o parcialmente los costos asociados al viaje o viáticos del comisionado. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
50 |
Revisar la comunicación del Ministerio de Interior y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
60 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto a los soportes al Ministerio de Interior. |
Director Administrativo |
|
70 |
Proyectar el acto administrativo para firma del Alcalde Mayor de Bogotá, Resolución de Comisión de Estudios (En el formato dispuesto por la Alcaldía) |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
80 |
Realizar la comunicación de la comisión para la Alcaldía Mayor de Bogotá adjuntando todos los soportes. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
90 |
Revisar el Acto Administrativo proyectado y la comunicación para la Alcaldía Mayor de Bogotá y dar trámite al Director Administrativo. |
Profesional Especializado de Talento Humano |
|
100 |
Aprobar, firmar y entregar la comunicación a la Secretaria para que la radique junto con el acto administrativo y los soportes de la comisión a la Alcaldía Mayor de Bogotá. |
Director Administrativo |
|
110 |
Revisar, firmar, numerar y devolver copia del acto administrativo a TRANSMILENIO S.A. |
Alcaldía Mayor de Bogotá |
|
120 |
Notificar de la comisión a la ARL y archivar copia de la Resolución y de todos los soportes en la carpeta de Comisiones. |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
130 |
Vencida la comisión, proceder a elaborar informe de comisión para legalizar la misma y enviar al área de Talento Humano. |
Servidor público Comisionado |
|
140 |
FIN |
|
8. TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACION |
RESPONSABLE |
|
R-DA-030 |
Solicitud de Comisión |
Intranet |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
R-DA-031 |
Liquidación de Viáticos |
Intranet |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
R-DA-032 |
Legalización de la Comisión |
Intranet |
Profesional Universitario de Talento Humano |
|
R-DA-033 |
Resolución de Comisión de Servicios |
Intranet |
Profesional Universitario de Talento Humano |
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5355 de mayo 14 de 2014
|
|
