Que el Art. 10° del Acuerdo No. 24 de 2001, proferido por el Concejo de Bogotá D.C., dispone que " El Contralor establecerá y reglamentará mediante resolución motivada todo lo relacionado con el desarrollo de la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos".

Que dada la importancia que reviste el ejercicio del Derecho de Petición, el Derecho a la Información y la Participación Ciudadana en el desarrollo y cumplimiento de las funciones que desarrollan los órganos de control y ante la obligación de brindar una pronta resolución a las peticiones, consultas, quejas, reclamos y recomendaciones que en tal virtud se formulen, se considera conveniente reglamentar el sistema de quejas y reclamos y establecer el procedimiento o trámite de los mismos ante la Contraloría de Bogotá D.C., y en consecuencia.

ARTÍCULO 1.- OBJETO.- Esta Resolución regula la presentación, trámite y respuesta del Derecho de Petición, relacionado con quejas, reclamos, consultas y recomendaciones que se formulen ante la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro del marco de su competencia Constitucional y Legal; por lo tanto, para efectos en este proveído cuando se haga alusión al término "Derecho de Petición", se entenderá incluido lo relacionado con peticiones, quejas, reclamos, consultas y recomendaciones.

ARTÍCULO 2.- DEFINICIÓN Y DELIMITACIÓN DEL CAMPO DE APLICACIÓN.- El Derecho de Petición se define como aquel que permite a las personas presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades y obtener de ellas una respuesta oportuna y completa sobre el particular. Al respecto, debe entenderse que tal derecho no implica solamente la posibilidad de manifestar una inquietud ante la Entidad, sino que conlleva necesariamente el derecho a obtener y a exigir una respuesta clara y definitiva sobre esa inquietud.

En consecuencia surge el deber de la Entidad de contestar la petición elevada por el ciudadano dentro del término establecido en el Código Contencioso Administrativo. El Derecho de Petición no impone a las autoridades una obligación de resolver positiva o negativamente las inquietudes del solicitante, ya que el contenido del pronunciamiento de la Entidad se sujetará a cada caso en particular. Sin embargo, lo que sí determina la eficacia de este derecho y le da su razón de ser, es la posibilidad que tiene cualquier persona de obtener una respuesta real y concreta a la inquietud presentada.

Por consiguiente, la respuesta que la Entidad otorgue deberá ser de "fondo, clara, precisa y oportuna", haciendo que dicha contestación se convierta en un elemento esencial del Derecho de Petición, sin el cual este derecho no se realiza. Ni el silencio administrativo ni una respuesta vaga e imprecisa, pueden satisfacer el Derecho de Petición, ya que no definen ni material ni sustancialmente la solicitud del ciudadano.

En desarrollo del postulado de participación democrática de los ciudadanos en las decisiones de los órganos de control y en aras de lograr la efectividad de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política, toda persona podrá presentar peticiones por motivos de interés general o particular, formular consultas, solicitudes de información verbal o escrita, así como la solicitud de expedición de copias y/o fotocopias en relación con las materias propias de la competencia de la Contraloría de Bogotá D.C., y cuyos asuntos no se encuentren sometidos a reserva alguna, también podrán formular quejas, reclamos o recomendaciones en relación con el cumplimiento de las funciones que a ella le han sido encomendadas por la Constitución y la Ley.

PARÁGRAFO 1°.- Para los efectos de este artículo las actuaciones que por medio de esta Resolución se reglamentan en materia de Derecho de Petición son:

1. El Derecho de Petición en interés general.

2. El Derecho de Petición en interés particular.

3. El Derecho de Petición sobre información, consulta de documentos y expedición de copias.

4. El Derecho de Petición de formulación de consulta.

PARÁGRAFO 2°.- Se tendrá por consulta la petición que se formule ante la Contraloría de Bogotá, D.C., para obtener un parecer o consejo, en temas que sean de su conocimiento de conformidad con las funciones que a ella le han sido encomendadas por la Constitución y la Ley. En consecuencia su respuesta no comprometerá la responsabilidad del Órgano de Control ni será de obligatorio cumplimiento, de conformidad con lo establecido en el Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. En todo caso, las Dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., no tendrán competencia para interpretar textos jurídicos en materia de control fiscal en los términos señalados por el Consejo de Estado, Sección Segunda, según providencia de fecha 20 de abril de 1992, expediente 3245 y 2684.

