RESOLUCIÓN 262 DE 2014

(Mayo 16)

“Por la cual se modifican las Resoluciones: 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”,

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 y 3389, 3390, 3391, 3392,3393, 3394, 3395, 3398, 3399, 3400 y 3401 de 2013, la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a:

I. La incorporación de los siguientes procedimientos:

ARTÍCULO SEGUNDO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los dieciséis (16) días del mes de mayo de dos mil catorce (2014).

JAIME GARCÍA MENDEZ

Jefe Oficina Asesora de Planeación

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. OBJETO

El objeto de este procedimiento es el de definir las pautas generales para el trámite interno de desincentivo por incumplimientos operativos de concesionarios del SITP en su componente zonal, resultado de los hallazgos identificados en los procesos de interventoría a la operación.

2. ALCANCE

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación por parte de los concesionarios, Funcionarios adscritos a la Dirección Técnica de Buses del TMSA y personal operativo de la Interventoría. Inicia con el informe de hallazgos y/o incumplimientos emitido por la interventoría y finaliza con el trámite interno del desincentivo.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración, actualización y ejecución de este documento es el Profesional Especializado (06) de supervisión de la Dirección Técnica de Buses. Por su estricto cumplimiento, velará el Jefe de la Dirección Técnica de Buses.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* MANUAL DE OPERACIONES DEL SITP,

* MANUAL DE FUNCIONES TRANSMILENIO S.A

* MANUAL DE USUARIO PARA LA HERRAMIENTA GESTSAE

* ANEXO 2 del contrato de concesión entre TRANSMILENIO S.A y los concesionarios del componente zonal.

5. DEFINICIONES

* Allanamiento: Cuando el concesionario manifiesta su aceptación respecto de los hallazgos o cargos que se le formulan.

* Bitácora: Es la base de datos de la aplicación del GESTSAE, en la cual se lleva la totalidad de los registros de los acontecimientos diarios de la operación del Sistema Integrado de Transporte Público.

* Código T: Código alfanumérico que se utiliza en el sistema de comunicaciones para el manejo de la operación del Sistema Integrado de Transporte Publico.

* Conductor: Funcionario vinculado a cada empresa operadora, encargado de operar los buses en las rutas urbanas, complementarias y especiales.

* GestSAE: (Gestión del Sistema de Ayuda a la Explotación), aplicación Web diseñada para realizar la bitácora del SAEOPERADOR, la cual, es la base de datos para registrar todas las situaciones que se originan en el transcurso de la operación del Sistema Integrado de Transporte Publico. Mediante su uso se puede consultar todas las novedades operaciones que se generan en el transcurso de la operación.

* Móvil: Bus zonal que opera en las rutas Urbanas, Complementarias y Especiales.

* Nueva Nota: Es la opción que nos permite ingresar al GESTSAE (Bitácora), para registrar las situaciones que ocurren en el transcurso de la operación; mediante los Tipos, Subtipos y Sub subtipos.

* Nueva Novedad: Es la opción que nos permite ingresar al GESTSAE (Novedades), para registrar los incumplimientos que ocurren en el transcurso de la operación; mediante los tipos de incumplimientos, los cuales son supervisados por los funcionarios encargados de la operación.

* Nuevo registro de Seguridad: Es la opción que nos permite ingresar al GESTSAE (Accidentabilidad), para registrar los accidentes, incidentes o percances, que ocurren en el transcurso de la operación; mediante los tipos de sucesos y subtipos.

* Paradero: Es el lugar autorizado para el ascenso y el descenso de pasajeros.

* SAEoperador: Sistema de Ayuda a la Explotación. Es el Software utilizado por el Centro de Control Maestro de TRANSMILENIO S.A. y los Centros de Controles Zonales, para realizar la gestión y control de la operación de los Buses Zonales.

* Servicio: Es el recorrido regular y rutinario de un grupo de Buses Zonales en determinados corredores viales, caracterizados por un origen, un destino, una frecuencia y unos paraderos establecidos por TRANSMILENIO SA, en las cuales, los vehículos se detienen a recoger y dejar pasajeros.

* Tabla: Es el número de identificación de una serie de eventos, asociado a un servicio específico, que debe realizar un vehículo.

* Ticket: Registro generado por la empresa encargada del SIRCI asociado a las novedades que se presentan con las diferentes herramientas tecnológicas (SAEOPERADOR, Unidades lógicas, comunicaciones, elementos de recaudos etc.) para su respectivo seguimiento y soporte técnico.

* Tipos de Notas: Ítems en que se encuentra dividida la bitácora del GESTSAE. Los cuales son utilizados para describir cada una de las situaciones que ocurren en el día a día de la operación, así como las personas que se encuentran involucradas. Los tipos de notas se dividen en tipos, subtipos y sub subtipos.

* Tipo: Clase de eventos que reúne las características principales, en términos generales.

* Subtipo: Clase de evento que reúne características específicas dentro del Tipo.

* Sub Subtipo: Clase de evento que describe con exactitud el Subtipo.

* Viaje: Es un (1) recorrido de ida o de vuelta de un vehículo en un determinado sentido (media vuelta).

* Vuelta: Es un (1) recorrido de un vehículo completando una ida y una vuelta en la línea (dos viajes).

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

* La Dirección Técnica de Buses debe verificar, que los informes sobre los hallazgos que soporten un incumplimiento, hayan sido remitidos previamente al concesionario y que éste haya presentado sus observaciones, garantizando el tiempo contractual definido para la presentación de éstas observaciones.

* Todos los hallazgos encontrados durante los procesos de auditoría y/o verificación y que representen un supuesto incumplimiento, deben estar soportados en evidencia objetiva, esto es, evidencia fotográfica, óptica, documental, etc., que permitan la valoración precisa de cada hecho.

* En caso de que el concesionario responsable del posible hallazgo (incumplimiento), objete los mecanismos, evidencias y/o conclusiones finales sobre el hallazgo, la Dirección Técnica de Buses deberá direccionar el proceso del desincentivo junto con todos sus soportes, a la Subgerencia Jurídica de TRANSMILENIO S.A. para dar inicio a la etapa de “solución de Conflictos”.

* Si la Empresa Operadora no manifiesta a TRANSMILENIO S.A. de manera expresa y por escrito su inconformidad o la aceptación de los hallazgos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que haya recibido el informe, se entenderá que lo acepta sin ningún reparo. Una vez cumplidos los términos, La Dirección Técnica de Buses solicitará el descuento del valor correspondiente mediante el informe Técnico de Desincentivos dirigido a la Subgerencia Económica.

* Se debe garantizar por parte de la interventoría que la información presentada como evidencia de los diferentes hechos o situaciones que sean objeto de auditoría y/o control, correspondan a la realidad y actualidad de la empresa. Por el estricto cumplimiento de lo contendido en este párrafo velarán y serán responsables disciplinariamente, los servidores participantes en la visita.

* Será responsabilidad de la Subgerencia Jurídica, la formulación y adopción de los procedimientos internos para la atención de procesos en los que sea necesaria la utilización de los mecanismos de solución de conflictos, así como de la Subgerencia Económica, el establecimiento del procedimiento interno para los desincentivos causados.

* En la siguiente tabla se exponen las actividades, tiempos y responsables establecidos para el proceso:

Tabla 2. Actividades, Tiempos y Responsables de Proceso

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nota: El Anexo "Procedimiento", se puede ver a través de la pestaña Documentos, ubicada en la parte superior derecha)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5364 de mayo 27 de 2014