PARÁGRAFO 3º.- Se entenderá por solicitud de consulta de documentos aquella dirigida a visualizar y dar lectura al contenido de los documentos que obren en las oficinas de la Contraloría de Bogotá D.C., que no se encuentren sometidos a reserva.

ARTÍCULO 3.- TRÁMITE INTERNO DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS EN EJERCICIO DEL DERECHO DE PETICIÓN Y OTRAS SOLICITUDES.- Toda documentación o escrito que se allegue a la Contraloría de Bogotá, D.C., en ejercicio del Derecho de Petición en interés particular o general, o que contenga solicitudes de información, la formulación de consultas, la realización de reclamos o quejas, la expedición de copias, y para asuntos relacionados, complementarios o conexos con el ejercicio de los derechos a que se refiere el artículo segundo de esta Resolución, deberá ser tramitado por la dependencia competente.

ARTÍCULO 4.- RADICACIÓN.- Si la documentación a que se refiere el artículo anterior, fue radicada en la Subdirección de Participación Ciudadana de la Contraloría de Bogotá, D.C., se dará el trámite respectivo teniendo en cuenta la competencia. No obstante, si ésta fuere radicada en otra Dependencia o en el Despacho del Contralor, a más tardar el día hábil siguiente, deberá enviar a la Subdirección de Participación Ciudadana, copia del Derecho de Petición y del oficio en virtud del cual avoca el conocimiento del asunto, indicando la fecha en que se vence el término para dar respuesta.

Si de las actuaciones objeto del Derecho de Petición se deriva solicitud de investigación, la Contraloría de Bogotá, D.C. asumirá lo de su competencia y si es del caso, correrá traslado a los demás organismos de control de lo cual se remitirá copia al CIVIGEP (Convenio Interinstitucional de vigilancia y control a la gestión pública).

PARÁGRAFO 1°.- Corresponde a la Dependencia respectiva dejar constancia de la fecha, día y hora de recibo de la documentación por medio de la cual se formula el Derecho de Petición sobre: la petición, solicitud, consulta, queja, reclamo o recomendación.

PARÁGRAFO 2°.- En el evento que el Derecho de Petición hubiere sido dirigido por el interesado al Despacho del Contralor de Bogotá D.C., y repartido a una Dirección o Dependencia, es responsabilidad del Director, que una vez sea resuelto el asunto, se remita copia de lo actuado a la Dirección de Apoyo al Despacho y a la Subdirección de Participación Ciudadana.

PARÀGRAFO 3°.- Cuando el objeto del Derecho de Petición trate asuntos de competencia de varias dependencias se tramitará así:

1. Si el Derecho de Petición se recibe en el Despacho del Contralor, éste designará la Dirección que debe consolidar la información, con el propósito de darle respuesta al peticionario en un solo documento.

2. Si el Derecho de Petición es recibido en la Dirección Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana, se dará el mismo tratamiento del numeral anterior.

3. Si el Derecho de Petición, es recepcionado en otras dependencias diferentes a las enunciadas en los numerales 1 y 2, la Dirección u Oficina Asesora que inicialmente avoque el conocimiento será la encargada de consolidar la información y dar respuesta al peticionario.

En estos casos, se entenderá que el término previsto en esta Resolución para decidir no se interrumpe, es decir, las diferentes dependencias que conozcan de la solicitud deben enviar la información en forma oportuna a la Dirección asignada para su consolidación, dando respuesta al peticionario dentro de los términos de Ley.

PARÁGRAFO 4°.- Cuando a la Contraloría de Bogotá D.C., lleguen concurrentemente Derechos de Petición que hubieren sido elevados frente a otras autoridades, corresponde a las Dependencias respectivas, valorar su utilidad como elemento de juicio frente al ejercicio del control fiscal, y su análisis se efectuará únicamente en cumplimiento de las funciones asignadas al Órgano de Control Fiscal; en consecuencia, se le dará el trámite previsto en la presente Resolución.

ARTÍCULO 5.- EXPEDIENTE.- Una vez radicada la documentación en los puntos de recepción establecidos en el parágrafo 3° del Artículo Cuarto de la presente Resolución, le será asignado un número consecutivo y se incluirá en el sistema de red o terminal de los computadores de la Entidad, para su posterior envío a la Dirección competente, dentro del día hábil siguiente a la radicación de la documentación respectiva y de conformidad con la distribución de competencias internas del ente de Control Fiscal.

PARÁGRAFO.- En todo caso se entenderá que la Subdirección de Participación Ciudadana, tendrá preferencialmente la función de receptora de los Derechos de Petición, de tal suerte que cumplirá primordialmente la función de distribuir la documentación a las Dependencias competentes, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 2 y 3 del artículo 57 del Acuerdo 24 de 2001 y ejercerá sus funciones bajo la coordinación y asesoría del Despacho del Contralor Auxiliar, de conformidad con los parámetros establecidos en el numeral 4° del artículo 40 ibídem, proferido por el Concejo de Bogotá. Corresponde a la Subdirección de Participación Ciudadana, efectuar el seguimiento de las quejas y denuncias derivadas de las acciones ciudadanas de acuerdo con la información que suministren sobre el particular las dependencias competentes, en ejercicio del derecho de Participación Ciudadana, de conformidad con lo previsto en el numeral 3°, artículo 57 del mismo Acuerdo.

ARTÍCULO 6.- TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA COMPETENTE.- Una vez allegado el Derecho de Petición a la Dependencia competente, se le dará el siguiente trámite:

1. La documentación objeto del Derecho de Petición respectivo, le será entregada al Director o Jefe de Oficina Asesora correspondiente, quien la distribuirá inmediatamente entre los funcionarios a su cargo, de acuerdo con la naturaleza de la petición de lo cual se dejará constancia. Éste con el funcionario encargado de darle trámite a la petición, serán responsables hasta la respuesta que en forma definitiva se le dé al peticionario.

2. Los Derechos de Petición serán contestados directamente a los peticionarios, cumpliendo con los principios, términos y procedimientos dispuestos por el Código Contencioso Administrativo. En todo caso, la Dependencia que hubiere dado trámite al Derecho de Petición, deberá enviar a la Subdirección de Participación Ciudadana, copia de la respuesta definitiva que le hubiere sido comunicada al interesado, dentro del día hábil siguiente de surtida dicha comunicación.

3. Si fuere necesario un concepto técnico proferido por una Dirección, una Oficina Asesora, un Asesor interno o externo de la Contraloría de Bogotá, D.C., o un tercero para dar respuesta en debida forma a la petición respectiva, se deberá informar al peticionario por escrito antes del vencimiento del término máximo previsto en la presente Resolución, para su contestación de conformidad con lo establecido en el artículo 6° del Código Contencioso Administrativo. A partir de la fecha en que se surta el envío del documento informando al peticionario, se suspenderán los términos para la resolución del Derecho de Petición y se reanudará una vez se obtenga el concepto técnico respectivo. En todo caso, se entenderá que el término total para la realización de la respectiva contestación no podrá exceder de tres (3) meses, toda vez que se configuraría el silencio administrativo de conformidad con lo establecido en el artículo 40 del Código Contencioso Administrativo.

4. Cuando no fuere posible resolver el Derecho de Petición, formulado por el interesado, toda vez que no cumple con los requisitos especiales que fija la Ley o los reglamentos de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Código Contencioso Administrativo o resulten incompletos en los términos del artículo 11 ibídem, se le aplicará lo dispuesto en el artículo 12 de la misma disposición y se remitirá copia de lo actuado a la Subdirección de Participación Ciudadana.

5. En el evento en que la Contraloría sea competente para conocer del asunto, pero no la Dependencia donde ha sido remitido el Derecho de Petición, deberá correr traslado de éste a la Dependencia correspondiente dentro del día hábil siguiente a su recibo, dejando constancia de su envío y remitiendo copia a la Subdirección de Participación Ciudadana.

6. Si el Derecho de Petición a que se refiere la presente Resolución, no fuere de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C., se deberá informar en el acto al interesado si es verbal; si es escrito, la oficina receptora deberá remitirlo en forma inmediata a la Autoridad competente, informando dicha circunstancia al interesado o peticionario. En todo caso, deberá enviarse copia de lo actuado a la Subdirección de Participación Ciudadana.

7. Si la Dependencia responsable de atender el Derecho de Petición, observa la existencia de un posible detrimento al patrimonio Distrital, si es competente, debe iniciar la indagación preliminar y enviar el respectivo informe con sus soportes a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva; en caso contrario, solicitará a dicha Dirección la iniciación de la indagación preliminar de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3° del Artículo 52 del Acuerdo 24 de 2001, en concordancia con la Resolución Reglamentaria 012 de 2001. Para todos los efectos de este numeral, deberá enviarse copia de la actuación respectiva a la Subdirección de Participación Ciudadana.

8. Las decisiones que resuelvan peticiones de información de documentación que repose en la entidad o se relacionen directamente con el ejercicio de sus funciones de control fiscal o se refieran a la formulación de consultas, deberán notificarse al peticionario y si son negativas a éste y al Ministerio Público Distrital. Estas decisiones estarán sujetas a los recursos y acciones contempladas en el Código Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO 1°.- En relación con solicitud de información o consulta formulada en interés general, presentada en forma anónima, se dispondrá simplemente su ejecución, sin perjuicio que previa valoración de la Subdirección de Participación Ciudadana, se disponga su publicación por medios masivos de comunicación, en razón del interés general que implique su decisión.

PARÁGRAFO 2°.- Las peticiones, solicitudes de información y consultas que se eleven en interés particular y en forma anónima, no tendrán trámite alguno. Lo anterior sin perjuicio de que el Órgano de Control Fiscal pueda adelantar las actuaciones de oficio de conformidad con la información y documentación que le sea suministrada por el interesado y que le corresponda iniciar en cumplimiento de sus funciones Constitucionales y Legales.

ARTÍCULO 7.- TÉRMINO.- La Contraloría Distrital, dispone de un término de quince (15) días contados a partir del día hábil siguiente a la recepción del Derecho de Petición, para dar contestación. Si esto no fuere posible dentro del término señalado, deberá informar de tal situación al peticionario, además, explicando los motivos y señalando el término en el cual se producirá la contestación. La justificación del aplazamiento de respuesta ha de fundarse en las circunstancias del caso específico. En los casos en que la documentación verse sobre solicitud de consulta en determinadas materias, la Contraloría Distrital, dispondrá de treinta días (30) días para absolver la consulta o adoptar la decisión correspondiente, o implementar los correctivos del caso si es de su competencia.

PARÁGRAFO 1°.- En los casos en que el Derecho de Petición, se formule para la expedición de copias o información de documentación que repose en las dependencias de la Contraloría Distrital, y que se trate de asuntos de su competencia no sujetos a reserva legal, la Dependencia respectiva dispondrá de un término de diez (10) días para su contestación.

PARÁGRAFO 2°.- Cuando las entidades de la administración pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de algún procedimiento o petición ciudadana, que obre en la Contraloría Distrital, procederán a solicitar oficialmente a la Entidad el envío de dicha información. En estos eventos la Dependencia correspondiente de la Contraloría de Bogotá D.C., dispondrá de un término de diez (10) días para su contestación, de conformidad con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 2150 de 1995.

PARÁGRAFO 3°.- En los eventos en los cuales no le sea posible a las Dependencias respectivas de la Contraloría Distrital, resolver dentro de los términos indicados en este artículo, deberán comunicarlo al interesado señalando los motivos que justifican la imposibilidad de su pronunciamiento e indicará el término en el cual se producirá la contestación, la cual, en todo caso no podrá ser superior a tres (3) meses, contados a partir de la radicación del Derecho de Petición, toda vez que se configuraría el silencio administrativo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 del Código Contencioso Administrativo. Adicionalmente, la Dependencia correspondiente remitirá copia de lo actuado a la Subdirección de Participación Ciudadana.

PARÁGRAFO 4°.- En los casos en que el Derecho de Petición sea formulado por las Juntas Administradoras Locales y verse sobre solicitud de informes, el término para su contestación será de 10 días de conformidad con lo previsto en el numeral 11 del artículo 69 del Estatuto Orgánico de Bogotá, D.C.

PARÁGRAFO 5°.- TRÁMITE PREFERENCIAL A CONGRESISTAS Y PERIODISTAS.- Para efectos de atender los derechos de petición formulados por los Congresistas, se resolverán en el término de cinco (5) días hábiles siguientes de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo 258 de la Ley 5° de 1992. Igualmente se tramitarán preferencialmente las peticiones que realicen los periodistas acreditados en la fecha, conforme a lo estipulado en el artículo 23 de la Ley 57 de 1985.

ARTÍCULO 8.- REQUISITOS.- "El Derecho de petición es informal, en la medida que puede ser invocado por cualquier persona sin que sea indispensable el cumplimiento de requisitos formales ni de fórmulas exactas, diferentes a la sola presentación de una solicitud respetuosa " (Sentencia T -204/96 Corte Constitucional).

Aunque el Derecho de Petición, no contenga dentro del escrito los requisitos enunciados en el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, debe dársele el trámite respectivo en razón de que en reiteradas oportunidades la Corte Constitucional ha manifestado " Que ni la Constitución Nacional ni la Ley exigen formalidades especiales para ejercer el Derecho de Petición" (Sentencia T- 309/98).

No obstante lo anterior, las solicitudes que se alleguen a la Contraloría Distrital, en ejercicio del Derecho de Petición en interés particular o general, o que contengan petitorios sobre información, la formulación de consultas, reclamos o quejas, la expedición de copias, y asuntos relacionados complementarios o conexos en el ejercicio de los derechos a que se refiere el Artículo Segundo de esta Resolución, podrán contener los siguientes requisitos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirigen.

2. Nombres y apellidos completos del peticionario, dirección, domicilio y documento de identidad o del representante legal o apoderado, según el caso.

3. Descripción clara, detallada, precisa y completa del objeto y de las pretensiones del Derecho de Petición que se formula.

4. Razones en que fundamenta el interesado el Derecho de Petición.

5. Relación de los documentos que se acompañan cuando fuere del caso.

6. Firma del interesado.

ARTÍCULO 9.- SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL.- "Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá, por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos pero, en adelante, las autoridades no podrán pedir más complementos, y decidirán con base en aquello de que dispongan". Art. 12 C.C.A.

Si el peticionario no da respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del recibo del requerimiento, se entenderá que ha desistido de sus pretensiones. Acto seguido se archivará la petición, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. Art. 13 C.C.A.

No obstante haberse producido el desistimiento tácito de conformidad con lo anterior o bien si ha sido solicitado de manera expresa en relación con cualquiera de las actuaciones que regula esta Resolución, la Contraloría de Bogotá, D.C., podrá continuar de oficio el conocimiento del asunto cuando este lo amerite.

ARTÍCULO 10.- CITACIÓN A TERCEROS.- Cuando del contenido del Derecho de Petición o de los registros que posee la Contraloría Distrital, se evidencie que hay terceros determinados que puedan estar directamente interesados en el resultado de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo certificado a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz. En el acto de citación se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la petición, de conformidad con lo dispuesto en el Art. 14. del C.C.A.

PARÁGRAFO 1°.- Si la citación no fuere posible o pudiere resultar demasiado costosa o demorada, se hará una publicación de la misma en un periódico de amplia circulación nacional o local según el caso. En igual sentido se procederá cuando del contenido de la petición, se observe que terceros indeterminados puedan resultar afectados o estar interesados en el resultado de la actuación que para estos efectos se adelante, todo ello de conformidad con los parámetros establecidos en el Art. 15 del C.C.A.

PARÁGRAFO 2°.- Una vez ordenada la realización de la citación o publicación respectiva, será comunicada al interesado, quien dentro de los cinco (5) días siguientes deberá atender su pago, y en caso de no cubrir el valor correspondiente, se entenderá que desiste de las pretensiones, conforme lo establece el Art. 16 del C.C.A.

ARTÍCULO 11.- LÍNEA PERMANENTE.- La Contraloría de Bogotá, D.C., dispondrá de una línea telefónica permanente a disposición de la ciudadanía para que se reporte cualquier recomendación, denuncia o crítica relacionada con el ejercicio del control fiscal.

PARÁGRAFO.- En todos los casos, las llamadas serán atendidas por la Subdirección de Participación Ciudadana, pero en ningún caso, la solicitud de información vía telefónica, significará el ejercicio del Derecho de Petición en los términos establecidos por el C.C.A.; en consecuencia, no será obligación para la Contraloría de Bogotá, D.C., darle contestación por escrito ni dentro de los términos previstos para tal efecto. Sin embargo, el Organo de Control avocara el conocimiento sobre aquellos asuntos que sean de su competencia, para lo cual se deberá diligenciar el formulario único valorando su contenido y dándole el trámite respectivo.

ARTÍCULO 12.- DERECHO DE PETICIÓN FORMULADO VERBALMENTE.- En el evento en que el Derecho de Petición, sea formulado en forma verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado de conformidad con lo estipulado en el Art. 6° del C.C.A.

PARÁGRAFO 1º.- Si la información o documentos que proporcione el interesado al formular verbalmente la petición, no es suficiente para decidir, se le requerirá por una sola vez en la misma forma (verbal) a fin de que aporte lo que haga falta.

PARÁGRAFO 2º.- Si la información o documentos que proporcione el interesado se dirigen a iniciar una actuación administrativa, el funcionario de la Dependencia respectiva de la Contraloría de Bogotá, D.C., tomará nota escrita de la petición con el propósito de darle trámite, y en el evento en que dicha información o documentación sea incompleta se aplicará lo dispuesto en el Artículo Noveno de la presente Resolución, en concordancia con lo establecido en el Art. 12 del C.C.A. En todo caso, la Dependencia en donde se tomó la nota escrita, deberá enviar copia de ésta y su radicación a la Subdirección de Participación Ciudadana, de conformidad con lo establecido en esta Resolución en materia de Derecho de Petición formulado por escrito.

ARTÍCULO 13.- DERECHO DE PETICIÓN FORMULADO POR MEDIO DE CORREO CERTIFICADO.- En el evento en que la petición sea formulada por medio de correo certificado, la Dependencia que reciba la comunicación, le dará el trámite correspondiente de acuerdo con la presente Resolución. En todo caso se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público esté correctamente diligenciada.

PARÁGRAFO.- Se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de ampliación de información o documentación, en la fecha que conste en el recibo de envío que expida la empresa de correo certificado, de conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Decreto Ley 2150 de 1995, término que comenzará a correr a partir del día hábil siguiente, para contestar la respectiva petición.

ARTÍCULO 14.- DERECHO DE PETICIÓN FORMULADO A TRAVES DE MEDIO DE COMUNICACIÓN MASIVO.- En el evento en que la petición sea formulada a través de programas de radio o televisión o en Audiencia Pública, deberá ser recibida por los funcionarios presentes en la emisión o Audiencia, quienes la harán constar por escrito y dejarán constancia del programa respectivo, así como la hora, fecha y lugar donde fue recibida. Al día siguiente de su recibo deberá enviarse a la Subdirección de Participación Ciudadana, quien dispondrá lo conducente para su trámite conforme a los parámetros establecidos en la presente Resolución.

PARÁGRAFO.- En relación con la publicación y ejecución de las decisiones sobre peticiones que por este medio se hubieren realizado, se aplicará lo regulado en esta Resolución en materia de peticiones en interés general o en interés particular, según el caso.

ARTÍCULO 15.- DERECHO DE PETICIÓN FORMULADO A TRAVES DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Y TRANSMISIÓN DE DATOS.- En el evento en que las peticiones sean formuladas por medio de redes de información masiva satelital, telefónica o por cable, se recibirá en la respectiva Dirección de E-mail que dispondrá la Contraloría de Bogotá D.C., para tal efecto, en cuyo evento la Dependencia correspondiente iniciará su trámite conforme a lo establecido en la presente Resolución.

PARÁGRAFO.- En relación con la publicación y ejecución de las decisiones sobre peticiones que por este medio se realicen, se aplicará lo regulado en esta Resolución en materia de peticiones en interés general o en interés particular, según el caso.

ARTÍCULO 16.- DERECHO DE PETICIÓN RELACIONADO CON SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE COPIAS Y CONSULTA DE DOCUMENTOS.- Toda persona natural o jurídica tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas de la Contraloría de Bogotá, D.C., y solicitar la expedición de copias siempre que dicho documento no tenga carácter reservado conforme a la Constitución y la Ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional, de conformidad con lo establecido en el Art. 19 del C.C.A.

La consulta de documentos se realizará así:

1. El examen de los documentos se llevará a cabo en horas de despacho al público y en presencia de un funcionario de la correspondiente Dependencia donde se encuentre el documento, conforme a lo establecido en el Art. 16 de la Ley 57/85 y Art. 21 del C.C.A.

2. Cuando la petición de consulta o de expedición de copias y/o fotocopias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo informará la administración indicando el número y la fecha del documento en que se hizo la divulgación, y si no fuere posible ubicar la publicación, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado, de conformidad con lo establecido en el Art. 22 de la Ley 57 de 1985.

3. La expedición de copias y/o fotocopias dará lugar al pago de las mismas a costa del interesado, cuando la cantidad solicitada lo justifique. En ningún caso el precio fijado podrá exceder el costo de reproducción. Siempre habrá lugar al cobro del valor de las copias cuando se trate de los siguientes documentos: Planos, dibujos, fotografías, cintas cinematográficas o fonópticas, grabaciones magnetofónicas o similares.

4. La solicitud de las copias y/o fotocopias se realizará en la Dependencia donde repose la documentación. Una vez hecha la solicitud verbal o escrita, se le entregará al interesado una relación del número de copias o fotocopias que solicita, la cual a su vez deberá entregarse en la Tesorería de la Entidad con la finalidad de efectuar el pago y obtener la expedición del recibo correspondiente.

5. La Contraloría de Bogotá D.C., sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante acto administrativo motivado que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Las controversias que sobre este asunto se susciten se resolverán de conformidad con lo establecido en el Art. 21 de la Ley 57 de 1985.

ARTÍCULO 17.- CONTROL DE GESTIÓN.- El seguimiento, evaluación y control en el cumplimiento de los trámites de que trata esta Resolución, se efectuará así:

1. La Oficina Asesora de Control Interno de la Contraloría de Bogotá, D.C., evaluará la aplicación del trámite de las peticiones, establecido en esta Resolución y formulará las recomendaciones que considere pertinentes y rendirá los informes respectivos.

2. La Dirección Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana enviará al Despacho del Contralor Auxiliar, con copia a la Dirección de Planeación, informes semestrales dentro de los diez (10) días siguientes de terminado el período, sobre el trámite dado a los Derechos de Petición presentados ante el organismo de control.

3. Las Dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., deberán enviar dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, un informe a la Subdirección de Participación Ciudadana, sobre los Derechos de Petición recepcionados en el mes inmediatamente anterior que se encuentran a su cargo, el cual deberá contener la siguiente información: Recibidos, rechazados, suspendidos, estado en que se encuentran y resultado final. Si fuere del caso, se remitirán soportes de los mismos.

4. La Subdirección de Participación Ciudadana, será responsable del seguimiento de los Derechos de Petición que concierne a los sujetos pasivos de control, en procura de velar por el cumplimiento de los fines de esta Resolución.

5. Los Derechos de Petición relacionados con aspectos inherentes a la administración de la Contraloría Distrital, serán atendidos y respondidos por la Dirección de Apoyo al Despacho (numeral 12 Art.35 Acuerdo 24/00)

ARTÍCULO 18.- La transgresión a lo establecido en la presente Resolución, constituirá causal de mala conducta y dará lugar a la aplicación de las sanciones disciplinarias por la desatención a las peticiones, es decir la falta de atención a los principios orientadores y a los términos para resolver o contestar, de conformidad con lo dispuesto en el C.C.A. y demás normas concordantes.

ARTÍCULO 19.- OBSERVATORIO DERECHOS DE PETICIÓN.- Crease el Observatorio de Derechos de Petición, el cual estará integrado por:

* El Contralor Auxiliar o su delegado.

* Los Jefes de las Oficinas Asesoras o sus delegados.

* Los Directores o sus delegados.

* El Subdirector de Participación Ciudadana.

ARTÍCULO 20.- DEFINICIÓN Y OBJETO DEL OBSERVATORIO.- Es un órgano consultivo conformado por un grupo interdisciplinario, para ejercer el monitoreo a todas las actividades que en su consenso se deban implementar, para lograr mayor efectividad y celeridad en el manejo interno del Derecho de Petición de competencia de la Contraloría Distrital.

* Conocer de las quejas que se reciban por debilidades en el manejo de los Derechos de Petición, que se conozcan en las diferentes Dependencias a fin de unificar criterios de respuesta y manejo interno de éstos.

ARTÍCULO 22.- SESIÓN DEL OBSERVATORIO.- El Observatorio sesionará ordinariamente el último miércoles de cada mes, con la asistencia de todos los miembros a partir de las 8:00 a.m., cuyo carácter es obligatorio, y extraordinariamente cuando sea convocado por el Contralor Auxiliar.

PARÁGRAFO 1°.- En el evento en que la sesión programada corresponda a un día festivo, ésta se efectuará el día hábil siguiente.

PARÁGRAFO 2°.- Las sesiones serán presididas por el Contralor Auxiliar o en su defecto por el Director Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana.

PARÁGRAFO 3°.- En ausencia del Contralor Auxiliar y del Director Sector Desarrollo Local y Participación Ciudadana el Observatorio será Presidido por el Subdirector de Participación Ciudadana, quien delegará la función de Secretario en un funcionario de su Dependencia.

PARÁGRAFO 4°.- El Subdirector de Participación Ciudadana podrá citar, cuando las circunstancias lo ameriten, al delegado Dependencial al Observatorio para verificar, aclarar y/o discutir el trámite dado a los Derechos de Petición.

ARTÍCULO 23.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE.- El Presidente cumplirá las siguientes funciones:

1. Presidir las reuniones del Observatorio.

2. Convocar y fijar la fecha, hora y lugar para las sesiones extraordinarias.

3. Definir el orden del día para la reunión del Observatorio.

4. Refrendar las actas de las reuniones del Observatorio.

5. Velar por el cumplimiento de las decisiones y tareas fijadas por el Observatorio.

ARTÍCULO 24.- FUNCIONES DEL SECRETARIO.- Actuará como Secretario del Observatorio el Subdirector de Participación Ciudadana. Son sus funciones:

1. Citar a los integrantes del Observatorio a las sesiones ordinarias y extraordinarias, e invitar a las mismas a las autoridades o ciudadanos que en concepto de los miembros deban asistir.

2. Redactar las actas de las reuniones y enviarlas a los miembros del Observatorio una vez suscritas por los participantes.

3. Expedir copias y certificaciones de los documentos y actas de las reuniones del Observatorio.

4. Llevar el archivo y custodiar la correspondencia, actas, libros y demás documentos que se alleguen al Observatorio.

1. Asistir puntualmente a las sesiones establecidas en la presente Resolución.

2. Ejercer una labor orientadora en su dependencia, en procura de dar al peticionario una respuesta de fondo, clara, precisa y oportuna; que redunde en el buen nombre e imagen de la Entidad.

3. Cumplir con los compromisos establecidos y adquiridos en las sesiones.

4. Velar por la implementación de las determinaciones y orientaciones que adopte el Observatorio en la dependencia a la cual pertenece.

5. Presentar propuestas para el mejoramiento del Sistema de Derechos de Petición.

ARTÍCULO 26.- El glosario de términos jurídicos que se anexa, forma parte integrante de la presente Resolución.

ARTÍCULO 27.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y subroga la Resolución Reglamentaria 034 de 2001.